Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán AV soft excel doc

Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! PHẦN MỀN KẾ TOÁN AV-SoftExcel! Đơn giản, hiệu quả, dễ hiểu, dễ ứng dụng , tiết kiệm chi phí . Chào bạn đã đến với Phần mềm kế toán AV-Soft, để sử dụng tốt PMKT này bạn vui lòng bỏ chút thời gian để đọc hướng dẫn sử dụng của AV-Soft : Đề chạy các nút chương trình khi mở lần đầu AV-softexcel, Bạn vào Tools->Macro-> Security , bạn chọn ở chế độ medium, sau đó bạn lưu rồi tắt và mở lại chương trình để đăng nhập . Tên đăng nhập : ADMIN Mật khẩu : ADMIN 1.Khi bắt đầu làm việc với AV-Softexcel bạn cần khai báo : Danh mục khách hàng, Danh mục hàng hoá, danh mục nguyên vật liệu và thành phẩm. Bạn vào Danh mục KH, HH, NVL, TP xoá dữ liệu cũ ban đầu và sẽ có form nhập liệu để nhập khách hàng, hàng hoá, NVL, TP mới của công ty. Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 1 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! - Sau đó bạn khai báo số dư ban đầu : tài khoản, khách hàng , hàng hoá, nguyên vật liệu thành phẩm.: - Chương trình có thể sử dụng 2 chức năng là nhập số dư đầu kỳ bằng tay và lấy số dư tự động, lấy số dư đầu kỳ tự động được thực hiện khi bắt đầu sử dụng đến tháng thứ 2 để lấy số dư đầu kỳ tháng thứ 1. - Mới bắt đầu sử dụng PM AV-Softexcel bạn cần nhập bằng tay tất các các số dư tài khoản , hàng hoá, NVL, TP công nợ khách hàng .Bạn vào danh mục -> Nhập số dư bằng tay và khoá sổ cuối kỳ : Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 2 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! - Phần lấy số dư đầu kỳ tự động được thực hiện khi bạn đã kết thúc tháng thứ nhất sử dụng AV-Softexcel . Ví dụ : tháng thứ 1 bạn bắt đầu sử dụng AV-Softexcel là tháng 03/2009 khi kết thúc làm việc tháng 03/2009, bạn vào [CHỨNG TỪ PHÁT SINH] chọn Mở sổ kế toán kỳ sau, chương trình sẽ tự động (mở sổ) tạo tháng mới là tháng 04/2009 và lưu vào đường dẫn tự động (CSDL) mà Phần mềm đang làm việc, sau đó bạn phải nhập mật khẩu , mặt khẩu này giống với mật khẩu lúc đăng nhập Phần mềm, để chương trình xoá dữ liệu tạm của tháng 03/2009 để bắt đầu làm việc tháng mới 04/2009. - Trước khi lấy số dư tự động bạn cần chạy đường dẫn nơi phần mềm được lưu(CSDL) cho việc rút số dư và tổng hợp dữ liệu, chương trình sẽ tự động liệt kê các tháng mà Phần mềm đã lưu tại đường dẫn. - Thao tác lấy số dư tự động : Để bắt đầu lấy số dư tự động tháng trước (chương trình sẽ tự động dò tìm số dư cuối kỳ tháng trước để lấy số dư đầu kỳ cho tháng này), ví dụ bạn lấy số dư tự động cho các tài khoản , bạn vào Bảng CDSPS bạn nhấn vào nút “Lấy số dư đầu kỳ tự động và lũy kế sps đến tháng này” sẽ có một bảng thông báo hiện ra, “Hãy chọn tháng trước” bạn chỉ cần đưa con trỏ vào tháng mà Phần mềm đã liệt kê sau đó nhấn Ok, chương trình sẽ tự động lấy số dư đầu kỳ cho bạn. Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 3 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! - Sau đó bạn vào Tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa,Tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu thành phẩm, Tổng hợp công nợ khách hàng phải thu, phải trả, tổng hợp quý để lấy số dư đầu kỳ tự động. - Phần lấy số dư đầu kỳ tự động của hàng hoá, nguyên vật liệu, thành phẩm, công nợ làm các bước tương tự như lấy số dư đầu kỳ tài khoản .( bạn cần đối chiếu tổng số dư tài khoản 131, 331 phải bằng tổng chi tiết từng khách hàng phải thu, phải trà trên bảng tổng hợp công nợ , tổng số dư tài khoản 152, 156, 155 bằng tổng số dư các mặt hàng trên bản Tổng hợp nhập xuất tồn ). Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 4 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! 2. Khi khai báo và lấy số dư đầu kỳ khách hàng và hàng hoá xong bạn vào mục CHỨNG TỪ PHÁT SINH để nhập dữ liệu : - Phần [CHỨNG TỪ PHÁT SINH] là một bảng tổng hợp dữ liệu về Báo cáo thuế , thu-chi, nhập xuất , công nợ các sổ chi tiết ….nên bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc khi nhập dữ liệu : - Phần NKC, NHẬP –XUẤT, THU- CHI bạn không phải nhập mà chương trình sẽ tự động đánh số NKC, Phiếu Nhập – Xuất hàng hoá, Phiếu Thu-Chi. - Khi nhập phần NGHIỆP VỤ bạn cần lưu ý : [NGHIỆP VỤ] chỉ dùng riêng cho Báo cáo thuế nên khi nhập liệu bạn cần xác định các mã nghiệp vụ chính xác để lên Báo cáo thuế và import HTKK Thuế. a. Phần đầu vào : - Có 5 khoản mục nghiệp vụ tương ứng với Hoá đơn đầu vào (HĐGTGT) dùng riêng mỗi lĩnh vực thuế : Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 5 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! - GTDV : là mã nghiệp vụ dùng cho hoá đơn GTGT đầu vào dùng cho SXKD chịu thuế GTGT. -VATDV : là mã nghiệp vụ dùng cho THUẾ GTGT đầu vào dùng cho SXKD chịu thuế GTGT. - GTDVO : là mã nghiệp vụ dùng cho hoá đơn GTGT đầu vào dùng cho SXKD không chịu thuế GTGT. - GTDVC-O : : là mã nghiệp vụ dùng cho hoá đơn GTGT đầu vào dùng cho SXKD chịu và không chịu thuế GTGT. -GTDVDA : : là mã nghiệp vụ dùng cho hoá đơn GTGT đầu vào dùng cho dự án đầu tư. - Đối với hóa đơn Thông thường thì không cần nhập vào mã nghiệp vụ mà chỉ nhập bình thường vào Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày tháng … - Với hoá đơn GTGT thì sẽ nhập liệu thành 2 dòng là dòng diễn giải mua hàng hoá, dịch vụ, dòng thứ 2 là dòng thuế GTGT đầu vào : * AV-Soft đã phân thành 2 mảng phân biệt đối với nghiệp vụ mua hàng nhập kho và bán hàng xuất kho hàng hoá, đây là cơ sở để lên hàng tồn kho, sổ chi tiết hàng hoá, phiếu nhập xuất nên khi nhập liệu bạn cần chú ý. Vùng HÀNG HOÁ NHẬP dùng cho những hoá đơn mua vào có nhập kho bạn cần tuân thủ một số quy tắc khi nhập : Theo HĐGTGT số 002400 ngày 02/03/2009 hoá đơn này có 4 mặt hàng chi tiết cần nhập kho , nên khi nhập liệu 2 dòng đầu là tổng giá trị của HĐ 002400 cho định khoản : Nợ 156, Nợ 1331. Và ở vùng hàng hoá nhập (nhìn hình trên) ở Cột TK ta sẽ ghi 4 dòng TK 1561 cho 4 sản phẩm nhập kho, cột HH là cột mã hàng ta lick chuột vào sẽ có từng mã hàng đã khai báo ở DMHH, sau đó ta nhập số lượng, đơn giá, thành tiền, nhập tên khách hàng ở 2 dòng đầu. Tổng chi tiết 1561 sẽ bằng tài khoàn 156 ở ô số tiền. - Cần chú ý ở cột Số HĐ, Ngày HĐ khi ta nhập chi tiết từng mã hàng thì ta cũng nhập đồng thời số HĐ, ngày HĐ tương ứng với số lượng mặt hàng trong hoá đơn đó để lên THNXT được chính xác. Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 6 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! b. Phần đầu ra : - Có 8 mã nghệp vụ tương ứng với thuế suất của từng loại chịu thuế GTGT. - Nếu hoá đơn GTGT đầu ra có thuế suất 5% bạn nhập mã nghiệp vụ như sau : - Dòng đầu là dòng doanh thu bán hàng có mã nghiệp vụ : DRVAT5% - Dòng thứ 2 là dòng thuế GTGT đầu ra có mã nghiệp vụ : VAT5% - Tương tự cho những mã nghiệp vụ còn lại với thuế suất đầu ra chịu thuế : - Vùng HÀNG HOÁ XUẤT dùng cho những hoá đơn bán hàng xuất kho, bạn cần tuân thủ một số quy tắc khi nhập : - Hoá đơn GTGT bán hàng xuất kho bao nhiêu mặt hàng thì ta cần ghi chi tiết từng mặt hàng trên HĐ đó, ở cột TK ta ghi 1561 tương ứng cho 1 mặt hàng, ta chọn mã hàng hoá ở Cột MHB và chú ý : là chỉ nhập số lượng bán ra , không nhập đơn giá thành tiền, chương trình sẽ tự động tính giá vốn cho bạn. Tổng giá vốn bán ra từng mặt hàng là giá vốn của Hoá đơn GTGT bán ra đó . - Sau đó bạn nhập tổng Số tiền bán ra theo HĐ vào cột SỐ TIỀN . - Cũng như khi nhập kho hàng hoá, khi xuất kho hàng hoá Cần chú ý ở cột Số HĐ, Ngày HĐ khi ta xuất chi tiết bao nhiêu mã hàng thì ta cũng nhập đồng thời số HĐ, ngày HĐ tương ứng với số lượng mặt hàng trong hoá đơn bán ra đó để lên THNXT được chính xác. Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 7 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! c. Các báo cáo : 1. Sổ quỹ tiền mặt , phiếu thu , phiếu chi : ở phần nhập liệu CHỨNG TỪ PHÁT SINH bạn không cần nhập phiếu thu- phiếu chi mà chương trình sẽ tự đánh phiếu thu-phiếu chi khi ta lick vào sổ quỹ tiền mặt . 2. Tổng hợp nhập xuất tồn, Sổ chi tiết hàng hoá ,phiếu nhập kho xuất kho : cũng tương tự như PT-PC ở phần nhập liệu CHỨNG TỪ PHÁT SINH bạn không cần phải đánh phiếu nhập- phiếu xuất mà chương trình sẽ tự đánh, khi ta lick vào Nhật ký nhập xuất, sau đó lên Sổ chi tiết hàng hoá, phiếu nhập kho, xuất kho, bảng tổng hợp nhập xuất tồn. 3. Sổ Nhật ký chung : Khi định khoản các bút toán tổng hợp trên CTUPS khi lick vào Nhật ký chung chương trình sẽ tự đánh NKC và lên sổ Nhật ký chung. 4. Sổ cái : Số cái là sổ chi tiết từng tài khoản , bạn chọn từng tài khoản trên ComboBox để xem chi tiết từng tài khoản. 5. Sổ chi tiết công nợ khách hàng phải thu, phải trả , bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả : - Khi nhập liệu chứng từ phát sinh, khi bạn định khoản sang công nợ 131, 331 tương ứng với mỗi khách hàng, chương trình sẽ tổng hợp lại chi tiết ừng khách hàng , lên bảng tổng hợp công nộ phải thu phải trả. 6. Báo cáo thuế và hỗ trợ xuất file excel để import HTKK thuế : Khi bạn vào bảng kê mua vào , bán ra bạn lick vào : Có khung xuất hiện , bạn đặt tên cho file và chương trình sẽ xuất file excel bảng kê ra cho bạn , lưu tại đường dẫn của phần mềm, sau đó bạn mở HTKK thuế lên và import file excel đã xuất để bạn thực hiện Báo cáo thuế cho cơ quan thuế, thao tác nhanh gọn, đơn giản mà bạn không cần phải nhập trực tiếp trên HTKK thuế. 7. Báo cáo tài chính : - Bao gồm Bảng cân đối SPS, Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động SXKD 8. Tổng hợp Bảng Cân đối SPS dùng tạm tính quý : hỗ trợ cho bạn tổng hợp lại từng quý , bạn vào nút Tổng hợp CDSPS quý , thao tác như lấy số dư đầu kỳ tự động, khi nào khung ngừng xuất hiện khi đó kết thúc lấy báo cáo .Đây là dữ liệu để bạn lên tời khai tạm tính quý thuế TNDN. Trên đây là những quy tắc cơ bản khi nhập liệu Phần mềm kế toán AV-Soft, giới thiệu những tính năng của Phần mềm, hy vọng nhận được sự góp ý của các bạn để Phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn và phục vụ tốt cho công tác kế toán tại các Công ty vừa và nhỏ. Chúc các bạn ứng dụng thành công ! Thân chào . Tác giả : Trương Ngọc An Tel : 0986.867.415 Email : richard_an82@yahoo.com Online YH : richard_an82 Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 8 Phần mềm kế toán AV-Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! Ghi chú : Để File Hướng dẫn sử dụng chạy trực tiếp trên AVSoftexcel khi lick chuột vào Trợ giúp -> HDSD , bạn copy File này và dán vào ổ D. Tác giả : Trương Ngọc An – Tel : 0986.867.415 Trang 9 . Phần mềm kế toán AV- Softexcel Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí ! PHẦN MỀN KẾ TOÁN AV- SoftExcel! Đơn giản, hiệu quả, dễ hiểu, dễ ứng dụng ,. Chào bạn đã đến với Phần mềm kế toán AV- Soft, để sử dụng tốt PMKT này bạn vui lòng bỏ chút thời gian để đọc hướng dẫn sử dụng của AV- Soft : Đề chạy các