Hệ thống quản lý cửa hàng xăng dầu (hướng dẫn sử dụng tại cửa hàng)

TẬP ĐỒN XĂNG DẦU VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX Hệ thống Quản lý Cửa hàng xăng dầu Hướng dẫn sử dụng cửa hàng Phiên : 5.0 Tác giả : PIACOM Hà Nội 2017 BẢN GHI NHẬN THAY ĐỔI *T - Thêm S - Sửa đổi X - Xoá Ngày thay đổi Mục, bảng, sơ đồ thay đổi 24/12/2012 26/06/2017 3.2 Lý T* S X Viết T* Sửa đổi S Mô tả thay đổi Phiên 3.0 Nhập di chuyển xăng dầu sáng: 4.0 - Bỏ Tab “Số đo phương tiện” - Tính tốn lại thơng tin Tab “Hạch toán XDS” - Tab “Tấm mức phương tiện” bổ sung Hầm 27/6/2017 2.5 Sửa đổi S Bổ sung hình thức tốn TM/CK 4.0 3/7/2017 2.5 Sửa đổi S Khi viết hóa đơn cho khách cơng nợ cho phép chỉnh sửa lại thông tin khách, thông tin lấy "Danh sách lấy hóa đơn" tương ứng khách 4.0 3/7/2017 4.1, 4.2 Bổ sung S Điều chỉnh báo cáo hiển thị xếp theo mã khách hàng: 4.0 - Chi tiết công nợ phải thu CH - Báo cáo công nợ phải thu theo ngày due-date 3/7/2017 4.3 Bổ sung S Điều chỉnh báo cáo hiển thị xếp theo mã CH: 4.0 - Bảng kê nhập di chuyển XDS 5/7/2017 2.7 Bổ sung S Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Xuất hàng khuyến mại 4.0 Trang 2/69 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Các chức hệ thống CHƯƠNG 2: THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CA TRƯỞNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 2.1 Nhận ca 2.1.1 2.1.2 Mở ca bán hàng Nhận hàng hóa vào ca 2.2 Bán hàng thu tiền viết hóa đơn 2.3 Bán gas, vỏ bình 10 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 Bán lẻ gas đổi vỏ bình 10 Bán lẻ gas kí quỹ vỏ bình 10 Nhập vỏ bình trả khách tiền kí quỹ 10 Bán gas công nợ 10 2.4 Bán hàng toán thẻ 10 2.4.1 2.4.2 Bán hàng tốn thẻ viết hóa 10 Bán hàng toán thẻ chuyển cơng ty viết hóa đơn 11 2.5 Xuất bán hàng công nợ 12 2.5.1 2.5.2 2.5.3 Xuất bán hàng công nợ viết hóa đơn 12 Xuất bán hàng cơng nợ chưa xuất hóa đơn 13 Xuất hóa đơn sau cho khách cơng nợ : 13 2.6 Xuất hộ Công ty 14 2.7 Xuất hàng khuyến mại 15 2.8 Thu tiền ca 15 2.8.1 2.8.2 Xuất hóa đơn thu tiền dịch vụ ca 15 Thu tiền khách công nợ, thu nạp thẻ, thu chuyển tiền nhanh 16 2.9 Chi tiền ca 16 2.9.1 2.9.2 2.9.3 2.9.4 Nộp tiền ca bán hàng cửa hàng 16 Chi nộp tiền Công ty 17 Chi nộp tiền vào tài khoản ngân hàng 18 Chi tiền rút thẻ, chi chuyển tiền nhanh 18 2.10 Đóng ca 18 2.11 Ca cửa hàng 22 2.11.1 Mở ca cửa hàng 22 2.12 Admin ca 23 CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THỐNG KÊ CỬA HÀNG 24 3.1 Cập nhật số tồn đầu năm 24 3.1.1 3.1.2 Cập nhật số tồn hàng hóa 24 Cập nhật số dư công nợ, tiền mặt đầu năm 24 Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 3/69 3.2 Nhập hàng 25 3.3 Xuất trả vỏ bình cho nhà cung cấp 29 3.4 Quản lý công nợ khách hàng 29 3.5 Gán tốn với xuất bán cơng nợ 31 3.6 Quản lý hàng chưa xuất trả khách theo lệnh 32 3.7 Quản lý hàng hóa 34 3.7.1 3.7.2 Hao hụt hàng hóa 34 Kiểm kê hàng hóa 35 3.8 Quản lý tiền cửa hàng 39 3.9 Quản lý hóa đơn 40 3.10 Quản lý chi phí 43 3.11 Quản lý bán ấn bảo hiểm cửa hàng 44 3.12 Thay đổi giá 47 CHƯƠNG 4: CÁC BÁO CÁO TRÊN EGAS 49 4.1 Chi tiết công nợ phải thu CH 49 4.1.1 4.1.2 4.1.3 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 49 Tham số chạy báo cáo 50 Mơ tả tiêu chí xếp 50 4.2 Công nợ phải thu theo ngày due-date 51 4.2.1 4.2.2 4.2.3 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 51 Tham số chạy báo cáo 52 Mơ tả tiêu chí xếp 52 4.3 Bảng kê nhập di chuyển xăng dầu sáng 53 4.3.1 4.3.2 4.3.3 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 53 Tham số chạy báo cáo 54 Mô tả tiêu chí xếp 54 CHƯƠNG 5: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA CỬA HÀNG 55 5.1 Cấu hình hệ thống tự động hóa 55 5.2 Cấu hình cửa hàng 55 5.2.1 5.2.2 Nạp cấu hình chung cửa hàng xuống máy tính nhúng 55 Nạp cấu hình bể chứa, vịi bơm xuống máy tính nhúng 56 5.3 Sử dụng chương trình tự động hóa cửa hàng 57 5.3.1 5.3.2 Màn hình SCADA 57 Chốt số cột bơm, bể đóng mở ca 57 CHƯƠNG 6: THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH TRÊN BỘ SỐ LIỆU MẪU 59 6.1 Thông tin ca bán hàng cửa hàng 59 6.2 Kết thực ca bán hàng chương trình 62 CHƯƠNG 7: CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 64 Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 4/69 7.1 Làm để tìm kiếm sửa chữa lại chứng từ Egas? 64 7.2 Khi viết “hóa đơn” mà khơng gõ Tiếng Việt? 66 7.3 Khi viết hóa đơn tay phải theo ngun tắc nào? 67 7.4 Khi máy tính cửa hàng hỏng số liệu cửa hàng có bị hết khơng? 67 7.5 Khi đóng ca có sửa hóa đơn xuất bán ca không? 67 7.6 Phải làm egas cửa hàng thay đổi giá? 67 7.7 Phải làm bỏ bớt cột bơm cửa hàng? 67 7.8 Phải làm thêm chuyển đổi cột bơm cửa hàng? 68 Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 5/69 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU Cửa hàng xăng dầu mắt xích cuối dây chuyền phân phối hàng hóa xăng dầu, đơn vị phân cung cấp xăng dầu trực tiếp đến người tiêu dùng, trực thuộc đơn vị quản lý Được đề cập cửa hàng bán lẻ xăng dầu hệ thống phân phối Petrolimex Cửa hàng xăng dầu đơn vị nhỏ hệ thống phân phối, hạch toán phụ thuộc đơn vị quản lý cấp Mặt hàng kinh doanh chủ yếu xăng dầu nên nghiệp vụ quản lý cửa hàng gồm nghiệp vụ quản lý bán hàng hóa mà cịn có yếu tố đặc thù mặt hàng kinh doanh đem lại Mạng lưới cửa hàng bán lẻ xăng dầu Petrolimex phủ kín tất vùng miền đất nước với số lượng khoảng 2000 cửa hàng đến thời điểm năm 2011 Với số lượng cửa hàng vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý cửa hàng yêu cầu cấp thiết, hệ thống phần mềm Quản lý cửa hàng xăng dầu Petrolimex Cty CP Tin học viễn thông Petrolimex xây dựng để đáp ứng nhu cầu Được xây dựng công nghệ tiên tiến CSDL Oracle, WEB base, … sẵn sàng kết nối với hệ thống tự động hóa cửa hàng xăng dầu đo bồn bể, cột bơm, thiết bị POS mang lại khả bảo mật, an toàn liệu cao Giao diện chương trình đơn giản, hiệu dễ sử dụng, tiện ích hỗ trợ vận hành, quản trị hệ thống đầy đủ Hệ thống cho phép đồng liệu từ mạng lưới cửa hàng bán lẻ với hệ thống trung tâm, thực nghiệp vụ quản lý hệ thống cửa hàng theo phân cấp qua giao diện WEB Dữ liệu từ cửa hàng hệ thống trung tâm tổng hợp để đưa vào hệ thống chương trình quản đơn vị quản lý (SAP, PBM) làm cho hệ thống chương trình quản lý cửa hàng chương trình quản lý đơn vị quản lý trở thành hệ thơng tin quản lý chung tồn đơn vị (Xí nghiệp Cơng ty) Với dạng thể thông tin đầu phong phú, người sử dụng lựa chọn để kết xuất nhiều dạng báo biểutheo nhiều tiêu thức khác phục vụ cho yêu cầu quản lý đa dạng Hệ thống cho phép chuyển liệu khai thác phần mềm khác như: Excel, Foxpro, Word, Html Việc sử dụng thành thạo chương trình khiến người sử dụng nhanh chóng thay đổi tư sử dụng máy tính cơng việc Người sử dụng cảm thấy máy tính trở thành cơng cụ gần gũi hơn, thân thiện có khả giải cách có hiệu cơng việc Đồng thời, chương trình hướng người sử dụng tiếp cận sản phẩm tin học ứng dụng giới Với mục đích giới thiệu cách thức ứng dụng hệ thống phần mềm công tác quản lý cửa hàng, tài liệu trình bày với theo hướng mơ tả cách thức áp dụng chương trình với nghiệp vụ quản lý cửa hàng quy chuẩn Phần cuối tài liệu đưa ví dụ cụ thể ứng dụng chương trình cửa hàng quản lý nghiệp vụ quản lý hàng hóa, bán hàng, quản lý cơng nợ, tiền hàng Những câu hỏi thường gặp trình sử dụng chương trình 1.1 Các chức hệ thống Quản lý hàng hóa (Dầu sáng, dầu mỡ nhờn, gas): - Lập chứng từ nhập, xuất theo lệnh, xuất bán hàng hóa theo phương thức - Quản lý kho hàng hóa Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 6/69 - Quản lý lượng hàng giữ hộ Quản lý ca bán hàng - Mở ca, nhận bàn giao hàng hóa - Thực nghiệp vụ ca: xuất hàng/xuất bán hàng theo qui định - Chốt ca, đóng ca, thu nộp tiền hàng/tiền khách trả Quản lý công nợ, tiền hàng - Phát hành, cập nhật chứng từ kế toán: phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu công nợ khách hàng - Quản lý công nợ hình thức xuất bán trả sau, báo có cho khách từ đơn vị chủ quản - Quản lý dòng tiền hàng: thu khách, thu ca, tồn cửa hàng, chi nộp đơn vị chủ quản - Cơng nợ cửa hàng văn phịng đơn vị chủ quản Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 7/69 CHƯƠNG 2: THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CA TRƯỞNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 2.1 Nhận ca Khi nhận ca làm việc ca trưởng phải tiến hành mở ca nhận hàng hóa vào ca 2.1.1 Mở ca bán hàng ● Sử dụng khi: Bắt đầu ca làm việc ● Người thực hiện: Ca trưởng ● Các bước thực chương trình: Từ hình ca bán hàng ta kích chọn Mở ca mớivà kích chọn số ca (Ca 1, Ca 2, Ca 3), Ngày mở ca,ngày đóng ca dự kiến,Ca trưởng Sau kích chọn Lưu dùng tổ hợp phím Ctrl-S Mã ca trương trình tự động sinh theo nguyên tắc ghép chữ số cuối năm + chữ số tháng + chữ số ngày + chữ số thứ tự ca (Ví dụ: Ca số ngày 01/06/2012 có mã ca là:12060101) 2.1.2 Nhận hàng hóa vào ca ● Sử dụng khi: Bắt đầu ca làm việc ● Người thực hiện: Ca trưởng ● Các bước thực chương trình: Từ hình ca bán hàng ta kích chọn nhập hàng vào ca Ở bạn cần nhận số đo vòi bơm (đối với xăng dầu sáng); hàng hóa tổng hợp; hóa đơn, ấn Bạn chọn nhận hàng từ ca trước nhận hàng từ cửa hàng Sau kích chọn Lưu ấn tổ hợp phím Ctrt + S Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 8/69 2.2 Bán hàng thu tiền viết hóa đơn ● Sử dụng khi: Khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn ● Người thực hiện: Ca trưởng, nhân viên bán hàng ● Các bước thực chương trình: Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn 401 Xuất hoá đơn thu tiền mặt Sau cập nhật hàng hóa, số lượng Tab Tiền hàng bán lẻ cập nhật thông tin hóa đơn (Số sê ri, số hóa đơn, mã số thuế, khách hàng, mã số thuế), kích chọn Lưuvà kích vào Print để in hóa đơn Trên giao diện ca bán hàng cho phép xuất bán thu tiền viết hóa đơn thực nhanh giao diện ca bán hàng Trong ô cho phép bạn chọn nhanh mặt hàng cần xuất, xuất theo lượng hay tiền Enter, sau cập nhật thơng tin khách lưu in xuất hóa đơn thu tiền mặt Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 9/69 ● Hóa đơn in phơi: Theo mẫu Tập đồn quy định, phần hình thức tốn ghi “Tiền mặt” 2.3 Bán gas, vỏ bình 2.3.1 Bán lẻ gas đổi vỏ bình ● Sử dụng xuất bán khí gas đổi vỏ bình ( lưu ý: xuất bán lẻ gas đổi vỏ bình xuất khí gas khơng có bước xuất vỏ nhập vỏ) ● Sử dụng: Ca trưởng, nhân viên bán hàng ● Các bước thực chương trình: Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn: Bán lẻ gas đổi vỏ bình (GA2) Sau cập nhật hàng hóa gas, số lượng Tab Tiền hàng bán lẻ cập nhật thông tin hóa đơn (Số sê ri, số hóa đơn, mã số thuế, khách hàng, mã số thuế) Rồi bạn kích chọn Lưuvà kích vào Print để in hóa đơn 2.3.2 Bán lẻ gas kí quỹ vỏ bình ● Sử dụng xuất bán khí gas kí quỹ vỏ ( Lưu ý: Chỉ nhập khí gas vào ca, vỏ bình không nhập vào ca, xuất chọn vỏ bình, báo cáo nhập xuất tồn lượng vỏ bình tự giảm) ● Sử dụng: Ca trưởng, nhân viên bán hàng ● Các bước thực chương trình: Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn: Bán lẻ gas đổi kí quỹ bình (GA1) Sau cập nhật hàng hóa gas, số lượng Tab Tiền hàng bán lẻ cập nhật thơng tin hóa đơn (Số sê ri, số hóa đơn, mã số thuế, khách hàng, mã số thuế) Trong tab kĩ quỹ vỏ bình, chọn vỏ bình tương ứng loại gas bạn xuất, tự tiền kí quỹ đánh tiền kí quỹ vỏ bình ● Rồi bạn kích chọn Lưuvà kích vào Print để in hóa đơn 2.3.3 ● ● ● Nhập vỏ bình trả khách tiền kí quỹ Sử dụng nhập lại vỏ bình trả khách tiền kí cược vỏ Sử dụng: Ca trưởng, nhân viên bán hàng Các bước thực chương trình: Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn: Nhập vỏ bình trả khách tiền kí quỹ (GA3) Trong tab Trả tiền kí quỹ, Nhập mã vỏ bình nhập lại, tiền kí quỹ (Lưu ý: Phần hàng lại vỏ coi khơng, khơng chấp nhận lượng hàng cịn lại) Kích Nút Lưu 2.3.4 Bán gas công nợ Sử dụng chung với loại hình xuất bán cơng nợ hóa đơn sau (412) hóa đơn (411) 2.4 Bán hàng tốn thẻ 2.4.1 Bán hàng tốn thẻ viết hóa ● Sử dụng khi: Khách hàng mua hàng tốn thẻ u cầu viết hóa đơn ● Người thực hiện: Ca trưởng, nhân viên bán hàng Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 10/69 ● Hóa đơn in phơi: Theo mẫu Tập đồn quy định, phần hình thức tốn ghi “Tiền mặt” 2.8.2 ● ● ● Thu tiền khách công nợ, thu nạp thẻ, thu chuyển tiền nhanh Sử dụng khi: Khách hàng đến nạp tiền vào thẻ yêu cầu chuyển tiền nhanh Người thực hiện: Cửa hàng trưởng, Kế toán thống kê cửa hàng, Ca trưởng Các bước thực chương trình: Tại hình ca bán hàng ta chọn D2 Thu tiền khác ca cập nhật loại hình dịch vụ, số tiền kích chọn Lưu 2.9 Chi tiền ca 2.9.1 ● ● ● Nộp tiền ca bán hàng cửa hàng Sử dụng khi: Ca bán hàng nộp tiền cho cửa hàng Người thực hiện: Cửa hàng trưởng, Kế toán thống kê cửa hàng, Ca trưởng Các bước thực chương trình: Từ menu Thu – Chi chương trình ta chọn Nộp tiền ca bán hàng CH, sau ta cập nhật: Thu từ, số lượng tiền theo mệnh giá(trường hợp mệnh giá khơng có ta phải nhập số “0”, khơng để trống) Cịn bên Tab Phiếu thu ta cập nhận người nhận tiền kích vào Lưu Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 16/69 2.9.2 ● ● ● Chi nộp tiền Công ty Sử dụng khi: Ca cửa hàng nộp tiền Văn phịng cơng ty Người thực hiện: Kế toán cửa hàng, ca trưởng cửa hàng trưởng Các bước thực chương trình: Từ menu chương trình ta chọn Ca/CH nộp tiền lên Cơng ty menu Thu-Chi, sau ta cập nhật người nộp tiền, thủ quỹ số tiền kích chọn Lưu Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 17/69 2.9.3 ● ● ● Chi nộp tiền vào tài khoản ngân hàng Sử dụng khi: Ca cửa hàng nộp tiền vào tài khoản ngân hàng Người thực hiện: Kế toán cửa hàng, ca trưởng cửa hàng trưởng Các bước thực chương trình: Từ menu chương trình ta chọn Ca/CH nộp tiền vào TK ngân hàng menu Thu-Chi, sau ta cập nhật người nộp tiền, tài khoản ngân hàng, số Ref ngân hàng số tiền kích chọn Lưu 2.9.4 ● ● ● Chi tiền rút thẻ, chi chuyển tiền nhanh Sử dụng khi: Có khách hàng đến yêu cầu rút tiền mặt cửa hàng Người thực hiện: Cán nhân viên cửa hàng Các bước thực chương trình: Tại hình ca bán hàng ta kích chọn D3 Chi tiền khác ca, sau ta cập nhật loại dịch vụ chi tiền số tiền kích chọn Lưu 2.10 Đóng ca ● Sử dụng khi: Kết thúc ca làm việc (khi có thay đổi giá ta cần phải đóng ca mở ca làm việc mới) ● Người thực hiện: Ca trưởng Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 18/69 ● Quy trình thực đóng ca: Đóng ca Bắt đầu Ca trưởng/nhân viên cửa hàng Lập chứng từ chốt tạm cơng nợ chưa hóa đơn Viết hết hóa đơn bán hàng qua thẻ Chốt cột bơm, bể cuối ca Chốt h.hóa tổng hợp cuối ca Viết hóa đơn chốt ca Kết thúc ● Các bước thực chương trình: - Bước - Cập nhật tổng tiền hàng cơng nợ chốt tạm: Từ hình ca bán hàng ta kích chọn Tổng cơng nợ chưa hóa đơn, sau cập nhật hàng hóa số lượng mặt hàng Bước - Chốt lượng hàng bán tốn thẻ viết hóa đơn: Ta tiến hành kiểm tra lượng hàng bán lẻ qua thẻ chưa viết hóa đơn viết hết hóa đơn cho lượng hàng viết chứng từ Bán qua thẻ chưa viết hóa đơn để văn phịng cơng ty theo dõi Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 19/69 viết hóa đơn  Đối với cửa hàng có hệ thống tự động hóa: Ta cần cập nhật số lượng kiểm định, sau kích chọn Lưu  Đối với cửa hàng khơng có khơng kết nối hệ thống tự động hóa: Ta kích vào dấu (X) cuối dịng đóng thơng tin (nhiệt độ, tỉ trọng, Hc, Hn, Vc, Vn) tab Chốt cụm bể cập nhật lượng kiểm định, số cuối ca tab Số đo vịi bơm chốt kích chọn Lưu - Bước – Cập nhật số lượng lại mặt hàng khác xăng dầu nhận vào ca: Từ hình ca bán hàng ta kích chọn bể cuối ca kích chọn Chốt h.hóa tổng hợp cuối ca Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD cạnh Chốt cột bơm, Trang 20/69 Sau ta cập nhật hàng hóa, lượng nhận, lượng chốt cho mặt hàng (Ở ta nên chọn phương pháp Copy lượng đầu ca, để phải cập nhật lại Lượng chốt cho thực tế) - Bước - Viết hóa đơn chốt ca: Từ hình ca bán hàng ta kích chọn hóa đơn chốt ca phần ( hóa đơn cho phép tối đa mặt hàng nên số mặt hàng phải chốt lớn mặt hàng ta phải tách hóa đơn cách tích vào tối đa mặt hàng phần chốt ca phần) Sau cập nhật thơng tin hóa đơn tab Hóa đơn VAT kích chọn Lưu, Print để in hóa đơn Sau viết hết hóa đơn chốt ca phần kích vào Lập hóa đơn đóng ca,chương trình tự động đóng ca Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 21/69 2.11 Ca cửa hàng Sử dụng cho cửa hàng trưởng, kế toán cửa hàng phục vụ công việc cửa hàng trưởng thu tiền ca bán hàng hàng, nhập hàng, mà không ảnh hưởng đến ca bán hàng thực 2.11.1 Mở ca cửa hàng  Từ meu Ca->Ca cửa hàng  Kích Thêm để mở ca cửa hàng      Chọn ngày mở ca, ca trưởng chọn tên cửa hàng trưởng Kích Lưu để tạo ca cửa hàng Đăng nhập vào ca cửa hàng dùng quyền cửa hàng trưởng Ca cửa hàng kéo dài theo kỳ nửa tháng tháng Cửa hàng trưởng chọn ca cửa hàng mở thực cơng việc hàng trưởng chương trình Đóng ca cửa hàng đóng ca bán hàng Chú ý: Mã ca cửa hàng tự sinh khác mã ca bán hàng Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 22/69 2.12 Admin ca   Cửa hàng trưởng có quyền Admin ca chương trình Admin ca cho phép chỉnh sửa thông tin ca mở, quản lý trạng thái ca: Mở ca, đóng ca tạm thời, đóng vĩnh viễn xóa ca Từ menu Ca-> kích Admin ca  Cập nhật thay đổi ca lưu lại Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 23/69 CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THỐNG KÊ CỬA HÀNG 3.1 Cập nhật số tồn đầu năm 3.1.1 Cập nhật số tồn hàng hóa  Sử dụng khi: Triển khai EGAS số lượng tồn đầu kỳ không kết chuyển từ năm cũ sang năm  Người thực hiện: Văn phịng cơng ty  Các loại hàng hóa: Tất loại mặt hàng tồn kho cửa hàng  Các bước thực hiện:  - Với xăng dầu sáng: Menu Nhậptồn đầu ->Nhập tồn đầu XDS - Với hàng hóa khác xăng dầu: Menu Nhập tồn đầu ->Nhập tồn đầu hàng hóa khác Tải liệu tồn đầu theo mẫu (template): Chỉ quản trị đơn vị thực với hướng dẫn từ đội hỗ trợ kỹ thuật PIACOM 3.1.2 Cập nhật số dư công nợ, tiền mặt đầu năm  Sử dụng khi: Triển khai Egas số dư nợ, dư có, tiền mặt cửa hàng không kết chuyển từ năm cũ sang năm  Người thực hiện: Văn phịng cơng ty  Cập nhật tồn đầu dư nợ, dư có khách hàng, tiền cửa hàng thực bước Menu Nhập tồn đầu ->Dư nợ công nợ khách/CHXD Dư có cơng nợ khách/CHXD, có trường hợp: Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 24/69    Trường hợp cập nhật số dư cơng nợ khách hàng đầu năm: - Ghi có TK: Chọn tài khoản Phải thu khách hàng CHXD - Đối tượng: Cập nhật mã khách - Số tiền: Số dư nợ/có - CHXD: Cửa hàng quản lý khách Trường hợp cập nhật số dư tiền mặt đầu năm (tồn quỹ đầu năm): - Ghi có TK: Chọn tài khoản Tiền mặt CHXD - Đối tượng: Cập nhật mã cửa hàng trưởng - Số tiền: Số tiền tồn quỹ - CHXD: Cửa hàng tồn quỹ Tải liệu tồn đầu dư nợ, dư có khách, tiền mặt CH theo mẫu: Chỉ quản trị đơn vị thực với hướng dẫn từ đội hỗ trợ kỹ thuật PIACOM 3.2 Nhập hàng    Sử dụng khi: Nhập di chuyển dầu sáng, nhập di chuyển hàng hóa khác xăng dầu, nhập từ nhà cung cấp Người thực hiện: Cửa hàng trưởng/Nhân viên thống kê cửa hàng Lưu đồ nhập hàng cửa hàng: Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 25/69 Nhập hàng CH Bắt đầu Nhập từ NCC Cửa hàng trưởng/nhân viên thống kê DCNB Hàng hóa khác DCNB Dầu sáng Cập nhật thơng tin hàng hóa Cập nhật thông tin: kho xuất, bể nhập Cập nhật thông tin: hàng hóa, hóa đơn GTGT Cập nhật thơng tin: Hàng hóa theo vận đơn; Phương tiện vận chuyển; Lượng hàng thực tế phương tiện trước nhập; Đo bể trước nhập, sau nhập; Hao hụt vận chuyển Kết thúc   Nhập di chuyển xăng dầu sáng: Trường hợp 1: Nhập xăng dầu sáng Bể - Vòi bơm sử dụng tự động hóa chốt trước nhập sau nhập - Bước – Chốt bể vòi bơm trước nhập ( bể kết nối máy tính nhúng TĐH): Từ menu CHXD\Kho -> Kich chọn Nhập di chuyển XDS đến CHXD Chọn bể hàng hóa cần nhập, chọn Kho xuất, đánh số phiếu ngày phiếu vận đơn, kích chốt TĐH trước nhập (trước nhập hàng xuống bể) Kích Load TĐH động hóa hiển thị thơng tin bể, vòi bơm trước nhập Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 26/69 - Bước – Cập nhật thông tin giao nhận chốt bể sau nhập: Sau nhập hàng xong vào lại menu CHXD\Kho\Nhập di chuyển XDS đến CHXD Màn hình hiển thị lại trạng thái chọn bể có sẵn phiếu nhập Nhấn nút Chứng từ giao nhận a Vận đơn: cập nhật thơng số Số xe, Hàng hóa, nhiệt độ, tỉ trọng 15, lít thực tế, Điều chuyển nội b Phần đo bể: Kích load chốt tr nhập, Load TĐH(sau nhập) để hiển thị thông tin bể trước nhập sau nhập Cụ thể thông tin phần đo bể: + Hc: Chiều cao chiếm chỗ bể + Hn: Chiều cao lượng nước bể +Vc: Thể tích chiếm chỗ bể (cả hàng hóa nước) + Vn: Thể tích lượng nước chiếm chỗ bể +Vtt: Thể tích hàng hóa thực tế chiếm chỗ bể + V15: Thể tích hàng hóa quy đổi nhiệt độ 15 độ Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 27/69 c Tấm mức phương tiện: Cập nhật thông tin cho hầm – tối đa hầm - theo hóa đơn thực tế mức xe Tải FULL (69 trang): https://bit.ly/37yZJxM Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net d  Kết thúc, chọn Lưu để lưu lại thông tin hàng giao nhận hàng hóa, hệ thống tự động tạo phiếu nhập sở thông tin giao nhận Trường hợp 2: Nhập xăng dầu sáng bể - vịi bơm khơng sử dụng tự động hóa chốt trước nhập sau nhập - Bước – Cập nhật bể nhập hàng: Từ menu CHXD\Kho -> Kich chọn Nhập di chuyển XDS đến CHXD Chọn bể hàng hóa cần nhập hàng, chọn Kho xuất, nhập số phiếu ngày phiếu vận đơn Check vào “Khơng nhập số đo bể, vịi bơm” Nhấn vào nút Chứng từ giao nhận - Bước – Cập nhật thông tin giao nhận a Vận đơn: cập nhật thông số Số xe, Hàng hóa, nhiệt độ, tỉ trọng 15, lít thực tế Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 28/69 Tấm mức phương tiện: Cập nhật thông tin cho hầm – tối đa hầm - theo hóa đơn thực tế mức xe c Phần đo bể: Bỏ qua phần đo bể d Kết thúc, chọn Lưu để lưu lại thông tin hàng giao nhận hàng hóa, hệ thống tự động tạo phiếu nhập sở thông tin giao nhận Nhập di chuyển hàng hóa khác xăng dầu: Từ menu Nhập-xuất->Kích chọn Nhập di chuyển hàng hóa khác đến CHXD Cập nhật Nơi xuất di chuyển, hàng hóa, số lượng, số phiếu nhập Lưu lại b   Nhập hàng từ nhà cung cấp: Dùng menu Nhập-xuất ->Kích chọn: Nhập hàng hóa khác từ NCC khác Tiến hành nhập tương tự nhập hàng hóa khác thực (dầu mỡ nhờn, gas, vỏ bình) 3.3 Xuất trả vỏ bình cho nhà cung cấp Thực phương thức xuất di chuyển nội đơn vị chủ quản (SO3), tương tự nhập di chuyển nội SR3 Tải FULL (69 trang): https://bit.ly/37yZJxM 3.4 Quản lý công nợ khách hàng Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net Quản lý cơng nợ khách hàng có nghiệp vụ sau:  Cập nhật/điều chỉnh số dư công nợ khách hàng đầu năm: Do văn phịng cơng ty thực hiện(đã giới thiệu 3.1.2 - Cập nhật số dư công nợ, tiền mặt đầu năm)  Cập nhật định mức công nợ khách hàng: Văn phịng cơng ty cập nhật/điều chỉnh, cửa hàng áp dụng  Phát sinh công nợ khách gồm lấy hàng, trả tiền giới thiệu phần nghiệp vụ ca bán hàng Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 29/69   Xem công nợ khách hàng: Chạy báo cáo menu Sổ cái, ví dụ với Báo cáo cơng nợ tổng hợp/chi tiết: Vào menu Sổ cái, chọn Sổ tài khoản/đối tượng Sau chọn thơng số để chạy: a Từ ngày, đến ngày: Kỳ xem công nợ b Tài khoản: Phải thu khách hàng (1311) c Đối tượng: Khách hàng công nợ d Chọn để chạy xem cơng nợ, chọn thêm thơng số khác để lọc theo ý muốn Xem in biên đối chiếu công nợ: Chạy báo cáo Đối chiếu công nợ khách hàng menu Sổ quỹ-Cnợ Sau chọn thông tin để chạy báo cáo: a Từ ngày, đến ngày: Kỳ cần đối chiếu công nợ b Khách: Khách hàng cần đối chiếu cơng nợ c Kích chọn để chạy biên đối chiếu công nợ khách hàng 4989663 Egas – Tài liệu hướng dẫn sử dụng CHXD Trang 30/69 ... liệu từ cửa hàng hệ thống trung tâm tổng hợp để đưa vào hệ thống chương trình quản đơn vị quản lý (SAP, PBM) làm cho hệ thống chương trình quản lý cửa hàng chương trình quản lý đơn vị quản lý trở... ứng dụng chương trình cửa hàng quản lý nghiệp vụ quản lý hàng hóa, bán hàng, quản lý cơng nợ, tiền hàng Những câu hỏi thường gặp trình sử dụng chương trình 1.1 Các chức hệ thống Quản lý hàng. .. phối hàng hóa xăng dầu, đơn vị phân cung cấp xăng dầu trực tiếp đến người tiêu dùng, trực thuộc đơn vị quản lý Được đề cập cửa hàng bán lẻ xăng dầu hệ thống phân phối Petrolimex Cửa hàng xăng dầu