Ngiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ tin học nhựt linh

kế toán thanh toán các nghiệp vụ thanh toán

PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC NHỰT LINH ------ I/ Quá trình hình thành và phát triển của Cty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh: 1 / Quá trình hình thành Công Ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh được chính thức thành lập ngày …./……/… theo giấy phép thành lập số … GP/TLDN của Uy ban nhân dân Tỉnh Bến Tre cấp. Hiện nay đội ngủ nhân viên năng động nhiệt tình chuyên nghiệp trong cách phục vụ, luôn tự hào và phấn đấu với tám chữ trọn vẹn “ Niềm tin và sự hài lòng của bạn”. Công ty đã tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và cũng chính là địa chỉ tin cậy của hầu hết khách hàng từ tiêu dùng cá nhân đđến các Doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, các trường học, bệnh viện… trên địa bàn tỉnh Bến tre và các vùng lân cận. Là một trong những công ty với bề dày kinh nghiệm cũng như nguồn lực con người, Nhựt Linh được các Intel, IBM, HP, Compad, Sam sung….và các nhà phân phối hỗ trợ. CTY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC NHỰT LINH ĐC: 72B1 – ĐL. Đồng Khởi – P. Phú Khương – TP. Bến Tre ĐT: 075.3839967 – Fax: 075.3561213 Website:www.maytinhnhutlinh.com.vn 2 / Định hướng phát triển: a/ Về nhân lực: Công ty luôn quan niệm rằng sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào yếu tố con người vì vậy công ty luôn đầu tư phát triển nguồn nhân lực, tuyển dụng và đào tạo lao động trẻ có năng lực, trung thực để đáp ứng việc phát triển thích ứng công nghệ mới nhằm giữ vững vị thế là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực khai thác và sử dụng công nghệ mới. b/ Khách hàng: Tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác với các hàng trong và ngoài nước để cung cấp những mặc hàng có chất lượng cao và giá cả hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Tăng cường các dịch vụ gia tăng cho sản phẩm. Nghiên cứu tìm tòi các giải pháp tối ưu nhất cho ứng dụng thực tế. Luôn luôn coi trọng dịch vụ hậu mãi chu đáo, tận tình, nhanh chống cho khách hàng. c/ Sản phẩm: Công Ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh luôn tiếp cận, trao đổi các kiến thức về công nghệ mới nhất và tiên tiến nhất để chọn ra các sản phẩm chất lượng, uy tính nhằm đáp ứng cho khách hàng ngày càng sát thực và hiệu quả. 3/ Chức năng, nhiệm vụ : a/ Chức năng : Công ty TNHH Thương Mại & Dịch vụ Tin Học Nhựt Linh được thành lập chủ yếu thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ, thực hiện nhiệm vụ phân phối sản phẩm, hàng hóa cho người tiêu dùng. Hiện nay, với hệ thống nhân viên phân phối, tiếp thị rộng lớn Công ty đã mở rộng mạng lưới bán hàng của mình khắp Thị xã và các huyện trong tỉnh. Sản phẩm kinh doanh của Công ty rất đa dạng. Lắp ráp và phân phối máy tính nguyên bộ thương hiệu Nhựt Linh, xây dựng các mạng máy tính cho các cơ quan, doanh nghiệp, trường học dạy nghề, bệnh viện… Thiết kế website chuyn nghiệp ứng dụng cơng nghệ thơng tin vo quản lý, bo co từ xa hng ngy thơng qua hệ thống wedsite, phần mềm ứng dụng. Quản lý hệ thống bn hng đơn lẻ. Ngồi ra chng tơi cịn cung cấp phn phối một số phần mềm diệt virus bản quyền Kaspersy, Norton, BkavPro, Avira……. Linh kiện my tính, my tính nguyn bộ, my tính xch tay… Thiết bị máy văn phịng: My chiếu, Printer, Photocopy, my Fax. Thiết bị mạng và truyền số liệu, các vật tư tin học khác… Kinh doanh cc loại phần mềm Microsoft cĩ bản quyền, phần mềm Anti – Virus bản quyền… Sửa chữa phần cứng my tính, my in, laptop, LCD, Powet… Dịch vụ bảo trì, sửa chữa my vi tính, my in, my Fax, mạng my tính cho cơ quan doanh nghiệp, trường học… và các dịch vụ khoa học kỹ thuật cao khác trong ngành tin học viễn thông. Dịch vụ cho thu cc thiết bị trình chiếu: Projector, Notebook… b/ Nhiệm vụ : Đối với khách hàng, đối tác Công ty TNHH Thương Mại & Dịch vụ ‘ Tin Học Nhựt Linh thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, trách nhiệm của mình theo hợp đồng ký kết. Thực hiện đúng tiêu chí kinh doanh bình đẳng, uy tín, chất lượng. Đối với nhà nước, nghiêm chỉnh chấp hành các qui định, thủ tục của pháp luật về hoạt động kinh doanh : nộp đầy đủ các loại thuế; không kinh doanh các mặt hàng nhà nước cấm, hàng gian, hàng lậu … II/ Cơ cấu tổ chức quản lý của cơng ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh: 1/ Sơ đồ tổ chức : CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Quan hệ trực tuyến Hình 1.1 : Sơ đồ tổ chức của công ty Nhựt Linh Giám cĐố Phó Giám cĐố Ph ng Kị ế T nố Ph ng Hnh ị Chính Ph ng Kị ỹ Thu tậ Tr ng Ph ngưở ị K T nế ố Tr ng Ph ngưở ị Hnh Chính Tr ng ưở Ph ng K Thu tị ỹ ậ 2/Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban * Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, quản lý các vấn đề như sau: Hoạch định các chiến lược phát triển công ty trong dài hạn. Quyết định các vấn đề hoạt động hàng ngày của công ty. Đại diện cho công ty ký kết hợp đồng và các giấy tờ liên quan. Đại diện cho công ty duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng và các đối tác khác. Tạo dựng, duy trì và phát triển thương hiệu của công ty. Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong công ty. * Phó Giám đốc: Bao gồm 02 phó giám đốc Phó giám đốc kinh tế: chịu trách nhiệm về các công việc quản lý bán hàng, tài chính và hành chính. Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật. * Phòng kế toán: Lên kế hoạch tài chính dựa vào mục tiêu về doanh thu của công ty. Lên kế hoạch tài chính hàng tháng và hàng năm của công ty. Lên kế hoạch tồn kho các sản phẩm của công ty * Phòng hành chính: Tiếp nhận, lưu trữ công văn đi và công văn đến. Hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc liên quan đến giấy tờ: thư, hỏi hàng, đặt hàng hoặc hợp đồng hoặc các vấn đề liên quan khác Tuyển dụng lao động trong trường hợp cần thiết Quản lý các thiết bị văn phòng và lưu trữ các tài liệu của công ty Nhận và gọi điện thoại trong trường hợp cần thiết * Phòng kỹ thuật: Xây dựng các dịch vụ kỹ thuật phù hợp định hướng của công ty. Thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng bằng những giải pháp kỷ thuật tốt nhất Cập nhật các thông tin về sản phẩm và công nghệ mới đối với công ty. Hỗ trợ khách hàng, nhà cung cấp, các chi nhánh và các bộ phận khác trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, sản phẩm . III/ Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của Cty TNHH TM & DV Tin Học Nhựt Linh 1/ Thuận lợi Doanh nghiệp không phải đi ra ngoài tìm khch hng. Giảm chi phí xe cộ, tiền trang phục, phiền h giao thơng, tiết kiệm thời gian v.v . 2/ Khó khăn Khách hàng chưa tin tưởng vào việc bán hàng trực tuyến. Đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm. Nguồn nhân lực về TMĐT cịn hạn chế. 3/ Điểm mạnh Chất lượng sản phẩm dịch vụ. Vị trí kinh doanh thuận lợi. Tiềm lực về ti chính. Sử dụng kinh nghiệm quản lý, thương hiệu mạnh và nền tảng kinh doanh truyền thống để vươn lên dẫn đầu thị trường. Tập trung hoàn thiện, nâng cao tính năng của website, tạo lợi thế cạnh tranh thông qua việc cung cấp cho khách hàng thông tin phong phú, đầy đủ. Tiến hành hoạch định ngân sách, phân bổ chi phí hợp lý cho hoạt động marketing TMĐT. Pht triển song song kinh doanh trực tuyến v kinh doanh truyền thống. Xây dựng website thân thiện với người dùng. 4/ Điểm yếu Nhân lực về TMĐT cịn yếu Hạ tầng CNTT cho TMĐT cịn hạn hẹp. Nhận thức cấp quản lý về vai trị matketing TMĐT. Chưa tập trung vào các công cụ xúc tiến như e-marketing. Chưa nâng cao nhận thức của nhân viên về e-marketing. IV/ Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM & DV Tin Học Nhựt Linh Bảng 2.1 : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008-2010 ĐVT : Đồng CHỈ TIU M 2008 2009 2010 1. Doanh thu bn hng v cung cấp dịch vụ 01 2.137.543.074 6.927.528.953 4.553.977.154 2. Cc khoản giảm trừ doanh thu 02 183.590.909 3. Doanh thu thuần về bn hng v cung cấp dịch vụ(10=01–02) 10 2.137.543.074 6.927.528.953 4.370.386.245 4. Gi vốn hng bn 11 1.672.918.018 5.803.144.948 2.903.324.632 5. Lợi nhuận gộp về bn hng v cung cấp dịch vụ ( 20 = 10 – 11 ) 20 464.625.056 1.124.384.005 1.467.061.613 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 95.426.405 1.371.177 7. Chi phí ti chính 22 8. – Trong đó: Chi phí li vay 2 23 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 24 555.848.854 943.641.104 1.455.796.888 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20+21–22 –24) 30 4.202.607 180.742.901 12.635.902 11. Thu nhập khc 31 12. Chi phí khc 32 13. Lợi nhuận khc(40 =31 –32) 40 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế ( 50=30+40 ) 50 4.202.607 180.742.901 12.635.902 15. Chi phí thuế TNDN 51 1.088.475 31.630.008 3.158.976 16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp ( 60=50-51 ) 60 3.114.132 149.112.893 9.476.926 Nguồn : Phịng Kế Tốn Dựa vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh trong giai đoạn 2008 – 2010 chúng ta nhận thấy nhiều thay đổi trong doanh thu và lợi nhuận thu được. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối khả quan, đó là nguồn chính tạo nên và gia tăng tổng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chúng ta nhận thấy rằng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng trưởng không đều qua các năm 2008 – 2010. Giai đoạn năm 2008 – 2010 l khoản thời gian xảy ra lạm pht v suy thối kinh tế tồn cầu, Việt Nam chúng ta không tránh khỏi những ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng này. Cả người tiêu dùng cá nhân lẫn các tổ chức đều tìm cch cắt giảm chi tiu nhằm mục tiu tiết kiệm. Tuy nhiên, với sự nổ lực và cố gắng không ngừng của ban giám đốc công ty cùng toàn thể nhn vin thì cơng ty Nhựt Linh đ vượt qua thời kỳ khó khăn này. Cụ thể năm 2008 doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt mức 2.137.543.074 đồng, con số này tương ứng năm 2009 là 6.927.528.953 đồng đạt 324% so với năm 2008, và năm 2010 là 4.553.977.154 đồng, đạt 65.74% so với năm 2009. Qua đó, cho ta thấy công ty Nhựt Linh trong giai đoạn 2008- 2010 đạt được sự tăng trưởng về lợi nhuận sau khi đ trừ hết cc khoản chi phí. Lợi nhuận sau thuế của cơng ty vo năm 2008 là 3.114.132 đồng, năm 2009 là 149.112.893 đồng và năm 2010 là 9.476.926 đồng. Ta có thể thấy rằng lợi nhuận sau thuế của năm 2009 tăng so với 2008 là 145.998.132đồng. Đến năm 2010 lợi nhuận sau sau thuế chỉ đạt 9.476.926 đồng giàm so với năm 2009. Vì vậy sự tăng trưởng khơng đồng đếu qua các năm, công ty cần phải có sự nổ lực và định hướng đúng đắn của ban lnh đạo công ty. V/ Phương hướng phát triển của Cty TNHH TM & DV Tin Học Nhựt Linh trong thời gian tới Xy dựng cơng ty thnh một nh cung cấp hệ thống sản phẩm hồn chỉnh từ phần cứng, phần mềm, thiết bị mạng, thiết kế và thi công hệ thống mạng đến các dịch vụ bảo trì, sửa chữa thiết bị. Xy dựng một hệ thống phn phối hồn chỉnh phủ rộng khắp tất cả các tỉnh thành trong nước, thuận tiện cho khch hng khi mua sản phẩm Nhựt Linh Đảm bảo cung cấp cho thị trường những sản phẩm với công nghệ hiện đại và tiện dụng, phục vụ tốt nhất đa số nhu cầu của khách hàng. Liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để đảm bảo mọi khách hàng khi đến với Nhựt Linh sẽ được hi lịng Với phương châm Chất lượng,Uy tín, Trch nhiệm l hng đầu Ban lnh đạo công ty đưa ra cam kết: Đóng góp cho x hội sản phẩm cĩ tính ổn định cao thông qua các dịng sản phẩm của Nhựt Linh Lin tuc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để mang lại hiệu quả cho cơng ty v lợi ích cho khch hng. Cung cấp sản phẩm v dịch vụ lm hi lịng khch hng PHẦN 2 TỔ CHỨC CƠNG TC KẾ TỐN TRONG CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC NHỰT LINH I/ Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty : Mô hình : Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh được thể hiện qua sơ đồ quản lý sau : Nhiệm vụ : Phòng kế toán là nơi thực hiện các hoạt động kế toán, quản lí và sử dụng vốn của Công ty. Phòng kế toán có vai trò tổng hợp báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, giúp Ban Giám đốc nắm rõ tài chính của doanh nghiệp mình, để từ đó có những quyết định hợp lý trong điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, phòng kế toán giúp Công ty thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ các qui định về kế toán, tài chính do pháp luật ban hành; phải chịu trách nhiệm sự giám sát, quản lí của các cơ quan thẩm quyền. Nhiệm vụ của các thành viên : Kế toán trưởng : - Kế toán trưởng có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp công việc của tất cả các nhân viên kế toán tại doanh nghiệp và các công việc thuộc nghiệp vụ kế toán, thống kê. Trường hợp khen thưởng hoặc kỹ luật, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng nhân viên kế toán phải có ý kiến của kế toán trưởng. Kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các đơn vị trong phạm vi doanh nghiệp cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra của kế toán trưởng. Nếu người nào đó không chấp hành hoặc không theo sự hướng dẫn của kế toán trưởng, làm ảnh hưởng đến công tác kế toán hoặc công việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng đều bị xử lý kỹ luật tuỳ theo mức độ nặng nhẹ của vấn đề. K toán quế ỹ ti n m tề ặ Th quủ ỹ K toán hàng hóa, công ế n , ti n l ngợ ề ươ K toán ế ngân hàng K TOÁN TR NGẾ ƯỞ Kế toán trưởng có quyền ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu có liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các khoản chi tiêu khác. Kế toán toán trưởng có quyền báo cáo thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng cấp trên hoặc với Thanh tra Nhà nước, viện Kiểm soát về những hành vi vi phạm luật lệ, thể lệ đã quy định trong quản lý kinh tế, tài chính của bất cứ ai trong doanh nghiệp đã vi phạm. Kế toán toán trưởng có quyền không ký duyệt các báo cáo tài chính, các chứng từ, tài liệu không phù hợp với luật lệ, chế độ và các chỉ thị của cấp trên. Trường hợp nếu Giám đốc doanh nghiệp ra lệnh cho kế toán trưởng thực hiện một việc gì đó bị pháp luật nghiêm cấm ( dù ra lệnh bằng văn bản ) thì kế toán trưởng có quyền từ chối, không thực hiện song phải báo cáo ngay bằng văn bản cho thủ trưởng, kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp biết để kịp thời chấn chỉnh và ngăn chặn những hành vi sai trái. Các kế toán viên : Các kế toán viên trong phòng kế toán chịu sự chỉ đạo, phân công của kế toán trưởng. Mỗi kế toán viên thực hiện công việc ở mỗi bộ phận độc lập, tùy theo nhiệm vụ được giao. Nhưng đồng thời cũng có sự ràng buộc, liên hệ cần thiết giữa các thành viên với nhau để hỗ trợ, thống nhất cho công tác kế toán của Công ty. II/ Tổ chức chứng từ kế tốn: Cơng ty p dụng hình thức kế tốn v chứng từ kế tốn tập trung: cc chứng từ tại cc phịng ban đều tập trung về phịng kế tốn để xử lý Chứng từ kế tốn tại cơng ty gồm: Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi Chứng từ vật tư: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, thưởng, giấy đi đường. Vẽ danh mục chứng từ sử dụng cho doanh nghiệp III/ Tổ chức ti khoản trong cơng ty: Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản Việt Nam do Bộ Tài Chính qui định. IV/ Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh : 1/ Sơ đồ tổ chức kế tốn Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh áp dụng sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của Công ty : 01 năm. Mô hình : Theo hình thức nhật ký chứng từ, công tác kế toán được thực hiện theo mô hình dưới đây : . kế toán trong Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh : 1/ Sơ đồ tổ chức kế tốn Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Tin Học Nhựt Linh. KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC NHỰT LINH ------ I/ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI