Xây dựng định mức lao động - hạt nhân của đổi mới tổ chức lao động khoa học trong các thư viện đại học Việt Nam

Tài liệu mang đến cho các bạn kiến thức về xây dựng định mức lao động - hạt nhân của đổi mới tổ chức lao động khoa học trong các thư viện đại học Việt Nam. Tại Việt Nam, công tác này càng có ý nghĩa quan trọng hơn khi thư viện được coi là đơn vị sự nghiệp có thu.

Xây dựng định mức lao động - hạt nhân đổi tổ chức lao động khoa học thư viện đại học Việt Nam Tổ chức lao động khoa học luôn đem lại hiệu lớn toàn hoạt động thư viện Tại Việt Nam, cơng tác có ý nghĩa quan trọng thư viện coi đơn vị nghiệp có thu Trong bối cảnh thư viện trường đại học ngày đầu tư phát triển, lớn mạnh nguồn lực, ứng dụng mạnh mẽ thành tựu khoa học công nghệ, có nhiều vấn đề đặt phải giải hoạt động tổ chức lao động khoa học, có cơng tác định mức lao động Cơng tác định mức lao động phức tạp thực chất tập hợp chuỗi công việc liên quan chặt chẽ đến xây dựng, xét duyệt, ban hành áp dụng, quản lý thực sửa đổi định mức lao động Lãnh đạo thư viện phải biết rõ cần số lượng lao động chất lượng lao động để hồn thành sản phẩm hay khối lượng cơng việc Nói cách khác, lãnh đạo thư viện phải biết rõ lượng lao động hao phí quy định để hồn thành đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) theo tiêu chuẩn chất lượng, điều kiện tổ chức - kỹ thuật định, phù hợp với đặc điểm, hoàn cảnh riêng nguồn lực thư viện Là nội dung tổ chức lao động khoa học, công tác định mức lao động có vai trị, tác dụng lớn việc nâng cao suất lao động hiệu phục vụ thư viện Định mức lao động giúp lãnh đạo thư viện biết thời gian cần thiết để hoàn thành tiến trình, chu trình, trình, cơng việc cụ thể thư viện Nếu định mức lao động xây dựng sở khoa học, lãnh đạo thư viện có sở thực hiệu chức quản lý hoạch định, tổ chức, điều khiển - huy, giám sát, kiểm tra Trong thực tiễn, định mức lao động biểu dạng định mức thời gian, định mức sản lượng, định mức phục vụ, định mức quản lý, định mức tương quan định mức biên chế Đối với hoạt động thông tin - thư viện, mức thời gian lượng tiêu hao thời gian qui định để chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ nhóm chuyên viên, nhân viên hồn thành đơn vị khối lượng cơng việc điều kiện tổ chức - kỹ thuật định Ví dụ: triển lãm tài liệu, hội nghị bạn đọc, hướng dẫn sử dụng thư viện, bổ sung tài liệu, biên soạn thư mục, biên soạn tổng mục lục,… Mức thời gian sử dụng hồn thành cơng việc phải hàng Mức sản lượng (hay gọi Mức số lượng/Mức hiệu suất) khối lượng cơng việc chun viên hay nhóm chun viên có trình độ nghiệp vụ thích hợp hồn thành đơn vị thời gian (phút, hay ngày làm việc), điều kiện tổ chức - kỹ thuật định Ví dụ khâu xử lý tài liệu hình thức nội dung đăng ký tài liệu, đóng dấu, đóng số, biên mục, dán nhãn, dán mã vạch, tóm tắt nội dung, dẫn giải tài liệu v.v… Sự biến động mức thời gian hay mức sản lượng phụ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, trình độ tổ chức lao động khoa học, trình độ lành nghề phương pháp làm việc chuyên viên, nhân viên thư viện Mức phục vụ số lượng máy móc, thiết bị, số lượng người mà chuyên viên nhóm chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ có trình độ thích ứng phải phục vụ điều kiện cụ thể Các mức phục vụ thường xây dựng cho khâu: phục vụ bạn đọc, đào tạo người dùng tin, thực dịch vụ thông tin,… mức phục vụ xác định rõ chuyên viên thư viện phải phục vụ tài liệu cho người sử dụng thư viện, số lượng tài liệu cho mượn khoảng thời gian xác định (ngày, tháng, quý, học kỳ, năm…) Mức phục vụ thường xác định sở mức thời gian phục vụ Mức thời gian phục vụ đại lượng thời gian qui định để thực đơn vị phục vụ điều kiện tổ chức kỹ thuật định Mức phục vụ xây dựng để giao cho chuyên viên, nhân viên phục vụ mà kết không đo đơn vị đo mức sản lượng Mức quản lý số lượng người lao động mà giám đốc thư viện với trình độ chun mơn nghiệp vụ lực thích hợp phải lãnh đạo, quản lý điều kiện tổ chức kỹ thuật định Mức biên chế (hay gọi mức định biên) số lượng người lao động có trình độ nghiệp vụ thích hợp qui định chặt chẽ để thực khối lượng công việc cụ thể, điều kiện tổ chức kỹ thuật định Ví dụ: Phịng nghiệp vụ, phòng đọc, phòng mượn cần chuyên viên, nhân viên để thực công việc quy định chức nhiệm vụ phòng Mức tương quan số chuyên viên, nhân viên có trình độ nghiệp vụ hay trình độ nghiệp vụ khác chức vụ hay chức vụ khác cần phải phù hợp với chun viên/nhân viên có trình độ nghiệp vụ khác chức vụ khác điều kiện tổ chức kỹ thuật định Ví dụ: mức tương quan Thư viện viên với Thư viện viên biểu số lượng Thư viện viên cần phải có so với Thư viện viên chính; mức tương quan số lượng chuyên viên/nhân viên cơng nghệ thơng tin cần phải có so với số lượng chuyên viên, nhân viên thư viện,… Công tác định mức lao động chuyên viên/nhân viên kỹ thuật phức tạp Muốn định mức xác địi hỏi người làm định mức phải có trình độ nghiệp vụ vững chắc, phải am hiểu có kinh nghiệm công việc định mức Do công tác định mức lao động có quan hệ trực tiếp đến quyền lợi chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ nên định mức, việc quan trọng cần làm tốt công tác tư tưởng cho đội ngũ nhân với tham gia hỗ trợ lãnh đạo, đại diện cơng đồn để cơng tác định mức lao động đạt hiệu cao Do lao động chuyên viên/nhân viên kỹ thuật trình lao động trí óc, khó theo dõi đo trực tiếp phương pháp định lượng nên làm định mức cần phải xét đến tính chất nội dung đa dạng công việc không giai đoạn thực cơng việc đó; cần xét đến kết đạt không đơn giản hao phí lao động chuyên viên/nhân viên kỹ thuật Cải tiến công tác định mức lao động khâu cơng tác thư viện có định mức xây dựng định mức thư viện chưa có định mức điều kiện đặc thù thư viện đại học công việc tốn nhiều cơng sức thời gian phải tiến hành việc đo đếm cụ thể khoảng thời gian định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công việc tác nghiệp chuyên viên, nhân viên phận Hiện nay, số lãnh đạo thư viện đại học chưa thật quan tâm đầu tư công sức thời gian vào công tác định mức lao động Đây nguyên nhân làm cho việc phân loại, đánh giá lực, kỹ cán quản lý đội ngũ chuyên viên, nhân viên thư viện nghiêng cảm tính, đặc biệt trường hợp ý thức tự giác lao động nhiều chuyên viên, nhân viên chưa cao, chăm làm việc lúc có mặt thủ trưởng Trong thư viện đại học có nhiều cơng việc cần định mức dễ dàng định mức, khâu xử lý kỹ thuật tiến trình công tác nghiệp vụ Khi xây dựng định mức quy trình xử lý kỹ thuật thư viện cần phân tích loại thời gian hao phí, nguyên nhân hao phí nên sử dụng phương pháp nghiệp vụ định mức lao động phương pháp chụp ảnh ngày làm việc khoảng thời gian ca ngày làm việc, phương pháp tự chụp ảnh ngày làm việc, phương pháp bấm bước cơng việc Có thể minh chứng vài ví dụ sau Ví dụ 1: Thư viện Đại học KHXH&NV – ĐHQG TPHCM tự xây dựng định mức cách áp dụng phương pháp chụp ảnh ngày làm việc Trong Phích ảnh ca làm việc buổi chiều chuyên viên có thâm niên công tác năm xử lý thủ công thể kết sau: * Chú thích: Tck = Mức thời gian chuẩn kết (là thời gian người lao động chuẩn bị phương tiện để bắt tay vào làm việc thời gian chuẩn bị kết thúc công việc) Ttn = Thời gian tác nghiệp (là thời gian trực tiếp hồn thành bước cơng việc lặp lặp lại cho sản phẩm) Tpv = Thời gian phục vụ (là thời gian cung ứng vật tư, trơng coi máy móc đảm bảo nơi làm việc hoạt động liên tục, mượn sách tra cứu, tài liệu cần thiết khác) Tnn = Thời gian nghỉ ngơi, giải nhu cầu tự nhiên (đi vệ sinh, ăn cơm, uống nước ) Bảng tổng kết có sau phân tích phiếu ảnh ca làm việc chuyên viên là: Loại thời gian Thời gian làm công Phút %tổngthờigian 188 78,3 37 15,4 3,8 2,5 240 100 việc Thời gian làm cơng việc phụ trợ Thời gian chuẩn bị kết thúc Thời gian nghỉ ngơi hợp lý Toàn thời gian ca làm việc Số liệu cho thấy thời gian làm công việc phụ trợ ca làm việc chủ yếu hao phí thời gian cho việc chuẩn bị dụng cụ đóng dấu, đóng số, thời gian chuẩn bị cho việc in mã vạch Nguyên nhân thời gian hao phí cao dụng cụ đóng dấu, đóng số khơng cịn mới, việc tra mực chỉnh dãy số nhiều thời gian; máy in phòng nghiệp vụ lại nên việc in mã vạch phải thực phịng khác Thời gian hao phí khắc phục cách triệt để nhằm giảm thời gian làm việc phụ xuống mức thấp Việc quan sát ca làm việc cho thấy chuyên viên nói tập trung cho cơng việc, khơng lãng phí thời gian vơ ích Ví dụ 2: Phích ảnh ca làm việc định mức xử lý kỹ thuật điện tử luận văn/luận án: Normal false false false MicrosoftInternetExplorer4 PHÍCH ẢNH CA LÀM VIỆC Họ tên: Ân Thị Thanh Tâm Phòng: Nghiệp vụ Chức danh: Chuyên viên Ngày theo dõi: 17/12/2009 Bắt đầu theo dõi: 8h00 STT TÊN CƠNG VIỆC ĐƠN VỊ THỜIG TÍNH (Phú Chép file từ CDROM vào ổ cứng 01 file 1,67’ Kiểm tra chất lượng file: định dạng file, font chữ,… (không chỉnhsửa file lỗi) 01 file 01 fi Tìm xuất file ISO2709, Đồng file, Nhập file ISO2709, hoànchỉnh biểu 01 file 5’ 01 file 2’ ghi tài liệu điện tử tài liệu giấy Kiểm tra biểu ghi xem file toàn văn qua giao diện OPAC Ghi chú: Thời gian kiểm tra chất lượng file không bao gồm thời gian xử lý file bị lỗi font, lỗi format Ngồi thư viện tham khảo định mức xử lý kỹ thuật có số thư viện Đại học TTTT-TV ĐHQG Hà Nội, TTTT-TV ĐH Văn hóa Hà Nội, Thư viện ĐH Luật TP.HCM… vào đặc thù thư viện để xây dựng định mức Ví dụ: Định mức xử lý kỹ thuật tài liệu Trung tâm thơng tin thư viện Trường Đại học Văn hóa Hà Nội sau: Định mức xử lý kỹ thuật TV ĐHKT TP.HCM, TV ĐH KHXH&NV (ĐHQG TP.HCM), TV ĐH LUẬT TP.HCM thể bảng đây: Muốn công tác định mức đạt kết cao, lãnh đạo thư viện cần: - Xây dựng cập nhật, chỉnh sửa quy trình nghiệp vụ cho khoa học phù hợp với tình hình đơn vị đồng thời phù hợp với tiêu chuẩn chung ngành thư viện Việt Nam giới - Phân công lao động theo hướng chun mơn hóa Đối với nhân bắt buộc phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc tiến hành khấu trừ thời gian định mức lao động - Bố trí thời gian nhân thích hợp, chuẩn bị sẵn sàng dụng cụ biểu mẫu cần thiết để đo thời gian làm việc - Tiến hành chụp ảnh ngày/ca làm việc từ - tuần để tính loại thời gian hao phí lãng phí khơng trơng thấy cách tương đối xác Trong giai đoạn chụp ảnh ngày/ca làm việc, chuyên viên định mức góp ý, điều chỉnh, hỗ trợ cho đối tượng chụp ảnh ngày làm việc để khắc phục lãng phí thời gian khơng có ích q trình lao động nhằm làm cho kết định mức xác - Sau có kết chụp ảnh thực cách tính: Lấy tổng thời gian TĐM chia cho tổng số sản phẩm/cơng việc hồn thành TĐM để tính thời gian trung bình hồn thành 01 sản phẩm/cơng việc đạt tiêu chuẩn đặt Trước ban hành định mức cần triển khai áp dụng thí điểm định mức lao động thời gian ngắn để rút kinh nghiệm điều chỉnh điểm chưa hợp lý Xem xét đến yếu tố thâm niên cơng tác, trình độ chun mơn chun viên thư viện để quy định thời gian đạt định mức xây dựng Sau đó, Ban Giám đốc thư viện ban hành văn quy định áp dụng định mức lao động vừa xây dựng, kèm theo hình thức khen thưởng xử lý thích hợp để việc áp dụng định mức đạt hiệu cao Để xây dựng, áp dụng phát huy tác dụng định mức lao động thư viện đại học, đòi hỏi lãnh đạo thư viện phải nhận thức tầm quan trọng định mức lao động tâm xây dựng, áp dụng định mức lao động đơn vị Bên cạnh đó, mặt quản lý nhà nước Vụ Thư viện cần phối hợp với Bộ Giáo dục & Đào tạo việc: - Ban hành văn đạo việc xây dựng áp dụng định mức lao động trung bình tiên tiến Có sách động viên, khen thưởng đơn vị thực tốt xử phạt đơn vị thực chưa tốt - Tổ chức lớp huấn luyện xây dựng định mức lao động cho thư viện - Định kỳ kiểm tra vấn đề xây dựng áp dụng định mức lao động thư viện Về chất, định mức lao động thư viện tồn ổn định thời gian dài trình công nghệ thay đổi, việc ứng dụng phương tiện kỹ thuật tự động làm thay đổi định mức Để tiến tới quản lý nhân viên theo công việc cách khoa học, đặt suất, hiệu cơng việc lên vị trí quan trọng nhất, thư viện đại học cần có mơ tả chi tiết cơng việc theo vị trí chức danh, quy định cụ thể vai trị, vị trí, u cầu, nhiệm vụ, công việc cụ thể Trên sở cải tiến cơng tác định mức lao động, từ làm rõ kết công việc cần phải đạt vị trí cơng việc thư viện cách xác Tóm lại, định mức lao động có nhiều tác dụng quan trọng việc quản lý, đánh giá xác hiệu suất làm việc nhân viên Lãnh đạo thư viện đại học cần phải vận dụng công cụ cách hiệu quả, không cứng nhắc, áp đặt Nếu làm tốt công tác định mức lao động nhân viên cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cụ thể hiệu suất công việc họ Họ biết họ vượt trội điểm điểm mà họ cần cải thiện để công việc ngày đạt hiệu cao Tóm lại, định mức lao động có nhiều tác dụng quan trọng việc quản lý, đánh giá xác hiệu suất làm việc nhân viên Lãnh đạo thư viện đại học cần phải vận dụng công cụ cách hiệu quả, không cứng nhắc, áp đặt Nếu làm tốt công tác định mức lao động nhân viên cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cụ thể hiệu suất công việc họ Họ biết họ vượt trội điểm điểm mà họ cần cải thiện để công việc ngày đạt hiệu cao TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Loan Thùy, Đào Hồng Thúy, Tổ chức quản lý cơng tác Thơng tin - Thư viện.- TP HCM, Nxb Tổng hợp Tp Hồ Chí Minh,1998 Định mức hóa lao động thư viện: dịch đánh máy Thư viện Quốc gia Việt Nam Ban Định mức 2003 Định mức lao động khoa học công tác bổ sung– trao đổi công tác phân loại – biên mục cán thông tin – thư viện Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội: Đề tài NCKH ứng dụng cấp trường, Trần Hữu Huỳnh chủ nhiệm đề tài.- 2003 4 Phương pháp quản lý hiệu suất công việc = How to manage performance / Bacal, Robert ; Đặng Hoàng Phương, Phạm Ngọc Kim Tuyến dịch.- TP HCM, Nxb Tổng hợp Tp Hồ Chí Minh, 2007 - tr.49 Quá trình kết xây dựng số định mức chủ yếu ngành thư viện nước ta / Lê Văn Viết, Đặng Văn Ức // Tạp chí Thư viện Việt Nam - Số - 2006 - tr 64 78 Xây dựng số định mức lao động chủ yếu ngành thư viện: Đề tài nghiên cứu cấp Bộ, Lê Văn Viết chủ nhiệm đề tài - 2004 Xây dựng định mức xử lý kỹ thuật cho thư viện đại học khối ngành khoa học xã hội nhân văn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh / Lê Hồng Huệ.- Luận văn thạc sĩ bảo vệ tháng 7/2010 trường ĐHKHXH&NV-ĐHQGTPHCM PGS, TSKH Bùi Loan Thùy - ThS Lê Hồng Huệ Trường ĐHKHXH&NV- ĐHQG TPHCM Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam số 6(26) – 2010 (tr.21-27) ... phí lao động chuyên viên /nhân viên kỹ thuật Cải tiến công tác định mức lao động khâu công tác thư viện có định mức xây dựng định mức thư viện chưa có định mức điều kiện đặc thù thư viện đại học. .. thể thư viện Nếu định mức lao động xây dựng sở khoa học, lãnh đạo thư viện có sở thực hiệu chức quản lý hoạch định, tổ chức, điều khiển - huy, giám sát, kiểm tra Trong thực tiễn, định mức lao động. .. lực thư viện Là nội dung tổ chức lao động khoa học, công tác định mức lao động có vai trị, tác dụng lớn việc nâng cao suất lao động hiệu phục vụ thư viện Định mức lao động giúp lãnh đạo thư viện