Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp kê khai thưêng xuyên

Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp kê khai thưêng xuyên

Lời mở đầu

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị ờng, mỗi DN sản xuất luôn phải nâng cao chất lợng sảnphẩm, cải tiến mẫu mã với chi phí sản xuất nhỏ nhất cóthể đợc Đóng vai trò là yếu tố vào của quá trình sảnxuất, nguyên vật liệu chính là một trong những nhântố quyết định đến vấn đề đó Chính vì vậy, DNphải có kế hoạch quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảocung cấp vật t đầy đủ và kịp thời cả về số lợng vàchất lợng.

Một trong những công cụ sắc bén giúp cho DNquản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả, đó là kế toán Vớiviệc tổ chức khoa học hợp lý, kế toán sẽ đa ra nhữngthông tin chính xác giúp lãnh đạo công ty có nhữngquyết định đắn nhất có lợi cho công ty.

Trong quá trình thực hiện chuyên đề này, emđã gặp rất nhiều khó khăn nhng đã đợc sự giúp đỡ tậntình của các thầy cô giáo Tuy nhiên, với trình độ cònhạn chế nên chắc chắn chuyên đề của em không tránhkhỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong đợc tiếp thuvà vô cùng cảm ơn những ý kiến đóng góp, chỉ bảođể em có điều kiện bổ xung và nâng cao kiến thứccủa mình.

Phần I

Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trongtrong các DN sản xuất

1 vai trò của tổ chức kế toán NVL:

I.1 Đặc điểm và vị trí của vật liệu trong quátrình sản xuất:

Trong các DN sản xuất, vật liệu là một trong 3yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là đối tợng laođộng, cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quátrình sản xuất, các loại đối tợng lao động đợc chuyểnhoá toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới và hìnhthành chi phí NVL trực tiếp.

Chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giáthành sản phẩm NVL không chỉ làm đầu vào cho quátrình sản xuất mà còn là một bộ phận của hàng tồnkho đợc theo dõi, bảo quản và lập dự phòng khi cầnthiết.

Từ các đặc điểm trên, vật liệu có một vị trí rấtquan trọng và ảnh hởng trực tiếp đến kết quả sảnxuất kinh doanh của DN Do đó phải tổ chức tốt côngtác kế toán vật liệu để theo dõi tình hình quản lý vàsử dụng vật liệu, giúp cho việc xác định giá thành sảnphẩm một cách đúng đắn.

I.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việcquản lý và sử dụng NVL:

Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy

chuyển, dự trữ NVL Thông qua các số liệu kế toán, ời ta có thể biết đợc chất lợng, số lợng, giá trị của từngloại NVL, để từ đó có biện pháp quản lý vật liệu, có kếhoạch cung ứng kịp thời phục vụ sản xuất, hạn chế sựhao hụt, lãng phí NVL, hạ giá thành sản phẩm.

Để phát huy đợc vai trò của mình đối với việcquản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau:

_ Ghi chép để phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiệncó và tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giátrị và hiện vật Tính toán đúng trị giá vốn thực tế củavật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịpthời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý DN.

_ Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạchvề mua vật t, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất._ Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàngtồn kho.

_ Tiến hành kiểm kê vật liệu, phân tích tình hình vàhiệu quả sử dụng vật liệu, lập đầy đủ kịp thời các báocáo về nhập, xuất, tồn và sử dụng vật liệu theo đúngchế độ quy định.

Trên đây là các nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL Đểthực hiện tốt các nhiệm vụ trên DN phải:

- Có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu, ơng tiện cân, đong, đo, đếm cần thiết.

ph Vật liệu trong kho phải sắp xếp khoa học thuận lợicho việc nhập, xuất và kiểm kê.

- Xây dựng các định mức dự trữ, định mức tiêu haovật liệu.

- Mở sổ danh điểm vật liệu nhằm tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán, tránhnhầm lẫn, đơn giản hoá việc đối chiếu giữa khopvà phòng kế toán.

2.phân loại và đánh giá NVL:2.1 Phân loại vật liệu:

Mỗi DN do tính chất đặc thù trong sản xuất kinhdoanh nên sử dụng những loại khác nhau Phân loại vậtliệu là việc nghiên cứu sắp xếp vật liệu theo từng nộidung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúngnhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị DN Có nhiều cáchphân loại nh: phân loại theo công dụng kinh tế, theonguồn hình thành, theo quyền sở hữu

Tuỳ theo mục đích sử dụng và quản lý mà có thểphân loại vật liệu theo cách này hay cách khác Trongcác DN sản xuất, vật liệu thờng đợc phân loại theo côngdụng kinh tế

Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành các loạisau:

- Nguyên vật liệu chính: Trong các DN khác nhau thìNVL chính cũng gồm các loại vật liệu khác nhau nh:sắt, thép, xi măng, gạch trong xây dựng cơ bản,vải trong DN may đó là những đối tợng cấu thànhnên thực thể sản phẩm NVL chính dùng vào sản xuấthình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng để làmtăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặcphục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sảnphẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn - Nhiên liệu: Đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản

xuất sản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy mócthiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinhdoanh nh: xăng, dầu, than, củi, khí ga

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợcsử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bịsản xuất, phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bịcần lắp và thiết bị không cần lắp nh: công cụ, khícụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp, xâydựng cơ bản.

- Vật liệu khác là các loại vật liệu không đợc xếp vàocác loại kể trên, các loại vật liệu do quá trình sản xuấtloại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ

Nếu căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL trongDN đợc chia thành NVL mua ngoài và NVL tự chế biến,gia công.

Nếu căn vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộNVL của DN đợc chia thành NVL trực tiếp dùng vào sảnxuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác nhquản lý phân xởng, quản lý DN, tiêu thụ sản phẩm.

2.2 Đánh giá NVL:

2.2.1Nguyên tắc đánh giá:

Vật liệu hiện có ở DN đợc phản ánh trong sổ kế toán vàbáo cáo kế toán theo trị vốn thực tế, tức là toàn bộ sốtiền DN bỏ ra để có đợc số vật liệu đó.

2.2.2Các cách đánh giá vật liệu:

 Đánh giá vật theo giá trị thực tế:- Giá vật liệu nhập kho:

+ Đối với vật liệu mua ngoài:

_ Nếu DN áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế:

Giá thực tế giá mua(ghi thuế nhập chi phíchiết khấu

vật liệu = trên hoá đơn + khẩu + mua- giảm giá

nhập kho cha có VAT) ( nếu có) thực tế(nếu có)

_ Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuấtkinh doanh không chịu thuế GTGT hay dùng vào hoạtđộng sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơngpháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, vănhoá, phúc lợi mà đợc trang trải bằng nguồn kinh phí:

Giá thực tế giá mua(ghi thuế nhập chi phíchiết khấu

vật liệu = trên hoá đơn + khẩu + mua- giảm giá

nhập kho đã có VAT) ( nếu có) thực tế(nếu có)

_ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuấtkinh doanh hàng hoá chịu thuế GTGT mà không thểhạch toán riêng đợc thì giá vật liệu là không có thuếGTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hànghoá không chịu thuế GTGT sẽ đợc tính khấu trừ theo tỷlệ doanh thu.

+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến:

Giá thực tế giá thuế chi phívật liệu = vật liệu xuất + gia côngnhập kho gia công chế biến+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế giá thuế tiền các chivật liệu = vật liệu xuất + thuê gia + khác cónhập kho gia công công liên quan+Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuậndo các bên xác định (giá do hội đồng liên doanh xácđịnh)

+Phế liệu thu hồi: là giá ớc tính thực tế có thể sử dụngđợc hay giá trị thu hối tối thiểu.

- Giá vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trongkỳ tuỳ theo đặc điểm hoật động của từng DN, tuỳthuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụcủa cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong nhữngphơng pháp sau để tính giá thực tế vật liệu xuất

dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếucó thay đổi phải giải thích rõ ràng.

còn đầu kỳ nhậptrong kỳ

sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất khobằng cách lấy số lợng vật liệu xuất kho nhân với đơngiá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ.

+Theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc:

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nhập kho trớcthì xuất trớc và lấy giá trị mua thực tế của số hàng đótính.

+Theo phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho ớc Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá muathực tế của lô hàng đó để tính.

tr-+Theo giá thực tế đích danh:

Căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lôhàng xuất kho để tính.

+Tính trị giá mua của vật liệu xuất kho theo phơngpháp cân đối:

Trớc hết tính trị mua thực tế của vật liệu còn lại cuốikỳ bằng cách lấy số lợng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân vớiđơn giá mua lần cuối cùng trong tháng Sau đó dùng

công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của vậtliệu xuất kho.

Trị giá Trị giá Trị giá muaTrị giá mua

mua của = mua thực + thực tế vật thực tế vật

-vật liệu tế -vật liệu liệu nhậpliệu còn cuối

xuất kho đầu kỳ trong kỳkỳ

Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất khocần phải bổ chi phí mua cho số vật liệu đã xuất khotheo công thức:

Chi phí mua phân bổ Chi phí muavật

Chi phí mua cho vật liệu đầu kỳ + liệu trong kỳTrị giá

+Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:

Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tính bằngcông thức:

Trị giá Số lợng Đơn giá mua thực tếvật liệu = vật liệu x của vật liệuxuất kho xuất kho tồn đầu kỳ Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các DN mua vật liệu thờng xuyên có sự biếnđộng về giá cả, khối lợng và chủng loại vật liệu nhậpxuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán đểtính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho Giá hạchtoán là loại giá ổn định do DN tự xây dựng, giá nàykhông có tác dụng giao dịch với bên ngoài Việc nhập,xuất kho hàng ngàyđợc tực hiện theo giá hạch toán.Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kếtoán tổng hợp Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vậtliệu xuất kho, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tếvà giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H) Trị giá thực tế của Trị giá thựctế của

vật liệu còn đầu kỳ + vật liệunhập trong kỳ

Trị giá thực Trị giá hạch và giá hạch toáncủa vật

tế vật liệu = toán của vật liệu x liệu luânchuyển

xuất trong kỳ xuất trong kỳ trongkỳ

3 tổ chức Kế toán tăng giảm NGUYêN VậT LIệU trong dn:

3.1 Kế toán tổng hợp NVL:

3.1.1 Phơng pháp áp dụng:

Theo chế độ kế toán hiện hành, một DN có thể ápdụng một trong hai phơng pháp sau để hạch tóan NVL: Phơng pháp kê khai thờng xuyên: là việc nhập, xuất

vật liệu đợc thực hiện thờng xuyên liên tục căn cứ vàocác chứng từ nhập xuất kho để ghi vào tài khoản vậtliệu tơng ứng.

Để tính đợc trị giá vật liệu theo phơng pháp này phảitổng hợp các hoá đơn xuất kho trong kỳ hoặc tínhtheo các phơng pháp đã trình bày ở trên.

Ưu điểm của phơng pháp này là giám sát chặt chẽ tìnhhình tăng giảm vật t hàng hoá giá trị vật t tồn kho trênsổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểmnào trong kỳ kế toán.

Tuy nhiên do việc phản ánh thờng xuyên liên tục tìnhhình biến động tăng giảm vật liệu nên khối lợng hạchtoán nhiều và phức tạp.

 Phơng pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thờngxuyên, liên tục tình hình nhập ,xuất kho vật liệu ởtài khoản hàng tồn kho (152) Tài khoản này chỉphản ánh trị giá vật liệu tòn kho đầu kỳ và cuối kỳ.Hàng ngày việc nhập NVL đợc phản ánh ở tài khoản611-Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho theocông thức sau:

Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn Trịgiá vốn

thực tế vật = thực tế vật + thực tế vật thực tế vật

-liệu xuất -liệu tồn -liệu nhậpliệu tồn

kho đầu kỳ trong kỳcuối kỳ

Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản , giảm nhẹkhối lợng kế toán Nhng độ chính xác của giá trị vậtliệu không cao trong trờng hợp bị hao hụt Do đóphải tăng cờng công tác quản lý bến bãi kho tàngchặt chẽ và nghiêm nghặt.

3.1.2 Kế toán các trờng hợp tăng NVL.

NVL tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh muangoài , tự sản xuất ,gia công ,nhập liên doanh ,liên kết

Mọi trờng hợp tăng NVL phải có đầy đủ thủ tục chứngtừ để làm cơ sở cho việc ghi tăng vật liệu ở sổ kếtoán Các chứng từ bắt buộc :

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)

Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)

- Phiéu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT

Để phản ánh số hiện có và tình hình gia tăng ,giảmvật t kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:

(1) TK 151 –Hàng mua đang đi đờng – Tài khoản nàyphản ánh giá trị vật liệu doanh nghiệp đã mua ,đãthanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nh-ng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuốitháng trớc ,tháng này đã nhập kho

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này nh sau:- Bên nợ ghi :

+ Trị giá vật liệu đang đi đờng (hàng đã thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp)

+ Kết chuyển trị giá vật t đang đi đờng cuối thángtừ TK 611 sang (phơng pháp kiểm kê định kỳ)

phản ánh số hiện có và tình hình tăng ,giảm NVLtheo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế)

Kết cấu cơ bản của tài khoản này nh sau:- Bên nợ ghi :

+ Trị gía vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh gía lại + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn khocuối kỳ từ TK 611 sang (phơng pháp kiểm kê địnhkỳ)

- Bên có ghi:

+ Trị gía vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuấtdùng

+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại+ Kết chuyển trị vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳsang TK 611 (phơng pháp kiểm tra định kỳ)

- Số d nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn khocuối kỳ

Phơng pháp kế toán tăng giảm vật liệu theo ơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:

ph Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kếtoán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếunhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giámua cha có thuế GTGT đấu vào :

Nợ TK 152 - NVL

Có TK 111 -Tiền mặt

Có TK 331 -Phải trả ngời bán Có TK 141 - Tạm ứng

Các DN đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoáđơn thuế GTGT, phần thuế GTGT đợc khấu trừ – kếtoán ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấutrừ

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàngCác DN áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp, ghi giátrị vật t nhập kho theo giá trị thanh toán ghi trên hoáđơn.

- Nếu NVL về trớc, hoá đơn cha về trong tháng, DNđối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kểmnhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giátạmm tính để ghi sổ kế toán Khi hoá đơn về sẽđiều chỉnh theo trị giá thực tế.

- Trờng hợp vật t nhập khẩu, DN phải tính thuế nhậpkhẩu theo giá tại cửa khẩu ( giá CIF) và tính thuếGTGT phải nộp cho ngân sách Nhà Nớc Theo quyđịnh hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩuphải nộp theo từng lần nhập khẩu.

+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu – kếtoán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 – phải trả cho ngời bán

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộpnhà nớc

(3333 – thuế xuất nhậpkhẩu)

+Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu – kế toán ghi: Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộpnhà nớc

(3331 – thuế GTGT phảinộp)

+ Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT – kếtoán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đờng Có TK 111 – tiền mặt

Có TK 331 – Phải trả cho ngời bán

Sang tháng sau khi hàng về nhập kho hoặc đa ngayvào sử dụng:

Nợ TK 331 - phải trả cho ngời bán (hoặc TK111,112 )

Có TK 152 – NVL

Có TK 721 – Thu nhập bất thờng

Có TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ- Tăng NVL do DN tự sản xuất gia công, kế toán ghi: Nợ TK 152 – NVL

Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang

- Tăng NVL do nhận góp vốn liên doanh Nợ TK 152 – NVL

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

- Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụnghết nhập lại kho:

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuỷển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật t ,sản phẩm , hàng hoá (mẫu 08-

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh biênbả kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)

Kế toán giảm vật liẹu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên nh sau:

- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sảnphẩm , dịch vụ ,hoặc cho công tác quản lý doanhnghiệp , kế toán cần căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Để ghi chép kế toán nguyên vật liệu theo phơngpháp kiểm kê định kỳ , kế toán sử dụng TK 611 – Muahàng : Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hạngluân chuỷên trong tháng

Kết cấu cơ bản TK 611 nh sau : - Bên nợ ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho

+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từTK 152 sang

- Bên có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn khocuối kỳ sang TK 152 Tài khoản này không có số d vàgồm 2 tài khoản cấp 2

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

- Cuối kỳ tính trị giá vật t xuất kho phục vụ cho sảnxuất kinh doanh hoặc gửi bán:

Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí QLDN Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có TK 611 – Mua hàng

- Trị giá vật t kiểm kê cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK152

Nợ TK 152 – NVL

Có TK 611 – Mua hàng

3.2 Kế toán chi tiết NVL:

Kế toán chi tiết NVL phải đảm bảo các yêu cầusau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phậnkế toán ở DN

- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn khocủa từng loại nhóm thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vậtvà giá trị.

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơngứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toánchi tiết ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với sốliệu kế toán tổng hợp

- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày ,tuần kỳ theo yêu cầu quản trị hàng hoá tồn kho.

Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo mộttrong các phơng pháp sau:

3.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song :

- ở kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngàytình hình nhập xuất lu kho của từng danh điểm vậtliệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kếtoán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giaocho thủ kho ghi chép Thẻ kho đợc bảo quản tronghòm thẻ hay tủ nhiều ngăn ,trong đó thẻ kho đợc sắpxếp theo loại , nhóm , thứ của vật liệu đảm bảo dễtìm kiếm khi sử dụng

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập , xuất vật liệuthực tế phát sinh thủ kho thực hiện việc thu phát vậtliệu và ghi số lợng thực té nhập xuất.

Căn cứ vào các chứng từ nhập , xuất thủ kho ghi sốlợng thực tế nhập xuất vật liệu vào thẻ kho của vậtliệu có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trênthẻ kho , cuối ngày thủ kho ghi ra số lợng hàng lu khođể ghi vào cột ‘Tồn’ của thẻ kho Sau khi đợc sửdụng để ghi thẻ kho , các chứng từ ghi nhập xuất khođợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán - ở phòng kế toán:

Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viênkế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho,sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhậpxuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân kếtoán hàng tồn kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnhchứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho đểghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ đợc ghi mộtdòng Thẻ (sổ) chi tiết NVL đợc mở cho từng danhđiểm NVL tơng tự thẻ kho để ghi chép hàng ngàytình hình nhập, xuất lu kho theo chỉ tiêu số lợng vàchỉ tiêu thành tiền Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết đợc sửdụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầuquản trị hàng tồn kho.

Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chitiết NVL Sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ(sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảng kê, nhập

xuất lu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đốichiếu với kế toán tổng hợp hàng tồn kho.

- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

+ Ưu điểm: Đơn giản dễ làm dễ kiểm tra đối chiếu sốliệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khảnăng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồnkho

+ Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợpDN sử dụng nhiều chủng loại NVL) ghi chép trùng lặpchỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho

sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ songsong:

Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :Đối chiếu :

+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các DN có ítchủng loại NVL, khối lợng các NVL nhập, xuất ít phát sinhkhông thờng xuyên, trình độ nhân viên kế toán chacao.

3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nhphơng pháp ghi thẻ song song.

Sổ chitiết

Bảng tổng

Kế toán tổng

hợp

- ở phòng kế toán: Định kỳ sau nhận đợc các chứng từnhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm travà hoàn chỉnh chứng từ Sau đó thực hiện tập hợp cácchứng từ nhập, xuất theo từng NVL (có thể lập bảng kênhập, xuất NVL để thuận lợi cho việc theo dõi và ghisổ đối chiếu luân chuyển)

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả nămvà đợc ghi vào cuối mỗi tháng, sổ đợc dùng để ghichép tình hình nhập- xuất, lu kho của từng NVL cả vềchỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Mỗi thứ NVL đợcghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổđối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếusố liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

- Ưu nhợc điểm và phạmvi áp dụng:

+ Ưu điểm: Với phơng pháp này khối lợng ghi chép cógiảm bớt so với phơng pháp ghi thẻ song song.

+ Nhợc điểm: Vẫn trùng lặp chiêu tiêu số lợng giữa ghichép của thủ kho và kế toán.

Nếu khong lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắpxếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đốichiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn.

Việc kiểm tra đối chiếu chỉ đợc tiến hành vào cuốitháng vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ choquản trị hàng tồn kho thì các DN không nên sử dụngphơng pháp này.

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếuluân chuyển:

Bảng kê chứng từ nhập

Bảng kê chứng từ

Sổ đốichiếu luân

Kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :Đối chiếu :

3.2.3 Phơng pháp sổ số d:

- ở kho:

Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2 ơng pháp trên thì thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghichép số lu kho cuối tháng của từng thứ NVL theo chỉtiêu số lợng.

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm.Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghisố lợng NVL trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho.

- ở phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm traviệc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhậnchứng từ nhập, xuất kho Tại phòng kế toán, nhânviên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứngtừ Sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồnkho theo nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cộtthành tiền của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thànhtiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL theotừng nhóm, loại hàng đợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhậpvà bảng kê luỹ kế xuất NVL.

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho(nếu các kho đợc chuyên môn hoá) Vào cuối tháng saukhi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế toántính giá hạch toán của hàng lu kho để ghi vào sổ số dcột thành tiền Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệutrên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu cột “lu khocuối tháng” của nhóm, loại vật liệu tơng ứng trên bảngtổng hợp nhập xuất lu kho cùng kỳ.

- Ưu nhợc điểm và phạm vi áp dụng:+ Ưu điểm:

Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghichỉ tiêu thành tiền của NVL theo nhóm và theo loại.

Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyênviệc bảo quản hàng trong kho.

+ Nhợc điểm:

Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền củanhóm và loại hàng tồn kho, vì vậy để có thông tin vềtình hình nhập, xuất hiện còn thứ vật liệu nào đóphải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.

Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sựkhông khớp đúng giữa số liệu trên sổ số d với số liệu t-ơng ứng trên bảng kê nhập, xuất lu kho thì việc tìmkiếm tra cứu sẽ rất phức tạp.

+ Điều kiện áp dụng:

Nên áp dụng DN sử dụng nhiều chủng loại vật liệu, sửdụng giá hạch toán, trình độ chuyên môn của kế toánvà thủ kho cao.

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d:

Ghi hàng ngày :

Bản giaonhận chứng

Bản giaonhận chứng

Sổ số d

Bảng luỹ kế

nhập-xuất-tổng hợpKế toán

Đối chiếu :

3.3 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại NVL:

Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung vàkiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phơng kế toáncha phản ánh đợc Thông qua kiểm kê, DN nắm đợcthực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngănngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t có biện pháp xử lýkịp thời những hiện tợng tiêu cực nhằm quản tốt NVL Đánh giá lại NVL thờng đợc thực hiện trong trờng hợpđem vật t đi góp vốn liên doanh và trong trờng hợp NhàNớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sựbiến động về giá cả.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thựchiện theo phạm vi toàn DN hay từng bộ phận, đơn vị,kiểm kê định kỳ hay bất thờng Khi kiểm DN phảithành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê Hội đồng hoặcBan kiểm kê phải có thành phầnđại diện lãnh đạo,những ngời chịu trách nhiệm vật chất về bảo quảnNVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên DN khi kiểmkê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lậpbiên bản kiểm kê (mẫu 08- VT)xác định chênh lệchgiữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kếtoán, trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.

Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê vàđánh giá lại vật liệu theo phơng pháp kê khai th-ờng xuyên nh sau:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu, trờng hợp pháthiện thừa cha rõ nguyên nhân:

Nợ TK 152 – NVL

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác(3381)

- Trờng hợp thiếu vật liệu cha rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) Có TK 152 – NVL

- Trờng hợp kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu ngời chịutrách nhiệm vật chất phải bồi thờng:

Nợ TK 138 - Phải thu khác Nợ TK 334 – Phải trả CNV Có TK 152

- Khi kiểm nhận vật t mua về nhập kho, nếu số kiểmnhận thực tế lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ghi trên hoáđơn Hội đồng hoặc Ban kiểm nhận phải lập biênbản kiểm nghiệm và xác định nguyên nhân cụ thểđể ghi sổ kế toán.

+ Nếu thừa với khối lợng lớn do bên bán giao nhầm kếtoán phải ghi vào TK 002 – Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ,gia công hộ và phải có trách nhiệm báo cho bên bánbiết để sử lý Trong quá trình này DN phải có tráchnhiệm bảo quản số vật liệu đó.

+ Nếu thừa hoặc thiếu với khối lợng ít do tính chất ơng phẩm của vật liệu gây nên, kế toán phản ánhtrong sổ kế toán giống nh các trờng hợp thừa thiếu khikiểm kê đã trình bày ở trên.

th Trờng hợp đánh giá lại vật t, DN phải thành lập Hộiđồng hoặc Ban đánh giá lại.

Căn cứ vào biên bản đánh giá lại vật t kế toán ghi:

+ Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phầnchênh lệch đợc ghi vào bên Có TK 412 –Chênh lệch dođánh giá lại tài sản

4_ Hệ thống sổ sách sử dụng để hạch toánnguyên vật liệu:

4.1_Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhậtký sổ cái:

Sơ đồ:

4.2 Đối với DN áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ :

Sổ quỹ

Chứngtừ gốc

Bảng tổng hợp

chứng

NK SC

Báocáo TC

Sổ thẻ,kế toánchi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết

Sổ quỹ

Chứng từkế toán

Sổ đăng

Bảng tổng hợp chứng từ

kế toánChứng

từ ghisổ

Sổ

Sổ, thẻkế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp

4.3/ Đối với DN áp dụng hình thức nhật ký chung

Ghihàng ngày:

Ghi cuối tháng:Đối chiếu kiểm tra:4.4 DN áp dụng hình thức NK chứng từ

Bảng cânđối TK

Báo cáoChứng

từ gốc

Sổ NKchung

Sổ cái

Bảng cânđối sổphát sinh

Bảng tổng hợp

chi tiếtSổ, thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tàichính

Chứng từgốc và các

bản phân

Bảng Sổ, thẻ kếtoán

Ghi hàngngày:

Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra:

Phần II

Thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hìnhquản lý sử dụng NVL ở công ty bánh kẹo hải hà1 khái quát chung về công ty:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của côngty:

Công ty bánh kẹo Hải Hà tiền thân là nhà máy bánhkẹo Hải Châu đợc hai tỉnh Thợng Hải và QuảngChâu(Trung Quốc) giúp đỡ xây dựng và thành lập ngày02/09/65 Là đơn vị thuộc tổng công ty Mía Đờng I -Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn.

Công ty bánh kẹo Hải Châu là một pháp nhânkinh tế đầy đủ, hoạt động trên cơ sở vốn của công tyvà vốn nhà nớc cấp, hạch toán kinh doanh độc lập, có tàikhoản tại ngân hàng, có con dấu riêng và chịu tráchnhiệm với cấp trên và với nhà nớc.

Công ty có trụ sở đặt tại đờng Minh Khai – QuậnHai Bà Trng – Hà Nội.

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh bao gồm(Theo giấyphép kinh doanh ngày 29/09/94):

- Kinh doanh các sản phẩm bánh kẹo.- Kinh doanh mì ăn liền.

- Kinh doanh bột gia vị.

- Kinh doanh các sản phẩm nớc uống có cồn và không

Nhật kýchứng từSổ cáiBáo cáo tài chính

Bảngtổng hợp

chi tiết

- Xuất nhập khẩu trực tiếp với nớc ngoài những mặt màcông ty kinh doanh.

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và công tác kếtoán ở công ty:

Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh củađơn vị là một DN sản xuất có quy mô vừa, số lợng vàchủng loại mặt hàng đa dạng địa bàn sản xuất tậptrung, các phân xởng ở gần nhau và gần với phòng kếtoán Do đó hiện nay Công ty đang áp dụng hình thứctổ chức kế toán tập trung tại phòng tài vụ.

Tại các phân xởng chỉ có các nhân viên thống kêlàm nhiệm vụ hớng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu,thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng Tàivụ Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiệnthuận lợi cho phòng Tài vụ chỉ đạo nghiệp vụ, phát đầyđủ vai trò, chức năng của kế toán, tạo điều kiệnchuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ củanhân viên kế toán, đảm bảo sự giám sát tập trung củakế toán trởng đối với việc quản lý các hoạt động kếtoán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng, bantoàn Công ty.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán côngnợ Kế

toán TSCĐ

Kế toán thanh toán và tiền mặt

Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Kế

toán tiền lơngvà ngân sách

Kế toán giá thành

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹKế

toán theodõi tìnhhình tiêu thụ của Kế

toán vật liệu

Kế toántrởng