phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

 Vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản p

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu

Bất cứ doanh nghiệp nào,muốn sản xuất phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động, Đối tượng lao động, Sức lao động

Theo C.Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng đó trở thành nguyên vật liệu Đồng thời C.Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu Ví dụ như cây trên rừng không phải là nguyên vật liệu nhưng cây đã qua chế biến thành gỗ thì lại là nguyên vật liệu cho ngành công nghiệp chế biến gỗ

1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng

Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng và có ảnh hưởng đến công tác

kế toán trong doanh nghiệp đó Xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác, bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn Vây khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí Hơn nữa sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất thì vận động từ nơi này sang nơi khác Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt mất mát do điều kiện khách quan

và chủ quan của doanh nghiệp

1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu:

Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu còn được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm, dự trữ, bảo quản và sử dụng

Ở khâu mua hàng cần phải quản lý thực hiên kế hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, quy cách, phẩm chất chủng loại giá mua, chi phí mua như đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tài sản

Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ góp phần quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho đơn vị

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

 Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép,…; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính la đường, nha, bột,… Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác… Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích gia công chế biến được coi

là nguyên vật liệu chính, ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải

 Vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

nó không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho qua trình sản xuất được thực hiện bình thường, ví dụ như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, xà phòng, …

 Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, và thể khí Ví dụ: xăng, dầu, than, củi, gas,…

 Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…

 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được

sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng

để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

 Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định

Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

 Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn

 Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,…

 Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất Cách phân loại này là căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là

cơ sở xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho

 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:

 Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng,

bộ phận quản lý doanh nghiệp

 Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

 Nhượng bán ;

 Đem góp vốn liên doanh;

 Đem quyên, tặng

1.2.2 Nguyên tắc đánh giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu

1.2.2.1 Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền

tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định theo những nguyên tắc nhất định

 Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số

149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được" Trong đó:

 Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi

5phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

 Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế

1.2.2.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu

Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành thì phương pháp đánh giá

nguyên vật liệu là theo giá vốn thực tế

 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau

 Đối với vật liệu mua ngoài:

+ Chi phí thu mua +

Các khoản thuế không được hoàn lại

-CKTM, Giảm giá hàng mua

Trong đó:

 Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM

 Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Chi phíthuê ngoàiGCCB

+

Chi phívận chuyển(nếu có)

 Đối với vật liệu tự chế:

Giá thực tế

của VL tự chế =

Giá thànhsản xuất VL +

Chi phí vận chuyển (nếu có)

 Đối với vật liệu được cấp:

Giá thực tế

của VL được cấp =

Giá theo biên bản giao nhận

 Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế của vật liệu

nhận góp vốn liên doanh =

Giá trị vốn góp

do hđld đánh giá

 Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ:

Giá thực tế của vật liệu

được biếu tặng, viện trợ =

Giá thị trườngtại thời điểm nhận

 Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất:

Giá thực tế của

phế liệu thu hồi =

Giá có thể sử dụng lạihoặc giá có thể bán

 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều

7kiện kho tàng của doanh nghiệp Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho:

- Phương pháp giá thực tế đích danh

- Phương pháp bình quân

- Phương pháp nhập trước xuất trước

- Phương pháp nhập sau xuất trước

Ngoài ra trên thực tế còn có phương pháp giá hạch toán (phương pháp

hệ số giá), phương pháp xác định trị giá tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối Tuy nhiên khi xuất kho kế toán tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán

 Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này, vật tư xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được

Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại

phù hợp với doanh thu hiện tại

Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường

xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp

 Phương pháp bình quân:

Theo phương pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lượng vật liệu xuất nhân với đơn giá bình quân Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phương pháp sau:

 Phương pháp Bình quân cuối kỳ trước:

Đơn giá bình quân

cuối kỳ trước

= Trị giá vật tư tồn đầu kỳ

Số lượng vật tư tồn đầu kỳ

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế

toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động

giá cả nguyên vật liệu Trường hợp giá cả thị trường nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác

 Phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá trị thực tế NVL + Giá trị thực tế NVLĐơn giá bình tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

quân gia quyền =

cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL nhập kho trước khi nhập kho kho của từng lần nhập Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật

liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư

Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ

hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác

 Phương pháp Bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng vật liệu xuất để tính giá vật liệu xuất

Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

9sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư

và số lần nhập của mỗi loại không nhiều

Ưu điểm: Phương pháp này cho giá vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh

kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn

Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những

doanh nghiệp sử dụng kế toán máy

 Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):

Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá của từng lần nhập và giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất kho trước Như vậy, hàng tồn kho cuối kỳ được nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ Với giả định như vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của những lần xuất đầu tiên trong kỳ

Ưu điểm: Cho phép xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng lẫn xuất,

vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ được xác đình theo đơn giá của những lần nhập sau cùng nên giá trị hàng tồn kho là phù hợp với thực tế

Nhược điểm: Khối lượng tính toán phức tạp, sử dụng đơn giá ở quá khứ để

xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho ở hiện tại nên không phù hợp giữa doanh thu và chi phí

Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát, và áp

dụng đối với những

doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

 Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO):

Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn giá của lần nhập sau

Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại

Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế

Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp

giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó

Điều kiện áp dụng: Phương pháp này cũng được áp dụng đối với các doanh

nghiệp ít danh điểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ giảm phát

1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và chứng từ kế toán sử dụng:

1.3.1 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị lẫn hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp

Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất

Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

1.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng

Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp sản xuất Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành

11Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành đối với doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 thì chứng từ

đó gồm:

 Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)

 Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT)

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03- VT )

 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT)

 Hoá đơn GTGT

 Hoá đơn bán hàng

 Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 – BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định củaNhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)

 Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT)

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT )

Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân

chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan

1.4 Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu

1.4.1 Thủ tục nhập nguyên vật liệu

Bổn phận cung cấp nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng Khi hàng

về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận

và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập ”biên bản kiểm nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm

thủ tục nhập kho Thủ tục nhập kho sau khi cân đo đong đếm sẽ ghi số lượng thực nhập và tồn của từng nguyên vật liệu vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản Hàng ngày, định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

1.4.2 Thủ tục xuất nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu viết phiếu xin lĩnh nguyên vật liệu Căn cứ vào phiếu xin nguyên vật liệu bộ phận cung cấp viết phiếu xuất kho trình lên giám đốc duyệt Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu Sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán

1.5 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, bãi,

Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp

kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:

 Phương pháp thẻ song song

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

 Phương pháp sổ số dư

 Phương pháp ghi thẻ song song:

Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ

kho theo số lượng, cuối tháng tính số tồn kho trên thẻ kho Sau khi ghi vào thẻ kho các chứng từ kế toán được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng

từ và vào sổ chi tiết vật liệu

Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ

song song

Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối

chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số

lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian

Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác

kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn

kho nguyên vật liệu về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu

theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ

đối chiếu luân chuyển

Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song

song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp

Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công

việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp

có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

 Phương pháp sổ số dư:

Tại kho: ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn

kho nguyên vật liệu về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật

tư tồn kho và sử dụng cho cả năm Hàng tháng vào ngày cuối tháng của từng

thứ vật liệu thể hiện trên thẻ kho để ghi Sau khi song thì chuyển số dư về phòng kế toán.

Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ

kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ

số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư:

Sơ đồ 1.3

Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều

công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ

Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc

kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót

Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh

điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao

1.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đói tượng kế toán dạng tổng quát

Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ

1.6.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX ):

 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX):

Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn đối với từng thứ hàng hoá trên tài khoản hàng tồn kho trên cơ sở các chứng từ về nhập xuất

Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ vào các chứng từ xuất kho trực tiếp Sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất

kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Ưu điểm là có độ chính xác cao, biết được tình hình hiện có của nguyên vật liệu Còn hạn chế là khối lượng công việc lớn, mất nhiều thời gian

 Các tài khoản sử dụng chủ yếu

- TK 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế Tài khoản có thể mở thành tài khoản cấp 2, cấp 3 - để chi tiết cho từng loại, thứ, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ” : Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán bằng tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đi đường cuối tháng trước tháng này

đã nhập kho

- TK 133 “ Thuế GTGT”

- TK 331: “Phải trả người bán”: Kế toán sử dụng tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà bán vật tư, hàng hoá ,nguồn cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả ho người nhận thầu xây lắp chính phụ

- TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 241, TK 627, TK 642,…

 Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:

 Hệ thống chứng từ sử dụng:

Nguyên nhân tăng nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, tự sản xuất, liên doanh, phát hiện thừa

Mọi trường hợp tăng nguyên vật liệu phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ

để làm cơ sở cho việc khi tăng nguyên vật liệu trong sổ kế toán Các chứng từ ghi tăng nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc như sau:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư,

- Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN:

19Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT).

 Phương pháp hạch toán

 Tăng do mua ngoài:

* Trường hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:

- Nếu mua hàng trong nước

Nợ TK 152 (giá mua thực tế)

Nợ TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 113 (tổng giá thanh toán)

- Mua hàng nhập khẩu

+ Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Kế toán phản ánh giá trị vật liệu nhập khẩu phải nộp chi phí thu mua vận chuyển

Nợ TK 152 : theo giá thực tế

Có TK 111, 112, 331 : Số tiền đã trả, phải trả cho người bán với chi phí vận chuyển, bốc dỡ

Có TK 333 : Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)

Có TK 413 : chênh lệch tỷ giá (chênh lệch tỷ giá tăng) + Nếu chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào bên nợ TK 413 TGTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hoá và thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 133

Có TK 333 (33313)- Thuế GTGT hàng nhập khẩu

+ Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dung cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không chịu đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu TGTGT theo

phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự

án, văn hoá, phúc lợi được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị vật liệu

* Trường hợp 2: Vật tư về trước, hoá đơn về sau

Khi vật tư về làm thủ tục nhập kho, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàng chưa có hoá đơn

+ Nếu trong kỳ hoá đơn về: hạch toán như trường hợp 1

+ Cuối kỳ hoá đơn chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 : Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính

* Trường hợp 3 : Hoá đơn về trước, vật tư về sau:

Khi hoá đơn về lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường

+ Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1

+ Cuối kỳ vật tư chưa về, kế toán ghi:

 Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên có liên quan biết để cùng xử lý.Tuỳ từng trường hợp kế toán ghi sổ sau:

+ Nếu nhập kho toàn bộ số hàng

Nợ TK 152: trị giá toàn bộ số hàng

Nợ TK 133 :Thuế GTGT tính theo hoá đơn

Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT + Nếu trả lại người bán số hàng thừa

Nợ TK 338( 3381): trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152: trả lái số hàng thừa+ Nếu đồng ý mua lại số hàng thừa

Nợ TK 338( 3381) : trị giá số hàng thừa đã xử lý

Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT của số hàng thừa (nếu có)

Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa + Nếu hàng không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã được xữ lý

Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân

 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ ghi số hàng thực nhân, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng thông báo cho bên bán biết kế toán ghi sổ như sau:

Nợ TK 152: trị giá số hàng thực nhận (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn (Nếu có)

Nợ TK 138 (1381): trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

Khi xử lý căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các TK có liên quan:

+ Nếu người bán giao tiếp sổ thiếu

Nợ TK 152: Sổ thiếu do người bán giao

Có TK 138 (1381) :số thiếu được xử lý + Nếu người bán hàng không còn hàng

Nợ TK 331: ghi giảm số tiền trả cho người bán

Có TK 138( 1381): xử lý do thiếu

Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu

+ Nếu có nhận làm mất phải bồi thường

Nợ TK 138 (1381), 334: cá nhân bồi thường

Có TK 138 ( 1381): xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu

+ Nếu số hàng thiếu không xác định được nguyên nhân

Nợ TK 632: Các khoản mất mát, hao hụt của vật liệu, sau khi trừ

đi phân bồi thường của cá nhân hoặc tập thể

Có TK 138 (1381): xử lý sổ thiếu

 Trường hợp kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng

Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại cho người bán Khi xuất kho giao hàng cho chủ hàng hoặc số được giảm giá

Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán

Có TK 152,153: số được giảm giá hoặc trả lại

 Tặng vật liệu do được nhận trợ cấp biếu tặng:

Nợ TK 152: giá trị hợp lý ban đậu

Có TK 411: giá trị hợp lý ban đầu

 Tăng vật liệu do thu hồi vốn góp liên doanh:

Nợ TK 152:theo giá thực tế

 Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu.

 Hệ thống chứng từ sử dụng:

Chứng từ bắt buộc:

+ Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH)

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn khác

 Phương pháp hạch toán

 Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận:

Nợ TK 621, 627, 641, 642 Theo giá

Có TK 152 trị xuất

 Xuất góp liên doanh: Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá tài sản:

Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mượn

Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh

Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng

Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu

Có TK 152: nguyên vật liệu giảm

Sơ đồ 1.4 : Quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau:

1.6.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ.

Là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn vật tư mà chỉ theo dõi phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối

kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

Cách tính toán và hạch toán tri giá thực tế xuất kho, không hạch toán thường xuyên và không căn cứ vào chứng từ xuất kho, chỉ xác định mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở kết quả kiểm kê thực tế

Trị giá vật tư mua vào trong kỳ được tính theo công thức sau:

 Chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng các chứng từ bắt buộc như sau

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 08- VT)

+ Phiếu mua hàng (Mẫu 13- BH)

Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ khác

 Các tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 611, TK 151, TK 152, TK 153,

- TK 611: “mua hàng”: Dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu, CCDC hàng hoá mua vào trong kỳ

- TK 152: “nguyên vật liệu”: Dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

- TK 151: “hàng mua đang đi trên đường”: Dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường

Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ+

Trị giá thực

tế vật liệu tồn cuối kỳ

-Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, Các tài khoản này cũng giống như ở phương pháp kê khai thường xuyên.

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY

DỰNG HÀ NỘI

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Sản xuất,

Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội

Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội

Tên giao dịch bằng tiếng Anh: MIMEXCONS

Trụ sở giao dịch: số 389 Kim Ngưu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Mã số thuế: 0100520468

Điện thoại: 04.6366689

Fax: 04.8211874

Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội

tiền thân là Công ty Sản xuất, Dịch vụ xuất nhập khẩu và Xây dựng, được thành lập theo giấy phép thành lập Công ty số 3367 GP/TLDN ngày 13/01/1998 của UBND thành phố Hà Nội và giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 054022 ngày 20/01/1998 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp.Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng

Từ ngày đầu thành lập, trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 1A Phố Vọng, đồng thời công ty có hai trung tâm trực thuộc, cụ thể:

Trung tâm điện tử và thiết bị viễn thông

Địa chỉ: 1A Phố Huế

Trung tâm điện lạnh

Địa chỉ: 5C Quang Trung

Sau ba năm đi vào hoạt động, Công ty đã có những biến chuyển đáng

kể, các chủng loại mặt hàng sản xuất, kinh doanh đã tăng so với trước Bên cạnh đó, do nhu cầu của thị trường ngày càng mở rộng, đồng thời công ty đã thiết lập được một mạng lưới rộng khắp, do đó từ đầu năm 2001 Công ty đã chuyển trụ sở chính về số 22 Lê Đại Hành, Quận Hai Ba Trưng, Hà Nội và

mở rộng them các trung tâm cửa hàng trực thuộc bao gồm:

 Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm máy điều hòa nhiệt độ

Địa chỉ: 198 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội

 Trung tâm sửa chữa và dịch vụ bảo hành các sản phẩm điện tử, tin học văn phòng

Địa chỉ: 51A Đại Cồ Việt, hai Bà Trưng, Hà Nội

 Trung tâm điện tử và thiết bị viễn thông

Địa chỉ: 24 Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội

 Trung tâm máy tính thiết bị văn phòng và viễn thông

Địa chỉ: 480 Phan Bội Châu, Hoàn Kiếm, Hà Nội

 Cửa hàng bán vật liệu xây dựng

Địa chỉ: 1A PhốVọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế cả nước, Công ty cũng liên tục mở rộng quy mô sản xuất và thị trường kinh doanh của mình, năm 2005 vừa qua công ty đã bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh có thế mạnh trong nền kinh tế Đến đầu năm 2005, do quy mô tăng, lĩnh vực hoạt đọng ngày một mở rộng nên công ty đã chuyển trụ sở chính về số 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hiện nay, Công ty đang có hướng phát triển sang các lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là chế biến thép nhập khẩu thành sản phẩm hoàn thiện và thiết lập chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh

Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn tuân thủ mọi quy định của Nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân

35viên trong Công ty, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ kế toán và hoàn thành mọi nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước

Hiện nay Công ty đang xây dựng nhiều dự án để tiếp tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu mới của nền kinh tế, đóng góp ngày càng tích cực vào sự phát triển chung của đất nước

2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:

2.2.1 Lĩnh vực hoạt động của Công ty

Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp vừa sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh thương mại nhưng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu nên tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức các trung tâm vệ tinh, cửa hàng giới thiệu sản phẩm; do đó thiết lập một mạng lưới bán hàng rộng khắp cả nước

Nội dung hoạt động của công ty bao gồm:

 Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

 Xây dựng cầu, đường bộ

 Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, vật liệu xây dựng

 Xây dựng các công trình thuỷ điện thuỷ lợi,xây dựng cơ sở hạ tầng

 Lắp đặt điện nước, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị điện, điện tử, các mặt hàng vật tư kim khí chuyên dùng

 Các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật

Trong đó, hoạt động sản xuất các mặt hàng cơ khí của Công ty diễn ra rất ít, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là chuyên thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước

Trong lĩnh vực xây dựng, Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu

và Xây dựng Hà Nội hoạt động với chức năng là xây dựng cơ bản, do đó quy trình hoạt động chủ yếu gắn liền với công trình, từng hạng mục công trình

2.2.2 Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của Công ty:

Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau:

Nhưng đối với Công ty cổ phần sản xuất, Xuât nhập khẩu và xây dựng

Hà Nội qui trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập

kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành

Tóm lại, quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6 : Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất,

xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội

2.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội tính đến năm 2008 có 152 cán bộ công nhân viên, trong đó cán bộ quản lý chiếm

30 người

Trong Công ty giữa các phòng ban, trung tâm và Ban giám đốc có mối quan hệ chặt chẽ, ăn khớp, phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu phân cấp, thực hiện chế độ một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất

nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội

Tiếp thị đấu

thầu

Kí kết hợp đồng

Lập kế hoạch sản xuất

công Bàn giao nghiệm

thu công trình

Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng, các trung tâm trực thuộc.

 Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc

 Giám đốc là người đứng đầu Công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty

 Phó Giám đốc là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty và được ủy quyền của giám đốc phụ trách, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác

 Các phòng ban chức năng: là các bộ phận có chức năng nhiệm vụ nhất định

và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh, đều chịu sự quản lý của Ban giám đốc và hướng tới mục tiêu chung của Công ty

là tìm chỗ đứng cho chính mình trên thị trường trường trong nước và Quốc tế.Công ty có bốn phòng chức năng và hai ban chức năng

 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập

Các trung tâm

Phòng kế

hoạch kỹ thuật

Ban quản

lý dự án

Ban vật tư thiết bị

39khẩu, mở rộng quan hệ thương mại và các đối tác trong và ngoài nước Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương phù hợp, hiệu quả trong ký kết, đàm phán thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa.

 Phòng tổ chức hành chính quản lý các mặt về tổ chức hành chính như quản

lý cán bộ, tổ chức nhân sự, tuyển dụng lao động, chế độ chính sách, quản trị hành chính

 Phòng Tài chính - Kế toán: Theo dõi giám sát hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả đồng vốn

 Phòng Kế hoạch Kỹ thuật: có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý kỹ thuật công trình thi công Ngoài ra còn theo dõi về giá, các định mức về giá, lưu trữ, cập nhật các thay đổi về văn bản chính sách mới ban hành, làm hồ sơ đấu thầu các công trình thuộc chuyên môn của công ty Thiết kế, tổ chức thi công, nghiên cứu đề ra các giải pháp công nghệ mới, chịu trách nhiệm quản lý quy trình quy phạm, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh

 Ban quản lý dự án: thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các công trình của công ty, các hồ sơ hoàn thành, nghiệm thu công trình, lập hồ sơ đấu thầu các công trình thi công

 Ban vật tư thiết bị: Thực hiện chức năng kiểm tra kiểm soát và đáp ứng nhu cầu về vật liệu xây dựng cho các công trình, tổ chức xưởng sản xuất bê tông và đội thiết bị thi công cơ giới để phục vụ lưu động cho các công trình

 Các trung tâm trực thuộc: kinh doanh các loại vật tư hàng hóa theo giấy phép của công ty, xúc tiến và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong nước và ngoài nước, thực hiện các kế hoạch kinh doanh do công ty giao, ngoài ra

trung tâm còn có mối quan hệ với khách hàng về việc tiêu thụ và kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa của công ty.

2.2.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty.

2.2.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Công ty cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một đơn vị có quy mô vừa, hoạt động trên địa bàn tập trung Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước Vì vậy, công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty

Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình tập trung, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng tài chính – kế toán Ở các trung tâm kế không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kì gửi về phòng kế toán của công ty

Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán thựchiện kiểm tra phân loại chứng từ, hoàn chỉnh và ghi chép vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết Hệ thống hóa số liệu, cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và ra các quyết định kịp thời

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội được bố trí theo bảng sau:

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán