Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

Đề tài “Chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai” được hoàn thành với mục tiêu nhằm góp phần nâng cao chất lượng văn bản hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai trong hoạt động quản lý công, đáp ứng với yêu cầu của công cuộc xây dựng và phát triển đất nước nói chung và tỉnh Lào Cai nói riêng trong tình hình mới.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Hà

Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Văn Hậu

Phản biện 2: TS Nguyễn Bùi Nam

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia

Địa điểm: Phòng nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học viện Hành chính Quốc gia

Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP Hà Nội

Thời gian: vào hồi giờ phút ngày tháng năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nước, của một quốc gia dân tộc Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc Mặt khác, văn bản hành chính còn thể hiện là kết quả, sản phẩm đầu ra của quá trình quản lý

Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản hành chính nhà nước, từ trước tới nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác này

như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật tổ chức chính quyền địa

phương, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành,… đã được ban hành

nhằm giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính được thống nhất trong cả nước, đảm bảo cho văn bản hành chính ban hành có chất lượng

và thực thi được trên thực tế, đồng thời, có cơ sở pháp lý cho việc quản lý về công tác văn bản hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung ương xuống địa phương ở nước ta trong giai đoạn hiện nay

Thành phố Lào Cai - Mảnh đất kiên trung nơi địa đầu phía Bắc Tổ quốc - Vùng đất giàu tiềm năng phát triển kinh tế thương mại, dịch vụ du lịch và tiểu thủ công nghiệp Thành phố có cửa khẩu quốc gia, quốc tế, có vị trí quan trọng trên tuyến hành lang kinh tế Côn Minh - Lào Cai - Hà Nội - Hải Phòng Thành phố có tổng diện tích tự nhiên 221 km2, 17 đơn vị hành chính (12 phường, 5 xã), dân số trên 10 vạn người, thuộc 25 dân tộc Với nhiều đặc điểm riêng biệt là vùng đất có cửa khẩu, du lịch và khoáng sản,… do vậy số lượng văn bản hành chính nhà nước ban hành hàng năm rất lớn Cũng giống như thực trạng chung của toàn quốc thì chất lượng văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai vẫn chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một

số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phương, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, vẫn còn sai sót về nội dung

Từ những lý do nêu trên, tác giả chọn đề tài “Chất lượng văn bản hành

chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai” làm luận văn chuyên

ngành quản lý công với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng văn bản hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai trong hoạt động quản lý công, đáp ứng với yêu cầu của công cuộc xây dựng và phát triển đất nước nói chung

và tỉnh Lào Cai nói riêng trong tình hình mới

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong những năm gần đây có nhiều công trình nghiên cứu, sách, giáo trình, sách chuyên khảo, các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ nghiên cứu về văn bản hành chính nhà nước được công bố trên nhiều diễn đàn khác nhau từ trung ương đến địa phương, có thể liệt kê một số công trình tiêu biểu

Bên cạnh, sách, giáo trình còn có nhiều đề tài khoa học, luận văn cao học nghiên cứu về vấn đề này như:

- Nguyễn Thị Minh (2016) “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại

Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” luận văn thạc sỹ Quản lý công, Học viện

Hành chính Quốc gia

- Nguyễn Quốc Hoàn (2015), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản

quản lý nhà nước của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia

- Đặng Anh Minh (2013) “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành

chính tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương”Luận văn Thạc sĩ Quản lý

Hành chính công, Học viện Hành chính

- Nguyễn Nữ Phương Thảo (2013) “Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân qua thực tiễn tỉnh Phú Thọ” Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính

Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên đây, chủ yếu đi vào nghiên cứu quy trình ban hành văn bản; đánh giá chất lượng ban hành và quản lý văn bản

của các cơ quan hành chính nhà nước ở nhiều địa phương khác nhau, chưa có công trình nghiên cứu một cách có hệ thống và toàn diện về hoàn thiện hệ thống văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai

3 Mục đích và nhiệm vụ của nghiên cứu

3.1 Mục đích

Nghiên cứu lý luận và thực tiễn chất lượng văn bản hành chính, trên cơ sở

đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng của văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

- Định hướng và giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng văn bản hành chính nhà nước tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Chất lượng văn bản hành chính nhà nước của UBND thành phố Lào Cai,

tỉnh Lào Cai

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: nghiên cứu chất lượng văn bản hành chính của Ủy

ban nhân dân thành phố Lào Cai (tức chỉ văn bản của các phòng ban chuyên môn của thành phố, văn bản của UBND thành phố ban hành)

Phạm vi thời gian: nghiên cứu chất lượng văn bản hành chính của UBND

thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017

Phạm vi nội dung: nghiên cứu văn bản hành chính thông thường

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1 Phương pháp luận

Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin về Nhà nước và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng

và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới;

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng một

số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp thu thập số liệu từ tham khảo tài liệu

Phương pháp này là dựa trên nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp thu thập được từ những tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở dẫn chứng, chứng minh vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

- Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp

- Luận văn có thể làm tư liệu cho các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng trên địa bàn tỉnh Lào Cai tham khảo

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và phần Phụ lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm:

Chương 1 Cơ sở lý luận về chất lượng văn bản hành chính

Chương 2 Thực trạng chất lượng văn bản hành chính tại ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

Chương 3 Định hướng và giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng văn bản hành chính nhà nước tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Những vấn đề chung về văn bản hành chính

1.1.1 Một số khái niệm về văn bản

1.1.1.1 Khái niệm về văn bản

Về mặt hình thức: văn bản được thể hiện bằng ngôn ngữ (ký hiệu) nhất định, phổ biến nhất là chữ viết, được gắn với một vật mang tin nhất định Về mặt nội dung: văn bản chứa đựng, truyền đạt thông tin nhất định, có tính mục đích, giá trị thông tin sẽ quyết định giá trị nội dung của văn bản

Trên thực tế, tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội mà mỗi một loại văn bản có hình thức và nội dung thể hiện khác nhau như: văn bản ghi

âm, văn bản ghi hình, văn bản nghệ thuật, văn bản quản lý

1.1.1.2 Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, ăn bản quản lí

nhà nước là nh ng quyết định và thông tin quản lí thành văn được văn bản

h a do các cơ quan quản lí nhà nước ban hành th o th m quyền, trình t , thủ

t c, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành b ng nh ng biện pháp khác nhau nh m điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước ho c

gi a các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr 9]

1.1.1.3 Khái niệm về văn bản hành chính

ăn bản hành chính là là nh ng văn bản do các cơ quan, tổ chức c th m quyền ban hành th o trình t , hình thức nhất định nh m giải quyết công việc thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Là phương tiện không

thể thiếu được trong các hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức

Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

1.1.2 Chức năng của văn bản hành chính

1.1.2.1 Chức năng thông tin

Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý ) của chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội) Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó

1.1.2.2 Chức năng pháp lý

Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy Do vậy, các văn bản quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước Chức năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:

- Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ

về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác

- Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan

1.1.2.4 Chức năng văn h a - xã hội

- Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm của quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa

1.1.2.5 Các chức năng khác

Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử lý

1.1.3 Các loại văn bản hành chính và đặc điểm của mỗi loại

Theo Khoản 2 Điều 4, Nghị định 110/ 2004/NĐ – CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 văn bản hành chính gồm có 02 loại sau:

a) Văn bản cá biệt

- Khái niệm văn bản hành chính cá biệt

Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

- Đ c điểm của văn bản hành chính cá biệt

+ Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành

+ Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật

+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định + Đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định

b) Văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm văn bản hành chính thông thường

Là những văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, giao dịch, trao đổi, giải quyết các công việc mang tính chất thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

1.2 Chất lượng và chất lượng văn bản hành chính

1.2.1 Khái niệm Chất lượng

Chất lượng là một phạm trù trừu tượng, mang tính chất định tính, khó có thể cân đo, đong đếm được Dưới mỗi cách tiếp cận khác nhau thì quan niệm về chất lượng cũng khác nhau

Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, trong dự thảo DIS 9000:2000,

đã đưa ra định nghĩa sau: Chất lượng là khả năng của tập hợp các đ c tính của một

sản ph m, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan"

1.2.2 Chất lượng văn bản hành chính

Từ những phân tích nêu trên, có thể hiểu “Chất lượng văn bản hành chính

là việc văn bản ban hành đảm bảo chính xác cả về nội dung và hình thức, đúng

th m quyền, phù hợp với pháp luật và với th c tiễn khách quan.”

Như vậy, trong quá trình nghiên cứu soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, chất lượng văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: chủ thể ban hành, quy trình xây dựng và ban hành văn bản, năng lực của người soạn thảo văn bản Mặt khác, cần phải xem xét cả về hình thức và nội dung, văn bản khi ban hành cần phải đảm bảo cả hai yếu tố này

1.2.3 Các yếu tố cấu thành chất lượng văn bản hành chính

1.2.3.1 Th m quyền ban hành

1.2.3.2 Nội dung văn bản

1.2.3.3 Thể thức văn bản

1.2.3.4 Ngôn ng văn bản hành chính

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng văn bản hành chính

1.3.1 Nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý và của cán bộ, công chức, viên chức

Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất trong số các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng văn bản hành chính bời vì:

- Các cấp lãnh đạo, quản lý: Là khâu then chốt trong công tác xây dựng định hướng việc xây dựng và ban hành văn bản bởi chính lãnh đạo, quản lý là cấp trực tiếp chỉ đạo, định hướng đề xuất các cấp xây dựng văn bản và đồn thời trực tiếp duyệt, chỉnh sửa nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản hành chính

1.3.2 Hệ thống văn bản quy định về xây dựng và ban hành văn bản hành chính

Đây là yếu tố hết sức quan trọng, bởi đây chính là cơ sở pháp lý để các cơ quan ban hành văn bản có cơ sở vận dụng, tham chiếu xem xét ban hành văn bản cho phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản Nhận thức được tầm quan trọng này, trong thời gian qua các cơ quan nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về vấn đề này như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Nghị đinh số 34/2016/ NĐ – CP ban hành ngày 14/5/2016 có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định chi tiết biện pháp thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Những quy định của nhà nước nêu trên có ảnh hưởng nhất định tới chất lượng văn bản hành chính, bởi vì nó giúp cho các cơ quan có cơ sở xây dựng quy trình ban hành văn bản Mặt khác, giúp cho các cơ quan có cơ sở để tham chiếu, kiểm tra, rà soát và đánh giá văn bản trên thực tế

1.3.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng và được quan tâm chú ý trong những năm trở lại đây Cơ sở vật chất bao gồm không gian làm việc, trang thiết bị phục vụ (máy tính, máy in, máy scan,…), hệ thống mạng không dây, Internet,… đều có ảnh hưởng nhất định tới việc nâng cao chất lượng văn bản hành chính Hiện nay trên địa bàn thành phố Lào Cai, 100% cơ quan đã sử dụng máy tính và hệ thống email nội bộ để trao đổi công việc, giao dịch văn bản bằng

hệ thống phần mềm máy tính, vì vậy việc giải quyết văn bản qua mạng nhanh hơn, kịp thời hơn, khiến cho công việc xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Mặt khác, giúp các đơn vị chú trọng hơn đến chất lượng văn bản bởi lẽ kết nối mạng, một văn bản sai sẽ ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan bởi ai cũng biết Chính vì vậy, mọi cơ quan, tổ chức và chính cá nhân ký văn bản sẽ cẩn trọng hơn Ngoài các yếu tố nêu trên, theo tác giả cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc có ảnh hướng lớn tới chất lượng văn bản, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay

1.4 Văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai

1.4.1 Các loại văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai

UBND thành phố là nơi tổ chức thực hiện các chính sách, mệnh lệnh quản

lý của UBND tỉnh, là cầu nối giữa tỉnh và các phường Hầu hết các công việc hành chính muốn triển khai đến cấp cơ sở cần phải qua cấp trung gian là thành phố, quận, huyện theo nguyên tắc trực tuyến; UBND thành phố Lào Cai có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho cấp tỉnh, thành phố về những vấn đề quan trọng trong quản lý kinh tế - văn hóa - xã hội, giúp tỉnh phát hiện và tháo

gỡ khó khăn, bất cập trong các quy định, chính sách mà trong quá trình thực thi

ở cấp quận đó nảy sinh các vướng mắc

Đối với cấp phường, cán bộ, công chức thực thi công vụ trên địa bàn

tương đối rộng, bao gồm nhiều đơn vị hành chính cơ sở (cấp phường

Để thực thi văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên; của cơ quan cùng cấp (Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND) thì UBND thành phố Lào Cai ban hành rất nhiều VBHC Các loại VBHC của UBND dùng

để thực hiện công việc nội bộ của ủy ban; liên hệ, trao đổi, giao dịch trong hoạt động giữa ủy ban thành phố với tỉnh, với UBND các phường, với các đối tác

1.4.1.1 Các loại BHC thông thường của UBND thành phố Lào Cai

- Báo cáo: Báo cáo của UBND thành phố gồm báo cáo tháng, báo cáo

quý, báo cáo năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…Tùy theo tính chất sự kiện và nhu cầu quản lý cụ thể mà báo cáo thể hiện, nhưng trong một báo cáo cần nêu được một số điểm chính: Những kết quả đã thực hiện được; những tồn tại, hạn chế; nguyên nhân; phương hướng thực hiện trong thời gian tới; những đề nghị, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN

- Công văn: Đây là loại hình văn bản được sử dụng rộng rãi trong hoạt

động của các CQHCNN nhằm để thực hiện các mối quan hệ công tác của các CQHCNN với nhau, CQHCNN với cá nhân, công dân; dùng để trả lời đối với công dân

- Tờ trình là một dạng văn bản của UBND thành phố dùng để gửi lên

thành tỉnh, lên cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền để xin phê duyệt các chính sách, chế độ, quyết định quản lý…