Mục đích của luận văn nhằm đánh giá thực trạng về chất lượng văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế, bất cập. Từ đó, luận văn đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng của văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM NGUYÊN NGỌC CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUN MƠN THUỘC UBND TỈNH NINH BÌNH Chun ngành: Quản lý cơng Mã số: 60 34 04 03 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Ninh Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phịng họp , Nhà – Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi tháng năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia Wed Khoa sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Văn hành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động quản lý nhà nước, công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành nhà nước Công tác soạn thảo ban hành văn giúp cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống giải cơng việc quan Văn hành địa phương có vai trị quan trọng hoạt động quan hành địa phương Trong năm qua, quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình nhận thức vị trí, tầm quan trọng chất lượng văn hành Các văn hành ban hành kịp thời, số lượng chất lượng ngày nâng cao, hoàn thiện yêu cầu thể thức nội dung theo quy định hành Nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội địa phương Tuy nhiên, thực tế, công tác xây dựng ban hành văn quan tổ chức nói chung, quan chun mơn UBND tỉnh nói riêng cịn nhiều hạn chế, chất lượng văn ban hành chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu đặt công cải cách hành Do vậy, tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng ban hành văn quan chuyên môn UBND tỉnh nhằm nâng cao chất lượng văn công việc cần thiết Chính việc tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu :"Chất lượng văn hành quan chun mơn thc UBND tỉnh Ninh Bình" có ý nghĩa tích cực mặt khoa học thực tiễn quản lý hành nước ta nói chung, tỉnh Ninh Bình nói riêng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong năm gần có nhiều đề tài nghiên cứu văn quản lý nhà nước nhằm tìm kiếm giải pháp nâng cao chất lượng văn Nghiên cứu công tác xây dựng ban hành văn nhà khoa học như: GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm; PGS.TS Lưu Kiếm Thanh; Nguyễn Huy Thông; Lê Văn In, Phạm Hưng tiêu biểu phải nói đến cơng trình sau đây: Cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn cơng tác văn phịng quan Đảng Nhà nước”, Nhà xuất trị Quốc gia năm 2009 PGS – TSKH Nguyễn Văn Thâm khẳng định tầm quan trọng công tác soạn thảo văn cơng tác văn phịng cấp lãnh đạo, quản lý có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động quan Văn công cụ lãnh đạo nhằm chuyền tải định lãnh đạo, quản lý, pháp luật vào đời sống Nếu không làm tốt công tác soạn thảo văn làm ảnh hưởng đến trình thực thi công vụ quan, tổ chức, làm ảnh hưởng đến uy tín tính uy nghiêm quan cơng quyền Tuy nhiên thực cơng tác soạn văn tồn hạn chế… sách biên soạn sổ tay để tra cứu vấn đế liên quan đến văn để nâng cao hiệu công tác soạn thảo cơng tác văn phịng quan Nhà nước PGS.TS Lưu Kiếm Thanh “Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước” Nhà xuất thống kê năm 2000 giới thiệu vấn đề chung văn bản, văn quản lý nhà nước, văn quản lý hành nhà nước; nêu lên tầm quan trọng soạn thảo ban hành văn chuẩn mực thực theo quy định nhà nước việc soạn thảo ban hành nhằm nâng cao chất lượng uy tín hiệu cơng tác quan quản lý nhà nước Tác giả Tạ Hữu Ánh biên soạn “Soạn thảo, Ban hành Quản lý Văn Quản lý Nhà nước” Nhà xuất Chính trị Quốc gia năm 1999 Đây sách khẳng định công tác soạn thảo ban hành văn có vị trí quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan Nhà nước từ Trung ương đến địa phương Ngoài phần trọng tâm sách cịn trình bày loại văn quản lý nhà nước hành, thẩm quyền ban hành, hình thức, thể thức văn bản; quy trình phương pháp soạn thảo văn bản; công tác quản lý văn quan đưa mẫu biểu văn quản lý nhà nước sử dụng quan Chính phủ Trung ương quyền địa phương Đồng thời giúp cho cán bộ, công chức cơng tác hành văn phịng quan hiểu rõ đầy đủ công tác văn quản lý nhà nước làm sở nghiên cứu tham khảo vận dụng thực công việc để nâng cao hiệu cơng việc Những cơng trình nói đề cập cách có hệ thống đầy đủ vấn đề chủ yếu liên quan đến việc xây dựng sử dụng văn quản lý nhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức văn hoạt động quản lý nhà nước, yêu cầu văn quản lý nhà nước, quy trình soạn thảo, mẫu văn bản,… Đây cơng trình chúng tơi sử dụng làm sở lý luận cho Luận văn Bên cạnh vấn đề văn học viên, sinh viên Học viện Hành Quốc gia chọn làm đề tài Khóa luận Luận văn, Luận án định hướng, gợi ý cho việc thực đề tài Một số luận văn cao học khóa luận tốt nghiệp là: Luận văn thạc sỹ – Hà Quang Thanh (Học viện Hành Quốc gia): “Hồn thiện việc ban hành văn quản lý nhà nước hệ thống quan hành nhà nước”; Luận văn thạc sỹ – Nguyễn Thanh Bình (Học viện Hành Quốc gia): “Xây dựng ban hành văn hành thơng thường Bộ Nội Vụ điều kiện cải cách Hành chính”; Luận văn thạc sỹ – Nguyễn Quốc Việt (Học viện Hành Quốc gia): “Nâng cao chất lượng ban hành văn quy phạm pháp luật cấp Bộ nước ta nay”; Khóa luận tốt nghiệp – Phạm Thị Huyền (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Cơng tác soạn thảo ban hành văn hành thơng thường Sở Nội Vụ”; Khóa luận tốt nghiệp – Nguyễn Thị Thúy Oanh (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Tổ chức hoạt động văn phòng UBND huyện Lạc Thủy, tỉnh Hòa Bình; Khóa luận tốt nghiệp – Nguyễn Ngọc Linh (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Quy trình soạn thảo ban hành văn hành thơng thường UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang”; Khóa luận tốt nghiệp – Nguyễn Ngọc Ánh (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Công tác xây dựng ban hành văn hành Sở nội vụ Ninh Bình giai đoạn cải cách hành chính”… Tiếp thu kế thừa thành cơng trình nghiên cứu trước, Luận văn tiến hành khảo sát đánh giá thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, đưa số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Mục đích nhiệm vụ luận văn - Mục đích: Đánh giá thực trạng chất lượng văn hành thuộc quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, tìm nguyên nhân hạn chế, bất cập Từ đó, luận văn đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng văn hành thuộc quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu số vấn đề lý luận có liên quan đến chất lượng văn hành thuộc quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh + Phân tích đánh giá thực trạng chất lượng văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình + Đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu luận văn chất lượng văn hành thuộc quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - Phạm vi nghiên cứu: Để đảm bảo tính khoa học tính thực tiễn, tác giả lựa chọn văn ban hành từ năm 2012 - 2016 05 sở (Sở Nông nghiệp & PTNT, Sở Tài chính, Sở Giao thơng vận tải, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Y tế) địa bàn tỉnh Ninh Bình Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận: Luận văn dựa sở lý luận Chủ nghĩa vật biện chứng, vật lịch sử, chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp thống kê; + Phương pháp phân tích tổng hợp + Phương pháp so sánh, đối chiếu Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Góp phần làm rõ sở lý luận chất lượng văn hành - Phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng rút ưu điểm, hạn chế công tác xây dựng, ban hành văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - Kết nghiên cứu văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình sử dụng để hồn thiện cơng tác xây dựng ban hành văn địa phương Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, phụ lục tài liệu tham khảo, luận văn tổ chức thành 03 chương: Chương Cơ sở lý luận chất lượng văn hành quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Chương Chất lượng văn hành quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình Chương Giải pháp nâng cao chất lượng văn hành quan chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦACÁC CƠ QUAN CHUN MƠN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 Một số khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm văn hành a Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thực thi biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ mối quan hệ quản lý nội Nhà nước quan nhà nước với tổ chức cơng dân b Khái niệm văn hành Là loại văn QLNN Văn hành dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý nhà nước Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP, ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư văn hành gồm loại sau: "Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công" 1.1.2 Khái niệm chất lượng chất lượng văn hành - Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác chất lượng: Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: "Chất lượng tổng thể tính chất, thuộc tính vật, làm cho vật phân biệt với vật khác" Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) tiêu chuẩn số TCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt Nam): "Chất lượng tập hợp đặc tính thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả thoả mãn nhu cầu nêu tiềm ẩn" Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng mức độ tập hợp đặc tính vốn có sản phẩm, hệ thống trình thỏa mãn yêu cầu khách hàng bên có liên quan” - Chất lượng ban hành VB hành hiểu văn ban hành phải đảm bảo yêu cầu soạn thảo, là: yêu cầu nội dung, yêu cầu thể thức, u cầu ngơn ngữ, văn phong kỹ thuật trình bày; đảm bảo văn ban hành có giá trị pháp lý thực thi đời sống thực tiễn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Hệ thống văn hành quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ban hành ngày 04 tháng năm 2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương quy định vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn CQCM thuộc UBND tỉnh sau: Việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh phải bảo đảm thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quản lý Nhà nước UBND cấp tỉnh thống nhất, thông suốt, quản lý ngành, lĩnh vực công tác từ Trung ương đến sở; tinh gọn, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, tổ chức sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực; khơng thiết Trung ương có bộm quan ngang cấp tỉnh có tổ chức tương ứng Đồng thời, phải đảm bảo phù hợp với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương yêu cầu cải cách hành Nhà nước; khơng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn với tổ chức thuộc bộ, quan ngang đặt địa phương Nghị định quy định: Sở quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương theo quy định pháp luật theo phân công ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Sở có nhiệm vụ trình UBND cấp tỉnh dự thảo định, thị; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành Nhà nước ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước giao Sở có nhiêm vụ trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh dự thảo, định, thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch UBND cấp tỉnh Ngồi ra, Sở cịn giúp UBND cấp tỉnh quản lý Nhà nước doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thề, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản lý quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chức danh chuyên môn thuộc UBND cấp xã; quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng, phòng chuyên môn nghiệp vụ, chi cục đơn vị nghiệp công lập thuộc sở, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sở theo hướng dẫn chung quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định UBND cấp tỉnh… 1.2.2 Hệ thống văn quy trình soạn thảo, ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh a Hệ thống văn Theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ vể Cơng tác Văn thư lưu trữ văn hành có hai loại: Văn cá biệt văn hành thông thường + Văn cá biệt VB cá biệt định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm giải công việc cụ quản lý hành nhà nước VB cá biệt phổ biến quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Quyết định loại định: nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức… + Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước có nội dung chứa đựng thơng tin mang tính chất điều hành hành quan nhà nước triển khai, hướng dẫn, đơn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả… hoạt động quan nhà nước trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân Văn hành thơng thường gồm loại: thơng cáo, thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, loại giấy (giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu… b Quy trình xây dựng ban hành VBHC: Hiện chưa có quy định quy trình xây dựng ban hành VBHC quan cấp Sở tỉnh Ninh Bình Tuy nhiên tất quan cấp Sở tỉnh Ninh Bình xây dựng ban hành văn theo bước sau: Bước 1:Chuẩn bị - Đề xuất việc soạn thảo văn - Xác định vấn đề mục đích soạn thảo - Mục tiêu: văn ban hành hướng tới mục tiêu mục tiêu quản lý đặt phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức - Phạm vi điều chỉnh văn bản: văn điều chỉnh mối quan hệ xã hội giới hạn -Thu thập xử lý thông tin - Lựa chọn tên loại văn Bước 2: Dự thảo văn - Lập đề cương - Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo Bước 3: Duyệt, ký văn Bước có tham gia nhiều chủ thể quan, tổ chức tham gia phải đảm bảo tuân theo quy định pháp luật nhà nước Bước 4: Nhân bản, phát hành + Sao văn + Chuyển văn Bước 5: Lưu văn Theo Nghị định Chính phủ ban hành công tác văn thư, văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký 1.2.3 Chức năng, vai trò văn quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh a Chức VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh - Chức thông tin Thông tin chức VBHC nói chung, VB quan cấp sở tỉnh Ninh Bình nói riêng Các thơng tin VB hành quan cấp sở yếu tố định để đưa chủ trương, sách để giải công việc địa phương, nội quan hành sở - Chức quản lý Là công cụ tổ chức hoạt động quản lý nhà nước, VB giúp cho sở điều hành hoạt động máy nhà nước nhiều phạm vi khơng gian thời gian Chính điều cho thấy văn có chức quản lý Chính chức tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng VBHC hoạt động quan quản lý nhà nước - Chức pháp lý định Lượng thông tin VB vừa đủ, không thừa, không thiếu, không trùng lặp, ý tưởng VB phải thể rõ, đảm bảo chuẩn xác số liệu thông tin thu thập - Ngôn ngữ - văn phong theo phong cách hành cơng vụ, xác, khoa học, phù hợp với đối tượng tác động VB 1.3.3 Văn ban hành thẩm quyền, quy trình, thủ tục - VB CQCM thuộc UBND tỉnh phải ban hành quy trình, thủ tục quy định - VB CQCM thuộc UBND tỉnh phải thẩm quyền, mang tính thiết thực, có vai trị định việc đạo địa bàn toàn tỉnh 1.3.4 Văn ban hành phải đảm bảo tính cơng khai, minh bạch, đảm bảo phát huy vai trò hiệu lực pháp luật - Tính cơng khai Tính cơng khai văn việc sở thơng tin thức văn bản, đảm bảo cho nhân dân địa phương quyền tiếp cận quy định văn HC, văn đảm bảo yêu cầu mà chức quản lý xã hội đặt Tất thông tin phải công khai cho người dân biết, trừ trường hợp có quy định cụ thể với lý hợp lý sở tiêu chí rõ ràng - Tính minh bạch Văn phải mang tính rõ ràng, rành mạch, thơng suốt, đắn Những thông tin phù hợp cung cấp cách kịp thời cho nhân dân hình thức dễ sử dụng, VBHC phải rõ ràng phổ biến đầy đủ Tính minh bạch giúp quan có trách nhiệm với nhân dân, giúp nâng cao khả nhận thức người dân 1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng văn hành 1.4.1 Yếu tố khách quan - Cơ sở pháp lý Hiện nay, có nhiều VB quy định nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 04 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ 10 thuật trình bày văn hành chính; nhiều VB pháp lý khác quy định nội dung thể thức VB nhằm đảm bảo chất lượng văn đó, mang lại hiệu quả, hiệu lực tối ưu - Khoa học công nghệ Ngày với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Internet, việc ứng dụng thành tựu nghiên cứu công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành nhà nước đem lại khơng thành công hiệu to lớn - Nguồn lực vật chất Tổng thể điều kiện vật chất kỹ thuật yếu tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động QLHCNN đạt kết mong muốn Để đảm bảo VB có chất lượng phải có đầy đủ sở vật chất để thực như: trả lương cho cán bộ, công chức, viên chức làm cho công tác soạn thảo ban hành văn bản, trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cơng việc máy tính, máy in, máy photo… Đây động lực thúc đẩy CBCC, viên chức tận tâm, tận lực, phấn đấu rèn luyện, nâng cao trình độ, đáp ứng ngày tốt yêu cầu công việc, hồn thành nhiệm vụ giao phó với tinh thần trách nhiệm cao - Chế tài khen thưởng, kỷ luật kịp thời, nghiêm minh Khen thưởng kỷ luật công cụ, biện pháp quản lý trình xây dựng, phát triển sử dụng CBCC, viên chức Khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên CBCC, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 1.4.2 Yếu tố chủ quan - Công tác đạo, điều hành Nói đến cơng tác đạo điều hành nói đến người đứng đầu quan Đây yếu tố có ảnh hưởng lớn đến chất lượng VB tất quan có CQCM thuộc UBND tỉnh Công tác đạo cần tiến hành thường xuyên hơn, thực tuyên truyền văn quan - Ý thức, trình độ, lực người làm công tác soạn thảo văn Nâng cao nhận thức, trình độ, lực đội ngũ CBCC, viên chức yêu cầu tất yếu, CBCC, viên chức làm công tác soạn thảo VB Đội ngũ CBCC, viên chức làm cơng tác soạn thảo văn có trình độ góp phần ảo đảm hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý nhà nước 11 Chương CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUN MƠN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH 2.1 Khái quát tỉnh Ninh Bình 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên 2.1.2 Tình hình phát triển kinh tế xã hội 2.1.3 Các quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - UBND tỉnh Ninh Bình gồm có 17 quan chun mơn gồm sở: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch đầu tư, Sở Xây dựng, Sở Y tế , Sở Giáo dục đào tạo, Sở Công thương, Sở Nông nghiệp & PTNT, Sở Tư pháp, Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin truyền thông, Sở Khoa học công nghệ, Sở Giao thông vận tải, Sở Lao động thương binh xã hội, Sở Tài nguyên Mơi trường, Sở Văn hóa thể thao, Sở Du lịch 2.2 Thực trạng chất lượng văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Tác giả tiến hành khảo sát VBHC ban hành 05 Sở (Sở Nông nghiệp & PTNT, Sở Y tế, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài nguyên Mơi trường, Sở Tài chính) từ năm 2012 đến năm 2016 Số lượng VBHC ban hành 05 Sở thống kê sau: Sở Nông nghiệp & PTNT Sở Giao thơng vận tải Sở Tài Chính 2012 1999 2683 1712 2013 2079 2884 1954 Năm 2014 2321 3032 2089 Sở Tài Nguyên & Môi trường 2025 2508 2650 2932 3563 Sở Y tế 2155 2468 2702 2915 3289 Sở 2015 2548 3168 2264 2016 2855 3689 2541 (Đơn vị tính: Văn bản) Nguồn: từ sổ văn Văn phòng Sở địa bàn tỉnh Ninh Bình) 2.2.1.Về thẩm quyền ban hành Căn Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, thẩm quyền ký ban hành văn UBND quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình thực cách nghiêm túc, theo quy định pháp luật hành 12 Qua khảo sát thực tế văn ban hành quan nhận thấy khơng có văn hành có dấu hiệu sai phạm thẩm quyền ban hành 2.2.2 Về quy trình xây dựng ban hành văn hành Hiện chưa có quy trình xây dựng ban hành VBHC chung cho tất sở Tuy nhiên, theo khảo sát tác giả hầu hết sở thực theo quy trình gồm bước sau: Bước 1:Chuẩn bị Bước 2: Dự thảo văn Bước 3: Duyệt, ký văn Bước 4: Nhân bản, phát hành Bước 5: Lưu văn 2.2.3 Về thể thức văn Thể thức văn hành quy định Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức văn hành Cơng tác soạn thảo, ban hành văn hoạt động cán công chức, viên chức làm việc quan cấp sở thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đặc biệt quan tâm ý Nhờ mà thể thức kỹ thuật trình bày văn bước hoàn thiện Tác giả khảo sát 150 VB thuộc tất loại hình VB sở số VB ban hành từ 2012 đến năm 2016, kết khảo sát là: có 45 văn sai thể thức văn bản, chiếm 30% Các lỗi hay mắc phải bao gồm: lỗi trình bày yếu tố Quốc hiệu, yếu tố Tên quan ban hành văn bản, yếu tố số ký hiệu văn bản, lỗi cách ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản, lỗi bố cục nội dung văn bản, lỗi thiết lập yếu tố chức vụ, họ tên người ký, lỗi yếu tố nơi nhận 2.2.4 Về nội dung văn Nội dung thành phần chủ yếu văn Thông tư số: 01/2011/TTBNV quy định nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Tiến hành khảo sát 150 văn hành thơng thường Sở thuộc UBND tỉnh từ năm 2012 đến năm 2016, nhìn chung nội dung văn ban hành tương đối đảm bảo mục tiêu, chủ trương đường lối sách 13 Đảng đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng nhân dân góp phần quản lý mặt đời sống xã hội địa phương Tuy nhiên, số văn có dấu hiệu sai phạm nội dung Trong số 150 văn hành chúng tơi khảo sát có 10 văn có dấu hiệu sai phạm nội dung chiếm 6,7 % tổng số văn 2.2.5 Về ngôn ngữ, văn phong Trong phong cách ngôn ngữ Tiếng Việt ngơn ngữ VBHC thuộc phong cách hành - cơng vụ Do vậy, ban hành VBHC nói chung, cấp sở nói riêng, người soạn thảo VB phải ý tới đặc trưng ngơn ngữ thuộc phong cách hành - cơng vụ là: + Tính xác + Tính khn mẫu + Tính khách quan + Tính trang trọng, lịch + Tính phổ thơng đại chúng Khảo sát 150 văn ban hành sở thuộc UBND tỉnh Ninh Bình có 68 văn có dấu hiệu sai sót việc sử dụng ngơn ngữ, văn phong chiếm 45% tổng số VB Thực tế, VBHC quan cấp sở thuộc UBND tỉnh Ninh Bình thường mắc lỗi sai ngôn ngữ chủ yếu sau đây: - Lỗi cách diễn đạt (có VB): lỗi thường mắc diễn đạt số VB mà tác giả khảo sát chủ yếu lỗi diễn đạt dài, khó hiểu - Lỗi dùng từ (có 10 VB): VBHC Sở thuộc tỉnh Ninh Bình thường mắc lỗi dùng từ như: thừa từ, thiếu từ lặp từ - Các lỗi tả (có 22 VB): Đây lỗi hay gặp phải - Lỗi viết hoa (có 21 VB): VB viết hoa không theo quy định, nhiều VB sử dụng pháp lý có VB viết hoa, có VB khơng viết hoa - Có cụm từ khơng thơng dụng viết tắt dài gây khó hiểu đánh đố người tiếp nhận (6/150 VB) 2.3 Đánh giá chung chất lượng văn hành CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình 2.3.1 Những ưu điểm - Thẩm quyền ký ban hành văn UBND quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình thực cách nghiêm túc, theo quy định pháp luật hành Qua khảo sát thực tế văn ban hành quan chúng tơi nhận thấy khơng có văn hành có dấu hiệu sai phạm thẩm quyền ban hành 14 - Tuy chưa có quy định chung quy trình xây dựng ban hành VB CQCM thuộc UBND tỉnh Nhưng nhìn chung Sở có quy trình xây dựng ban hành văn tương đối thống với Gồm bước sau: + Chuẩn bị + Dự thảo văn + Duyệt, ký văn +Nhân bản, phát hành + Lưu văn - Hình thức văn đáp ứng theo yêu cầu luật định Hầu hết VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình trình bày yêu cầu kỹ thuật soạn thảo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Về mặt nội dung hầu hết VBHC đảm bảo yêu cầu nội dung Chất lượng văn ngày nâng cao, ngày khắc phục tình trạng văn ban hành khơng thẩm quyền, khơng đảm bảo tính thống như: trái nội dung văn cấp ban hành, chồng chéo, mẫu thuẫn với văn khác chủ thể cấp ban hành - Đa số VB sử dụng từ ngữ văn phong hành phù hợp VB gần khơng cịn sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương Văn phong hành cơng vụ cú pháp sử dụng VB phần lớn đạt yêu cầu Sử dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp cận - Cơng tác kiểm tra, giám sát q trình xây dựng ban hành văn coi trọng Cơng tác kiểm tra, rà sốt, hệ thống hóa VB thành hoạt động thường xuyên xác định hoạt động quan trọng giúp địa phương phát văn mâu thuẫn, chồng chéo, hết hiệu lực để trình cấp có thẩm quyền xem xét sửa đổi, bổ sung hay bãi bỏ Tóm lại, công tác ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đạt tiến đáng kể Chất lượng văn ngày trọng nâng cao, nội dung thể thức văn đảm bảo theo hướng dẫn, giúp cho công tác QLNN địa phương thuận lợi hơn, góp phần trì, ổn định phát triển đời sống, kinh tế, văn hóa, xã hội địa bàn 2.3.2 Những hạn chế, bất cập Bên cạnh kết đạt nói trên, cơng tác ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình cịn tồn số hạn chế như: + Về quy trình xây dựng ban hành VBHC CQCM thuộc UBND 15 tỉnh: chưa có quy trình chung việc xây dựng ban hành VBHC làm cho công tác xây dựng ban hành văn thiếu tính thống + Về nội dung văn bản: nhiều văn có nội dung hình thức văn khơng phù hợp làm cho văn giảm hiệu lực thi hành Nhiều văn có nội dung sơ sài khơng phản ánh tình hình phát triển ngành địa phương + Về thể thức văn bản: Rất nhiều văn thiết lập yếu tố thể thức không theo quy định hành tất thành phần thể thức: Quốc hiệu; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản… + Về ngôn ngữ văn phong văn bản: Còn nhiều văn chưa đáp ứng yêu cầu phong cách ngơn ngữ hành - cơng vụ Những lỗi sai chủ yếu thuộc lỗi diễn đạt, lỗi dùng từ, đặt câu tả… + Về cơng tác kiểm tra, giám sát q trình xây dựng ban hành văn bản: chưa quan tâm trọng nhièu mang tính hình thức 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập + Nguyên nhân khách quan - Hiện chưa xây dựng quy trình chung, thống cho cơng tác xây dựng ban hành văn hành cho tất quan cấp sở tỉnh văn CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình thiếu tính thống - Khó khăn điều kiện sở vật chất trụ sở làm việc, diện tích phịng làm việc chật hẹp, nhiệt độ, ánh sáng không đảm bảo, thiếu phương tiện làm việc… ảnh hưởng không nhỏ tới trình soạn thảo ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh + Nguyên nhân chủ quan Trước hết, để dẫn đến hạn chế nêu trên, phần nhận thức lãnh đạo quan cấp sở, thủ trưởng quan chưa trọng đến công tác xây dựng ban hành văn bản, chưa thực coi hoạt động ban hành văn nhiệm vụ quan trọng cần thiết quản lý nhà nước, có đơi lúc văn ký không xem xét kỹ nội dung thể thức, tới ban hành văn phát sai sót Hai là, thực tế nay, đội ngũ cán công chức, viên chức trực tiếp làm công tác xây dựng ban hành văn sở cịn ít, chưa đủ sức thực hết cơng việc mình, chí cịn kiêm nhiệm nhiều việc Ba là, quan cấp sở Giám đốc sở, Phó Giám đốc sở, Chánh văn phịng, cơng chức, viên chức văn phịng có vai trị lớn chất lượng văn hành Tuy nhiên, chưa có phối hợp cán bộ, công 16 chức, viên chức quan gây khó khăn cho việc xây dựng ban hành văn Bốn là, việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ hay nội dung văn công tác soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa trọng, chưa tiến hành thường xuyên nên chưa đạt hiệu cao Năm là, công tác kiểm tra hoạt động ban hành VB HC lãnh đạo, quan cấp quan cấp sở chưa thực cách nghiêm túc có chất lượng Sáu là, cơng tác xây dựng, ban hành văn hành CQCM thuộc UBND tỉnh cịn bất cập, chưa hợp lý Nhìn chung việc ban hành VB cịn thiếu sót, chưa tn theo trình tự, thủ tục luật định Bảy là, điều kiện thời gian, số văn soạn thảo gấp tình địi hỏi Khi tiến hành soạn thảo nhiều chưa cân đối thời gian hợp lý cho việc xin ý kiến phận, cá nhân có liên quan nên việc góp ý kiến nhiều chiếu lệ, mang tính hình thức, chất lượng không cao 17 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUN MƠN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH 3.1 Phương hướng nâng cao chất lượng văn hành CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Các CQCM thuộc UBND tỉnh có vị trí quan trọng, cánh tay giúp việc quan trọng cho UBND tỉnh, giúp cho phát triển kinh tế ,văn hóa, xã hội tỉnh Để phát huy tốt vai trò quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình hoạt động xây dựng ban hành văn cần phải xác định định hướng nâng cao chất lượng ban hành văn bản, yêu cầu tất yếu Hiển nhiên xây dựng phương hướng nâng cao chất lượng ban hành văn CQCM thuộc UBND tỉnh cần phải tuân thủ theo ngun tắc có tính định hướng sau: Thứ nhất, cần phải thay đổi nâng cao nhận thức lãnh đạo sở đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức vai trị việc xây dựng ban hành văn hành Một số sở chưa có quan tâm mức cho hoạt động xây dựng ban hành văn hành chính, điều dẫn đến tình trạng chất lượng ban hành văn chưa cao Trước hết, cần nâng cao nhận thức cho đội ngũ CBCC, viên chức vai trị VB nói chung VBHC nói riêng hoạt động quan nhà nước; đặc biệt công chức, viên chức trực tiếp làm việc, tiếp xúc với VB Thứ hai, VBHC phải soạn thảo ban hành cách toàn diện, tập hợp cách dân chủ ý kiến đóng góp cán nhân dân tỉnh, tránh cục bộ, vị Cần phải thay đổi tư xây dựng ban hành VBHC cấp nói chung cấp sở nói riêng Trong cần có chế lấy ý kiến tiếp thu ý kiến nhân dân vào dự thảo VB cách rộng rãi có hiệu Thứ ba, đại hóa quy trình phương tiện xây dựng VBHC, kỹ thuật cần tích cực ứng dụng cơng nghệ thơng tin cách có hiệu vào hoạt động soạn thảo ban hành văn địa phương Thứ tư, cần tập trung đạo điều hành hoạt động phịng chun mơn thuộc sở nhằm triển khai thực cách có hiệu quả, bảo đảm tiến độ thời gian quy định; đề cao trách nhiệm người đứng đầu quan chủ trì soạn thảo, cá nhân soạn thảo, có chế tài đảm bảo xử lý hành vi thiếu trách nhiệm hoạt động ban hành văn 18 Thứ năm, tăng cường cơng tác tự kiểm tra, thường xun rà sốt VBHC đơn vị, cá nhân thuộc lĩnh vực quản lý theo quy định, trọng lĩnh vực kinh tế - xã hội có nhiều xúc Kịp thời kiến nghị kiên xử lý VB có nội dung trái pháp luật; tham mưu sửa đổi, bổ sung, thay VB khơng cịn phù hợp 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình 3.2.1 Hồn thiện thể chế soạn thảo ban hành VBHC Hoàn thiện thể chế soạn thảo ban hành văn hành nói chung CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình nói riêng nhiệm vụ cấp bách Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng VBHC cấp sở cần phải hoàn thiện thể chế soạn thảo ban hành VBHC theo định hướng sau: - Cần xây dựng hướng dẫn công tác xây dựng ban hành văn theo quy định hành Xây dựng quy trình soạn thảo ban hành VB áp dụng cho CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình phù hợp thống - Cần phải có chế thưởng - phạt, đảm bảo trách nhiệm cá nhân, quan, đơn vị soạn thảo ban hành VB Đây vấn đề cần phải quy định rõ ràng, kịp thời Đồng thời cần có chế thưởng - phạt nghiêm minh cán công chức, viên chức làm nhiệm vụ soạn thảo ban hành VB Đây coi động lực khuyến khích cá nhân, đơn vị có thành tích công việc, chế tài xử lý dành cho cá nhân, đơn vị có sai phạm hoạt động soạn thảo ban hành VB - Xác định thẩm quyền trách nhiệm người đứng đầu quan, cá nhân cán bộ, công chức; xây dựng quy chế làm việc chuẩn sở, xây dựng ban hành VB cách bản, cụ thể, chi tiết với quy chế phối hợp công tác tất thành viên quan, tránh tình trạng đùn đẩy, né tránh trách nhiệm Qua đó, thiết phải xây dựng chế văn thư quan giúp công tác ban hành VB có hiệu 3.2.2 Giải pháp nguồn nhân a Nâng cao nhận thức CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình văn chất lượng ban hành VBHC Nâng cao nhận thức CBCC, viên chức cấp sở giai đoạn cách mạng nay, tiếp tục quán triệt nhận thức sâu sắc quan điểm, nguyên tắc, quy trình, quy định VB chất lượng VBHC Phát huy tinh thần ý thức tự giác nghiên cứu học tập, không ngừng nâng cao trình độ lực cơng 19 tác VB, rèn luyện tu dưỡng phẩm chất trị, đạo đức lối sống cán bộ, công chức cấp sở đáp ứng ngày tốt yêu cầu nhiệm vụ giao Cần trọng nâng cao lực, trình độ cho cán làm công tác thẩm định VB, cụ thể cán văn phòng sở Đây lực lượng đóng góp phần lớn vào việc nâng cao tính pháp lý, tính thống nhất, đồng bộ, tính khả thi văn b Về nhận thức lãnh đạo CQCM thuộc UBND tỉnh Thực tế sở cho thấy số lãnh đạo xem nhẹ chất lượng việc ban hành văn bản, mối quan hệ phối hợp phận tham gia soạn thảo văn chưa chặt chẽ, gắn bó Vì vậy, nâng cao nhận thức lãnh đạo địa quan cấp sở xem yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành VB quan cấp sở Bản thân cán lãnh đạo kiểm tra, rà sốt cơng tác soạn thảo ban hành VB quan mình… Đây biện pháp giúp nâng cao nhận thức lãnh đạo nhằm nâng cao chất lượng VB, đồng thời đáp ứng đòi hỏi hoạt động QLNN c Nâng cao chất lượng đội ngũ cán tham gia trực tiếp vào trình xây dựng ban hành VB Để nâng cao trách nhiệm tạo điều kiện cho cán chuyện tâm vào cơng tác, cấp sở cần có quy định cụ thể chế giám sát động viên khen thưởng kịp thời cán làm công tác soạn thảo ban hành văn Ngoài ra, cần xem xét tình hình để bố trí thêm cán làm cơng tác soạn thảo, tránh tình trạng cán kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, không chuyên tâm vào việc soạn thảo d Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ cho CBCC, viên chức công tác ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng CBCC, viên chức làm công tác soạn thảo quản lý VB: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán di đào tạo chuyên môn, nghiệp công tác VB với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý VB quan, đơn vị Để nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác soạn thảo văn bản, năm đưa cán bộ, công chức, viên chức bồi dưỡng, nâng cao lực soạn thảo văn số đơn vị có chun mơn cao cơng tác trường Đào tạo cán Lê Hồng Phong, trường Học viện Hành Quốc gia…; 20 thường xuyên tổ chức tập huấn kỹ soạn thảo văn để cập nhật thông tin cho cán soạn thảo văn sở 3.2.3 Tăng cường đầu tư tài trang thiết bị Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn, cải thiện môi trường làm việc cho CBCC, viên chức làm công tác xây dựng ban hành văn bản, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động QLNN Đảm bảo cho CBCC, viên chức có đầy đủ trang thiết bị sở vật chất trụ sở làm việc, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo VB Phải trang bị đầy đủ văn phòng phẩm, máy photocoppy, máy scan, máy vi tính có mạng internet phục vụ cho việc quản lý ban hành VB… Ngoài ra, cần trang bị thêm cho quan cấp sở, đặc biệt văn phòng sở tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ sử dụng VB cách hợp lý, khoa học 3.2.4 Hồn thiện quy trình ban hành văn hành Đây giải pháp quan trọng việc nâng cao chất lượng công tác ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn thực chất "chuyên mơn hóa" giai đoạn soạn thảo ban hành văn thông qua bước cụ thể xác lập theo trật tự khoa học Mỗi bước quy trình có vai trị định việc ban hành VBHC, bước có mối quan hệ với tạo nên quy trình thống Để hồn thiện quy trình ban hành VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh, cần đảm bảo bước sau: Bước Nâng cao chất lượng bước dự thảo VB Bước Đẩy mạnh hoạt động lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Bước Nâng cao vai trị tính pháp lý hoạt động kiểm tra dự thảo VB VBHC Bước Trình ký ban hành VBHC Bước Hoàn thiện hoạt động xem xét, thông qua, công bố, gửi lưu trữ văn 3.2.5 Mẫu hóa số VBHC Một giải pháp nhằm nâng cao kỹ thuật soạn thảo VBHC biện pháp mẫu hóa văn Sử dụng mẫu hóa VB phổ biến tính xác cao, giữ mối quan hệ pháp lý quan, cá nhân có quan hệ pháp lý quan, cá nhân có quan hệ trao đổi VB phạm vi hoạt động theo chức năng, quyền hạn giao 3.2.6 Nhóm giải pháp kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc 21 phương pháp kiểm tra văn hành a Tăng cường chế độ kiểm tra, giám sát việc tổ chức sử dụng VB CQCM thuộc UBND tỉnh Kiểm tra nội dung công tác soạn thảo ban hành VB, công việc thường xuyên, quan trọng quan, tổ chức Đây chức có vai trị quan trọng, ảnh hưởng tới kết thực chức khác Để công tác kiểm tra việc thực thi công vụ CBCC, viên chức có hiệu cần tiến hành theo nguyên tắc sau: - Kiểm tra phải tiến hành thường xun: Cơng tác diễn theo định kỳ đột xuất, tiến hành kiểm tra tổng hợp tập trung vào nội dung khác - Kiểm tra phải khách quan: Việc kiểm tra phải tiến hành sở tiêu chuẩn định, không phụ thuộc vào đánh giá chủ quan người kiểm tra Những mà hoạt động kiểm tra dựa vào là: quy định pháp luật có liên quan đến quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quan, đơn vị; công tác soạn thảo ban hành VB… - Trong trình kiểm tra, sở phải đảm bảo tính dân chủ, cơng khai Mọi CBCC, viên chức phải thực mục tiêu, tiêu chí nhau, nội dung kiểm tra phải thông báo công khai - Để cơng tác kiểm tra có hiệu quả, phải khác biệt hoạt động thực tế với kế hoạch Kiểm tra vừa để phòng ngừa khắc phục sai sót, vừa để khuyến khích hoạt động tốt nên khơng tạo áp lực cho đối tượng bị kiểm tra, không cản trở trình hoạt động bình thường đối tượng bị kiểm tra - Các nguyên nhân sai lệch trình kiểm tra phải được, cần đưa hoạt động xử lý kết điều tra: điều chỉnh sai lệch, kỷ luật CBCC, viên chức không hoàn thành nhiệm vụ khen thưởng đối tượng hồn thành tốt nhiệm vụ Q trình kiểm tra xong, ban kiểm tra phải có kết luận b Tăng cường kiểm tra nội dung văn hình thức văn - Về nội dung văn + Kiểm tra nội dung VBHC có mâu thuẫn, trái với quy định văn QPPL đề + Kiểm tra phù hợp hình thức văn với nội dung văn - Về thể thức văn Trong trình ban hành văn bản, nên thường xuyên kiểm tra VB 22 ban hành thành phần thể thức nhà nước quy định (thành phần thể thức bắt buộc thành phần thể thức loại văn bản) Hiện thể thức văn VBHC áp dụng Thông tư 01/2011/TTBNV Nội dung kiểm tra: + Kiểm tra văn có đúng, đầy đủ thành phần thể thức theo quy định loại văn khơng, + Kiểm tra vị trí, kỹ thuật trình bày thành phần thể thức + Kiểm tra thành phần thể thức có với vấn đề đặt nội dung văn c Tổ chức rà soát, đánh giá văn theo định kỳ Hoạt động rà sốt văn sở cịn mang tính hình thức, thời vụ Tình trạng nguyên nhân làm cho văn sở cịn sai sót, chất lượng văn khơng đảm bảo d Định kỳ sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm công tác ban hành VBHC Sau thực ban hành VBHC cần tiến hành sơ kết, tổng kết, đánh giá công tác Đánh giá cách trung thực, cụ thể, xác kết hoạt động ban hành văn 3.2.7 Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác xây dựng văn Trong hoạt động soạn thảo, ban hành tổ chức thực văn gặp nhiều vấn đề khó khăn kinh phí để giải vấn đề như: soạn thảo dự thảo, in ấn dự thảo… Vì vậy, bảo đảm điều kiện kinh phí, phương tiện vật chất cho hoạt động soạn thảo, ban hành thực văn yêu cầu quan trọng Như vậy, để văn quan cấp sở ban hành kịp thời, chất lượng văn ngày nâng cao, quan cấp sở cần xây dựng chế đảm bảo kinh phí theo hướng sau: - Để soạn thảo, ban hành văn tổ chức thực nội dung văn bản, quan cấp sở phải nguồn vật chất để thực hiện; - Xây dựng phân bổ kinh phí cho hoạt động soạn thảo, ban hành văn phải tương xứng với số lượng văn quan cấp sở ban hành năm; - Để quản lý tốt nguồn vật chất này, cần có quy định, giải thích rõ ràng từ phía cá nhân, phận, đơn vị giao nhiệm vụ soạn thảo văn hành văn bản, có chế kiểm tra, sử dụng đúng, đủ nguồn kinh phí đáp ứng cho yêu cầu soạn thảo ban hành văn 23 KẾT LUẬN Nâng cao chất lượng công tác ban hành VBHC yếu tố quan trọng công cải cách hành nước ta Có thể thấy, VBHC CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình ban hành góp phần đắc lực phát triển kinh tế - xã hội địa phương Nhận thức tầm quan trọng đó, cấp ủy đảng các quan cấp sở tỉnh Ninh Bình quan tâm, đầu tư, tạo điều kiện để nâng cao công tác ban hành VBHC Tuy nhiên, thực tế năm vừa qua CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình , cơng tác ban hành VB mắc phải nhiều hạn chế, khuyết điểm số nguyên nhân khách quan chủ quan Do vậy, để chất lượng soạn thảo ban hành VB nâng cao, UBND tỉnh Ninh Bình nói chung, CQCM thuộc UBND tỉnh nói riêng cần quan tâm tới việc xây dựng quy định hướng dẫn cụ thể công tác ban hành VB cho đơn vị mình, cần triển khai giải pháp đồng nhân sự; sở vật chất; hồn thiện quy trình ban hành VB; tăng cường cơng tác kiểm tra, hướng dẫn… trọng đến cơng tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ, kỹ nghiệp vụ cho đội ngũ cán công chức, viên chức công tác sở giúp nâng cao nhận thức trách nhiệm họ công tác ban hành VBHC; bồi dưỡng thường xuyên cho cán công chức, viên chức để nâng cao nhận thức trình độ cán cơng chức, viên chức xây dựng văn 24 ... chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng văn hành quan chuyên mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - Kết nghiên cứu văn hành quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình. .. trạng chất lượng văn hành quan chun mơn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình + Đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng văn hành quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận. .. dân tỉnh Ninh Bình Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦACÁC CƠ QUAN CHUN MƠN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 Một số khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm văn hành