Bài viết này trình bày kết quả nghiên cứu, xây dựng ứng dụng công nghệ thông tin vào việc nâng cao công tác quản lý đào tạo tại các khoa - Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA) trong Excel. Kết quả của bài báo là chương trình phần mềm (module) UTE-EDU được tích hợp trong Excel để kiểm tra, kết xuất, tra cứu thông tin từ hệ thống quản lý đào tạo của nhà trường (EDUSOFT), đảm bảo độ chính xác, nhanh gọn, hiệu quả và thuận tiện cho người dùng.
ISSN 2354-0575 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI CÁC KHOA – TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN Lưu Văn Tân, Nguyễn Thanh Tùng, Nguyễn Thị Thanh Thuý, Lê Thị Huê, Nguyễn Thị Hiên, Trần Thị Phương Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên Ngày tòa soạn nhận báo: 15/04/2019 Ngày phản biện đánh giá sửa chữa: 16/05/2019 Ngày báo duyệt đăng: 10/06/2019 Tóm tắt: Bài báo trình bày kết nghiên cứu, xây dựng ứng dụng công nghệ thông tin vào việc nâng cao công tác quản lý đào tạo khoa - Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên dựa ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA) Excel Kết báo chương trình phần mềm (module) UTE-EDU tích hợp Excel để kiểm tra, kết xuất, tra cứu thông tin từ hệ thống quản lý đào tạo nhà trường (EDUSOFT), đảm bảo độ xác, nhanh gọn, hiệu thuận tiện cho người dùng Từ khóa: VBA, EDUSOFT Đặt vấn đề Cơng nghệ thông tin (CNTT) truyền thông phát triển mạnh mẽ hướng tới cách mạng công nghiệp 4.0 Từ cách mạng công nghiệp 4.0 đến giáo dục 4.0, CNTT ứng dụng nhiều hoạt động dạy, học quản lý đào tạo trường đại học nước Một nhiệm vụ chủ yếu năm học 2019 - 2020 ngành giáo dục theo Chỉ thị số 2268/ CT-BGDĐT ngày 08 tháng 08 năm 2019 Bộ trưởng Bộ GD-ĐT Phùng Xuân Nhạ ký đẩy mạnh ứng dụng CNTT dạy học quản lý giáo dục [1] Hiện MS EXCEL phổ biến có nhiều nhà phát triển ứng dụng MS EXCEL để tự động hóa tác vụ sử dụng thường xuyên để tiết kiệm thời gian gõ phím Một module macro tạo cách sử dụng Visual Basic for Applications (VBA) viết người sử dụng Vì nghiên cứu nhằm thiết kế, xây dựng module UTE-EDU cho phép cài đặt máy tính văn phịng mạng LAN thực kết nối với hệ thống phần mềm quản lý đào tạo trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên (EDUSOFT) để tối ưu số tác vụ học vụ Cơ sở lý thuyết VBA (Visual Basic for Applications) ngơn ngữ lập trình tích hợp ứng dụng văn phòng Excel, Word, PowerPoint, … Cơng ty Microsoft Vì vậy, tất chương trình mà người dùng thực Excel ứng dụng văn phòng khác thực 36 mã VBA VBA Excel ngôn ngữ lập trình nhẹ nhàng, mạnh mẽ cho phép bạn viết hàm lệnh riêng bảng tính Excel [2] Về mặt kỹ thuật, VBA thực tác vụ ngơn ngữ lập trình hướng kiện Microsoft [3] VBA gọi ngơn ngữ lập trình mở rộng tạo thành từ tập lệnh cốt lõi mở rộng sở ứng dụng để làm việc trực tiếp với đối tượng ứng dụng Hình Cửa sổ soạn thảo mã lệnh VBA Trước viết mã, người dùng cần mở trình soạn thảo VBA cách nhấn vào nút Visual Basic soạn phím tắt Alt+F11 Khoa học & Công nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Journal of Science and Technology ISSN 2354-0575 Nếu thư mục module VBAProject, thư mục tạo có module bên Đây nơi người dùng đặt mã VBA người dùng sẵn sàng viết mã Để xóa module bấm phải chọn Remove [tên module] Hình Nút chuyển sang Visual Basic Trong hướng dẫn tập trung vào phần soạn thảo mã VBA Khung nhìn bên trái có module Hình Xóa module Excel u cầu người dùng chọn xác nhận loại bỏ Người dùng kết xuất module muốn lưu Sau người dùng tạo macro, cách mã hóa trực tiếp ghi lại từ giao diện Excel tiêu chuẩn, người dùng chạy từ chế độ xem Để chạy macro, nhấp vào nút Run Macro menu nhấn F5 [4] [5] [6] Hình Cửa sổ đề án VBA Thư mục chứa mã module VBA giống ngăn chứa mã chúng bao gồm module Nếu người dùng định viết mã riêng lưu module Để thêm module trống nhấn VBAProject (Book1), chọn Insert > Module Hình Chạy module Hình Viết mã vào module Khoa học & Công nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Vì nhóm tác giả đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác đào tạo khoa - Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Hưng Yên cách vận dụng cách xây dựng module VBA EXCEL để phát triển phần mềm(module) UTE-EDU thực việc truy xuất liệu thông tin xử lý từ hệ thống EDUSOFT đưa kết cho người dùng Journal of Science and Technology 37 ISSN 2354-0575 Hệ thống phần mềm quản lý đào tạo trường (Edusoft) 3.1 Thực trạng Trong năm qua Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên chủ động, tích cực việc đầu tư điều kiện cần thiết cho việc nâng cao hiệu chất lượng hệ thống công nghệ thông tin Hoạt động đổi phương pháp quản lí, giảng dạy, học tập nghiên cứu thông qua CNTT ngày chuyển biến tích cực, hình thành nên tảng xu phát triển cho nâng cao chất lượng đào tạo Trường Tuy nhiên công tác quản lý đào tạo, ứng dụng công nghệ thông tin cịn sơ sài, hồ sơ khoa, mơn sử dụng chủ yếu phần mềm MS.OFFICE, EDUSOFT lưu trữ Hệ thống phần mềm quản lý đào tạo Edusoft Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên trang bị đưa vào sử dụng từ 2004 cập nhật đến năm 2010 Nay hệ thống trì hoạt động với kiến trúc máy chủ đặt sở Nhà trường, cán viên chức kết nối vào hệ thống LAN khai thác thơng tin Để trì hệ thống phải thường xuyên cập nhật, đồng máy chủ với Hơn năm qua chưa nâng cấp, cơng nghệ thay đổi Trong u cầu ngày phát sinh Công tác quản lý đào tạo công tác quản lý diễn suốt trình đào tạo sinh viên từ lúc vào đến trường Đây công tác quan trọng, thường xuyên nhà trường Trong trình khai thác phần mêm quản lý đào tạo EDUSOFT phát sinh vấn đề quản lý thơng tin gồm: 1) Quản lý chương trình đào tạo: Để theo dõi 01 chương trình đào tạo lớp EDUSOFT khơng thực được, khó kiểm sốt nên việc “qn” mơn học chương trình đào tạo xảy 2) Quản lý sinh viên: Việc truy xuất, phân tích tình trạng vào sinh viên, nhiều thời gian, thao tác 3) Xếp thời khóa biểu: Tra cứu lịch giảng dạy hàng ngày sở, đơn vị, hệ thống chưa hỗ trợ, việc gặp khó khăn 4) Quản lý điểm: để biết sinh viên học học phần nào, cịn học phần phải hồn thiện chương trình đào tạo EDUSOFT khơng liêt kê được.v.v 5) Học phí, học bổng: Việc kết xuất tình hình đóng học phí thời điểm lớp 01 sinh viên không thực 6) Khối lượng giảng dạy: Thống kê giảng giảng viên thời điểm lấy liệu khó khăn cho giáo vụ v.v Hệ thống phần mềm quản lý đào tạo Edusoft nhà trường đặt sở với mơ hình [Hình 7] Hình Sơ đồ hệ thống quản lý đào tạo Edusoft 2.1 Mục tiêu ứng dụng CNTT việc nâng cao hiệu công tác đào tạo - Đáp ứng nhanh yêu cầu khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý đào tạo kết xuất, tra cứu, kiểm tra đối chiếu liệu nhanh, xác - Hỗ trợ thực số quy trình nghiệp 38 vụ, gồm: Kiểm tra khung chương trình đào tạo, In thời khóa biểu theo ngày khoa, mơn, lấy sĩ số lớp, khóa học, lấy nhanh điểm, bảng điểm, danh sách lớp học, kế xuất từ điển môn học … - Việc tổng hợp, xây dựng báo cáo thống kê theo quy định, phân tích số liệu sinh viên tồn Trường đơn vị cụ thể Khoa học & Công nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Journal of Science and Technology ISSN 2354-0575 Giải pháp ứng dụng CNTT nâng cao hiệu công tác quản lý đào tạo khoa Trước hết, phải vào văn quy định ngành, nhà trường; quy trình nghiệp vụ cơng tác đào tạo khoa, môn Nhà trường; thực trạng phần mềm EDUSOFT Nhà trường nay, với tiến công nghệ thông tin truyền thông xây dựng tài liệu đặc tả kỹ thuật Mục đích tài liệu đưa yêu cầu cụ thể kiến trúc, kỹ thuật, chức module UTE-EDU làm sở để cán viên chức nhà trường khai thác lựa chọn giải pháp thích hợp cho việc xây dựng phát triển module UTE-EDU 3.1 Xác định yêu cầu chung Hiện hệ thống Edusoft sử dụng, nhiên trước tình hình mới, yêu cầu phát sinh hàng ngày Vì nhằm đáp ứng tốt yêu cầu tối ưu trình quản lý đào tạo khoa, môn để thực tốt việc tra cứu tìm kiếm, kiểm tra xử lý thơng tin Nhóm tác giả đề xuất giải pháp tích hợp module UTE-EDU Excel để thuận lợi cho công tác quản lý 3.2 Xác định kiến trúc tổng thể 1) Mơ hình sử dụng khai thác thơng tin Hình Mơ hình sử dụng khai thác thơng tin 2) Kiến trúc hệ thống Ứng dụng UTE-EDU nhằm tin học hoá việc xử lý báo cáo theo dõi trình học tập sinh viên học UTE-EDU xây dựng theo mơ hình bổ sung dạng Add in tích hợp Excel để kết nối vào EDUSOFT để xử lý thông tin quản lý đào tạo đơn vị trường Thành phần UTE-EDU: - Kiểm tra chương trình đào tạo lớp - Danh sách học phần học kỳ - Danh sách học phần học lớp - Từ điển môn học - Phần tích tính trạng 01 sinh viên - Lấy sĩ số khóa học, lớp học - Lấy nhanh điểm 01 sinh viên - Kết xuất lịch giảng dạy hàng ngày Hình Sơ đồ module UTE-EDU kết nối EDUSOFT Khoa học & Công nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Journal of Science and Technology 39 ISSN 2354-0575 3.3 Hiệu áp dụng UTE-EDU Phần mềm UTE-EDU hoạt động thử nghiệm mang lại kết bước đầu việc khai thác thông tin đơn vị Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên Điều giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nguồn lực cho hoạt động Là công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý đào tạo đơn vị việc xây dựng báo cáo, tìm kiếm khai thác số liệu có hệ thống, lỗi thường gặp trình tổng hợp, quản lý học vụ, giải triệt để Hình 10 Giao diện phần mềm(module) UTE-EDU Excel Có thể nói, thông qua việc ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên, tạo chuyển biến tích cực quản lý học vụ, góp phần nâng cao hiệu cơng tác nghiệp vụ giáo vụ đơn vị, góp phần đẩy mạnh hiệu công việc Trường, kết thể số vấn đề sau: Thứ nhất, UTE-EDU giúp cung cấp thông tin cho công tác quản lý đào tạo khoa, môn cách đầy đủ, giảm thiểu thời gian tra cứu, tìm kiếm thơng tin, hỗ trợ tích cực cho việc định cán làm công tác đào tạo thủ trưởng đơn vị Thứ hai, UTE-EDU cho kết xuất, tra cứu trực tiếp với thơng tin đầy đủ, xác, phục vụ cho việc đào tạo, hỗ trợ cho công tác giáo vụ Thứ ba, UTE-EDU làm giảm thời gian, nhân lực làm cơng việc hành đơn thuần, cắt giảm nhiều báo cáo giấy định kỳ, thực nhanh báo cáo thống kê, đảm bảo số liệu đầy đủ, xác, kịp thời với nhiều loại tiêu theo yêu cầu quan Nhà nước có thẩm quyền, góp phần giảm chi phí hành Thứ tư, UTE-EDU tạo thuận lợi cho người dùng tự nhìn nhận q trình xử lý thơng tin mình, đồng thời giúp cho người dùng có ý thức xây dựng cơng việc chun mơn học vụ Hình 11 Kiểm tra chương trình đào tạo Hình 12 Lịch giảng dạy ngày 25.4.2019 40 Khoa học & Công nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Journal of Science and Technology ISSN 2354-0575 Dưới bảng so sánh thời gian thao tác truy xuất liệu thông tin từ hệ thống Bảng Bảng so sánh thời gian thao thác TT Tác vụ Kiểm tra chương trình đào tạo 01 lớp Phân tích tình trạng 01 sinh viên Kết xuất lịch giảng dạy hàng ngày Tra cứu học phí 01 sinh viên Lấy danh sách học phần học Lấy sỹ số khóa học Lấy sĩ số lớp Kết xuất danh sách học phần học học kỳ Lấy nhanh điểm 01 sinh viên 10 Lấy từ điển học phần Thời gian thao tác EDUSOFT UTE-EDU 30 ‘ ≥1’ 5’ ≥1 5’ ≥1’ 15’ ≥1’ 15’ ≥1’ Không ≥1’ Không Không ≥1’ ≥1’ Không ≥1’ Không ≥1’ Qua bảng tổng hợp số liệu thấy thời gian kiểm tra lấy thông tin từ hệ thống EDUSFT trả hiệu thời gian thao tác 01 công việc Bằng công cụ xây dựng UTE-EDU khả đáp ứng nhanh thuật toán cụ thể cho yêu cầu nên công tác học vụ giáo vụ đạt kết cao Kết luận Bài báo trình bày trình thiết kế phát triển ứng dụng UTE-EDU dựa vào mã VBA Excel kiểm chứng thành công chuyên viên phòng Đào tạo, Giáo vụ khoa với giao diện trực quan sinh động dễ thao tác, công việc thời gian xử lý, giải nhanh, xác, hiệu cao Việc hoàn thành vận hành phần mềm(module) UTE-EDU trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng n góp phần tích cực nâng cao hiệu hoạt động đào tạo khoa, mơn Bằng số thay đổi code chương trình thiết kế ta thay đổi, bổ sung yêu cầu dễ dàng Lời cảm ơn Nghiên cứu hỗ trợ đề tài khoa học cấp trường Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên năm 2019 mã số: UTEHY.L.2019.79 Tài liệu tham khảo [1] Chỉ thị số:2268/CT-BGDDT-2019, https://thuvienphapluat.vn/van-ban/giao-duc/Chi-thi-2268CT-BGDDT-2019-ve-nhiem-vu-va-giai-phap-nam-hoc-2019-2020-421135.aspx [2] Phan Tự Hương, Lập trình VBA Excel 2003-2007-2010, NXB Thống kê, 2016 [3] Richard Mansfield, Mastestring VBA for Micoroft Office 2013, Materal, SYBEX, 2013 [4] Michael Alexander, ExcelR 2016 Formulas, John Wiley & Sons, Mr Spreadsheet’s Bookshelf, 2016 [5] Wayner L.Winston, Microsoft Excel 2016 Data Analysis and Business Modeling, WOW! eBook; 5th Edition, 2016 [6] Michael Alexander, Excel 2016 Power Programming with VBA, Mr Spreadsheet’s Bookshelf, 2016 APPLICATION OF INFORMATION TECHNOLOGY ON THE EFFICIENCY OF TRAINING WORKAT FACULTY OF – HUNG YEN UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION Abstract: This paper presents the results of research and application of information technology in improving training management in faculties - Hung Yen University of Technology and Education Based on the Visual Basic for Applications (VBA) programming language in Excel The result of the paper is that the UTEEDU module is integrated in Excel to check, export, and look up information from the school’s training management system (EDUSOFT), ensuring accuracy, speed, and effectiveness high fruit Keywords: VBA, EDUSOFT Khoa học & Công nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Journal of Science and Technology 41 ... vào module Khoa học & Cơng nghệ - Số 22/Tháng - 2019 Vì nhóm tác giả đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác đào tạo khoa - Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Hưng Yên cách vận dụng cách xây dựng... Có thể nói, thơng qua việc ứng dụng CNTT vào quản lý đào tạo Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên, tạo chuyển biến tích cực quản lý học vụ, góp phần nâng cao hiệu công tác nghiệp vụ giáo vụ... 3.1 Thực trạng Trong năm qua Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên chủ động, tích cực việc đầu tư điều kiện cần thiết cho việc nâng cao hiệu chất lượng hệ thống công nghệ thông tin Hoạt động