Tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGHIÊM KỲ HỒNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017 MỤC LỤC DẪN LUẬN Chương KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC XÂY DỰNG 1.1 Mấy vấn đề tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử 1.1.1 Về tài liệu điện tử 1.1.2 Về quản lý tài liệu điện tử 21 1.2 Tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử lĩnh vực xây dựng 29 1.2.1 Về tài liệu điện tử lĩnh vực xây dựng 29 1.2.2 Về quản lý tài liệu điện tử lĩnh vực xây dựng 33 Chương 39 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 39 2.1 Giới thiệu số doanh nghiệp nước hoạt động lĩnh vực xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh 39 2.1.1 Một số đặc điểm chung 39 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp 43 2.1.3 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 44 2.2 Thực tiễn quản lý tài liệu điện tử doanh nghiệp nước hoạt động lĩnh vực tư vấn xây dựng 45 2.2.1 Ban hành hướng dẫn thực quy định quản lý tài liệu điện tử 45 2.2.2 Xây dựng tổ chức đội ngũ nhân thực quản lý tài liệu điện tử 50 2.2.3 Hệ thống thư mục lưu trữ tài liệu điện tử 55 2.2.4 Thực nội dung nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử 58 2.2.5 Cơ sở hạ tầng thông tin cho tổ chức quản lý tài liệu điện tử 68 2.3 Đánh giá chung 71 2.3.1 Ưu điểm 71 2.3.2 Hạn chế 74 Chương 80 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 80 3.1 Một số định hướng yêu cầu nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử doanh nghiệp 80 3.1.1 Định hướng 80 3.1.2 Yêu cầu 82 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quản lý tài liệu điện tử doanh nghiệp 84 3.2.1 Nhóm giải pháp đảm bảo điều kiện để nâng cao hiệu quản lý tài liệu điện tử 84 3.2.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử 95 3.3 Kiến nghị 107 KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO 115 PHỤ LỤC 126 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực chưa cơng bố, tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Học viên cao học Nguyễn Phạm Ngọc Hân LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trình học tập trường Vốn kiến thức quý báu không tảng để tơi thực luận văn mà cịn tảng cho trình nghiên cứu học tập sau Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng giảng viên hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình hướng dẫn, bảo động viên, khích lệ nhiều để học viên hoàn thành luận văn Xin chân thành cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè đồng nghiệp tạo điều kiện hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tơi hồn thành đề tài Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp q Thầy Cơ để học viên hồn thiện đề tài tốt DẪN LUẬN Lý nghiên cứu luận văn Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử số doanh nghiệp nước hoạt động lĩnh vực xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh” thực từ lý sau đây: Thứ nhất, nay, máy tính cơng cụ khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức Những tài liệu điện tử tạo từ máy tính tất yếu trở thành tài sản quan, tổ chức, doanh nghiệp cần tổ chức quản lý cách khoa học Tài liệu điện tử dần trở thành thuật ngữ quen thuộc bên cạnh tài liệu giấy, công cụ thiếu văn phòng, quan, doanh nghiệp Thứ hai, với phát triển công nghệ thông tin nay, tài liệu điện tử ngày tăng nhanh số lượng, giao dịch điện tử ngày phổ biến sử dụng rộng rãi lĩnh vực kinh tế - xã hội Đặc biệt, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, tài liệu điện tử nguồn tài liệu vơ quan trọng đóng góp phần khơng nhỏ phát triển doanh nghiệp Việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử trở thành vấn đề quan tâm quan, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng quốc gia nói chung Thứ ba, đời tài liệu điện tử tác động đến công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Song song với tiện ích vượt trội tài liệu điện tử mang lại, doanh nghiệp đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức cần khắc phục quản lý tài liệu điện tử, chẳng hạn phụ thuộc ngày nhiều vào máy móc, thiết bị; độ tin cậy tính pháp lý thông tin tài liệu điện tử; vấn đề gốc, chính, hay vấn đề bảo mật thông tin cần nghiên cứu đề giải pháp thiết thực hiệu Thứ tư, nghiên cứu tài liệu điện tử nước ta đạt thành bước đầu, nhiều nước giới nước Mỹ, Nga, Anh, Trung Quốc… quan tâm đến vấn đề từ sớm Thứ năm, nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức quản lý tài liệu điện tử loại hình quan, có doanh nghiệp nước ngồi theo pháp luật pháp Việt Nam, thông lệ quốc tế quy tắc khoa học nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ yêu cầu khách quan bối cảnh hội nhập kinh tế giới Chính lý trên, chọn vấn đề “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử số doanh nghiệp nước hoạt động lĩnh vực xây dựng thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn cao học, tập trung khảo sát nghiên cứu số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tư vấn xây dựng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Luận văn 2.1 Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài sở đánh giá thực trạng quản lý tài liệu điện tử doanh nghiệp nước ngoài, cụ thể doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế thực trạng, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu điện tử hoạt động doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi nói riêng tất doanh nghiệp hoạt động Việt Nam nói chung 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống sở lý luận, nguồn tư liệu, quy định pháp lý cần thiết quản lý tài liệu điện tử trong, nước để làm sáng tỏ sở lý luận sở pháp lý quản lý tài liệu điện tử doanh nghiệp nước Việt Nam - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức doanh nghiệp khảo sát, thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động doanh nghiệp - Nghiên cứu, khảo sát tình hình quản lý tài liệu điện tử số doanh nghiệp nước nhằm đánh giá thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm học kinh nghiệm - Trên sở đánh giá thực trạng nghiên cứu, luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quản lý tài liệu điện tử hoạt động quan, doanh nghiệp Tình hình nghiên cứu đề tài Từ cuối năm 90 kỷ 20, vấn đề tài liệu điện tử đặt Việt Nam Năm 1997, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức hội nghị khoa học với chủ đề Lưu trữ tài liệu điện tử, bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam việc tiếp nhận khẳng định hình thành loại hình tài liệu Sau đó, liên tiếp hội nghị, hội thảo tài liệu điện tử tổ chức nước Việt Nam, tham luận hội nghị, hội thảo nguồn tài liệu phong phú tài liệu điện tử vấn đề có liên quan Chẳng hạn tham luận Hội nghị khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử (tổ chức Hà Nội, tháng 12 năm 1998), tập trung đề cập đến tài liệu lưu trữ điện tử quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội, doanh nghiệp Việt Nam nay, ưu khuyết điểm, kinh nghiệm lưu trữ tài liệu điện tử nước ngoài, đề xuất giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử nước ta Hay báo cáo Hội thảo Sarbica Các sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (tổ chức Hà Nội, năm 2004); Hội thảo khoa học Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm (tổ chức Hà Nội, tháng 10 năm 2009); Hội thảo khoa học quốc gia Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam kinh nghiệm quốc tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì tổ chức Đà Nẵng năm 2012; Hội thảo khoa học quốc tế lần thứ XX Tài liệu xã hội thông tin: quản lý có hiệu tài liệu điện tử tổ chức Moscow năm 2013; Hội thảo Khoa học quốc tế Tính xác thực tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức Hà Nội năm 2014… nguồn tài liệu phong phú vấn đề Bên cạnh đó, thời gian qua có nhiều học giả, giảng viên, chuyên viên công tác quan nhà nước, trường, học viện thực nghiên cứu tài liệu điện tử vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử với nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, viết đăng báo, tạp chí chuyên ngành Chẳng hạn số đề tài: - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Nghiên cứu ứng dụng tin học việc quản lý văn - đến văn thư quan Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 1997, ThS Tiết Hồng Nga làm chủ nhiệm; - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Nghiên cứu thành phần tài liệu điện tử quan Nhà nước nộp vào Lưu trữ Quốc gia Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2000, ThS Tiết Hồng Nga làm chủ nhiệm; - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Quản lý văn điện tử quan nhà nước Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh năm 2008, TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm; - Đề tài nghiên cứu khoa học Xây dựng yêu cầu giải pháp quản lý tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2010, ThS Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm; - Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ Lê Tuấn Hùng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội); - Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng thực trạng giải pháp Trần Ngọc Sơn, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội); V~ ,dQtin c~y va phu hop cua d~ tal d6i v6'i ma nganh dao tao Luan van tuan thu dung quy dinh hien hanh cua BQ giao due va Dao tao, van phong rang c6 sire thuyet phuc, Phuong phap luan va cac phirong phap nghien ciru cu th~ da duoc van dung cong, giai quyet t6t nhiem vu nghien ciru d~ Ten d~ tai phu hop voi noi dung, nQi dung phu hop voi chuyen nganh va ma nganh dao tao, Luan van khong trung l~p voi cac cong trinh da duoc cong b6 v~chAt hrong ciia lu~n van 3.1 Uu di~m Luan van c6 174 trang, c6 106 trang chinh van, duoc chia chuang: Chuang 1: 29 trang - Chuang 2: 41 trang - Chuang 3: 31 trang va trang k€t luan Viec tac gia phan chia noi dung luan van chuang la phu hQ'P.Phdn d~n luan duoc viet ng~n gon, rang Phdn k€t luan phan anh duoc nQi dung nghien ciru cling nhu '1 tuong khoa h9C cua tac gia Van phong ngan gon, sue tich, it 16i chinh ta Chuang 1: Tac gia luan van dua phan tich c6 chon 19Ccac khai niem, dac diem Co'ban cua tai lieu dien tir, d~ lam sir khac biet gitra tai lieu dien nr va cac tai lieu khac khong thuoc d6i tirong nghien CUucua d~ tai, dong thai luan van cling neu phan tich Co' So' 1'1luan va phap 1'1Co'ban quan 1'1tai lieu di~n nr, lam Co' So' n~n tang d~ giai quyet cac nQi dung nghien ciru a cac chuang sau Chuang 2: Tren Co' So' 1'1luan va quy dinh cua phap luat lien quan va nr k€t qua khao sat, tac gia trinh bay khai quat chirc nang nhiem vu, d~c diem, tinh chat hoat dong cua mot s6 doanh nghiep mroc ngoai hoat dong tren linh vue xay dung tai Tp.H6 Chi Minh d~ lam thirc trang quan 1'1tai lieu di~n nr a cac doanh nghiep nay; B6ng thai chi nhtrng uu diem, han che cua viec t6 chirc quan ly tai lieu dien nr mot s6 doanh nghiep mroc ngoai hoat dong tren llnh vue xay dung tai Tp.H6 Chi Minh Chuang 3: Tir k€t qua nghien ciru cua Chuang va chuang 2, tac gia luan van dua mot s6 dinh huang can ban; cac nh6m giai phap va d~ xuftt nham nang cao hieu qua hoat dong t6 chirc quan 1'1tai lieu dien nr mot s6 doanh nghiep mroc ngoai hoat dong tren linh vue xay dung tai Tp.H6 Chi Minh 3.2 M§y Y ki~n trao dAi vrri tac ghi lu~n van Luan van se co ch~t hrong cao hon tac gia lam t6t hon may diem sau: Ph~n Ti€u k~t cua cac chuang phan nhieu moi dung lai viec tom t~t noi dung da trinh bay, it tinh khai quat Ph~n phu luc, cac tai li~u dfin bang tieng nuoc ngoai c~n thiet phai ducc dich tieng Vi~t Phu luc cling c~n b6 sung them nhtrng van ban quan trong, nhir Van ban S6 822IHD-VTLTNN, 26/8/2015 cua C\lC Van thir Liru trtt Nha mroc Huang dfin quan ly van ban di, van ban d~n va l~p h6 So'trong moi tnrong mang III KET LU~N (cdn khdng dinh mire il9 dap ung cac yeu cdu il6i voi mot ludn van cao h9C; nhiing win ilJ cdn bc5 sung, sua chiia (niu co) ); ludn van co thi duac thong qua hay khong? ) Luan van thac si' "TO CHUC QUAN L Y TAl LIeU DIeN TO' TRONG MOT SO DOANH NGHIep mroc NGoAI HO~ T DONG TREN LINH VV'C xAY DVNG T~I THANH PHO HO CHi MINH" vfin doi diem c~n hoan chinh d€ nang cao ch~t hrong luan van, song qua hon 174 trang noi dung cua luan van, voi b6 C\lChop Iy va noi dung phu hop, co nhirng d6ng gop thiet thirc va dang tran tren hai phuong dien khoa h9C va thuc ti~n, th€ hien qua trinh nghien ciru khoa h9C nghiem tuc va da thirc hien t6t cac nhiern vu, muc tieu cua luan van d~t ra, dap irng cac yeu c~u d6i voi mot luan van Thac sI Ltru trtt h9C D~ nghi HQi d6ng thong qua luan van cua H9C vien Nguyen Pham Ngoc Han Thanh ph6 H6 Chi Minh, NGUm if thang ndm MY NH~N XET TS Nguy~n Xuan Hoai CQNG HOA xA HQI cHiJ NGHiA VI~T NAM DQc L~p - TV Do - H~nh Phuc BAN ~ xET LU~ st vAN T~C (Danh cho Can bQ phan bi~n ho~c cac vien HQi dang khac khdng phai Can bQ hurmg dftn) A/ A ~ , A Te~tai ~~ A /V£?.o.c }:f:J±h.) I.'(.G v y lifI!.J .i2ltJk./J1 HQ ten HQC vien: c:1l'l ", I ,r ~ ;.~.~.~ ~e _lu~n~~ ./.~.~~~~ ~' Ch uyen ngaanh : er·· 2-~ cy:.~ '':'> ~kL ":-:',,7"';' ~ L ~ A- .; r: ~.~ a so:" /JP/7 ~ •.r_·fJ;~~ ; ~~~M- Z:.~.'lYia~~ A - ~ //0 ~ ~~/U~ b'-cJ:·3·2:.:;·&3: ~-I CT e :: P.#)J;U iT.iMI:( N.tl.MJ4 ~ w.~ HQ ten ngiroi nhan xet: ~.-;!;;:;;i /:r.ik ~;ti/d CO' quan cong tac cua ngiroi nhan xet: , ~ .9Y.?~~ xET NQI DUNG N~ XET: I pHAN ~ v~tinh cip thi~t, y nghia khoa hec va thuc ti~n ciia d~ tai: ·······························~·Zi-·~···~;.:.:-····~Q:··················;;·~······iJ····;.::···~ ~ ~ ~ # c;.::i ;:::~.~~~:;; ~:.~~.:J 1a-:: ~ ~ ~£.~ ••• ~.~.~ v.:~.~.~~.m ~~ ~.~~ ~ ije ~ ~ ~ -kr.r.-7 ~~.~.~.~~ ?fkd ~ ~ k~ ~.;tu::~ ~~~ 7tt~ ~ ;.; Jtd~:/ ~ p ~.~ ~ v~ dQ tin c~y va phu hQ'Pciia d~ tai dAi vOi ma nganh dao tao (trang ao neu ro S¥, kh6ng trung /i;ip cua aJ tai, S¥, phu h(YJJgiiia ten aJ tai voi n{ji dung, giiia n{ji dung voi chuyen nganh dao tao; a{j tin cgy, tinh hieu qua cua cac phuong phap nghien cUu, tinh trung thuc trang trich ddn tai li~u tham khao ) ··'2J········:r c;;:j.:.;,"~ ~.~ P''''Z~ au ~.~ .~ L " ~ 2-.J/J_ •• J.Y.4 ••••• ~ ~ ~.d L ~ h~~·~7 ~cv~ ! ? ~ ~~ ? t.J.a~ -.::~,.C£ ~~ ~ - q.~.~~ ~ .L/l/~~ ) ~?;;~ -f - "".;C,';;;;6:: ~ ¥.~'-=