5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.Sắp xếp: Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.12
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HỒ CHÍ MINH BỘ MƠN TỔ CHỨC QUẢN LÝ Y TẾ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO CHUẨN THỰC HÀNH 5S MỤC TIÊU Hiểu khái niệm 5S Trình bày nội dung S Tiêu chí đánh giá 5S KHÁI NIỆM VỀ 5S Thực trạng Giấy tờ, tài liệu khơng để vị trí Vật dụng vứt bỏ tuỳ tiện Thực trạng Vật dụng tốt không tốt để chung Đường bị cản trở Thực trạng Đồ dùng cá nhân để bừa bãi Hệ - Khi cần ➔ Kiếm không thấy - Tồn trữ nhiều ➔ Lãng phí - Thiêú dấu hiệu dẫn ➔ Dùng nhầm, ảnh hưởng đến an toàn - Quy định lộn xộn ➔ Không biết dựa vào đâu thực - Tác nghiệp không thuận lợi - Tinh thần làm việc sa sút - Chi phi tăng cao - Sự cố xảy không ngừng Giải pháp Phương pháp quản lý ➢ Kiểm soát thời gian, chế độ làm việc ➢ Năng suất lao động dựa kết đạt ➢ Tâm lý ➢ Điều kiện lao động ➢ Môi trường làm việc 10 Khái niệm 5S - Nguồn gốc từ Nhật Bản (Công ty Toyota) - Là phương pháp hoạt động nhằm làm tăng suất, chất lượng công việc - Tập trung vào việc giữ gìn, ngăn nắp nơi làm việc - Xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khoẻ, tăng tiện lợi, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, cố 39 S4: CHUẨN HỐ SĂN SĨC STANDARDIZE SEIKETSU 40 Khái niệm “Chuẩn hoá" ➢ Chuẩn hoá nội dung từ S1 đến S3 thành quy trình quy định thực cụ thể 41 Mục đích “Chuẩn hố" ➢ Thay đổi nhận thức, hình thành thói quen tạo thành nếp văn hố cho tổ chức 42 Phương thức “Chuẩn hoá" ➢ Bước 1: Xây dựng quy trình, hướng dẫn, tập huấn thực S1 – S3 ➢ Bước 2: Xây dựng quy định yêu cầu nhân viên tuân thủ thực hành S1 – S3 ➢ Bước 3: Thành lập nhóm quản lý 5S (Cấp BV: Ban phụ trách 5S, Cấp đơn vị: Người phụ trách 5S) 43 44 45 S5: DUY TRÌ SẴN SÀNG SUSTAIN SHITSUKE 46 Khái niệm “Duy trì" ➢ 5S khơng phải “Phong trào” mà “Văn hố” ➔ Việc trì cần thiết 47 Mục đích “Duy trì" ➢ Tạo thói quen tốt cho thành viên tổ chức 48 Phương thức “Duy trì" ➢ Bước 1: Định kỳ tập huấn thực hành 5S cho toàn thể cán nhân viên bệnh viện ➢ Bước 2: Định kỳ giám sát, kiểm tra đánh giá thực hành 5S đơn vị ➢ Bước 3: Có hình thức khen thưởng cho cá nhân, tập thể thực hành, tuân thủ tốt 5S có sáng kiến cải tiến theo 5S 49 TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ 5S BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ “THỰC HIỆN 5S” Người đánh giá: ………………………………………………… Nơi đánh giá: …………………………………………………… Cho điểm: Điểm 0: Không thực Điểm 1: Có thực đại diện (Làm vị trí riêng lẻ) Điểm 2: Có thực chưa đầy đủ vị trí (Làm >2 vị trí khơng tồn bộ) Điểm 3: Có thực đầy đủ vị trí Định nghĩa từ ngữ: Vật dụng dư thừa: vật dụng không phục vụ cho hoạt động nhân viên, khơng sử dụng xuất khu vực làm việc nhân viên Sắp xếp đồng nhất: vị trí vật dụng bàn làm việc giống 50 TT Nội dung SÀNG LỌC Khơng có vật dụng dư thừa bàn làm việc Không có vật dụng dư thừa kệ, tủ Khơng có vật dụng dư thừa góc phịng làm việc Có quy định nội dung sàng lọc cơng khai vị trí mà người nhân viên dễ dàng nhìn thấy SẮP XẾP Các vật dụng bàn làm việc xếp gọn gàng, ngăn nắp Các vật dụng tủ, kệ xếp gọn gàng, ngăn nắp Sự xếp bàn làm việc đồng Có sử dụng vạch kẻ màu phân biệt vị trí bàn làm việc Có sử dụng tem nhãn, ghi rõ tên hồ sơ vị trí chun biệt Khu vực làm việc có sơ đồ xác định vị trí đặt, để vật dụng Có quy định việc xếp công khai vị trí mà người nhân viên dễ dàng nhìn thấy 10 11 51 12 13 14 15 16 17 18 19 SẠCH SẼ Khu vực làm việc sẽ, khơng có bụi bám rác vụn Có bảng kiểm vệ sinh cập nhật ngày Có quy định việc giữ gìn khu vực làm việc cơng khai vị trí mà người nhân viên dễ dàng nhìn thấy CHUẨN HĨA Trưởng/Phó khoa Điều dưỡng Trưởng hiểu khái niệm 5S mục đích làm 5S Ít nhân viên Khoa nêu khái niệm 5S mục đích làm 5S Có quy trình chuẩn để giới thiệu huấn luyện 5S cho nhân viên đơn vị Bảng quy định nguyên tắc thực 5S đặt nơi thuận tiện mà nhân viên tìm thấy DUY TRÌ Đơn vị có bảng hướng dẫn thực hành 5S 20 Đơn vị có xây dựng kế hoạch triển khai 5S cơng khai cho tồn thể nhân viên đơn vị 21 Vai trò người nhân viên chuyên trách hướng dẫn 5S quy định phân công cụ thể, rõ ràng 22 Nhân viên chuyên trách có sổ/sách giám sát việc thực 5S nhân viên ngày 52 53 THỰC HÀNH 5S: TƯ TƯỞNG THÔNG, HÀNH ĐỘNG ĐÚNG, HIỆU QUẢ CAO ... thức khen thưởng cho cá nhân, tập thể thực hành, tuân thủ tốt 5S có sáng kiến cải tiến theo 5S 49 TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ 5S BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ “THỰC HIỆN 5S? ?? Người đánh giá: …………………………………………………... S1 – S3 ➢ Bước 3: Thành lập nhóm quản lý 5S (Cấp BV: Ban phụ trách 5S, Cấp đơn vị: Người phụ trách 5S) 43 44 45 S5: DUY TRÌ SẴN SÀNG SUSTAIN SHITSUKE 46 Khái niệm “Duy trì" ➢ 5S khơng phải “Phong... tốt cho thành viên tổ chức 48 Phương thức “Duy trì" ➢ Bước 1: Định kỳ tập huấn thực hành 5S cho toàn thể cán nhân viên bệnh viện ➢ Bước 2: Định kỳ giám sát, kiểm tra đánh giá thực hành 5S đơn vị