Khi chÌn thªm vïng thÊy xuÊt hiÖn hép tho¹i chän Shift cell right nÕu chÌn vïng bªn tr¸i vïng d÷ liÖu (d÷ liÖu chuyÓn sang ph¶i), Shift cell down nÕu chÌn vïng bªn trªn vïng d÷ liÖu (d÷ [r]
(1)Phần III: bảng tính điện tử excel
Đ1 Khái niệm chung
I- Giới thiệu chơng trình
Cũng nh Microsoft Word, Microsoft Excel phần mềm Office công ty Microsoft Phần mềm chủ yếu phục vụ cho bảng tính, bảng lơng, bảng biểu cần áp dụng công thức tính toán Phần mềm có nhiều công cụ hỗ trợ cho việc tạo bảng tính toán
II- Khởi động thoát khỏi Excel
1 Khởi động Excel
Cũng nh WinWord ta khởi động Excel nhiều cách: Cách 1: Từ hình Desktop:
Start \ Programs \ Microsoft Excel
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tợng Start (Góc trái hình) Cách 3: Đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word Desktop 2 Thoát khỏi Excel
(2)Cách 1: Trên Menu chọn File \ Exit Cách 2: Dùng tổ hợp phím Alt + F4
Cách 3: Nháy chuột vào dấu nhân x góc bên phải cửa sổ
III- Giới thiệu hình Excel
1 Giới thiệu h×nh Excel
Tơng tự nh hình Word, hình Excel bào gồm Thực đơn (Menu); cơng cụ, vùng bảng tính, dọc ngang
Khác với Word hình Excel có bảng tính chia tọa độ, theo hàng ngang ký hiệu chữ A, B, C, theo hàng dọc ký hiệu chữ số 1, 2, 3,
Ngồi thành phần nh Win Word, Excel cịn có thêm: Thanh Cơng thức (thể địa
chứa trỏ nội dung đó); Thanh Sheet Tab (chứa Work Sheet với tên Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ) Trong tệp tin Excel có tối đa 255 Work Sheet, Sheet chứa 65536 dòng 256 cột
Con trỏ có hình chữ nhật
đậm vùng bảng tính cho phép ta nhập liệu vào bảng §Ĩ di chun trá ta dïng phÝm c¸c mịi tên chức dùng trỏ chuột
2 Thao t¸c víi Work Sheet
Đổi tên Sheet: Nháy đúp chuột vào tên Sheet cần đổi, gõ tên gừ Enter
Chèn thêm Sheet mới: Vào Inser \ Worksheet Xãa Sheet: Vµo Edit \ Delete Sheet
IV- Các khái niệm bản
1 Địa chỉ
Là giao điểm cột hàng tơng ứng, có loại địa chỉ: * Địa tơng đối: Là địa thay đổi chép đến vị trí mới; Ví dụ: A8, B9, H11,
Thanh C«ng thøc
Thanh Sheet Tab Tab
(3)* Địa tuyệt đối: Là địa không thay đổi chép đến vị trí mới; Ví dụ: $D$5, $K$7, $M16$,
* Địa hỗn hợp: Là địa mà số thứ tự dòng ký hiệu cột thay đổi chép đến vị trí mới; Ví dụ: $H4 (tuyệt đối cột, tơng đối dòng), H$4 (tơng đối cột, tuyệt i dũng),
2 Ô (Cell)
Nh trờn ta biết ô giao điểm cột dịng Ơ đợc xác định địa (tọa độ) dựa vào ký hiệu cột dịng Ví dụ: Tọa độ A1 bảng tính (cột A hàng 1), tọa độ D5 (cột D hàng 5)
3 Vïng (Range)
Là tập hợp nhiều ô liên tiếp với nhau; Ví dụ: vùng từ D5 đến F7 đợc viết D5:F7 tập hợp ô D5, D6, D7, E5, E6, E7, F5, F6, F7
V- Các kiểu liệu Excel
Trong « cđa Excel chØ chøa nhÊt mét kiĨu d÷ liệu, kiểu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Excel chấp nhận kiểu liệu sau:
1 Kiểu chuỗi (Text)
Ký t gõ vào chữ Riêng trờng hợp chuỗi dạng số ký tự gõ vào dấu nháy đơn ( ' ) sau số Kiểu mặc định lề bên trái
2 KiÓu sè ( Nummeric)
Ký tự gõ vào số tự nhiên Các số thập phân đợc ngăn cách phần nguyên với phần thập phân dấu chấm ( ) dấu phẩy ( , ) tùy vào chế độ ta đặt cho máy Mặc định lề bên phải
3 KiĨu c«ng thøc (Formula)
Ký tự gõ vào dấu ( = ) đến cơng thức tính Nội dung thị kết trả cơng thức
4 KiĨu thêi gian (Date and Time)
(4)§2 Các thao tác bảng tính tệp
I- thao tác vùng bảng tính
1 Bôi đen vùng, cột, hàng Bôi đen vùng:
Cỏch 1: Nháy chuột vào ô đầu vùng rê chuột đến ô cuối vùng
Cách 2: Cho trỏ đầu vùng, nhấn giữ phím Shift ấn phím chức ( mũi tên) tơng ứng để bụi en
Bôi đen cột: Nháy chuột vào ký hiệu tên cột Bôi đen hàng: Nháy chuột vào ký hiệu tên hàng 2 Sao chép, di chuyển xóa d÷ liƯu
Bơi đen vùng liệu cần xóa di chuyển chép, sau đó: - Edit \ Delete (Del): xóa liệu;
- Edit \ Cut (Ctrl+X) nháy vào biểu tợng Cut công cụ: di chuyển liệu;
- Edit \ Copy (Ctrl+C) nháy vào biểu tợng Copy công cụ: chép liệu
Sau Cut (Copy) đa trỏ vùng cần dán (Paste) vào Edit \ Paste (Ctrl+V) nháy vào biểu tợng Paste công cụ
3 Nhập chia ô
nhp nhiu ụ thnh ô trớc hết bôi đen ô cần nhập, nháy chuột chuột vào biểu tợng Merge and Center (nếu nhập liệu cột); Merge Cells công cụ (hoặc vào Format \ Cells \ Alignment, đánh dấu Merge Cells \ OK)
Để chia ô nhập thành ô nh ban đầu, cho trỏ vào nháy vào biểu tợng Unmerge Cells công cụ
4 Thay đổi độ rộng chiều cao hàng
Cách 1: Đa trỏ chuột đến hàng (cột) cần thay đổi chiều cao (độ rộng), đ-ờng phân cách, trỏ có dạng mũi tên hai đầu nháy giữ rê đủ kích thớc cần thiết
(5)cht vµo biểu tợng Height (Width ) công cụ, gõ kích th-ớc vào hộp (mặc nhiên 15 (8.38)) OK
5 Chèn thêm cột, hàng, vùng
Bôi đen cột (hàng, vùng) cần chèn, nháy chuột phải, chọn Insert Khi chèn thêm vùng thấy xuất hộp thoại chọn Shift cell right chèn vùng bên trái vùng liệu (dữ liệu chuyển sang phải), Shift cell down chèn vùng bên vùng liệu (dữ liệu đợc đẩy xuống dới), Entire row (column) chèn hàng (cột) vùng 6 Xóa hàng, cột, vựng
Bôi đen hàng (cột, vùng) cần xóa nháy chuột chuột phải, chọn Delete (hoặc vào Edit \ Delete) Khi xãa vïng thÊy xt hiƯn hép tho¹i chän Shift cell left xóa vùng dồn liệu sang trái, Shift cell up xóa dồn liệu lên trên, Entire row (column) xóa hàng (cột) thuộc vùng
II- Thao tác với tÖp
Các thao tác với tệp (mở tệp mới, lu tệp, mở tệp cũ, đóng tệp) Excel đợc thực tơng tự nh phần WinWord
III- Thay đổi Font trang trí bảng tính
1 Thay đổi Font chữ
Bôi đen vùng liệu cần thay đổi Font chọn Format \ Cells \ Font chọn Font cho phù hợp OK (Có thể dùng chuột chọn Font định dạng)
2 Căn lề liệu
Chn cỏc biu tng Align Left , Center , Align Right để theo lề trái, giữa, phải
Nếu lề trên, giữa, dới ô ta bôi đen ô ô cần thay đổi vào Format \ Cells hộp thoại Format Cells chọn Alignment, chọn Vertical theo yêu cầu phù hợp (Top: trên, Center: Giữa, Bottom: dới, Justify: dãn dới) \ OK
3 KỴ khung viỊn cho b¶ng
(6)Bơi đen vùng cần tạo khung bảng sau vào Format \ Cells, hộp thoại Format Cells chọn Borders, sau chọn kiểu dáng đờng kẻ OK
4 S¾p xÕp d÷ liƯu
Bơi đen vùng liệu cần xếp liệu sau vào Dat \ Sort, hộp thoại Sort, chọn cột cần xếp Sort by (khóa chính), cột khác khóa phụ (Then by); Ascending theo
thứ tự tăng dần, Descending theo thứ tự giảm dần; Nếu xếp tiêu đề (không tiêu đề) cột chọn Header row (No header row) Khi chọn xong yêu cầu nháy chuột OK
Đ 3 tính toán bảng
I- Các hàm thông dụng:
Trong Excel ngi ta s dng phép toán số học (cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/)) để tính tốn Ngồi cịn phải sử dụng số hàm thông dụng sau:
1 Hàm MAX
Công dụng: Tìm giá trị lớn vùng
Dạng thức: = MAX (vùng liƯu) VÝ dơ: = MAX (A2:B7) 2 Hµm MIN
Công dụng: Tìm giá trị nhỏ vùng
Dạng thức: = MIN (vùng liệu) Ví dụ: = MIN (A2:B7) 3 Hàm AVERAGE
Công dụng: Tính trung bình cộng vùng
Chọn cột cần SX
chÝnh
(7)D¹ng thøc: = AVERAGE (Vùng liệu) 4 Hàm SUM
Công dụng: Tính tổng tất số vùng Dạng thức: = SUM (vùng liệu)
5 Hàm DSUM
Cơng dụng: Tính tổng số thỏa mãn điều kiện logic
D¹ng thøc: = DSUM (vïng liệu, tên cột cần tính tổng, vùng điều kiện) 6 Hµm LEFT
Cơng dụng: Lấy hay nhiều ký tự chuỗi tính từ bên trái Dạng thức: =LEFT (ơ liệu, n); n (số ký tự cần lấy) số nguyên Ví dụ: Trong ô A1 chứa chuỗi liệu "Nam" để lấy chữ "N" ô A2 ta đặt lệnh: =LEFT (A1,1) cho kết N
7 Hµm RIGHT
Cơng dụng: Lấy hay nhiều ký tự chuỗi từ tính từ bên phải Dạng thức: =RIGHT (ơ liệu,n); n (số ký tự cần) số nguyên 8 Hàm Round
Công dụng: Làm tròn số hàng thập phân theo qui cách n Dạng thức: = Round (ô liệu (hoặc số), n)
9 Hàm INT
Công dụng: Làm tròn phần nguyên số Dạng thức: = INT (ô liệu (hoặc số))
10 Hàm MOD
Công dụng: hàm trả phần d cho phÐp chia a cho b D¹ng thøc: =MOD (a,b)
Ví dụ: =MOD (5, 2) kết quả: 11 Hàm IF
Công dụng: Hàm cho biểu thức điều kiện đúng, cho biểu thức điều kin sai
Dạng thức: = IF (Điều kiện, biểu thøc 1, biĨu thøc 2)
Ví dụ: Trong B4 có chứa giá trị điểm trung bình, xếp loại học tập biết: Nếu điểm trung bình >= xếp loại Đạt, ngợc lại khơng đạt
Ta viết nh sau: = IF (B4>=5, "Đạt", "Không đạt") 12 Hàm VLOOKUP
(8)II- C¸c to¸n tư
Trong Excel, viÕt ®iỊu kiƯn ta cã thĨ kết hợp toán tử, cụ thể nh sau:
1 Toán tử AND (và)
Khi mt i tng phải đồng thời thỏa mãn từ điều kiện trở lên ta phải kết hợp tốn tử AND
Ví dụ: Nếu Chức vụ (ô C4) GĐ Ngày cơng (ơ D4) >28 Tiền th ởng 100000, ngợc lại không đợc thởng Ta viết nh sau:
= IF (AND(C4="GĐ", D4>28, 100000, 0) 2 Toán tử OR (hc)
Khi đối tợng cần thỏa mãn điều kiện ta phải kết hợp tốn tử OR
Ví dụ: Nếu Chức vụ (ơ C4) GĐ chức vụ PGĐ Tiền phụ cấp 100000, ngợc lại không đợc hởng phụ cấp Ta viết nh sau:
= IF (OR(C4="G§", C4="PG§"), 100000, 0)
Đ 4 thao tác biểu đồ in ấn
I- Biểu đồ excel
Để biểu diễn số liệu cột đồ thị, bạn chọn cột cần biểu diễn ta vào Insert \ Chart , xuất hộp thoại Chart Wizard, chọn kiểu biểu đồ phù hợp Next
II- Copy b¶ng tÝnh sang WORD
Nếu bạn muốn chuyển bảng tính Execl sang Word trớc hết phải bôi đen vùng cần chuyển lệnh copy, sau mở Word thực lệnh Paste
III- Thiết lập trang in bảng tính
1 Thiết lËp trang
Vµo File \ Page setup, xt hiƯn hộp thoại Để thiết lập cỡ giấy, hớng giấy ta chọn Page; thiết lập lề trang bạn chọn Margins
(9)2 In Ên
Sau kết thúc việc định dạng, trang trí xong bảng tính ta thực in theo cách sau:
a) In vïng
- Bôi đen vùng cần in vào File \ Print area \ Set Print area; Sau nháy chuột vào biểu tợng Print để in
b) In theo tïy chän
Chän File \ Print xuất hộp thoại, chọn phù hợp nháy chuột OK
PhầnIV: giới thiệu sơ lợc Internet
I- Khái niệm
1 Mạng máy tính
Hệ truyền thông trao đổi liệu đợc thực thông qua ghép nối máy tính với Thực chất mạng máy tính ghép nối hai hay nhiều máy tính với tạo điều kiện cho việc đăng nhập trao đổi liệu từ xa
Tùy vào quy mô phạm vi mạng, ngời ta phân ra: Mạng cục LAN (Local Area NetWork): số lợng máy kết nối nhỏ, thờng văn phòng); Mạng diện rộng WAN (Wide Area NetWork: nhiều mạng LAN ghép nối với nhau); Internet mạng tồn cầu, máy tính cá nhân kết nối vào
2 Internet lµ gì?
Là mạng máy tính phạm vi toàn thÕ giíi, cho phÐp ngêi sư dơng Internet khai th¸c dịch vụ mạng theo lĩnh vực mà quan tâm
Internet kho thông tin lớn đa dạng phong phú mà bạn khai thác kết nối
II- Điều kiện tham gia Internet
Để đợc tham gia Internet bạn cần iu kin sau:
Chọn máy in
Số in Tõ
trang trang§Õn
(10)- Bộ máy tính có cấu hình đủ mạnh - Modem
- Một đờng dây điện thoại gọi đờng dài
Ngoài điều kiện trên, để kết nối Internet bạn thực theo phơng thc sau:
- Thuê bao: Bạn phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ (dịch vụ vnn1260 )
- Không thuê bao: Bạn tự kết nối với mạng Internet không cần phải đăng ký (Các dịch vụ: vnn1269, vnn1268 ) Hiện máy tính cá nhân thờng sử dụng phơng thức dạng 1269
III- T¹o kÕt nèi
1 T¹o kÕt nèi
Để kết nối với Internet bạn cần phải lắp đặt thêm thiết bị nh nói tiến hành cài đặt phần mềm điều khiển thiết lập kết nối
2 §ãng kÕt nèi
Thông thờng ta kết nối thành công vào Internet góc phải phía dới hình có biểu tợng máy tính kết nối với Kể từ lúc bạn phải trả tiền truy nhập Internet Nếu khơng cịn sử dụng bạn đóng kết nối cách nháy chuột vào biểu tợng sau ú Nhỏy chut vo Disconect
IV- Khai thác sư dơng Internet
Internet có nhiều dịch vụ mà bạn sử dụng khai thác Trong đó, số dịch vụ sau thờng xuyên đợc sử dụng:
1 World Wide Web (WWW)
Là dịch vụ quan trọng đợc nhiều ngời quan tâm, thực chất trang thông tin liên kết với đợc hiển thị thơng qua trình duyệt Web Các trang thơng tin gọi Web site, trang Web có địa xác định để tim mạng Ví dụ:
http://www.nhandan.org.vn: Trang Web cđa báo Nhân Dân http://home.vnn.vn: Trang chủ VDC
(11)http://www.hotmail.com: Trang chđ cđa c«ng ty Hotmail http://www.mofa.gov.vn: Trang chủ Bộ Ngoại giao VN
Để xem thông tin trang Web bạn phải sử dụng trình duyệt Web nh Internet Explorer NetCapes,
2 Th ®iƯn tư (Email)
Là dịch vụ đợc nhiều ngời sử dụng theo chế gửi nhận thông tin qua môi trờng Internet Để sử dụng th điện tử bạn phải tạo cho địa Email có dạng: info@123doc.org Ví dụ: info@123doc.org; info@123doc.org
3 Chat
Đây dịch vụ sử dụng chế đàm thoại trực tuyến Tại thời điểm bạn trao đổi với nhiều ngời khác qua mạng (văn bản, nghe nói, hình ảnh)
V- Sử dụng Internet Eplorer để khai thác Website
1 Giíi thiƯu
Trình duyệt phần mềm dùng để tải xem trang Web mạng Internet Internet Eplorer trình duyệt mà đợc nhiều ngời sử dụng
2 Khởi động trình duyệt
* Nháy đúp chuột vào biểu tợng hình Desktop
* Vào Start \ Prorgams \ Inernet Eplorer Khi xuất cửa sổ trình duyệt
3 C¸ch xem c¸c Website
Để vào trang Web bạn phải gõ địa vào khung Address cửa sổ trình duyệt bấm Enter
Nhập địa Web cần truy