Mục đích của luận văn nhằm đánh giá đúng thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, khẳng định những ưu điểm, kết quả đạt được, những nội dung còn tồn tại, hạn chế, bất cập trong quản lý, từ đó đưa ra các giải pháp khoa học giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG THỊ NHUNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG ĐẮK LẮK – NĂM 2019 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Hoàng Mai Phản biện 1:……………………………………………………………… ……………………………………………………………… Phản biện 2:……………………………………………………………… ……………………………………………………………… Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp …… , Nhà - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số:….… - Đường…… ……… - Quận……………… - TP……………… Thời gian: vào hồi …… …… tháng …… năm 20 Có thể tìm hiểu ln văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ có vị trí, vai trị quan trọng nhiều mặt đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ ngày sử dụng nhiều giúp ích cho việc giải công việc hàng ngày quan, tổ chức chứng tin cậy để xác minh kiện lịch sử Luật Lưu trữ năm 2011 đời đánh dấu bước chuyển biến quan trọng, tạo sở pháp lý cho việc quản lý thống công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia Qua triển khai thi hành Luật Lưu trữ t năm 2012 - 2019, công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên cấp, ngành quan tâm thực có chuyển biến tích cực.Các quan, đơn vị, địa phương thực tốt công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, phục vụ kịp thời lãnh đạo, đạo, điều hành quan, đơn vị Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt cơng tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên tồn tại, hạn chế định cần phải khắc phục như: Việc ban hành văn quản lý, đạo công tác lưu trữ hướng dẫn nghiệp vụ địa phương cịn chưa đầy đủ, kịp thời; cơng tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu hạn chế; tài liệu lưu trữ quan, đơn vị, địa phương cịn tình trạng tích đống, bó gói chưa phân loại, xếp khoa học để giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác văn lưu trữ cịn thiếu số lượng, ứng dụng công nghệ thông tin cho cơng tác lưu trữ cịn hạn chế, chưa đồng bộ… Xuất phát t lý nêu trên, học viên chọn đề tài: “Quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên” làm đề tài nghiên cứu viết luận văn tốt nghiệp mình, nhằm đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ, khẳng định ưu điểm, kết đạt được, nội dung tồn tại, hạn chế, bất cập quản lý, t đưa giải pháp khoa học giúp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ số quan nhà nước vấn đề chuyên ngành Quản lý cơng chun ngành Lưu trữ học, riêng chun ngành quản lý cơng có nhiều cơng trình, với cách tiếp cận nghiên cứu khác Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu sâu quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên Mục đích nhiệm vụ luận văn - Mục đích: Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ t đề xuất giải pháp quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên - Nhiệm vụ: - Làm rõ sở lý luận sở pháp lý quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ - Phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên, nguyên nhân hạn chế - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian tới Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 4.2 Phạm vi nghiên cứu Về nội dung nghiên cứu: Nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ quy định cụ thể văn quy phạm pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, bao gồm có nội dung, đề tài sâu nghiên cứu nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ Về phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động quản lý quan, tổ chức có chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên Tuy nhiên với khuôn khổ luận văn cao học, điều kiện khả có hạn, nên tác giả chủ yếu nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp tỉnh Về phạm vi thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu giai đoạn t năm 2012 đến năm 2019 Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn - Phƣơng pháp luận: Cơ sở phương pháp luận đề tài học thuyết Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh vai trò, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác lưu trữ Đồng thời, cách tiếp cận đề tài đứng quan điểm Đảng Nhà nước quản lý nhà nước tài liệu lưu trữ phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể đất nước giai đoạn - Phƣơng pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp khảo sát, thống kê Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Ý nghĩa lý luận: Đề tài luận văn góp phần làm rõ thêm vấn đề lý luận pháp lý công tác lưu trữ - Ý nghĩa thực tiễn: Kết luận văn đưa đánh giá chân thực, khách quan thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên, t đề giải pháp thiết thực góp phần đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn chia thành chương: Chƣơng 1: Cơ sở khoa học quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên Chƣơng 3: Giải pháp đổi quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian tới Chƣơng CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1.1 Công tác lƣu trữ 1.1.1 Những vấn đề chung tài liệu lưu trữ 1.1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chính, gốc hợp pháp tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan đảng nhà nước, tổ chức kinh tế, trị - xã hội, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… tồn xã hội [18, tr.78] 1.1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ, loại hình tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau: Tài liệu hình thành qua hoạt động thực tiễn xã hội, có hồ sơ, rõ nguồn sản sinh tài liệu; tài liệu gốc, hợp pháp; tài liệu có giá trị pháp lý; làm chứng chân thực cho hoạt động khứ; đối tượng sản sinh để mua, bán, kinh doanh Ngày nay, phát triển khoa học công nghệ nhu cầu ngày cao đời sống xã hội,tài liệu lưu trữ ngày có nội dung phong phú đa dạng thể loại Có thể kể số loại hình tài liệu lưu trữ sau: Tài liệu lưu trữ hành chính; tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật; tài liệu lưu trữ nghe nhìn; tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.1.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa phương diện sau: Ý nghĩa trị: Chứa đựng thơng tin mang tính giai cấp, phản ánh chất giai cấp định Ý nghĩa lịch sử - khoa học: Phản ánhtrung thực trình hoạt động người, quan kiện lịch sử quốc gia tiến trình lịch sử Tài liệu lưu trữ phản ánh thật khách quan hoạt động sáng tạo xã hội đương thờinên mang tính khoa học cao Ý nghĩa thực tiễn:Phục vụ cho nhu cầu tra cứu xã hội, giúp nâng cao hiệu hoạt động quan, phục vụ nghiên cứu giải công việc hàng ngày cán công chức, phục vụ nhu cầu đời sống công dân 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm Về khái niệm“công tác lưu trữ” Việt Nam nước ngồi có số định nghĩa khác Ở nước ta, đề cập đến 03 định nghĩa công bố thức giáo trình giảng dạy bậc đại học lưu trữ T điển chuyên ngành văn thư, lưu trữ: - Định nghĩa thứ nhất: Theo giáo trình “lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp xuất năm 1990: “Công tác lưu trữ ngành hoạt động nhà nước (xã hội) bao gồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [19,tr.15] - Định nghĩa thứ hai: Theo t điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” nhà xuất Văn hóa Thơng tin ấn hành năm 2011, cơng tác lưu trữ “Tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ” [20, tr.109] - Định nghĩa thứ ba: Theo Điều 01 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ”:“Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức” T khái niệm thấy công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện: phương diện quản lý nhà nước phương diện công việc hoạt động túy nghiệp vụ lưu trữ 1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ Theo định nghĩa nêu trên, xét lý luận nội dung công tác lưu trữ gồm có: Phương diện quản lý nhà nước như: ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tra, tthi đua - khen thưởng việc thực quy định nhà nước công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học - công nghệ hợp tác quốc tế lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức viên chức lưu trữ phương diện hoạt động nghiệp vụ với công việc như: thu thập xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.3 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Thứ nhất, Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Thứ hai, hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê 1.1.4 Ý nghĩa công tác lưu trữ - Đối với phát triển đất nước - Đối với quan, tổ chức 1.2 Quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ 1.2.1 Khái niệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ Quản lý nhà nước công tác lưu trữ hoạt động hệ thống quan nhà nước việc ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tra, thi đua - khen thưởng việc thực quy định nhà nước công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ hợp tác quốc tế lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức viên chức lưu trữ 1.2.2 Chủ thể quản lý nhà nước công tác lưu trữ - Ở Trung ương: Chính phủ quan hành cao Trung ương thực quản lý hành nhà nước tất lĩnh vực có lĩnh vực lưu trữ Bộ Nội vụ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước số lĩnh vực, có lĩnh vực lưu trữ nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thực dịch vụ công văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Đối với địa phương: Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quan quản lý nhà nước lĩnh vực địa phương, có lĩnh vực lưu trữ nhà nước 1.3.2 Tỉnh Quãng Ngãi 1.3.3 Thành Phố Hải Phòng Như vậy, t thực tiễn quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh, thành phố nêu trên, rút số kinh nghiệm để tỉnh Phú Yên tham khảo, áp dụng công tác quản lý, đạo công tác lưu trữ địa bàn tỉnh sau: Một là, phải tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữbằng nhiều hình thức Hai là,phải có quan tâm, đạo liệt Uỷ ban nhân dân cấp, thủ trưởng quan chuyên môn công tác lưu trữ a là, phải coi trọng công tác khảo sát thực trạng, cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, lực chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ốn là,tăng cường công tác kiểm tra, tổ chức hoạt động kiểm tra chéo cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng Năm là, tổ chức thực tốt nghiệp vụ lưu trữ Sáu là, tăng cường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động lưu trữ ảy là, tăng cường nguồn kinh phí cho hoạt động lưu trữ Tiểu kết chƣơng Nghiên cứu lý luận, pháp luật quản lý nhà nước công tác lưu trữ cho thấy: Quản lý nhà nước công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước nhà nước giao quyền dựa quy định pháp luật lưu trữ để thi hành quy định pháp luật lưu trữ nhằm quản lý thống có hiệu nội dung công tác lưu trữ Chủ thể quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ bao gồm hệ thống quan có thẩm quyền t Trung ương đến 10 địa phương, t Chính phủ, đến UBND cấp, Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ Nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ bao gồm nhiều nội dung t việc xây dựng, ban hành văn pháp luật, tổ chức triển khai thực quy định pháp luật để thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ; kiểm tra, tra, xử lý vi phạm Đồng thời để bảo đảm hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ phải có điều kiện pháp luật, máy, nhân lực công nghệ Việc nghiên cứu lý luận, pháp luật quản lý nhà nước công tác lưu trữ sở để đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên chương Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN 2.1 Khái quát quan quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 2.1.1 Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên Ủy ban nhân dân tỉnh quan hành nhà nước cao địa phương, có chức quản lý nhà nước toàn diện tất lĩnh vực; ban hành văn quy phạm pháp luật, văn quản lý, đạo để quản lý công tác lưu trữ đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành văn hướng dẫn công tác lưu trữ cho quan, đơn vị, địa phương địa bàn tỉnh; đạo tra, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ; đạo nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ theo quy định pháp luật 2.1.2 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên gồm: 01 Giám đốc 03 Phó Giám đốc; 06 phịng chun mơn nghiệp vụ thuộc Sở 03 đơn vị trực thuộc 11 Sở (gồm: Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ban Tôn giáo Ban Thi đua Khen thưởng).Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh việc quản lý nhà nước công tác lưu trữ, chịu trách nhiệm phát triển công tác lưu trữ địa phương Chi cục Văn thư Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước lưu trữ tỉnh, trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh, thực nghiệp vụ lưu trữ 2.1.3 Tổ chức lưu trữ tỉnh Phú Yên 2.1.3.1 Tổ chức lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Đây quan có chức chuyên môn quản lý lưu trữ địa bàn tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phịng UBND tỉnh có chức tham mưu giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phạm vi tỉnh 2.1.3.2 Tổ chức lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Ngày 21/11/2008, thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở chuyển nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ Tại Sở Nội vụ thành lập thêm Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ để thực chức tham mưu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương Đến năm 2010 thực sáp nhập Trung tâm Lưu trữ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữthành Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 2.2.1 Công tác tổ chức tuyên truyền, phổ biến triển khai văn pháp luật quy định công tác lưu trữ Tổ chức 02 Hội nghị tuyên truyền, phổ biến, quán triệt đến cán bộ, công chức, viên chức t tỉnh đến huyện, xã nội dung Luật Lưu trữ kết hợp tập huấn văn quy phạm pháp luật quy định công tác lưu trữ đến t ng nhóm đối tượng, Luật Lưu trữ cịn thực nhiều hình thức gởi văn đến quan, tổ chức cấp tỉnh Ủy ban nhân dân cấp huyện, đăng tải Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ Trên sở đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh Sở Nội vụ, quan, đơn vị, địa phương chủ động triển khai, tuyên truyền, phổ biến đến cán bộ, công chức, viên chức nhiều hình thức như: gởi văn đến phòng, ban, đơn vị trực thuộc, lồng ghép họp giao ban, hội nghị, đưa lên cổng thông tin điện tử,…Bên cạnh mặt làm công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy định công tác lưu trữ triển khai kịp thời hình thức triển khai chưa phong phú chưa có chiều sâu, tỉnh chưa tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề công tác lưu trữ 2.2.2 Xây dựng, ban hành văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Để cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật quy định công tác lưu trữ Trung ương, thời gian qua tỉnh Phú Yên ban hành nhiều văn quản lý, đạo văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, đồng thời xem nhiệm vụ trọng tâm quản lý nhà nước công tác lưu trữ T năm 2012 13 đến năm 2018, tỉnh Phú Yên ban hành 45 văn quản lý, đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Qua đó, nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức cấp, ngành vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ nâng lên rõ rệt; tài liệu thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị đưa vào bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ; phục vụ khai thác sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý điều hành quan, đơn vị Mặc dù tỉnh xây dựng, ban hành nhiều văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, cịn nhiều nội dung chưa cụ thể hóa văn quy định hướng dẫn thực Một số văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ ban hành chậmnhư vấn đề hướng dẫn thu thập tài liệu t lưu trữ huyện vào lưu trữ lịch sử tỉnh, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử…cũng chưa ban hành 2.2.3 Xây dựng đạo thực đề án, quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Xây dựng đạo thực kế hoạch phát triển, chương trình, đề án lưu trữ quan trọng Đây xem kim nam vấn đề tổng thể công tác lưu trữ cho giai đoạn định Thực mục tiêu chiến lược chung ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên ban hành Quyết định số 2389/QĐ-UBND việc ban hành Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 địa bàn tỉnh Phú Yên Ngoài hàng năm tỉnh xây dựng ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bên cạnh đó, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành tổ chức thực Đề án, Kế hoạch 14 công tác chuyên môn lưu trữ Kế hoạch sưu tầm tài liệu quý, Phú Yên, giai đoạn 2016 - 2020; Đề án “Giải tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2012 - 2014” 2.2.4 Thống kê nhà nước lưu trữ Công tác thống kê lưu trữ tỉnh Phú Yên thực nghiêm túc theo quy định nhà nước thống kê lưu trữ Thực tốt công tác thống kê giúp cho việc quản lý chặt chẽ, có hiệu nội dung công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; tổ chức nhân làm công tác lưu trữ; công tác thu thập sử dụng tài liệu lưu trữ; kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, thực tế chất lượng báo cáo thống kê định kỳ quan, đơn vị, địa phương cịn thiếu xác, gây khó khăn cho người tổng hợp số liệu Bên cạnh tỉnh chưa sửa đổi, bổ sung kịp thời Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh nên việc xác định đầu mối báo cáo chưa thống 2.2.5 Tổ chức, đạo ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ Tỉnh Phú Yên ban hành nhiều văn quản lý, đạo nhằm ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin địa bàn tỉnh Bên cạnh việc triển khai thực hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành cho quan hành tỉnh, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Phú Yên cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh 2.2.6 Bố trí, xếp, sử dụng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ thi đua khen thưởng cơng tác lưu trữ 15 2.2.6.1 Tình hình cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Trong năm qua công tác tổ chức cán làm công tác văn thư, lưu trữ tỉnh ln kiện tồn, bố trí nhân có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật, quan tâm tăng cường số lượng người làm công tác lưu trữ 2.2.6.2 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức t 02 - 03 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng chí lãnh đạo Văn phịng giao phụ trách công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, địa phương T năm 2012 đến năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu giúp Sở Nội vụ tổ chức 11 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho 1.696 người tham gia 2.2.6.3 Thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ Thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên t năm 2012 đến năm 2018 thực tế chưa quan tâm, công tác lưu trữ không xem tiêu để đánh giá, xếp loại quan, đơn vị, địa phương hồn thành tốt nhiệm vụ hay khơng 2.2.7 Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ Thanh tra, kiểm tra hoạt động thiết yếu quan, tổ chức Xuất phát t vai trò quan trọng việc tra, kiểm tra, hàng năm kế hoạch tra, kiểm tra ngành Nội vụ, Sở Nội vụ phê duyệt lĩnh vực văn thư, lưu trữ 16 nội dung tiến hành tra quan, đơn vị T năm 2012 đến năm 2018 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu giúp Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra 96 quan, đơn vị, địa phương địa bàn tỉnh 2.2.8 Công tác quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 2.2.8.1 Quản lý công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Để tăng cường công tác quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh, thời gian qua Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên ban hành nhiều văn quản lý đạo, hướng dẫn cần thiết để giúp quan, đơn vị làm sở xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, lưu trữ quan theo quy định T năm 2013 đến năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiến hành thu thập 22 phông, với 321,55 mét giá tài liệu quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 2.2.8.2.Quản lý công tác chỉnh lý, đánh giá tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Đề án “Giải tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên giai đoạn 2012 -2018” để triển khai thực với tổng số mét giá tài liệu tồn đọng chỉnh lý hoàn chỉnh giai đoạn 2012 - 2018 là: 5.137,32 mét giá, thuộc tài liệu 24 sở, ban, ngành đơn vị trực thuộc sở T năm 2010 đến năm 2017, qua báo cáo thống kê cho thấy số lượng tài liệu tồn đọng sở, ban, ngành tỉnh 2.563 mét tài liệu Tại cấp huyện tính đến hết năm 2017, tài liệu quan, tổ chức cấp huyện bảo quản gồm 5.088 mét giá, chỉnh lý hồn chỉnh 271 mét giá, chưa chỉnh lý 4.817 mét giá 2.2.8.3 Quản lý công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng hệ thống biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để bảo đảm 17 an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu T năm 2012- 2018, kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên, bố trí tầng trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh, với tổng diện tích khoảng 165 m2, với tổng số mét giá tài liệu bảo quản 526 mét Về trang thiết bị: Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ đáp ứng phần công tác bảo quản tài liệu máy điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy nên điều kiện bảo quản tài liệu đảm bảo tốt 2.2.8.4 Quản lý công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Khai thác sử dụng tài liệu khâu cuối việc thực nghiệp vụ lưu mục đích quan trọng cơng tác lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ q trình đưa tài liệu lưu trữ thơng tin có tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội 2.3 Đánh giá chung quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 2.3.1 Kết đạt 2.3.2 Tồn tại, hạn chế 2.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân khách quan Tiểu kết chƣơng T kết khảo sát thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên, tác giả nhận thấycông tác quản lý nhà nước lưu trữ địa bàn tỉnh thời gian qua có 18 bước phát triển tiến so với trước Các hoạt động cụ thể công tác xây dựng kế hoạch, quy hoạch, đề án lưu trữ, công tác tra, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ, hay quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ… quan tâm đạo triển khai thực Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên hạn chế, tồn định Như việc xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn lưu trữ hạn chế; việc bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cơng chức, viên chức làm lưu trữ chưa quan tâm mức; công tác thu thập hồ sơ, tài liệu chưa thực thường xuyên, tài liệu lưu trữ chưa đưa sử dụng nhiều, chưa góp phần đắc lực cho việc nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động quan, đơn vị Chƣơng GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN THỜI GIAN TỚI 3.1 Phƣơng hƣớng nhằm đổi quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ - Cần đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ - Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn quản lý, đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa tỉnh - Hoàn thiện hệ thống tổ chức máy làm lưu trữ t cấp tỉnh đến cấp sở để thực chức quản lý thống công tác - Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm cơng tác lưu trữ có đủ phẩm chất trị, đạo đức nghề nghiệp 19 có trình độ chun nghiệp cao, có kỹ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đặt tình hình - Xây dựng sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đáp ứng yêu cầu tổ chức công tác lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng hiệu TLLT địa phương - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác lưu trữ 3.2 Một số giải pháp đổi quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Phú Yên 3.2.1 Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ - Không ng ng tuyên truyền phương tiện thông tin đại chúng, tiến hành thường xuyên rộng khắp ý nghĩa công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; đa dạng hóa hình thức tuyên truyền cho phù hợp với t ng đối tượng - Đưa nội dung công tác lưu trữ, công tác lập hồ sơ cơng việc vào chương trình giảng dạy, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cán lãnh đạo quản lý cấp Thực hoạt động công bố, giới thiệu, trưng bày triển lãm tài liệu theo chủ đề nhân ngày lễ kỷ niệm tài liệu vấn đề mang tính thời 3.2.2 Hồn thiện hệ thống văn quản lý văn hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Cần hồn thiện hệ thống văn quy định quản lý, đạo văn hướng dẫn cụ thể sau: Xây dựng Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn bản, hồ sơ điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Phú Yên; Quy chế lưu trữ hồ sơ thủ tục hành điện tử địa bàn tỉnh Phú Yên; Xây dựng Bảng thời 20 hạn bảo quản mẫu cho quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; Hướng dẫn việc thu thập tài liệu Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lưu trữ; Hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá tr; Hướng dẫn việc giải mật tài liệu; Quy định phòng đọc tài liệu; Quy định Kho lưu trữ; Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật giải mật; Quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ; Quy định cơng tác số hóa tài liệu Lưu trữ; Xây dựng ban hành Đề án số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến môi trường mạng phục vụ cho độc giả xa lại khó khăn 3.2.3 Tăng cường vai trị quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ Về đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ: Tổ chức khóa đào tạo v a học, v a làm, khóa họcngắn hạn cấp chứng nghiệp vụ; tiếp tục trì tăng cường việc mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn Các lớp bồi dưỡng cần lựa chọn chuyên đề phù hợp với t ng đối tượng Kết thúc đợt tập huấn cần tổng kết để rút kinh nghiệm, lắng nghe ý kiến đóng góp học viên để điều chỉnh phương pháp truyền đạt kiến thức phù hợp Về cơng tác kiểm tra, Sở Nội vụ ngồi việc trì cơng tác kiểm tra định kỳ năm cần phải xây dựng kế hoạch, chương trình kiểm tra chuyên đề Kết thúc đợt kiểm tra cần tổ chức họp tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm, tổng hợp kết kiểm tra chung, đánh giá tồn tại, hạn chế sau kiểm tra cần có văn triển khai văn yêu cầu quan, đơn vị cần khắc phục cịn thiếu sót q trình thực cơng tác lưu trữ, đề xuất khen thưởng kịp thời cho quan, tổ chức thực tốt có hình thức xử lý quan, tổ chức không thực đầy đủ yêu cầu công tác lưu trữ 21 3.2.4 Nâng cao chất lượng, bổ sung số lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trang bị kiến thức cần thiết công tác lưu trữ Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cần tiến hành rà soát đánh giá lại trình độ, lực chun mơn cơng chức, viên chức làm công tác tham mưu quản lý nhà nước Chi cục, qua đó, đề hướng khắc phục cách cử đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ chuyển đổi vị trí công tác cho phù hợp Đối với quan, đơn vị cấp tỉnh, số lượng hồ sơ, tài liệu hình thành nhiều, cần thiết phải rà sốt, đánh giá bố trí cán chuyên trách lưu trữ để đảm nhiệm công tác lưu trữ Đối với cấp huyện, cần có đầu mối giao thức việc quản lý tài liệu cấp huyện, tốt giao cho Phịng Nội vụ quản lý bố trí bổ sung biên chế để làm công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quản lý kho lưu trữ cấp huyện Về tuyển dụng công chức, viên chức cần ưu tiên số sinh viên tốt nghiệp, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 3.2.5 Thực giải pháp nghiệp vụ 3.2.5.1 Thực việc hướng dẫn lập hồ sơ q trình giải cơng việc cho cơng chức, viên chức làm chuyên môn 3.2.5.2 Chỉ đạo việc thu thập tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, đặc biệt Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lưu trữ 3.2.6 Đầu tư kinh phí cho lưu trữ Tỉnh cần tập trung khai thác, huy động tốt nguồn lực t ngân sách nhà nước nguồn thu xã hội khác để đầu tư phát triển công tác lưu trữ theo mục tiêu, tiêu đặt Trong cần 22 ưu tiên đầu tư, mua sắm đầy đủ trang thiết bị chuyên dụng phục vụ cho Kho lưu trữ lịch sử tỉnh để thu thập tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu 3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc phục vụ nhanh chóng, kịp thời yêu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ lúc, nơi nhiệm vụ đặt công tác lưu trữ Vì vậy, giải pháp cho vấn đề thực số hóa tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu giấy lên hệ thống thông tin điện tử để khắc phục nhược điểm tài liệu giấy song song đó, cần xây dựng quy chế quản lý tài liệu điện tử quan, đơn vị, phân cấp cụ thể trách nhiệm quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử song song với bảo quản tài liệu giấy Tiểu kết chƣơng T thực trạng tình hình quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian qua cho thấy việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ thời gian tới đặt vấn đề cấp bách ngành, cấp Để thực nâng cao hiệu quản quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên điều tất yếu phải giải triệt để giải pháp đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ để nâng cao nhận thức vai trò, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; hoàn thiện hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn công tác lưu trữ; tăng cường vai trò quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ; nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết công 23 tác lưu trữ để sử dụng có hiệu đội ngũ cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ; thực thống nhất, hoàn chỉnh khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ thời gian tới việc đầu kinh phí, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ cần thiết KẾT LUẬN Quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian qua góp phần quan trọng việc xây dựng phát triển công tác lưu trữ địa phương, nâng cao giá trị to lớn tài liệu lưu trữ lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên đối mặt với tồn hạn chế hệ thống văn quản lý, đạo, hướng dẫn, chất lượng văn ban hành chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quản lý; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác cịn thiếu số lượng yếu chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức nghiệp vụ lưu trữ hạn chế… Để khắc phục tồn tại, hạn chế quản lý nhà nước công tác lưu trữ, vào quy định pháp luật hành tình hình thực tế địa phương, đề tài đề phương hướng, giải pháp nhằm khắc phục mang tính đồng thống mà trước hết hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước văn hướng dẫn công tác lưu trữ Bên cạnh cần phải nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo công chức, viên chức nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí cho hoạt động lưu trữ,…để công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên ngày hoàn thiện hiệu 24 ... nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên - Nhiệm vụ: - Làm rõ sở lý luận sở pháp lý quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ - Phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh. .. cứu lý luận, pháp luật quản lý nhà nước công tác lưu trữ sở để đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên chương Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC... trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên, t đề giải pháp thiết thực góp phần đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận,