Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận về thực hiện pháp luật lưu trữ, thực trạng thực hiện pháp luật lưu trữ tại Bộ Tài chính, trên cơ sở đó, tìm kiếm các giải pháp nhằm thực hiện tốt pháp luật về lưu trữ.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HỒNG THỦY THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI BỘ TÀI CHÍNH CHUYÊN NGÀNH LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH Mã số: 38 01 02 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH HÀ NỘI – 2020 Luận văn hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS TRẦN THÚY VÂN Phản biện 1: PGS.TS VŨ ĐỨC ĐÁN Phản biện 2: PGS.TS NGUYỄN QUỐC SỬU Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 204 nhà A Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ Học viện Hành Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 8h00 ngày 13 tháng năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thực pháp luật vấn đề rộng lớn, phức tạp với tham gia nhiều chủ thể như: Cá nhân, tổ chức khác nhằm đưa pháp luật vào đời sống thực tiễn, trình đưa quy định pháp luật, nguyên tắc pháp luật vào trường hợp cụ thể Trong hoạt động ngành lưu trữ nước ta có hàng trăm văn quy phạm pháp luật, văn quản lý, đạo công tác lưu trữ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành khẳng định vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ đạo, điều hành hoạt động quan Đảng, nhà nước; phục vụ nhu cầu đời sống xã hội nghiên cứu khoa học… Bộ Tài quan Chính phủ có cấu tổ chức gồm 05 Tổng cục tương đương; 20 đơn vị thuộc Bộ (các vụ, cục, tra, văn phòng); 04 đơn vị nghiệp Đồng nghĩa với số lượng tài liệu lưu trữ hình thành lớn khoảng 1.674 mét/năm Khối tài liệu góp phần quan trọng việc phục vụ nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước nói chung nhiệm vụ chun mơn nói riêng Bộ Tài Vấn đề đặt ra, làm để quản lý khối tài liệu cách khoa học, thống nhất, phục vụ thuận lợi cho công tác đạo điều hành Bộ đơn vị Trước vấn đề đó, việc tổ chức thực quy định pháp luật lưu trữ lãnh đạo Bộ quan tâm, đạo quan, đơn vị thuộc, trực thuộc triển khai thực Luật Lưu trữ văn hướng dẫn thi hành Trong trình thực hiện, bên cạnh kết đạt được, Bộ Tài cịn bộc lộ số hạn chế, vướng mắc việc thực pháp luật lưu trữ Chính vậy, “Thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài chính” học viên lựa chọn làm đề tài luận văn cao học chuyên ngành Luật Hành Luật Hiến pháp Tình hình nghiên cứu vấn đề Trong năm qua, việc nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước công tác lưu trữ nhiều nhà khoa học, nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm Tuy nhiên, từ góc nhìn pháp luật lưu trữ chưa có nhiều chưa có cơng trình nghiên cứu chun sâu việc thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài từ Luật Lưu trữ có hiệu lực (năm 2012) đến Vì vậy, việc nghiên cứu quy định pháp luật lưu trữ việc triển khai thực Bộ Tài đồng thời đưa giải pháp nhằm đảm bảo thi hành pháp luật lưu trữ cần thiết Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Luận văn nghiên cứu sở lý luận thực pháp luật lưu trữ, thực trạng thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài chính, sở đó, tìm kiếm giải pháp nhằm thực tốt pháp luật lưu trữ - Nhiệm vụ nghiên cứu: Làm sâu sắc thêm sở lý luận thực pháp luật lưu trữ; thực trạng hệ thống pháp luật lưu trữ nước ta thực trạng thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài chính; đề xuất giải pháp đảm bảo pháp luật lưu trữ Bộ Tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Pháp luật lưu trữ thực trạng thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài - Phạm vi nghiên cứu: Thực pháp luật lưu trữ quan thuộc Bộ Tài từ Luật Lưu trữ có hiệu lực (năm 2012) đến Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh, khảo sát thực tiễn thu thập số liệu liên quan đến hoạt động thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài vận dụng sở phương pháp vật biện chứng, vật lịch sử để từ rút kết luận làm sáng tỏ mục đích luận văn, phục vụ cho lý luận thực tiễn Những đóng góp luận văn Luận văn góp phần làm sáng tỏ, sâu sắc thêm vấn đề lý luận thực pháp luật lưu trữ; phân tích, đánh giá tồn diện cơng tác lưu trữ qua thực tiễn Bộ Tài chính; đưa giải pháp đảm bảo thực pháp luật lưu trữ, góp phần phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Bộ quan nhà nước Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận thực pháp luật lưu trữ Chương 2: Thực trạng thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài Chương 3: Quan điểm giải pháp đảm bảo thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài Chương NHỮNG VẪN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, đặc điểm thực pháp luật lưu trữ 1.1.1 Khái niệm thực pháp luật lưu trữ Thực pháp luật lưu trữ q trình hoạt động có mục đích làm cho quy định pháp luật lưu trữ trở thành hành vi thực tế, hợp pháp chủ thể pháp luật 1.1.2 Đặc điểm thực pháp luật lưu trữ Thứ nhất, thực pháp luật lưu trữ hành vi hợp pháp chủ thể pháp luật lĩnh vực lưu trữ Thứ hai, thực pháp luật lưu trữ q trình có mục đích, bao gồm nhiều hoạt động Thứ ba, thực pháp luật lưu trữ mang tính thực quyền lực nhà nước, chủ thể tuân thủ nghiêm ngặt quy định Nhà nước hoạt động lưu trữ Thứ tư, thực pháp luật lưu trữ mang tính xã hội rộng rãi, hoạt động thực quan, tổ chức, cá nhân khác 1.2 Vai trò, chủ thể thực pháp luật lưu trữ 1.2.1 Vai trò thực pháp luật lưu trữ Thứ nhất, việc thực pháp luật, quy định pháp luật vào đời sống, trở thành hành vi thực tế chủ thể Thứ hai, thực pháp luật lưu trữ làm cho ý thức pháp luật quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nâng cao; vai trò, trách nhiệm nhà nước công dân bảo vệ nguồn tài liệu xác định rõ ràng Thứ ba, thực pháp luật lưu trữ đảm bảo yêu cầu pháp chế xã hội chủ nghĩa Thứ tư, thực pháp luật lưu trữ có vai trị to lớn việc cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Thứ năm, thực pháp luật lưu trữ bảo đảm hoạt động quan, tổ chức Nhà nước, cập nhật thông tin hàng ngày, hàng 1.2.2 Chủ thể thực pháp luật lưu trữ Theo Điều 38, Luật Lưu trữ: Bộ Nội vụ quan Chính phủ giao giúp Chính phủ thực quản lý thống nước lưu trữ quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Các nội dung quản lý nhà nước lưu trữ phân cấp cho bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, quan trung ương tổ chức trị - xã hội, ủy ban nhân dân cấp phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý nhà nước lưu trữ Bên cạnh đó, Điều Luật Lưu trữ quy định thêm chủ thể thực pháp luật lưu trữ cá nhân, tổ chức, gia đình, dịng họ 1.3 Nội dung thực pháp luật lưu trữ 1.3.1 Tổ chức lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước công tác lưu trữ Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 Bộ Nội vụ quy định: Tổ chức lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữ vụ, văn phòng, tra, cục, tổng cục tổ chức tương đương, đơn vị nghiệp công lập thuộc Bộ thực công lưu trữ Bộ Ngoài ra, Điều 39 Luật Lưu trữ cịn quy định cụ thể kinh phí cho công tác lưu trữ quan nhà nước bố trí dự tốn năm 1.3.2 Thu thập tài liệu lưu trữ Chương II Luật Lưu trữ quy định thu thập tài liệu lưu trữ gồm ba mục: Lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử * Lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan quy định Điều 9, 10, 11, 12 Luật Lưu trữ gồm: Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trách nhiệm Lưu trữ quan; thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Những quy định Luật hướng dẫn chi tiết Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Bên cạnh việc lập hồ sơ giấy, Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định việc lập hồ sơ điện tử * Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quy định Điều 15, 16, 17, 18 Luật Lưu trữ gồm: Chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu Những quy định Luật nội dung cụ thể hóa thông tư, định, công văn hướng dẫn Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước * Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quy định Điều 21 22, Luật Lưu trữ "trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Việc giao nộp vào Lưu trữ lịch sử hướng dẫn chi tiết Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ Ngoài ra, Điều 23, Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan” 1.3.3 Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quy định Điều 25, Luật Lưu trữ Việc bảo quản tài liệu lưu trữ quy định chi tiết Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ, Quyết định 262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Thống kê tài liệu lưu trữ quy định Điều 27, Luật Lưu trữ “Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê số liệu báo cáo thống kê tính từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm” Việc thống kê tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ cụ thể hóa Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 - Hủy tài liệu lưu trữ quy định Điều 28, Luật Lưu trữ Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chi tiết Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 1.3.4 Sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 29, Luật Lưu trữ quy định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác” Điều 31, 32, 33, 34 Luật Lưu trữ quy định sử dụng tài liệu lưu trữ, có hình thức sử dụng, tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ, mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan 1.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Nhà nước ta kịp thời ban hành Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ dành chương quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm nội dung: Thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh đó, ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 02/2019/TT-BNV để đảm bảo tính xác thực hiệu lực pháp lý văn điện tử, hồ sơ, tài liệu điện tử 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực pháp luật lưu trữ 1.4.1 Các yếu tố khách quan Các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến thực pháp luật lưu trữ gồm: Thiên nhiên, môi trường; lực thù địch; bối cảnh kinh tế, trị, xã hội đất nước… 1.4.2 Các yếu tố chủ quan Các yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến thực pháp luật lưu trữ gồm: Sự quan tâm cấp lãnh đạo; nhận thức ý thức người; đội ngũ cán công chức làm lưu trữ; công nghệ thông tin; kinh phí cho hoạt động lưu trữ 11 nộp tài liệu chưa đầy đủ quan Bộ khảo sát Tổng cục Thuế Những tài liệu quan trọng, có giá trị vĩnh viễn cịn thiếu - Tài liệu tồn đọng: Tài liệu tồn đọng phòng làm việc nhiều với tổng số 2.800 mét Đây vấn đề khó khăn cơng tác lưu trữ Bộ Tài Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử: Năm 2015, Bộ triển khai Chương trình Quản lý văn phiên (EdocTC), tồn văn đi, đến số hóa khâu văn thư; hồ sơ công việc chuyên viên xử lý môi trường mạng Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp công tác quản lý điều hành hoạt động Bộ Tài tổ chức hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí hành Tuy nhiên, dù tất cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Bộ tập huấn lập hồ sơ điện tử quản lý hồ sơ điện tử thực tế có cán thực * Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Từ năm 2012 - 2019, quan Bộ Tổng cục chỉnh lý khoa học tổng số khoảng 12.116,2 mét tài liệu, trung bình thực chỉnh lý 1.514,5 mét/năm * Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Từ năm 2012 đến nay, quan Bộ 24,7 mét tài liệu; Tổng cục Thuế 16,8 mét tài liệu, đơn vị nghiệp thuộc Bộ chưa thực giao nộp vào lưu trữ lịch sử Việc giao nộp thực theo trình tự, thủ tục quy định nhà nước 2.1.3 Về bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị - Về bảo quản, vệ sinh tài liệu: Tổng diện tích kho bảo quản tài liệu Bộ Tài 2.882m2, quan Bộ có 1.022m2 kho, Tổng cục có 1.860m2 kho, đơn vị nghiệp thuộc Bộ 12 khơng bố trí kho bảo quản tài liệu Mặc dù quan tâm, đầu tư, kho thiết kế xây dựng tiêu chuẩn kho bố trí tạm tài liệu lưu trữ Bộ ln tình trạng q tải, phá vỡ ổn định đảm bảo kho Bên cạnh việc thiếu kho bảo quản việc vệ sinh tài liệu, kho tàng, khử trùng chống nấm mốc mối mọt cho tài liệu không quy định - Về thống kê tài liệu lưu trữ: Bộ Tài ln thực nghiêm túc thời hạn chế độ báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ - Về tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tài liệu đưa tiêu hủy xác định hoàn toàn hết giá trị, thủ tục chặt chẽ, đảm bảo quy định hành Số lượng tài liệu tiêu hủy khảo sát quan Bộ Tổng cục Thuế từ năm 2012 đến 894,8 mét 2.1.4 Về sử dụng tài liệu lưu trữ Từ năm 2012 - 2019, quan Bộ Tài phục vụ khoảng 1.800 lượt độc giả với 3.134 hồ sơ, văn khai thác sử dụng; Tổng cục Thuế phục vụ khai thác 1.827 lượt độc giả với 1.987 hồ sơ, văn khai thác sử dụng; đơn vị nghiệp thuộc Bộ không giao nộp tài liệu nên có khoảng 100 lượt độc giả đơn vị đến nghiên cứu đề tài Viện Chiến lược Chính sách tài Việc khai thác tài liệu chủ yếu hình thức đọc chỗ, chụp, chứng thực (sao y chính) 2.1.5 Về ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác lưu trữ * Tại quan Bộ: Từ tháng 12/2016, toàn văn đi, đến số hóa khâu văn thư; theo ngun tắc hồ sơ cơng việc chun viên xử lý môi trường mạng thực tế cán bộ, cơng chức người thực Để kế thừa 13 toàn số lượng văn đi, đến số hóa khâu văn thư thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ quan theo quy định, năm 2016 Bộ phê duyệt chủ trương đầu tư dự án Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ * Tại Tổng cục Thuế đơn vị triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ từ năm 2011 hiệu không đáp ứng yêu cầu chun mơn nghiệp vụ Tổng cục thí điểm số hóa tài liệu 02 Vụ, nhiên việc khai thác, sử dụng tài liệu gặp khó khăn nên tạm thời Phần mềm tạm khơng sử dụng chờ nâng cấp 2.2 Đánh giá chung việc thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài 2.2.1 Kết quả, nguyên nhân kết Qua 07 năm thực Luật Lưu trữ văn lưu trữ Bộ Tài chính, cơng tác lưu trữ có chuyển biến tích cực, điển hình như: (1) Công tác tập huấn Luật Lưu trữ văn lưu trữ quan tâm quán triệt đầy đủ, kịp thời tới công chức, viên chức quan, đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; (2) Hệ thống văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ dần hồn thiện; (3) Cơng tác kiểm tra, thi hành văn quy phạm pháp luật lưu trữ quan tâm thực việc hướng dẫn, góp ý, giải đáp nghiệp vụ lưu trữ thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời; (4) Lãnh đạo Bộ Tổng cục quan tâm đầu tư kinh phí, trang thiết bị cho cơng tác lưu trữ; (5) Thực tốt công tác phục vụ độc giả nghiên cứu, chụp tài liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu đáng độc giả; (6) Nâng cao ý thức bảo quản, giữ gìn bí mật hồ sơ, 14 tài liệu; cơng tác phịng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt đề cao cảnh giác, bảo quản an toàn kho tài liệu; (7) Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ quan tâm Để có kết trên, từ có Luật Lưu trữ, Bộ Tài triển khai tập huấn, phổ biến Luật văn quy phạm pháp luật tới đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; kết hợp tăng cường công tác kiểm tra tạo chuyển biến tích cực nhận thức đội ngũ công chức, viên chức vai trị tầm quan trọng cơng tác lưu trữ Lãnh đạo Bộ số quan, đơn vị quan tâm đến công tác lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, bố trí nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ đáp ứng u cầu nhiệm vụ đề ra, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 2.2.2 Hạn chế, nguyên nhân hạn chế * Về quy định pháp luật lưu trữ hành - Một số quy định Luật Lưu trữ chưa có văn hướng dẫn thi hành thực tế nên thiếu tính khả thi như: Khoản 1, Điều chế độ phụ cấp ngành nghề đặc thù; Điểm b, c, Khoản 3, Điều hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu cho Lưu trữ lịch sử cá nhân; Khoản 1, Điều 33 tài liệu lưu trữ chứng thực tài liệu lưu trữ lệ phí; Điều hành vi vi phạm hoạt động lưu trữ - Giải mật tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng, Luật Lưu trữ chưa quy định công tác giải mật tài liệu lưu trữ - Một số quy định Nhà nước không đồng với nhau, khó khăn cho người thực Bộ Tài số văn ban hành trước có Luật Lưu trữ nên số điểm khơng cịn phù hợp với Luật Lưu trữ văn hướng dẫn 15 * Về lập kế hoạch, sách công tác lưu trữ Bộ: Bộ xây dựng kế hoạch dừng lại kế hoạch năm, giai đoạn ngắn hạn, yêu cầu cần giải tức thời năm tiếp theo, kế hoạch dài hạn, giai đoạn tiêu chí định tính, định lượng để có lộ trình thực cơng tác năm, giai đoạn đạt mục tiêu Bộ chưa thực * Về thu thập tài liệu lưu trữ - Lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan: Số lượng hồ sơ lập chưa đầy đủ so với tài liệu thực tế hình thành, việc lập hồ sơ cịn mang tính hình thức lập dạng tập hợp văn có liên quan với để thành hồ sơ; chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo người lập hồ sơ chưa thực theo quy trình việc lập hồ sơ Việc nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan cịn tình trạng nộp lưu tài liệu chưa thời hạn; số công chức nghỉ hưu, chuyển công tác không lập hồ sơ công việc Nhiều cán làm công tác chuyên môn chưa coi trọng việc lập hồ sơ giao giải công việc, coi việc lập hồ sơ cán làm văn thư lưu trữ - Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Tài liệu đơn vị đưa chỉnh lý thường không đầy đủ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, cán chuyên môn không giao nộp triệt để ảnh hưởng đến tính đầy đủ tài liệu Xác định giá trị tài liệu chưa xác dẫn đến làm tốn diện tích kho tàng trang thiết bị khác Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ chưa xác phần trình độ cán thực chỉnh lý, quản lý giám sát chỉnh lý tài liệu hồ sơ không đầy đủ nên khơng thể xác định xác giá trị - Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Qua thống kê quan Bộ khảo sát thí điểm Tổng cục Thuế tổng số tài liệu đưa 16 chỉnh lý quan Bộ Tài 4.652,5 mét giao nộp vào Lưu trữ lịch sử 24,7 mét; Tổng cục Thuế 2.048,2 mét giao nộp 16,8 mét Tỷ lệ tài liệu giao nộp so với tài liệu chỉnh lý với 0.67% Nguyên nhân chủ yếu tài liệu có giá trị cao đơn vị không giao nộp đầy đủ * Về bảo quản, hủy tài liệu hết giá trị - Công tác bảo quản: Hầu hết đơn vị tình trạng thiếu kho bảo quản tài liệu Nguyên nhân tài liệu tồn đọng lịch sử để lại lớn, tài liệu hàng năm gia tăng nhanh, tài liệu sau chỉnh lý chưa tiêu hủy giao nộp vào Lưu trữ lịch sử triệt để theo quy định nên khơng giải phóng kho giá, kho lại không đủ để bảo quản - Việc tiêu hủy tài liệu: Số lượng tài liệu tiêu hủy so với số lượng thực tế chỉnh lý (tại quan Bộ tài liệu tiêu hủy chiếm 13,9% tài liệu chỉnh lý) dẫn đến đến tốn diện tích kho, trang thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu hàng năm tài liệu ngày tăng khơng có chỗ để tiếp nhận tài liệu * Về sử dụng tài liệu lưu trữ: Chưa xây dựng hành lang pháp lý đầy đủ, chặt chẽ, có số vấn đề cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa quy định chưa có quy định phí chụp tài liệu lưu trữ; chưa ban hành danh mục tài liệu không phép khai thác… Công nghệ tìm kiếm khai thác tài liệu lạc hậu theo cách truyền thống, chưa tin học hóa * Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ: Phần mềm quản lý văn Edoctc ứng dụng Bộ Tài thực việc tiếp nhận, trình, chuyển giao văn đến; đăng ký, phát hành văn sau giải văn xong, hồ sơ kết thúc chưa lập 17 Chương QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 3.1 Quan điểm đảm bảo thực pháp luật lưu trữ 3.1.1 Quan điểm Đảng Nhà nước quán triệt công tác lưu trữ Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12/1986) Đảng Cộng sản Việt Nam - Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới, lần Đảng ta thức giao nhiệm vụ cho ngành, cấp phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia” Tiếp đó, Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX Đảng (tháng -2001) đưa nhiệm vụ cấp thiết cần phải thực “hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ” [31]; Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X Đảng năm 2006, Báo cáo trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng đề mục tiêu “bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”; Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 công tác công văn, giấy tờ Tiếp văn bản: Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30/11/1982; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Chỉ thị số 18 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 1229/QĐ-TTg ngày 17/9/2007 lấy ngày 03/01 hàng năm “Ngày Lưu trữ Việt Nam” Đặc biệt, từ Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ban hành, hệ thống pháp luật công tác lưu trữ dần hoàn thiện, tạo sở pháp lý để bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quản lý; tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử, góp phần quan trọng phát triển kinh tế - xã hội 3.1.2 Cần xây dựng hệ thống văn pháp luật quản lý lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực tiễn PGS TS Dương Văn Khảm nói “Xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật quản lý công tác lưu trữ biện pháp quan trọng hàng đầu việc quản lý nhà nước công tác này” [27] 3.1.3 Cần nâng cao nghiệp vụ công tác lưu trữ cho đội ngũ người làm công tác lưu trữ - PGS TS Nguyễn Văn Hàm khẳng định “Trong lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, hai vấn đề phân loại tài liệu xác định giá trị tài liệu giới lưu trữ học đặc biệt quan tâm ý.” [39] - PGS TS Nguyễn Cảnh Đương cho “bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ khơng đòi hỏi mẫn cán, yêu nghề, phấn đấu quên cán lưu trữ mà cịn địi hỏi họ phải trang bị kiến thức chuyên sâu kỹ thực hành thành thạo.”[40] Qua việc tìm hiểu, phân tích số quan điểm nhà khoa học, nhận thấy từ lý luận vận dụng vào thực tế trình nghiên cứu tìm tòi hệ thống lý luận lưu trữ học góp phần quan 19 trọng việc xây dựng, hồn thiện pháp luật lưu trữ Với đạo Đảng, Nhà nước quan điểm số nhà khoa học nghiên cứu công tác lưu trữ nêu trên, để nâng cao hiệu thực pháp luật lưu trữ, thời gian tới hoạt động lưu trữ Bộ Tài cần đề phương hướng để thực cách hiệu Một là, quán triệt nghiêm túc chủ trương, đường lối Đảng, Nhà nước đồng thời tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật Nhà nước công tác lưu trữ Hai là, tập trung xây dựng đội ngũ cán lực, phẩm chất; hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bộ quy trình nghiệp vụ lưu trữ đảm bảo hoạt động thông suốt quan, tổ chức thuộc Bộ Ba là, làm cho toàn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động có nhận thức đắn vị trí, vai trị, giá trị, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ thông qua việc tuyên truyền phổ biến quán triệt luật pháp lưu trữ 3.2 Giải pháp đảm bảo thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài 3.2.1 Hồn thiện quy định pháp luật lưu trữ * Hoàn thiện quy định Nhà nước Thứ nhất, Luật Lưu trữ với tính chất luật chuyên ngành cần phải quy định biện pháp bảo vệ quyền sở hữu tài liệu lưu trữ tổ chức tư nhân, xử phạt vi phạm lĩnh vực lưu trữ; giải mật tài liệu lưu trữ để có sở xây dựng văn hướng dẫn thực nội dung 20 Thứ hai, nghị định, thông tư văn khác hướng dẫn cụ thể quy định Luật Lưu trữ cần bổ sung như: (1) Xây dựng nghị định xử phạt hành lĩnh vực lưu trữ tài liệu; (2) Xây dựng văn hướng dẫn cho nước định mức hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù cho cán lưu trữ; mức thu phí người khai thác, sử dụng tài liệu quan, tổ chức Khi xây dựng văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ cho nước, Bộ Nội vụ quan quản lý ngành lưu trữ cần dựa nguyên tắc phải phù hợp, đồng bộ, toàn diện, phải thường xuyên kịp thời tránh tình trạng chồng chéo, văn trái với văn không phù hợp với đặc thù đối tượng điều chỉnh * Hồn thiện quy định Bộ Tài chính: Bộ đạo quan, đơn vị rà soát, nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung văn đạo, hướng dẫn quy định chưa phù hợp xây dựng, ban hành nội dung thiếu chưa quy định Việc sửa đổi ban hành văn phải phù hợp, thống với quy định nhà nước, quan cấp 3.2.2 Giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ - Về lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan: (1) Tăng cường quan tâm, đạo lãnh đạo đơn vị để đưa công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan vào nề nếp; (2) Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức chuyên môn tầm quan trọng công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan; (3) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành, giao nộp vào lưu trữ quan Bộ; (4) Đào tạo, bồi dưỡng, phổ biến kiến thức cho tồn thể cán 21 cơng chức tồn ngành cơng tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan; (5) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lập hồ sơ điện tử - Về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Các đơn vị cần thống kê lại toàn số lượng tài liệu cần chỉnh lý, xác định rõ số lượng tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn nghiệp vụ, chứng từ kế tốn để xây dựng dự toán cho phù hợp đưa lộ trình thực - Về giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Các phòng ban chuyên môn tiến hành giao nộp vào Lưu trữ quan phải giao nộp tài liệu đầy đủ trọn vẹn, khơng giữ tài liệu có giá trị quan trọng, giữ lại tài liệu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử 3.2.3 Giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị - Về bảo quản tài liệu lưu trữ: Đối với đơn vị thiếu kho trang thiết bị bảo quản cần bố trí, kho giá thiết bị để bảo quản tài liệu an tồn để tránh tình trạng mất, thất lạc hồ sơ Ngồi phải đảm bảo tiết kiệm khơng lãng phí hiệu Định kỳ năm thực khử trùng, mối mọt, côn trùng, đặc biệt chuột mối phá hoại tài liệu; tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy - Về hủy tài liệu: Các đơn vị cần rà sốt lại tồn số tài liệu chỉnh lý đến hạn tiêu hủy; khối tài liệu chỉnh lý, sau chỉnh lý sở danh mục tài liệu hết giá trị lập, phải thực tiêu hủy để giải phóng kho giá tiếp nhận tài liệu tiết kiệm thiết bị bảo quản 3.2.4 Giải pháp sử dụng tài liệu lưu trữ 22 Các đơn vị Bộ cần xây dựng công cụ tra cứu khoa học cho khối tài liệu bảo quản kho lưu trữ để thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu Bộ Nội vụ ban hành quy định phí khai thác sử dụng tài liệu để Bộ, ngành, địa phương nói chung Bộ Tài nói riêng để có sở thực 3.2.5 Giải pháp ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác lưu trữ Bộ Tài cần xây dựng văn hướng dẫn phù hợp với quan như: Lập hồ sơ quản lý hồ sơ điện tử; xác định giá trị tài liệu điện tử; tính tồn vẹn tài liệu điện tử; xây dựng khung phân loại hồ sơ, mã hồ sơ; sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ để đảm bảo tạo sở pháp lý vững cho việc quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử Các quan, đơn vị, cần ưu tiên xác định số hóa khối tài liệu thường xuyên đưa phục vụ khai thác 3.3 Điều kiện đảm bảo thực giải pháp * Về phía nhà nước: - Củng cố nâng cao chất lượng hoạt động lưu trữ truyền thống (lưu trữ tài liệu giấy) - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi phương thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Xây dựng hồn chỉnh khung pháp lí hướng dẫn nghiệp vụ, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử - Nhà nước đổi phương pháp, nội dung đào tạo nhân lực cho ngành lưu trữ * Về phía Bộ Tài - Xây dựng đội ngũ cán có phẩm chất, tư tưởng vững vàng, 23 đặc biệt phải có trình độ chun mơn, có kiến thức lý luận, nắm vững biết vận dụng quy định pháp luật lưu trữ vào thực tiễn - Kiểm tra thường xuyên nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý, đảm bảo cho việc thực thi quy định nhà nước lưu trữ Bộ Tài - Tổ chức tốt cơng tác lưu trữ quan thuộc Bộ - Thay đổi nhận thức - Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử 24 KẾT LUẬN Công tác lưu trữ có vai trị quan trọng ý nghĩa hoạt động thực tiễn quan, tổ chức đời sống xã hội Việc đánh giá thực pháp luật nói chung pháp luật lưu trữ nói riêng điều cần thiết, đảm bảo tính tồn diện, thống nhất, phù hợp, khả thi hiệu hệ thống pháp luật Việc ban hành luật quan trọng quan trọng phải làm cho pháp luật phát huy tác dụng tích cực sống Thực pháp luật khâu quan trọng để luật, văn quy phạm pháp luật vào thực tế sống Hy vọng, với kết nghiên cứu thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài chính, học viên mong muốn góp cơng sức nhỏ bé vào q trình hồn thiện việc tổ chức thực cơng tác lưu trữ quan, đơn vị Đồng thời, tiền đề quan trọng việc thúc đẩy phát triển nghiệp lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý cấp lãnh đạo tương lai DANH MỤC CƠNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN VĂN Nguyễn Thị Hồng Thủy (2020), Hoàn thiện pháp luật lưu trữ - thực tiễn từ Bộ Tài chính, Tạp chí Tài chính, Kỳ - Tháng 5/2020 (729), số trang từ 44 đến 47 ... luật lưu trữ, thực trạng thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài chính, sở đó, tìm kiếm giải pháp nhằm thực tốt pháp luật lưu trữ - Nhiệm vụ nghiên cứu: Làm sâu sắc thêm sở lý luận thực pháp luật lưu trữ; ... thể thực pháp luật lưu trữ 1.2.1 Vai trò thực pháp luật lưu trữ Thứ nhất, việc thực pháp luật, quy định pháp luật vào đời sống, trở thành hành vi thực tế chủ thể Thứ hai, thực pháp luật lưu trữ. .. chức làm lưu trữ; công nghệ thơng tin; kinh phí cho hoạt động lưu trữ 9 Chương THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 2.1 Phân tích thực trạng thực pháp luật lưu trữ Bộ Tài 2.1.1