Đang tải... (xem toàn văn)
Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan chuyên môn và tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …… /……… BỘ NỘI VỤ … /…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHAN THỊ THU OANH QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN VÀ TỔ CHỨC TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR, TỈNH ĐĂK LĂK Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG ĐẮK LẮK, NĂM 2020 Cơng trình hồn thành tai: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Lan Anh Phản biện 1: TS Nguyễn Thị Thu Vân Phản biện 2: TS Phan Xuân Lĩnh Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia, Phân viện Tây Nguyên Địa điểm: Số: 51 - Đường Phạm Văn Đồng - Thành phố Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk Thời gian: Ngày 30 tháng năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Ban Quản lý đào tạo Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác VTLT gắn liền với hoạt quan, tổ chức nội dung soạn thảo, ban hành, quản lý sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu; giữ vị trí quan trọng quản lý nhà nước nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc Thực quy định Nhà nước đáp ứng yêu cầu thực tiễn công tác, thời gian gần đây, lãnh đạo UBND huyện Cư M’gar quan tâm đến công tác VTLT số hoạt động đạo, triển khai cụ thể Bên cạnh kết đạt được, công tác VTLT quan chuyên mơn, tổ chức trực thuộc UBND huyện cịn nhiều hạn chế Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Cư M’gar, tỉnh Đăk Lăk” để nghiên cứu luận văn Thạc sĩ Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu Ở nước ta năm qua có nhiều sách, giáo trình, cơng trình nghiên cứu, luận văn, viết khoa học cơng tác VTLT phạm vi góc độ khác nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác VTLT Các kết nghiên cứu cho thấy thực trạng công tác VTLT quan, tổ chức nhà nước nhiều giải pháp hoàn thiện công tác tác giả đề xuất Tuy nhiên, số nghiên cứu đó, chưa có cơng trình quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND cấp huyện, vậy, việc nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện cần thiết có ý nghĩa thiết thực giai đoạn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài sở lý luận vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác Xuất phát từ mục đích trên, luận văn thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Nghiên cứu sở khoa học VTLT - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar - Đề xuất số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar thời gian tới Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar, tỉnh Đắk Lắk Phạm vi nghiên cứu thời gian từ năm 2014 – 2018 Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu sở khoa học, đường lối, chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước VTLT khảo sát, thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, xin ý kiến chuyên gia… Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất giải pháp quản lý nhà nước VTLT quan, tổ chức thuộc trực thuộc UBND huyện Cư M’gar nhằm hồn thiện cơng tác này, góp phần nâng cao hiệu hoạt động UBND huyện Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn chia làm chương Chương 1: Cơ sở khoa học quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar Chƣơng CƠ SỞ KHOA HỌC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn giấy tờ Ngày công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân 1.1.1.2 Nội dung yêu cầu công tác văn thư a) Nội dung công tác văn thư Nội dung gồm: Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý giải văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu b) Yêu cầu công tác văn thư Yêu cầu nhanh chóng, kịp thời; xác, chặt chẽ; bí mật; đại 1.1.1.3 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư Một là, góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Hai là, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác quản lý quan Ba là, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Bốn là, giữ gìn đầy đủ chứng pháp lý Năm là, tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm, đặc điểm ý nghĩa tài liệu lưu trữ a) Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu chứa đựng thơng tin có giá trị, lựa chọn, thu thập, bổ sung từ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân vào quan, tổ chức lưu trữ để quản lý, bảo quản phục vụ yêu cầu sử dụng, khai thác thông tin khứ nhà nước, xã hội theo nguyên tắc, phương pháp yêu cầu nghiệp vụ định b) Đặc điểm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ thông tin khứ tất kiện, tượng, biến cố lịch sử, mặt hoạt động nhà nước xã hội, bao gồm tổ chức cá nhân Tài liệu lưu trữ gốc, chính, coi thơng tin gốc, thơng tin cấp một, có độ tin cậy, tính xác tính pháp lý cao Nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ sử dụng nguồn sử liệu gốc, tiếp cận gần với thật hiện, tượng qua c) Ý nghĩa Tài liệu lưu trữ phản ánh mặt hoạt động nhà nước đời sống xã hội, lựa chọn để bảo quản phục vụ sử dụng lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Vì vậy, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn nhiều mặt kinh tế, trị, khoa học, văn hóa… 1.1.2.2 Khái niệm nghiệp vụ cơng tác lưu trữ a) Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ b) Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Là việc áp dụng hệ thống biện pháp để xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu; tổ chức lựa chọn, chuẩn bị chuyển giao tài liệu vào lưu trữ theo thẩm quyền quy định - Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Là khâu nghiệp vụ để xử lý tài liệu tiếp nhận vào lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Là trình nghiên cứu, vận dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn, công cụ xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần bảo quản loại tài liệu khơng cịn giá trị - Thống kê, bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Là trình thực biểu mẫu thống kê nhà nước tổ chức máy, biên chế, trình độ chun mơn nghiệp vụ người làm lưu trữ, nội dung, thành phần tài liệu tình hình quản lý, sử dụng tài liệu; sử dụng phương tiện thực biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu; xây dựng công cụ phục vụ việc tra tìm tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Là việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, quan, tổ chức công dân, phục vụ nghiệp xây dựng, phát triển đất nước nghiên cứu lịch sử 1.1.2.3 Vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ Một là, công tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Hai là, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Ba là, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Bốn là, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại - hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Năm là, làm tốt cơng tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, góp phần nâng cao trình độ quản lý nhà nước 1.1.3 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động thúc đẩy lẫn Mối quan hệ thể qua liên tục từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ đến hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụng sử dụng tài liệu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử 1.2 Quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 1.2.1 Khái niệm quản lý nhà nước “Quản lý nhà nước hoạt động thực quyền lực nhà nước quan máy nhà nước nhằm thực chức nhà nước; quản lý nhà nước tác động có tổ chức điều chỉnh quyền lực pháp luật quan hệ thống tổ chức máy nhà nước từ Trung ương đển sở tiến hành.” 1.2.2 Nội dung quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Quản lý nhà nước công tác VTLT bao gồm việc sau đây: - Xây dựng, đạo tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án sách phát triển VTLT; - Xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chế độ nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm định mức kinh tế - kỹ thuật VTLT; - Quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; - Thống kê nhà nước VTLT; - Quản lý kinh phí nhân lực để bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Chỉ đạo tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học công nghệ VTLT; - Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ VTLT; quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động VTLT; - Thanh tra, kiểm tra giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật VTLT; - Hợp tác quốc tế VTLT 1.2.3 Trách nhiệm quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ a) Bộ Nội vụ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực, có VTLT nhà nước b) Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan hành trực thuộc Bộ Nội vụ, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước VTLT phạm vi nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thực dịch vụ công VTLT theo quy định pháp luật c) Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương, có VTLT nhà nước d) Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước VTLT tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật d) Phòng Nội vụ quan chun mơn thuộc UBND cấp huyện có chức tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước nhiều lĩnh vực, có VTLT nhà nước 1.2.4 Trách nhiệm đạo, tổ chức, thực công tác văn thư, lưu trữ quan a) Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác VTLT b) Trách nhiệm chánh văn phịng trưởng phịng hành c) Trách nhiệm trưởng đơn vị, CCVC d) Trách nhiệm phận, người làm VTLT 1.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, vị trí quan; tùy thuộc vào chức trách, nhiệm vụ quan, từ người đứng đầu quan, người đứng đầu đơn vị cán bộ, CCVC chuyên môn, VTLT có trách nhiệm đạo, tổ chức, thực nghiệp vụ VTLT theo quy trình khép kín, liên tục từ văn bản, tài liệu hình thành, luân chuyển, giải quyết, lập thành hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan để bảo quản, phục vụ sử dụng 1.2.6 Các yếu tố ảnh hưởng dến quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Bao gồm yếu tố: Sự quan tâm lãnh đạo; chuyên môn nghiệp vụ; sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc; ý thức động lực làm việc 10 Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN VÀ TỔ CHỨC TRỰC THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR 2.1 Giới thiệu Uỷ ban nhân dân huyện Cƣ M’gar Huyện Cư M’gar huyện thuộc tỉnh Đắk Lắk, nằm Nam trung dải Tây Nguyên, bao gồm dân tộc Kinh 25 dân tộc đồng bào thiểu số, chủ yếu dân tộc Êđê, Tày, Mán, … 2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Cư M’gar Nhiệm vụ UBND huyện Cư M’gar thể hoạt động lĩnh vực: kinh tế; quốc phịng, an ninh trật tự, an tồn xã hội; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao; khoa học, công nghệ, tài ngun mơi trường; thi hành pháp luật; thực sách dân tộc sách tơn giáo; xây dựng quyền quản lý địa giới hành 2.1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar Cơ cấu tổ chức UBND huyện gồm có: - UBND huyện gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 13 Ủy viên Các quan chuyên môn tổ chức trực thuộc gồm 13 phịng chun mơn 05 tổ chức trực thuộc 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn - Văn phòng HĐND – UBND; phòng Nội vụ; phòng Nơng nghiệp 12 Phát triển nơng thơn; phịng Lao động –Thương binh Xã hội; phòng Tài nguyên Mơi trường; Thanh tra huyện; phịng Kinh tế Hạ tầng; phịng Tài - Kế hoạch; phịng Y tế ; phòng Tư pháp; phòng Giáo dục Đào tạo; phịng Văn hóa Thơng tin; phịng Dân tộc 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức trực thuộc - Hội Chữ thập đỏ; Trạm khuyến nông; Trung tâm Văn hóa Thể thao; Đài Truyền thanh;Trung tâm Phát triển quỹ đất 2.2 Thực trạng quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 2.2.1 Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Thời gian qua, UBND huyện đạo quan nghiêm túc triển khai thực công tác tuyên truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT 2.2.2 Tổ chức, cán làm công tác văn thư, lưu trữ Đối với tổ chức, cán làm công tác văn thư: Hiện nay, phận văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện văn thư quan, thực nhiệm vụ công tác văn thư khối quan UBND huyện Các quan chuyên môn tổ chức trực thuộc có CCVC kiêm nhiệm làm văn thư Đối với tổ chức, cán làm công tác lưu trữ: - Về tổ chức máy: Lưu trữ quan khối quan UBND nằm phận VTLT Văn phòng HĐND –UBND, tổ chức trực thuộc chưa có phận lưu trữ Sau Luật lưu trữ năm 2011 có hiệu lực, không tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện Đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ, Phòng Nội vụ huyện phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành giao nộp tài liệu bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 13 - Về nhân làm công tác lưu trữ: Với thực trạng trên, nhân làm lưu trữ ỏi Hiện nay, biên chế kiêm nhiệm làm việc lưu trữ quan UBND huyện 01 người, có trình độ đại học chuyên ngành khác 2.2.3 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đối với việc tổ chức thực khâu nghiệp vụ văn thư: Thứ nhất, soạn thảo ban hành văn bản: Về thực theo trình tự, thủ tục Bên cạnh cịn số hạn chế chưa đảm bảo mặt thể thức, nội dung văn chưa đảm bảo… Thứ hai, quản lý văn văn đến: Việc quản lý văn đến đảm bảo theo nguyên tắc quy trình, bên cạnh cịn số hạn chế chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung, chưa lưu văn theo quy định, làm thất lạc văn bản… Thứ ba, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: Việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan thực tương đối tốt Văn phòng HĐND – UBND, lại quan chuyên môn khác tổ chức trực thuộc chưa tiến hành công việc chất lượng chưa đảm bảo theo yêu cầu Thứ tư, quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Đối với việc tổ chức thực khâu nghiệp vụ lưu trữ: Thứ nhất, v thu thập, bổ sung tài liệu: Hiện nay, việc thu thập, bổ sung tài liệu chưa quan tâm mức, tài liệu không thu lưu trữ quan mà bảo quản phòng làm việc 14 Thứ hai, v ph n loại, chỉnh lý tài liệu: Đến nay, tiến hành chỉnh lý tài liệu Phòng Tư pháp Văn phòng HĐND – UBND huyện, tài liệu quan chuyên môn khác tiếp tục triển khai theo kế hoạch Các tổ chức trực thuộc chưa tiến hành phân loại, chỉnh lý Thứ ba, v xác định giá trị tài liệu: Việc xác định giá trị tài liệu thường kết hợp trình phân loại, chỉnh lý tài liệu Thứ tư, v thống kê kiểm tra lưu trữ : Cán phụ trách lưu trữ thường xuyên kiểm tra xử lý tài liệu, quét dọn vệ sinh phòng kho, kiểm tra mối mọt…Hiện nay, chưa tiến hành thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu Thứ năm, v bảo quản tài liệu: Công tác bảo quản tài liệu kho lưu trữ quan Văn phòng HĐND-UBND thực tương đối tốt; cịn tình trạng phổ biến tài liệu bó gói, cột dây chất đống tủ hồ sơ với điều kiện bảo quản không đảm bảo Thứ sáu,v khai thác, sử dụng tài liệu: Hằng năm có 250 lượt người khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, chưa bố trí phòng đọc, chưa ban hành nội quy phòng đọc kho lưu trữ huyện chưa có hình thức sử dụng khác 2.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng chế độ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư: Phần lớn CCVC làm văn thư kiêm nhiệm tuyển dụng từ nhiều chuyên ngành khác nên đảm nhận cơng việc văn thư khơng có hiểu biết nhiều sâu công tác hay văn quy định nhà nước, không nắm vững kỹ thực hành nghiệp vụ văn thư chưa đảm bảo, vậy, CCVC văn thư thực cơng việc kiểm sốt kỹ thuật soạn thảo, 15 quản lý văn bản, hướng dẫn lập hồ sơ cịn gặp nhiều khó khăn chưa đủ khả tham mưu, đề xuất mặt chuyên môn, nghiệp vụ với lãnh đạo để làm tốt công tác quan, tổ chức Đối với cơng tác lưu trữ: Hằng năm, tình hình thực tế trình độ chun mơn CCVC phân công làm công tác lưu trữ quan nhu cầu đào tạo bồi dưỡng theo kế hoạch, UBND huyện phối hợp với Sở Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mở lớp bồi dưỡng kiến thức cho CCVC làm công tác lưu trữ Qua giúp củng cố trang bị đầy đủ nghiệp vụ kỹ thực hành cơng tác lưu trữ đáp ứng địi hỏi tính chun mơn hóa cơng việc 2.2.5 Cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư: Việc xây dựng sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc nội dung yêu cầu, nhiệm vụ cần thiết gắn liền với trình hoạt động quan, tổ chức Vì vậy, UBND huyện đầu tư bố trí phịng làm việc, mua sắm trang thiết bị cho hoạt động quan có sở vật chất, thiết bị phục vụ hoạt động phận văn thư Đối với công tác lưu trữ: Hiện nay, điều kiện sở vật chất huyện cịn khó khăn, thu ngân sách giảm nên UBND huyện chưa đủ kinh phí để bố trí xây kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ, huyện bố trí phịng làm kho lưu trữ tạm thời, giao Phòng Nội vụ quản lý có diện tích 80 m2 với thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ chủ yếu bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu theo quy định ngành, bàn, ghế, quạt trang bị giá để tài liệu theo quy định 16 2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 2.3.1 Ƣu điểm: Được quan tâm, hướng dẫn nghiệp vụ; quan tâm, tạo điều kiện lãnh đạo; tài liệu lưu trữ tương đối đầy đủ; vận dụng văn cấp áp dụng quan; cán làm công tác VTLT trẻ, động đáp ứng tình hình nay; sở vật chất đảm bảo cho công tác VTLT hoạt động tốt 2.3.2 Những hạn chế: - Việc ban hành văn quản lý, đạo công tác VTLT quan, tổ chức thiếu, chưa đồng - Việc hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở thực cơng tác VTLT cịn chưa quan tâm - Tổ chức VTLT nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định - Đội ngũ CCVC làm cơng tác VTLT nhìn chung vừa thiếu vừa yếu, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ - Việc soạn thảo văn số hạn chế quy trình, nội dung, lựa chọn hình thức tên loại văn bản; chất lượng nội dung văn đơi cịn chưa đảm bảo - Phần lớn CCVC chưa hình thành thói quen lập hồ sơ công việc phân công, theo dõi giải quyết; chưa giao nộp hạn hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ quan - Một số quan chưa thật ý thức tầm quan trọng công tác lưu trữ, chưa quan tâm đến cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ nói riêng 17 - Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, kho bảo quản cịn chật hẹp gây khó khăn cho việc thu thập, bảo quản tài liệu, trang thiết bị thiếu thốn, thô sơ không đáp ứng yêu cầu bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế: - Lãnh đạo chưa sát sao, chưa quan tâm thường xuyên việc đạo công tác VTLT việc ban hành văn bản, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tra thực chế độ, quy định công tác VTLT - Nhận thức lãnh đạo, CCVC tầm quan trọng công tác VTLT cịn hạn chế - Do kinh phí huyện khó khăn nên chưa xây kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ - Việc bố trí CCVC VTLT chưa đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện chuyên môn nghiệp vụ kiêm nhiệm nhiều việc nên hiệu công việc chưa cao - Sự quan tâm tạo điều kiện làm việc chế độ đãi ngộ CCVC VTLT chưa tương xứng với công việc mà họ phải thực 18 Tiểu kết chƣơng Kết nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước VTLT cho thấy với chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Cư M’gar quan chuyên môn, TC trực thuộc UBND huyện, cơng tác VTLT có vai trị tầm quan trọng việc đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành cơng việc q trình thực thi nhiệm vụ giao Văn bản, hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động UBND huyện nói chung cụ thể quan chuyên môn TC trực thuộc huyện vừa phương tiện, công cụ vừa sản phẩm kết giải cơng việc, ghi nhận phản ánh tồn lịch sử quan, TC Với vai trị, vị trí vậy, cơng tác VTLT có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hiệu hoạt động quan, TC hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực địa phương, khơng trước mắt mà cịn lâu dài Thơng qua việc tìm hiểu để thấy rõ thực trạng công tác này, ưu điểm, hạn chế đặc biệt nguyên nhân hạn chế sở để đưa giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện việc quản lý nhà nước VTLT quan, TC thuộc trực thuộc UBND huyện Cư M’gar 19 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN, TỔ CHỨC TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR 3.1 Sự cần thiết hoàn thiện quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cƣ M’gar Hiện nay, với yêu cầu nâng cao hiệu hoạt động quan hành nhà nước phục vự nghiệp xây dựng phát triển đất nước, công tác VTLT nói chung, cơng tác VTLT quan, tổ chức thuộc trực thuộc UBND huyện Cư M’gar nói riêng cần phải hồn thiện, nâng cao chất lượng bối cảnh đáp ứng yêu cầu sau đây: - Thứ nhất, đáp ứng yêu cầu cải cách hành xây dựng phủ điện tử - Thứ hai, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước VTLT thực nghiệp vụ công tác VTLT điều kiện thực tiễn 3.2 Những giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ ý thức chấp hành pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Có thể nói, nhận thức vấn đề khơng thực tế cho thấy, nhiều quan, tổ chức địa phương, nguyên nhân hàng đầu việc quản lý nhà nước thực nghiệp vụ VTLT chưa hiệu Do vậy, thời gian tới phải quan tâm 20 tập trung biện pháp nâng cao nhận thức công tác VTLT ý thức chấp hành pháp luật VTLT đội ngũ lãnh đạo, quản lý, CCVC 3.2.2 Xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việc xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT sở văn bản, quy định, hướng dẫn Nhà nước VTLT cụ thể hóa cho phù hợp với điều kiện thực tế địa phương, quan, tổ chức Như vậy, giúp cho việc triển khai thực nghiệp vụ công tác VTLT quan, tổ chức thống nhất, đồng đảm bảo chất lượng yêu cầu công việc đặt 3.3.3 Tổ chức nhân làm công tác văn thư, lưu trữ Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác TLT quan chuyên môn tổ chức trực thuộc phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn nghiệp vụ nội dung công việc 3.2.4 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 3.2.4.1 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện tham mưu tổ chức khóa học kỹ nghiệp vụ cụ thể cơng tác văn thư soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý, sử dụng hồ sơ…và quan, tổ chức triển khai đầy đủ, nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ 3.2.4.2 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Cần tổ chức thực đồng tăng cường, đẩy mạnh nghiệp vụ thu thập, xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý, xác định 21 giá trị, bảo quản tài liệu; trọng việc sử dụng tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu 3.2.5 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ Khi sở vật chất, kinh phí cung cấp đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác VTLT thực cách tốt 3.2.6 Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Để bảo đảm việc quản lý nhà nước VTLT tổ chức thực công tác VTLT tuân thủ pháp luật đáp ứng yêu cầu phục vụ nhiệm vụ trị huyện, cần tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác VTLT 3.2.7 Ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ vào công tác VTLT để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc yêu cầu bắt buộc cần phải hoàn thành sớm bối cảnh, yêu cầu 22 Tiểu kết chƣơng Dựa vào sở khoa học, pháp lý thực tiễn công tác VTLT UBND huyện Cư M’gar, tác giả luận văn trình bày cần thiết phải hồn thiện quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn TC trực thuộc UBND huyện Cư M’gar giai đoạn Từ đó, luận văn đề xuất giải pháp nâng cao nhận thức ý thức chấp hành pháp luật công tác VTLT; xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ; hoàn thiện TC nhân sự; TC thực khâu nghiệp vụ, tăng cường sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí, tăng cường cơng tác kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác VTLT Thực giải pháp điều kiện cụ thể, theo lộ trình ưu tiên, đầu tư hợp lý bước nâng cao chất lượng cơng tác VTLT, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động UBND huyện 23 KẾT LUẬN Cơng tác VTLT đóng vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung, hoạt động quan hệ thống hành nhà nước nói riêng gắn liền với chức quản lý, với việc văn hóa thơng tin quản lý Việc nghiên cứu sở khoa học ,pháp lý quản lý nhà nước công tác VTLT cho thấy mặt hoạt động máy quản lý nói chung Việc nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện làm rõ tình hình thực tế công tác này, ưu điểm, hạn chế nguyên nhân ưu điểm, hạn chế Đây sở để tác giả luận văn đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’ gar phù hợp với điều kiện thực tế, phục vụ cho việc thực nhiệm vụ trị theo vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Trong phạm vi đề tài, tác giả có nhiều cố gắng song khả nghiên cứu, điều kiện khảo sát hạn chế, chắn kết nghiên cứu đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót định Rất mong nhận góp ý, bảo thầy, cô, nhà khoa học người đọc Trân trọng / 24 25 26