1 HỘ KINH DOANH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc HÀ VĂN SỸ Số: 05 /QĐ-HVS Gia Lộc, ngày 01 tháng 06 năm 2020 QUY ĐỊNH TRUY XUẤT NGUỒN GỐC, TÁCH BIỆT VÀ THU HỒI SẢN PHẨM Quy định nhằm hướng dẫn phân định trách nhiệm cho việc nhận biết xác định nguồn gốc sản phẩm có điểm khơng phù hợp phát sản xuất đến tay khách hàng 1.Yêu cầu truy xuất nguồn gốc sản phẩm: Việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm thường phát sinh trường hợp sau: + Do khách hàng yêu cầu lý thơng qua khiếu nại + Phát không phù hợp xảy sản phẩm công ty sau đang, chuyển giao tới tay khách hànghoặc người tiêu dùng thông qua hồ sơ liên quan đến việc kiểm hóa lý, vi sinh, thuốc trừ sâu báo cáo xử lý sản phẩm không phù hợp + Do yêu cầu đột xuất công ty Khi phát trường hợp trên, người có trách nhiệm phối hợp với phận liên quan để tiến hành nhận biết xác định nguồn gốc lô hàng Nhận biết xác định nguồn gốc sản phẩm: Lãnh đạo/ Trưởng ban kiểm sốt cótrách nhiệm xác định nguồn gốc sản phẩm lô hàng cần truy xuất Việc truy xuất tiến hành theo bước sau: Xác định ngun nhân: Tùy thuộc vào tình trạng lơ hàng mà phân trường hợp sau: 3.1 Nguyên nhân xuất phát từ vùng sản xuất: Trưởng ban kiểm soáttiến hành kiểm tra: + Nhật ký sản xuất; + Phiếu mua thuốc, phân bón; + Phiếu theo dõi sử dụng thuốc, phân bón; + Sổ thu hoạch sản phẩm 3.2 Nguyên nhân xuất phát từ nguồn giống: Trưởng ban kiểm soáttiến hành kiểm tra: + Phiếu kiểm giống nhà cung cấp; 1 + Phiếu kiểm tra chất lượng giống 3.3 Nguyên nhân xuất phát từ nguồn thuốc: Trưởng ban kiểm soáttiến hành kiểm tra: + Phiếu kiểm tra chất lượng thuốc; + Phiếu theo dõi sử dụng thuốc Hành động khắc phục: 4.1 Đối với việc phát sai lỗi sản xuất: Sau phát sai lỗi công đoạn sản xuất, Trưởng ban kiểm sốt người có liên quan chịu trách nhiệm tìm hiểu ngun nhân, truy xuất lại nguồn gốc lô hàng, cô lập lô hàng đưa biện pháp xử lý phòng ngừa phù hợp theo biểu mẫu truy xuất nguồn gốc 4.2 Đối với sai lỗi sau xuất hàng: Tùy thuộc vào tình trạng lơ hàng mà phân trường hợp sau: + Cô lập sản phẩm, lập báo cáo xử lý sản phẩm không phù hợp lô hàng chưa chuyển giao đến tay khách hàng + Thông báo cho khách hàng biết thông tin liên quan đến lô sản phẩm cung cấp cho khách hàng + Tiến hành cô lập sản phẩm có liên quan đến lơ sản phẩm khơng phù hợp cịn lưu trữ, bảo quản thuộc quyền kiểm sốt cơng ty + Kiểm tra 100% sản phẩm lại, kết kiểm tra cho thấy đạt yêu cầu tiêu chuẩn cho xuất, kết kiểm tra cho thấy không đạt yêu cầu cần có biện pháp xử lý 4.3 Thơng báo đến khách hàng liên quan Nếu phát có không phù hợp sản phẩm Hộ kinh doanh Hà Văn Sỹ (HKD) sau giao tới tay khách hàng người tiêu cần phải thông báo thông tin cần thiết sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu thông qua điện thoại, email, fax để khách hàng kịp thời thu hồi lô hàng đảm bảo sản phẩm không phù hợp không đến tay người tiêu dùng 4.4 Thương lượng đưa hướng giải quyết: Đại diện HKD có trách nhiệm liên hệ thương lượng với khách hàng để thống cách giải Tùy theo tình hình thực tế nước nhập mức độ không phù hợp lô hàng mà việc giải thực theo hướng sau: + Đơn vịthực thu hồi sản phẩm xử lý sản phẩm theo thủ tục thu hồi sản phẩm + Khách hàng trực tiếp thu hồi xử lý, chi phí việc xử lý HKD chịu trách nhiệm bồi hoàn cho khách hàng tùy theo thỏa thuận hợp đồng ban đầu 2 + Khách hàng thu hồi hủy bỏ lô hàng theo quy định nước nhập khẩu, trường hợp HKD phải bồi thường cho khách hàng cách thỏa đáng lô hàng bị hủy bỏ + Trong trường hợp này, HKD có trách nhiệm thương lượng với khách hàng để xin ý kiến xử lý để đảm bảo sản phẩm không phù hợp, không chuyển giao tới tay người tiêu dùng Việc thu hồi xử lý sản phẩm phụ thuộc vào yêu cầu khách hàng 5.5 Nhận diện nguyên liệu sản phẩm - Theo dõi tình trạng xuất, nhập ngun liệu: Giống, phân bón, thuốc BVTV… - Ghi chép đầy đủ nhật ký sản xuất, nhật ký thu hoạch theo quy định cách đánh mã số lô, mã số sản phẩm CHỦ HỘ Hà Văn Sỹ 3 ... xuất, Trưởng ban kiểm sốt người có liên quan chịu trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân, truy xuất lại nguồn gốc lô hàng, cô lập lô hàng đưa biện pháp xử lý phòng ngừa phù hợp theo biểu mẫu truy xuất. .. nguyên liệu sản phẩm - Theo dõi tình trạng xuất, nhập nguyên liệu: Giống, phân bón, thuốc BVTV… - Ghi chép đầy đủ nhật ký sản xuất, nhật ký thu hoạch theo quy định cách đánh mã số lô, mã số sản phẩm... cô lập lô hàng đưa biện pháp xử lý phòng ngừa phù hợp theo biểu mẫu truy xuất nguồn gốc 4.2 Đối với sai lỗi sau xuất hàng: Tùy thuộc vào tình trạng lơ hàng mà phân trường hợp sau: + Cô lập sản