Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện - Căn cứ theo không gian + Không gian ngoài trời + Không gian trong nhà + Không gian kết hợp - Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm t[r]
(1)M _T TM H D BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ SỰ KIỆN Khoa Khách sạn – Du lịch Bộ môn: Marketing Du lịch U (2) QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐỀ CƢƠNG H D C1: Tổng quan quản trị kiện Đề cƣơng M _T TM C2: Lập kế hoạch tổ chức kiện C3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing kiện C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK U C5: Đánh giá kiện C6: Tổ chức số loại hình kiện (3) CHƢƠNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN H D 2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức kiện M _T TM 2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức kiện 2.1.2 Thành lập ban tổ chức kiện 2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức kiện 2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức kiện U 2.2.1 Xác định mục tiêu 2.2.2 Xác định chủ đề kiện 2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu 2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch 2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.6 Xác định ngân sách 2.2.7 Tài trợ kiện (4) 2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức kiện 2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình TCSK U M _T TM H D Một số câu hỏi cần đƣợc trả lời: - Ai có nhu cầu tổ chức kiện? - Sự kiện thuộc loại kiện gì? - Sự kiện tổ chức nào? - Phạm vi, khu vực diễn kiện? - Mục đích chính kiện? - Quy mô kiện? - Các nhân tố ảnh hưởng đến kiện? (5) 2.1.2 Thành lập ban tổ chức kiện U M _T TM H D - Ban tổ chức kiện m ng nh viên c ng nh n c nhau, c chuyên môn p ng c n, n c t ng liên quan n nh c a nh nh tổ chức kiện - Nhiệm vụ các thành viên ban tổ chức (6) 2.1.2 Thành lập ban tổ chức kiện U M _T TM H D - Nhân c cho ch tổ chức SK t đa ng c n nhân c theo c c n: + Xác định mô hình tổ chức lao động ch nhân c cho n + p + n nh n ng nhân c + n nh o o nhân c + m tra n t công c n (7) 2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức kiện H D U M _T TM Khái niệm Hợp đồng là thỏa thuận hai nhiều bên Trong đó, xác định nghĩa vụ, quyền lợi và mô tả mối quan hệ trao đổi thực các bên tham gia hợp đồng trước pháp luật (8) 2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức kiện H D Hình thức hợp đồng M _T TM Tài liệu kỹ thuật số • Gửi qua email • Đĩa CD-ROM • Có thể có vấn đề phát sinh Bằng miệng • Thoả thuận U Bằng văn • Ít sử dụng • Hợp đồng luật sư soạn thảo (9) 2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức kiện Nội dung hợp đồng H D U M _T TM Điều khoản các thủ tục hành chính Đối tượng hợp đồng Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng sản phẩm hàng hoá yêu cầu kỹ thuật công việc Giá Chế độ bảo hành Điều kiện nghiệm thu, giao nhận Phương thức toán Trách nhiệm vi phạm hợp đồng kinh tế Thời hạn, hiệu lực hợp đồng kinh tế 10 Các biện pháp đảm bảo thực hợp đồng kinh tế 11 Các thoả thuận khác (10) 2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức kiện H D Xây dựng hợp đồng Bƣớc Bƣớc Bƣớc Bƣớc Bƣớc M _T TM Xđịnh mục tiêu Đàm phán Chấp nhận ban đầu U Thỏa thuận các điều khoản Ký hợp đồng (11) CHƢƠNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN H D 2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức kiện M _T TM 2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức kiện 2.1.2 Thành lập ban tổ chức kiện 2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức kiện 2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức kiện U 2.2.1 Xác định mục tiêu 2.2.2 Xác định chủ đề kiện 2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu 2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch 2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.6 Xác định ngân sách 2.2.7 Tài trợ kiện (12) 2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức kiện H D Xác định mục tiêu Xác định chủ đề kiện M _T TM Xác định ngân sách Xây dựng chương trình kế hoạch U Tài trợ kiện Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm Xác định đối tượng đại biểu (13) 2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức kiện 2.2.1 Xác định mục tiêu H D U M _T TM Khái niệm: Mục tiêu n ng t u tư n, c n ng c nh n tham gia c nh m n u t c nh c n n (14) 2.2.1 Xác định mục tiêu H D Yêu cầu mục tiêu U M _T TM - Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (chính đáng) - Mục tiêu cần phải rõ ràng - Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi - Mục tiêu phải đảm bảo tính thống (15) 2.2.1 Xác định mục tiêu H D Thứ bậc mục tiêu c a c c tiêu ( U M _T TM - Một kiện có u c tiêu -C n c nh c c nh, c tiêu ) tiêu c (16) 2.2.2 Xác định chủ đề kiện H D U M _T TM - Chủ đề là đối tượng, vấn đề chính mà kiện biểu đạt, làm nên diện mạo kiện - Bao gồm tất các yếu tố liên quan đến nhận diện tri giác + Áp phích, pano, tập gấp quảng cáo + Cổng vào kiện + Màu sắc, trang trí sân khấu + MC + Tập gấp quảng cáo + Trang phục nhân viên + Người biểu diễn + Tiện nghi phục vụ (17) 2.2.3 Xác định đối tƣợng đại biểu H D U M _T TM Khách mời (đại biểu) tham gia kiện là tổ chức, doanh nghiệp cá nhân chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động kiện, họ là đối tượng nh c tiêu n n c ng n (18) 2.2.3 Xác định đối tƣợng đại biểu U M _T TM H D Phân loại khách mời - Theo kế hoạch tổ chức + Khách mời chính thức + Khách mời dự bị - Theo vị trí, vai trò + Khách mời quan trọng + Khách mời các quan truyền thông + Khách mời là khách hàng + Khách mời là nhà cung ứng (19) 2.2.3 Xác định đối tƣợng đại biểu Lập danh sách khách mời Chuẩn bị và gửi giấy mời Kiểm tra, xác nhận các thông tin liên quan đến khách mời Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời U M _T TM - H D Công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời (20) 2.2.4 Xây dựng chƣơng trình kế hoạch U M _T TM H D - Xác định các xây dựng chương trình kế hoạch - Xây dựng khung chương trình - Xác định các hoạt động - Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức kiện (21) 2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm H D M _T TM Lập thời gian biểu U Lựa chọn địa điểm (22) 2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.5.1 Lập thời gian biểu H D U M _T TM Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc kiện Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho công việc Hệ thống hoá công việc và thời gian các công tác chuẩn bị Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị kiện (23) 2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm U M _T TM H D Phân loại địa điểm tổ chức kiện - Căn theo không gian + Không gian ngoài trời + Không gian nhà + Không gian kết hợp - Căn vào sở vật chất kỹ thuật vốn có địa điểm tổ chức kiện + Địa điểm tổ chức kiện chuyên nghiệp + Địa điểm tổ chức kiện bị động (24) 2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm H D Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức kiện U M _T TM - Phù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức kiện - Mức độ phù hợp với quy mô kiện (sức chứa) - Khả tiếp cận và phương tiện vận chuyển - Tiện ích và dịch vụ sẵn có - An ninh, an toàn, bảo hiểm - Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực - Thời tiết - Giá (25) 2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm H D Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Bước 1: Phân tích yêu cầu kiện để chọn địa điểm phù hợp M _T TM Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức kiện Bước 3: Khảo sát địa điểm Bước 4: Thống giá và các điều khoản U Bước 5: Thực đặt chỗ và xác nhận (26) 2.2.6 Xác định ngân sách U M _T TM H D Các nhóm chi phí - Chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện - Giá trị trả cho nhà tổ chức kiện - Các khoản thuế, lệ phí - Chi phí dự phòng (27) 2.2.6 Xác định ngân sách U M _T TM H D Các hình thức lập dự toán ngân sách - Giá trọn gói - Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức kiện - Giá đấu thầu - Giá hỗn hợp (28) 2.2.7 Tài trợ kiện U M _T TM H D Khái niệm tài trợ Tài trợ là “một khoản tiền và/hoặc khoản phí vật trả cho phần tài sản (thường là thể thao, giải trí, kiện hay tổ chức) để đổi lại việc khai thác tiềm thương mại liên quan đến tài sản đó (trong Cornwell, Weeks and Roy, 2005) (29) 2.2.7 Tài trợ kiện U M _T TM H D Quy trình vận động tài trợ kiện Viết kế hoạch sơ và liên hệ nhà tài trợ Xác định các nhà tài trợ tiềm Tiếp cận các nhà tài trợ Đàm phán và ký kết Thực và theo dõi (30)