TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM

1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM 1.1. Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Từ năm 1983 đến 1994, theo Quyết định của bộ cơ khí luyện kim số 176, Tổng công ty chính thức được thành lập với tên ban đầu là Nhà máy Chế tạo Thiết bị Đo điện, với số vốn là 10.267.000 VNĐ. Trong thời gian này, Nhà máy chủ yếu sản xuất các loại máy phát điện và các thiết bị đo điện như công tơ điện một pha, công tơ điện ba pha, đồng hồ Vôn-ampe, máy biến dòng hạ thế … Năm 1986, cùng với sự chuyển đổi cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường, Nhà máy đã thay đổi cơ cấu từ chỗ sản xuất máy phát điện là chính sang sản xuất thiết bị đo điện. Nhà máy chủ động sáng tạo trong sản xuất, thay đổi quy trình sản xuất, mua sắm máy móc thiết bị mới, mở rộng nhà xưởng. Ngoài sản xuất các sản phẩm cũ, Nhà máy đã tìm kiếm những sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thị trường. Năm 1990, Nhà máy chính thức được Bộ Tài chính và Bộ Công nghiệp nặng cấp vốn bổ sung nâng tổng vốn tăng lên là 3.415.967.000 VNĐ. Năm 1991, nhà máy xây dựng nhà khách Bình Minh nhằm giải quyết chỗ ở công nhân viên trong nhà máy. Đến nay, nhà khách đã được nâng cấp thành khách sạn cho phù hợp. Ngày 1/6/1994, ban lãnh đạo đã quyết định đổi tên thành Công ty Thiết bị Đo điện với tên giao dịch là EMIC. Ngày 20/1/2005 đổi tên thành Công ty TNHH một thành viên Thiết bị Điện. Trong 2005 Công ty đã mở rộng sản xuất, thay đổi quy trình công nghệ . Công ty đã ký hợp đồng chính thức chuyển giao công nghệ và xuất khẩu sản phẩm với hãng LANDIS and GYR 1 2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán của Thụy Sỹ làm sản lượng sản xuất công tơ điện tăng từ 400.000 chiếc/năm lên 700.000 chiếc/năm, chất lượng sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn IEC 521. Công ty đã ký hợp đồng tư vấn với hãng AFAQ-ASCERT trong việc đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, sau một thời gian Công ty đã chính thức được cấp tiêu chuẩn ISO 9001-2000 số No QUA1/1999/11403, từ đó đến nay Công ty đã được cấp ba lần chứng chỉ ISO 9001-2000. Ngày 2/11/1004, theo quyết định của Bộ Công nghiệp số 119/2004/QĐ- BCN chuyển Công ty Thiết bị Đo điện, doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Thiết bị Kỹ thuật Điện thành Công ty TNHH nhà nước một thành viên Thiết bị Đo điện, vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm chuyển đổi là 68 tỷ. Theo Quyết định số 27/2006/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp ngày 2/8/2006 về việc thành lập Tổng công ty mẹ- Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại văn phòng Tổng công ty Thiết bị Kỹ thuật Điện và Công ty TNHH nhà nước một thành viên Thiết bị Đo điện. Kết quả hoạt động kinh doanh của năm 2005, 2006 của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam như sau: Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2005 1.Doanh thu bán hang hoá sản xuất 434.656.729.973 411.246.158.554 2. Giá vốn hang bán sản xuất 386.209.159.847 359.925.196.397 3. Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất 9.170.901.046 12.246.768.189 4. Lợi nhuận sau thuế từ hoạt động sản xuất 7.102.511.818 8.881.504.613 Từ một số chỉ tiêu trên cho ta thấy, năm 2006 Tổng công ty đã bán được nhiều hàng hoá dịch vụ hơn năm 2005 là 2.341.057.149 nhưng lợi nhuận sau thuế từ hoạt động sản xuất lại giảm đi chứng tỏ việc quản lý chi phí của Tổng công ty chưa thực sự hiệu quả. 2 3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam Để đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất và trong quản lý, Tổng công ty xây dựng mô hình quản lý trực tuyến. Bộ máy quản lý của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là Tổng giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc có các Giám đốc chuyên sâu về sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm cùng một số chuyên viên. Các phòng ban chức năng được bố chí chặt chẽ, với cán bộ công nhân viên được đào tạo chuyên môn hoá làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Trưởng phòng chỉ đạo hoạt động trong phòng và chịu trách nhiệm trước cấp trên, giúp việc cho trưởng phòng có phó phòng và các nhân viên trong phòng. - Phòng tổ chức-lao động: là phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự, đào tạo, sắp xếp cán bộ, tổ chức khen thưởng, kỷ luật và theo dõi hợp đồng lao động. -Phòng kế hoạch-thị trường: là phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch xây dựng sản phẩm, ký và thực hiện hợp đồng với khách hàng, phụ trách giới thiệu và bán sản phẩm cho Tổng công ty. -Phòng công nghệ (kỹ thuật) : là phòng có nhiệm vụ thiết kế, cải tiến sản phẩm, xây dựng và theo dõi các tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn thử nghiệm, thiết kế các máy móc đặc biệt, sắp xếp dây chuyển công nghệ hợp lý… -Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): là phòng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các thành phẩm, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, đồ dùng mua ngoài theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. -Phòng tài chính-kế toán: là phòng có nhiệm vụ quản lý Tổng công ty về mặt tài chính kế toán, thực hiện hạch toán kinh doanh, giao dịch, thanh quyết toán với khách hàng, tính và trả lương cho cán bộ công nhân viên. 3 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán -Phòng vật tư- xuất nhập khẩu: là phòng có nhiệm vụ quản lý tình hình vật tư, ký hợp đồng vật tư, thống kê các kho vật tư, tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán vật tư và lập kế hoạch vật tư hàng năm. -Phòng hành chính-tổng hợp: là phòng có nhiệm vụ quản lý công văn, giấy tờ, tiếp tân, quản lý nhà tập thể, xây dựng cơ bản, vệ sinh công nghiệp. -Phòng bảo vệ: là phòng có nhiệm vụ bảo vệ trị an và tài sản, giám sát việc chấp hành quy chế ra vào Tổng công ty, tiến hành tuần tra, canh gác, phụ trách tự vệ… - Ban y tế-an toàn lao động: là phòng có nhiệm vụ đảm bảo sức khoẻ, an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty. -Phòng nghiên cứu phát triển: là phòng có nhiệm vụ chủ yếu là nghiên cứu, chế tạo, cải tiến sản phẩm mới cho tổng công ty để ngày càng phù hợp với nhu cầu thị trường. - Xi nghiệp sản xuất thiết bị điện: là phòng có nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các linh kiện, chi tiết bên ngoài cho các sản phẩm của Tổng công ty - Khách sạn: được bố trí nhóm kế toán hàng ngày hạch toán theo kiểu báo sổ. Các phân xưởng của Tổng công ty được tổ chức chuyên môn hoá theo chức năng và công nghệ. -Phân xưởng gò hàn đột dập: là phân xưởng với nhiệm vụ chủ yếu là cắt, gò hàn, chuyên môn sản xuất phôi thiết bị để chuyển sang phân xưởng cơ khí… -Phân xưởng cơ khí: là phân xưởng có nhiệm vụ chủ yếu là phay, bào, tiệm nguội và nhận các chi tiết từ phân xưởng gò hàn đột dập để cấu thành chi tiết, sản phẩm. 4 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán -Phân xưởng ép nhựa: là phân xưởng có nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các chi tiết bằng nhựa, nhận các chi tiết từ phân xưởng cơ khí chuyển sang để sơn, mạ rồi chuyển đến phân xưởng lắp ráp. -Phân xưởng lắp ráp 1, 2, 3: là các phân xưởng chuyên lắp ráp các thành phẩm cho công tơ một pha, 3 pha, máy biến dòng hạ thế, đồng hồ VA, máy biến áp trung thế, cao thế - Phân xưởng kỹ thuật số: là phân xưởng đảm bảo các thông số trong quá trình sản xuất các thiết bị điện như công tơ điện 1 pha, 3 pha, máy biến áp… -Phân xưởng cơ điện dụng cụ: là phân xưởng phụ chịu trách nhiệm sản xuất các khuôn mẫu, gá lắp cung cấp cho các phân xưởng sản xuất chính và bảo dưỡng, duy tu, theo dõi, bảo quản máy móc thiết bị và tài sản cố định toàn Tổng công ty 5 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán Giám đốc sản xuất Phòng TK-nghiên cứu-phát triển Phòng công nghệ Tổng giám đốc P.tài chính-kế toán P.tổ chức-lao động X.N SX.TBĐ HN P.X lắp ráp 2,3 Kế toán trưởng Ban đảm bảo chất lượng P.X lắp ráp 1 Phòng QC P.hành chính-tổng hợp Phòng bảo vệ Phân xưởng KTS Ks Bình Minh HL Ks Bình Minh HN P.Kế hoạch thị trường PX ép nhựa PX cơ điện PX đột dập PX cơ khí Ban YT-ATLĐ P. quản lý dự án P.vật tư-xuất nhập khẩu Giám đốc kinh doanh Hệ thống điều hành Hệ thống QLCL Sơ đồ 01: Mô hình quản lý của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Na 6 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán 1.1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam là công ty chế tạo thuộc loại hình sản xuất công nghiệp. Công nghệ sản xuất của Tổng công ty là sự kết hợp sản xuất cơ khí với sản xuất điện tử, đặc điểm quy trình công nghệ kiểu liên tục, dây chuyền công nghệ kiểu khép kín, sản xuất qua nhiều khâu chế biến khác nhau, mỗi công nghệ được giao cho một phân xưởng phụ trách. Tổng công ty sản xuất chủ yếu các loại sản phẩm chính sau công tơ 1 pha, công tơ 3 pha, đồng hồ VA, đồng hồ Imax, TI hạ thế, TU trung thế, công tơ 3 pha 3 giá, máy biến dòng hạ thế… Tổng công ty tiến hành sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, mỗi sản phẩm lại có một quy trình công nghệ sản xuất riêng. Để đáp ứng chuyên môn hoá sản xuất nên Tổng công ty được chia làm 8 phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng là một quá trình sản xuất sản phẩm nhưng phân xưởng không hạch toán riêng mà gửi kết quả lên phòng kế toán để làm cơ sở để hạch toán. Quy trình công nghệ sản xuất TU trung thế bao gồm các bước sau: Bước 1: Nguyên vật liệu được xuất kho đến phân xưởng cơ khí, đột dập, ép nhựa, sơn sấy theo lệnh sản xuất với số lượng và chủng loại cụ thể. Các bước gia công vật tư được diễn ra theo yêu cầu. Bước 2: Vật tư sau khi được gia công kết hợp với bán thành phẩm mua ngoài để lắp ráp các bộ phận rời rạc của TU trung thế. Bước 3: Các bộ phận rời rạc và các bán thành phẩm mua ngoài sẽ được lắp ráp thành TU trung thế (sản phẩm hoàn chỉnh) ở phân xưởng lắp ráp 3. Bước 4: TU trung thế sẽ được tiến hành hiệu chỉnh. Bước 5: TU trung thế được chuyển đến bộ phận KCS- bộ phận kiểm tra chất lượng để kiểm tra. Nếu bộ phận KCS kiểm tra đạt yêu cầu kỹ thuật thì TU trung thế được chuyển đến kho thành phẩm. Nếu TU trung thế không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ được chuyển lại phân xưởng lắp ráp 3 để lắp ráp lại. Quy trình công nghệ sản xuất TU trung thế được khái quát thành sơ đồ sau: 7 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán Kho vật tư Chế tạo gia công: -Cơ khí -Đột dập -Ép nhựa -Sơn sấy Lắp ráp bộ phận Bán thành phẩm mua ngoài Lắp ráp hoàn chỉnh (PX lắp ráp 3) Hiệu chỉnh Kiểm tra Nhập kho Đạt Sơ đồ 02: Quy trình công nghệ sản xuất của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 8 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán Do đặc điểm sản xuất của Tổng công ty nên mô hình bộ máy kế toán theo hình thức tập trung tạo điều kiện phối hợp giữa các bộ phận và dễ dàng cho việc quản lý. Tổng công ty thành lập một phòng kế toán bao gồm nhiều kế toán phần hành và một kế toán trưởng. Kế toán trưởng phân công công việc cho các nhân viên trong phòng và chịu trách nhiệm với cấp trên về tình hình tài chính của Tổng công ty. Các phân xưởng không bố trí nhân viện kế toán mà bố trí nhân viên thống kê để theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ban đầu và thu thập chứng từ gửi lên phòng kế toán. Bộ máy kế toán của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam được tổ chức theo phương thức trực tuyến nghĩa là phòng kế toán được đặt dưói sự lãnh đạo và giám sát của Giám đốc, Tổng giám đốc của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam. Toàn bộ nhân viên kế toán được lãnh đạo tập trung thống nhất, chuyên môn hoá và cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo. Phòng kế toán có chức năng giúp giám đốc, Tổng giám đốc chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh doanh trong Tổng công ty. Phòng còn phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, thực hiện tốt các chế độ kế toán tài chính, phòng còn có chức năng tham mưu cho cấp trên về hoạt động của Tổng công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, ghi chép tính toán và phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả kinh doanh của Tổng công ty. Phòng còn có nhiệm vụ tính toán chính xác tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty, theo dõi tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả, trích lập các qũy và tiến hành thực hiện các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Để đảm bảo hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ như trên và cung cấp các thông tin kế toán kịp thời và chính xác nên bộ máy kế toán của Tổng công ty hiện nay gồm 10 người. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng (Nguyễn Thị Mão) là người chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về công việc của cả phòng. Kế toán trưởng tiến hành ký duyệt các chứng từ, phân công công việc 9 10 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán giữa các cán bộ công nhân viên trong phòng, đưa ra các ý kiến về quá trình sản xuất, thay đổi quy trình công nghệ. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc và các Gám đốc về các hoạt động của Tổng công ty để phù hợp với tình hình tài chính hiện có. Hai phó phòng là Nguyễn Đình Sinh và Phạm Hoài Anh có nhiệm vụ giúp đỡ kế toán trưởng hoàn thành công việc của cả phòng. Mỗi nhân viên trong phòng đều có một nhiệm vụ về phần hành được giao. Cụ thể như sau: -Kế toán tiền mặt, tiền gửi kiêm tính lương cho một phân xưởng sản xuất: kế toán tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến việc thu chi tiền và quản lý sổ quỹ tiền mặt tại ngân hàng, đồng thời cuối tháng kế toán tiến hành tính công và tính lương cho một phân xưởng. -Kế toán tài sản cố định, nhập vật tư kiêm tính lương cho một phân xưởng: Kế toán theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong Tổng công ty, các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật tư đều được theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư. -Kế toán xuất vật tư kiêm tính lương cho một phân xưởng: là do các nghiệp vụ xuất vật tư rất lớn và thường xuyên với nhiều loại vật tư khác nhau nên để theo dõi chính xác và kịp thời Tổng công ty tiến hành cần có một kế toán chuyên tiến hành nhiệm vụ xuất vật tư, tuy nhiên đến cuối tháng kế toán cũng tiến hành lập bảng tính công và tính lương cho một phân xưởng. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm kiêm tính lương cho toàn doanh nghiệp: kế toán tiến hành theo dõi thành phẩm nhập kho và xuất đi tiêu thụ để tiến hành ghi sổ doanh thu, giá vốn. Cuối tháng kế toán tiến hành tính lương cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp và các phòng ban chức năng. -Kế toán chi phí, tính giá thành kiêm tính lương cho một phân xưởng: kế toán phải tiến hành tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sản xuất chung cho từng sản phẩm mà Tổng công ty sản xuất, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ cho từng loại sản phẩm để tính giá thành 10 [...]... nhập vật tư Kế toán chi phí-giá thành,KT tổng hợp Kế toán thành phẩm và tiêu thụ T.Phẩm Kế toán xuất vật tư Kế toán khách sạn Nhân viên kinh tế các phân xưởng 12 Chuyên đề tốt nghiệp 12 Khoa Kế toán Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Sổ sách kế toán của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam đã được bổ sung và sửa đổi theo quyết... doanh phụ của Tổng công ty Tổng công ty tiến hành hạch toán riêng nên tổ chức 3 nhân viên phụ trách kế toán khách sạn Trong đó có một tổ trưởng phụ trách chung về kế toán khách sạn và chịu trách nhiệm kế toán tiền thuê và thanh toán tiền phòng Một kế toán phụ trách về ăn uống, giặt là, khách sạn Một kế toán phụ trách thống kê khách sạn Bộ máy kế toán của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam có thể được... 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam áp dụng hình thức kế toán Nhật kýchúng từ Hình thức này có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tạo điều kiện kiểm tra các số liệu nhanh chóng và thuận tiện, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý Sổ sách mà Tổng công ty sử dụng là các sổ cái các tài khoản, bảng kê, bảng phân bổ,... tiết TK 627,154 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 621,622,627,154 Báo cáo kế toán Ghi chú: Sơ đồ 04 : Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành TU trung thế tại Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam CHỤP PHẦN MỀM CỦA TỔNG CÔNG TY 14 Chuyên đề tốt nghiệp 14 Khoa Kế toán ... số 7 Cuối tháng máy sẽ tự động lên các sổ cái TK 621, TK 622, TK 627, TK 154 và báo cáo tài chính Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Chứng từ về chi phí Xử lý nghiệp vụ 13 13 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán -Kiểm tra chứng từ -Xác định định khoản -Phân loại chứng từ Nhập số liệu vào máy, phần hành chi phí... và tính giá thành sản phẩm: từ chứng từ gốc (là các phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương tiền thưởng và tiền thêm giờ, bảng khấu hao), kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy Sau khi nhập xong số liệu, máy sẽ tự động lên các bảng phân bổ nguyên vật công cụ dụng cụ theo từng sản phẩm, bảng phân bổ nhân công cũng theo từng sản phẩm và bảng phân bổ chi phí sản xuất chung cũng cho từng . Bộ Công nghiệp ngày 2/8/2006 về việc thành lập Tổng công ty mẹ- Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại văn phòng Tổng công ty Thiết bị. trình công nghệ sản xuất của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam