Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

MỞ ĐẦU1.1.Tính cấp thiết của việc nghiên cứuTrong sự phát triển của các văn phòng công chứng, các công chứng viên với nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động giao dịch hợp đồng, giấy tờ từ đó bảo vệ quyền, lợi ích của người dân, Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp của tổ chức. Với công việc công chứng, mỗi người công chứng đã góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Trong quá trình làm việc việc để nâng cao năng suất cũng như chất lượng công việc bản thân công chứng viên cũng như văn phòng công chứng, sở Tư pháp đã xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động làm việc của công chứng viên là một vấn đề bức thiết nhất hiện nay. Bởi việc nắm thông tin, tư liệu của người yêu cầu công chứng không chính xác sẽ dẫn đến việc giả mạo giấy tờ, tài liệu gây nên hậu quả nặng nề cho xã hội, gây tâm lý cho những người dân tham gia trong hoạt động công chứng, xác định được điều đó bản thân mỗi công chứng viên đang từng bước được nâng cao nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Vì vậy tôi chọn đề tài “Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin.” để làm báo cáo. 1.2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu Mục đích Nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứngNhiệm vụ Nghiên cứu quy định của pháp luật về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Nghiên cứu thực tiễn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Đối tượng nghiên cứu Các quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Kỹ năng cần thiết để Công chứng viên ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng1.3. Cơ cấu của bài báo cáoBáo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận. Trong đó, Nội dung của báo cáo được chia thành 3 phần như sau: Phần mở đầu Phần Nội dungChương 1: Lý luận việc việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứngChương 2: Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứngChương 3: Giải pháp hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứngPhần Kết luận NỘI DUNGLÝ LUẬN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG1.1. Khái niệm Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49CP ký ngày 04081993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.”1.1.2. Vai trò của Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đóng một vai trò vô cùng to lớn trong sự phát triển của văn minh nhân loại. Cùng điểm lại các cuộc cách mạng công nghiệp trong lịch sử loài người để thấy điều đó:•Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất (từ 1784) xảy ra khi loài người phát minh động cơ hơi nước, tác động trực tiếp đến các ngành nghề như dệt may, chế tạo cơ khí, giao thông vận tải. Động cơ hơi nước được đưa vào ôtô, tàu hỏa, tàu thủy, mở ra một kỷ nguyên mới trong lịch sử nhân loại.•Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai (từ 1870) đến khi loài người phát minh ra động cơ điện, mang lại cuộc sống văn minh, năng suất tăng nhiều lần so với động cơ hơi nước.•Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ 1969) xuất hiện khi con người phát minh ra bóng bán dẫn, điện tử, kết nối thế giới liên lạc được với nhau. Vệ tinh, máy bay, máy tính, điện thoại, Internet… là những công nghệ hiện nay chúng ta thụ hưởng là từ cuộc cách mạng này.•Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm 2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số.Công nghệ thông tin nằm trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3, sau khi công nghiệp điện tử và máy tính phát triển đến một mức độ nhất định. Đầu những năm 90, khi internet xuất hiện bắt đầu xuất hiện xu hướng toàn cầu hóa, các quốc gia hướng tới một nền kinh tế tri thức thì thông tin dần trở thành trọng tâm của xu hướng này. Chúng ta đã chứng kiến sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin từ đầu thế kỷ 21 có sức ảnh hưởng lớn như thế nào đến sự phát triển của thế giới. Thông tin giờ đây trở thành yếu tố quyết định tất cả mọi mặt của đời sống xã hội và khoa học kỹ thuật.Công nghệ thông tin chính là bước đệm, là cầu nối giữa cuộc cách mạng 3.0 và 4.0 bởi công nghệ kỹ thuật số và trí tuệ nhân tạo cũng được phát triển dựa trên nền tảng của thông tin.1.1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứngỞ đâu có thông tin thì con người đều tìm ra giải pháp ứng dụng công nghệ. Hoạt động công chứng bản chất cũng là hoạt động thu thập và khai thác thông tin và không phải là ngoại lệ. Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng có thể làm thay đổi hoàn toàn diện mạo và cách thức của hoạt động công chứng, nâng hiệu quả công việc và độ an toàn lên rất nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách về không gian và thời gian.Tùy vào điều kiện kinh tế, hành lang pháp lý, năng lực và nhận thức của con người mà ở các nước khác nhau thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng ở các mức độ khác nhau.•Ở những nơi được coi là chậm phát triển thì hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin ở mức đơn giản như soạn thảo và in ấn văn bản.•Ở mức độ cao hơn, các cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin nhằm hỗ trợ cho công chứng viên.•Cao hơn nữa là sự liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan quản lý, giữa địa phương này với địa phương khác; số hóa các thông tin lưu trữ…•Ở các nước phát triển, công nghệ thông tin được ứng dụng không chỉ trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu, đối chứng mà còn được ứng dụng vào việc xác thực, chứng nhận của công chứng viên. Hoạt động giao kết hợp đồng và công chứng được thực hiện hoàn toàn trên thiết bị số, không dùng đến giấy tờ (công chứng điện tử). Tuy nhiên, hoạt động công chứng điện tử hiện nay còn khá mới mẻ và mới chỉ ứng dụng trong một số loại giao dịch nhất định, tại một số quốc gia hoặc địa phương hạn chế vì nó đòi hỏi sự tương đồng về khung pháp lý cũng như giải pháp công nghệ.Xu hướng chung ở tất cả mọi nơi là công nghệ thông tin đang được ứng dụng nhiều hơn với phạm vi sâu, rộng hơn và triệt để hơn vào hoạt động công chứng.Nhìn vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và của công chứng viên thì CNTT có thể được ứng dụng vào nhiều hoạt động khác nhau:•Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng.•Ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (trong nội bộ và cả ra ngoài tổ chức hành nghề công chứng).•Ứng dụng vào việc xử lý thông tin (soạn thảo, so sánh, đối chiếu…).•Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin (cơ sở dữ liệu công chứng, các cơ sở dữ liệu tự lập trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng).•Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin (tra cứu văn bản pháp luật, thông tin dữ liệu ngăn chặn…).•Ứng dụng vào việc xác thực thông tin.Không chỉ trong hoạt động nghiệp vụ, công nghệ thông tin còn có thể ứng dụng vào hoạt động quản lý như kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự… CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG2.1 Tính cấp thiết cần luật Công nghệ thông tin ứng dụng trong hoạt động công chứngLuật Công nghệ thông tin 2006, tại Điều 5 quy định về chính sách của Nhà nước về ứng dụng và phát triển CNTT như sau:“1. Ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển kinh tế – xã hội và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.2.Tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh; thúc đẩy công nghiệp công nghệ thông tin phát triển thành ngành kinh tế trọng điểm, đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa và xuất khẩu.3.Khuyến khích đầu tư cho lĩnh vực công nghệ thông tin.4.Ưu tiên dành một khoản ngân sách nhà nước để ứng dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực thiết yếu, tạo lập nền công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin.5.Tạo điều kiện thuận lợi để phát triển cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia.6.Có chính sách ưu đãi để tổ chức, cá nhân có hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đối với nông nghiệp; nông thôn, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo; người dân tộc thiểu số, người tàn tật, người có hoàn cảnh khó khăn.7.Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.8.Tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế; khuyến khích hợp tác với tổ chức, cá nhân Việt Nam ở nước ngoài trong lĩnh vực công nghệ thông tin.”Có thể thấy rất nhiều nội dung khuyến khích ứng dụng CNTT, thế nhưng Luật Công chứng 2006 thì không có bất kỳ nội dung nào liên quan đến việc ứng dụng thông tin.Mặc dù vậy, từ ngay sau khi Luật Công chứng 2006 có hiệu lực thì trên cơ sở sự hỗ trợ của nước ngoài, Bộ Tư pháp cũng đã triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm cho một số tổ chức hành nghề công chứng (phần mềm Master). Tuy nhiên, với hạ tầng công nghệ thông tin lúc đó, phần mềm này gần như chỉ hoạt động đơn lẻ chứ chưa có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu. Nó cũng bộc lộ khá nhiều hạn chế do được viết trên nền tảng công nghệ cũ.2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứngThực tiễn hoạt động công chứng thời gian qua đã đạt được thành tựu bước đầu về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và cải cách thủ tục hành chính (TTHC), trong đó phải kể đến một số kết quả như: đã có cơ sở dữ liệu công chứng, hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã ban hành và đưa vào sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, điều này đã giúp cho việc cung cấp thông tin

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu

Trong sự phát triển của các văn phòng công chứng, các công chứng viên với nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động giao dịch hợp đồng, giấy tờ từ đó bảo vệ quyền, lợi ích của người dân, Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp của tổ chức Với công việc công chứng, mỗi người công chứng đã góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Trong quá trình làm việc việc để nâng cao năng suất cũng như chất lượng công việc bản thân công chứng viên cũng như văn phòng công chứng, sở Tư pháp đã xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động làm việc của công chứng viên là một vấn đề bức thiết nhất hiện nay

Bởi việc nắm thông tin, tư liệu của người yêu cầu công chứng không chính xác sẽ dẫn đến việc giả mạo giấy tờ, tài liệu gây nên hậu quả nặng nề cho xã hội, gây tâm lý cho những người dân tham gia trong hoạt động công chứng, xác định được điều đó bản thân mỗi công chứng viên đang từng bước được nâng cao nghiệp

vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp

đồng, giao dịch Vì vậy tôi chọn đề tài “Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công

nghệ thông tin.” để làm báo cáo

1.2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu

* Mục đích

- Nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

- Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

- Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

*Nhiệm vụ

- Nghiên cứu quy định của pháp luật về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

- Nghiên cứu thực tiễn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

* Đối tượng nghiên cứu

- Các quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

- Kỹ năng cần thiết để Công chứng viên ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

1.3 Cơ cấu của bài báo cáo

Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận Trong đó, Nội dung của báo cáo được chia thành 3 phần như sau:

- Phần mở đầu

- Phần Nội dung

Chương 1: Lý luận việc việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

công chứng

Chương 2: Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động công chứng

Phần Kết luận

NỘI DUNG

LÝ LUẬN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG

CHỨNG 1.1 Khái niệm

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong

Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.

Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.”

1.1.2 Vai trò của Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin đóng một vai trò vô cùng to lớn trong sự phát triển của văn minh nhân loại Cùng điểm lại các cuộc cách mạng công nghiệp trong lịch sử loài người để thấy điều đó:

 Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất (từ 1784) xảy ra khi loài người phát minh động cơ hơi nước, tác động trực tiếp đến các ngành nghề như dệt may, chế tạo cơ khí, giao thông vận tải Động cơ hơi nước được đưa vào ôtô, tàu hỏa, tàu thủy, mở ra một kỷ nguyên mới trong lịch sử nhân loại

 Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai (từ 1870) đến khi loài người phát minh ra động cơ điện, mang lại cuộc sống văn minh, năng suất tăng nhiều lần so với động cơ hơi nước

 Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ 1969) xuất hiện khi con người phát minh ra bóng bán dẫn, điện tử, kết nối thế giới liên lạc được với nhau Vệ tinh,

máy bay, máy tính, điện thoại, Internet… là những công nghệ hiện nay chúng ta thụ hưởng là từ cuộc cách mạng này

 Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm

2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số

Công nghệ thông tin nằm trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3, sau khi công nghiệp điện tử và máy tính phát triển đến một mức độ nhất định Đầu những năm 90, khi internet xuất hiện bắt đầu xuất hiện xu hướng toàn cầu hóa, các quốc gia hướng tới một nền kinh tế tri thức thì thông tin dần trở thành trọng tâm của xu hướng này Chúng ta đã chứng kiến sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin từ đầu thế kỷ 21 có sức ảnh hưởng lớn như thế nào đến sự phát triển của thế giới Thông tin giờ đây trở thành yếu tố quyết định tất cả mọi mặt của đời sống

xã hội và khoa học kỹ thuật

Công nghệ thông tin chính là bước đệm, là cầu nối giữa cuộc cách mạng 3.0

và 4.0 bởi công nghệ kỹ thuật số và trí tuệ nhân tạo cũng được phát triển dựa trên nền tảng của thông tin

1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

Ở đâu có thông tin thì con người đều tìm ra giải pháp ứng dụng công nghệ Hoạt động công chứng bản chất cũng là hoạt động thu thập và khai thác thông tin

và không phải là ngoại lệ

Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng có thể làm thay đổi hoàn toàn diện mạo và cách thức của hoạt động công chứng, nâng hiệu quả công việc và

độ an toàn lên rất nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách về không gian và thời gian

Tùy vào điều kiện kinh tế, hành lang pháp lý, năng lực và nhận thức của con người mà ở các nước khác nhau thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng ở các mức độ khác nhau

Ở những nơi được coi là chậm phát triển thì hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin ở mức đơn giản như soạn thảo và in ấn văn bản

Ở mức độ cao hơn, các cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin nhằm hỗ trợ cho công chứng viên

Cao hơn nữa là sự liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan quản lý, giữa địa phương này với địa phương khác; số hóa các thông tin lưu trữ…

Ở các nước phát triển, công nghệ thông tin được ứng dụng không chỉ trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu, đối chứng mà còn được ứng dụng vào việc xác thực, chứng nhận của công chứng viên Hoạt động giao kết hợp đồng và công chứng được thực hiện hoàn toàn trên thiết bị số, không dùng đến giấy tờ (công chứng điện tử) Tuy nhiên, hoạt động công chứng điện tử hiện nay còn khá mới mẻ

và mới chỉ ứng dụng trong một số loại giao dịch nhất định, tại một số quốc gia hoặc địa phương hạn chế vì nó đòi hỏi sự tương đồng về khung pháp lý cũng như giải pháp công nghệ

Xu hướng chung ở tất cả mọi nơi là công nghệ thông tin đang được ứng dụng nhiều hơn với phạm vi sâu, rộng hơn và triệt để hơn vào hoạt động công chứng

Nhìn vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và của công chứng viên thì CNTT có thể được ứng dụng vào nhiều hoạt động khác nhau:

Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng

Ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (trong nội bộ và cả ra ngoài tổ chức hành nghề công chứng)

Ứng dụng vào việc xử lý thông tin (soạn thảo, so sánh, đối chiếu…)

Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin (cơ sở dữ liệu công chứng, các cơ sở

dữ liệu tự lập trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng)

Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin (tra cứu văn bản pháp luật, thông tin

dữ liệu ngăn chặn…)

Ứng dụng vào việc xác thực thông tin

Không chỉ trong hoạt động nghiệp vụ, công nghệ thông tin còn có thể ứng dụng vào hoạt động quản lý như kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự…

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 2.1 Tính cấp thiết cần luật Công nghệ thông tin ứng dụng trong hoạt động công chứng

Luật Công nghệ thông tin 2006, tại Điều 5 quy định về chính sách của Nhà nước về ứng dụng và phát triển CNTT như sau:

“1 Ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển kinh tế – xã hội và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

2 Tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, đối ngoại, quốc phòng,

an ninh; thúc đẩy công nghiệp công nghệ thông tin phát triển thành ngành kinh tế trọng điểm, đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa và xuất khẩu.

3 Khuyến khích đầu tư cho lĩnh vực công nghệ thông tin.

4 Ưu tiên dành một khoản ngân sách nhà nước để ứng dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực thiết yếu, tạo lập nền công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin.

5 Tạo điều kiện thuận lợi để phát triển cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia.

6 Có chính sách ưu đãi để tổ chức, cá nhân có hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đối với nông nghiệp; nông thôn, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo; người dân tộc thiểu số, người tàn tật, người có hoàn cảnh khó khăn.

7 Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.

8 Tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế; khuyến khích hợp tác với tổ chức, cá nhân Việt Nam ở nước ngoài trong lĩnh vực công nghệ thông tin.”

Có thể thấy rất nhiều nội dung khuyến khích ứng dụng CNTT, thế nhưng Luật Công chứng 2006 thì không có bất kỳ nội dung nào liên quan đến việc ứng dụng thông tin

Mặc dù vậy, từ ngay sau khi Luật Công chứng 2006 có hiệu lực thì trên cơ sở

sự hỗ trợ của nước ngoài, Bộ Tư pháp cũng đã triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm cho một số tổ chức hành nghề công chứng (phần mềm Master) Tuy nhiên, với hạ tầng công nghệ thông tin lúc đó, phần mềm này gần như chỉ hoạt động đơn lẻ chứ chưa có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu Nó cũng bộc lộ khá nhiều hạn chế do được viết trên nền tảng công nghệ cũ

2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

Thực tiễn hoạt động công chứng thời gian qua đã đạt được thành tựu bước đầu về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và cải cách thủ tục hành chính (TTHC), trong đó phải kể đến một số kết quả như: đã có cơ sở dữ liệu công chứng, hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã ban hành và đưa vào sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, điều này đã giúp cho việc cung cấp thông tin

về tình trạng pháp lý của tài sản, thông tin ngăn chặn và chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng TTHC trong hoạt động công chứng cũng đã được thực hiện như

cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch

Tuy nhiên, trong điều kiện hoạt động công chứng đang phải chịu nhiều tác động, trước hết là vấn nạn của loại tội phạm lừa đảo ở cấp độ tinh vi, phạm vi rộng, sau đó là yêu cầu để hội nhập thì việc ứng dụng CNTT và cải cách TTHC trong hoạt động công chứng đòi hỏi phải nâng lên tầm cao mới

Vừa qua, thực hiện Chỉ thị số 21/CT-TTg ngày 25/5/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường phòng ngừa, xử lý hoạt động lừa đảo chiếm đoạt tài sản, Công văn số 1957/BCA-C02 ngày 10/6/2020 của Bộ Công an về việc triển khai Chỉ thị nêu trên và Công văn số 2859/VPCQCSĐT ngày 21/7/2020 của Bộ Công

an về việc tăng cường quản lý, kiểm tra, chấn chỉnh hoạt động của các Văn phòng công chứng, Thừa phát lại, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn triển khai Chỉ thị số 21/CT-TTg Theo đó, Bộ Tư pháp đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan tại địa

phương tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về phương thức, thủ đoạn của loại tội phạm

“lừa đảo chiếm đoạt tài sản” và “làm giả con dấu tài liệu”; có văn bản gửi các tổ chức hành nghề công chứng nhằm quán triệt đội ngũ công chứng viên tuân thủ nguyên tắc hành nghề, thực hiện đúng thẩm quyền và trách nhiệm theo quy định của pháp luật

Tăng cường kiểm tra, thanh tra, phát hiện, xử lý kịp thời hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý nghiêm minh các hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng phát hiện tài liệu, giấy tờ giả, đối tượng giả mạo giấy tờ trong công chứng; nâng cao đạo đức hành nghề cho đội ngũ công chứng viên

Sở Tư pháp tham mưu UBND cấp tỉnh trong việc hoàn chỉnh xây dựng hoặc tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp về cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật Công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng, tăng cường mối quan hệ phối hợp, xây dựng mạng thông tin kết nối, trao đổi thông tin giữa tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan liên quan như Văn phòng đăng ký đất đai, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường…

Còn Nghị quyết số 172/NQ-CP đã đề ra 4 nhóm công việc trong nhiệm vụ, giải pháp về ứng dụng CNTT và cải cách TTHC trong hoạt động công chứng Theo đó, hoàn chỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, trong đó có việc tiếp tục rà soát phát triển, nâng cấp CNTT trên nền đã có để tương xứng với yêu cầu Xây dựng kế hoạch triển khai, hướng dẫn việc kết nối, chia sẻ dữ liệu về đất đai, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư với cơ sở dữ liệu công chứng bảo đảm việc kết nối liên thông giữa các Sở, ban, ngành có liên quan với các tổ chức hành nghề công chứng Liên thông các thủ tục công chứng đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế Chuẩn bị cho việc thực hiện công chứng trên môi trường điện tử

Các hoạt động ứng dụng CNTT trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam hiện nay là:

Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin và giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, các ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu

Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn bản bằng MS Office

Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin: Tra cứu văn bản pháp luật từ internet hoặc dữ liệu offline, tra cứu dữ liệu ngăn chặn từ cơ sở dữ liệu công chứng (chưa phổ biến), tra cứu dữ liệu về mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống và lưu trữ – ở một số ít tổ chức hành nghề công chứng)

Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi công văn, thư tín (Chủ yếu vẫn bằng MS Office)

Ứng dụng vào các hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, một số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm

kế toán máy)

Như vậy, có thể nhận xét rằng, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động công chứng tại Việt Nam mới chỉ ở mức độ sơ khai, bắt đầu có chủ trương và ý tưởng chứ chưa thực sự có một kế hoạch và chiến lược cụ thể Ứng dụng CNTT chỉ được thực hiện một cách manh mún tùy vào khả năng của từng tổ chức hành nghề công chứng