Nghiệp vụ thư ký văn phòng

hai ngifdi neu lä cd quan nho Nhüng ngifdj läm viec: trong ^an phưng co the difdc giao dam n h än tät cä cac cưng viec hộc difdc phan cưng tlnfc hien mưt hộc mot p han cưng viec thuưc

NHÄ XUÄT ßflN Dfll HOC QUÖC GIß HÄ NÖI

16 Häng Chuöi - Hai Bä Tri/ng - Hä Nöi Dien thoai: (04) 9 7 1 5 0 1 1 ; (04) 97 24770 Fax: (04) 9 7 1 4 8 9 9

Chiu trä c h nhiem x u a t hdn:

G iä m doc: P H Ü N G Q U O C BAO

T o n g bien tä p N G U Y E N BÄ T H Ä N H

B ien tä p

Sü'a bäi täi ban

K iem tra can:

ln xong vä nöp luu chieu quv 111 näm 2007.

MUC LUC• •

Trang

PHAN T H Ü NHÄT

N H I E M VU, V | TRI VÄ N Ä N G LÜC, PHAM C H Ä T CUA

N G Ü Ö I T H U KY V Ä N P H Ö N G

C hitöng 1. N h i e m vu vä vj t r i c ü a n g ü ö i t h i i ky

v ä n p h ö n g 5

I Khai niem thu ky vän phöng 5

II Nhiem vu cüa ngüöi th ü ky vän phöng 9

III Vj tri cüa ngüöi th ü ky vän p h ö n g 14

(Ohitcfng II. N h i f n g n ä n g lü c vä p h ä m c h ä t c ü a ngtföi t h i f k y v ä n p h ö n g 19

I Nhüng näng lüc cän t h i e t 19

II Nhüng phäm chät cän thiet cüa ngüöi th ü ky vän p h ö n g 28

PHAN THÜ HAI N H Ü N G N G H I E P V U CÖ B A N C U A N G U Ö I T H Ü KY V Ä N P H Ö N G # *> * C hitöng III. N g h i e p v u c h u ä n bi vä c u n g c ä p t h ö n g t i n c h o h o a t d ö n g q u ä n ly v ä l ä n h d a o 40

I Nhu cäu cung cäp thöng tin .41

II Nghiep vu chuän bj thöng t i n 42

III Cung cäp thöng t i n 48

ChUdng IV. N g h i e p v u t o c h ü c , s a p x e p h o a t d ö n g

c ü a cd q u a n va ngiföi l ä n h d a o 55

I Xäy dtfng clnfdng trinh ke hoach vä lieh läm viec cho cd quan vä cho ngifdi länh dao 55

II To chitc cäc cuoc hop hoi thäo vä le hoi 63

III To chüc cäc chuyen di cöng täc cüa cän bo trong cd quan vä cüa ngüdi länh d a o 79

ChUdng V. N g h i e p v u g ia o t i e p h ä n h c h i n h 92

I Cäc hinh thüc giao tiep 92

II Cäc nguyen täc trong giao tiep h än h chi'nh 95

III Cäc ky näng giao t i e p 106

IV Cäc nghiep vu giao tiep cu the trong hoat dong cüa ngüdi th ü ky vän p h ö n g 122

ChUdng VI. N g h i e p v u b i e n t ä p v ä n b ä n v ä ltfu tri? h ö stf t ä i l i e u 145

I Bien tä p vä soan thäo v ä n b än 145

II Q uän ly vä lüu tr ü täi lieu vän b ä n 150

PHAN THÜ BA Q U A N H E C Ü A N G I /Ö I THlT KY V Ä N P H Ö N G VÖI L Ä N H D A O VÄ D Ö N G N G H I E P• # I .Q uan he cüa ngüdi th ü ky v ä n phöng vöi ngüdi länh d a o 161

II Q uan he cüa ngtfdi th ü ky v ä n phöng vöi dong n g h i e p 168

Ket Luän .173

NHIEM VU, VI TRl VÄ NÄNG LlfC, PHAM• ■ * ■ ■ •

CHÄT CÜA NGUƯI THU KY VÄN PHƯNG

• T h it nhat: T h ü ky lä ngüưi düưc giao läm cac cưng viec lien q u an den vän thü, lien lac thif tm vä th ü tue hänh chinh ư vän phưng cüa mot cư quan, tư chüc.

• T h it hai: T h ü ky lä ngüưi difưc giao viec ghi chep hộc soan th äo nhifng vän ban giäv tư quan trong trong mot cuưc hop hay hưi nghi (thü ky hưi nghi th ü ky hưi dưng khoa hoc).

P H Ä N T H Ü N H ÄT

• T hü ba: Tlnf ky lä ngifdi dai dien liộc difdc giao nhiem

vä ch u än bi nưi dung cưng viec h än g ngäy Cäch h ie u näy tüdng difdng vưi t ü tlnf ky rieng hay trd ly (Vf d u: Thif ky rieng cho Bư trifdng Tlnf ky rieng cho Giäm dưc Trd ly cüa Vien trüdng ).

Nhif väy, thif ky cư the lä ngifdi trd ly, giüp viec dưng thdi cüng cư the lä ngifdi dam n h ä n cäc cưng viec cư tfnh chät tư chüc, dieu hänh Mäc dü cư nhieu cäch dinh nglna khäc nha u nhifng dü d vi trf näo thi cưng viec cüa ngifdi thif ky cüng luưn

lu ư n g ä n l i e n v d i g iä y td v ä n b ä n t h ư n g t i n g ia o t ie p h a v n o i ca h khac lä nhüng cưng viec m ang tfnh chät h ä n h chinh (theo ngh ia hep).

2 T h tf k y v ä n p h ư n g

Bät cü mưt cd quan, tư chüc hộc doanh nghiep näo m u ư n duy tri hoat dpng cüa minh deu phäi cư mưt vän phưng ho;äc mpt bp phan de thüc hien chüc näng cüa mpt vän phưng V än phưng dudc hieu lä bp p h än phu träch cưng viec h ä n h clrinh giäy td cüa mpt cd quan, bao gưm r ä t nhieu cäc cưng viec cu tlne nhif: to chüc vän thif, däm bäo thưng tin lien lac, däm bäo cd ;Sd

v ä t chät vä phifdng tien läm viec cho bư mäy länh dao vä quam

ly v.v

De thüc hien tot nhüng nhiem vu nưi tren cưng viec c ü a vän phưng cư the giao cho nhieu ngüdi (neu lä cd quan lưn) ho;äc

‘ o the giao cho mot hai ngifdi (neu lä cd quan nho) Nhüng ngifdj läm viec: trong ^an phưng co the difdc giao dam n h än tät

cä cac cưng viec hộc difdc phan cưng tlnfc hien mưt hộc mot

p han cưng viec thuưc cäc linh vife chuyen mưn cüa vän phưng Tren thifc te nhüng ngifdi läm viec trong cäc vän phưng d ä thifc hien cưng viec cüa mot ngifdi tlnf ky (theo cäch hieu th ü nhat) Trong thdi ky hien dai khai niem tlnf ky vän phưng dä trd

th ä n h phư bien dac biet lä d cäc nifưc cư nen kmh te phät trien.

thüc ve t h u ky vän phưng nhifng cac täc giä lai cho räng: “Cac nhän vien vä chuyen vien vän phưng den goi chung lä thif ky’”21 Theo giäo trinh näy khäi niem thif ky van phưng difdc hieu vưi nghla rưng hdn gưm n h üng nhän vien vä chuyen vien trong cäc vän phưng chü khưng chi lä nhüng ngUdi giüp viec trUc tiep cho mưt th ü truưng (hộc ngudi länh dao) Tuy nhien, khäi niem

n h ä n vien vä chuyen vien vän phưng düưc düng d däy lai quä rưng, vi cưng viec cüa cäc n h ä n vien trong vän phưng cư tfnh chat khäc nhau Chäng han: Cưng viec cüa ngUdi bäo ve ngifdi läi xe khäc vưi cưng viec cüa ngifdi cän bư tưng hdp hộc cän bư vän thu, luu trü

Vi vay, muưn cư difdc mưt dinh nghia ve th u ky vän phưng chüng ta cän phäi xuä't phät t ü khäi niem thu ky Mäc dü cư nhieu cäch hieu nhifng khưngphäi moi thif ky deu lä t h u ky vän phưng mä chi n h ü n g th u ky näo cưng viec cüa ho lien q uan truc tiep den cäc linh vüc chuyen mưn cüa mưt vän phưng thi mdi goi lä thif ky vän phưng Cư the tarn thdi dua ra mưt khäi niem sau däy:

T h it ky vän phưng lä nhitng ngitưi ditưc giao däm nhan mot phän hộc tộn bư cac cưng viec cư lien quan den nhitng lin h vvtc chuyen mưn cüa mưt vän phưng nhit: quän ly vän ban, hư scf tä i lieu; dam bäo cäc yeu cäu ve thưng tin, lien lac, giao tiep vü tư

chüc, säp xep cưng viec häng ngäy nhäm hư trư, phuc vu cho hoat dưng cua mưt cư quan hộc ngitưi länh dao cüa mot cư quan, tư chitc vä doanh nghiep.

- Le Vän In - Pham Hifng: Giäo trinh Nghiep vu thif ky, soan thao vän ban,

quan ly ho sd täi lieu (lifii hanh nc)i bo), 1991 trang 8

Nlnt vảy thif ky vản phong trtföc het lả nhtfng nhản vien clniyen vien lảm viec trong cảc vản phöng cüa cd quan nhả nuöc, tö chüc xả hoi vả doanh nghiep mả cöng viec cua ho cö lien q u a n den nhtfng linh vtfc chuyen mön nlnf dả nöi ö khai niem tren Möt so nhản vien vản phong nhtf: Nhản vien tap vu, lải xe v.v do khöng lảm cảc cöng viec chuyen mön ve hảnh chinh, v ả n phöng nen khöng goi lả cảc thtf ky vản phöng.

Thtf ky vản phöng cüng cö the lả cảc thtf ky rieng cüa nhüng ngtföi lảnh dao cảc cö quan, tö chüc, doanh nghiep nhifng cöng viec chü yeu cüa ho cüng phải hen quan den cảc vản de ve h ả n h chmh vản phöng Cac thif ky rieng khảc (thtf

ky chuyen mön ve cac linh vtfc ngoải vản phöng) deu khöng phải lả thif ky vản phöng.

II N H I E M VU CưA NGươI T H ư KY VẩN P H ơ N G* #

1 N h i e m v u Ễ Ễ

Trong thitc te t a t ca cac cd quan tö chitc vả doanh nghiep (goi chung lả cd quan) cöng nhif nhifng ngifdi lảnh dao cua cảc

cd q u a n dö khöng the khöng cö cảc nhản vien hoảc trd ly dảm

n h ả n vả giüp dd cảc cöng viec cö tinh chảt vản phöng Tuy nhien tuy theo tinh chảt, quy mö vả pham vi hoat döng cua cd

q u an hoac ngüdi lảnh dao mả viec dảm n h ản cảc cöng viec vản

phöng cö the giao cho möt hoảc nliieu th ü ky khảc nhau 0

n h ü n g cd q u an cö quy mö vả p h a m vi hoat döng röng cảc thü ky vản phöng thüdn g düdc giao dảm n h ản möt phản hoảc möt nhiem vu cö tinh c h ả t chuyen mön hoả th ả m chi möt cöng viec cöng cö th e düdc giao cho möt vải thif ky cung dảm nhản.

V i du: - Vản phöng cảc Uy ban nhản dản.

- Vản phöng cảc Bö.

Trong khi dư d nlufng cd quan nho tộn bư cäc cưng vier cüa vän phưng cư the chi difdc giao cho mưt thif ky phu trac.i.

Vi du: - Vän phưng cüa mot tư chüc xä hưi d dia phittnig.

- Vän phưng c ü a mưt doanh nghiep tif nhän.

Dưi vưi cäc th ü trifdng cd quan doanh nghiep hộc mot so

n h ä n vät cao cäp khäc do hoat dưng länh dao q u an ly tư chüc

vä dieu h ä n h quä phüc tap chiem nhieu thdi gian nen ht c än

cư mot hộc nhieu tlnf ky vän phưng de giüp viec tư chüc v ä n bän cung cäp thưng tin giäi quyet cäc th ü tue h ä n h cln'nh s ä p xep cưng viec Dưi vưi ngifdi länh dao cäc cưng viec thuưc l m h vife hänh cln'nh näv thifdng dudc giao trifc tiep cho mưt ho>äc mưt so tlnf ky vän phưng Nhüng tlnf ky vän phưng dang nay co the difdc goi lä thif ky rieng Tuy nhien tlnf ky rieng khưn? c h i

lä thif k>’ vän phưng mä cưn cư the lä cäc tlnf ky chuyen nnưn khäc.'3’

Mäc dü läm viec trong mưt vän phưng hay läm viec trifc tiep vưi ngUdi länh dao nhiem vu cüa ngifdi tlnf ky vän phưing cüng thifdng bao gưm mưt sư vän de sau:

1 Thu thäp xü ly vä cung cäp nhüng thưng tin cän thiet v£ linh vüc mä minh difdc giao phu träch de phuc vu cho yeu c;än cüa ngifdi länh dao hộc hoat dưng quän ly cüa cd quan.

2 Bien täp vän bän tư chüc säp xep vä q u än ly cäc v.-än bän giäy td ho sd täi lieu.

' ^ Trong mưt so trifdng h<?p, thtf kv rie ng kh ưng chi giüp vi(*c cho : hü tnfcfJn^ -hộc länh dao n h ư n g c ư n g vi$c cư tinh chät hänh chinh, van ph ưng mi dư n

cư the tr(? giüp cäc vän de cư tinh chät chuyen mưn ngội linh vife va*n phưng.

3 Tư ehrte, säp xep cac hoat dưng cüa moi cd quan hộc cüa n^irm länh dao.

4 Giai quvet cac thü tue hänh chinh de dam bao kinh phf

vä cd sd vat chat cho hoat dong cüa cd quan vä cüa ngirưi länh dao.

5 Giüp cd quan vä ngitdi länh dao trong cäc hoat dưng lien lac vä giao dich.

Mưi nhiem vu lai bao gưm nhieu cưng viec cu the khac nhau Vi vav d nhüng cd quan lưn cư pham vi quan ly rưng cư the nhieu thit ky väil phưng cüng ditdc giao däm nhän mot nhiem vu nhifng cưng viec cu the lai khac nhau.• • o o • •

De däm nhän difdc nhüng nhiem vu neu tren, cäc tlnt ky vän phưng can phäi dap üng nhüng yeu cäu cd bän sau däy:

1 N äm vüng chuven mưn, nghiep vu vä ehrte näng nhiem

vu cüa cd quan thu thäp vä xü ly nhün g thưng tin cư lien quan den chuyen mưn mä minh difdc giao phu träch.

2 T ham mifu (phän anh tinh hinh ete x u ä t y kien vä cäc bien phäp giäi quyet ) cho länh dao ve n h üng vän de thuưc linh vuc chuyen mưn mä minh difdc giao phu träch.

3 Biet the hien nhüng y titdng quyet dinh cüa thü trifdng

cd q u a n hộc ddn vi (cư lien quan den chuyen mưn cüa minh)

t h ä n h cac vän bän chi dao, lnfưng dän.

4 Biet cäch tư cln'tc trien khai hộc dưc läp trien khai thitc hien n h ü n g quvet dinh (cư lien quan den chuyen mưn) cua thü truưng cd quan ddn vi.

5 Trong quä trinh tlntc hien ngitdi th u ky vän phưng cän phäi thtfdng xuven tong ket nhüng ket quä dä dat dtfdc cüng

n h u n h ü n g vtfdng mäc tưn tai Tren cd sd dư phän tich ket quä

vä phän änh de xuät vưi cap tren nhüng bien phäp de kip thdi

xü ly vä giäi quyet.

6 Biet phoi hdp vdi cäc thü ky khäc, cäc bư phän khäc trong

cd quan de hộn thän h tot cäc cưng viec düdc giao.

7 Ngội ra ngüdi th ü ky vän phưng cưn phäi biet thiet, läp mưi q uan he vdi cäc cd quan, khäch häng d ben ngội thüdng xuyen cư lien quan den linh vüc chuyen mưn mä minh düdc giao phu träch de giüp cd quan md rưng q u an he näng cao uy ti'n Dưi vdi nhüng ngifdi düdc giao däm n h än nhiem vu länh dao, dieu h ä n h bư phän vän phưng (nhü chänh vän phưng hộc trüdng phưng h än h chmh) cưn goi lä cäc th ü ky dieu h ä n h - thi ngội nhüng yeu cäu cd bän tren däy nhüng ngifdi näy cưn phäi:

- Näm vüng n h üng nhiem vu vä hoat dưng chu yeu cüa cd quan vä cäc ddn vi de len ke hoach tư chüc säp xep, dieu h ä n h cäc hoat dưng dư sao cho nhip nhäng vä cư hieu quä cao.

- Näm vüng vä cư khä näng dieu chinh hoat dưng cüa mưt nhưm cäc tlnf ky vän phưng do minh phu träch.

- Biet phoi hdp cưng viec cüa minh vưi hoat dưng cüa ngüdi länh dao cd quan.

- Tlnf ky phu tra eh viec tưng hdp thưng tin vä bien täp vän bän.

- Thit ky phu trach ve lifu trü hư sd.

- Thif ky ke tộn.

- Thif ky phu träch thưng tin lien lac (dien thoai telex ).

- Thif ky phu träch vat tu thiet bi vän phưng.

D itd i g ư c dư q u ä n ly. c ä n c ü v ä o c h ü c t r ä c h d if d c g ia o , n g if d i

t a p h ä n t h u k y v ä n p h ư n g t h ä n h h a i lo a i:

- Tlnf ky dieu hänh: Gưm Chänh Phư vän phưng d nhüng

cd q u a n lưn hộc Trifdng Phư phưng h än h chmh d nhüng cd quan v ü a vä như.

- Tlnf ky chuyen mưn: Lä cäc chuyen vien dudc giao däm

n h ä n m ưt nhiem vu cu the thuưc linh vite vän phưng (vän tlnf lifu trü ke tộn mäy tmh ).

N e u c ä n ci't l ä o trinh d ư chuyen m ưn ' cäc tlnf ky vän phưng cư th e p h än thänh:

oü cho viec xep lifdng xet thifdng cho cäc tlnf ky vän phưng.

Tiưn chf näy khưng chi can c& väo bäng cAp mA ngoAi bÄng cä'p ngirưi ta

■ưn chi) cür vAo khä näng tilgte tư cüa ngtfưi ihn ky Vt vAy, cư thif ky tot nghiưp tru n g cAp nhifng chi cư khA näng itäm nhän nhüng cưng vi^c ft ir'mb dư sd cAp

O Viet Nam khai niem nghe thit ky vä thit ky van phưng düdng nhif vän cưn mưi me Nhitng khäi niem näy chi trư neu phư bien d nitưc ta tit däu nhüng näm 90 trd lai däy khi mä neu kinh te Viet Nam chuyen tü cd che quan lieu bao cäp sang nen kinh te thi trüdng cư sü dieu tiet cüa nhä nitưc Dư lä khi cäc doanh nghiep t ü nhän cäc cưng ty träch nhiem lntu han cưng

ty cư p h än vä däc biet lä cäc xi nghiep cư von däu tü nüưc ngội

tai Viet Nam düdc th ä n h läp vä di väo hoat dưng Nhu cäu

tu y en cäc th ü ky vän phưng trd neu phư bien Yeu cäu tuyen

chon vä viec trä lüdng cao cho nhitng th ü ky vän phưng cüa mot

so doanh nghiep dä läm thay dưi phän näo n h ä n thüc cüa nhieu ngitdi dưi vdi nghe näy.

Trüưc d ä y trong thdi phong kien mot so nhä nüưc (däc biet

lä trieu Le vä trieu Nguyen) dä dät ra che dư tuyen lai vien (cưn

goi lä t h ü lai) väo läm viec trong cäc cd quan d tru n g üdng hộc

dia phüdng de giüp cac vien quan nhüng cưng viec cư t m h chät

v ä n phưng nhü: sao chep vän bän ghi chep cäc thưng tin cäc

hoat dưng häng ngäy Do dieu kien vä phüdng tien läm viec

cüng n h ü cäch quän ly dieu h än h thdi dư cưn han che neu

n h ü n g cưng viec mä cäc th ü lai düdc giao däm nhän phän nhieu

lä m an g tm h chät thü cưng ddn giän: viec tuyen dung cüng khưng k h ä t khe n h ü che do tuyen quan.

Vi väy xä hưi thüdng quan niem nghe th ü ky lä nghe ddn

giän m ang t m h chät sit vu, th äm chi cư nhieu ngüdi cưn cho

rä n g dư lä nghe ai cüng cư the läm düdc khưng cän trinh dp

chuyen mưn.

Ngäy nay vưi sü phät trien m an h me cüa khoa hoc ky

t h u ä t cäc tra ng thiet bi vän phưng ngäv cäng dưi mdi theo

III VI TRI CUA NGUƯI T H U KY VÄN PHƯ NG

lnfdng ngäy (äug lien ldi vä hien dai Vi tri cüa vän phong trd

neu liet süc quan trong co änh lnföng vä täc dong manh ine den

hoat dong cüng nhu sif phat trien cua cac cd quan tö chüc vä

doanh nghiep Chmh vi vav quan niem vä nhän thüc cüa xä hoi

1 if>1 chung cüa nhüng ngiföi länh dao cac cd quan tö chüc

doanh nghiep nöi rieng döi vöi vi tri cüa ngifdi thif ky van

phong da cö nhieu thay döi.

Xuat phät tü nhüng nhiem vu vä cöng viec cu the mä cac

t h u ky vän phöng thifdng xuven däm nhän cüng nhu n h ü n g

dong göp cüa ho döi vdi hoat dong cüa cd quan nhieu cöng trinh

nghien cüu (tä khäng dinh vi tri cüa ngiföi thu ky vän phöng

tren nhüng diem chinh sau däy:

1 Tlnf ky vän phöng lä nhüng ngifdi göp phän bäo däm vä cung cap thöng tin kip thdi day dü vä chmh xac cho hoat dong

q u ä n ly cüa cd q u an vä ngifdi länh dao.

Chüng ta den biet räng hoat dong quän ly nöi chung khöng

the thieu vä cän phäi cö thöng tin (thöng tm tü vän ban thöng

tin truyen mieng) Neu khöng cö thöng tin nhüng ngifdi quän

ly, ngifdi län h dao khöng the cö cän cü cd sd de ban hänh cäc

quvet dinh q u ä n ly Mat khac neu khöng cö thöng tin cäc bö

phan quan ly cüng nhif ngifdi länh dao khöng the biet cäc quyet

dinh quän ly cüa minh dä difdc trien khai vä thifc hien nhif the

näo trong thifc tien; quyet dinh dö cö phü hdp vä cö dem lai hieu

quä nhif mong muön hay khöng° Cö the nöi neu khöng cö thöng

tili thi hoat döng quän ly cüa bat cü mot cd quan tö chüc hoac

doanh nghiep väo cüng deu trd neu te liet.

Thif ky v ä n phöng chmh lä nhüng ngifdi giüp cd quan giüp

ugifdi länh dao thu thäp cäc thöng tin tü nhieu nguön (thöng

qua viec tiep lil^ian vä xü ly thöng tin tü vän bän qua dien

thoai Fax Telex ) Viec th u thap vä xü ly thưng tili cư dudc däy dü kip thdi vä chfnh xac hay khưng lä phu thuưc väo hoat dưng cüa cäc th u ky vän phưng Do väy neu nhin d gưc dư näy thi hoat dưng cüa ngUdi th u ky v än phưng cư änh lnfdng täc dưng rä t däng ke tưi cäc quyet dinh q u ä n ly cüa cd quan.

2 Thu ky vän phưng lä nhüng ngifdi gưp p h ä n bäo däm cho hoat dưng cüa cd quan ddn vi vä hoat dưng cüa nguưi länh dao dudc deu dän vä thưng suưt.

De cư the q u än ly vä dieu hänh cäc cd quan tư chüc doanh nghiep vä nhüng ngUdi länh dao phäi tien h ä n h häng loat cäc hoat dưng cu the nhu: hưi hop däm phän kiem tra ra quyet dinh giao tiep

Nhüng hoat dưng näy rä t da dang, dudc tien h än h thUdng xuyen lien tue T ham gia väo n h ü n g hoat dưng näy khưng chi

cư nhüng ngifdi länh dao mä cưn cư cäc cän bo quän ly cän bư chuyen mưn thuưc nhieu ddn vi nhieu bư phän khäc nhau Quy

mư cüa cäc hoat dưng cüng r ä t da dang Chäng han: cư cuưc hop cän bư tộn cd quan cư cuưc hop länh dao cäc ddn vi cư cuưc hop chi cư th ü trifdng vdi mưt so chuyen vien ve tüng linh vite v.v.

De cäc hoat dưng phong phü vä da dang tre n däy dudc tien hän h mưt cäch den dän vä thưng suưt, cän phäi cư sit säp xep to chüc, dieu h ä n h mưt cäch khoa hoc vä hdp ly Dư chinh lä mưt trong n h üng chüc näng cüa v än phưng do mưt hộc nhieu t h u

ky trong cäc vän phưng d äm nhiem Viec to chüc, sap xep dieu

h ä n h cäc hoat dưng cüa cd quan neu khưng khoa hoc vä hdp ly

se gäy xäo trưn; läm än h lnfdng den chüdng trinh, ke hoach cüa tộn cd quan cüng n h u tüng ddn vi: läm m ä t thdi gian cüa nhieu ngifdi vä vi väy se ä n h lntdng khưng tot deu chät lifdng.

hieu quä cưng tac cüa cd quan ddn vi vä doanh nghiep Doi vdi

n h ü n g ngifdi thü trifdng so lifdng cưng viec quä ldn cong vdi cäc

mưi quan he, giao tiep rưng cüng dưi hưi phäi cư ngtfdi trd ly,

giüp ho säp xep cưng viec, lien gid tiep khäch trä ldi dien thoai

vä nhäc nhd thưng bäo cho thü trifdng nhüng cưng viec cän

läm.

3 Thif ky vän phưng (nhat lä cäc thtf ky dieu hänh) trong

mưt chüng mifc näo dư, cưn lä ngtfdi th am mtfu ttf van cho thü

trtfdng nhü ng vän de cư lien quan den chüc näng, nhiem vu cüa

d a n g gäp phäi vä de xuät y kien thäo gd Tren cd sd dư, thü

trtfdng se nghien cüu vä ra cäc quyet dinh quän ly tiep theo cho

phü hdp Hộc: C hänh vän phưng cư the th am rrnfu cho th u

trifdng trong viec bư tri säp xep ndi läm viec cüa cäc bư phän

trong cd quan sao cho hdp ly vä hieu quä.

4 Tlnf ky vän phưng lä m ät xicli nưi lien vä duy tri cäc mưi

q u a n he cüa cd quan cüng nlnf cüa ngifdi länh dao.

Chüng ta deu biet räng khưng mưt cd quan ddn vi näo cư

the h o a t dưng difdc mä lai khưng cư b ä t cü mưt mưi quan he näo

vdi ben ngội Ngifdc lai hoat dưng cüa mưt cd quan mưt tư

chüc mưt doanh nghiep luưn luưn gän lien vdi cäc mưi q u an he

da chieu: q u an he vdi cäc cd quan cäp tren cäp duưi ngang cäp;

q u a n he vdi chinh quyen vä nhän dän dia phifdng ndi dưng tru

sd cüa cd quan: quan he vưi nhüng cd quan tư chüc nUdc ngội:

quan he vdi nhüng cd quan vä cä n h ä n khäc cư lien quan Cäc mưi q uan he näy düdc tien h ä n h qua nhieu phUdng thüc khac

n h a u nlnf: qua vän bän dien thoai, qua gäp gd trüc tiep, qua hoi hop qua th ü t ü giao dich vä trao dưi v.v Nhüng dü lä düưi hinh thüc näo di chäng nüa thi n h ü ng quan he näy h ä u nhu deu phäi thưng qua khäu trung gian lä cäc t h ü ky vän phưng

Ho lä nhüng ngüdi trüc tiep n h ä n vä chuyen giao vän bän tü ndi khäc güi den cho th ü trüdng vä cäc bư p h än khäc trong cd quan: trüc tong däi dien thoai, tư chüc hưi hop tiep khäch den giao dich vưi cd quan

Chm h cäc th ü ky vän phưng thưng qua cưng viec dä gưp phän quan trong väo viec duy tri cäc mưi quan he da chieu cüa

cd quan Thäi dư vä phong cäch läm viec cüa cäc th ü ky vän phưng cư the gưp phän täng cüdng md rưng cäc mưi q u an he dư nhifng dong thdi cüng cư the gäy ä n h lnfdng theo chieu ngifdc lai.

5 Ngội ra, trong mưt chüng müc näo dư, cäc t h ü ky vän phưng (däc biet lä Chänh vän phưng TrUdng phưng h ä n h chmh cäc th ü ky rieng) do tm h chät cưng viec cưn lä nhüng ngüdi

th ä n cän nhät difdc th ü trüdng cd q u an tin cäy.

vu thtfc hien nhifng cưng viec stf vu theo nghia den cüa tit näy nhtf nhieu ngtfdi quan nieirid) Träi lai, ngội mot so cưng viec cư

( n Theo Ti/ dien Tieng Viet (Nhä xuät ban Dä N ä n g vä Tr un g täm Ttf d>1n hoc xuä't ban nam 1977), t ü s y v\i diftfc giai thich lä:

N h ü n g cưng vi§c co t m h chä't l^t vat vä cy th e ph ai giai quyet h ä n g ngäy giä a cäc vipe thtfdng kh ư n g cư Iion q u a n vdi n h a u , khưng cư tinh chä't

ch u y e n mưn.

N h i e u säc h cho l a n g cưng vi<)c mä ngifdi thir ky dam vän ph ưng dam nh^n thifdng lä n h ü n g cưng vi£c m an g tfnh chät si/ vy Chün g tưi khưng dong y vưi cäch hieu näv

tfnh chat su vu moi ngifdi th ü ky vän phong deu phai däm nhiem mot hộc nhieu nhiem vu doi hoi ho phäi cư nhüng kien thüc chuyen mưn thuưc ve mưt linh vüc, mưt ngänh khoa hoc ky

t h u ä t n h a t dinh Chäng han: n h ü n g kien thüc ve vän bän ve quän ly ve lUu trü ke tộn hộc ve tra n g thiet bi vän phưng

v.v De däm n h a n nhüng cưng viec m ang tfnh ch a t chuyen mưn

n h u vay, nguưi th u ky vän phưng khưng the khưng cư näng hfe chuyen mưn.

Näng lüc chuyen mưn dưi hưi ngüdi th u ky vän phưng cän phäi cư nhüng khä näng sau:

/ / Hieu säu säe ve nghe nghiep cüa minh (hộc ve nhiem vu mä minh du tre giao phu träch)

De cư the hộn t h ä n h tot cäc cưng viec düdc giao ngüdi th u

ky vän phưng phäi hieu biet ve nghe nghiep cüa minh cä ve ly luän vä thüc tien: dưng thdi biet so sänh dưi chieu giüa ly luän vưi thüc tien d cd quan ddn vi de tim ra cäc bien phap giäi quyet cho phü hdp.

Chäng han: - Mưt cän bo düdc giao phu träch cưng täc lüu

tr ü vä läm viec trong vän phưng cüa cd quan Ngüdi th ü ky näy chi cư the läm tot cưng viec neu ho n ä m vüng n h ü n g van de ly luän cd b an ve cưng täc lüu trü nhif: nguyen täc tư chüc cưng täc lüu trü y nghla cüa täi lieu lüu trü cäc yeu cäu ve nghiep vu lüu t r ü v.v Nhüng kien thüc näy se giüp ho vän dung väo thüc

te tư chüc cäc loai hinh täi lieu cu th e cüa cd quan.

- Hộc cän bư ke tộn cüa vän phưng phäi cư kien thüc ly luän ve nguyen täc quän ly täi chmh: cäc loai hoat dưng th u - chi cüa vän phưng: he thưng chüng tü täi khộn: nguyen täc vä

th ü tue giao dich, t h a n h tộn vưi n g än häng v.v

H i e u biet ve ly luan con dưi hưi ngifdi thif ky phai näm vüng trinh dư phät trien trong linh vife chuyen mưn cua cd quan, cua quưc gia minh so vdi cäc cd quan, cac quưc gia khäc tren the gidi.

/ 2 Thao täc thänh thao cäc nghiep vu chuyen man düng yeu cäu

Däy cüng lä mot yeu cäu ve mät chuyen mưn Ngüdi th ü ky vän phưng khưng chi hieu nghe ma cưn phäi thao nghe Yeu cäu näy dưi hưi mưi th u ky phäi thao täc t h ä n h thao vä düng yeu cäu cäc nghiep vu chuyen mưn thuưc nhiem vu mä minh ditdc giao däm nhän Mưi nhiem vu lai cư nhüng nghiep vu chuyen mưn rieng.

C häng han:

• Tlnf ky läm viec ư tr u n g tä m (hộc bo phän) mäy tm h khưng chi hieu ve mäy vä khä n än g üng dung mäy ti'nh mä cưn phäi t h ä n h thao trong thao täc:

- Soan thäo vän bän vưi tưc dư dänh mäy tif 60 - 70

chü/phüt (tieng Viet) hộc 50 ch ü /p h ü t (tieng Anh).

- T rin h bäy vän b än dep, düng yeu cäu.

- Biet sit dung cäc clnfdng trin h quän ly vä üng dung.

• T h ü ky phu träch cưng täc vän th ü lifu trü phäi th ä n h thao cäc nghiep vu chuyen mưn nhü:

- Thu thäp tru y tim vä cäp n h ä t vän bän.

- Chuyen giao vän b ä n n hanh düng dưi tüdng.

- Läp hư sd.

- P hän loai xäc dinh giä tri täi lieu.

- Läp cäc he thưng cưng cu tr a cüu

• Thu ky tong hdp phai th ä n h thao trong viec thu thäp

p hän tich tưng hdp xü ly thưng tin; hộn th ä n h cäc bäo cäo tưng ket, bäo cäo chuyen de cư chät ltfdng; cư khä näng trin h bäy dien d a t mưt vän de mot cäch logic mach lac kluic chiet v.v

1.3 Cư kha näng truyen dat, huưng dan cäc nghiep vu chuyen mưn cho nguưi khäc

Däy lä yeu cäu cao hdn ve näng ltfc chuyen mưn C hüng ta deu biet rän g trong mot cd quan cüng nhtf trong mưt vän phưng khưng chi cư mot the he (mưt ldp) n h ä n vien läm viec mä nliän vien thtfdng bao gưm cäc the he khäc nhau Ngav trong mưt bư phän cüng giao däm n h än mưt nhiem vu nhtfng cư n h ä n vien läu näm cư n h ä n vien tre mdi väo nghe Däc diem näy dưi hưi giüa cäc the he n h ä n vien cän phäi cư stf trao dưi stf truyen nghe nh äm muc dich däm bäo cho hoat dưng cüa cd quan hộc doanh nghiep luưn luưn hieu quä vä thưng suưt.

M ät khäc cư n h üng cd quan doanh nghiep do ph am vi q u ä n

ly rưng (trong cä ntfưc, trong k h u vtfc v.v ) nen cư r ä t nhieu ddn

vi chi n h ä n h trtfc thuưc Hoat dưng quän ly vä dieu h ä n h dưi hưi phäi cư stf thưng n h ä t tü tren xuưng dtfưi Q u ä n ly vän phưng cüng dưi hưi cäc nghiep vu chuyen mưn phäi cư stf thưng

n h ä t cao Vi väy cäc thtf ky vän phưng d cd q u an chü quän ngội viec thao täc cäc nghiep vu chuyen mưn ho cưn cư khä

n än g vä biet htfưng dän cäc ddn vi cäp dtfưi thtfc hien nh üng nghiep vu chuyen mưn dư theo düng yeu cäu.

V i du: T h u ky phu träch cưng täc vän th u - lüu t r ü d vän phưng Bư phäi biet htfưng dän cän bư n h ä n vien trong cd q uan (cäc vu chüc näng) cüng nhit ư cäc ddn vi thuưc Bư läp hư so cưng viec theo düng quy dinh.

De cư düdc nhüng näng lüc chuyen mưn nhü dä trinh bäy ngüdi t h ü ky vän phưng phai düdc däo tao cd bän ve nghe, dưng thdi phai khưng ngüng düc rüt nhüng kinh nghiem ve nghe nghiep tit trong thüc tien Cho den nay d nüưc ta cư nhieu ngüdi (ke cä mưt so can bo länh dao) vän cư quan niem cho räng nhieu cưng viec trong vän phưng khưng cän däo tao Q uan niem

dư d än den viec cac cd q uan düa nhüng ngüdi veu süc khoe hộc kein ve chuyen mưn d cäc bư phän khäc sang läm viec vän phưng: hộc düa nhüng ngüdi düdc däo tao d nhüng ngänh nghe khäc väo läm viec d vän phưng de giäi quyet cưng än viec läm tarn thdi cho ngüdi t h ä n quen Trong kln dư nhüng ngüdi düdc däo tao cd b ä n ve nghe d cac trüdng day nghe trung cäp hộc dai hoc lai ra t khư xin väo läm viec Dư chinh lä nguyen n hän dän den n h ü n g yeu kein vä bät cap cüa cäc vän phưng.

Ket quä khäo s ä t t ü thüc te d nhieu vän phưng cho thäy, d däu cäc t h ü ky düdc däo tao nghe mot cäch cd bän (tü trinh dư tru n g cap trd len), dưng thdi nhüng can bư do lai cư y thüc nghe nghiep biet vän dung ly luän väo thüc tien thi d dư cäc hoat dưng chuyen mưn düdc trien khai vä thüc hien tot Ngüdc lai do khưng düdc däo tao cd bän nhieu t h ü ky chi läm viec theo kinh nghiem: khưng biet cäch th a m müu cho th ü trüdng khưng dü süc giäi quyet nhüng vüưng mäc trong nghe nghiep th äm chi läm be tre cưng viec chuyen mưn.

Vi du: Mot th ü ky düdc giao däm n h a n cưng täc lüu trü ho

sd cho cd q u a n liộc cho giäm dưc Neu khưng düdc däo tao cd bän thi ho chi cư the de täi lieu t h ä n h bư gưi hộc tich väo trong kho chü khưng the thüc hien düdc cäc nghiep vu chuyen mưn

ve lüu t r ü nhü: phän loai lüa chon täi lieu, phuc vu khai thäc

Co the nưi näng lüc clniyen mưn lä dieu kien quan trong

n h a t de ngüdi thü ky vän phưng cư the hộn t h ä n h tot cäc nhiem vu düdc giao.

2 Cư h i e u b i e t x ä h ư i r ư n g

Däy lä mot n än g lüc r ä t can th iet dưi vưi cäc thit ky vän phưng, n h ä t lä cäc t h ü ky dang läm viec trong cäc cd q uan nhä nüưc cư ph am vi q u än ly rưng lưn, bao quät; hộc trong vän phưng hien dai cüa cäc doanh nghiep cäc cưng ty.

Nhieu ngüdi cho räng cäc th ü ky vän phưng khưng cän hieu biet rưng Q uan niem näy cän phäi thay dưi Bdi le, tm h chät vä däc diem cüa cäc hoat dưng thuưc chüc näng nhiem vu cüa vän phưng r ä t da dang vä phüc tap Vän phưng lä ndi th u thäp vä tưng hdp cäc thưng tin t ü nhieu nguưn: lä däu mưi giao tiep vưi cäc cd quan, tư chüc d ben ngội Dieu dư dưi hưi cäc t h ü ky vän phưng khưng chi hieu biet ve chuyen mưn, nghiep v u cüa minh

mä cưn phäi luưn luưn läm giäu nhüng hieu biet ve cäc linh vüc khäc cư lien q uan den hoat dưng cüa cd quan ddn vi Nhüng hieu biet näy se giüp cäc t h ü ky hộn t h ä n h tot cäc cưng viec cüa minh.

V i du: - T h ü ky läm cưng täc vän thü, neu cư hieu biet xä hưi rưng se n h a n h chưng hieu nưi dung vän bän, p h ä n loai vä chuyen giao vän bän chm h xäc cư khä n än g he thưng hộ vän bän theo vän de de phuc vu cäc yeu cäu q u än ly

- Thü ky läm cưng täc lüu t r ü hư sd, neu h a n che ve hieu biet xä hưi se lüng tüng trong viec phän loai, lüa chon täi lieu hộc khưng cư khä n än g phän dộn het n h üng muc dich cüa cäc dưi tüdng den khai thäc vä tra tim täi lieu

- Tlnf ky difdc giao nhiem vu tiep khach cư hieu biet xa hoi rưng se biet cacli üng xit giao tiep phü hdp vdi moi dưi tifdng den giao dich vưi cd quan, tham chi cưn cư khä näng md rưng cac q u a n he cüa cd q u a n vdi ben ngội.

Muưn cư difdc nhitng hieu biet xä hoi rưng ngifdi thif ky cän phäi doc nhieu säch bäo de t r a u dưi tri thitc, dưng thdi tän g cifdng giao tiep hoc hưi ban be dưng nghiep vä khưng ngüng hoc tä p de näng cao trin h do Dac biet ngifdi thif ky phäi cư y tlutc tim hieu nhifng vän de cư lien quan den linh vite vän phưng lioac den chuyen mưn mä minh dang däm nhän.

3 Cư k h ä n ä n g t h a o t ä c m o t sư k y n ä n g cof b ä n t h u o c

n g h i e p v u v ä n p h ư n g v ä stf d u n g t o t c ä c t r a n g t h i e t bi

v ä n p h ư n g h i e n d a i

H oat dong cüa vän phưng bao gưm nhieu nghiep vu khäc

nhau Giita cäc nghiep vu dư lai cư mưi quan he chät che vä

tifdng tac Thifc te dư dưi hưi cäc thif ky vän phưng khưng chi hieu s ä u säe vä th ä n h thao cäc nghiep vu chuyen mưn cüa minh

mä cưn phäi biet mưt sư ky näng cư tinh phư cäp khäc de cư the phoi hdp vä hư trd cäc dưng nghiep trong hoat dong chung cüa vän phưng.

Ngội nhitng kv n äng cd bän nlnf nghe nưi, doc, viet, cäc

tlnf ky vän phưng cän hieu biet vä sü dung difdc mưt so tra ng thiet bi vän phưng nhif: may chü, mäy tmh, mäy photocopy,

may Fax Nhitng ky näng näv cäng th ä n h thao thi cưng viec cüa ngifdi tlnf ky cäng t h u ä n ldi.

Hien nay cäc vän phưng dang ngäy cäng phät trien theo hifưng hien dai hộ Cäc trang thiet bi vän phưng ngäy cäng difdc dưi mdi theo lntdng hien dai vä tien ldi, nhäm giüp ngifdi

thu ky giäm bdt nhUng thao täc th u cưng, tän g näng suät lau dưng Vi väy de läm viec tưt cäc thu ky vän phưng cän phai phän d ä u hpc hưi de läm chü vä cư the thao täc th ä n h thao cac mäy mưc trang thiet bi vän phưng hien dai.

4 Cư t r i n h d ư n g ư n ngüf c ä n t h i e t c h o c ư n g v ie c

N äng lUc näy dudc dät ra dưi vưi h ä u h e t cäc thif ky vän phưng vi ngưn ngü lä plnfdng tien giüp cäc thif ky hieu vä xü ly thưng tin trong vän bän dat hieu quä cao trong giao tiep Trinh

dp ngưn ngü nưi den d däy truưc h e t lä khä näng hieu biet vä sü dung tieng Viet rưi sau dư mdi lä tieng nuưc ngội Bdi le neu tieng Viet khưng chuän mUc se dän den viec düng sai tü viet sai cäu trong vän bän hộc trin h bäy vän de vưng vo thieu mach lac khư hieu dän den hieu läm.

Dưi vưi cäc thu ky läm viec trong bư phän tưng hdp cüa vän phưng trinh dp ve ngưn ngü cưn giüp hp phän tich xü ly vä tưng hdp thưng tin trong vän bän: soan thäo cäc bäo cäo cäc vän b ä n phän än h n h üng hoat dưng cd bän cüa cd quan Khi thifc hien nhiem vu näy dưi hưi bät cü mưt thu ky tưng hdp näo ngội sit am hieu ve chuyen mưn„ cüng phäi cư mpt khä näng büt phäp n h ä t dinh-

Dưi vdi nhüng th u ky läm viec trong cd q u an thUdng xuyen

cư giao dich vưi nuưc ngội thi ben canh tieng Viet hp cưn phäi

t ra u doi ngoai ngü (phư bien lä tieiig Anh hộc ngưn ngü cüa nhüng nUdc mä cd quan cư quan he thuưng xuyen) Trong trifdng hdp näy thưng thao ngoai ngü lä mưt näng lüc bät buưc cän phäi cư dưi vdi cäc tlnf ky vän phưng.

Mưt so t h u ky vän phưng läm viec d n h üng cd quan cư quan

he tdi ddi sưng cüa dưng bäo cac dän tưc thieu sư hộc tru sd cd

q u a n dưng d nhüng ndi cư dưng bäo thuưc nhieu dän tưc cüng sinh sưng Trong dieu kien näy ngội tieng Viet phư thưng cac thit ky can phai cư sit hieu biet ve tieng nưi vä chü viet cua cäc

h a n nlnf cưng viec cüa cän bư vän thif tlnf ky tiep khach, cäc

n h ä n vien q u ä n tri thif ky läm nhiem vu thưng tin lien lac O mưt sư cd q u an vä doanh nghiep sư lifdng thif ky vän phưng it nen trong thifc te ho phäi däm n h ä n vä giäi quyet cac cưng viec trong n h ü n g dien kien thifdng xuyen khưng ưn dinh (thay dưi ve thdi gian dia diem hoac dưi titdng giao tiep) Mat khäc, hoat

dưng cua cäc tlnf ky vän phưng lä hoat dưng yem trd cho bư mäy

q u ä n ly vä bư may länh dao Vi the cưng viec cüa ho cưn phu thuưc nhieu väo thdi gian cüa ngifdi länh dao cüa cäc bư phän

q u ä n ly chüc näng Däc diem näy dưi hưi ngifdi tlnl ky phäi cư

n ä n g lifc q u ä n ly thdi gian cu the lä:

- P h äi n ä m vüng quy thdi gian tưi da vä tưi thieu mä ngifdi tlnf ky cư difdc de giäi quyet cäc cưng viec d cd quan.

- Biet ket hdp giäi quyet cäc nhiem vu einig loai hộc cüng

cư lien q uan den mưt dưi tifdng einig dien ra tren mưt dia bän.

- Biet ifu tien thdi gian cho n h üng cưng viec can thiet vä biet t r ä n h läng phf thdi gian.

Neu cư näng luc quan ly vä sü dung thdi gian ligUdi th u ky

se giäi quyet dudc nhieu cưng viec mưt cäch hdp ly vä hieu quä:

cư khä näng üng phư vưi cäc t m h huưng dưt xuät dưng thdi vän

cư thdi gian nghi ngdi thfch hdp.

Tren däy lä n h üng n än g luc cd b än vä cän thiet dưi vưi mưt ngifdi th u ky vän phưng binh thüdng Tuy nhien dưi vưi nhü ng ngifdi thif ky cao cäp th u ky dieu h ä n h (chänh phư vän phưng) hộc t h u ky giäm dưc d n h ü n g doanh nghiep lưn, thi ngội nhüng näng lifc cd bän nưi tren ho cưn phäi cư nhüng näng lifc däc biet khäc nhif:

- Khä näng to chüc vä dieu hänh- cưng viec cüa täp the nhüng ngifdi lao dưng trong mưt v ä n phưng.

- Khä näng thfch nghi vưi moi hộn cänh dieu kien.

Mac dü cưng viec cu the cüa mưi ngifdi tlnf ky trong cac vän phưng co the khäc nhan nhifng de hộn th ä n h difdc nhiem vu vdi hieu qua cao ngifdi tlnf ky vän phưng cän phai cư cac phäm chät sau däy:

1 Yeu n g h e vä cư y thiYc vifcfn le n t r o n g n g h e n g h i e p

Trong thifc te lưng yeu nghe lä mưt phäm chät cän thiet vưi moi ngifdi lao dưng Nlnfng p h ä m ch ä t näy cän phai däc biet

n h a n m anh dưi vdi cäc tlnf ky vän phưng Bdi le, hoat dpng cüa vän phưng lä hoat dưng yem trd cho bư mäy länh dao vä bp mäy quän ly Hoat dưng vän phưng h a u het khưng tao ra sän phäm trtfc tiep hộc khưng phäi lä linh vtfc chuyen mưn chi'nh cüa cäc

cd quan Vi the nhüng ngifdi läm viec trong cäc vän phưng häu het deu phäi vifdt qua mäc cäm t ä m ly ve vi trf vä tm h chat cưng viec trong mưi ttfdng q u an chung vdi cäc bp phän khac cüa

cd quan Mät khäc t ü trtfưc den nay nhieu ngtfdi vän cho räng vän phưng lä bư p h än phuc vu lä ndi däm n h än vä giäi quyet

n h ü n g vän de cư tinh chät stf vu khưng q u an trong Q uan niem khưng düng dän äy dä cư änh hifdng vä tac dpng khưng như den täm ly vä y thtfc nghe nghiep cüa cäc thtf ky vän phưng Mưt so cưng trinh nghien cüu dä difa ra ket luän cho räng: y thüc nghe nghiep cư täc dưng r ä t lưn den hieu quä cưng viec.

Chinh vi väy ngtfdi thif ky vän phưng phäi cư lưng yeu nghe

vä co y thifc düng dän ve nghe Lưng yeu nghe difdc the hien d chư, ngtfdi thtf ky phäi hieu düng ve däc diem tm h chät vi tri

vä y nghia cüa n h ü n g cưng viec mä minh dang däm nhän dưi vdi stf tưn tai vä p h ä t trien cüa cd quan, dưi vdi xä hpi Tif chư cư

n h än thüc däy dü vä düng dän ngtfdi thtf ky vän phưng se thay

tu häo ve nghe nghiep vä tu tin hưn trong cưng viec luưn co gäng hộn t h ä n h cäc cưng viec düdc giao vi sü phät trien cüa cd quan.

Lưng yeu nghe se giüp cho ngüdi t h u ky vän phưng luưn cư träch nhiem vä nhiet tinh vưi cưng viec; luưn muưn dưng gưp väo t h ä n h cưng chung cüa cd quan vä doanh nghiep bäng nhüng nghiep vu cu the mä minh düdc giao däm nhän; luưn tim tưi cäi tien de cưng viec ngäy cäng khoa hoc hdp ly vä cư hieu quä cao Lưng yeu nghe cüng se lä dưng lüc thüc däy cäc t h ü ky vän phưng khưng ngüng p h an dau vüdn len de d a t düdc n hün g näc

th an g cao hdn trong nghe nghiep Mưt so cưng trinh nghien cüu

dä goi y thüc näy lä sü cao vong nghe nghiep Däy lä mưt pham chät r a t cän thiet giüp ngüdi t h ü ky xäc läp vä k h än g dinh düdc vi tri cüa minh vä tao düdc uy tin vưi th ü trifdng vä dong nghiep Sd di phäm chat näy cän düdc n h ä n m a n h bdi vi do tm h chät cưng viec cäc th ü ky vän phưng thüdng rä t de häi lưng an phän vưi cưng viec thüc tai thieu y thüc vüdn len M.U khäc cäc

th ü ky vän phưng p h än lưn lä nü nen dieu kien gia dinh däc diem t ä m ly gidi cüng lä n h ün g lüc cän khư vüdt qua.

De p h än däu vüdn len trong nghe nghiep ngüdi t h ü ky cän phäi n ä m vüng cäc yeu cäu trong nghiep vu khưng ngüng hoc hoi vä luưn mong muưn däm n h ä n difdc nhüng cưng viec cư yeu cäu cao hdn phüc ta p hdn.

Lưng yeu nghe vä y thüc vüdn len trong nghe nghiep cüa ngüdi t h ü ky vän phưng se lä mot trong n h ü n g nhän tư düa lai

sü t h ä n h cưng trong hoat dong cüa cd quan tư chüc vä doanh nghiep.

2 Cư y thüfc ky l u ä t, tif g iä c vä t r i e t d e t r o n g c ư n g viec

B at cvf mot ngifdi can bo näo cfmg cän phäi ren luyen de cư tinh ky luat Hoat dong cüa ngifdi thif ky vän phong lai cäng dưi hoi ho phäi cư tmh ky lu ät cao Tinh ky luät giüp ngifdi tlnf ky däm bäo düng gid läm viec bdi le sif chäm tre cüa ngifdi tlnf ky

se ä n h lnfdng trifc tiep den hoat dong cüa ngifdi länh dao hoat dong cüa cd quan (dac biet lä can bo vän tlnf, le tän, cäc thif ky rieng cho thü trifdng) T m h ky luät cüng giüp ngifdi thif ky nghiem tüc chäp hänh cac noi quy, quy che, gop phän tao nen sif thưng nhät trong hoat dong cüa cd quan.

Di lien vdi tfnh ky luat lä tm h tif giac vä triet de trong cưng viec P h ä m chät näy can thiet dưi vdi moi tlnf ky, dac biet lä cäc tluf ky rieng Tmh tif giac doi hoi ngtfdi tlnf ky luưn chü dong trong cưng viec, näm vüng nhiem vu cüa minh, tif biet säp xep

vä trien khai cưng viec mot cäch hdp ly Tinh tif giac khưng chäp n h ä n thäi do y lai, chd ddi vä dưi phư Trong nhieu trifdng hdp ngifdi thif ky cư the difdc gi^ao däm nhän cäc nhiem vu d ndi

xa (di chuän bi hdp dưng) hộc läm viec doc läp mot minh (nlnf can bư lifu t r ư tit lieu cän bo trifc tưng däi .) Trong nhifng trifdng hdp dư neu thieu tinh tif giac ngifdi tlnf ky se khưng the hộn t h ä n h tot nhiem vu difdc giao.

Ben canh dư khi läm viec ngifdi thif ky phäi cư tinh thän triet de nghla lä phäi tim moi cäch cư the difdc de hộn th ä n h nliiem vu Thieu tm h triet de khi gäp khư khän ngifdi th u ky

de n ä n lưng bư dd giüa chüng Tinh triet de dưi hưi ngifdi thif

ky phäi giäi quyet cäc cưng viec thät day dü chu däo khưng läm theo kieu "däu voi duưi chuưt” Cưng viec cüa ngifdi tlnf ky tlnfưng r ä t nhieu dưi hưi ho phäi giäi quyet triet de cưng viec cüa tü n g ngäy tüng thäng t r ä n h de däy dua Phäm chät näy

dưi hưi ngtfdi thtf ky trong khi giai quyet cưng viec phai tiin cäch khäc phuc khư khän trd ngai tim ra nhieu htfưng, nhieu phtfdng än giai quyet vä chi khi khưng cưn cäch näo khäc ngtfdi thtf ky mưi chiu bư tay Tinh triet de cüng giüp ngudi thtf ky ren luyen them y thtfc ttf giäc vä ky luat Trong b ä t ky mpt nhiem

vu näo neu dtfdc giäi quyet triet de, deu gưp phän läm cho guong mäy cd q uan hoat dưng nhip nhäng vä trưi chäy.

3 C ä n t h ä n v ä c h u d ä o

Chüng ta biet räng cưng täc vän phưng bao gưm rä t nhieu nghiep vu khäc nhau Häu het cäc nhiem vu mä th u ky vän phưng däm nhiem deu cư tinh chät nghiep vu dưi hưi ngtfdi thtf

ky phäi cư tm h cän th ä n (Chäng h a n cäc nghiep vu ve ke tộn vän thtf, thưng tin lien lac Itfu trtf täi lieu sü dung mäy tinh )

N hüng nhiem vu cüa ngtfdi t h ü ky vän phưng dü trtfc tiep hay giän tiep deu lien quan den viec th u thäp vä cung cäp cäc thưng tin däy dü chm h xäc cho ngUdi länh dao vä cho bp mäv q u ä n ly cüa cd quan Neu khưng cän thän cäc th u ky vän phưng se läm chäm hộc sai lech thưng tin dieu dư se dän den cäc quyet dinh thieu chm h xäc cüa ngtfdi quän ly.

De cư tfnh cän thän, ngtfdi thtf ky vän phưng cän phäi ren luyen Truưc h e t lä cän phäi cư thäi dp nghiem tüc khi thtfc hien nhiem vu t r ä n h chü quan dai khäi qua loa Cưng viec läm xong ngüdi th u ky phäi ttf kiem tra dưi chieu de phät hien cäc sai sưt n h ä m län vä kip thdi süa chüa Ttf viec däng ky vän bän cho den viec ghi chep tfnh tộn cäc so lieu hộc tưng hdp thưng tin t a t cä cäc cưng viec dư deu phäi dtfdc thtfc hien theo düng nghiep vu chuyen mưn khưng ttf tien bư qua nhüng k häu cän thiet Cư n h u väv mưi tra n h dudc sai sưt vä nhäm län Khi

d a n h mäy sao in vän bän hộc ghi chep ldi n hän qua dien thoai ngifdi t h u ky phäi kiem tra neu thäy nh äm län phäi süa chifa ngay Tinh can t h ä n cưn phäi di lien vdi sif gon gäng vä ngän näp Vän phưng lä ndi moi täi lieu vän bän deu phäi di qua moi k h äch den cd q u a n deu phäi xuät trinh giäy td vä chd läm th ü tue Neii ngifdi tlnf ky khong ren luyen täc phong ngän näp gon gäng se läm th ä t lac, nh äm län thäm chi m ät m ät giäy tư täi lieu läm 16 bi mät cüa cư quan gäy khư khän cho khach den läm viec hộc lüng tüng chäm tre khi phuc vu cäc veu cäu cüa länh dao cư quan.

Tinh cän t h ä n cưn difdc the hien qua cäc cong viec tifdng chüng r ä t ddn giän n h ü viec khộ cüa tü hưp däu ; kiem tra, dưng md he thưng dien trifdc giư läm viec vä sau giư nghi; thu don moi giäy tư de väo nưi quy dinh; säp xep täi lieu hư sư; chuyen cưng van täi lieu den dung dia chi .

Cüng vưi tinh c än thän ngifưi th ü ky vän phưng cưn phäi lä mưt ngüdi chu däo P h äm ch ät näy dưi hưi ngifdi tlnf ky phäi dif lieu t ä t cä cäc tinh huưng cư the xäy ra khi dude giao thüc thi nhiem vu vä c h u ä n bi cac bien phäp cäc phifdng an dưi phư vä giäi qu y et khi cän thiet Vän phưng lä ndi chuan bi t ä t cä cäc dieu kien vä cd sd vät chät de phuc vu hoat dưng cüa cd quan Nliiem v u näy luưn cän tưi stf chu däo cüa cäc tlnf ky vän phưng C h ä n g han: De tư chüc mưt hưi nghi tưng ket cuưi näm cüa cd quan cac tlnf ky vän phưng phäi lo phưng hop, he thưng

äm th a n h giäy mdi täi lieu phifdng tien di lai, än d cho dai bieu d n h ü n g ndi xa, quä lüu niem v.v Nhifng cưng viec cu the tren däy n e u khưng lo chu däo se än h lnfdng trtfc tiep den ket quä vä t h ä n h cưng cüa hưi nghi.

Hộc neu mưt th ü ky rieng difdc giao nhiem vu chuän bi cho chuyen di cưng täc ntfdc ngội cüa länh dao cd quan thi ngội

•y t /

lilning cong viec nlnt chuän bi tä lieu kinh phi lo giäy td hư chieu ve mäy bay ngifdi tlnf ky cưn phäi chuän bj mưt sư dia chi d mfdc ngội de neu gäp khư khän thü trifdng cư the lien he

vä nhd giüp dd.

Cư the nưi ngtfdi tlnf ky vän phưng cäng cän thän chu däo bao nhieu thi hoat dưng cüa cd quan hoat dưng cüa ngtfdi länh dao cäng th u ä n ldi vä trưi chäy bäy nhieu.

4« Q u a n g g ia o , cưfi mof vä b i e t tif k i e m c h e k h i c ä n t h i e t

Vän phưng lä däu mưi lä tru n g täm giao tiep cüa mưt cd quan Chinh vi väy mưt trong n h üng hoat dưng cd bän cüa ngifdi thif ky vän phong lä hoat dưng giao tiep Cư the nưi häu het cäc bư phän trong vän phưng deu cư quan he rưng vdi nhieu dưi tifdng khac nhau däc biet lä cäc bư phän vän tlnf dien thoai ke tộn, q uän tri tưng hdp Tä't cä lifdng khäch tü ben ngội muưn den giao dich vưi länh dao hộc vdi cäc bư p hän chüc näng deu phäi qua bư phän vän phưng Vän phưng cüng ndi tiep xüc vưi länh dao cd quan nhieu n h ä t de n h ä n chi thi de cung cäp thưng tin Cäc bư phän chüc näng khi tien h än h cäc

h oat dưng cüa minh deu phäi tien hänh mưt sư giao dich qua bư phän vän phưng Däc diem cüa hoat dưng giao tiep tren däy dưi hưi ngtfdi thtf ky vän phưng phäi cư tinh cdi md vä quang giao (giao tiep rpng).

De cư ditdc ph äm chät tre n däy trtfưc het ngtfdi tlnf ky vän phưng phäi chü dpng trong giao tiep sän säng giao tiep khi cän thiet Muưn väy, ngtfdi thtf ky vän phưng phäi ren luyen düc tinh ttf tin Hien nay nhieu cän bp läm viec trong cäc vän phưng do trinh dp h a n che do mäc cäm ve nghe nghiep nen r ä t ngai giao tiep Dieu näy dä gäy änh hitdng khưng như den cac mưi q u an he cüa cd quan Ngtfdi quang giao lä ngtfdi cdi md hộ

nh ä vä vui ve chü ctonk trong giao tiep va bukt tan dung cac cd

1 iưi cư the de mư rưng giao tiep, md rưng cac mưi quan he cüa minh Ngifdi thtf ky cư the tien hänh hoat dong giao tiep vưi khach den cd quan giao tiep vdi länh dao cd quan vdi dưng nghiep Giao tiep rưng giüp cho ngifdi thif ky co them nhieu thưng tin, hoc hưi them nhieu kinh nghiem tif dieu chinh minh cho phü hdp vdi cac mưi quan he d trong vä ngội cd quan Tm h cdi md vui ve te nhi vä düng mifc cüa ngifdi thif ky vän phưng trong giao tiep cưn gop phän gäy thien cäm de lai nhüng an tifdng tot dep cho khach den cd quan gưp phän md rưng vä giü vüng cäc mưi q u a n he cüa cd quan vưi ben ngội.

Cư the nưi tinh cdi md vä quäng giao lä nhüng phäm chat

*> »

khưng the thieu difdc cüa ngifdi thif ky vän phưng.

Tuy nhien cưng viec cüa ngifdi thif ky vän phưng khưng chi cän d ho sif cdi md vä te nhi mä cưn dưi hưi ngifdi tlnf ky phäi biet kiem che trong giao tiep Häng ngäy ho phäi tiep xüc vưi nhieu ngifdi, tlniưc nhieu dưi tifdng khäc n h au (däc biet lä nhifng ngifdi tlnf ky läm viec d vän phưng l y ban nhän dän vän phưng cäc Bư hộc cac cưng ty lưn) Mưi ngifdi den giao dich lai

cư nhifng yeu cäu muc dich vä tä m trang khäc nhau Ket quä cưng viec khưng phäi lüc näo cüng düng nhif dieu mä ho muưn

Vi vay d vän phưng thifdng de xäy ra n h üng tinh huưng cang thäng Mưt ngifdi dän muưn gäp bäng difdc Chü tich Uy bau, ngifdi khäc lai muưn yeu cäu cüa minh phäi difdc giäi quyet ngay lap tüc Trong n h üng trifdng hdp nlnf vav, khach thifdng mat binh tinh cư n h ü n g ldi le nưng näy vä thäm chi cư the xüc pham tưi cd quan Trong nhüng tinh huưng ay sit kiem che cüa ngifdi tlnf ky lä vư cüng cän thiet Chmh sif binh tinh cüa ngifdi tlnf ky se giüp cd q uan giäi quvet hộc ngän chän difdc cäc xung dưt cư the xäy ra.

Sil cdi md te nhi vä khä nang tu kiem che deu lä nhüng phäm chät cän th iet trong hoat dưng giao tiep cüa ngüdi th ü ky.

5 K in d ä o

Däy lä phäm chät däc biet cän thiet cüa ngüdi th ü ky vän phưng Phäm chät näy giüp ho biet giü kin n h ü n g tin tüc cän thiet mä do tinh chät cong viec ho cư the düdc biet qua cäc thưng tin t ü v än bän t ü dien thoai hộc t ü cäc cuưc hpp mä ho düdc quyen th a m dü de ghi chep hộc th u thäp thưng tin Chüng ta deu biet räng hoat dong quän ly luưn cư nhüng thưng tin cän düdc giü kin hộc chi düdc phư bien cho n h üng dưi tifdng

n h ä t dinh Ngay cä thdi diem phư bien tin cüng lä mưt vän de quan trong quyet dinh den sü th ä n h bai cüa mưt hoat dong quän ly Do tm h däc th ü cüa cưng viec nen n h ü n g t h ü ky vän phưng nhü: cän bp vän thü cän bp lüu trü n h ä n vien trüc dien thoai cäc Chänh vän phưng vä Trüdng phưng h ä n h chmh lai lä

n h üng ngüdi düdc biet düpc nhän hộc cư nhiem vu chuyen giao cäc thưng tin quan trong Neu khưng kin däo ngüdi t h ü ky

rä t de läm th ät thột thưng tin hộc de lư n h ü n g thưng tin khi chüa düpc phep cưng bư rưng.

Tinh kin däo cưn giüp cäc th ü ky vän phưng trong viec giao tiep vưi khäch häng, trong viec lüu giü cäc täi lieu hư sd biet sap xep täi lieu ngän näp gon gäng biet sü dung cäc he thưng bäo m ät thưng tin tren mäy tinh Cư the nưi mpt trong nlnfng phäm chät vä cüng lä nhiem vu quan trong cüa cäc th ü ky vän phưng läm cưng täc vän thü lüu trü, tưng hdp ke tộn lä phäi giü gin bi mät cäc thưng tin cän thiet theo düng quy dinh cüa Nhä nüưc vä cüa cd quan.

Chm h vi vay trong noi dung tuyen chon cac thit ky vän phong tfnh kin dao düdc coi lä mot trong nhitng phäm chat

n h ü n g tieu ch u an hang dau quan t r o n g nhät.

Sit n ä n g dong giüp ngifdi tlnf ky luưn tim tưi hoc hưi vä cäi tien trong cưng viec khưng häi lưng vdi ket quä hien tai luưn cư gang dưi mdi ve chuyen mưn nghiep vu de dat hieu qua cao hdn Sif näng dưng cüng giüp ngtfdi tlnf ky täng citdng stf quan sät, chü dưng säp xep cưng viec cho phü hdp vưi ctfdng dư hoat dưng cüa cd quan Sif n än g dưng luưn di lien vưi sif nhanh nhen vä linh hoat Bdi le cưng viec cüa ngtfdi thtf ky r a t da dang, dưi hưi

ho vüa phai t u ä n th ü cäc nguyen täc cd ban nhifng lai phäi biet

v ä n dung trong n h ü ng dieu kien cu the cho phü hdp Stf linh hoat r ä t cän thiet dưi vưi cäc tlnf ky vän phưng kln ho difdc giao

d ä m n h ä n cäc cưng viec nlnf tư chitc hưi nghi hoi thäo, tiep khäch hộc khi tư chüc cäc chuyen di cưng täc cho cän bư vä

lä n h dao cüa cd quan.

T m h n ä n g dưng vä linh hoat cưn däc biet cän thiet dưi vưi cäc tlnf ky rieng vä cäc thtf ky dieu hänh.

7 Tift/ng t r d v ä d o ä n k e t

Hoat dong trong cac vän phưng lä mot hoat dpng cư tfnh lien hộn vä cac cong viec deu cư mưi lien he khäng khit vưi nhau Dac diem näy dưi hưi cac tlnf ky vän phưng khưng chi cän läm tot cưng viec cüa minh mä cưn phäi biet hư trư cho cäc dưng

nghiep khi cän thiet Y thifc ttfdng trd giüp cho cäc thtf ky vän phưng n ä m chäc nhiem vu cüa tü n g bư phän, cüng nhtf mưi lien

he giita cäc bư p hän vưi nhau T ü dư mưi ngüdi se cư gäng hộn

t h ä n h cưng viec cüa minh de tao dieu kien cho dưng nghiep cüng hộn th ä n h nhiem vu Chäng han thtf ky danh mäy neu hộn chinh vän bän nhanh se giüp thtf ky vän thtf däng ky vän bän vä n h a n h chưng hộn ta t cäc thü tue b an hänh Trong mưt

sư trtfdng hdp cäc thtf ky vän phưng cưn phäi täp tr u n g cüng

n h a u giäi quyet mưt nhiem vu chung nhtf: chuän bi täi lieu hưi trtfdng he thưng äm th a n h vä chieu säng cho mưt cuưc hop

q u an trong cüa cd quan.

Stf ttfdng trd se giüp cäc thtf ky vän phong täng ctfdng tinh dộn ket Vä ngüdc lai.sit dộn ket se giüp ho luưn sän säng biet phưi hdp vä ttfdng trd län nhau.

NHÜNG NGHIEP VU CO BÄN CÜA• m

NGlTOl THI/ KY VÄN PHƯNG

P H Ä N H i l f HAI

Trong p h än thü nhat chüng ta dä tim hieu nhüng nhiem

vu cd bau cüa ngifdi t h u ky vän phong De hộn th ä n h tot

n h ü n g nhiem vu difdc giao cäc tlnf ky vän phưng phäi thifc hien

h ä n g loat nghiep vu chuyen mưn cu the Cư the phän clna cäc nghiep vu chuyen mưn cüa ngifdi t h u ky vän phưng th ä n h cäc nhưm cd bän sau däy:

1 Cac nghiep vu cư lien quan den viec chuan bi vä cung cäp thưng tin cho hoat dong quän ly vä länh dao.

2 Cäc nghiep vu ve tư chüc säp xep cäc hoat dong cüa cd

q u a n vä hoat dong cüa ngifdi länh dao.

3 Cäc nghiep vu cư lien quan den hoat dong giao tiep cüa

ngifưi t h u ky.

4 Cäc nghiep vu ve soan thäo, bien täp vän bän vä quän ly, lifu t r ü hư sd täi lieu.

Trong thifc te tüy theo tüng chüc phän dudc giao däm

n h an ngifdi thif ky cư the phäi thifc hien mot hộc häu het cäc nghiep vu nưi tren Difdi däy lä cäc nghiep vu chuyen mưn cu

th e cüa ngifdi t h u ky vän phưng.