Nghiệp vụ thư ký văn phòng

Câu 4. Sơ đồ hóa vị trí của người thư kí trong VP. Chứng minh rằng: “Người Thư ký Văn phòng góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo”Câu 8: Trình bày vai trò của người thư ký văn phòng trong việc tổ chức thông tinCâu 12: Trình bày các nguyên tắc cơ bản trong hoạt động tiếp khách của người thư ký văn phòng. Cho ví dụ minh họa.Câu 16: Trình bày nhiệm vụ của Thư kí văn phòng trong thời gian diễn ra hội họp. Cho ví dụ minh họa. Câu 24: Phân tích nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác.

Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG NHÓM – 1405QTVD Câu Sơ đồ hóa vị trí người thư kí VP Chứng minh rằng: “Người Thư ký Văn phòng góp phần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý quan, lãnh đạo” Sơ đồ hóa vị trí người thư ký văn phòng Chứng minh rằng: “Người TKVP góp phần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý quan, lãnh đạo” Trong hoạt động quan tồn nhiều hệ thống thông tin phục vụ việc thực chức khác quan Vai trò thư ký xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp lãnh đạo vai trò thư ký việc xây dựng hệ thống thông tin, mạng tư liệu cố định phục vụ cho việc thực nhiệm vụ lãnh đạo, đương nhiên nhiệm vụ nằm chức năng, nhiệm vụ quan Vì người thư ký cần phải thu thập, xử lý cung cấp thông Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên tin mang tính chất sau: kịp thời (tức thông tin cung cấp lúc, thời điểm mà lãnh đạo, quan cần), đầy đủ (những thông tin đáp ứng đủ yêu cầu lãnh đạo chúng), xác (những thông tin trung thực, khách quan, sát với thực tế) Hay nói khác đi, “người thư ký văn phòng góp phần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý quan, lãnh đạo” Điều thể rõ qua chức năng, nhiệm vụ thư ký hoạt động công sở, cụ thể sau: Thứ nhất, thư ký người xây dựng hệ thống tư liệu nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc giải công việc thường xuyên quan, tổ chức (những công việc không đồng với hoạt động xây dựng tủ tư liệu, tủ sách), ngân hàng liệu trung tâm đặt máy tính,… Điều phụ thuộc vào khả chiếm lĩnh khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ, khả kiểm soát thông tin dạng liệu người thư ký đối tượng phép truy cập, khai thác, xử lý nguồn thông tin Tuy nhiên thư ký phải có khả kiểm soát, giám sát chúng Thứ hai, yêu cầu người thư ký thông tin khả phát hiện, tổ chức lại hệ thống tư liệu riêng phòng ban chức đơn vị Hệ thống tư liệu phải sử dụng nguồn thông tin thức liên quan trực tiếp tới hoạt động quan Đây nguồn thông tin quan trọng việc xây dựng hệ thống tư liệu trọng tâm Thứ ba, thư ký góp phần bổ sung cập nhật thông tin đồng thời tiến hành loại bỏ xử lý thông tin hết giá trị Để thực điều đó, việc thu thập thông tin người thư ký phải diễn cách thường xuyên Muốn thu thập thông tin đầy đủ, xác, kịp thời, người thư ký phải nắm vững nhu cầu thông tin người lãnh đạo phận quản lý quan, đồng thời cần xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thông tin Thứ tư, chất thông tin hoạt động quản lý xác, kịp thời, trung thực, khách quan, đầy đủ, liên tục đại Vì vậy, người thư ký phải hiểu xác vai trò ý nghĩa thông tin hoạt động quản lý, từ đảm bảo yêu cầu thông tin trước cung cấp; xác định đươc yêu cầu thông tin lãnh đạo; nắm vững có khả khai thác, tìm tòi, thu thập, nắm vững giá trị pháp lý thông tin cách thức truyền đạt thông tin Tùy theo tính chất công việc giao mà thư ký có trách nhiệm việc thu thập thông tin phương pháp lấy thông tin đó, điều phần đảm bảo thông tin kịp thời, đầy đủ, xác cung cấp cho quan, lãnh đạo Tóm lại, việc chuẩn bị cung cấp thông tin nhiệm vụ quan trọng văn phòng Vì vậy, hầu hết thư ký văn phòng phải thực nhiệm vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề Do đó, thư ký văn phòng phải nắm vững nhu cầu thông tin quan lãnh đạo, xác định nguồn thông Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên tin phương pháp thu thập thông tin, tiến hành xử lý cung cấp thông tin “đầy đủ, xác, kịp thời” cho quan, lãnh đạo Câu 8: Trình bày vai trò người thư ký văn phòng việc tổ chức thông tin Một thư ký giỏi trợ thủ đắc lực, cánh tay phải quan Họ người đứng sau thành công quan Hay nói cách khác, ngày nay, trợ lý – thư ký thể mặt quan, người truyền đạt định, điều khiển cấp tới toàn thể quan người có liên quan khác Đồng thời thay mặt cấp để giao tiếp, liên hệ với đối tác cần thiết để lên lịch trình hẹn bố trí thời gian buổi gặp cho cấp Đây coi vị trí “dưới người vạn người” Thứ nhất: Thu thập thông tin - Việc thu thập thông tin cần thư ký tiến hành cách thường xuyên Muốn thu thập thông tin đầy đủ, người thư ký phải nắm vững nhu cầu thông tin người lãnh đạo phận quản lí quan, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thông tin - Về bản, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí thường thu thập từ nguồn sau: + Thông tin từ văn bao gồm: văn từ cấp từ nơi khác gửi đến văn quan tự sản sinh + Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát vô tuyến truyền hình… + Thông tin truyền miệng - Để thu thập thông tin từ nguồn tin thư ký văn phòng cần nắm vững số phương pháp cụ thể là: + Thông tin từ văn thu thập cách: (1) Tiếp nhận từ bưu điện chuyển tới thư ký văn phòng phải tự sưu tầm (2) Quy định thực nghiêm túc chế độ nộp lưu công văn (3) Thực việc thu thập hồ sơ công việc theo quy định để đưa vào lưu trữ - Tùy theo tính chất công việc giao, thư ký có trách nhiệm việc thu thập thông tin phải tự xác định nguồn cung cấp thông tin phương pháp lấy tin + Các thư ký điều hành chánh, phó văn phòng phải thường xuyên thông qua cán văn thư cán tổng hợp để nắm vững số lượng nội dung văn gửi đến, ngày, tuần, tháng tình hình hoạt động quan, đơn vị để có đủ thông tin báo cáo cho lãnh đạo quan họp giao ban cần thiết Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Nếu thư ký văn phòng thư ký riêng cho thủ trưởng người thư ký phải thường xuyên cập nhật văn sưu tầm, thu thập văn có liên quan đến hoạt động người thủ trưởng để đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin thủ trưởng cần thiết Thứ hai: Xử lí thông tin - Để thực trình thư ký cần đáp ứng số yêu cầu định trình độ chuyên môn, khả năn tư khoa học, khả khái quát, khả lập luận để: + Tập hợp hệ thống hóa thông tin theo vấn đề, lĩnh vực + Phân tích kiểm tra độ xác thông tin Thứ ba: Cung cấp thông tin - Thông tin sau phân tích xử lí khái quát hóa cung cấp cho lãnh đạo Các thông tin phải xếp theo trật tự logic định - Căn vào nhu cầu, mục đích sử dụng thông tin để sử dụng hình thức cung cấp thông tin phù hợp như: Báo cáo, công văn, thông báo, truyền miệng, hội họp,… Nhu cầu cung cấp thông tin định hay đột xuất Do vậy, để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, xác, kịp thời, thư ký văn phòng phải thực tốt nghiệp vụ chuyên môn như: thu thập thông tin, xử lí chọn lọc, tổng hợp thông tin, tra tìm tin cung cấp tin, lưu trữ bảo mật thông tin Câu 12: Trình bày nguyên tắc hoạt động tiếp khách người thư ký văn phòng Cho ví dụ minh họa Tôn trọng đối tượng giao tiếp Nguyên tắc thể tôn trọng, nghiêm túc người thư ký tham gia giao tiếp Sự tôn trọng đối tượng giao tiếp thể thông qua hành vi cụ thể sau: 1.1 Tuân thủ nghi thức giao tiếp Việc áp dụng xác xử lý linh hoạt nghi thức giao tiếp phụ thuộc vào kiến thức xã hội, trình độ, kinh nghiệm lĩnh người thư ký Lưu ý nghi thức thay đổi bị chi phối hoàn cảnh giao tiếp cụ thể, đặc điểm văn hóa giao tiếp dấu hiệu cá nhân thuộc chủ thể giao tiếp Ví dụ: • Ví dụ: Là người thư ký, phải có kiến thức chuyên môn, kiến thức xã hội mà phải có nhiều kinh nghiệm phải biết xử lý linh hoạt tình hoàn cảnh khác trường hợp nghi thức giao tiếp khác Thái độ nhã nhặn lịch sự, không đến muộn Ví dụ giao tiếp với khách hàng nước Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên phai giao tiếp tiếng anh dùng tiếng việt ngược lại • Người Hy Lạp chào mừng bạn cách đơn giản vỗ nhẹ vào lưng vai Người Nhật cúi chào Người Tây Tạng chào cách thè lưỡi thể người thân thiện, dễ gần,… 1.2 Biết lắng nghe Lắng nghe cách tốt thể trọng thị người thư ký với đối tượng giao tiếp; song không đơn giản tiếp thu thụ động thông tin tiếp nhận mà người thư ký cần có đồng cảm, khả chia sẻ với đối tượng giao tiếp Người thư ký cần có khả sau: • Khả tập trung ý biểu thái độ tích cực, nhiệt tình đối tượng giao tiếp Ví dụ: Ở công sở, người thư ký phải ý biểu ý tới khách từ phút đầu khách xuất thông qua hành vi cụ thể như: chào hỏi, mời ngồi, mời uống nước, tươi cười thân thiện… • Khả tiếp xúc mắt đối tượng giao tiếp nhiên nên tránh nhìn chằm chằm, liên tục điều tạo cảm giác khó chịu • Khả diễn đạt thông tin điệu • Thư ký phải tạo không gian phù hợp cho trình giao tiếp, cụ thể như: o Duy trì khoảng cách không gian hợp lý thư ký đối tượng giao tiếp o Đảm bảo cho môi trường giao tiếp không bị tác động, ảnh hưởng phân tán yếu tố bên o Dỡ bỏ rào cản thư ký đối tượng giao tiếp Rõ ràng bầu không khí xa lánh, lạnh lùng có khả cản trở hiệu giao tiếp Ví dụ: Con người có nhu cầu lắng nghe thấu hiểu trình giao tiếp cần phải cho đối phương thấy thái độ tôn trọng, đồng cảm hai người vui vẻ, thoải mái trao đổi, đem lại hiệu cao giao tiếp công việc Bên cạnh không gian giao tiếp yếu tố môi trường xung quanh có ảnh hưởng lớn đến tình giao tiếp Ví dụ đối tượng giao tiếp người thích ăn uống mà người thư ký chọn không gian giao tiếp nhà hàng ăn uống sang trọng, đồ ăn ngon chắn họ vui vẻ có thiện cảm Còn đối tượng giao tiếp người lớn tuổi, có tính cách giản dị mà lại mời họ đến quán ăn đồ tây quán bar nhạc nhẽo ầm ĩ để bàn chuyện họ cảm thấy không thoải mái Biết kết hợp hài hòa lợi ích bên giao tiếp Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Khi tham gia giao tiếp chủ thể giao tiếp hướng tới mục đích định song có khả xung đột quyền lực bên Trách nhiệm thư ký phải bảo vệ quyền lợi ích quan cần biết đến mục đích mang tính chiến lược quan hay đơn giản thực cho mục đích cụ thể hoàn cảnh giao tiếp xác định Để thực nguyên tắc người thư ký cần lưu ý: • Phải xác định mục đích quan tham gia giao tiếp có sẵn vài phương án thỏa hiệp • Phải tìm hiểu đầy đủ thông tin có liên quan đến nội dung giao tiếp chủ thể tham gia giao tiếp • Trong trường hợp thư ký cần phải thể hành vi ứng xử có tính văn hóa Ví dụ: Khi ký hợp đồng với công ty khác hai bên phải phù hợp lợi ích điều khoản, đáp ứng yêu cầu cần thiết dễ dàng ký kết hợp đồng Hoặc trao đổi, khách hàng đối tác có thái độ không mực, muộn bắt phải chờ đợi hay to tiếng người thư ký phải giữ phép lịch sự, trao đổi cách mềm mỏng với họ cho dù người sai Như không bị người đánh giá, đối tác phần kiêng nể tránh gây bất hòa, trở mặt ảnh hưởng đến công việc quan… Tôn trọng quy phạm khách quan giao tiếp Các quy phạm khách quan giao tiếp tồn dạng quy phạm pháp luật, nội quy, quy chế làm việc đơn vị, quy tắc đạo đức chuẩn mực văn hóa thừa nhận dạng tập quán hay quy tắc khái quát từ nội dung quan hệ xã hội cụ thể Đương nhiên với nội dung giao tiếp khác nhau, đòi hỏi nguyên tắc điều chỉnh Do đó, thực nguyên tắc này, chủ thể giao tiếp phải thận trọng việc vi phạm nguyên tắc lỗi cố ý Ví dụ: Tắt đèn thiết bị khác sau họp xong, bỏ giấy vào máy in sử dụng hết giấy… Ví dụ: Trên bàn tiệc, cách đặt dao nĩa chứa đựng ý nghĩa giao tiếp Câu 16: Trình bày nhiệm vụ Thư kí văn phòng thời gian diễn hội họp Cho ví dụ minh họa Đón đại biểu, khách mời Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô vị trí đại biểu Thư ký áp dụng nhiều hình thức khác việc chào đón đại biểu: Nếu hội họp lớn có khách mời người đơn vị, khâu cần quan tâm công tác đón tiếp khách Có thể phải đón từ nhà ga, sân Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên bay từ khách sạn Thư ký sử dụng băng rôn, cờ hoa, hiệu chào mừng thông qua diễn văn khai mạc người dẫn chương trình Đối với hội họp nhỏ, việc chào đón có tiến hành với đại biểu Trong số trường hợp, Thư ký bố trí phòng họp nhỏ để chào đón tiêng nhóm đại biểu Ví dụ: Trong quan Thư ký người phụ trách đứng cửa vào để đón tiếp, bắt tay thân mật mời khách vào vị trí ngồi họp Điểm danh đại biểu Việc điểm danh đại biểu giúp thể quan tâm có mặt đại biểu tạo nghiêm túc hội nghị, đại hội, số lượng đại biểu liên quan đến giá trị pháp lý số hội nghị, đại hội, (việc bầu cử, Nghị quyết,…) Có thể áp dụng hình thức điểm danh: + Sơ đồ vị trí chỗ ngồi + Thẻ đại biểu + Đăng ký trưởng đoàn đại biểu ban lễ tân + Một phiếu đăng ký có mặt Ví dụ: Mẫu Phiếu đăng ký PHIẾU ĐĂNG KÝ Họ tên: ………………………………………… Đơn vị công tác: …………………………………… (Số điện thoại liên lạc: …………………… ) Chức vụ: …………………………………………… Tham gia: ………………………………………… Thời gian: ………………………………………… Ghi chú: Đề nghị gửi cho Ban tổ chức trước …giờ, Ngày…tháng…năm… Công tác lễ tân Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Công việc người Thư ký công tác lễ tân họp đón, tiếp khách, hướng dẫn khách mời vào vị trí ngồi, chuẩn bị nước uống, rót nước mời khách đại biểu Duy trì trật tự thời gian Giữ giải lao thời gian quay trở lại tiếp tục họp Trong trường hợp chương trình nghị có thay đổi, Thư ký phải thông báo kịp thời cho đối tượng có liên quan Ghi biên hội họp Thư ký có trách nhiệm ghi biên họp Trong biên phải thể rõ nội dung diễn biến họp, người điều hành, tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận phần họp, ghi rõ ý kiến tranh luận ý kiến kết luận họp o Đúng kỹ thuật o Đúng thể thức o Thông tin xác, khách quan Chăm lắng nghe nội dung thảo luận, không ghi vào biên trừ có thị khác Khi họp chuyển sang chủ đề Thư ký phải ghi chép tất thông tin có liên quan Ví dụ: Thư ký có trách nhiệm chuẩn bị biên bản, sổ ghi chép, máy tính sách tay, loại giấy tờ có nội dung liên quan đến hội nghị Câu 24: Phân tích nhiệm vụ thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo công tác Trường hợp thư ký không đoàn công tác Trước ngày lãnh đạo công tác, thư ký cần chuyển cho lãnh đạo tất công văn, giấy tờ cần thiết để lãnh đạo cho ý kiến giải ký vào văn Thư ký phải giúp Thủ trưởng tiến hành số công việc sau: • Tham dự nắm nội dung giao công việc Thủ trưởng cho cấp quyền (Cấp phó, đơn vị chức năng) • Xin ý kiến Thủ trưởng giải công việc tồn đọng • Xác định hình thức để liên hệ với Thủ trưởng Khi Thủ trưởng công tác, công việc đạo điều hành quan thường giao lại cho cấp phó Như cấp phó lúc thủ trưởng tạm thời quan (được cấp trưởng ủy quyền) Thư ký phải giúp cấp phó thực chủ trương thủ trưởng giao theo chức năng, nhiệm vụ Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Ngoài phải làm công việc thủ trương giao theo dõi tổng hợp tình hình quan Các thông tin khác liên quan để báo cáo thủ trưởng sau chuyến công tác Thường xuyên giữ liên lạc với thủ trưởng suốt thời gian công tác để thông tin giúp đỡ gián tiếp công việc thủ trưởng yêu cầu Trường hợp thư ký cử đoàn công tác Thư ký thường đảm nhận công việc sau: • Liên hệ giải nơi ăn nghỉ cho đoàn • Tham dự buổi làm việc đoàn ghi biên • Thu thập tài liệu, giấy tờ cần thiết liên quan đến nội dung làm việc đoàn • Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết khoản chi phí đoàn Thường xuyên liên hệ với trưởng đoàn quan, địa phương nơi đoàn đến để kịp thời giải vấn đề có liên quan đến chương trình làm việc vấn đề sinh hoạt, lại đoàn Khi gặp số tình đột xuất cần báo cáo với trưởng đoàn đề xuất biện pháp để giải kịp thời Khi công tác nước ngoài, cần ghi vào sổ tay số địa điện thoại Đại sứ quán Việt Nam, quan đại diện, người quen biết để giúp đỡ đoàn công tác gặp khó khăn Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Câu 20: Giúp lãnh đạo xây dựng kế hoạch tổ chức 01 hội thảo khoa học quan BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜN G ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Số: /KH-ĐHNV Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày…tháng…năm 2016 KẾ HOẠCH Tổ chức Hội thảo đổi phương pháp học tập cho sinh viên năm Thực kế hoạch năm học 2016 - 2017 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; Căn kết học tập sinh viên học kỳ I, năm học 2016 – 2017, để tạo điều kiện cho sinh viên có hướng phấn đấu học tập học kỳ II năm tiếp theo, nhà trường xây dựng kế hoạch tổ chức Hội thảo đổi phương pháp học tập cho sinh viên năm thứ cụ thể sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích: - Đánh giá tình hình học tập sinh viên năm thứ nhất, kết đạt được, kinh nghiệm bước đầu sau gần năm học tập thuận lợi, khó khăn trình học tập - Trao đổi, thảo luận phương pháp học tập sinh viên điều kiện để sinh viên học tập nhằm đạt kết cao trình học tập trường - Đề suất giải pháp góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nhà trường Yêu cầu: Hội thảo phải đảm bảo tính thiết thực hiệu giúp sinh viên định hướng phương pháp học tập học kỳ năm học 2016 – 2017 năm II NỘI DUNG Hội thảo Khoa - Đánh giá, rút kinh nghiệm kết học thi học kỳ I năm học 20162017 SV năm thứ - Tập trung đánh giá, trao đổi phương pháp học tập sinh viên năm thứ Các định hướng phương pháp học tập; kiến nghị điều kiện để đảm bảo thực việc học tập phù hợp với chuyên ngành đào tạo Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Hội thảo cấp trường - Đánh giá chung kết học tập sinh viên năm thứ nhất; - Trao đổi kinh nghiệm phương pháp học tập sinh viên khá, giỏi; Định hướng phương pháp học tập cho sinh viên III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thời gian, Địa điểm, Thành phần: 1.1 Từ ngày 26/3/2017 đến 3/4/2017: Xây dựng kế hoạch, triển khai đến đơn vị lớp; 1.2 Từ ngày 4/4/2017 đến 19/4/2017: Chuẩn bị tổ chức Hội thảo cấp Khoa, cụ thể: - Các Khoa tổ chức Hội thảo cấp Khoa, phân công sinh viên chuẩn bị báo cáo kinh nghiệm cử đại diện sinh viên tham dự Hội thảo cấp trường - Địa điểm: Hội trường (Các khoa đăng ký lịch tổ chức hội thảo với Phòng Đào tạo để bố trí hội trường) - Thành phần: + Trưởng phó khoa + Trợ lý giáo vụ, trợ lý sinh viên + GVCN, giảng viên Khoa + Sinh viên lớp năm thứ (Riêng sinh viên có điểm học tập đạt khá, giỏi lớp năm thứ chuẩn bị báo cáo kinh nghiệm) - Kết Hội thảo cấp Khoa đơn vị gửi Phòng Công tác Sinh viên trước ngày 20/4/2017 1.3 Từ 21/4/2017 đến 30/4/2017: - Chuẩn bị nội dung điều kiện cho Hội thảo cấp trường - Tổ chức Hội thảo cấp trường (thời gian cụ thể thông báo sau) - Địa điểm: Hội trường H - Thành phần: + Ban Giám hiệu + Trưởng phó đơn vị + Trưởng môn, Trợ lý Giáo vụ, Trợ lý sinh viên Khoa + Đại diện sinh viên lớp năm thứ (mỗi lớp cử sinh viên có sinh viên có điểm học tập đạt loại khá, giỏi) Phân công nhiệm vụ: Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên 2.1.Phòng Công tác sinh viên tham mưu xây dựng kế hoạch, chủ trì, phối hợp với Khoa, Đoàn trường, Hội Sinh viên tổ chức thực kế hoạch Dự trù kinh phí tổ chức Hội thảo cấp trường 2.2 Phòng Đào tạo – QLKH: chuẩn bị báo cáo nề nếp dạy học 2.3 Phòng Khảo thí: chuẩn bị báo cáo kết thi kiểm tra kỳ sinh viên toàn trường 2.4 Các khoa tổ chức Hội thảo cấp khoa, dự trù kinh phí cho Hội thảo đơn vị, cụ thể: - Khoa Quản trị văn phòng: 01 buổi cho 03 lớp hệ Cao đẳng 01 buổi cho 02 lớp hệ Đại học - Khoa Quản trị nhân lực: 01 buổi cho 02 lớp hệ Cao đẳng 01 lớp hệ Đại học - Khoa Quản lý nhà nước: 01 buổi cho 02 lớp hệ Cao đẳng 01 buổi cho 03 lớp hệ Đại học 2.5 Bộ môn Tâm lý - GDTC chuẩn bị báo cáo định hướng phương pháp học tập nói chung Bộ môn Lý luận trị chuẩn bị báo cáo định hướng phương pháp học tập môn Lý luận trị cho sinh viên năm thứ Hội thảo cấp trường 2.6 Phòng Hành – Tổ chức: Chuẩn bị Hội trường, nước uống, âm thanh, trang trí cho Hội thảo cấp trường… 2.7 Trung tâm Thiết bị - Thư viện: Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ Hội thảo cấp (máy tính, quay phim…) 2.8 Phòng Tài – Kế toán: Chuẩn bị kinh phí hỗ trợ Hội thảo cấp Dự kiến chương trình hội thảo: - Công tác tổ chức - Khai mạc Hội thảo - Báo cáo kết học tập học kỳ I, năm học 2016 – 2017 lớp sinh viên năm thứ - Báo cáo kinh nghiệm học tập sinh viên khá, giỏi - Định hướng phương pháp học tập số môn cho sinh viên - Trao đổi, thảo luận - Tổng kết Hội thảo Trên Kế hoạch tổ chức Hội thảo phương pháp học tập cho sinh viên năm thứ Nhà trường yêu cầu đơn vị triển khai theo kế hoạch, trình thực có vướng mắc phát sinh, báo cáo lãnh đạo trường (qua phòng Công tác sinh viên) để xem xét giải quyết./ HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng - Các PHT; - Các Khoa, Phòng, Trung tâm thuộc Trường; - GVCN lớp; - Lưu: VT, CTSV Nhóm – 1405QTVD GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Nguyễn Văn A Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Câu 28: Soạn thảo văn liên hệ chuyến công tác cho lãnh đạo ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quảng Nam, ngày tháng năm Số: /UBND-VP V/v liên hệ công tác Kính gửi: Ủy ban nhân dân thành phố Hội An Ngày 15 tháng năm 2017, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Nam nhận Công văn số 12/UBND-VP UBND thành phố Hội An việc mời tham dự Lễ hội giao lưu văn hóa Việt Nam – Nhật Bản tổ chức lần thứ 12 thành phố Hội An Để thực kế hoạch đề triển khai nhiệm vụ chương trình thời gian tới, UBND tỉnh Quảng Nam yêu cầu UBND thành phố đón tiếp lãnh đạo tỉnh Quảng Nam làm việc quan Nội dung công tác: Tham dự Lễ hội giao lưu văn hóa Việt Nam – Nhật Bản tổ chức lần thứ 12 thành phố Hội An, đồng thời triển khai Kế hoạch xây dựng thực chương trình “Tái Hội An xưa” dự định tổ chức vào tháng năm 2017 phố cổ Hội An Thời gian: Từ ngày 10 tháng năm 2017 đến ngày 12 tháng năm 2017 (03 ngày 02 đêm kể thời gian di chuyển) Thành phần tham dự: - Ông Trần Minh Tân – Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam - Bà Lê Thị Nga – Trưởng phòng Kế hoạch Lịch trình công tác cụ thể: Thời gian 07h00’ – 09h00’ 11h00’ – 11h45’ Ngày 10/4/2017 13h30’ – 15h30’ 19h00’ – 21h30’ Ngày 07h30’ – 10h30’ 11/4/2017 14h00’ – 16h00’ Nhóm – 1405QTVD Nội dung Xuất phát từ thành phố Tam kì đến Ủy ban nhân dân thành phố Hội An Ăn trưa lãnh đạo thành phố Hội An Tham quan phố cổ Hội An vườn tượng An Hội Tham dự khai mạc Lễ hội giao lưu văn hóa Việt Nam – Nhật Bản Tham dự Cuộc thi đua thuyền truyền thống Hội An – Nhật Bản Tham dự chương trình “Hội An – thành phố du lịch không khói thuốc lá”: + Diễn hành xe đạp + Diễn đàn niên, Ghi Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên + Biểu diễn văn nghệ (ca, múa, kịch) 19h00’ – 21h00’ Tham dự Lễ hội Ánh sáng Chùa Cầu Tham dự bế mạc Lễ hội giao lưu văn 07h30’ – 10h30’ hóa Việt Nam – Nhật Bản Họp triển khai Kế hoạch xây dựng Ngày thực chương trình “Tái Hội An 12/4/2017 13h30’ – 15h30’ xưa” dự định tổ chức vào tháng năm 2017 16h00’ – 18h00’ Xuất phát thành phố Tam Kì (Lịch trình thay đổi tùy theo tình hình thực tế) Mọi chi tiết xin liên hệ Bà Trần Thị Vân – chuyên viên Văn phòng, số điện thoại: 0935.879.048 Email: vantranha@gmail.com UBND tỉnh Quảng Nam mong muốn nhận hợp tác tạo điều kiện thuận lợi từ UBND thành phố Hội An để chuyến công tác diễn thành công tốt đẹp Trân trọng./ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, VP TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG Lê Quang Nhật Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng UBND TỈNH QUẢNG NAM GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ NỘI VỤ Số:…/UBND-VP V/v liên hệ công tác cho lãnh đạo Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quảng Nam, ngày… tháng… năm 2017 Kính gửi: UBND thành phố Hà Nội Ngày 19 tháng năm 2017 Sở Nội vụ tỉnh nhận Công văn số: 123/UBND Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Nam việc đồng ý liên hệ cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam công tác thành phố Hà Nội để tham dự hội thảo khoa học với đối tác Hoa Kỳ Hiện đại hóa văn phòng Nhằm hoàn thành kế hoạch đề ra, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam kính mong UBND thành phố Hà Nội tiếp nhận đoàn công tác Sở Nội vụ tỉnh làm việc Quý quan Mục đích công tác: Tham dự Hội thảo khoa học với đối tác Hoa Kỳ Hiện đại hóa văn phòng Nội dung công tác: Nâng cao chất lượng đại hóa văn phòng Thành phần tham dự: - Ông Nguyễn Văn A– Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam; Ông Nguyễn Văn C – Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam; Bà Nguyễn Ngọc B – Thư ký Thời gian công tác: 02 ngày kể từ ngày 06 tháng đến hết ngày 07 tháng năm 2017 Kế hoạch công tác cụ thể sau: Q S TT Thời gian N Nơi đến uãng đường ( km) Nội Ph dung công ương tiện việc Ngày 06/7/2017 7h001 8h00 9h1510h15 Nhóm – 1405QTVD Sở vụ Nội Tỉnh bay Quảng Nẵng Nam Sâ n bay Đà bay Sân Đà km Xe Làm ô tô thủ tục quan khởi hành Sân Má Nội 50km y bay Đến Hà Nội Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Nẵng Bài 10h20 -11h15 Sâ Nh n bay Hàng km Nội Bài Sơn ca 11h00 -11h10 N Kh hà Hàng ách sạn km Sơn ca Luxury 13h10 -13h10 K UB hách sạn ND TP km Luxury Hà Nội Tax i Ăn trưa Tax i i Ngh ỉ trưa Gặp Tax mặt, trao đổi với lãnh đạo U 17h00 -17h10 Kh BND ách sạn TP Hà km Luxury Nội Tax i ỉ ngơi Ăn trưa khách sạn Chu ẩn bị tài liệu phục vụ Hội thảo Ngh ỉ ngơi 18h00 -19h30 19h30 -21h00 21h00 Ngh Ngày 07/7/2017 Ăn sáng khách sạn 6h156h45 1 6h456h55 K UB hách sạn ND TP km Luxury Hà Nội U 10h45 -11h50 Nh BND hàng TP Hà km Melody Nội 11h50 -12h05 N hà hàng ách Nhóm – 1405QTVD Tax i Tha m dự Hội thảo 7h0010h40 Kh sạn km Xe đưa đón Ăn khách trưa SNV lãnh đạo thành phố quan Hà Nội Xe đưa đón Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Melody khách SNV thành phố Hà Nội Luxury 12h05 -13h00 13h15 -13h25 Ngh ỉ trưa K UB hách sạn ND TP km Luxury Hà Nội Tax i Tra o đổi, làm việc với lãnh đạo quan 13h30 -15h00 U 2 2 15h10 -15h20 15h30 -16h45 16h50 -17h50 18h15 -19h15 19h20 -19h25 Kh BND ách sạn TP Hà km Luxury Nội U Sân BND bay Nội TP Hà Bài Nội Sâ Sân n bay bay Đà Nội Bài Nẵng Sâ Nh n bay Đà hàng Nẵng Miki Nh N riếng hà hàng lãnh Miki đạo Tax i km i 50km Làm thủ tục Tax khởi hành sân bay Đà Nẵng Má y bay km Tax i km dọn lý Thu hành Ăn tối Tax i Mọi kinh phí công tác đoàn công tác Sở Nội vụ tỉnh chịu trách nhiệm Trong thời gian công tác, lãnh đạo Sở cam kết thực Nội quy, Quy định Quý quan Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam kính mong nhận giúp đỡ tạo điều kiện UBND thành phố Hà Nội nhằm giúp lãnh đạo hoàn thành tốt nhiệm vụ mà cấp đề Xin trân trọng cảm ơn./ Nơi nhận: - Như trên; Nhóm – 1405QTVD TL GIÁM ĐỐC Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng - UBND tỉnh Quảng Nam; - Lưu: VT, HSCB GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên CHÁNH VĂN PHÒNG Nguyễn Văn B Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Câu 30: Xây dựng chương trình chuyến công tác cho lãnh đạo Thời gian công tác 03 ngày TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGHĨA VIỆT NAM PHÂN HIỆU Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUẢNG NAM Số: /CTQuảng Nam, ngày… tháng… ĐHNVHN năm 2017 CHƯƠNG TRÌNH Công tác Giám đốc (Kèm theo Kế hoạch số /KH-DHNVHN… ngày…tháng…năm 2017 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) C N gày tháng T hời gian N ội dung T hủ trì/ ham dự Đ ịa điểm :00 – 7:00 B ay vào HCM B L ộ trưởng: Lê àm việc với Cơ B Vĩnh Tân sở Trường ộ trưởng Lê :00 – 11:30 V ĐHNVHN Vĩnh Tân ụ trưởng vụ TP.HCM TCCB Ă 1 n trưa, sinh hoạt 4/02/2017 1:30 – 13:30 tự L P àm việc với hó CT UBND 3:30 – 16:00 UBND TP.HCM thành phố Ă n tối đại diện S UBND TP.HCM au 16:30 theo lời mời, sinh hoạt tự Ă 5/02/2017 n sáng, bay :30 – 10:00 Hà Nội S S au 10:00 inh hoạt tự do, Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên ăn trưa T iếp giám đốc S Trần 4:00 – 16:00 Mạng lưới Sáng Anh kiến Việt Nam Ă S n tối, sinh hoạt au 16:00 tự Ă :00 – 8:00 n sáng :30 – 11:00 6/02/2017 au 11:00 3:00 H T ọc viện Ngọc Hành quốc gia V ụ trưởng Vụ L TCCB; lãnh đạo àm việc với Cục Cục lãnh đạo Văn thư Lưu trữ chủ chốt nhà nước đơn vị chức tổ chức nghiệp thuộc Cục Ă S n trưa, sinh hoạt tự B ay vào Quảng Nam Lưu ý: Lịch trình thay đổi tùy vào tình hình thực tế Nơi nhận: - Ban Giám đốc; TRƯỞNG PHÒNG - Lưu: VT, HCQTTC Trần A Nhóm – 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGHĨA VIỆT NAM PHÂN HIỆU Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUẢNG NAM Số: /CTHà Nội, ngày… tháng… năm ĐHNVHN 2017 BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ (Kèm theo Chương trình số /CT-DHNVHN… ngày…tháng…năm 2017 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) STT Ă Thành tiền Nội dung ĐVT Số lượng Đơn giá VNĐ Vé máy bay Vé 03 1.000.000 3.000.000 Khách sạn Vé 02 500.000 1.000.000 Ăn sáng TP.HCM Suất 01 50.000 50.000 Ăn trưa TP.HCM Suất 01 100.000 100.000 Ăn sáng Hà Nội Suất 01 75.000 75.000 Ăn trưa Hà Nội Suất 01 150.000 100.000 Ăn tối Hà Nội Suất 01 150.000 150.000 VNĐ Phụ cấp đường 1.000.000 Tổng cộng 5.475.000 Nhóm – 1405QTVD Trang ... 1405QTVD Trang Nghiệp vụ Thư ký văn phòng GVHD: TS Hoàng Sỹ Nguyên Nếu thư ký văn phòng thư ký riêng cho thủ trưởng người thư ký phải thư ng xuyên cập nhật văn sưu tầm, thu thập văn có liên quan... chuẩn bị cung cấp thông tin nhiệm vụ quan trọng văn phòng Vì vậy, hầu hết thư ký văn phòng phải thực nhiệm vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề Do đó, thư ký văn phòng phải nắm vững nhu cầu thông... 24: Phân tích nhiệm vụ thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo công tác Trường hợp thư ký không đoàn công tác Trước ngày lãnh đạo công tác, thư ký cần chuyển cho lãnh đạo tất công văn, giấy tờ cần thiết