Nghiệp vụ thư ký văn phòng.

Company LOGO NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI ThS. Nguyễn Tăng Nghị Email: nguyentangnghi@gmail.com MỤC TIÊU Hiểu được văn phòng là gì Nắm vững chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng. Biết cách soạn thảo công văn, công hàm theo quy chuẩn. Nắm vững kỹ năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng đối ngoại. CHƯƠNG I: VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG    CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG    CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ  !"#$#%&  '( CHƯƠNG IV: SOẠN THẢO CÔNG VĂN VÀ CÔNG HÀM KHÁI NIỆM YÊU CẦU SOẠN THẢO )(* + + Hình thức chuẩn của một văn bản ngoại giao VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc tổ chức chính trị xã hội văn hóa Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó ,#-# . / 0 *  '-1+  2  '* %&-3#& .  VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị là một bộ máy tổng hợp và trực tiếp của cơ quan đơn vị là bộ phận giúp việc có tính chất tham mưu tổng hợp cho công tác quản lý của một cơ quan, doanh nghiệp là nơi giao tiếp chính thức, trụ sở làm việc của cơ quan, doanh nghiệp VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị một bộ phận tổ chức hành chánh, thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về hành chánh Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chánh trong một cơ quan đơn vị. Một đơn vị tổ chức làm việc hành chánh, chuyên môn. Nơi làm việc công văn giấy tờ, công hàm, văn thư… Văn phòng là một đơn vị tổ chức, có chức năng tham mưu tổng hợp và trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý của thủ trưởng. 456'7& ,%&-3#& .8 )* ! /  2 & 4 & # & 9 . :  4 ,  + 3#;8 <* =*> . + #!"+? , , +  .5@88'A= + ! B8 Tóm lại CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH CỦA NHÓM * Thành viên nhóm: Nguyễn Thị Tú Khâm (1356130020) Nguyễn Thị Ngà (1356130029) Lê Thị Thanh Nguyên (1356130035) Đặng Thị Quí (1356130042) Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044) Trần Ngọc Thiện (1356130051) Huỳnh Thị Kim Thoa (1356130052) Lã Thị Thu Thủy (1356130056) Đề 2: Nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin người thư ký văn phòng TỔNG QUAN QUAN TỔNG VỀ THÔNG THÔNG TIN TIN VỀ Theo Từ điển Tiếng việt Theo Oxford English Dictionary KHÁI NIỆM NIỆM KHÁI PHÂN LOẠI LOẠI PHÂN Theo Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học Văn phòng, Hà Nội, 2001 Nguồn tin tin Nguồn Tính chất chất và Tính đặc điểm điểm sử sử dụng dụng đặc Cấp quản quản lý lý Cấp Cách tiếp tiếp nhận nhận Cách thông tin tin thông Hướngquan quanhệ hệgiữa Hướng hệthống thốngQL QL đối đối tượng tượng hệ QL QL Thời gian gian Thời Lĩnh vực vực hoạt hoạt động động Lĩnh Hình thức thức truyền truyền tin tin Hình I THU THẬP THÔNG TIN: Tổng quan thu thập thông tin: a) Khái niệm: - Thu thập thông tin trình tập hợp thông tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định - Thu thập thông tin trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu xác định trước b Đặc điểm: Có tính đa dạng phương pháp, cách thức Là hoạt động có mục đích Là khâu QT thông tin 1TC Thu thập thông tin Từ nguồn kênh khác Chịu tác động nhiều nhân tố Là quy trình liên tục Nghiệp vụ thu thập thông tin người thư ký văn phòng a) Nhu cầu thông tin người lãnh đạo phận quản lý quan - Các quy định Đảng Nhà nước, quan cấp có liên quan đến lĩnh vực quản lý quan - Tình hình triển khai thực định quản lý thực tiễn - Những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng cấp dưới, nhân dân vấn đề thuộc phạm vi quản lý quan - Tình hình trị, kinh tế, văn hóa, xã hội nước quốc tế có liên quan đến lĩnh vực mà quan quản lý - Các VB pháp luật/VB đạo/hướng dẫn cấp vừa ban hành/đã ban hành từ trước hiệu lực - Các thông tin, số liệu tổng hợp thông qua báo cáo đơn vị cấp dưới/thông qua theo dõi, khảo sát, kiểm tra từ thực tế - Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,… - Các thông tin quan cá nhân phản ánh b) Nguồn cung cấp thông tin: Từ văn Truyền miệng Từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình, Internet c) Một số phương pháp thu thập thông tin  Thông tin từ văn bản: -Tiếp nhận từ bưu điện cuyển tới/phải tự sưu tầm (đối với văn đến) -Quy định thực nghiêm túc chế độ nộp lưu công văn -Thực việc thu thập hồ sơ công việc theo quy định để đưa vào lưu trữ  Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến : - Đặt mua thường xuyên báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động quan - Tổng hợp tin, theo vấn đề  Thông tin truyền miệng: - Nghe, ghi chép, tổng hợp số liệu - Phỏng vấn - Quan sát - Thực nghiệm - Thăm dò dư luận - Thu thập thông tin trường - Thống kê, tổng hợp - II XỬ LÝ THÔNG TIN: Tổng quan xử lý thông tin: a) Khái niệm: - Xử lý thông tin hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo nguyên tắc, phương pháp định, sở đưa biện pháp giải công việc - Xử lý thông tin trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định Đây công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiều thông tin b) Đặc điểm: - Kết xử lý thông tin phải góp phần tạo định đắn động quan, tổ chức cạnh tranh - Việc xử lý thông tin có khả tạo thông tin mới, thông tin bổ sung - Chất lượng thông tin bị tác động nhiều yếu tố Nghiệp vụ xử lý thông tin người thư ký: a) Nghiệp vụ tập hợp hệ thống hóa thông tin theo vấn đề, lĩnh vực TẬP HỢP THÔNG TIN THEO TỪNG VẤN ĐỀ, TỪNGLĨNH VỰC TÓM TẮT TIN PHÂN LOẠI THÔNG TIN (Giảm bớt lượng nội dung tin đảm bảo nội dung cốt yếu quan trọng thông tin) (Sắp xếp thông tin tóm tắt theo chủ đề định Chủ đề theo thời gian, việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác,…) HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN - Là xếp thông tin tập hợp theo trật tự đó; để phù hợp với đặc điểm chủ đề chọn nhu cầu sử dụng tin lãnh đạo, phận; để phát loại bỏ trường hợp trùng lặp, chồng chéo, trái ngược, không thống nhất,… b)Nghiệp vụ phân tích kiểm tra độ xác thông tin  Xác định mức độ tin cậy nguồn tin  Lý giải mâu thuẫn thông tin (nếu có)  Chọn thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao c) Các nguyên tắc xử lý thông tin - Nguyên tắc thống hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc, khảo sát thực tế; thu thập từ truyền thông đại chúng mạng toàn cầu) - Thận trọng khảo sát, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có sai biệt (khác hẳn) với thông tin thức - Loại bỏ yếu tố bình luận thông tin, dư luận xã hội chưa kiểm chứng III CUNG CẤP THÔNG TIN: • Để thực tốt nghiệp vụ này, người thư ký văn phòng phải: Tìm hiểu xác yêu cầu thông tin cần cung cấp Xác định thông tin cần cung cấp Xác ... Lời n ói đ ầ u Lời n ói đ ầ u Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ ợc ợc một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu h đều có xu h ớng xây dựng cho mình những chiến l ớng xây dựng cho mình những chiến l ợc để phát triển thế mạnh so ợc để phát triển thế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh. với các đối thủ cạnh tranh. Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo những b đang tạo những b ớc tiến v ớc tiến v ợt bậc để đ ợt bậc để đ a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con ng thức nhu cầu công việc của con ng ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr ờng Cao đẳng Văn th ờng Cao đẳng Văn th L L u trữ TWI đã u trữ TWI đã mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh : Hành chính văn phòng, Th : Hành chính văn phòng, Th ký văn ký văn phòng. phòng. Nghề Th Nghề Th ký là đội ngũ của những ng ký là đội ngũ của những ng ời có trình độ chuyên môn, khả ời có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr ớc đây nghề Th ớc đây nghề Th ký ch ký ch a a đ đ ợc thực sự coi trọng và phát triển ng ợc thực sự coi trọng và phát triển ng ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Th nghề Th ký, điều đó gây ảnh h ký, điều đó gây ảnh h ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h ớng cổ phần ớng cổ phần hóa - t hóa - t nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th ký đã đ ký đã đ ợc coi trọng, ợc coi trọng, u u tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. Cũng nh Cũng nh các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan của học sinh chuyên ngành Th của học sinh chuyên ngành Th ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán bộ văn phòng tr cán bộ văn phòng tr ớc khi b ớc khi b ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ ợc bao gồm tất cả các công ợc bao gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Th việc từ quá trình khảo sát Lời mở đầu Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chớnh vỡ điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể khụng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cựng cỏc cụ, cỏc chỳ, anh chị phòng hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đó giỳp em hoàn thiện luận văn này. Bản thu hoạch thực tập được CHIA LÀM 4 PHẦN Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của công ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của công ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Công ty. 2. Công tác thư ký. 3. Công tác văn thư. 4. Công tác lưu trữ. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty. 1. Đánh giá chung về khâu công việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. Ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điểm. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Công ty thực tập. Phần I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118. - Nhiệm vụ chủ yếu của công ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính. 2.1Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và cỏc phũng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02. Sơ đồ tổ chức. Phó văn phòng Nhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính vũ THỊ• PHỤNG NGHIÊPVU NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Ket-noi.com kho sách miễn phí TS vu THỊ PHỤNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ ■ ■ VÂN PHÒNG (Iri lẩn thứ 4) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUÔC GIA HÀ NỘI • • Ket-noi.com kho sách miễn phí ■ NHÀ XUẤT IÌỎN ĐỌI HỌC QUỐC Gìn HÀ NỘI • • # 16 Hàng Chuối - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: (04) 9714896; (04) 9724770 Fax: (04) 9714899 E-mail: nxb@ vnu.edu.vn Chiu tr c h n h iệm x u ất : • • Giám đốc: PHÙNG Quốc BẢO Tổng biên tập: PHẠM THÀNH HƯNG B iên tậ p : ĐOÀN THỊ NGA Sửa b i tá i b ả n : BÙI THƯ TRANG T rinh bày b ia : NGUYÊN n g ọ c a n h NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG _ Mã số: 2K-10ĐH2006 In 1000 cuốn, khổ 14.5 X20.5 cm Xưởng in Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng Sô' xuất bản: 105 - 2006/CXB/183 - O8/0HQGHN, ngày 10/02/2006 Quyết định xuất số: 301 KH/XB In xong nộp lưu chiểu quý III năm 2006 MỤC LỤC ■ m T rang PHẦN THỨ NHẤT NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG L ự c , PHAM c h ấ t c ủ a NGƯỜI THƯ KÝ VÃN PHÒNG C hư ơng L N h iệm vụ vị tr í c ủ a người th ký v ă n p h ò n g õ I Khái niệm thư ký văn phòng .õ II Nhiệm vụ người thư ký văn phòng III Vị trí người thư ký văn phòng 14 C h n g II N hữ ng n ă n g lự c p h ẩ m c h ấ t củ a người th k ý v ăn p h ò n g 19 I Những lực cần thiết 19 II Những phẩm chất cần thiết người thư ký văn phòng 28 PHẦN THỨ HAI NHỪNG NGHIỆP VỤ c BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VÁN PHÒNG C hương ỈIL N ghiêp vụ c h u ẩ n bị cu n g cấp th ô n g tin ch o h o t động q u ản lý lã n h đ o 40 I Nhu cầu cung cấp thông tin 41 II Nghiệp vụ chuẩn bị thông t i n 42 III Cung cấp thông t i n 48 Ket-noi.com kho sách miễn phí Chương /V Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt đông quan người lãnh đ ạo 55 I Xây dựng chương trình, kê hoạẹh lịch làm việc cho quan cho ngưòi lãnh đạo 55 II Tổ chức họp, hội thảo lễ hội 63 III Tổ chức chuyên công tác cán quan người lãnh đ ạo 79 Chương V Nghiêp vụ giao tiếp hành 92 I Các hình thức giao tiếp 92 II Các nguyên tắc giao tiếp hành 95 III Các kỹ giao tiế p 106 IV Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể hoạt động ngưòi thư ký văn p h òn g 122 Chương VI Nghiêp vụ biên tập văn lưu trữ hồ sơ tài liệ u 145 I Biên tập soạn thảo văn b ả n 145 II Qúản lý lưu trữ tài liệu, văn b ả n 150 PHẦN THỨ BA QUAN HỆ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI LÃNH ĐẠO VÀ ĐỒNG NGHIỆP I .Quan hệ người thư ký văn phòng với ngưòi lãnh đ ạo 161 II Quan hệ ngưồi thư ký văn phòng vối đồng nghiệp 168 Kết Luận 173 PHẦN THỬ NHẤT NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG Lực, PHAM CHẤT CỦA NGƯỜI THƯ KỶ VĂN PHÒNG ■ I m ■ * C hương I NHIỆM vụ VÀ vị TRÍ CỦA NGƯÒI • * ■ THU KỸ VĂN PHÒNG I KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG * K h n iệm th k ý Thư ký (tiếng Anh Secretary) từ dùng phổ biến thê giới Việt Nam Tuy nhiên thực tế, từ thư ký dùng hiểu với nhiều nghĩa khác nhau: • Thứ n h ấ t Thư ký người giao,làm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín thủ tục hành văn phòng quan, tổ chức • Thứ h a i : Thư ký người giao việc ghi chép soạn thảo văn bản, giấy tờ quan trọng họp hay hội nghị (thư ký hội nghị, thư ký hội đồng khoa học) Ket-noi.com kho sách miễn phí T ba: Thư ký người đại diện giao [...]... đủ, kịp thời, chính xác, người thư ký văn phòng cần xác định rõ: Yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì? Phạm vi thông tin phải cung cấp? Thời gian cho phép để người thư ký văn phòng chuẩn bị và cung cấp thông tin? Hình thức cung cấp thông tin là gì? 2 Xác định các thông tin cần cung cấp • Căn cứ vào yêu cầu của người lãnh đạo/bộ phận cần cung cấp tin, người thư ký văn phòng cần phải nhanh chóng xác... quan, tổ chức trong cạnh tranh - Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới, thông tin bổ sung - Chất lượng thông tin có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố 2 Nghiệp vụ xử lý thông tin của người thư ký: a) Nghiệp vụ tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực TẬP HỢP THÔNG TIN THEO TỪNG VẤN ĐỀ, TỪNGLĨNH VỰC TÓM TẮT TIN PHÂN LOẠI THÔNG TIN (Giảm bớt lượng nội dung... thông tin có sai biệt (khác hẳn) với thông tin chính thức - Loại bỏ những yếu tố bình luận trong thông tin, các dư luận xã hội chưa được kiểm chứng III CUNG CẤP THÔNG TIN: • Để thực hiện tốt nghiệp vụ này, người thư ký văn phòng phải: 1 Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin cần cung cấp 2 Xác định các thông tin cần cung cấp 3 Xác định nguồn tin và phương pháp lấy tin (*) 4 Thu thập và xử lý thông... Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến : - Đặt mua thư ng xuyên các báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của cơ quan - Tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề  Thông tin truyền miệng: - Nghe, ghi chép, tổng hợp các số liệu - Phỏng vấn - Quan sát - Thực... tự nào đó; để phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo, bộ phận; để phát hiện và loại bỏ những trường hợp trùng lặp, chồng chéo, trái ngược, không thống nhất,… b )Nghiệp vụ phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin  Xác định mức độ tin cậy của nguồn tin  Lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có)  Chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy... tin cần phải cung cấp • Việc này sẽ quyết định đến chất lượng và hiệu quả của việc cung cấp thông tin 5 Xác định hình thức tiến hành cung cấp thông tin Sao chụp một phần/toàn bộ các văn bản Cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản Cung cấp thông tin trực tiếp 6 Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc cung cấp thông tin Yêu cầu cơ bản về cung cấp thông tin Thông tin phải đáng tin cậy và chính xác Thông tin ... mới, thông tin bổ sung - Chất lượng thông tin bị tác động nhiều yếu tố Nghiệp vụ xử lý thông tin người thư ký: a) Nghiệp vụ tập hợp hệ thống hóa thông tin theo vấn đề, lĩnh vực TẬP HỢP THÔNG TIN... đủ, kịp thời, xác, người thư ký văn phòng cần xác định rõ: Yêu cầu cung cấp thông tin vấn đề gì? Phạm vi thông tin phải cung cấp? Thời gian cho phép để người thư ký văn phòng chuẩn bị cung cấp...Đề 2: Nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin người thư ký văn phòng TỔNG QUAN QUAN TỔNG VỀ THÔNG THÔNG TIN TIN VỀ Theo Từ điển