Nghiệp vụ thư ký văn phòng.

Tổng quan về thu thập thông tin: a Khái niệm: - Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhấ

CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH

Nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của người thư ký

văn phòng

Đề 2:

Hướng quan hệ giữa

Lĩnh vực hoạt động Hình thức truyền tin

Theo Từ điển Tiếng việt

Theo Oxford English Dictionary

Theo Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học và Văn phòng,

Hà Nội, 2001

I THU THẬP THÔNG TIN:

1 Tổng quan về thu thập thông tin:

a) Khái niệm:

- Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông

tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ

những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định

- Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập

hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được xác định trước

Thu thập thông tin

Là hoạt động có mục đích

Là một khâu trong QT thông tin của 1TC

Là một quy trình liên tục

Chịu tác động của nhiều nhân tố

Từ các nguồn kênh khác nhau

Có tính

đa dạng

về phương pháp, cách thức

b Đặc điểm:

2 Nghiệp vụ thu thập thông tin của người

thư ký văn phòng

a) Nhu cầu về thông tin của người lãnh đạo

và của các bộ phận quản lý trong cơ quan.

- Các quy định của Đảng và Nhà nước, của cơ

quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan

- Tình hình triển khai và thực hiện các quyết định quản lý trong thực tiễn

- Những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng của

cấp dưới, của nhân dân về những vấn đề thuộc phạm vi quản lý của cơ quan

- Tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến lĩnh vực mà cơ quan đang quản lý.

- Các VB pháp luật/VB chỉ đạo/hướng dẫn

của cấp trên vừa mới ban hành/đã ban

hành từ trước nhưng vẫn còn hiệu lực

- Các thông tin, số liệu đã được tổng hợp

thông qua báo cáo của các đơn vị cấp

dưới/thông qua theo dõi, khảo sát, kiểm tra

từ thực tế

- Các thông tin từ các phương tiện

thông tin đại chúng như báo chí,

đài phát thanh, vô tuyến truyền

hình,…

- Các thông tin do các cơ quan và cá nhân phản ánh.

b) Nguồn cung cấp thông tin:

Truyền miệng

Từ văn bản

Internet

Từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,

c) Một số phương pháp thu thập thông tin.

Thông tin từ văn bản:

-Tiếp nhận từ bưu điện cuyển tới/phải tự sưu tầm (đối với văn bản đến)

-Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ nộp

lưu đối với công văn đi

-Thực hiện việc thu thập các hồ sơ công việc

theo quy định để đưa vào lưu trữ

Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát

thanh, vô tuyến :

- Đặt mua thường xuyên các báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của cơ quan

- Tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề

 Thông tin truyền miệng:

- Nghe, ghi chép, tổng hợp các số liệu

- Phỏng vấn

- Quan sát

- Thực nghiệm

- Thăm dò dư luận

- Thu thập thông tin tại hiện trường

- Thống kê, tổng hợp

-

1 Tổng quan về xử lý thông tin:

a) Khái niệm:

- Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân

loại thông tin theo các nguyên tắc, phương

pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc

- Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng

thông tin, tránh sự quá tải, nhiều thông tin

II XỬ LÝ THÔNG TIN:

b) Đặc điểm:

- Kết quả xử lý thông tin phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh

- Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra

những thông tin mới, thông tin bổ sung

- Chất lượng thông tin có thể bị tác động bởi

nhiều yếu tố

2 Nghiệp vụ xử lý thông tin của người thư ký:

a) Nghiệp vụ tập hợp và hệ thống hóa thông

đó có thể là theo thời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác,…)

HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN

- Là sắp xếp thông tin đã được tập hợp theo trật tự nào đó;

để phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo, bộ phận; để phát hiện và loại bỏ những trường hợp trùng lặp, chồng chéo, trái ngược, không thống nhất,…

b)Nghiệp vụ phân tích và kiểm tra độ

chính xác của thông tin.

Xác định mức độ tin cậy của nguồn tin

Lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có)

Chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn

c) Các nguyên tắc xử lý thông tin.

- Nguyên tắc thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại

thông tin (thông tin thuận và ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc, khảo sát thực tế; thu thập được từ truyền thông đại chúng và mạng toàn cầu)

- Thận trọng khi khảo sát, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin

từ nước ngoài, thông tin có sai biệt (khác hẳn) với thông tin

chính thức

- Loại bỏ những yếu tố bình luận trong thông tin, các dư luận xã hội chưa được kiểm chứng

III CUNG CẤP THÔNG TIN:

• Để thực hiện tốt nghiệp vụ này, người thư ký văn phòng phải:

1 Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin cần cung cấp.

2 Xác định các thông tin cần cung cấp.

3 Xác định nguồn tin và phương pháp lấy tin (*)

4 Thu thập và xử lý thông tin (*)

5 Xác định hình thức tiến hành cung cấp thông tin.

6 Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc cung cấp thông tin.

1 Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về

thông tin cần cung cấp:

thông tin là gì?

để người thư ký văn phòng chuẩn bị và cung cấp thông tin?

thông tin một cách đầy đủ,

kịp thời, chính xác, người thư

ký văn phòng cần xác định

rõ:

2 Xác định các thông tin cần cung cấp.

• Căn cứ vào yêu cầu của người lãnh

đạo/bộ phận cần cung cấp tin, người thư

ký văn phòng cần phải nhanh chóng xác định những thông tin cần phải cung cấp

• Việc này sẽ quyết định đến chất lượng và hiệu quả của việc cung cấp thông tin

5 Xác định hình thức tiến hành cung cấp thông tin.

Sao chụp một phần/toàn

bộ các văn bản

Cung cấp thông tin trực tiếp

Cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản

6 Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc

cung cấp thông tin.

Yêu cầu cơ bản về cung cấp

thông tin

Thông tin phải đáng tin cậy

và chính xác

Thông tin phải khách quan

Thông tin phải ngắn gọn, rõ ràng,

dễ hiểu

Thông tin phải kịp thời

CÁM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE