nghiep vu thu ki van phong

Company LOGO NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI ThS. Nguyễn Tăng Nghị Email: nguyentangnghi@gmail.com MỤC TIÊU Hiểu được văn phòng là gì Nắm vững chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng. Biết cách soạn thảo công văn, công hàm theo quy chuẩn. Nắm vững kỹ năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng đối ngoại. CHƯƠNG I: VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG    CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG    CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ  !"#$#%&  '( CHƯƠNG IV: SOẠN THẢO CÔNG VĂN VÀ CÔNG HÀM KHÁI NIỆM YÊU CẦU SOẠN THẢO )(* + + Hình thức chuẩn của một văn bản ngoại giao VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc tổ chức chính trị xã hội văn hóa Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó ,#-# . / 0 *  '-1+  2  '* %&-3#& .  VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị là một bộ máy tổng hợp và trực tiếp của cơ quan đơn vị là bộ phận giúp việc có tính chất tham mưu tổng hợp cho công tác quản lý của một cơ quan, doanh nghiệp là nơi giao tiếp chính thức, trụ sở làm việc của cơ quan, doanh nghiệp VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị một bộ phận tổ chức hành chánh, thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về hành chánh Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chánh trong một cơ quan đơn vị. Một đơn vị tổ chức làm việc hành chánh, chuyên môn. Nơi làm việc công văn giấy tờ, công hàm, văn thư… Văn phòng là một đơn vị tổ chức, có chức năng tham mưu tổng hợp và trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý của thủ trưởng. 456'7& ,%&-3#& .8 )* ! /  2 & 4 & # & 9 . :  4 ,  + 3#;8 <* =*> . + #!"+? , , +  .5@88'A= + ! B8 Tóm lại Lời n ói đ ầ u Lời n ói đ ầ u Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ ợc ợc một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu h đều có xu h ớng xây dựng cho mình những chiến l ớng xây dựng cho mình những chiến l ợc để phát triển thế mạnh so ợc để phát triển thế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh. với các đối thủ cạnh tranh. Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo những b đang tạo những b ớc tiến v ớc tiến v ợt bậc để đ ợt bậc để đ a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con ng thức nhu cầu công việc của con ng ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr ờng Cao đẳng Văn th ờng Cao đẳng Văn th L L u trữ TWI đã u trữ TWI đã mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh : Hành chính văn phòng, Th : Hành chính văn phòng, Th ký văn ký văn phòng. phòng. Nghề Th Nghề Th ký là đội ngũ của những ng ký là đội ngũ của những ng ời có trình độ chuyên môn, khả ời có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr ớc đây nghề Th ớc đây nghề Th ký ch ký ch a a đ đ ợc thực sự coi trọng và phát triển ng ợc thực sự coi trọng và phát triển ng ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Th nghề Th ký, điều đó gây ảnh h ký, điều đó gây ảnh h ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h ớng cổ phần ớng cổ phần hóa - t hóa - t nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th ký đã đ ký đã đ ợc coi trọng, ợc coi trọng, u u tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. Cũng nh Cũng nh các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan của học sinh chuyên ngành Th của học sinh chuyên ngành Th ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán bộ văn phòng tr cán bộ văn phòng tr ớc khi b ớc khi b ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ ợc bao gồm tất cả các công ợc bao gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Th việc từ quá trình khảo sát Lời mở đầu Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chớnh vỡ điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể khụng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cựng cỏc cụ, cỏc chỳ, anh chị phòng hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đó giỳp em hoàn thiện luận văn này. Bản thu hoạch thực tập được CHIA LÀM 4 PHẦN Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của công ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của công ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Công ty. 2. Công tác thư ký. 3. Công tác văn thư. 4. Công tác lưu trữ. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty. 1. Đánh giá chung về khâu công việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. Ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điểm. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Công ty thực tập. Phần I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118. - Nhiệm vụ chủ yếu của công ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính. 2.1Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và cỏc phũng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02. Sơ đồ tổ chức. Phó văn phòng Nhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính vũ THỊ• PHỤNG NGHIÊPVU NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Ket-noi.com kho sách miễn phí TS vu THỊ PHỤNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ ■ ■ VÂN PHÒNG (Iri lẩn thứ 4) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUÔC GIA HÀ NỘI • • Ket-noi.com kho sách miễn phí ■ NHÀ XUẤT IÌỎN ĐỌI HỌC QUỐC Gìn HÀ NỘI • • # 16 Hàng Chuối - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: (04) 9714896; (04) 9724770 Fax: (04) 9714899 E-mail: nxb@ vnu.edu.vn Chiu tr c h n h iệm x u ất : • • Giám đốc: PHÙNG Quốc BẢO Tổng biên tập: PHẠM THÀNH HƯNG B iên tậ p : ĐOÀN THỊ NGA Sửa b i tá i b ả n : BÙI THƯ TRANG T rinh bày b ia : NGUYÊN n g ọ c a n h NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG _ Mã số: 2K-10ĐH2006 In 1000 cuốn, khổ 14.5 X20.5 cm Xưởng in Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng Sô' xuất bản: 105 - 2006/CXB/183 - O8/0HQGHN, ngày 10/02/2006 Quyết định xuất số: 301 KH/XB In xong nộp lưu chiểu quý III năm 2006 MỤC LỤC ■ m T rang PHẦN THỨ NHẤT NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG L ự c , PHAM c h ấ t c ủ a NGƯỜI THƯ KÝ VÃN PHÒNG C hư ơng L N h iệm vụ vị tr í c ủ a người th ký v ă n p h ò n g õ I Khái niệm thư ký văn phòng .õ II Nhiệm vụ người thư ký văn phòng III Vị trí người thư ký văn phòng 14 C h n g II N hữ ng n ă n g lự c p h ẩ m c h ấ t củ a người th k ý v ăn p h ò n g 19 I Những lực cần thiết 19 II Những phẩm chất cần thiết người thư ký văn phòng 28 PHẦN THỨ HAI NHỪNG NGHIỆP VỤ c BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VÁN PHÒNG C hương ỈIL N ghiêp vụ c h u ẩ n bị cu n g cấp th ô n g tin ch o h o t động q u ản lý lã n h đ o 40 I Nhu cầu cung cấp thông tin 41 II Nghiệp vụ chuẩn bị thông t i n 42 III Cung cấp thông t i n 48 Ket-noi.com kho sách miễn phí Chương /V Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt đông quan người lãnh đ ạo 55 I Xây dựng chương trình, kê hoạẹh lịch làm việc cho quan cho ngưòi lãnh đạo 55 II Tổ chức họp, hội thảo lễ hội 63 III Tổ chức chuyên công tác cán quan người lãnh đ ạo 79 Chương V Nghiêp vụ giao tiếp hành 92 I Các hình thức giao tiếp 92 II Các nguyên tắc giao tiếp hành 95 III Các kỹ giao tiế p 106 IV Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể hoạt động ngưòi thư ký văn p h òn g 122 Chương VI Nghiêp vụ biên tập văn lưu trữ hồ sơ tài liệ u 145 I Biên tập soạn thảo văn b ả n 145 II Qúản lý lưu trữ tài liệu, văn b ả n 150 PHẦN THỨ BA QUAN HỆ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI LÃNH ĐẠO VÀ ĐỒNG NGHIỆP I .Quan hệ người thư ký văn phòng với ngưòi lãnh đ ạo 161 II Quan hệ ngưồi thư ký văn phòng vối đồng nghiệp 168 Kết Luận 173 PHẦN THỬ NHẤT NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG Lực, PHAM CHẤT CỦA NGƯỜI THƯ KỶ VĂN PHÒNG ■ I m ■ * C hương I NHIỆM vụ VÀ vị TRÍ CỦA NGƯÒI • * ■ THU KỸ VĂN PHÒNG I KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG * K h n iệm th k ý Thư ký (tiếng Anh Secretary) từ dùng phổ biến thê giới Việt Nam Tuy nhiên thực tế, từ thư ký dùng hiểu với nhiều nghĩa khác nhau: • Thứ n h ấ t Thư ký người giao,làm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín thủ tục hành văn phòng quan, tổ chức • Thứ h a i : Thư ký người giao việc ghi chép soạn thảo văn bản, giấy tờ quan trọng họp hay hội nghị (thư ký hội nghị, thư ký hội đồng khoa học) Ket-noi.com kho sách miễn phí T ba: Thư ký người đại diện giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày sô tổ chức đoàn thể (Tổng Thư ký Hội nhà văn) • T tư: Thư ký ngưòi giúp việc cho người lănh đạo cao nhâ't quan nhân vật cao cấp công việc vê giấy tờ, giao thiệp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày Cách hiểu tương đương vối từ thư ký riêng hay trợ lý (Vi' dụ: Thư ký riêng cho Bộ trưỏng, Thư ký riêng cho Giám đốc Trợ lý Viện trưởng ) Như vậy, thư ký ngưòi trợ lý, giúp việc, đồng thòi người đảm nhận công việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách địiih nghĩa khác nhau, dù vị trí công việc người thư ký luôn gắn liền với giấy to văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói cách khác công việc mang tính chất hành (theo nghĩa hẹp) Thư ký văn phòng B ất quan, tổ chức doanh nghiệp nào, muốn trì hoạt động phải có văn phòng phận để thực chức văn phòng Văn phòng hiểu phận phụ