NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI PPTx

giáo trình

LOGO

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

ThS Nguyễn Tăng Nghị Email: nguyentangnghi@gmail.com

MỤC TIÊU

Hiểu được văn phòng là gì

Nắm vững chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng.

Biết cách soạn thảo công văn, công hàm theo quy chuẩn.

Nắm vững kỹ năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng đối ngoại

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Khái niệm và phân loại

Chức năng nhiệm vụ Thư ký văn phòng

CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của thư ký văn phòng đối ngoại

CHƯƠNG IV: SOẠN THẢO CÔNG VĂN VÀ

Khái niệm công hàm

Hình thức chuẩn của một văn bản ngoại giao

nào đó

Nếu là cơ cấu tổ chức giúp việc thì văn phòng là một đơn vị công tác,

có nhiệm vụ phục

vụ các hoạt động của cơ quan, tổ

chức

lý của một cơ quan, doanh nghiệp

là nơi giao tiếp chính thức, trụ sở làm việc của cơ quan, doanh

nghiệp

vị tổ chức làm việc hành chánh, chuyên môn Nơi làm việc công văn giấy tờ, công hàm,

văn thư…

Văn phòng là một đơn vị tổ chức, có chức năng tham mưu tổng hợp và trực tiếp phục

vụ cho hoạt động quản lý của thủ trưởng

Trụ sở làm việc, điểm giao tiếp của cơ quan, tổ chức.

Bộ máy giúp việc có vai trò tham mưu mang tính tổng hợp và trực tiếp cho công tác quản lý.

Một bộ phận tổ chức thực hiện các công tác nghiệp vụ chuyên môn:

kế toán, kế hoạch, thông tin, tổ chức nhân sự… đặc biệt là công văn giấy tờ.

Tóm lại

Chức năng văn phòng

Chức năng

Quản lý và tham mưu cho thủ trưởng và cơ quan đơn vị về các văn bản giấy tờ, công văn đến đi…và các công tác hậu cần cho toàn cơ

quan đơn vị

Nhiệm vụ

Giúp thủ trưởng điều

hành cv chung Xây dựng chương trình, kế hoạch của cơ quan và báo cáo

Tổ chức giao ban và sắp

xếp lịch công tác tuần Thu nhập thông tin, xử lý,

xây dựng hệ thống thông tin

Nhiệm vụ

Cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng

nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành

của thủ trưởng cơ quan.

• Thẩm tra các đề án, quyết định….trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành.

• Giúp thủ trưởng cơ quan điều

hòa, phối hợp các đơn vị trong

cơ quan để thực hiện chương

trình công tác.

• Theo dõi tiến độ thực

hiện đề án; kiểm tra thủ tục chuẩn bị đề án; bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành.

Nhiệm vụ

Phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các

cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm

việc của lãnh đạo cơ quan; ghi biên bản các

cuộc họp, cuộc làm việc đó

Giúp Thủ trưởng cơ quan quản lý

tổ chức, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ và các đơn vị trực thuộc

Nguyên tắc làm việc theo chế độ chuyên viên

Các yếu tố ảnh hưởng đến CTVP

Yếu tố khác

Nhiệm vụ VPUBND CÁC CẤP

Theo dõi đôn đốc các cơ quan

chuyên môn của UBND, UBND cấp

dưới trong việc chuẩn bị các đề án,

tham gia góp ý kiến trong quá trình

xây dựng các đề án trình UBND

duyệt.

Tổ chức truyền đạt các quyết định của UBND tới các cấp, kiến nghị với UBND những biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực hiện các quyết định đó.

Nhiệm vụ VPUBND CÁC CẤP

Nhiệm vụ VPUBND CÁC CẤP

Tổ chức công tác đối nội và

công tác lưu trữ Tiếp dân tiếp nhận và tổ chức xử lý các yêu cầu về dịch vụ hành

Mục đích ý nghĩa các mô hình văn phòng

• Cơ quan tổ chức có hoạt động tốt và hiệu quả hay không phần lớn đều phụ thuộc vào văn phòng

• Văn phòng là một bộ phận quan trọng, nó vừa là

bộ mặt bên ngoài vừa là bộ phận hậu cần không thể thiếu trong các sự kiện được cơ quan đơn

• Vì thế việc bố trí sắp xếp văn phòng góp phần tạo sinh khí và thuận lợi để chạy trơn truôi hơn sẽ có một ý nghĩa rất lớn

Mô hình tổ chức văn phòng

có tính truyền thống

• Chuẩn mực về chức năng nhiệm vụ, mối quan

hệ tương tác giữa các thành viên trong việc tổ chức hoạt động trong văn phòng, phương tiện làm việc tương đối tốt.

• Tồn tại một cách cứng nhắc, hầu như không thay đổi kể từ khi ra đời đến lúc kết thúc.

• Đây là loại mô hình mang lại hiệu quả thấp, hao tốn nhiều tiền bạc đầu tư, tu bổ…

Mô hình tổ chức văn phòng mở

• Là một cuộc cách mạng so với mô hình văn phòng mang tính truyền thống, xuất hiện vào những năm 50 của thế kỷ XX

• Khái niệm mô hình văn phòng mở mới này bước đầu thay đổi một cách cơ bản và mang lại hiệu quả cao trong quản lý và điều hành văn phòng.

Mô hình tổ chức văn phòng mở

• Về không gian: Tạo ra một không gian làm việc chung, không có những ngăn cách cố định (các bức tường, phòng ốc) giữa các thành viên làm việc với nhau

• Môi trường làm việc và các điều kiện làm việc

là chung

• Ranh giới các thành viên trong khi làm việc là phạm vi bàn làm việc của các cá nhân

Mô hình tổ chức văn phòng mở

• Tiết kiệm rất lớn về cơ sở vật chất và trang thiết bị

• Hạn chế về mặt không gian riêng giữa các thành viên trong văn phòng

• Không có không gian riêng tư

• Về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động: linh hoạt, luôn có khả năng mở rộng hay thu hẹp theo yêu cầu của công việc của nhiệm vụ văn phòng được giao

Mô hình tổ chức không cố định

• Xuất hiện những năm 1980

• Không cố định về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức,

vị trí diện tích, nhân lực và trang thiết bị.

• Về cơ sở vật chất, văn phòng có thể thuê mướn phòng

ốc và trang thiết bị cần thiết ở vị trí thuận lợi cho hoạt động của cơ quan đơn vị

• Tiết kiệm được một khoảng đầu tư tài chánh có tính chất lâu dài và cố định không cần thiết

• Huy động (thuê mướn) lao động ở những vị trí không chủ chốt, có thể thuê mướn người có trình độ chuyên môn làm việc ngắn hạn, bán thời gian.

Mô hình văn phòng mở,

không giấy tờ

Mô hình văn phòng mở,

không giấy tờ

• Mang tính cách mạng nhất, ra đời từ những năm 1980.

• Ứng dụng triệt để các thành tựu khoa học và công nghệ số trong tất cả các lĩnh vực hoạt động nhằm mục đích nâng cao hiệu quả và hình thức lao động nghiệp vụ trong văn phòng.

Mô hình văn phòng mở,

không giấy tờ

• Đặc điểm thông qua các ứng dụng từ cách phần mềm ứng dụng công nghệ cao, enternet, email….để giải quyết công việc hằng ngày (không cần phải hiện diện để điểm danh hay có mặt để giải quyết).

Mô hình văn phòng mở,

không giấy tờ

• Là một mô hình tiên tiến, tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, không ô nhiễm môi trường, không tốn thời gian chi phí trong quá trình vận hành công việc.

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

1 Văn phòng-trụ sở cơ quan (tổ chức)

 là hình thức khá phổ biến hiện nay ở

những cơ quan quản lý nhà nước (Chính phủ, Bộ và UB ngang bộ, UBND các cấp), các doanh nghiệp nhà nước và dân doanh

có quy mô hoạt động lớn.

kế toán tài chính, thống kê, kế hoạch, …

 Phục vụ để đảm bảo cơ sở vật chất và trang

thiết bị cho hoạt động của văn phòng.

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

2 Phòng hành chánh-quản trị

Hình thức văn phòng này thường áp dụng trong

02 trường hợp: Tại các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ và vừa

 Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): Văn thư –

lưu trữ, lễ tân, quản trị, …

 Đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị cho các

hoạt động của văn phòng, thủ trưởng và của cơ quan.

 Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): Tổ chức nhân

sự, văn thư – lưu trữ, lễ tân, quản trị, …

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

3 Hành chính - Tổ chức nhân sự (Tổ chức - Hành chính)

Chức năng nhiệm vụ:

 Thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức bộ máy và

quản lý nhân sự, tổ chức quản lý văn bản đi và đến, thực hiện công tác lễ tân giao tiếp, tổ chức lập và thực hiện lịch công tác của thủ trưởng và

cơ quan, thu thập và cung cấp thông tin quản

lý, …

 Phục vụ và đảm bảo cơ sở vật chất và trang

thiết bị cho hoạt động của văn phòng, thủ trưởng và của cơ quan.

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

4 Phòng (bộ phận) Hành chính.

Thường được xác lập trong các Văn phòng hoặc cơ quan nhỏ (khi hoạt động quản trị được tách riêng thành một phòng tương đương phòng hành chính)

 Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): văn thư – lưu

trữ, lễ tân – giao tiếp của thủ trưởng và của cơ quan, …

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

4 Phòng (bộ phận) Hành chính.

 chức năng nhiệm vụ:

 Thực hiện các nghiệp vụ: tổ chức quản lý văn

bản đi và đến, thực hiện công tác lễ tân giao tiếp, tổ chức lập và thực hiện lịch công tác của thủ trưởng và cơ quan, thu thập và cung cấp thông tin quản lý, …

 Thực hiện tất các các hoạt động để đảm bảo

thực hiện thường xuyên, liên tục các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan (tổ chức) và pháp luật của nhà nước.

THƯ KÝ VĂN PHÒNG

là một chức danh thể hiện

yếu tố nghề nghiệp.

Là người làm việc

trong môi trường văn phòng

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng:

kế toán, thống kê, thông tin, văn thư, lễ tân….

Khái niệm:

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng:

kế toán, thống kê, thông tin, văn thư, lễ tân….

Là người có khả năng tốc ký, đánh máy thư tín,

là người điều hành công việc hằng ngày

của một tổ chức, cơ quan đoàn thể

Là thư ký ghi biên bản các cuộc họp

Thư ký thực hiện các chức năng chuyên môn: thư ký khoa (giáo vụ), thư ký báo chí, thư

 Thư ký riêng giữ chức năng giúp việc có tính chất sự vụ

cho một cán bộ lãnh đạo.

Trợ lý là người giúp việc trực tiếp có tính chất tham

mưu tổng hợp cho thủ trưởng chuyên sâu vào một

công việc hay một nhiệm vụ nào đó Trợ lý giúp việc

có tính chất tham mưu đồng thời tham gia xử lý công việc theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng.

Thư ký điều hành giúp thủ trưởng trong việc tổ chức quản lý và điều hành hoạt động để thực hiện nhiệm vụ theo nhóm (bộ phận) theo kế hoạt chung đã được hoạch định.

Phân biệt

sự khác

nhau

Chức năng TKVP

• Có chức năng khá rộng trong hoạt động chung của văn phòng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ văn phòng như:

Nhiệm vụ TKVP

Văn thư lưu trữ

ngoại giao Tham mưu

tổng hợp

Nhiệm vụ văn thư lưu trữ

2

Quản lý văn bản đi và đến;

đánh máy văn bản của cơ quan và thủ trưởng.

Nhiệm vụ lễ tân ngoại giao

Tổ chức đón tiếp khách đến đi, tổ chức hội thảo…

Nhiệm vụ tham mưu tổng hợp

• Tiếp nhận, thu thập và xử lý thông tin đồng thời hình thành các phương án giải quyết công việc

• Thực hiện những hoạt động nghiệp vụ mang tính trợ giúp cho hoạt động quản lý của cơ quan doanh nghiệp và thủ trưởng

Nhiệm vụ tham mưu tổng hợp

• Xử lý văn bản (giải quyết tổ chức thực hiện văn bản đi, đến)

• Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản theo yêu cầu của cơ quản, thủ trưởng.

• Nghiên cứu đề xuất các phương án giải quyết trong công việc của cơ quan đơn vị.

Nhiệm vụ quản trị

• Phục vụ, đáp ứng các điều kiện về vật chất và

trang thiết bị cho hoạt động của văn phòng và cả

cơ quan đơn vị

• Đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất, trang

thiết bị phục vụ các hoạt động của văn phòng: đảm

bảo về phòng ốc làm việc, các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, điện nước…

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng

• Chủ nhiệm giúp việc cho một cán bộ lãnh đạo.

• Chức năng giúp việc có tính chất sự vụ: mục đích

giúp thử trưởng giải quyết những công việc đơn giản, thuộc trách nhiệm của thủ trưởng.

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng

• Vì vậy, công việc của thư ký riêng sẽ được giải quyết hoặc chuẩn bị một cách chu đáo, đúng theo những yêu cầu và tiêu chuẩn của thủ trưởng

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng

• Thủ trưởng nếu không có thư ký riêng giúp việc sẽ phải

sử dụng từ 50 – 70% thời gian để giải quyết của mình.

• Thủ trưởng sẽ không thể nào đảm nhiệm vai trò của một quản trị viên cao cấp giành nhiều trí lực cho hoạt động hoạch định có tính chiến lược – yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của một cơ quan (tổ chức).

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký điều hành

Giúp thủ trưởng điều hành hoạt động – công tác quản

lý một nhóm, bộ phận

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong nhóm và trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo kết quả

THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

Khái niệm

Thành thạo ngoại ngữ

Có tư tưởng chính trị vững vàng

Soạn thảo văn bản

Xử lý văn bản đến và đi

Giao tiếp qua điện thoại, fax, email

Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Lập chương trình công tác cho cơ quan và thủ trưởng

Nhiệm

vụ

Tổ chức các chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộLập hồ sơ quản lý, lưu trữ.

Tiếp khách

Tổ chức hội nghị hội thảo ( họp báo)

Nhiệm

vụ

Đón tiếp và tiễn khách nước ngoài

Chuẩn bị nơi ăn ở, đi lại

Tìm hiểu phong tục của đoàn

Bài phát biểu

Nhiệm vụ Thư ký văn phòng

Tổ chức chiêu đãi

Nội dung chuyện trò

Sắp xếp bàn tiệc (sơ đồ bàn tiệc)

Chuẩn bị cho thủ trưởng, cán bộ đi công tác

Nội dung làm việc Tặng phẩm Bài phát biểu

Hộ chiếu

visa Vé máy bay nơi làm việc Liên hệ

Chuẩn bị cho thủ trưởng, cán bộ đi công tác

Tặng phẩm Bài phát biểu

Nghiên cứu lễ tân ngoại giao của nước sở tại

Thủ tục đón, tiễn, tiếp, chiêu đãi, đặt vòng hoa…

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

Ngoại ngữ

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

Nắm luật ngoại giao và lãnh sự

Luật ngoại giao, lãnh sự là những chuẩn mực

và quy định ghi rõ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cũng như những đặc quyền.

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

Kiến thức lễ tân ngoại giao

Là những nguyên tắc của

luật quốc tế và được kết

hợp một cách hài hòa với

luật và phong tục tập

quán của nước sở tại

Không phải luật nhưng nó được xem một luật và các nước tham gia đều phải tuân thủ một cách nghiêm túc

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết

và chủ động giao trong giao tiếp,

Tận dụng các

cơ hội để mở rộng giao tiếp nhằm tạo thuận lợi và

dễ dàng cho công việc.

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết

Thư ký đối ngoại phải biết kiềm chế khi cần thiết

Cở mỡ, tế nhị

• Giữ bí mật theo đúng quy định của nhà nước và nội dung của cơ quan đơn vị

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

Cận thận, chu đáo tỉ mĩ trong công việc

• Người tiếp nhận thông tin đầu tiên và đề xuất tham mưu nên phải rất cẩn thận

• Phải nghiên cứu đọc kỹ thông tin có liên quan một cách tỉ mĩ trước khi trình lãnh đạo

Năng lực phẩm chất, năng lực và

yêu cầu của TKVPĐN

• Cận thận, chu đáo tỉ mĩ trong công việc

• Soạn thảo, Quản lý và xử lý văn bản (đến, đi)

• Biết cách giao tiếp qua điện thoại, fax, email…

• Lên lịch, tiếp đón khách

• Lập file hồ sơ và tra cứu hồ sơ

• Tổ chức hội nghị, hội thảo

• lịch công tác cho lãnh đạo và cơ quan

Phương pháp phân chia.

Công tác chuẩn bị (cuối buổi chiều hôm trước) :

• Rà soát đánh giá rút kinh nghiệm, hoàn tất hồ sơ, công văn giấy tờ liên quan -> lưu

• Công việc chưa thực hiện ,chưa hoàn tất: đưa vào lịch cho ngày hôm sau.

• Kiểm tra, sắp xếp lại toàn bộ công văn giấy tờ, hồ

sơ vào tủ.

Phương pháp phân chia.

Công tác chuẩn bị (cuối buổi chiều hôm trước) :

• Báo cáo kết quả thực hiện công việc được giao trong

ngày với lãnh đạo

• Lập lịch công tác cho ngày hôm sau (có kết hợp với lịch

cơ quan, phòng)

• Quan hệ hay thông báo với các bộ phận khác có liên

quan đến việc thực hiện nhiệm vụ ngày hôm sau cần

chuẩn bị trước (nếu cần)