Đề cương môn học Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại (Administrative & Secretarial skills)

Môn học cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư ký văn phòng nói chung và thư ký văn phòng đối ngoại nói riêng. Nghiệp vụ thư ý văn phòng đối ngoại là môn học thiên về kỹ năng và nghiệp vụ. Nội dung bài học được thiết kế nhằm giúp sinh viên nắm được những nguyên tắc, nội dung, nghiệp vụ, kỹ năng của một người thư ký văn phòng nói chung, đồng thời nâng cao và hoàn thiện những kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn phòng trong các cơ quan đại diện ngoại giao nói riêng.

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN KHOA QUAN HỆ QUỐC TẾ Đề cương môn học NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) I THƠNG TIN CHUNG Tên mơn học: Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại (Administrative and Secretarial Skills) Số tín chỉ: 02 (1 tín lý thuyết – tín thực hành) Trình độ: Năm Ngôn ngư sử dụng: tiếng Anh & tiếng Việt Điều kiện tiên quyết: Đã kết thúc môn đại cương mơn học sở ngành II THƠNG TIN GIẢNG VIÊN 2.1 Giảng viên phụ trách môn học 1: ThS Trần Thanh Huyền NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) Email: tranthanhhuyenir@gmail.com Điện thoại: 01227.798.999 Giờ tiếp sinh viên: theo lịch hẹn 2.2 Trợ giảng: ThS Nguyễn Phương Quỳnh Email: quynh.nguyen2688@gmail.com Điện thoại: 0906.58.53.57 Giờ tiếp sinh viên: theo lịch hẹn III MƠ TẢ MƠN HỌC - Mơn học cung cấp cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ thư ký văn phịng nói chung thư ký văn phịng đối ngoại nói riêng - Nghiệp vụ thư ý văn phịng đối ngoại mơn học thiên kỹ nghiệp vụ Nội dung học thiết kế nhằm giúp sinh viên nắm nguyên tắc, nội dung, nghiệp vụ, kỹ người thư ký văn phịng nói chung, đồng thời nâng cao hoàn thiện kỹ người làm cơng tác văn phịng quan đại diện ngoại giao nói riêng IV CHUẨN ĐẦU RA MƠN HỌC 4.1 Nhận thức - Biết khái quát hóa (generalize) kiến thức nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại để áp dụng thực tiễn - Có khả liên hệ (relate) kiến thức học để vận dụng vào cơng việc có liên quan - Dự đốn, dự báo (predict) tình xảy NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) 4.2 Kỹ - Có kỹ thao tác thục theo hướng dẫn (manipulate with guidance) - Có kỹ trả lời chuẩn xác linh hoạt (Respond) - Thực chuyên nghiệp (conduct, executive) kỹ học 4.3 Thái độ - Có trách nhiệm với cơng việc giao (Assume responsibility) - Có khả ứng xử phù hợp tình (Behave responsibility) - Có khả trợ giúp, hợp tác (Assist, Help) với đối tượng để đạt mục tiêu V TỔ CHỨC LỚP HỌC & YÊU CẦU ĐỐI VỚI SINH VIÊN Tổ chức lớp học: - Trong học kỳ này, buổi học tổ chức vào sáng thứ & thứ hàng tuần, từ 22/02 đến ngày 28/03/2016 15 tiết thực hành thực tế tổ chức lớp học lồng ghép tập nhà sinh viên - Sinh viên có mặt sau điểm danh coi vắng mặt không phép Sinh viên phải tham dự 80% số tiết học, khơng bị đánh rớt khỏi môn học - Do môn học mang tính thực hành cao tất tập tích lũy lớp nhà chấm điểm Với tập nhà có thời gian nộp chi tiết khơng có ngoại lệ cho trường hợp nộp trễ hạn Sinh viên trang bị ý thức sử dụng thiết bị điện tử không gian công cộng lớp học có yêu cầu cụ thể cho buổi học Việc sử dụng điện thoại di động, laptop thiết bị điện tử khác thơng báo có u cầu NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) - Không chấp nhận việc ăn uống, xả rác hành vi cư xử thiếu văn hóa học Sinh viên cần tuân thủ đầy đủ quy định nhà trường, quy định đeo thẻ sinh viên, trang phục đồng phục khóa - Giảng viên bảo lưu quyền từ chối sinh viên vào lớp học Yêu cầu sinh viên: - Sinh viên cần đăng ký thành viên email lớp Nội dung môn học, điểm số, đọc bắt buộc, tài liệu tham khảo yêu cầu khác giảng viên cập nhật email Sinh viên cần kiểm tra email lớp thường xuyên để cập nhật thông tin, nắm công việc cần thiết phải chuẩn bị đồng thời có trách nhiệm in đem tài liệu yêu cầu tới lớp - Giảng viên cung cấp tài liệu tham khảo, đọc bắt buộc đề cương chi tiết – sinh viên có nghĩa vụ hồn tất đọc trước đến lớp, tham dự đầy đủ buổi học hoàn thành tập giao Sinh viên cần có trách nhiệm tự ý thức với việc hồn thiện thân q trình giao tiếp Quy định môn học Chuyên cần - Lớp học điểm danh ngẫu nhiên Sinh viên phải tham dự 80% số tiết học Bài tập nhà tính vào điểm chun cần Trong trường hợp vắng mặt, sinh viên có trách nhiệm thu thập thông tin giảng, tập, yêu cầu khác đưa học Đi trễ sau phút bị tính vắng mặt Bài tập nhà - Sinh viên giao tập nhà sau buổi học Sinh viên có trách nhiệm thực đọc/bài tập giao; giảng viên không thiết phải nhắc nhở Tham gia phát biểu - Đây khóa học dựa ý kiến thảo luận sinh viên, nên tham gia phát biểu cần thiết Phần lớn buổi học, sinh viên làm NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) việc nhóm với tập miêu tả tình thực tế thảo luận tài liệu Sinh viên nhận điểm cộng phát biểu tốt tích cực tham gia xây dựng học Các quy định khác - Sinh viên bị phát đạo văn nhận (không) điểm cho tập thi, khơng làm lại Trong trường hợp nghiêm trọng, sinh viên bị đánh rớt mơn học chịu hình thức kỷ luật khác nhà trường Điện thoại phải chuyển sang chế độ rung tắt buổi học - Nếu cần tư vấn, sinh viên liên hệ trực tiếp với giảng viên VI CHÍNH SÁCH MƠN HỌC VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ - Điểm cho môn học tính sau: + Trắc nghiệm = Điểm Giữa kỳ (30%) + Bài tập nhóm + Thi kết thúc mơn học = Điểm Cuối kỳ (70% - tùy vào tình hình lớp học giảng viên yêu cầu cụ thể chi tiết trình giảng dạy) VII VỀ VẤN ĐỀ ĐẠO ĐỨC KHOA HỌC Khoa QHQT – Trường ĐHKHXH&NV đề cao tiêu chuẩn đạo đức khoa học Giảng viên môn học kiểm tra việc sinh viên vi phạm quy chế thi gian lận, đạo văn làm Trong mơn học này, giảng viên không chấp nhận vi phạm đạo đức khoa học hình thức Khi sinh viên ký vào cam kết (ở bìa tập, luận đề cương), sinh viên cần lưu ý kỹ phương pháp làm nghiên cứu, trích dẫn nguồn cách viết luận Nếu có thắc mắc đạo đức khoa học, sinh viên trao đổi với giảng viên trợ giảng để biết số ví dụ cụ thể gian lận thi cử, cố tình đạo văn vơ ý đạo văn,… Sinh viên mơn học gian lận kì kiểm tra hay đạo văn hay sử dụng luận cho nhiều lớp học bị đánh rớt NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) VIII TÀI LIỆU THAM KHẢO - Mai Thị Phịng, Nguyễn Đình Sơn, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại, Học viện Ngoại giao, Hà Nội 2005 (Giáo trình bắt buộc) - Vũ Thị Phụng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Trẻ 2000 IX KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY BUỔI Buổi (22/02) Hoạt động Nội dung Nhập môn  Giới thiệu đề cương môn học, tài liệu môn học  Mối liên hệ SV học ngành Quan hệ quốc Giảng viên giảng lý thuyết Sinh viên thảo luận Yêu cầu Bài tập nhà sinh viên SV đọc giáo trình trang 11 - 22 SV mang theo laptop Bài tập lớp: Theo bạn, tố chất cần có Thư ký văn phịng gì? Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định tế học mơn Nghiệp vụ thư ký văn phịng  Vai trị tầm quan trọng mơn nghiệp vụ thư ký văn phịng đối ngoại cơng việc tương lai sinh viên khoa Quan hệ quốc tế Buổi (24/02) Nội dung 1: Thư ký văn phòng   Khái niệm thư ký văn phòng Vai trò, chức năng, nhiệm vụ thư ký văn phòng: Văn thư lưu trữ, Nghiệp vụ ngoại giao, Tham mưu tổng hợp Quản trị thiết bị Giảng viên giảng lý thuyết Sinh viên thảo luận để nắm được: - Hiểu rõ nơi làm việc - Hiểu rõ tính chất công việc Hiểu rõ nhiệm vụ cần làm SV đọc giáo trình trang 24 135 Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định Bài trắc nghiệm số 01 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) Buổi (29/02) Nội dung 2: Kỹ cần có Thư ký Văn phịng Sinh viên chia nhóm cho Bài thực hành (giảng viên cho bốc thăm) SV đọc giáo trình trang 24 – 135 Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy SV thực hành tập cho kỹ năng: - Kỹ lắng nghe + truyền đạt thông tin Sinh viên đem theo laptop, định Buổi (02/03) Nội dung 2: Kỹ cần có Thư ký Văn phịng (tt) bút viết, sổ tay Kỹ giao tiếp qua điện thoại Sinh viên chia nhóm cho Bài thực hành SV đọc giáo trình trang 24 – Sinh viên đọc trước (giảng viên cho bốc thăm) 135 Bài đọc theo quy SV thực hành tập cho kỹ năng: - Tốc ký ghi tay + đánh máy văn Sinh viên đem theo laptop, bút viết, sổ tay định - Các loại ghi họp Bài tập nhóm chuẩn bị cho buổi: Cách tiếp đón đồn khách từ nước khác Buổi (07/3) Buổi (09/3) Nội dung 3: Thư ký văn phòng đối ngoại  Khái niệm  Nhiệm vụ: Soạn thảo văn Xử lý văn đến đi; giao tiếp quan điện thoại, fax, email Công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ lập chương trình cơng tác trung dài hạn cho quan, thử trưởng Tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng quan Lập hồ sơ quản lý; tiếp đón tiễn khách Tổ chức hội nghị hội thảo… Nội dung 3: Thư ký văn phòng đối ngoại (tt)  Khái niệm  Nhiệm vụ: Soạn thảo văn Xử lý văn đến đi; giao tiếp quan điện SV thực hành tập cho kỹ năng: - Sắp xếp lịch trình cơng việc - Các bước tổ chức chuyến cơng SV đọc giáo trình trang 140 – 171 Sinh viên mang theo laptop tác cho thủ trưởng quan - Quy trình tổ chức họp, hội thảo Bài tập tình huống: Sinh viên chia theo nhóm lập giả định tình văn phịng đối ngoại với cơng việc giao cho người thư ký thực NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS) Buổi (14/03) Buổi (16/03) thoại, fax, email Công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ lập chương trình cơng tác trung dài hạn cho quan, thử trưởng Tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng quan Lập hồ sơ quản lý; tiếp đón tiễn khách Tổ chức hội nghị hội thảo… Nội dung 3: Thư ký văn phòng đối ngoại (tt)  Khái niệm  Nhiệm vụ: Soạn thảo văn Xử lý văn đến đi; giao tiếp quan điện thoại, fax, email Công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ lập chương trình cơng tác trung dài hạn cho quan, thử trưởng Tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng quan Lập hồ sơ quản lý; tiếp đón tiễn khách Tổ chức hội nghị hội thảo… Nội dung 4: Phân biệt Thư ký Văn phòng Thư ký Văn phòng đối ngoại  Phân loại thư ký: Thư ký văn phòng Thư ký hội đồng khoa học Thư ký riêng thư ký (Tổng thư ký tổ chức trị xã hội) Sinh viên thực hành tập theo Nhóm đưa đón đồn khách nước ngồi Giảng viên giảng lý thuyết Sinh viên thảo luận để nắm khác Sinh viên đem theo đồ dùng, thiết bị để lập giả định cho tình lựa chọn Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy SV đọc giáo trình trang 140 171 Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy biệt thư ký văn phịng đối ngoại thư ký nói chung định định Bài trắc nghiệm số 02  Buổi (21/03) Năng lực, phẩm chất yêu cầu thư ký văn phòng đối ngoại Nội dung 5: Cách thức soạn thảo công văn, công hàm (1)  Khái niệm công văn  Ý nghĩa quy chuẩn công văn hành Việt Nam Sinh viên thực hành soạn thảo công văn hành chánh theo nội dung hướng dẫn thông tư số 01 + email cơng việc SV đọc giáo trình trang 171 – Sinh viên đọc trước 324 Bài đọc theo quy định Sinh viên mang theo laptop Sinh viên bốc thăm NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & 2014-2015 SECRETARIAL SKILLS)   Buổi 10 (23/3) Buổi 11 (28/3) Buổi 12 (30/3) chia nhóm nhiệm vụ cho Buổi 11 Cách thức soạn thảo văn Thực hành soạn thảo Nội dung 5: Cách thức soạn thảo công văn, công hàm (2)  Khái niệm công hàm  Phân loại  Mục đích ý nghĩa cơng hàm  Hình thức cơng hàm ngoại giao  Thực hành soạn thảo công hàm ngoại giao Tổng kết – Ơn tập Sinh viên thực hành soạn thảo cơng hàm tiếng Anh + tiếng Việt SV đọc giáo trình trang 171 – 324 Sinh viên mang theo laptop Giả lập hoạt động 01 Văn phòng đối ngoại (cả lớp, chia nhóm thực vai trò khác – bốc thăm) sử dụng tiếng Anh với mục đích ơn tập lại nội dung mơn học Bài trắc nghiệm 03 Sinh viên đem theo đồ dùng, thiết bị để lập giả định cho tình văn phịng Sinh viên mang theo laptop Thi cuối kỳ ... TẢ MÔN HỌC - Môn học cung cấp cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ thư ký văn phịng nói chung thư ký văn phịng đối ngoại nói riêng - Nghiệp vụ thư ý văn phòng đối ngoại môn học thiên kỹ nghiệp vụ. .. thảo… Nội dung 4: Phân biệt Thư ký Văn phòng Thư ký Văn phòng đối ngoại  Phân loại thư ký: Thư ký văn phòng Thư ký hội đồng khoa học Thư ký riêng thư ký (Tổng thư ký tổ chức trị xã hội) Sinh... hệ quốc tế Buổi (24/02) Nội dung 1: Thư ký văn phòng   Khái niệm thư ký văn phòng Vai trò, chức năng, nhiệm vụ thư ký văn phòng: Văn thư lưu trữ, Nghiệp vụ ngoại giao, Tham mưu tổng hợp Quản