Hội họp và thuyết trình làm thế nào để đạt kết quả như mong muốn howard senter; business edge biên soạn

THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NHA TRANG Đ r 658 S203 H lệl HQPVÀTHUYẾTTRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ MONG MUỐN? THU VIEN DH NHA TRANG 10ÕOO 18 7? 1000018777 BỘ SÁCH TĂNG HIỆU QUÀ LÀM VIỆC CÁ NHÂN HỌC Đẩ THÀNH CÔNG I HỌC Đẩ GIÀU HỘI HỌP M THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ MONG MUỐN? Bộ SÁCH TĂNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CÁ NHÂN NHÀ XUẤT BẢN TRỀ Mục Lục Giới thiệu cuôn sách i Cuốn sách cần thiết cho ai? i Giới thiệu chung i Mục tiêu sách ii Tơi tìm từ sách? ii Phương pháp học iv Hãy đặt mục tiêu học cho mình! vi Phẩn A Làm để hội họp có hiệu quả? 1 Dan nhập Tại phải họp? Tổ chức họp Các vai trị họp 22 Sử dụng cơng cụ hỗ ỪỢ 33 Tóm tắt 46 Suy ngẫm 48 Phẩn B Để thuyết trình thành cơng 49 Dan nhập 49 Đối phó với hồi hộp 50 Tăng cường tự tin 56 Phác thảo nói 58 Hãy diễn đạt từ ghi bạn 63 Các phương tiện hỗ trợ trực quan 68 Diễn tập thuyết trình 70 Tóm tắt 80 Suy ngẫm 82 Đánh giá kết Bài kiểm tra nhanh Bài tập tình Hãy tóm lược suy ngẫm 83 83 86 87 Tóm lược suy ngẫm 87 K ế hoạch hành động 90 Đáp án tập tự đánh giá 93 Đáp án kiểm tra nhanh 95 Đáp án tập tình 98 Phụ lục 101 Cuồn sách cãn thiêt cho aí? Nằm sách Phát triển lực làm việc cá nhân, sách thiết kế dành riêng cho: ■ chủ doanh nghiệp ■ Cuốn sách cần thiết cho ai? ■ Giới thiệu chung ■ Mục tiêu sách ■ Tôi tìm từ sách? ■ Phương pháp học ■ Hãy đặt mục tiêu học cho mình! ■ nhà quán lý doanh nghiệp vừa nhỏ với mục đích trang bị cho họ cơng cụ kiến thức quản lý Tuy nhiên, nhân viên làm việc doanh nghiệp vừa nhỏ sinh viên nghiên cứu lĩnh vực quản trị tham khảo sách giúp bạn có nhìn tổng thể vấn đề quản lý Cuốn sách hữu ích bạn muốn tìm hiểu cách thức để đạt kết cao hội họp thuyết trình Bạn rút nhiều điều bổ ích việc gây ảnh hưởng đến người khác thông qua việc truyền đạt xử lý thông tin cách thức doanh nghiệp Giới thiệu chung Hội họp thuyết trình hoạt động diễn thường xuyên môi trường công việc lẽ kênh trao đổi thơng tin thức việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu tổ chức, điều khiển tham gia họp hiệu bạn nắm bắt thông tin xử lý công việc suôn sẻ Nếu trình bày vấn đề cách thuyết phục, bạn chuyển tải thông điệp trọn vẹn gây tác động đến người nghe ý muốn Thông qua đó, bạn tăng cường uy tín Giới thiệu sách cá nhân khả gây ảnh hưởng đến người khác Trong số doanh nghiệp, lực cá nhân đánh giá qua họp hay dịp thuyết trình trước đám đơng Vì vậy, hồn thiện tốt kỹ hội họp thuyết trình, bạn có hội thể tốt mắt thuộc cấp, đồng nghiệp cấp Cuốn sách giúp bạn tìm hiểu kỹ hội họp thuyết trình cách có hiệu bối cảnh cơng việc Trong phần A, thảo luận kỹ để tổ chức điều khiển họp bao gồm cách thức chuẩn bị cho họp, vai trò họp, kỹ thuật để kiểm sốt họp sơ" cơng cụ giúp dẫn dắt thảo luận họp Phần B tập trung vào kỹ thuật thuyết trình Bạn nghiên cứu nguyên nhân cách thức vượt qua vấn đề tâm lý thuyết trình, bước để phác thảo thuyết trình, phương pháp luyện tập kỹ thuật để thuyết trình cách hiệu Mục tiêu sách Sau học xong sách, bạn có khả tốt để: ■ Mô tả cách thức tổ chức điều khiển họp; ■ Mô tả cách thức để chuẩn bị đóng góp ý kiến có hiệu họp; ■ Giải thích bước để phác thảo luyện tập cho thuyết trình Tơi tìm từ cn sách? Cuốn sách chia thành nhiều phần tập trung vào chủ đề cụ thể liên quan đến mục tiêu sách Trong phần, bạn tìm thấy: ■ lý thuyết bao gồm nội dung chi tiết, giải thích ví dụ khái niệm chủ yếu; ■ thực hành đan xen vào nội dung nhằm giúp bạn chủ động suy nghĩ khái niệm vân đề thảo luận; ■ tậ p tự đánh giá nhằm giúp bạn đánh giá kiến thức mà bạn tiếp thu từ phần sách; 11 Giới thiệu sách ■ tóm tắt điểm quan trọng nội dung phần; ■ hội để bạn suy ngẫm điều tâm đắc phần sách, từ xây dựng kế hoạch hành động cho công việc bạn Ngồi ra, bạn tìm thấy phần cuối sách: ■ kiểm tra nhanh để kiểm tra hiểu biết bạn khái niệm sách; ■ tập tình cho phép áp dụng kiến thức kỹ bạn vào việc phân tích tình cụ thể; ■ hội để suy ngẫm đánh giá mức độ đạt mục tiêu học tập bạn sách; ■ k ế hoạch hành động nhằm áp dụng kiến thức sách vào thực tiễn công việc bạn; ■ đáp án tham khảo cho tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh tập tình ■ phụ lục giới thiệu số phương tiện trực quan Để giúp bạn tiện theo dõi nội dung sách, biểu tượng sau sử dụng: Hãy tập trung nỗ lực làm tập thực hành, kiểm tra nhanh tập tình huống. Hãy tự đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức bạn sau phần học Hãy ghi nhớ nội dung phần học Sau phần học, bạn dành phút ngẫm nghĩ điều bạn tâm đắc muôn áp dụng Hãy lưu ý iii Giới thiệu sách Phương pháp học 5.1 Tôi nên học đâu? Bất nơi nào! Cuốn sách thiết kế đặc biệt theo phương pháp tự học, bạn nghiên cứu sách nơi Tuy nhiên để đạt hiệu cao nhất, bạn nên tập trung, tránh bị phân tâm yếu tố xung quanh 5.2 Tôi nên học nào? Bất lúc nào! Mỗi người có thời gian thích hợp riêng để nghiên cứu sách cách hiệu Tô't bạn nên lập k ế hoạch trước dành khoảng thời gian định để học sách Bạn đừng bỏ qua thực hành phần, chúng giúp bạn củng c ố lại kiến thức vừa học dẫn dắt bạn sang nội dung Cũng không nên lo lắng bạn thời gian cho thực hành lâu so với thời gian dự kiến Hãy nghiên cứu sách theo khả tiếp thu bạn 5.3 Tôi nên học nào? Bất cách nào! Cuốn sách thiết kế để tự học thời gian 10 tiếng, khơng có nghĩa bạn phải cố gắng dành 10 tiếng liên tục để hoàn thành sách Tốt bạn nên bắt đầu thời gian biểu đặn, ví dụ lần học tiếng Học đặn cổ kết tốt nhiều so với học dồn thời gian dài Tuy nhiên, bạn không nên kéo dài thời gian học sách, không bạn cảm thấy chán nản Cuốn sách dẫn dắt bạn qua hoạt động học tập sau: học, đọc, ghi chép, làm thực hành, tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh, tập tình huống, phần tóm lược suy ngẫm Sau phần học, bạn dừng lại phút trang suy ngẫm để điểm lại điều bạn cảm thấy tâm đắc dự định mà bạn muốn áp dụng vào thực tiễn công việc Điều giúp bạn bước xây dựng K ế hoạch Hành động sau nghiên cứu xong sách IV Giới thiệu cuồn sách Hãy thảo luận ý tưởng kinh nghiệm thực tế với đồng nghiệp cộng bạn Điều giúp bạn nâng cao hiểu biết khắc sâu bạn học Nên tìm người học để giúp bạn trì tinh thần học tập kết thúc sách Khi hoàn thành tất phần suy ngẫm, bắt tay vào xây dựng K ế hoạch Hành động Đây hội để bạn áp dụng lý thuyết vào thực tiễn tạo thay đổi nơi làm việc bạn! Nếu cần thiết, bạn trao đổi với đồng nghiệp cộng để xây dựng kế hoạch hành động Hãy cụ thể hoá kế hoạch hành động thành bước định lượng thời gian hoàn thành cho bước Lưu ý kế hoạch hành động công cụ hướng dẫn linh hoạt, khuôn khổ cứng nhắc Hãy treo kế hoạch hành động nơi làm việc bạn, thường xuyên kiểm tra lại điều chỉnh thấy cần thiết 5.4 Ai giúp tơi? Bất người nào! Bạn tìm giúp đỡ từ râ't nhiều người: ■ Chính thân bạn Khi gặp phải vân đề chưa hiểu, cố gắng đọc lại Đừng bỏ Nếu bạn chưa hiểu, tạm ngưng, thư giãn đọc lại lần ■ Gia đình, bạn bè đồng nghiệp Ngay họ không hiểu chủ đề mà bạn trao đổi trình thảo luận câu trả lời lại loé lên đầu bạn ■ Dịch vụ hỗ trỢ Một sô" tổ chức đào tạo giáo dục giúp bạn tiếp cận với nhà chuyên môn để giải đáp câu hỏi vấn đề vướng mắc Bạn liên hệ với Business Edge để biết thông tin dịch vụ (xem địa liên lạc Business Edge bìa sách) 5.5 Việc học tồi đánh nào? N ếu bạn nghiên cứu sách cách độc lập, thực hành, tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh kế hoạch hành động giúp bạn tự đánh giá tiến Các tập thường khơng có câu trả lời xác Đáp án cho tập mang tính tham khảo hướng dẫn, câu trả lời bạn khơng hồn tồn giống đáp án V Giới thiệu sách Hãy đặt mục tiêu học cho mình! Nào bây giờ, bạn dành phút suy nghĩ viết mục tiêu đọc sách Các kết qụả mà muôn đạt cho thân là: (ví dụ: Tơi mn nắm bắt bước để tổ chức họp hiệu quả) Các kết mà muốn đạt cho doanh nghiệp là: dụ: Tôi xác định cách thức để làm cho nhân viên đóng góp nhiều vào họp) ( ví' Chúc bạn thành cơng! Chúng tơi hy vọng bạn thích sách Dù bạn học đâu, học lúc nào, học với ai, học cách nào, bạn khám phá gặt hái điều mẻ bổ ích Chúc bạn thành công theo phương thức học linh hoạt VI Hãy tóm lược suy ngẫm Lập kế hoạch, chuẩn bị, thực tập kỹ lưỡng giúp bạn tự tin nhờ cải thiện cách trình bày bạn Người ta thường khơng giỏi lắng nghe, kỹ thuật kỹ thuyết trình quan trọng Lời khuyên giống lời khuyên cho việc trao đổi thông tin là: ■ phát biểu ngắn gọn đơn giản; ■ rú t ngắn lại: bốn năm điểm đủ cho thuyết trình 15 phút; ■ chậm lại: cử tọa bạn người - họ khơng thể tiếp thu bạn nói q nhanh; ■ tập trung: khai thác ý mà bạn muốn trình bày; ■ tổ chức: trình bày nội dung bạn theo trật tự hợp lý để chúng có ý nghĩa; ■ kiểm tra : bảo đảm nội dung mà bạn trình bày cử tọa hiểu thấu đáo trước chuyển sang nội dung khác; kiểm tra lại lần kết thúc; ■ lặp lại: lặp lại điểm sau tóm tắt lại tất kết thúc Tất điều vừa nói tạo khác biệt cho thuyết trình tới bạn? Bây bạn xem lại mục tiêu học mà bạn tự đặt cho đầu sách Bạn tự đánh giá xem mục tiêu đạt mức độ nào? 89 Hãy tóm lược suy ngẫm Có lẽ bạn phần thỏa mãn với mục tiêu nắm bắt kiên thức, mục tiêu mang tính chất hành động sao? Phần giúp bạn áp dụng kiến thức mà bạn gặt hái vào thực tiễn công việc Kế hoạch hành động 2.1 Kế hoạch hành động gì? K ế hoạch hành động cơng cụ giúp bạn áp dụng rút từ sách vào thực tế công việc 2.2 Làm để lập kế hoạch hành động? Đây lúc bạn xem lại ghi chép trang Suy ngẫm sau phần sách câu trả lời mục Tóm lược suy ngẫm Trước tiên, xác định mục tiêu mà bạn mong mn đạt gì? Đ ể đạt mục tiêu này, bạn gặp phải vân đề nào? Hãy liệt kê chúng Sau phân tích xem để giải vấn đề, bạn cần thực hành động gì, với nguồn lực nào, thời gian bao lâu? Hãy đảm bảo kế hoạch hành động bạn đặt cho mục tiêu đáp ứng tiêu chí sau: ■ cụ thể; ■ đo lường được; ■ đạt được; ■ có tính phù hợp (với mục đích mục tiêu chung doanh nghiệp); n thời hạn hợp lý Ví dụ: Mục tiêu không rõ ràng: Luyện tập kỹ lưỡng để thuyết trình tốt Mục tiêu rõ ràng: 90 Áp dụng bước luyện tập diễn tập để trình bày nói sản phẩm cơng ty vòng 15 phút vào chiều thứ Sáu tuần tới Hãy tóm lược suy ngẫm Để đảm bảo tính khả thi, kế hoạch hành động, bạn nên đề xuất mục tiêu cần đạt không ba vấn đề cần thiết phải giải khoảng thời gian định 2.3 Làm với kế hoạch hành động? Khi lập xong kế hoạch hành động, bạn nên bắt tay vào việc thực Đừng để điều trì hỗn bạn! Trong q trình thực hiện, có yếu tơ" ảnh hưởng đến dự kiến bạn Bạn phân tích kỹ lưỡng ảnh hưởng trường hợp cần thiết, bạn đừng e ngại phải thay đổi sơ' dự kiến kế hoạch hành động Nhưng lưu ý cuối bạn phải đạt mục tiêu đặt K ế hoạch hành động dành cho bạn Trừ bạn yêu cầu, không đánh giá, châm điểm xem xét kế hoạch bạn Hãy treo kế hoạch hành động nơi làm việc bắt tay thực ngay! Bạn nên xem xét lại kế hoạch theo định kỳ (có thể hàng tháng) điều chỉnh kế hoạch cần thiết Hãy xem lại: ■ phát huy tác dụng? ■ cần cải tiến? ■ làm để thực cải tiến đó? Khi thực xong kế hoạch hành động, bạn đừng nên vội vàng cất vào ngăn bàn Bạn nên dành chút thời gian để đánh giá việc thực kế hoạch hành động so sánh xem kết mà bạn đạt có mong muốn hay khơng Điều giúp bạn tích lũy kinh nghiệm để thực thành công kế hoạch hành động tương lai Đừng quên ghi nhận tiến mà bạn đạt Hãy ăn mừng thành cơng mình! 91 KẺ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Mục tiêu mà muốn đạt đưực là: Những vấn đề cần giải Kết thực t ế Những việc cần phải làm Nguồn lực cần huy động Thời gian thực Hãy tóm lược suy ngẫm Đáp án tập tự đánh giá Bài tập tự đánh giá 1 Hai mục đích họp định kỳ công ty là: a để trao đổi thơng tin tốt hơn; b để kiểm sốt công việc tốt Để chuẩn bị tô't cho họp, người tham dự họp cần phải: a đọc tài liệu; b yêu cầu giải thích trước điều có liên quan đến họp mà họ chưa rõ; c viết giãy muốn phát biểu Việc xếp chỗ ngồi họp điều quan trọng ngụ ý (hay nhân mạnh) tình trạng khơng bình đẳng người tham dự Điều ngăn cản việc tham gia đóng góp ý kiến người trẻ tuổi hơn, hay thâm niên hơn, hay kinh nghiệm hay cấp bậc thấp a Hẳn nội dung họp nên có đôi chút linh động, việc người tự thêm vào nhiều mục ý tưởng khơng hay Khi họp q dài, người chuẩn bị tốt cho việc thảo luận b Đây ý kiến dở - nguyên vẹn cần đến hàng lố giấy, gây tốn làm nản lòng người đọc c Hiển nhiên điều đáng lưu ý - mời người tham dự họp xác ta cần phát biểu đóng góp họ Nhưng thực tế nói nhiều vấn đề Năm điều mà người tổ chức cần chuẩn bị cho họp là: ■ Xác mục đích họp để định có nên họp hay khơng; ■ Cân nhắc người tham dự ai; ■ Xác định địa điểm thời gian cho họp; ■ Quyết định cách thông báo họp (bằng email, điện thoại, v.v ); 93 Hãy tóm lược suy ngẫm m Chuẩn bị chương trìn h họp nêu rõ mục thông qua họp Một số điểm mà buổi họp phát ý tưởng Hiền cần cải thiện là: ■ Hiền cần tập trung người ỗ nơi không bị quấy rối để người tập trung vào việc phát ý tưởng ■ Hiền nên cân nhắc đối tượng tham gia Trong trường hợp thật khó xác định chị Tiên tạp vụ đóng góp cho nội dung buổi họp phát ý tưởng ■ Hiền cần nêu vấn đề cụ thể hơn, có lẽ nên đưa ví dụ để người khơng q xa phát ý tưởng; ■ Trước bắt đầu Hiền cần nhắc nhở người tham gia qui tắc phát ý tưởng, đặc biệt qui tắc không đánh giá ý kiến bước phát ý tưởng; ■ Khi Hương Chương phê bình ý tưởng, lẽ Hiền phải ngăn chặn lập tức; ■ Hiền nên xắp xếp thời gian cho chị dẫn dắt buổi họp phát ý tưởng từ đầu đến cuối Bài tập tự đánh giá Bạn có th ế chế ngự cảm giác hồi hộp thuyết trình số cách như: ■ Thực tập kiểm sốt thở giọng nói; ■ Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý trước ngày thuyết trình; ■ Nắm vững nội dung mà trình bày; ■ Tìm hiểu kỹ cử tọa ai; ■ Và hêt thực hành nhiều tốt Nêu bạn tìm cách tránh né điều bạn cảm thấy lo ngại, chẳng hạn việc thuyết trình trước đám đơng trước mắt bạn cảm thâ'y thoải mái, nhưng: ■ bạn trì hỗn căng thẳng đôi chút; ■ theo nghiên cứu khoa học, tránh né lâu dài gây cảm giác căng thẳng hồi hộp Hãy tóm lược suy ngẫm Một thuyết trình bao gồm: a phần mở đầu: giới thiệu bạn (nếu cần) mà bạn nói; b phần nội dung: trình bày chi tiết nội dung mà bạn mn nói; c phần cuối: tổng kết bạn nói Việc bạn cần làm để phác thảo cho thuyết trình THỰC HIỆN PHÁT Ý TƯỞNG VÀ NHÓM Ý TƯỞNG ĐỂ LIỆT KÊ CÁC Ý CHÍNH MÀ BẠN ĐỊNH TRÌNH BÀY Khi nói đến “thiện cảm” đề cập đến mô'i quan hệ hai chiều tô't đẹp diễn giả khán thính giả Theo tơi hai nhóm từ gạch chân câu kết nối: “Như lý cần phải tăng cường kỹ giao tiếp với khách hàng Trước tối kết thức chủ để này, mucín nhấn mạnh lại ý lần Rất khách hàng nhận điểm mạnh kỹ giao tiếp với khách hàng, tất khách hàng nhận điểm yếu kỹ Bâv giở, tơi muỏ'n chuvển qua mơt vải vấn để thưc hành khác ” Đáp án kiểm tra nhanh Câu Để họp hiệu cần phải có yếu tơ' sau: ■ họp tổ chức tô't; ■ họp điều khiển tốt; ■ người tham gia xử hỢp lý Câu Khi định nên mời tham dự họp, bạn nên cân nhắc đến: ■ người có đủ kiến thức liên quan tới nội dung trình bày họp để có đóng góp hữu hiệu; ■ người có thẩm quyền định; ■ người có trách nhiệm thực công việc họp đề ra; 95 Hãy tóm lược suy ngẫm ■ người bị ảnh hưởng định buổi họp hay đại diện họ; ■ người cần thơng tin trình bày buổi họp để làm việc hiệu Câu Một chương trình họp nên bao gồm thơng tin chủ yêu sau: ■ nội dung chính; ■ địa điểm; ■ thời gian bắt đầu, kết thúc; ■ thời gian giải lao (nếu có); ■ tên người chủ tọa; ■ tên người điều khiển chương trình (nếu có); ■ tên nội dung thảo luận trình bày; ■ thời gian dự kiến cho nội dung; ■ tính chất phần; ■ tên người ghi biên họp; ■ hướng dẫn để chuẩn bị trước họp Câu Việc tách công việc điều khiển chương trình khỏi vai trị chủ tọa mang lại hiệu tốt giúp loại bỏ ảnh hưởng yếu tố cấp bậc việc đóng góp ý kiến thảo luận vấn đề Như nêu, nhiều họp không thiết phải có chủ tọa, khơng phải ngại ngùng cấp bậc, thành viên đóng góp ý kiến thực hữu ích mà cấp ngồi ghế chủ tọa, họ chẳng nói Câu Nếu có vấn đề thực quan trọng đưa vào phút cuối họp, họp buộc phải tiếp tục để xử lý vấn đề dù người tham dự muốn hay không Câu Trong họp, lúc tốt để phát biểu ý kiến lúc họp bắt đầu Những người chờ đến lúc cuối phát biểu, hay phát biểu nhiều dễ đánh tín nhiệm với người họp 96 Hãy tóm lược suy ngẫm Câu Phát biểu có chất lượng giúp người phát biểu đạt kết mà anh/cô ta mong muôn, giúp tăng cường uy tín cá nhân đơ'i với đồng nghiệp, ngồi cịn giúp cho anh/cơ ta có cảm giác làm chủ định đưa ra, anh/cô ta tâm để thực công việc Câu Biên họp nên ghi lại thông tin sau: ■ người tham dự họp; ■ nội dung thảo luận; ■ định đưa ra; ■ công việc phải thực hiện: phải làm gì, làm Câu “Phát ý tưởng” “Bảng so sánh” hai cơng cụ hữu ích dẫn dắt thảo luận họp Kỹ thuật Phát ý tưởng thường sử dụng cần phải huy động tối đa ý tưởng thành viên tham gia họp nhằm tìm kiếm lựa chọn hay giải pháp cho vân đề Và Bảng so sánh nguồn lực tác động áp dụng tình phải cân nhắc mặt lợi bất lợi hay mặt hoàn toàn trái ngược định đem lại để xét xem có nên đưa định hay khơng Câu 10 Chúng ta khơng nên đánh giá ý kiến trình phát ý tưởng lẽ việc đánh giá cản trở việc đưa ý tưởng sáng tạo tức thời khơng đạt mục tiêu có thật nhiều ý kiến thời gian ngắn Việc đánh giá sớm khiến cho người tham gia khơng có cảm hứng để nghĩ thêm ý tưởng Câu 11 Ba nhóm yếu tố để làm nên ý kiến có chất lượng là: ■ Các yếu tố cấu trúc: ý kiến phải có phần đầu, phần phần cuối, phần phải kết nôi với nhau; ■ Các yếu tố nội dung: ý kiến phải phù hợp, khách quan ngắn gọn; ■ Các yếu tơ' cách trình bày: trình bày ý kiến phải lưu ý đến phong cách trình bày (điềm tĩnh, nhã nhặn ), ngơn ngữ sử dụng, giọng nói (rõ đủ to để tât người nghe được), ngơn ngữ cử (tiếp xúc mắt tránh cử điệu gây tập trung), nêu cần thiêt bạn sử 97 Hãy tóm lược suy ngâm dụng phương tiện hỗ trợ trực quan để làm cho ý kiến thêm sinh động thuyết phục Câu 12 Các bước cần phải chuẩn bị cho nội dung thuyết trình bao gồm: ■ xác định mục tiêu; ■ xác định ý chính; ■ tìm cấu trúc hợp lý; ■ chuẩn bị ghi chú; ■ chuẩn bị phương tiện hỗ trỢ; ■ luyện tập diễn tập Câu 13 Trong phần mở đầu thuyết trình, bạn nên: ■ chào mừng khán thính giả; ■ giới thiệu mình; ■ giải thích định nói gì; ■ giải thích thủ tục (nói bao lâu, đặt câu hỏi nào, v.v ) ■ tóm tắt chủ đề nêu rõ thái độ quan điểm Câu 14 Khi trình bày cần kiểm sốt cử chỉ, điệu lời nói để tránh gây bực hay khó chịu cho khán thính giả Đáp án tập tình hng Sau câu trả lời gợi ý: Chủ tọa bạn, với cương vị Tổng Giám đốc công ty, Giám đốc Nhân đảm nhiệm Tuy nhiên, hai trường hợp Giám đốc Nhân giữ vai trị điều khiển chương trình có lẽ tốt Bởi vị trí mình, Giám đốc Nhân nắm vững thơng tin câu chế độ lương thưởng dẫn dắt họp hướng Mặc khác, với chủ tọa Giám đôc Nhân người tham dự khơng bị áp lực địa vị họ cảm thây thoải mái tham gia đóng góp ý kiến 98 Hãy tóm lược suy ngẫm Để chuẩn bị tốt cho họp này, chủ tọa họp nên lưu ý đến khía cạnh như: ■ Ngồi giám đốc chức ra, có khác cần mời tham dự họp khơng? (ví dụ đại diện cơng đồn, người có cổ phần công ty, người làm tư vâ'n đáng tin cậy cơng ty ) ■ Ai người “nhạy cảm” với đề xuất này? Thái độ họ ảnh hưởng đến toàn cục nào? Sẽ phải ứng xử trước thái độ họ? ■ Cuộc họp nên tập trung vào nội dung đề xuất? Các nội dung họp nên xếp cho hợp lý? Thời lượng bao nhiêu? ■ Những tài liệu nên phân phát trước họp để người dự họp đọc trước? ■ Phòng ốc, bàn ghế xếp để tất người tham gia đóng góp ý kiến? ■ Để đảm bảo người dự họp tham gia vào họp cách hiệu quả, bạn cần: Cung câp cho họ thông tin để đọc trước như: ■ Những thơng tin tóm tắt chế độ sách lương thưởng ưu nhược điểm; ■ Một sơ' liệu tình hình lương thưởng công ty cạnh tranh ngành; ■ Những ý kiến phản hồi nhân viên chế độ sách cơng ty; ■ Và cần lưu ý họ về: ■ Chương trình họp; 99 Hãy tóm lược suy ngẫm ■ Mục đích tính chất quan trọng họp; ■ Họ làm họp; ■ Những thơng tin cần đọc trước để nắm b vấn đề nhanh chóng họp; ■ Đây lúc bạn cần cân nhắc “nên nói gì?” “nói nào?” với cử tọa Trong ba tháng qua, bạn Giám đốc Nhân quen thuộc với chủ đề trình bày cử tọa vốn giám đốc chức thơng tin, phân tích hay sơ' liệu đề xuất điều mẻ Vì vậy, bạn phải lưu ý xắp xếp nội dung nói cho thuyết phục dễ nắm bắt Bạn sử dụng kỹ thuật Phát ý tưởng để tìm ý nói Những ý là: ■ Nêu lý hay sở đề xuất; ■ Những nhược điểm sách chê' độ lương thưởng ảnh hưởng nó; ■ Tình hình khách quan sách chế độ công ty lĩnh vực; ■ Những đề xuất thay đổi cách thực hiện; ■ Những lợi ích cụ thể có áp dụng cách tính mới; ■ Giám đốc Nhân cần chuẩn bị thêm chi tiết như: ■ Những biểu đồ sô' liệu minh họa; ■ Những kinh nghiệm thực tê việc thiết lập sách chê' độ lương thưởng; ■ Suy nghĩ trước câu hỏi mà cử tọa đặt ra; 100 Hãy tóm lược suy ngẫm Phụ lục CÁC PHƯƠNG TIỆN TRỰC QUAN PHổ BIÊN Các phương tiện trực quan phổ biến mà bạn sử dụng trình bày kể đến: Bảng viết thiết bị trực quan đơn giản râ't quen thuộc, Ưu điểm lớn tính phổ biến tiện lợi Khi sử dụng bảng, nên ý trình bày sẽ, gọn gàng với khổ chữ lớn có chiều cao từ đến 7cm để nhìn rõ từ xa Bảng giấy (Flip Chart) thường sử dụng khổ giấy Al râ't hữu ích thảo luận theo nhóm, hay bạn muốn trình bày nội dung cần phải chuẩn bị từ trước Ưu điểm loại bảng bạn lưu lại ghi chép để tham khảo sau Tương tự bảng viết thường, bạn nên trình bày rõ ràng khổ chữ lđn Với bảng giây, bạn cịn ghi trước thông tin bên lề giấy vẽ nháp trước đồ thị, biểu đồ nét bút chì mờ để thuận tiện đứng trình bày Máy chiếu sử dụng phim A4 (transparency) hay thường gọi OHP (Over Head Projector) Thiết bị sử dụng rộng rãi đơn giản, dễ sử dụng Bạn dùng máy tính với phần mềm, thông dụng Power Point, để chuẩn bị in phim từ máy in văn phịng Bạn dùng bút để viết trực tiếp lên phim trình bày bạn có vài phút chuẩn bị khơng thể in ấn Nên hạn chế số lượng phim cách tóm tắt điểm biểu đồ, hình ảnh minh họa Đừng in chi chít nội dung trang đánh máy phim chẳng đọc Khi cần che dòng nội dung phim, dùng tờ giây trắng đặt phía phim thế, bạn biết ý chuẩn bị chuyển ý cách hiệu Máy chiếu đa phương tiện: với loại máy chiếu này, bạn kết nổì với nhiều phương tiện nghe nhìn khác máy vi tính, đầu máy Video, Video CD hay DVD thiết bị âm khác Thiết bị hiệu chức đa dạng phong phú thường biết đến tên gọi Multimedia Projector, LCD, Barco Nhược điểm thiết bị đắt tiền 101 Hãy tóm lược suy ngẫm đòi hỏi bạn phải nắm vững kỹ thuật sử dụng vốn phức tạp N ếu bạn không tự tin cách sử dụng, yêu cầu có kỹ thuật viên thường trực bạn trình bày nên tìm hiểu số thao tác b ật tắt máy, điều chỉnh độ n ét (focus) độ phóng lớn (zoom) máy Máy thu hình (TV) loại đầu máy phát hình (Video, VCD, DVD) thiết bị quen thuộc Khi sử dụng phương tiện này, xem trước đánh dâ'u đoạn tài liệu mà bạn cần dùng để thời gian tìm kiếm Các thiết bị khác phổ biến gồm: máy chiếu (phim dương tĩnh, có kích thước 35mm khung máy chiếu phim 16mm hay 8mm, số máy chiếu có trực tiếp tài liệu mà khơng cần chụp lại phim phim slide bìa cứng), thể phóng Ngoài ra, hỗ trợ trực quan hiệu khác mà bạn sử dụng mẫu vật, mơ hình, sa bàn, tranh ảnh, v.v đem lại hiệu lớn 102 HỘI HỌP VÀ THUYẾT TRÌNH LÀM THE NÀỎ ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ MONG MUỐN? Chịu trách nhiệm xuất Biên tập Bìa Sửa in Kỹ thuật vi tính T iế n sĩ Q U Á C H T H U N G U Y Ệ T T H À N H NAM TRÍ Đ Ứ C PH Ạ M N G U Y Ễ N TH U HÀ NHÀ XUẤT BẢN TRẺ 161B Lý Ch ín h Thắn g - Q u ậ n - T hành P hố Hổ C h í M inh Đ T : 9316289 - 9316211 - 465595 - 8465596 - 9350973 Fa x : 84.8.8437450 - E m ail : Nxbtre © H CM vnn.vn W e b site : Http ://W w w.nxbtre.com CHI NHÁNH NHÀ XUẤT BÀN TRẺ TẠI HÀ NỘI S ố 20 ngõ 91 N g u yễ n C h i T hanh Q Đống Đa Hà Nội ĐT : (04) 7734544 Fax : (04 )77 4 E - m a ll: vanphongnxbtre@ hn.vnn.vn In 1.000 cuốn, khổ 16 X 24cm N hà in Thanh Niên, 62 Trần Huy Liệu - Q P N - T P H C M - Đ T ; 8440038 - 8445308 s ố đăng ký kế hoạch xuất 776/113 - C X B C ụ c xuất cấp ngày 23/05/2005 giấy trích ngang K H X B số 997/2005 In xong nộp lưu chiểu tháng 07 năm 2005 ...HỌC Đẩ THÀNH CÔNG I HỌC Đẩ GIÀU HỘI HỌP M THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ MONG MUỐN? Bộ SÁCH TĂNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CÁ NHÂN NHÀ XUẤT BẢN TRỀ Mục Lục Giới thiệu cuôn... qua họp hay dịp thuyết trình trước đám đơng Vì vậy, hồn thiện tốt kỹ hội họp thuyết trình, bạn có hội thể tốt mắt thuộc cấp, đồng nghiệp cấp Cuốn sách giúp bạn tìm hiểu kỹ hội họp thuyết trình. .. thực công việc họp đề ra; 10 Làm để hội họp có hiệu quả? ■ người bị ảnh hưởng định buổi họp hay đại diện họ; ■ người cần thơng tin trình bày buổi họp để làm việc hiệu Nên tổ chức họp đâu? Nên nhớ