Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI CO

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI CO Nhìn chung công ty đã áp dụng hệ thống sổ theo đúng chế độ ban hành, phù hợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ của mình trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung. Các sổ đều thiết kế theo đúng biểu mẫu,các chỉ tiêu thống nhất, áp dụng phương pháp tính toán dễ hiểu,đơn giản.Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều được phản ánh qua chứng từ, được ghi sổ một cách chính xác,đầy đủ và kịp thời. 1.5.3.4.Báo cáo tài chính. Công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý. Định kỳ công ty lập các báo cáo tài chính bao gồm: *Báo cáo kết quả kinh doanh. Nội dung và kết cấu của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo “Kết quả hoạt động kinh doanh” là một báo cáo tài chính phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Ngoài ra, báo cáo này còn phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước cũng như tình hình thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa trong một kỳ kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gồm 3 phần: - Phần phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kỳ hoạt động (phần I “Lãi, lỗ”). Phần này có nhiều chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu liên quan đến thu nhập, chi phí của từng hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường cũng như toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu thuộc phần này đều được theo dõi chi tiết theo số quý trước, quý này và luỹ kế từ đầu năm. - Phần phản ánh trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước gồm các chỉ tiêu liên quan đến các loại thuế, các khoản phí và các khoản phải nộp khác (phần II “tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước”). Các chỉ tiêu ở phần này cũng được chi tiết thành số còn phải nộp kỳ trước, số phải nộp kỳ này, số đã nộp trong kỳ này và số còn phải nộp đến cuối kỳ này cùng với số phải nộp, số đã nộp luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. - Phần phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa (phần III “Thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa). Phần này chi tiết các chỉ tiêu liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ; được hoàn lại, đã hoàn lại; được giảm, đã giảm và số thuế GTGT còn được khấu trừ, còn được hoàn lại, còn được giảm cuối kỳ… *Bảng cân đối kế toán. Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản ở một thời điểm nhất định. Như vậy, Bảng cân đối kế toán phản ánh mối quan hệ cân đối tổng thể giữa “Tài sản” và “Nguồn vốn” của doanh nghiệp, thể hiện phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm. Thời điểm đó thường là vào ngày cuối cùng của kỳ hạch toán. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh một cách tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai. Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và xắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần ( có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”. Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trình kinh doanh. Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được xắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất. Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán. Các chỉ tiêu ở phần nguồn vốn được xắp xếp theo từng nguồn hình thành tài sản của đơn vị (nguồn vốn của bản thân doanh nghiệp - vốn chủ sở hữu, nguồn vốn đi vay – vốn chiếm dụng…). Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Ở cả hai phần, ngoài cột chỉ tiêu còn có các cột phản ánh mã số của chỉ tiêu, cột số đầu năm và cột số cuối kỳ. Nội dung của Bảng cân đối kế toán thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản. Các chỉ tiêu được phân loại, xắp xếp thành từng loại, mục và từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu được mã hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc xử lý trên máy vi tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ. - Phần “Tài Sản” Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại: + Loại A: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Thuộc loại này gồm các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác và khoản chi sự nghiệp. + Loại B: Tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Thuộc loại này có các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, chi phí XDCB dở dang và các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn. - Phần “Nguồn Vốn” Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh các nguồn vốn hình thành các loại tài sản tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại chỉ tiêu: + Loại A: Nợ phải trả. Các chỉ tiêu này phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và một số khoản nợ khác mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm phải thanh toán, thể hiện mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nguồn vốn hình thành tài sản. + Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu. Phản ánh các nguồn vốn, các quỹ của doanh nghiệp và nguồn kinh phí (nếu có), thể hiện mức độ độc lập, tự chủ về việc sử dụng các loại nguồn vốn của doanh nghiệp. Ngoài các chỉ tiêu trong phần chính, Bảng cân đối kế toán còn các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán. *Thuyết minh báo cáo tài chính. Đồng thời hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty còn thiết lập hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống này bao gồm một số các báo cáo thường xuyên sau: - Bảng tổng hợp chi phí bán hàng. - Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. - Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định. - Báo cáo các tài khoản phải thu. - Bảng lỗ lãi mặt hàng vật tư nhập khẩu. - Bảng kê khai nộp thuế. Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 2.1.Vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hoạt động kinh tế cơ bản của các doanh nghiệp thương mại là đưa các loại sản phẩm, hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quá trình kinh doanh chủ yếu là bán hàng và mua hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh tế quốc dân. Tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ thúc đẩy quá trình lưu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để quay vòng vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Ngược lại, hàng hoá không tiêu thụ được gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù đắp được chi phí, chẳng những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lưu thông hàng hoá. Cùng với việc lưu thông hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong mmột thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nước, lập các quỹ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo, Đồng thời đó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế, các nhà quản lý doanh nghiệp, khách hàng . phục vụ cho những mục đích nhất định của từng đối tượng. 2.2.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ. Các mặt hàng đều được tiêu thụ theo 2 phương thức: Bán buôn và bán lẻ. Tại Công ty EMI.Co hàng nhập khẩu được tiêu thụ theo phương thức: Bán buôn chuyển thẳng, bán buôn qua kho và bán lẻ. Trong ba phương thức thì bán buôn qua kho và chuyển thẳng phát sinh khá thường xuyên. *Phương thức bán buôn: Bán buôn là phương thức được áp dụng phổ biến tại Công ty với hầu hết các mặt hàng. Trước khi nhập hàng Công ty đã lập dự toán căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký, khả năng trúng thầu của các hồ sơ dự thầu và nhu cầu của thị trường với từng loại hàng hoá. Do đó, đối tượng tiêu thụ chủ yếu đã được xác định khá chắc chắn nên khi hàng về tuỳ theo điều khoản thoả thuận trong hợp đồng mà chuyển hàng cho khách hàng. Khách hàng tuỳ theo địa điểm, nhu cầu sẽ thoả thuận với Công ty về công tác vận chuyển. Về phía Công ty, phụ thuộc vào khả năng vận chuyển hiện có mà vận chuyển thẳng đến cho khách hàng hay chuyển về kho. Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng, đối với những khách hàng ở gần nơi nhận hàng của Công ty thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển thẳng đến đơn vị đó mà không nhập hàng về kho. Còn nếu nơi nhận hàng gần ngay kho của Công ty tại Lạc Trung hay các trung tâm cửa hàng của Công ty thì hàng nhập khẩu sẽ được chuyển về kho. Sau đó mới tiến hành giao hàng đến khách hàng theo hợp đồng ký kết. Với phương thức bán buôn qua kho thì hàng hoá được theo dõi chi tiết về nhập, xuất, tồn cũng như có các phương pháp bảo quản thích hợp. *Phương thức bán lẻ: Đối với phương thức bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng có nhưng rất ít và chỉ phổ biến với các linh kiện nhỏ, các thiết bị dùng phổ biến như: loa, đài, micro . Việc tổ chức công tác bán lẻ chủ yếu là nhằm mục đích giới thiệu các mặt hàng, sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và phân phối hàng hoá tới hệ thống các trung tâm, cửa hàng, chi nhánh của Công ty để tiêu thụ. Trong nghiệp vụ này, chứng từ được sử dụng để hạch toán là Hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho, vận đơn và các chứng từ thanh toán khác . 2.3.Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng. 2.3.1. Hạch toán quá trình bán hàng. Để có được đơn đặt hàng hay hợp đồng Công ty sẽ tham gia đấu thầu, nếu trúng thầu Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng ghi trong hợp đồng từ các nhà cung ứng truyền thống của Công ty và thực hiện bán hàng cho khách. * Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho. Hàng hoá sau khi đã được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho hàng hoá. Người nhận hàng của Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu đưa hàng hoá nhận ở cảng về kho của Công ty để nhập kho. Thủ kho căn cứ vào khối lượng nhập thực tế để báo với Phòng kế hoạch - tài vụ viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập trên cơ sở hoá đơn mua hàng ( cụ thể đối với hàng nhập khẩu là Invoice ). Phiếu nhập kho gồm 3 liên: Phòng kinh doanh giữ 1 liên. Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập. Thủ kho giữ 1 liên, sau khi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển lên cho Phòng tài vụ giữ. Mẫu Phiếu nhập kho của Công ty được lập như sau: Đơn vị: Công ty EMI.co Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: Số 5A Thi Sách- Hà Nội Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 9 năm 2004 Số: 276 NỢ: CÓ: Họ tên người giao hàng: Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY Theo Invoice số: 1089/SYS ngày 18 tháng 8 năm 2004 của Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY( Singapore ) Nhập tại kho: Kho Công ty. STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập 1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh 01 01 1.064.117.040đ Cộng 1.064.117.040đ Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Một tỷ không trăm sáu mươi bốn triệu một trăm mười bẩy triệu không trăm bốn mươi đồng./ Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhập hàng về kho, Công ty gửi giấy báo nhận hàng đến cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, Phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT). Trên hoá đơn phải ghi rõ: Tên hàng hoá, dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT, Tổng số tiền thanh toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Một liên Phòng kế toán giữ. Một liên giao cho khách hàng khi khách hàng đến nhận hàng. Một liên do thủ kho giữ. Mẫu hoá đơn GTGT được lập như sau: HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT – 31 Liên 03 ( dùng để thanh toán) AA/ 99B Ngày 10 tháng 9 năm 2004 N 075535 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK thiết bị vật tư thông tin ( EMI.Co) Địa chỉ: 5A Thi Sách – Hà Nội số tài khoản: . Điện thoại số: . MS: 0100108335-1 Họ tên người mua: Trung tâm âm thanh – Đài tiếng nói Việt Nam Đơn vị: . Địa chỉ: 39 Bà Triệu – Hà Nội Số tài khoản: . Hình thức thanh toán: . MS: . STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Bộ 02 1.150.000.000 2.300.000.000đ Cộng tiền hàng: 2.300.000.000đ Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 230.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 2.530.000.000đ Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ năm trăm ba mươi triệu đồng chẵn./ [...]... + Hình thức sổ kế toán Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ này được mở theo quý Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Bảng lương và các khoản trích lương, bảng tính và phân bố khấu hao tài sản, hoá đơn mua hàng, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, giấy báo nợ, phiếu chi kế toán ghi. .. xuất một số kiến nghị sau: *Về ghi sổ kế toán bán hàng Việc ghi sổ kế toán bán hàng ở Công ty có sự trùng lắp giữa Sổ chi tiết vật tư hàng hoá và Sổ chi tiết bán hàng Cụ thể cả hai sổ đều theo dõi doanh thu của nghiệp vụ bán hàng Ngoài ra, sổ chi tiết bán hàng của Công ty lại không ghi riêng cho từng loại hàng hoá mà ghi chung cho tất cả các mặt hàng, do đó khi nhìn vào sổ chi tiết bán hàng ta không... thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội 3.1 ưu điểm Qua việc xem xét tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty có thể rút ra một số nhận xét sau: Là một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, có bề dầy hoạt động, với bộ máy kế toán của Công ty là những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm... Công ty được kế toán thực hiện theo đúng nguyên tắc và phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, xác định và nộp đủ thuế tạo điều kiện tính toán chính xác kết quả bán hàng Nói một cách tổng quát, công việc hạch toán kế toán của Công ty cũng như công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo quá trình hạch toán kế toán của Công ty 3.2.Nhược... + Hình thức sổ kế toán Để theo dõi các khoản chi phí bán hàng, kế toán mở sổ chi tiết chi phí bán hàng Sổ chi tiết chi phí bán hàng được mở theo quý Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, bảng tính lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bố khấu hao kế toán ghi Sổ. .. tiết thanh toán với đối tượng khách mua lẻ ( Bảng số 7) + Phương pháp ghi sổ này như sau: Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền trên hoá đơn GTGT và phiếu thu hoặc giấy báo có kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ Cột 2, 3 : Ghi số và ngày trên chứng từ ( Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có…) Cột 4 : Ghi tóm tắt nội dung chứng từ Cột 5 : Ghi số hiệu... đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1561 - Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng(Bảng số 1) + Phương pháp ghi sổ chi tiết bán hàng ở Công ty như sau: Sổ này được mở chung cho tất cả các hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấp trong quý, được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ Cột 2,3: Ghi số... phí theo từng khoản mục để ghi vào bảng kê số 5 (Bảng 11) Bảng kê số 5 là sổ kế toán tổng hợp theo dõi số phát sinh có của các tài khoản đối ứng nợ với tài khoản 641, 642 Cơ sở để ghi vào bảng kê số 5 và Nhật ký chứng từ số 1, số 2; Bảng phân bố số 1, số 2, số 3; Sổ chi tiết chi phí 641; Sổ chi tiết chi phí 642 *Cách ghi Bảng kê số 5 đối với tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Căn cứ vào Nhật ký chứng từ. .. hình tiêu thụ hàng hoá và thanh toán với khách hàng bằng việc mở sổ theo dõi công nợ cho từng đơn vị khách hàng Do đó đã đảm bảo theo dõi được tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa khách hàng và Công ty được đầy đủ rõ ràng - Quá trình hạch toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng ở Công ty được tổ chức tốt, sổ sách rõ ràng, phản ánh kịp thời những nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc luân chuyển chứng. .. chung công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng như các phần hành kế toán khác được tổ chức thực hiện một cách khoa học và tương đối hoàn thiện Trong đó nổi bật lên những ưu điểm sau: - Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp được các thông tin cần thiết một cách chính xác, kịp thời, rõ ràng, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty Kế toán Công ty . Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI CO Nhìn chung công ty đã áp dụng hệ thống sổ theo đúng chế độ. của công ty đều được phản ánh qua chứng từ, được ghi sổ một cách chính xác,đầy đủ và kịp thời. 1.5.3.4.Báo cáo tài chính. Công ty áp dụng kỳ hạch toán theo