(Luận văn thạc sĩ) các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu trữ UBND cấp quận của thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM THỊ HẠNH CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số:60 32 24 Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Phạm Thị Hạnh CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội – 2013 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG 14 Chƣơng 14 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 14 1.1 Tổng quan quận thành phố Hà Nội 14 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND cấp quận thành phố Hà Nội 15 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc UBND cấp quận: 22 1.2.Thành phần nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động UBND quận 25 1.3.Vai trò, ý nghĩa công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ hoạt động UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 28 1.3.1 Vai trị cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ 28 1.3.2 Ý nghĩa việc lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ 29 Chƣơng 34 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 34 2.1Quy định Nhà nƣớc UBND cấp quận công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 34 2.1.1 Các văn Nhà nƣớc UBND thành phố Hà Nội công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 34 2.1.2 Các văn UBND quận quy định công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 35 2.2.1 Việc áp dụng văn Nhà nƣớc UBND quận công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 37 2.2.2 Kết khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND số quận thành phố Hà Nội 41 Khảo sát UBND quận Long Biên; Hồng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hồn Kiếm, Tây Hồ nhận thấy rằng: 42 2.2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội 62 Chƣơng 68 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68 3.1 Nhóm giải pháp chung 68 3.1.1 Ban hành quy chế Văn thƣ Lƣu trữ UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 68 3.1.2 Ban hành văn hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ 70 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 72 3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc quản lý hồ sơ, tài liệu 72 3.2.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ UBND cấp quận 73 3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ cán công chức việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ 75 3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 77 3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ 78 3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 80 PHẦN KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 Danh mục bảng Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ cán chuyên môn công tác đơn vị thuộc UBND cấp quận thành phố Hà Nội( trang 43) Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thƣ, lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội( trang 44) Bảng 2.3: Bảng thống số lƣợng văn UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 49) Bảng 2.4: Bảng thống số lƣợng văn đến UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 50) Bảng 2.5: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ hành đơn vị lập hồ sơ UBND quận(trang 54) PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Hiện nay, lập hồ sơ cơng việc thƣờng xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cán chuyên môn giải công việc ; nâng cao chất lƣợng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần UBND quận Hà Nội quan hành Nhà nƣớc địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận UBND thành phố Hà Nội lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa –xã hội… Cùng với mặt hoạt động quan, công tác văn thƣ nói chung cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trị lớn hoạt động Văn phòng Văn phòng UBND quận phận tham mƣu, giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở đơn vị UBND quận chủ động lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ Hàng năm, UBND cấp quận hình thành nhiều văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Trong có nhiều văn chứa đựng nội dung thông tin quan trọng phản ánh trình hoạt động ngành, lĩnh vực khác Văn bản, tài liệu sau giải xong công việc cần đƣợc tập hợp thành hồ sơ theo vấn đề việc cụ thể để quản lý phân loại hợp lý, khoa học phục vụ cho mục đích khai thác sử dụng cán công chức cơng tác UBND cấp quận mà cịn phục vụ cho nhân dân có nhu cầu sử dụng thông tin Thực tế, công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đƣợc UBND cấp quận thành phố Hà Nội thực nhiều năm qua thu đƣợc kết đáng kể : số đơn vị quan lập đƣợc hồ sơ hành, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, qua khảo sát nhận thấy công tác này, thực hiện, nhƣng gặp phải nhiều hạn chế bất cập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chƣa thực trở thành thói quen thực nhiệm vụ cán bộ, công chức quan ; số phòng, ban đơn vị không coi công tác lập hồ sơ trách nhiệm cán cơng chức nói chung đơn vị quan nói riêng Ở UBND quận chƣa có thống khâu nghiệp vụ lập hồ sơ; không hiểu phƣơng pháp lập chƣa đƣợc chun mơn hố ; hồ sơ lập không đầy đủ ; chất lƣợng hồ sơ lập chƣa cao; nhiều tài liệu bị tích đống, rời lẻ từ năm qua năm khác đơn vị UBND cấp quận gây nên nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Qua khảo sát nhận thấy, việc ban hành văn liên quan đến công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội cịn có hạn chế nhƣ: Chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ; chƣa có văn hƣớng dẫn cơng tác lập hồ sơ Ngoài ra, việc kiểm tra chất lƣợng hồ sơ lập không đƣợc thực thƣờng xuyên, định kỳ ; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ hạn hẹp Những hạn chế gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý, điều hành nhƣ việc bảo quản, tra tìm hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc UBND cấp quận địa bàn thành phố Hà Nội Trƣớc bất cập công tác lập hồ sơ UBND cấp quận –thành phố Hà Nội nhƣ nêu trên, việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ sơ, làm rõ ƣu điểm tồn cơng tác này, từ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hồ sơ lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ, qua giúp cán cơng chức thấy đƣợc lợi ích cơng việc UBND cấp quận thành phố Hà Nội Với tất lý trên, chọn đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội ” làm luận văn thạc sỹ Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : *Mục tiêu đề tài: - Tìm hiểu việc thực văn đạo quan quản lý Nhà nƣớc địa phƣơng công tác văn thƣ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Làm rõ thực trạng ; phân tích ƣu điểm, hạn chế ; đánh giá nhận xét sở điều tra, khảo sát công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội * Nhiệm vụ đề tài : - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí UBND cấp quận hệ thống hành Nhà nƣớc nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng - Tìm hiểu loại văn bản, tài liệu hình thành giá trị chúng hoạt động UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất kiến nghị đƣa giải pháp để thực mục tiêu đặt Đối tƣợng nghiên cứu đề tài Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề sau : - Hệ thống văn quy định quan quản lý Nhà nƣớc UBND cấp quận công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan -Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND cấp quận đơn vị cấu thành - Các loại văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động UBND cấp quận - Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan; tình hình sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác đội ngũ cán công chức làm việc trực tiếp lập hồ sơ đơn vị phòng ban thuộc UBND cấp quận - Ứng dụng ISO 9001 vào công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế thời gian nghiên cứu, nên luận văn tập trung tìm hiểu, khảo sát tài liệu hình thành UBND cấp quận ; thực trạng công tác lập hồ sơ thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ UBND cấp quận mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên cứu đến UBND huyện địa bàn thành phố Hà Nội Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan đƣợc đề cập đến nhiều giáo trình : Nghiệp vụ cơng tác văn thƣ- Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ; Lý luận phƣơng pháp cơng tác văn thƣ- PGS.Vƣơng Đình Quyền (Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn) Một số luận văn thạc sĩ ; khóa luận tốt nghiệp sinh viên học viên cao học chuyên ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng ; hội thảo khoa học số trƣờng Đại học : Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Đại học Nội vụ Hà Nội lấy vấn đề làm chủ đề nghiên cứu Mỗi đề tài nghiên cứu góc độ phạm vi khác nhau, ví dụ nhƣ : - Đề tài « Lập hồ sơ hành Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng giải pháp » - Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà – 2006 ; - Đề tài « Cơng tác lập hồ sơ hành Văn phòng TW Đảng- thực trạng giải pháp‟- Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Tâm – 2008 ; - Đề tài « Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội‟- Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh – 2008 ; - Đề tài « Cơng tác lập hồ sơ hành UBND quận Ngơ Quyền – Hải Phịng» - Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Huyền - 2006 - Đề tài « Tình hình lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ Tổng cơng ty điện lực Việt Nam - Khóa luận tốt nghiệp Lã Thị Mai – 2005 Ngoài ra, có nhiều viết tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan : - Lã Thị Hồng « Cần phân loại văn đi, đến để hình thành hồ sơ cơng việc » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/2006 ; - Trần Trung Kiên « Một vài suy nghĩ vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ cơng việc địa phương » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 3/2008 ; - PGS Nguyễn Văn Hàm „Trách nhiệm công vụ cán công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc giải xong‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 01/2011 -GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm „„Trách nhiệm cơng vụ thể chế hóa cơng tác lập hồ sơ hoạt động quan công quyền‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011 Mới đây, Trƣờng Đại học Nội vụ tổ chức hội thảo khoa học : « Lập hồ sơ hành, lý luận thực tiễn vấn đề đặt ra‟‟ Hà Nội tháng 10/2010 Qua trình tìm hiểu thân, nhìn chung luận văn, khóa luận tốt nghiệp, viết dừng lại phạm vi nghiên cứu công tác lập hồ sơ số quan Bộ, quan Đảng, số địa phƣơng (Hải Phòng ), quận UBND thành phố Hà Nội(quận Thanh Xuân) mà chƣa có cơng trình nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ UBND cấp quận thành phố Hà Nội Vì vậy, việc nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ hành nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội –cơ quan Hành Nhà nƣớc cấp quận địa phƣơng yêu cầu cấp thiết hƣớng đề tài Chúng thực đề tài với mong muốn từ khảo sát, điều tra thực tế công tác lập hồ sơ, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lƣợng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời mong muốn qua đề tài này, UBND cấp quận thành phố Hà Nội, cán công chức quan nhận thấy đƣợc vai trị, trách nhiệm cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời phải đƣa công tác lập hồ sơ trở thành trách nhiệm công vụ phải thực với nhiệm vụ khác quan Phƣơng pháp nghiên cứu : Để thực đề tài luận văn này, chúng tơi áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ : Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa quan điểm mang tính phƣơng pháp luận Chủ nghĩa Mác-Lênin Các phƣơng pháp nêu đƣợc thực cách đan xen kết hợp linh hoạt suốt trình thực đề tài - Phƣơng pháp khảo sát thực tế đƣợc tiến hành cách trực tiếp xem tài liệu tình hình lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ quận: Hồn Kiếm; Long Biên; Hồng Mai; Ba Đình; Tây Hồ; Cầu Giấy Bởi quận có đầu tƣ, quan tâm làm tƣơng đối tốt công tác ... khảo sát công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội * Nhiệm vụ đề... tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội 62 Chƣơng 68 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA... TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Tổng quan quận thành phố Hà Nội Hà Nội thủ đô Việt Nam, thành phố đứng đầu Việt