Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM THỊ HẠNH CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số:60 32 24 Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Phạm Thị Hạnh CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội – 2013 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG 14 Chƣơng 14 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 14 1.1 Tổng quan quận thành phố Hà Nội 14 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND cấp quận thành phố Hà Nội 15 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc UBND cấp quận: 22 1.2.Thành phần nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động UBND quận 25 1.3.Vai trò, ý nghĩa công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ hoạt động UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 28 1.3.1 Vai trị cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ 28 1.3.2 Ý nghĩa việc lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ 29 Chƣơng 34 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 34 2.1Quy định Nhà nƣớc UBND cấp quận công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 34 2.1.1 Các văn Nhà nƣớc UBND thành phố Hà Nội công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 34 2.1.2 Các văn UBND quận quy định công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 35 2.2.1 Việc áp dụng văn Nhà nƣớc UBND quận công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 37 2.2.2 Kết khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND số quận thành phố Hà Nội 41 Khảo sát UBND quận Long Biên; Hồng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hồn Kiếm, Tây Hồ nhận thấy rằng: 42 2.2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội 62 Chƣơng 68 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68 3.1 Nhóm giải pháp chung 68 3.1.1 Ban hành quy chế Văn thƣ Lƣu trữ UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 68 3.1.2 Ban hành văn hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ 70 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 72 3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc quản lý hồ sơ, tài liệu 72 3.2.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ UBND cấp quận 73 3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ cán công chức việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ 75 3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 77 3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ 78 3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan 80 PHẦN KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 Danh mục bảng Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ cán chuyên môn công tác đơn vị thuộc UBND cấp quận thành phố Hà Nội( trang 43) Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thƣ, lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội( trang 44) Bảng 2.3: Bảng thống số lƣợng văn UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 49) Bảng 2.4: Bảng thống số lƣợng văn đến UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 50) Bảng 2.5: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ hành đơn vị lập hồ sơ UBND quận(trang 54) PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Hiện nay, lập hồ sơ cơng việc thƣờng xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cán chuyên môn giải công việc ; nâng cao chất lƣợng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần UBND quận Hà Nội quan hành Nhà nƣớc địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận UBND thành phố Hà Nội lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa –xã hội… Cùng với mặt hoạt động quan, công tác văn thƣ nói chung cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trị lớn hoạt động Văn phòng Văn phòng UBND quận phận tham mƣu, giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở đơn vị UBND quận chủ động lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ Hàng năm, UBND cấp quận hình thành nhiều văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Trong có nhiều văn chứa đựng nội dung thông tin quan trọng phản ánh trình hoạt động ngành, lĩnh vực khác Văn bản, tài liệu sau giải xong công việc cần đƣợc tập hợp thành hồ sơ theo vấn đề việc cụ thể để quản lý phân loại hợp lý, khoa học phục vụ cho mục đích khai thác sử dụng cán công chức cơng tác UBND cấp quận mà cịn phục vụ cho nhân dân có nhu cầu sử dụng thông tin Thực tế, công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đƣợc UBND cấp quận thành phố Hà Nội thực nhiều năm qua thu đƣợc kết đáng kể : số đơn vị quan lập đƣợc hồ sơ hành, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, qua khảo sát nhận thấy công tác này, thực hiện, nhƣng gặp phải nhiều hạn chế bất cập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chƣa thực trở thành thói quen thực nhiệm vụ cán bộ, công chức quan ; số phòng, ban đơn vị không coi công tác lập hồ sơ trách nhiệm cán cơng chức nói chung đơn vị quan nói riêng Ở UBND quận chƣa có thống khâu nghiệp vụ lập hồ sơ; không hiểu phƣơng pháp lập chƣa đƣợc chun mơn hố ; hồ sơ lập không đầy đủ ; chất lƣợng hồ sơ lập chƣa cao; nhiều tài liệu bị tích đống, rời lẻ từ năm qua năm khác đơn vị UBND cấp quận gây nên nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Qua khảo sát nhận thấy, việc ban hành văn liên quan đến công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội cịn có hạn chế nhƣ: Chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ; chƣa có văn hƣớng dẫn cơng tác lập hồ sơ Ngoài ra, việc kiểm tra chất lƣợng hồ sơ lập không đƣợc thực thƣờng xuyên, định kỳ ; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ hạn hẹp Những hạn chế gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý, điều hành nhƣ việc bảo quản, tra tìm hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc UBND cấp quận địa bàn thành phố Hà Nội Trƣớc bất cập công tác lập hồ sơ UBND cấp quận –thành phố Hà Nội nhƣ nêu trên, việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ sơ, làm rõ ƣu điểm tồn cơng tác này, từ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hồ sơ lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ, qua giúp cán cơng chức thấy đƣợc lợi ích cơng việc UBND cấp quận thành phố Hà Nội Với tất lý trên, chọn đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội ” làm luận văn thạc sỹ Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : *Mục tiêu đề tài: - Tìm hiểu việc thực văn đạo quan quản lý Nhà nƣớc địa phƣơng công tác văn thƣ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Làm rõ thực trạng ; phân tích ƣu điểm, hạn chế ; đánh giá nhận xét sở điều tra, khảo sát công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội * Nhiệm vụ đề tài : - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí UBND cấp quận hệ thống hành Nhà nƣớc nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng - Tìm hiểu loại văn bản, tài liệu hình thành giá trị chúng hoạt động UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất kiến nghị đƣa giải pháp để thực mục tiêu đặt Đối tƣợng nghiên cứu đề tài Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề sau : - Hệ thống văn quy định quan quản lý Nhà nƣớc UBND cấp quận công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan -Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND cấp quận đơn vị cấu thành - Các loại văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động UBND cấp quận - Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan; tình hình sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác đội ngũ cán công chức làm việc trực tiếp lập hồ sơ đơn vị phòng ban thuộc UBND cấp quận - Ứng dụng ISO 9001 vào công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế thời gian nghiên cứu, nên luận văn tập trung tìm hiểu, khảo sát tài liệu hình thành UBND cấp quận ; thực trạng công tác lập hồ sơ thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ UBND cấp quận mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên cứu đến UBND huyện địa bàn thành phố Hà Nội Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan đƣợc đề cập đến nhiều giáo trình : Nghiệp vụ cơng tác văn thƣ- Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ; Lý luận phƣơng pháp cơng tác văn thƣ- PGS.Vƣơng Đình Quyền (Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn) Một số luận văn thạc sĩ ; khóa luận tốt nghiệp sinh viên học viên cao học chuyên ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng ; hội thảo khoa học số trƣờng Đại học : Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Đại học Nội vụ Hà Nội lấy vấn đề làm chủ đề nghiên cứu Mỗi đề tài nghiên cứu góc độ phạm vi khác nhau, ví dụ nhƣ : - Đề tài « Lập hồ sơ hành Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng giải pháp » - Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà – 2006 ; - Đề tài « Cơng tác lập hồ sơ hành Văn phòng TW Đảng- thực trạng giải pháp‟- Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Tâm – 2008 ; - Đề tài « Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội‟- Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh – 2008 ; - Đề tài « Cơng tác lập hồ sơ hành UBND quận Ngơ Quyền – Hải Phịng» - Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Huyền - 2006 - Đề tài « Tình hình lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ Tổng cơng ty điện lực Việt Nam - Khóa luận tốt nghiệp Lã Thị Mai – 2005 Ngoài ra, có nhiều viết tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan : - Lã Thị Hồng « Cần phân loại văn đi, đến để hình thành hồ sơ cơng việc » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/2006 ; - Trần Trung Kiên « Một vài suy nghĩ vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ cơng việc địa phương » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 3/2008 ; - PGS Nguyễn Văn Hàm „Trách nhiệm công vụ cán công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc giải xong‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 01/2011 -GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm „„Trách nhiệm cơng vụ thể chế hóa cơng tác lập hồ sơ hoạt động quan công quyền‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011 Mới đây, Trƣờng Đại học Nội vụ tổ chức hội thảo khoa học : « Lập hồ sơ hành, lý luận thực tiễn vấn đề đặt ra‟‟ Hà Nội tháng 10/2010 Qua trình tìm hiểu thân, nhìn chung luận văn, khóa luận tốt nghiệp, viết dừng lại phạm vi nghiên cứu công tác lập hồ sơ số quan Bộ, quan Đảng, số địa phƣơng (Hải Phòng ), quận UBND thành phố Hà Nội(quận Thanh Xuân) mà chƣa có cơng trình nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ UBND cấp quận thành phố Hà Nội Vì vậy, việc nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ hành nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội –cơ quan Hành Nhà nƣớc cấp quận địa phƣơng yêu cầu cấp thiết hƣớng đề tài Chúng thực đề tài với mong muốn từ khảo sát, điều tra thực tế công tác lập hồ sơ, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lƣợng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời mong muốn qua đề tài này, UBND cấp quận thành phố Hà Nội, cán công chức quan nhận thấy đƣợc vai trị, trách nhiệm cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời phải đƣa công tác lập hồ sơ trở thành trách nhiệm công vụ phải thực với nhiệm vụ khác quan Phƣơng pháp nghiên cứu : Để thực đề tài luận văn này, chúng tơi áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ : Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa quan điểm mang tính phƣơng pháp luận Chủ nghĩa Mác-Lênin Các phƣơng pháp nêu đƣợc thực cách đan xen kết hợp linh hoạt suốt trình thực đề tài - Phƣơng pháp khảo sát thực tế đƣợc tiến hành cách trực tiếp xem tài liệu tình hình lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ quận: Hồn Kiếm; Long Biên; Hồng Mai; Ba Đình; Tây Hồ; Cầu Giấy Bởi quận có đầu tƣ, quan tâm làm tƣơng đối tốt cơng tác trọng chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cán công chức hàng năm quan, đƣa nội dung vào tiêu chí tuyển dụng cán cơng chức UBND cấp quận *Về quy mô thành phần tham dự: UBND cấp quận phải thƣờng xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói chung lập hồ sơ hành nói riêng Đối tƣợng thứ tham gia lớp này: Lãnh đạo UBND quận; Trƣởng, phó đơn vị yêu cầu bắt buộc cán chuyên môn phải tham gia, kết tham gia lớp tập huấn thu hoạch nhận thức cán công chức công tác này; đối tƣợng thứ hai lãnh đạo UBND phƣờng, nhân viên văn phòng trƣờng mầm non, tiểu học, THCS địa bàn quận Việc tổ chức lớp bồi dƣỡng, tập huấn cử cán nâng cao trình độ cơng tác giúp cho cán công chức UBND quận đơn vị trực thuộc quận quản lý tốt văn bản, tài liệu; hiểu đƣợc phƣơng pháp lập hồ sơ từ thấy đƣợc trách nhiệm bảo quản văn hình thành hoạt động UBND cấp quận khơng đem lại lợi ích trƣớc mắt mà cịn mang lợi lợi ích lâu dài cho quan cá nhân trực tiếp lập hồ sơ công việc * Nội dung lớp bồi dưỡng, tập huấn: - Phổ biến Luật Lƣu trữ; Nghị định 10/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐCP; Thông tƣ 09/2011/TT-BNV;Thông tƣ 07/2012/TT-BNV; Thông tƣ số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND UBND xã, phƣờng, thị trấn Ngoài việc phổ biến văn quan quản lý Nhà nƣớc Trung ƣơng quy định hƣớng dẫn cơng tác văn thƣ lƣu trữ cịn phổ biến văn Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, Chi Cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội công tác này( văn số 103/CCVTLT-TTCL ngày 08/5/2012 Chi Cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội việc hƣớng dẫn số nội dung nghiệp vụ công tác lƣu trữ), - Tập trung hƣớng dẫn chuyên sâu nghiệp vụ lập hồ sơ hành quy định thời hạn nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ quan,nội dung thực nhƣ sau: + Đối tƣợng thực việc lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quận 79 + Trách nhiệm lập hồ sơ cán công chức + Nội dung lập hồ sơ hành:Mở hồ sơ; Thu thập văn bản, tài liệu đƣa vào hồ sơ; Kết thúc biên mục hồ sơ Riêng nội dung phải đƣợc tập trung hƣớng dẫn thật kĩ cho cán công chức Yêu cầu cán công chức vào nội dung hƣớng dẫn phải có tập- công việc hàng ngày mà cán công chức đƣợc giao Giảng viên tham gia tập huấn vào sản phẩm, chấm điểm, nhận xét để cán công chức hiểu biết cách làm cho hồ sơ sau Ảnh: Kết lớp tập huấn lập hồ sơ hành sản phẩm hồ sơ lập 3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan Lãnh đạo UBND cấp quận phận tham mƣu kiểm tra, đánh giá chất lƣợng lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan, coi nhiệm vụ thƣờng xun khơng thể thiếu cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Có tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm có chế khen thƣởng nhằm khuyến khích tính tự giác cán công chức công tác lập hồ sơ hành 80 Mục đích cơng tác kiểm tra nhằm phát huy vai trò tập thể cá nhân việc tổ chức, triển khai, thực tốt nhiệm vụ cơng tác văn thƣ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng Tạo phong trào thi đua đơn vị, góp phần thực hồn thành tiêu cơng tác văn thƣ, lƣu trữ quan Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lập hồ sơ hành phát huy giá trị hồ sơ lập.Nội dung kiểm tra công tác là:Kiểm tra yêu cầu lập hồ sơ hành;tình trạng văn tài liệu hồ sơ;nội dung thực biên mục hồ sơ Hình thức kiểm tra diễn thƣờng xun; định kỳ tháng lần; tháng lần- năm hai đợt kiểm tra; kiểm tra định kỳ đột xuất công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ Đối tƣợng kiểm tra phịng, ban cán cơng chức đơn vị.Thực cơng việc Phịng Nội vụ đảm nhiệm,bộ phận Văn phòng xếp thời gian để phối hợp thực hiện: kiểm tra việc thực đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ, chất lƣợng hồ sơ; thông báo công khai kết kiểm tra sau lần kiểm tra, đƣa kết kiểm tra vào báo cáo sơ kết tháng, quý, năm Ngoài ra, phong trào thi đua chuyên đề văn thƣ, lƣu trữ nên phát động đăng ký tất đơn vị thuộc trực thuộc UBND cấp quận.Việc bình xét thi đua, khen thƣởng dân chủ, khách quan, đối tƣợng, tiêu chuẩn thành tích đạt đƣợc tập thể, cá nhân theo Đƣa yêu cầu lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu vào tiêu chuẩn thi đua hàng năm UBND cấp quận Hàng năm, UBND cấp quận phải có sơ kết, tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đơn vị cá nhân thông qua số lƣợng chất lƣợng hồ sơ lập Trong kết đánh giá hoàn thành nhiệm vụ đơn vị, cá nhân phải có khối tài liệu thuộc trách nhiệm quản lý để đƣa vào tiêu chuẩn thi đua đơn vị cá nhân 81 Dựa vào kết kiểm tra, cần định kỳ biểu dƣơng đơn vị hoàn thành tốt việc lập hồ sơ nêu thiếu sót đơn vị cá nhân việc chƣa thực tốt công tác lập hồ sơ để kịp thời rút kinh nghiệm Tùy thuộc vào tiêu chí đánh giá quận, dựa theo quy định chung nhà nƣớc công tác văn thƣ lƣu trữ mà đề chế tài xử lý thật cụ thể nhƣ: đề bạt vị trí cao hơn, nâng lƣơng trƣớc thời hạn, bình bầu danh hiệu thi đua khen thƣởng vật chất đến tinh thần…đối với cán bộ, công chức, viên chức làm tốt công việc VD: UBND quận Long Biên, Tây Hồ làm tốt công tác kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ Việc kiểm tra công tác quận Long Biên phận Văn phòng phối hợp phịng Nội vụ thực Ngồi đơn vị tham mƣu kiểm tra; cán chuyên môn đơn vị kiểm tra chéo cơng tác lập hồ sơ Vì thế, quận mà tới khảo sát, quan quận tiêu biểu làm tốt công tác 82 Tiểu kết chƣơng 3: Từ thực trạng công tác lập hồ sơ UBND cấp quận Thành phố Hà Nội, để nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ quan, việc đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ khắc phục đƣợc tồn công tác Trong nhóm giải pháp chúng tơi đƣa ra, nhóm giải pháp về: Tuyên truyền phổ biến luật pháp quản lý tài liệu lƣu trữ; Nâng cao trách nhiệm công vụ cán công chức việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ; Bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ; Triển khai công tác kiểm tra,đánh giá kết đạt đƣợc, theo quan điểm chúng tôi, nhóm giải pháp quan trọng Thực tốt hay không tốt công tác lập hồ sơ UBND cấp quận việc thực giải pháp có hiệu ngƣợc lại Thứ nhất, muốn cán công chức lập đƣợc hồ sơ tốt, quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến văn pháp quy công tác văn thƣ lƣu trữ để cán công chức quan nắm rõ giá trị tài liệu hình thành q trình hoạt động quan để từ ý thức đƣợc việc lƣu giữ, xếp lập hồ sơ khoa học; Thứ hai, lãnh đạo UBND cấp quận phải thấy rằng, công tác lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân quan mà trách nhiệm lãnh 83 đạo, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Nội vụ, cán chuyên môn cán văn thƣ lƣu trữ Trong cá nhân trên, ngƣời trực tiếp lập hồ sơ phải cán chuyên môn đơn vị quận Muốn hồ sơ công việc lập tốt, lãnh đạo UBND cấp quận phải quan tâm kiểm tra việc thực Để hồ sơ lập đạt yêu cầu, cán văn thƣ lƣu trữ phải hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán chuyên môn Thứ ba, UBND cấp quận phải thƣờng xuyên tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ, kiểm tra, đánh giá kết thực Có chế tài khen thƣởng, xử lý vi phạm chi tiết, công khai công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ có động viên khích lệ để cán cơng chức UBND cấp quận coi trách nhiệm công vụ việc lập hồ sơ công việc giải xong UBND cấp quận nói chung quan, tổ chức nói riêng nên đƣa trách nhiệm lập hồ sơ, chất lƣợng hồ sơ lập tiêu chí đánh giá công việc mà cán công chức cần phải hồn thiện năm 84 PHẦN KẾT LUẬN Cơng tác văn thƣ, lƣu trữ có vai trị quan trọng nhiều lĩnh vực đời sống xã hội Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cơng tác văn thƣ mắt xích gắn liền công tác văn thƣ với công tác lƣu trữ Vì vậy, UBND cấp quận thành phố Hà Nội đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ Văn bản, tài liệu sản sinh trình hoạt động UBND cấp quận phản ánh lĩnh vực hoạt động địa bàn quận Bảo quản lƣu giữ tài liệu có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hƣớng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác trị, kinh tế, văn hóa, nhƣ khoa học kỹ thuật… Do đó, việc lƣu trữ văn bản, tài liệu công tác quan trọng cần thiết UBND cấp quận thành phố Hà Nội Đối với UBND cấp quận, công tác lập hồ sơ có vai trị đặc biệt quan trọng Trong trình hoạt động quận sản sinh văn bản, tài liệu liên quan đến lĩnh vực khác hồ sơ, tài liệu có giá trị đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Thành phần tài liệu bên hồ sơ gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Trong quan, việc xây dựng ban hành văn quan trọng, việc lập hồ sơ lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp vào lƣu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ quan trọng nhiều Qua khảo sát thực tế UBND cấp quận, nhiều cán công chức( lãnh đạo quan cán chuyên môn) quan niệm rằng: công việc đƣợc giao giải xong hết trách nhiệm mà chƣa ý thức đƣợc việc lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu Hồ sơ, tài liệu hình thành q trình hoạt động UBND quận khơng có giá trị hành mà cịn có giá trị phục vụ cho lợi ích khai thác, sử dụng lâu dài cho quan Hiện nay, nhiều tài liệu UBND cấp quận bị chất đống, bỏ bao tải, thùng catton lƣu giữ tủ để tài liệu cán chuyên môn 85 đơn vị năm mà nhiều năm nay, hay nói cách khác nhiều văn bản, tài liệu bị rơi vào quên lãng, cần không thấy, khó khăn cho tra tìm Hồ sơ, tài liệu thực có ý nghĩa đƣợc đƣa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lƣu trữ qua thời kỳ hệ trƣớc, mà hệ sau hiểu đƣợc lịch sử hình thành phát triển UBND quận Thực đề tài này, muốn khẳng định lần vị trí, ý nghĩa cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội Lập hồ sơ hành góp phần nâng cao chất lƣợng công tác cán công chức việc lƣu giữ, bảo quản văn tài liệu mà tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ quan Từ việc thực đề tài này, nêu thực trạng nhận xét ƣu điểm, tồn đƣa số giải pháp để nâng cao vị trí tầm quan trọng công tác UBND cấp quận thành phố Hà Nội : -Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến Luật Lƣu trữ nhiều kênh thông tin khác để cán công chức hiểu rõ thực Luật; Tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra thƣờng xuyên việc thực công việc đơn vị thuộc trực thuộc quận - Ban hành văn chế độ khen thƣởng cho đơn vị, cán chuyên môn UBND cấp quận làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ theo quy định; Khơng có lãnh đạo UBND quận nhận thức đƣợc tầm quan trọng công việc mà phận chun mơn phải bƣớc hồn thiện, khắc phục tồn để thực tốt công tác lập hồ sơ hành Giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cá nhân Một mặt góp 86 phần giải đƣợc tồn nâng cao chất lƣợng công tác UBND quận, mặt khác, cách thức hữu hiệu để nâng cao uy tín, lực quản lý quan Những nội dung nghiên cứu mà thực sở kiến thức lý luận tiếp thu đƣợc trình học tập trƣờng; kiến thực thu nhận từ thực tế công tác; số liệu, tài liệu thực tế đƣợc điều tra, khảo sát UBND cấp quận; cơng trình nghiên cứu lĩnh vực có liên quan Chúng tơi nhận thấy rằng, luận văn cịn có vấn đề đặt ra, song chƣa đƣợc nghiên cứu, giải thấu đáo Những vấn đề cịn bỏ ngỏ, chúng tơi tiếp tục nghiên cứu thời gian tới để giải vấn đề cách đầy đủ trọn vẹn 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 235/BC-UBND, ngày 28/9/2012 UBND quận Tây Hồ kết thực công tác ban hành văn bản, công tác Văn thƣ- Lƣu trữ quận Tây Hồ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Tây Hồ Báo cáo số 131/BC-UBND, ngày 10/10/2012 UBND quận Long Biên kết thực công tác ban hành văn bản, công tác Văn thƣ- Lƣu trữ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Long Biên Báo cáo số 1168/BC-UBND, ngày 09/10/2012 UBND quận Hai Bà Trƣng kết thực công tác quản lý Nhà nƣớc Văn thƣ- Lƣu trữ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Hai Bà Trƣng Báo cáo số 157/BC-UBND, ngày 29/10/2012 UBND quận Đống Đa kết thực công tác quản lý Nhà nƣớc Văn thƣ- Lƣu trữ năm 2012, Tƣ liệu Văn phòng UBND quận Đống Đa Nguyễn Trọng Biên, Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước Đề tài nghiên cứu khoa học, Tƣ liệu thƣ viện Trung tâm nghiên cứu khoa học Lƣu trữ, Hà Nội, 2005 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2005), Kỷ yếu Hội nghị khoa học, Công tác văn thư cải cách hành Nhà nước, Hà Nội, 2005, Tƣ liệu thƣ viện trung tâm Nghiên cứu khoa học Lƣu trữ Cục Văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc (2006),Kỷ yếu hội thảo khoa học: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 công tác văn thư lưu trữ, Hà Nội, 2006 Tƣ liệu thƣ viện Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lƣu trữ Công văn số 840/SNV-CCVTLT ngày 26/4/2013 Sở Nội vụ Hà Nội việc tổ chức tập huấn công tác văn thƣ lƣu trữ 88 Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990): Lí luận thực tiễn cơng tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 10 Trịnh Thị Hà(2006), Lập hồ sơ hành Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học, Hà Nội, 2006 11 PGS Nguyễn Văn Hàm (2010):Trách nhiệm công vụ việc lập hồ sơ công việc giải xong, Lập hồ sơ hành – Lý luận, thực tiễn vấn đề đặt ra(kỷ yếu hội thảo khoa học), Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, tr29-31 12 Lã Thị Hồng (2006), « Cần phân loại văn đi, đến để hình thành hồ sơ cơng việc », Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 1/2006 13 Ths Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề công tác văn phòng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 14 TS Trần Hồng (2006), Cơng tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa , Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 1+2/2006 15 Kế hoạch số 27b/KH- VP ngày 16/02/2012 Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ việc thu giao nộp tài liệu lƣu trữ năm 2012 16 Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 27/02/2012 UBND quận Cầu Giấy việc thu thập lƣu trữ tài liệu UBND quận Cầu Giấy 17 Kế hoạch số 100/KH-UBND ngày 30/7/2012 UBND quận Thanh Xuân việc kiểm tra công tác Văn thƣ, Lƣu trữ năm 2012 18 Kế hoạch số 440/KH-SNV ngày 08/3/2013 Kế hoạch Sở Nội vụ Hà Nội kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2013 19 Trần Trung Kiên(2008), “Một vài suy nghĩ vấn đề nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ địa phƣơng”, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 3/2008 89 20 PGS.TS Dƣơng Văn Khảm (1995), Đề xuất cải tiến tổ chức lập hồ sơ Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2/1995 21 Phạm Thu Lan (1994), Một vài suy nghĩ đổi công tác văn thư quan hành nhà nước địa phương giai đoạn nay, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số1/1994, Tr 12-13 22 Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008, 23 Luật Lƣu trữ số: 01/2011/QH13 Quốc khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 24 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003, www.chinhphu.vn/vanbanqp/lawdoesL11 25 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ thông qua ngày 03/6/2008 26 Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật 27 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thƣ 28 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia 29 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thƣ 30 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/ 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh 31 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 06/01/2010 Quy định ngƣời công chức 90 32 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Nghị định Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Lƣu trữ 33 Trịnh Thị Kim Oanh ( 2008), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học, Hà Nội, 2008 34 PGS TS Vũ Thị Phụng - Nguyễn Thị Chinh, Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ bản, Nxb Hà Nội, Hà Nội,2006 35 PGS.TS Vũ Thị Phụng, Áp dụng tiêu chuẩn ISO việc tổ chức lập quản lý hồ sơ quan, doanh nghiệp.Đề cƣơng giảng.Tƣ liệu Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2007 36 Đào Ngọc Quang (2004), Hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động văn phòng UBND quận (huyện) đáp ứng yêu cầu cơng cải cách hành (từ thực tiễn TP Hồ Chí Minh), Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia 37 Vƣơng Đình Quyền (2006), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 38 Vƣơng Đình Quyền-Nguyễn Văn Hàm (1996), Văn Lưu trữ học đại cương, Nxb Giáo dục, Hà Nội 39 Hà Quảng, Mai Hƣơng(2006), Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ , Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2/2002,tr 37-40 40 Nguyễn Cơng Quyền (2008), Hồn thiện quản lý nhà nước công tác văn thư, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội, 2008 41 Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV, ngày 06/01/2005 Bội Nội vụ việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thƣ, lƣu trữ 91 42 Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 Bộ Nội vụ Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thƣ Lƣu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 43 Quyết định số 14797/1998/QĐ-UB ngày 14 tháng 11 năm 1998 UBND quận Tây Hồ việc ban hành Quy định công tác Văn thƣ Lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 44 Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30 tháng năm 2006 UBND quận Tây Hồ việc ban hành Danh mục quan thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào lƣu trữ UBND quận Tây Hồ 45 Quyết định số 2950/QĐ-SNV ngày 26/4/2013 Quyết định Sở Nội vụ Hà Nội việc mở lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ Văn thƣ Lƣu trữ cho cán công chức công tác UBND cấp quận, huyện thành phố Hà Nội 46 Quy định số 181/UB-VP, ngày 28/3/2001 UBND quận Thanh Xuân quy định hƣớng dẫn thực công tác Văn thƣ Lƣu trữ quận Thanh Xuân 47 NguyễnVăn Tâm( 2008) Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng TW Đảng- thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học, Hà Nội, 2008 48 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Về trách nhiệm cơng vụ thể chế hóa cơng tác lập hồ sơ hoạt động quan công quyền, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số /2011, tr 20-23 49 Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV, ngày 01/02/2005, Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân 50 Thơng tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hƣớng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ, nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 92 51 Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ việc hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp 52 Nguyễn Xuân Trung(2005)Vấn đề lập hồ sơ hành nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bộ- thực trạng giải pháp Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học, Hà Nội, 2005 53 Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội( 2010) Kỷ yếu Hội thảo khoa học ‘‘Lập hồ sơ hành- lý luận, thực tiễn vấn đề đặt ra’’,Hà Nội, 2010 93