(Luận văn thạc sĩ) các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM THỊ DIỆU LINH CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM THỊ DIỆU LINH CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền HÀ NỘI - 2009 MỤC LỤC Trang 1.1 1.2 PHẦN MỞ ĐẦU 02 NỘI DUNG CHÍNH CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA HÀ NỘI HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN Ở HÀ NỘI 11 11 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, LOẠI HÌNH, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA HÀ NỘI 27 11 1.2.1 Thành phần loại hình tài liệu lƣu trữ cấp huyện Hà Nội 1.2.2 Nội dung ý nghĩa tài liệu lƣu trữ cấp huyện Hà Nội CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 27 31 46 PHỐ HÀ NỘI NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ CỦA LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI THÀNH 46 56 PHỐ HÀ NỘI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ Ở LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 62 73 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI NHỮNG HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI HÀ NỘI CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI HÀ NỘI 76 76 3.2.1 Thể chế hóa quy định pháp luật công tác lƣu trữ cấp huyện 85 87 102 3.2.2 Ổn định tổ chức cho lƣu trữ cấp huyện 3.2.3 Chuẩn hóa hệ thống cơng cụ hƣớng dẫn thực xác, thống nghiệp vụ lƣu trữ 3.2.4 Tăng cƣờng vai trò quan quản lý nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng 3.2.5 Bổ sung số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán 3.2.6 Nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống lý luận công tác lƣu trữ, biên soạn sách hƣớng dẫn nghiệp vụ KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤC LỤC 105 106 107 109 110 115 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tổ chức hành cấp quận, huyện tƣơng đƣơng (sau gọi tắt cấp huyện) đƣợc hình thành từ sớm trở thành cấp hành trung gian có ý nghĩa quan trọng việc tổ chức quản lý nhà nƣớc theo lãnh thổ Song song với đời đơn vị hành cấp huyện, quan quản lý nhà nƣớc cấp đƣợc hình thành Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, tổ chức hành cấp huyện đƣợc trì Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 63/SL ngày 22-11-1945 tổ chức Hội đồng nhân dân, Ủy ban hành cấp vùng nông thôn Sắc lệnh số 77/SL ngày 21-12-1945 tổ chức quyền nhân dân thị xã thành phố nhằm thiết lập máy quyền cách mạng cấp hành quan trọng Hiến Pháp1946 đƣợc ban hành ghi nhận khẳng định tồn máy quyền cấp huyện hai Sắc lệnh kể Từ tới nay, Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhiều lần sửa đổi, bổ sung Hiến pháp, kéo theo biến đổi tổ chức máy nhà nƣớc, nhƣng tổ chức hành quyền cấp huyện đƣợc trì tƣơng đối ổn định ngày đƣợc củng cố, đồng thời khẳng định vai trò cấp máy quản lý Nhà nƣớc ta Với tƣ cách đơn vị hành với đầy đủ yếu tố tự nhiên xã hội, cấp huyện không tồn quan quan lý nhà nƣớc mà xuất quan, tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị sản xuất thực nhiều chức khác lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp với lịch sử hình thành phát triển huyện nguồn gốc tạo nên tài liệu lƣu trữ có giá trị Đó sở quan trọng để khẳng định vị trí, vai trị lƣu trữ huyện hệ thống tổ chức lƣu trữ Việt Nam thực tế có mâu thuẫn với quan điểm khơng coi cấp huyện cấp hành cần tổ chức lƣu trữ lịch sử dự thảo Luật Lƣu trữ Việt Nam “Tài liệu lưu trữ di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”1 Nhận thức đƣợc ý nghĩa tầm quan trọng tài liệu lƣu trữ, từ thời phong kiến Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 nay, nhà nƣớc Việt Nam dành quan tâm cho công tác công văn giấy tờ công tác lƣu trữ Cùng với biến động lịch sử dân tộc, ngành lƣu trữ có bƣớc thăng trầm Đến nay, hệ thống tổ chức lƣu trữ đƣợc xây dựng từ trung ƣơng đến địa phƣơng khẳng định vị trí phát triển chung xã hội Trong hệ thống lƣu trữ huyện đƣợc ý công nhận kho lƣu trữ lịch sử huyện theo quy định Thông tƣ số 21/TT-BNV ngày 01-02-2005 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhan dân (sau gọi tắt Thông tƣ 21) Sau Thông tƣ 21, Văn phòng HĐND-UBND huyện thành lập phận lƣu trữ chuyên trách nhƣng hiệu hoạt động phận chƣa cao, chƣa thực hết chức lƣu trữ hành nhƣ lƣu trữ lịch sử huyện Vì thế, nâng cao hiệu hoạt động lƣu trữ huyện việc làm cần thiết Thành phố Hà Nội thị có bề dầy lịch sử, trung tâm trị, văn hóa kinh tế nƣớc Đặc điểm làm nên ý nghĩa quan trọng di sản văn hóa Hà Nội, có tài liệu lƣu trữ Bên cạnh đó, vị trí Thủ Hà Nội cho phép huyện thành phố đƣợc tiếp cận nhanh chóng với quan tâm, đạo quan Trung ƣơng, nhƣ có ƣu định việc phát triển kinh tế - xã hội Do vậy, mức độ phát triển huyện thuộc thành phố nói chung tình hình phát triển lĩnh vực huyện nói riêng phần cho thấy vấn đề quản lý mà địa phƣơng khác tham khảo Cùng với nhu cầu phát triển Thủ đơ, địa giới hành vị trí huyện thuộc Hà Nội có thay đổi Với diện tích tăng lên đáng kể bao gồm 29 quận, huyện thị xã, Hà Nội có thay đổi, làm ảnh hƣởng đến nhiều hoạt động huyện, có cơng tác lƣu trữ Do đó, việc khảo sát thực trạng công tác lƣu trữ huyện Hà Nội không cung cấp thơng tin cơng tác lƣu trữ mà cịn phần phản ảnh số vấn đề thực tiễn xảy tiến hành điều chỉnh địa giới hành Hà Nội Từ xuất phát điểm trên, lựa chọn “Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội” làm đề tài luận văn Mục tiêu nghiên cứu Khi thực đề tài này, hƣớng đến ba mục tiêu bản: - Mô tả đƣợc nội dung, thành phần ý nghĩa tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành cấp huyện Hà Nội để khẳng định vị trí, vai trị lƣu trữ cấp huyện; - Phản ảnh đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ huyện tƣơng đƣơng Hà Nội để làm sở xây dựng giải pháp liên quan; - Đƣa số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lƣu trữ huyện Hà Nội Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đề tài đƣợc triển khai với việc tập trung nghiên cứu hai đối tƣợng bản: - Thực trạng tổ chức hoạt động lƣu trữ huyện Hà Nội; - Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động chúng Công tác lƣu trữ Việt Nam đƣợc quan tâm từ thời kỳ phong kiến nhƣng tổ chức lƣu trữ cấp đƣợc định hình từ năm 1990 trở lại Riêng với lƣu trữ huyện, Thông tƣ 40/1998/TT-TCCP ngày 24-01-1998 Ban Tổ chức cán Chính phủ hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ quan nhà nƣớc cấp quy định quận, huyện phải bố trí từ đến ngƣời có trình độ từ trung cấp lƣu trữ trở lên làm công tác lƣu trữ chuyên trách thuộc văn phịng UBND huyện, có chức giúp Chánh Văn phòng UBND huyện thực quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ phạm vi huyện tài liệu lƣu trữ hình thành trình hoạt động UBND huyện Theo đó, lƣu trữ huyện bắt đầu đƣợc nhắc đến quy định nhà nƣớc với chức cụ thể Đến Thông tƣ 21, lƣu trữ huyện đƣợc xác định rõ tổ chức với hai chức lƣu trữ hành lƣu trữ lịch sử Do vậy, phạm vi đề tài này, tập trung khảo sát, phân tích thực trạng lƣu trữ huyện Hà Nội từ sau Thông tƣ 21 có hiệu lực đề cập tới giai đoạn trƣớc nhƣ phần lịch sử Bên cạnh đó, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 công nhận tồn song song hai hệ thống lƣu trữ: Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Trên thực tế, lƣu trữ Đảng đƣợc tổ chức có hệ thống từ trung ƣơng đến địa phƣơng cấp huyện lƣu trữ huyện ủy Để đảm bào tính trọn vẹn đối tƣợng nghiên cứu, luận văn đề cập tới lƣu trữ Nhà nƣớc quận, huyện, thị xã (sau gọi chung lƣu trữ huyện) Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài đƣợc triển khai với nhiệm vụ sau: - Giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ cấp huyện Hà Nội: Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ cấp huyện Hà Nội đƣợc quy định tổ chức hoạt động quan nhà nƣớc cấp huyện, lịch sử hình thành, phát triển đặc điểm văn hóa Hà Nội Do vậy, nhiệm vụ đặt cho tác giả trách nhiệm phải tìm hiểu, mơ tả, khái quát đƣợc vấn để kể để làm lý giải cho đặc trƣng tài liệu lƣu trữ cấp huyện Hà Nội nhƣ giới thiệu tài liệu lƣu trữ nhƣ loại hình di sản Hà Nội - Phản ảnh thực trạng công tác lƣu trữ huyện Hà Nội: Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lƣu trữ cấp huyện Hà Nội mang tính khả thi đƣợc xây dựng sở đánh giá thực trạng cơng tác Do đó, với nhiệm vụ này, tác giả phải mô tả, khái quát đƣợc tình hình tổ chức, biên chế, tình hình thực nghiệp vụ lƣu trữ cấp huyện Hà Nội với số liệu ví dụ thuyết phục - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác lƣu trữ huyện Hà Nội: Dựa vào kết thực hai nhiệm vụ trên, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ, trọng vài giải pháp đƣợc coi có tính tiên Lịch sử nghiên cứu vấn đề Về công tác lƣu trữ cấp, có cấp huyện khơng phải hƣớng nghiên cứu hồn tịan Trong số nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác lƣu trữ, có cơng trình đƣợc thực cách nghiêm túc, có đóng góp quan trọng khoa học thực tiễn Đó đề tài cấp ngành “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam” Vƣơng Đình Quyền chủ trì, đề tài TS Dƣơng Văn Khảm chủ trì: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ” Đó luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học nhƣ : “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” Trần Thanh Tùng; “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp huyện” Nguyễn Nghĩa Văn Ngoài ra, vấn đề liên quan đến công tác lƣu trữ huyện đƣợc đề cập viết đăng tạp chí chuyên ngành mà tiêu biểu viết tác giả Hồ Văn Quýnh: “Bàn vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện” đăng Tạp chí Lƣu trữ số năm 1978; viết Hội thảo khoa học kho lƣu trữ cố định Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1997 … Tuy đƣợc thể dƣới nhiều hình thức khác nhƣng nghiên cứu công tác lƣu trữ, đặc biệt lƣu trữ huyện thƣờng tập trung vào hƣớng sau: - Nghiên cứu sở khoa học thực tiễn để thiết lập kho lƣu trữ: Theo hƣớng nghiên cứu này, đề tài cấp ngành PGS Vƣơng Đình Quyền chủ trì ý kiến tác giả Hồ Văn Quýnh có đóng góp quan trọng Trong đó, đề tài PGS Vƣơng Đình Quyền khái qt đƣợc thực trạng cơng tác lƣu trữ nhiều quan lƣu trữ, đƣa luận giải cho việc tổ chức quan lƣu trữ cấp đề xuất dự án xây dựng hệ thống quan lƣu trữ Việt Nam bao gồm lƣu trữ huyện sở luận chứng khoa học minh chứng thực tiễn - Đánh giá tổng quan trình hình thành, phát triển thực trạng hoạt động hệ thống lƣu trữ cấp: nội dung đƣợc thể thông qua Khóa luận “Mạng lưới kho, trung tâm lưu trữ nhà nước qua chặng đường 40 năm hình thành phát triển” sinh viên Nguyễn Thị Chinh, luận văn Thạc sĩ Trần Thanh Tùng Những mô tả đánh giá hệ thống lƣu trữ cấp đƣợc trình bày khái quát ấn phẩm nhƣ “Quá trình phát triển trưởng thành” Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc Nhà xuất Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002, “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” hai tác giả PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm TS Nghiêm Kỳ Hồng … - Nghiên cứu chuyên sâu tổ chức lƣu trữ cấp trung ƣơng cấp tỉnh nhƣ khóa luận tốt nghiệp khóa 1991-1995 sinh viên Nguyễn Thị Lan Anh với nhan đề “Một số ý kiến bước đầu tổ lưu trữ chuyên ngành nước ta”, viết “Xây dựng kho lưu trữ tỉnh yêu cầu cấp bách” tác giả Phạm Thanh Dũng,… - Với nghiên cứu riêng cho lƣu trữ huyện, ngòai viết tác giả Hồ Văn Quýnh, đáng kể có luận văn thạc sĩ Ths Nguyễn Nghĩa Văn với tựa đề “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp huyện” Luận văn tập trung nghiên cứu nguyên tắc, sở để thực nghiệp vụ lƣu trữ cụ thể cơng tác lƣu trữ huyện mà chƣa có khảo cứu rộng Nhƣ vậy, nghiên cứu công tác lƣu trữ cấp phong phú có nhiều giá trị tham khảo, đặc biệt nghiên cứu đề xuất mang tính khoa học, khẳng định tiền đề, điều kiện yêu cầu thiết lập lƣu trữ Tuy nhiên, nghiên cứu trực tiếp liên quan đến lƣu trữ huyện không nhiều chƣa có nghiên cứu đánh giá lực, thực trạng tổ chức lƣu trữ cấp nhƣ giải pháp phát huy lực cần thiết bối cảnh đƣợc thừa nhận lƣu trữ lịch sử Vì vậy, việc tập trung tìm hiểu lực lƣu trữ huyện khả phát huy hiệu điều kiện điểm khác biệt nghiên cứu tác giả so với nghiên cứu trƣớc Tài liệu tham khảo Để hồn thành luận văn này, sử dụng nguồn tài liệu sau: - Các giáo trình, sách chuyên khảo lịch sử tổ chức hành chính, tổ chức nhà nƣớc lịch sử ngành nhƣ: Lịch sử nhà nƣớc pháp luật Việt Nam TS Vũ Thị Phụng; Văn quản lý nhà nƣớc công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam PGS Vƣơng Đình Quyền, Lƣu trữ Việt Nam - chặng đƣờng phát triển PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm Ts Nghiêm Kỳ Hồng,… - Các cơng trình nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo khoa học, viết tạp chí chun ngành cơng tác lƣu trữ địa phƣơng tổ chức lƣu trữ; - Những văn Nhà nƣớc quy định tổ chức hoạt động quan nhà nƣớc cấp huyện qua thời kỳ; - Những quy định hành Nhà nƣớc công tác lƣu trữ, hƣớng dẫn Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, …; - Các tƣ liệu, số liệu, văn thu thập đƣợc thông qua khảo sát thực tế quận, huyện, thị thành phố Hà Nội; - Các thông tin liên quan từ website Phƣơng pháp nghiên cứu Với nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, lựa chọn phƣơng pháp sau đây: - Phƣơng pháp phân tích chức năng: phƣơng pháp đƣợc sử dụng để xác định nguồn gốc hình thành tài liệu lƣu trữ cấp huyện Hà Nội, đồng thời phân tích lực hoạt động lƣu trữ huyện sở đối chiếu với việc thực nhiệm vụ đƣợc trao - Phƣơng pháp điều tra xã hội học: phƣơng pháp đƣợc sử dụng với hai hình thức điều tra qua bảng hỏi vấn sâu Mục đích việc sử dụng bảng hỏi thu thập nhanh chóng lƣợng thơng tin tƣơng đối tịan diện cơng tác lƣu trữ quận, huyện, thị xã nhƣng số liệu thu đƣợc khơng xác thực, địi hỏi tác giả phải tổng hợp nhiều nguồn tin khác để xử lý Phƣơng pháp vấn sâu mặt giúp thu thập thông tin cụ thể, sâu sắc số nội dung định sở để phân tích, đánh giá lại độ xác thực nhiều thơng tin khác Hai hình thức đƣợc sử dụng đồng thời để bổ trợ trình khảo sát thực tế - Các phƣơng pháp logic, tổng hợp thống kê: Đây phƣơng pháp đƣợc sử dụng xuyên suốt trình thực luận văn Với lƣợng thông tin tƣơng đối lớn, đa chiều, chí có nhiều mâu thuẫn, tác giả phải sử dụng bảng thống kê tổng hợp so sánh để tìm số liệu với thực tế nhƣ phát vấn đề nội dung cần đƣợc phân tích khoa học giải Các phƣơng pháp đƣợc vận dụng sở phƣơng pháp luận Chủ nghĩa Mác- Lênin cách tiếp cận hệ thống Đóng góp đề tài ... THÀNH PHỐ HÀ NỘI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 62 73 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI NHỮNG HẠN... CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI HÀ NỘI CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI HÀ NỘI 76 76 3.2.1 Thể chế hóa quy định pháp luật công tác lƣu trữ cấp huyện 85... HÀNH CỦA NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ CỦA LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI THÀNH 46 56 PHỐ HÀ NỘI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ Ở LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ