Đang tải... (xem toàn văn)
Có nhiều định nghĩa về quản trị để chúng ta tham khảo: Harold Kootz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.” Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.” Stonner và Rabbins: “Quản trị là một tiến trình bao gồm các việc hoạch định, tổ chức quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó...” Từ việc tham khảo ta rút ra định nghĩa về quản trị: Quản trị là tiến trình hoàn thành công việc một cách có hiệu quả và hữu hiệu thông qua người khác.
TÀI LIỆU ƠN TẬP Câu 1: Quản trị gì? Các chức quản trị? Khái niệm quản trị: Có nhiều định nghĩa quản trị để tham khảo: - Harold Kootz Cyril O’Donnell: “Quản trị thiết lập trì môi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả.” - Robert Albanese: “Quản trị trình kĩ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức.” - Stonner Rabbins: “Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu đơn vị ” Từ việc tham khảo ta rút định nghĩa quản trị: Quản trị tiến trình hồn thành cơng việc cách có hiệu hữu hiệu thông qua người khác Chức nhà quản trị tổ chức: Nhìn chung, quản trị chia thành bốn chức sau: - Chức hoạch định: định rõ mục tiêu tổ chức, thiết lập chiến lược toàn để thực mục tiêu phát triển hệ cấp kế hoạch để hội nhập phối hợp hoạt động - Chức tổ chức: xác định nhiệm vụ phải làm, thực nhiệm vụ đó, nhiệm vụ tập hợp nào, báo cáo cho ai, định làm đâu - Chức điều khiển: động viên người quyền, điều khiển hoạt động người khác, chọn lọc kênh thông tin hiệu nghiệm nhất, giải xung đột thành phần, thắng sức ỳ thành viên trước thay đổi,… - Chức kiểm tra: theo dõi xem tổ chức hoạt động nào, phải so sánh kết thực với mục tiêu đặt có lệch hướng đáng kể quản trị có nhiệm vụ đưa tổ chức trở lại hướng Câu 2: Các kỹ nhà quản trị? Vai trò kỹ nhà quản trị tổ chức? Các kỹ nhà quản trị: Để hoàn thành nhiệm vụ, nhà quản trị cần phải có số kỹ cần thiết Theo Robert Katz, có ba loại kỹ mà nhà quản trị cần phải có, cụ thể sau: - Kỹ kỹ thuật: khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nói cách khác, trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị - Kỹ nhân sự: liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển người tập thể tổ chức dù người thuộc cấp, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị việc quan hệ với người khác nhằm để tạo thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung - Kỹ tư duy: đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp môi trường, biết cách giảm thiểu phức tạp xuống mức độ đối phó Kỹ tư khó tiếp thu quan trọng nhà quản trị Vai trò kỹ nhà quản trị: Các nhà quản trị phải có đầy đủ ba loại kỹ trên, tầm quan trọng loại kỹ tùy theo cấp bậc nhà quản trị tổ chức Kỹ kỹ thuật cần thiết cho nhà quản trị cấp thấp (cấp sở) cấp nhà quản trị làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất nơi mà tài kỹ thuật đặc biệt quan trọng Ngược lại, kỹ tư cần thiết cho nhà quản trị cấp cao lẽ kế hoạch, sách định cấp đòi hỏi nhà quản trị phải có lực hiểu biết mức độ ảnh hưởng với thay đổi lĩnh vực nhiều lĩnh vực khác tổ chức Còn kỹ nhân cần thiết nhà quản trị cấp, nhà quản trị cấp làm việc với người Câu 3: Môi trường tổ chức gì? Phân biệt môi trường vĩ mô môi trường vi mô ? Khái niệm môi trường tổ chức: Môi trýờng thể chế hay lực lýợng từ bên ngồi tổ chức mà nhà quản trị khó kiểm soát nhýng lại ảnh hýởng trực tiếp hay gián tiếp lên kết hoạt ðộng tổ chức Ngýời ta chia làm nhóm là: mơi trýờng vĩ mơ (mơi trýờng tổng quát) môi trýờng vi mô (môi trýờng ðặc thù) Phân biệt môi trýờng vĩ mô môi trýờng vi mô: - Môi trường vĩ mô (tổng quát): bao gồm yếu tố, lực lượng bên tổ chức thường tác động cách gián tiếp đến tất tổ chức hoạt động lĩnh vực khác Môi trường vĩ mô bao gồm yếu tố sau: Yếu tố kinh tế: tăng trưởng kinh tế, sách kinh tế quốc gia, chu kỳ kinh doanh, khuynh hướng tồn cầu hóa,… Các yếu tố tác động đến nhu cầu, mức cung, tạo hội mở rộng thị trường, tăng cạnh tranh hay độ rủi ro, Yếu tố trị, phủ: Sự thể mục đích mà thể chế trị nhắm tới Yếu tố giữ vai trị định hướng chi phối tồn hoạt động xã hội có hoạt động sản xuất kinh doanh Nó bao gồm: ổn định trị, thái độ quan chức phủ doanh nghiệp, hệ thống pháp luật, sách thương mại, … Các yếu tố tác động đến sách, chiến lược doanh nghiệp Yếu tố văn hóa xã hội: doanh nghiệp mơi trường văn hóa xã hội có mối liên hệ mật thiết với Xã hội cung cấp nguồn lực mà doanh nghiệp cần tiêu thụ sản phẩm hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp sản xuất Nó liên quan đến yếu tố: quan niệm thẩm mỹ, tập tục truyền thống, lối sống, nghề nghiệp người dân, hệ tư tưởng tôn giáo, quan tâm ưu tiên xã hội (giáo dục, môi trường),… Các yếu tố tác động đến nhu cầu tiêu dùng sách nhân doanh nghiệp Yếu tố nhân học: số liệu nhân học dân cư khu vực thị trường mà doanh nghiệp hoạt động Nó liên quan đến vấn đề như: đặc điểm dân số, tuổi, giới tính, trình độ (tỷ lệ mù chữ/biết chữ), khu vực địa lý, cấu trúc gia đình,…tác động đến nhu cầu tiêu dùng, mức cung sách nhân doanh nghiệp Yếu tố môi trường tự nhiên: loại tài nguyên thiên nhiên ngày trở nên khan cần có sách quản lý chặt chẽ Nó bao gồm vấn đề có liên quan như: tài nguyên thiên nhiên, nhiên liệu, ô nhiễm môi trường, tái chế phế liệu,…tác động đến vấn đề thiết kế sản phẩm, chiến lược kinh doanh chiến lược dài hạn doanh nghiệp Yếu tố kỹ thuật công nghệ: yếu tố động nhất, thành tựu làm thay đổi phương pháp làm việc người Đó tiến công nghệ, ứng dụng cơng nghệ mới,… Nó tác động đến chất lượng giá thành, rút ngắn vòng đời sản phẩm, tạo thay đổi nhu cầu sản phẩm,… - Môi trường vi mô (đặc thù): bao gồm yếu tố ngành yếu tố ngoại cảnh doanh nghiệp, định tính chất mức độ cạnh tranh ngành sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp tham gia Nó tác động trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp, bao gồm yếu tố sau: Khách hàng: cá nhân hay tổ chức mua sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp Sự tín nhiệm họ tài sản có giá trị doanh nghiệp Nó ðạt ðýợc thỏa mãn thị hiếu hay nhu cầu khách hàng Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn: tổ chức, cá nhân có khả thoả mãn nhu cầu khách hàng mục tiêu với doanh nghiệp loại hay loại có khả thay sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Người cung cấp: cá nhân hay tổ chức cung ứng loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, máy móc, vốn, lao động, dịch vụ,… cho doanh nghiệp, yếu tố liên quan trực tiếp đếngiá thành, nguyên liệu sản xuất, tiến ðộ kế hoạch,… Sản phẩm thay thế… Câu 4: Văn hoá tổ chức thành tố văn hóa tổ chức? Mức độ nhận biết văn hóa tổ chức? Khái niệm văn hóa tổ chức: Vãn hóa tổ chức tính cách, cách thức suy nghĩ hành ðộng tổ chức ðýợc chia sẻ hầu hết thành viên Nó ðýợc thành viên học tập họ muốn tồn tiến tổ chức ðó Nó ðýợc cấu thành từ yếu tố: giá trị cốt lõi, chuẩn mực, niềm tin, từ huyền thoại, nghi thức tập thể ðến ðiều cấm kỵ Vãn hóa tổ chức chịu tác ðộng từ vãn hóa cộng ðồng Giống nhý vãn hóa cộng ðồng, vãn hóa tổ chức nhận thức tồn tập thể cá nhân Ðó cõ sở ðể phân biệt ðýợc tổ chức với tổ chức khác, có chức nãng ðiều chỉnh hành vi thành viên phù hợp với hành vi ðýợc chấp nhận tổ chức Các thành tố văn hóa tổ chức: - Những giá trị cốt lõi: giá trị trung tâm văn hóa tổ chức phản ảnh giá trị liên quan đến công việc xã hội, cộng đồng mà tổ chức hoạt động - Những chuẩn mực: quy tắc khơng thức hành vi ứng xử thành viên nhóm chia sẻ bị ràng buộc phải tuân thủ - Những niềm tin: điều mà người ta tin đúng, trung thực,… thơng thường đến từ bên ngồi tổ chức tơn giáo, có tác động đến giá trị chung - Những huyền thoại: câu chuyện liên quan đến kiện mang tính tiêu biểu cho thành viên thơng thường hư cấu từ chuyện có thật để tạo thành hình ảnh lý tưởng - Những nghi thức tập thể: hoạt động tinh thần tập thể lễ hội, … lặp lặp lại để tạo nên đồng tâm hiệp lực thành viên tạo cho thành viên cảm thấy họ phận tổ chức - Những điều cấm kỵ: tập quán văn hóa tổ chức ngăn cấm thành viên tổ chức không phép làm, hay nói điều Mức độ nhận biết văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức nhận biết mức độ khác nhau, cụ thể: - Phần bên ngồi văn hóa tổ chức thể qua hoạt động mỹ thuật, kiến trúc, hiệu, biểu tượng tổ chức (logo), hành vi quan sát được,… - Phần bên văn hóa tổ chức giá trị thành viên chia sẻ thể qua dấu hiệu, biểu tượng, ngôn ngữ, biểu hiện,… - Phần cốt lõi hay cội nguồn văn hóa tổ chức giả thuyết tảng mà chí thành viên khó nhận biết khơng có ý, điều tra, quan sát cách tập trung phần che khuất Câu 5: Quyết định quản trị yêu cầu nó? Khái niệm định quản trị: Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi, sở hiểu biết quy luật khách quan phân tích thơng tin tượng hệ thống Mỗi định quản trị nhằm trả lời câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi làm? Làm bao lâu? Ai làm? Và làm nào? Trả lời câu hỏi làm gì, làm làm định kế hoạch Những yêu cầu định quản trị - Tính khách quan khoa học:Là thể sở, cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm nhà quản trị việc xử lý, giải tình cụ thể phải tn thủ đòi hỏi quy luật khách quan - Tính có định hướng:Một định quản trị phải nhằm vào đối tượng định, có mục đích, mục tiêu, tiêu chuẩn xác định Việc định hướng định nhằm để người thực thấy phương hướng công việc cần làm, mục tiêu phải đạt - Tính hệ thống:Yêu cầu tính hệ thống định quản trị định đưa phải thống nhất, quán với tổng thể hệ thống định có có nhằm đạt tới mục đích chung - Tính tối ưu:Có nghĩa định đưa để thực phải định có phương án tốt phương án quản trị khác trường hợp phải phương án định tốt - Tính đọng dễ hiểu: Dù biểu hình thức định phải ngắn gọn, dễ hiểu, tiện lợi cho việc bảo mật di chuyển, làm cho chúng đỡ phức tạp giúp tránh việc hiểu sai lệch mục tiêu, phương tiện cách thức thực - Tính pháp lý: Các định đưa phải hợp pháp, theo thông lệ hành phải thẩm quyền, ban hành thủ tục thể thức - Tính góc độ đa dạng hợp lý (tính linh hoạt): Trong nhiều trường hợp định phải điều chỉnh trình thực Những định cứng nhắc khó thực có biến động mơi trường khó điều chỉnh - Tính cụ thể thời gian thực hiện: Trong định cần bảo đảm quy định mặt thời gian triển khai, thực hoàn thành Câu 6: Hoạch định tác dụng quản trị? Khái niệm hoạch định Hoạch định tiến trình nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết nhằm đạt mục tiêu Hoạch định định trước xem phải làm gì, làm nào, làm… để làm cho việc xảy ra, phải xảy khơng xảy theo hướngcó lợi cho doanh nghiệp dựa sở mục tiêu chung tổ chức có tính đến địi hỏi quy luật khách quan chi phối lên yếu tố, khía cạnh bên nội bên ngồi mơi trường Tác dụng hoạch định công tác quản trị - Đề cao công tác hoạch nét đặc trưng “cách mạng quản lí” giới Bởi hoạch định nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp nên phận, thành viên tập trung ý vào việc đạt mục tiêu điều thống hoạt động tương tác phận tổ chức - Hoạch định chức nhà quản trị Hoạch định thiết lập sở định hướng cho việc thực thi chức tổ chức, lãnh đạo kiểm tra - Giúp cho nhà quản trị chủ động đối phó với khơng ổn định tương lai liên quan đến nội ngồi mơi trường, tối thiểu hóa bất trắc tương lai, tập trung hoạt động để hướng mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu - Nói cách khác, hoạch định giúp cho nhà quản trị: Đối phó với mơi trường bất ổn nắm bắt hội Nhận diện thời kinh doanh tương lai Giảm bớt hoạt động trùng lắp lãng phí Xác định tiêu chuẩn làm sở cho hoạt động kiểm soát Câu 7: Thế quản trị mục tiêu (MBO)? Định nghĩa: Quản trị mục tiêu (MBO) cách quản trị thông qua việc thành viên tự xác định mục tiêu, tự quản lý thực mục tiêu mà họ đề Tác dụng: - MBO cung cấp sở quan trọng cho việc hoạch định nhà quản trị Nhờ có MBO mà mục tiêu tổ chức mục tiêu cá nhân đạt thống - MBO kích thích tinh thần hăng hái nâng cao tính trách nhiệm thành viên, phận tham gia việc quản trị doanh nghiệp - MBO tạo điều kiện cho thành viên tổ chức có hội phát triển lực - MBO giúp nhà quản trị nhận thấy dễ rõ khiếm khuyết cơng tác tổ chức Trình tự tiến hành: - Đề mục tiêu: nhà quản trị cao cấp doanh nghiệp đề phương hướng mục tiêu hành động tổ chức, nhà quản trị cấp đề mục tiêu cho phận mình, nhân viên tổ chức tự đề mục tiêu cá nhân phạm vi mục tiêu cấp đề - Thực mục tiêu: Mỗi người phải có trách nhiệm tự quản lý thực mục tiêu mình, báo cáo phần cơng việc thực cho cấp tên để tranh thủ hiểu biết giúp đỡ cấp - Dự đoán đánh giá mức độ thực mục tiêu: thành viên phải dự đốn thân đạtmục tiêu đến đâu, tồn cần khắc phục lưu ý vạch mục tiêu Ưu điểm: - Cung cấp cho nàh quản trị kiện mục tiêu để thực hoạch định - Buộc nhà quản trị phải biết chọn mục tiêu cần ưu tiên thực thời gian định - Xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hành nhân viên - Lôi kéo thành viên tham gia vào trình xây dựng mục tiêu tổ chức - Giúp cho việc kiểm tra doanh nghiệp thực dễ dàng thuận lợi - Tạo điều kiện hội cho thăng tiến, phát huy lực thành viên - Giúp cho thành viên nhà quản trị hiểu - Có khả nâng cao chấ tlượng công tác quản trị kết hoạt động doanh nghiệp Khuyết điểm: - Thời gian để xây dựng mục tiêu thường bị kéo dài phải họp, bàn, trao đổi ý kiến,… - Khó thực thiếu hướng dẫn, giải thích cụ thể nhà quản trị cấp cao tổ chức - Khuynh hướng tập trung vào công việc vấn đề trước mắt, ngắn hạn, chỗ Những kế hoạch mang tính dài hạn chiến lược quan tâm Câu 8: Cơ cấu tổ chức mục tiêu công tác tổ chức quản trị? Khái niệm cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị nhỏ tổ chức thành thể thống nhất, xác lập mối quan hệ nghiệp vụ quyền hành cá nhân đơn vị nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt mục tiêu chung Trong cấu tổ chức ln có mối quan hệ bản: - Mối quan hệ theo chiều dọc: quan hệ cấp cấp Theo mối quan hệ cấu tổ chức chia thành cấp quản trị - Mối quan hệ theo chiều ngang: quan hệ phận quan ngang cấp Theo mối quan hệ cấu tổ chức chia thành khâu quản trị Mục tiêu công tác tổ chức quản trị: Khi thành lập doanh nghiệp, cơng việc phải làm xác định cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm quyền hạn cho cá nhân phận tổ chức Như vậy, mục tiêu cơng tác tổ chức để giải nhiệm vụ cụ thể để thành lập doanh nghiệp đưa vào hoạt động cách có tổ chức Mục tiêu chức tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hồn thành mục tiêu chung tổ chức Những mục tiêu cụ thể mặt tổ chức thường : Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực Xây dựng nề nếp văn hố tổ chức lành mạnh Tổ chức công việc khoa học Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên ngồi đơn vị Cũng loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Yêu cầu mục tiêu tổ chức phải tuân thủ quy luật khách quan đặc thù công tác tổ chức Câu 9: Điều khiển vai trị cơng tác điều khiển cơng tác quản trị? Khái niệm điều khiển Điều khiển hoạt động hướng dẫn, đôn đốc, động viên thúc đẩy người quyền làm việc với hiệu cao nhằm đạt mục tiêu đề Muốn thực chức phải có quyền hành, nghĩa có quyền điều khiển người khác hành động theo nhà quản trị nhằm đạt mục tiêu định Công tác điều khiển gắn liền với nguyên tắc thủ trưởng người huy cao chịu trách nhiệm thành bại tổ chức Vì ưu, nhược điểm phong cách lãnh đạo, huy nhà quản trị có ảnh hưởng lớn đến tồn tổ chức Vai trị cơng tác điều khiển quản trị - Xác định mục tiêu, xây dựng máy gọn nhẹ tương ứng với mục tiêu đem đến thành bại kinh doanh - Cơng tác lãnh đạo có liên quan đến việc định, tổ chức truyền đạt định tổ chức thực định cách giao việc, uỷ quyền, động viên, đề bạt khen thưởng thuộc cấp - Thể tài hoa nhà quản trị hoạt động thực tiễn Câu 10: Mục đích tác dụng công tác kiểm tra quản trị? Kiểm tra gì? Kiểm tra tiến trình đảm bảo hành vi thành tích tn theo tiêu chuẩn tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục mục tiêu, đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp thực theo kế hoạch Đó tiến trình giám sát việc thực thu thập thông tin phản hồi để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch hồn thành dự định Đó tỉ lệ, tiêu chuẩn, số thống kê mà nhà quản trị đưa để đo lường điều chỉnh kết hoạt động cấp nhằm hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp Bằng cách nhà quản trị đảm bảo cấp làm chưa với kế hoạch đề Có thể nói sau: Kiểm tra quản trị nỗ lực có hệ thống để thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh kết thực tế với tiêu chuẩn để đảm bảo nguồn lực sử dụng mục đích hiệu Mục đích cơng tác kiểm tra: - Làm sáng tỏ xác mục tiêu kế hoạch - Xác định dự đốn chiều hướng thay đổi cần thiết liên quan đến hoạt động doanh nghiệp như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên,… - Phát kịp thời vấn đề sai đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai - Làm đơn giản hoá vấn đề uỷ quyền huy, quyền hành trách nhiệm - Phát thảo tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt khơng cần thiết - Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục, điều chỉnh kịp thời hoạt động nhằm cải tiến hoàn tất cơng tác tiết kiệm cơng sức người để gia tăng suất lợi nhuận cao Tác dụng kiểm tra công tác quản trị: Cơng tác kiểm tra ln địi hỏi lực hiểu biết nhà quản trị để phát huy tối đa tác dụng - Giảm bớt gánh nặng cấp huy nhờ có theo dõi thường xuyên công việc Để biết công việc mà nhân viên làm, chưa làm làm chưa đạt, từ nhà quản trị có hướng điều chỉnh thích hợp ... thơng tin tượng hệ thống Mỗi định quản trị nhằm trả lời câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi làm? Làm bao lâu? Ai làm? Và làm nào? Trả lời câu hỏi làm gì, làm làm định kế hoạch Những yêu cầu định... liên quan trực tiếp đếngiá thành, nguyên liệu sản xuất, tiến ðộ kế hoạch,… Sản phẩm thay thế… Câu 4: Văn hố tổ chức thành tố văn hóa tổ chức? Mức độ nhận biết văn hóa tổ chức? Khái niệm văn... thơng thường đến từ bên ngồi tổ chức tơn giáo, có tác động đến giá trị chung - Những huyền thoại: câu chuyện liên quan đến kiện mang tính tiêu biểu cho thành viên thơng thường hư cấu từ chuyện có