Đề cương câu hỏi ôn thi môn quản trị học

2.Các cấp bậc quản trị trong doanh nghiệp a.Cấp cao: quyết định chiến lược b.Cấp trung: quyết định chiến thuật c.Cấp cơ sở: quyết định tác nghiệp d.Người thực hiện: thực hiện quyết định

QUẢN TRỊ HỌC 1.Khái niệm quản trị

-Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị để phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường

2.Các cấp bậc quản trị trong doanh nghiệp

a.Cấp cao: quyết định chiến lược

b.Cấp trung: quyết định chiến thuật

c.Cấp cơ sở: quyết định tác nghiệp

d.Người thực hiện: thực hiện quyết định

-Quản tri viên cấp cao(Top managers):Đưa ra quyết định chiến lược,tổ chức thực hiện chiến lược,duy trì và phát triển

tổ chức,chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức

-Quản trị viên cấp trung(Middle managers):Hoạt động dưới quản trị viên cấp cao nhưng trên quản trị viên cấp cơ sở.Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật,thực hiện kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp,phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung,họ thường là các trưởng phòng ban,phó phòng ban… -Quản trị viên cấp cơ sở(First-line managers):Đây là các quản trị viên bậc cuối cùng Nhiệmvụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đôc thúc ,hướng dẫn,điều khiển các công nhân,nhân viên trong các công việc cụ thể hàng

ngày để hoàn thành mục tiêu chung,họ thường là cá nhóm trưởng,tổ trưởng,đốc công…

2.Các kĩ năng cần thiết của nhà quản trị

-Kĩ năng kĩ thuật:hay còn gọi là khả năng chuyên môn,đây

là kĩ năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể,trình

độ chuyên môn của nhà quản trị.Đây là kĩ năng cơ bản nhất của nhà quản trị cấp cơ sở

-Kĩ năng nhân sự:liên quan đến khả năng cùng làm việc,động viên và điều khiển nhân sự.Đây là kĩ năng thể hiện sự tài năng của nhà quản trị trong việc tạo mối quan hệ

vs ng khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành

công việc

-Kĩ năng nhận biết:Khả năng phán đoán,kĩ năng tư duy và hoạch định chiến lược của nhà quản trị.Kĩ năng này đặc biệt quan trọng với nhà quản trị cấp cao

3.Thông tin quản trị

-Thông tin: là những hiểu biết về tự nhiên,con người xã hội,về những sự kiện diễn ra trong không gian,thời gian,là những dự đoán,dự kiến kế hoạch…là những gì mà con người cần biết cho hoạt động cuả mình

-Trong quản trị thông tin là những tín hiệu,những thông điệp,tin tức mới,đc thu nhận,được hiểu và đánh giá bởi chủ thể quản trị và có ích cho hoath động quản trị.Phải gắn liền với quyết định và mục tiêu quản trị,cụ thể là mọi thông tin quản trị đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản trị ,đạt mục tiêu quản trị.Ngược lại mọi quyết định quản trị

cx phải chứa đựng thông tin,sản phẩm quyết định chính là thông tin

=>Có thể nói bản chất của quản trị là xử lý thông tin,thông tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản trị -Thông tin quản trị gồm ba đặc điểm:

 Thông tin quản trị khác với tin tức thông thường của các phương tiện truyền thông.Thông tin quản trị đòi hỏi người nhận phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp

 Thông tin quản trị là sản phẩm của lao động quản lý,đồng thời là những thông điệp,tin tức có lợi cho hệ thống quản trị

 Thông tin quản trị gắn liền với quyền uy,quyền lực lãnh đạo

KẾT LUẬN: thông tin quản trị là tất cả cá tin tức mới được thu nhận được hiểu và đánh giá là có ích trong việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của tổ chức.

4.Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin trong hoạt động quản trị

 Độ tin cậy: Thông tin phải đúng,chính xác,khách quan.Muốn vậy phải có phương pháp chọn lọc thông tin một cách khoa học,hội tụ đủ ba yếu tố: con người đc huấn luyện,có hiểu biết ý thức làm việc nghiêm túc và có hệ thống trang thiết bị cần thiết phù hợp vs trình độ

 Tính đầy đủ: bao quát toàn bộ vấn đề nhằm đáp ứng đc yêu cầu của nhà quản trị,vd như cá tình hình thực tế.Thông tin không đầy đủ sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ cho doanh nghiệp

 Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải thích ứng cho người nhận,sáng sủa rõ rang nếu không có thể gây khó hiểu và dẫn đến những hiểu lầm và quyết định sai lệch

 Tính kịp thời: Thông tin phải đc thu nhận đúng lúc,phản ánh thực trạng hiện tại của đối tượng,thông tin không kịp thời điểm có thể sẽ không còn ý nghĩa gì với hoạt động quản trị,hay không có ích cho doanh nghiệp

 Thông tin phải gắn liền với quá trình và diễn biến của

sự việc: thông tin phải được xâu chuỗi, có trình tự hợp lý,điều này rất có ích với hhoatj động tư duy của con người được rõ rang mạch lạc,như vậy mới ra quyết định kịp thời

và đúng đắn

 Thông tin phải dùng được: phải có ích cho hoạt động quản trị,có giá trị thực sự dù nhiều hay ít.Tuy nhiên thông tin là vô hạn nên thường sẽ kết hợp hai hoạt động thu thập

và lọc thông tin

 Thông tin được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quí giá của một tổ chức.Chính vì thế,nó phải đc bảo vệ và chỉ những người có quyền hạn hoặc có liên quan mới được phép tiếp cận với thông tin đó Sự thiếu an toàn về thông tin

có thể gây ra những thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp

5.Hoạch định

 Khái niệm:

-Hoạt động quản trị là một dạng hoạt động của con người chính vì vậy nó phải được kế hoạch hóa Hoạch định là sự lụa chọn các mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức

để hoàn thành mục tiêu

 Vai trò:

-Là cầu nối liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức

-Góp phần thực hiện các mục tiêu của tổ chức: là sự lựa chọn các mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức để thực hiện các mục tiêu ấy.Việc hoạch định sẽ góp phần tích cực vào việc thực hiện mục tiêu chung

-Hoạch định ảnh hưởng đến hiêu quả của cá nhân và tổ chưc:Có hoạch định cụ thể sẽ giúp mỗi cá nhân và tổ chức thực hiện các vấn đề,các mục tiêu trọng điểm trong một thời gian nhất định,luôn chủ động và xác định dễ dàng phương thức phù hợp để hoàn thành mục tiêu

-Ứng phó với những bất định trong tương lai:Tương lai luôn bị biến động và thay đổi bởi tác động của môi trường.Có hoạch định sẽ giúp lường trước các sự việc và đề trước giải pháp

-Phát triển tinh thần làm việc tập thể:Có hoạch định,các nhân viên sẽ đều rõ mục tiêu và công việc mình phải làm,như vậy hiệu quả làm việc sẽ cao hơn

-Giúp các nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng:Có hoạch định đồng nghĩa với có những tiêu chuẩn để đo lường tiến độ hay kết quả xác đáng cho từng mục tiêu

6.Hoạch định chiến lược

 Khái niệm:

-Là quá trình vạch ra những mục tiêu dài hạn của tổ chức

và phương thức hành động cụ thể để thực hiện các mục tiêu

đó trong điều kiện môi trường biến động và sự khan hiếm

về nguồn lực

 Chức năng:

-Định hướng cho các hoạt động của tổ chức

 Định hướng mục tiêu

 Các chiến lược ứng xử mang tính định hướng

 Các định hướng chiến lược về cơ cấu

-Đảm bảo thế chủ động chiến lược khi tiến công cũng như phòng thủ của tổ chức

-Đảm bảo tính thích nghi chiến lược với mọi điều kiện và thay đổi của thị trường nói riêng và môi trường nói chung trong thời gian dài hạn

-Phòng ngừa mọi rủi ro và nguy cơ nếu có thể xuất hiện và tận dụng mọi cơ hội trong tương lai

-Xây dựng và phát triển mọi nguồn tài nguyên của tổ chức

 Nhiệm vụ:

-Xây dựng các kế hoạch dài hạn hoặc mang tính quan trọng

và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổ chức

-Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các chiến lược và sách lược trong kinh doanh,đầu tư…

-Phối hợp các hoạt động chiến lược giữa các bộ phận

7.Các yếu tố quyết định tầm hạn quản trị

-Năng lực quản trị : là khả năng tác động vào người khác.Nếu nhà quản trị có năng lực giỏi có khả năng phối hợp nhiều nhân viên cấp dưới thì nên chọn tầm hạn quản trị rộng và ngược lại

-Trình độ cấp dưới: trình độ nhân viên kém thì tầm hạn quàn trị hẹp và ngược lại

-Mức độ ủy quyền của cấp trên với cấp dưới: khi được ủy quyền thì tầm hạn quản trị rộng

-Tính chất kế hoạch công việc: các công việc ít tốn kém ,ít phức tạp thì tầm hạn quản trị rộng

-Sự thay đổi của công việc: công việc ổn định thường xuyên thì tầm hạn quản trị rộng và ngược lại

-Kỹ thuật và phương tiện: nếu phương tiện đầy đủ và kỹ thuật tiên tiến thì nên chọn tầm hạn quản trị rộng và ngược lại

8.Ra quyết định quản trị

 Khái niệm:

-Là quá trình gồm việc xác định vấn đề, lựa chọn hoặc một

số phương án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho một công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã định

 Vai trò:

-Là sản phẩm chủ yếu và trung tâm của mọi hoạt động quản trị

-Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc vào các quyết định của nhà quản trị

-Nhà quản trị dựa trên các nguyên tắc,các cơ sở của việc ra quyết định để tận dụng cơ hội,thời cơ và hạn chế thách thức

-Mỗi quyết định là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ

hệ thống quyết định của tổ chức nên mức độ tương tác giữa chúng rất phức tạp và quan trọng Có thể nói chúng có một

sự liên kết chặt chẽ

 Nguyên tắc của việc ra quyết định

-Nguyên tắc hệ thống:Luôn xem tổ chưc là một hệ thống tổ chức kinh tế xã hội,khi đưa ra quyết định luôn phải chú ý ba yếu tố môi trường bên ngoài,điều kiện bên trong và mục tiêu tổ chức

-Nguyên tắc khả thi: Phải xem xét tất cả các yếu tố trong ngoài có ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tố chức.Xem xét nhu cầu,cơ hội thành công,rủi ro có khả năng xảy ra,cân nhắc toàn diện

-Nguyên tắc khoa học:Phải là phương án được mọi người ủng hộ,là phương án được chọn lọc từ nhiều phương án

-Nguyên tắc dân chủ:Cần có sự tham gia của tập thể mọi người trong tổ chức.Cần tiếp thu ý kiến của tất cả,chú ý đến những ý kiến phương án mới

-Nguyên tắc kết hợp:Cần kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm ,giữa lợi ích dài hạn và lợi ích ngắn hạn,giữa tính kinh tế và tính kĩ thuật,v v

9.Kiểm tra trong quản trị

 Khái niệm

-Là quá trình đo lường kết quả thực hiện,so sánh với các tiêu chuẩn,phát hiện sai lệch và nguyên nhân,tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp vs mục tiêu đã định

 Vai trò:

-Là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị,thẩm định tính đúng sai của đường lối chiến lược,kế hoạch

-Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao

-Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống.Nhờ kiểm tra mà những nhà quản trị có thể kiểm soát được những yêu tố ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp

-Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với những thay đổi,biến động của môi trường

-Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

10.Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

 Đặc điểm

-Xây dựng trên nguyên lí : +Mỗi cấp chỉ có một lãnh đạo trực tiếp

+ Mối q.hệ của cơ cấu thiết lập theo chiều dọc

+Công việc tiến hành theo tuyến -Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị

-Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng

-Chế độ độc tài,thủ trưởng

-Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc

 Ưu điểm

-Tuân thủ nguyên tắc thủ trưởng

-Tạo ra sự thống nhất,tập trung cao độ

-Chế độ trách nhiệm rõ rang

-Thông tin truyền tải nhanh chóng

-Phù hợp với những doanh nghiệp qui mô nhỏ,sản phẩm không phức tạp và tính chất sẩn xuất liên tục

 Nhược điểm

-Không chuyên môn hóa,đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện

-Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

-Dẫn đến cách quản lý độc đoán gia trưởng

11.Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

 Đặc điểm

-Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng

-Không theo tuyến

-Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến,do đó mỗi cấp dưới có thể có nhiều cấp trên

-Mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp

 Ưu điểm

-Cơ cấu này được sự trợ giúp cảu các chuyên gia hành đầu -Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện

-Dễ đào tạo và dễ tìm được nhà quản trị

 Nhược điểm

-Vi phạm chế độ một thủ trưởng

-Chế độ trách nhiệm không rõ rang

-Sự phối hợp giữa nhà quản trị vs các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn

-Khó xác định trách nhiễm dẫn đến sự đổ thừa trách nhiệm lẫn nhau

12.Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

 Đặc điểm

-Cơ cấu này cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án

-Sản xuất nhiều loại sản phẩm lẫn nhau

-Ngoài sự giúp đỡ của nhà lãnh đạo theo tuyến còn có sự trợ giúp của nhà lãnh đạo theo đề án

-Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng được liên kết chặt chẽ vs nhau trong một đề án,trên một khu vực nhất định

-Sau khi hoàn thành đề án,những thành viên trong đề án trở

về vị trí,đơn vị cũ

 Ưu điểm:

-Đây là hình thức tổ chức linh động

-Ít tốn kém,sử dụng nhân lực có hiệu quả

-Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động

-Việc hình thành và giải thể dễ dành nhanh chóng

 Nhược điểm

-Dễ xẩy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa nhà lãnh đạo và các

bộ phận

-Đòi hỏi nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng lớn

-Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

13.Phong cách lãnh đạo độc đoán chuyên quyền

 Đặc điểm

-Là phong cách lãnh đạo mà nhà quản trị sử dụng triệt để quyền lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động người dưới quyền

-Mọi quyền lực tập trung vào tay nhà quản trị

-Giao việc cho cấp dưới bằng mệnh lệnh,ép buộc họ phải làm bằng quyền uy,bằng sự đe dọa,trừng phạt

-Người lãnh đạo trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong tổ chức

-Nhà quản trị quyết định mọi việc lớn nhỏ,cấp dưới phải thi hành một cách tập trung,chính xác,không được phép xảy ra một sai sót

 Ưu điểm

-Cho phéo giả quyết nhanh chóng công việc trên cơ sở kinh nghiệm và ý chí của nhà quản trị,không có sự tham gia của tập thể.Nếu là một lãnh đạo giỏi thì tổ chức sẽ thành công vang dội

 Nhược điểm

-Không tập trung được sự sáng tạo của cấp dưới,hiệu quả công việc k cao,phụ thuộc vào sự có mặt của nhà lãnh đạo -Dễ gây ra tình trạng bất ổn định trong doanh nghiệp,bầu không khí căng thẳng,phát sinh bè phái ,ảnh hưởng đến công việc chung

14.Phong cách lãnh đạo dân chủ

 Đặc điểm

-Nhà quản trị rất ít sử dụng quyền lực hay uy tín cá nhân để tác động đến những người dưới quyền

-Nhân viên cấp dưới tham gia bàn bạc thảo luận và lựa chọn phương án quyết định cũng như giải quyết nhiệm vụ tập thể

-Nhà quản trị phần lớn khích lệ chứ không đòi hỏi cấp dưới phải tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh

 Ưu điểm

-Phát huy tối đa nguồn lực tập thể,tạo cho nhân viên cấp dươi tính độc lập,chủ động phù hợp với khả năng của họ

-Năng suất lao động cao kể cả khi không có mặt nhà lãnh đạo

-Bầu không khí thoải mái dễ chịu,tạo nên sự đoàn kết bền chặt giữa các thành viên

 Nhược điểm

-Tốn nhiều thời gian đưa ra quyết định,đôi khi sẽ bỏ lỡ thời

cơ kinh doanh

-Khó thống nhất ý kiến nếu không đủ năng lực,trình độ,người lãnh đạo có thể trở thành kẻ nhu nhược theo chân cấp dưới

15.Phong cách lãnh đạo tự do

 Đặc điểm

-Nhà lãnh đạo rất ít sử dụng quyền lực để tác động đến người dưới quyền,thậm chí là không tác động đến họ

-Nhà lãnh đạo thường giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho mọi người,các thành viên được tự do hành động,được quyền ra quyết định nhưng nhà quản trị là người thông qua

và chịu trách nhiệm với các quyết định của nhân viên cấp dưới

 Ưu điểm

-Phát huy tối đa năng lực của người dưới quyền

-Tạo không khí thoải mái trong công việc

-Không gò bó,hiệu quả công việc cao

 Nhược điểm

-Dễ gây ra hôn loạn,vô tổ chức do thiếu những chỉ dẫn của nhà lãnh đạo,vì vậy năng suất và hiệu quả công việc thấp