Thành viên INPACT quốc tế
Tên khách
hàng Nhà máy ABC
Niên độ kế toán 31/12/2006 Tham chiếu N1/2
Khoản mục TK 331 Người thực hiện LTH
Bước công việc Tổng hợp chi tiết theo đối tượng Ngày thực hiện 05/02/2007
Nhà cung cấp
Cty TNHH Long Sơn Cty CP TM&VT Việt Trung Cty CP Viễn Tiến
XN Bê tông XL Hòa Khánh Cty TNHH Huy Hòa
Tổng cộng Dư Có cuối kỳ 12.885.840 VND (8.050.000)VND 28.677.000 VND 30.859.676 VND 20.080.772 VND 84.453.288 VND Ghi chú Chưa có xác nhận công nợ (1) Chưa có xác nhận công nợ Có xác nhận công nợ Có xác nhận công nợ Có xác nhận công nợ
(1) Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp lớn hơn số phải trả
Kiểm toán viên đã thu thập Biên bản đối chiếu công nợ của Nhà máy ABC với các nhà cung cấp: Công ty CP Viễn Tiến, XN Bê tông XL Hòa Khánh, Công ty TNHH Huy Hòa. Kết quả cho thấy số dư nợ phải trả các nhà cung cấp trên sổ tại thời điểm 31/12/2006 khớp với số dư trên Biên bản đối chiếu.
Tại thời điểm 31/12/2006, TK 331 – Công ty CP TM&VT Việt Trung có số dư Nợ, tuy nhiên, kế toán lại ghi dư Có bằng số âm. Qua phỏng vấn nhân viên kế toán, được biết số dư này là do số tiền trả trước lớn hơn số tiền phải trả, chưa thu hồi.
Nhà máy ABC chưa tiến hành đối chiếu công nợ đối với số dư TK 331 các đối tượng Công ty TNHH Long Sơn và Công ty CP TM&VT Việt Trung. Kiểm toán viên đã gửi thư xác nhận đến 2 nhà cung cấp này. Mẫu thư xác nhận như sau:
Bảng 2.11 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Kính gửi: Công ty TNHH Long Sơn
Địa chỉ: 253 Bà Triệu – Hà Nội Fax:
Thư yêu cầu xác nhận số dư
Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi đề nghị Quý Công ty đối chiếu số dư đây với số liệu trên sổ kế toán của Công ty tại thời điểm ngày….31/12/2006….và xác nhận số dư này là đúng. 1. Công ty nợ chúng tôi: (bằng chữ: )
2. Chúng tôi nợ Công ty: 12.885.840 VND (bằng chữ: Mười hai triệu tám trăm tám mươi lăm ngàn tám trăm bốn mươi đồng chẵn)
Nếu Công ty không đồng ý với thông tin trên đây, đề nghị cho chúng tôi biết số liệu theo sổ của Công ty và nguyên nhân chênh lệch.
Thư xác nhận đề nghị gửi bằng fax và bằng thư trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ dưới đây.
Chúng tôi xin lưu ý Quý Công ty rằng Thư xác nhận này không phải là yêu cầu thanh toán mà chỉ nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Các khoản nợ và các khoản thanh toán sau ngày nói trên không bao gồm trong số dư xác nhận.
Giám đốc Nhà máy ABC (ký, đóng dấu)
Kính gửi: Ông/ Bà LTH Kiểm toán viên Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Số 1 – Lê Phụng Hiểu – Hoàn Kiểm – Hà nội Fax: 04 8 253 973
Nếu đồng ý với số liệu nói trên, đề nghị ký xác nhận dưới đây:
Tôi/ Chúng tôi xác nhận số dư trên sổ của chúng tôi là đúng với số liệu nói trên. Nếu không đồng ý với số liệu nói trên, đề nghị cung cấp các thông tin dưới đây:
Chúng tôi không đồng ý với số liệu nói trên. Lý do của khoản chênh lệch được chi tiết dưới đây:
Tên Công ty/ đóng dấu
Chữ ký
Tên Vị trí Ngày
Kiểm toán viên đã nhận được thư trả lời của Công ty TNHH Long Sơn và Công ty CP TM&VT Việt Trung xác nhận 2 số dư trên là đúng.
Như vậy, Nhà máy ABC có 5 nhà cung cấp mà cuối kỳ còn số dư công nợ, trong đó có 3 nhà cung cấp đã có đối chiếu công nợ với Nhà máy, còn 2 nhà cung cấp chưa có đối chiếu công nợ là Công ty TNHH Long Sơn và Công ty CP TM&VT Việt Trung. Kiểm toán viên đã sử dụng kết quả đối chiếu công nợ của Nhà máy và chỉ thực hiện gửi thư xác nhận số dư đối với 2 nhà cung cấp còn lại. Điều này có khả năng đem lại rủi ro cho kiểm toán viên vì kiểm toán viên đã không trực tiếp đối chiếu số dư với 3 nhà cung cấp có số dư công
nợ lớn. Do vậy, trong trường hợp này, do số nhà cung cấp của Nhà máy ABC nhỏ (5 nhà cung cấp), kiểm toán viên nên tiến hành gửi thư xác nhận số dư đến cả 5 nhà cung cấp để thu được bằng chứng tin cậy hơn và giảm thiểu rủi ro cho kiểm toán viên và Công ty kiểm toán.
Đối với Công ty XYZ, kiểm toán viên cũng thực hiện tổng hợp chi tiết theo đối tượng và đối chiếu với Biên bản xác nhận công nợ. Qua kiểm toán, kiểm toán viên nhận thấy Công ty XYZ chỉ tiến hành đối chiếu công nợ với một số ít nhà cung cấp, tỉ lệ đối chiếu là 5/14 nhà cung cấp, chiếm tỉ lệ 50.4% tổng giá trị công nợ phải trả. Kiểm toán viên cho rằng XYZ là doanh nghiệp mới thành lập, tổ chức hoạt động còn chưa đồng bộ, hệ thống kế toán còn yếu nên chưa thực hiện đối chiếu công nợ đầy đủ. Kiểm toán viên đã tiến hành gửi thư xác nhận tới tất cả các nhà cung cấp và yêu cầu phúc đáp nhanh chóng.
Kiểm toán viên NDT đã nhận được thư phúc đáp của 11/14 nhà cung cấp, chiếm tỉ lệ 78.9% tổng giá trị công nợ phải trả. Hầu hết thư phúc đáp đều xác nhận số dư trên sổ của Công ty XYZ khớp với số dư trên sổ của nhà cung cấp. Riêng đối với Công ty TNHH Thiên Minh, có sự chênh lệch về số dư nợ phải trả. Kiểm toán viên đã tìm hiểu nguyên nhân và ghi vào giấy làm việc như sau:
Bảng 2.12 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
Thành viên INPACT quốc tế
Tên khách
hàng Công ty XYZ
Niên độ kế toán 31/12/2006 Tham chiếu N1/3
Nợ phải trả Công ty TNHH Thiên Minh: Theo xác nhận : 712.689.615 VND Trên sổ kế toán : 693.534.815 VND Chênh lệch : 19.154.800 VND
Chênh lệch này là do trong tháng 12/2006, Công ty XYZ có mua 1 lô hàng của Công ty TNHH Thiên Minh giá thanh toán là 19.154.800 VND (trong đó VAT 5%) cuối tháng hóa đơn về, hàng chưa về, kế toán không ghi nhận khoản phải trả này.
Đối với những thư xác nhận không có phúc đáp, kiểm toán viên tiến hành thủ tục kiểm toán bổ sung. Kiểm toán viên kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ. Công việc này được thực hiện trong bước kiểm tra công nợ ngoài niên độ, được trình bày trong mục 2.2.2.4.
2.2.2.3. Kiểm tra số phát sinh
Trong bước này, kiểm toán viên kiểm tra việc hạch toán các khoản phải trả, các khoản thanh toán với nhà cung cấp nhằm đảm bảo chính sách mua hàng của đơn vị được thực hiện trên thực tế.
Tại Nhà máy ABC, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp thông qua các chứng từ có liên quan. Kết quả kiểm toán năm trước cho thấy không tồn tại sai sót trọng yếu nên kiểm toán viên chỉ chọn mẫu những nghiệp vụ mà theo phán đoán của kiểm toán viên thì ở đó có khả năng chứa đựng sai sót để kiểm tra. Kiểm toán viên nhận xét rằng hầu hết các khoản phải trả và thanh toán với nhà cung cấp được ghi nhận đúng, có đủ chứng từ chứng minh. Các phiếu chi có đầy đủ các thông tin quan trọng: số chứng từ, ngày tháng, lý do chi, chữ ký duyệt của Giám đốc… Các hóa đơn đều hợp lệ, ghi đầy đủ ngày tháng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký và dấu của đơn vị bán hàng…
Công ty XYZ là khách hàng lần đầu của AASC nên kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu lớn hơn để kiểm tra chi tiết và tập trung kiểm tra kỹ hơn. Tại AASC, việc chọn mẫu thường được tiến hành dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên. Đối với khoản phải trả nhà cung cấp của Công ty XYZ, kiểm toán viên đã chọn mẫu các nghiệp vụ có nội dung bất thường và các nghiệp vụ có số phát sinh lớn.
Bảng 2.13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
Thành viên INPACT quốc tế
Tên khách
hàng Công ty XYZ
Niên độ kế toán 31/12/2006 Tham chiếu N1/4
Khoản mục TK 331 Người thực hiện NDT
Bước công việc Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện 18/03/2007
Số CT Ngày Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Nợ Có … 1457 PC67 UNC36 12453 PK … … 20/7 24/7 25/7 01/8 30/9 … … … Nhập gạo tấm 25% Trả tiền đỗ xanh Trả tiền lạc Nhập đỗ xanh Hạch toán số k/c nhầm 1256,312 USD … … 156 1331 111 112 156 1331 3388 … … 44.520.000 159.950.000 20.094.710 … … 30.911.429 1.545.571 14.476.190 723.810 … (1) (2) (3) (4) (5)
(1) Có HĐ GTGT, Hợp đồng mua bán
(2) Có Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, HĐ GTGT, Hợp đồng mua bán.
Giấy đề nghị thanh toán thiếu chữ ký của Giám đốc
(3) Có Ủy nhiệm chi, Phiếu hạch toán, HĐ GTGT, Hợp đồng mua bán
(4) Có HĐ GTGT, Hợp đồng mua bán Hóa đơn ghi sai mã số thuế
(5) Có HĐ GTGT, Hợp đồng mua bán
Thủ tục kiểm tra chi tiết cho thấy tại Công ty XYZ có một số Phiếu chi không có chứng từ đính kèm, Giấy đề nghị thanh toán thiếu chữ ký duyệt của Giám đốc, Hóa đơn không hợp lệ… Tổng hợp kết quả kiểm tra cho thấy tổng số tiền trên các hóa đơn không hợp lệ là 17.500.000 VND (bao gồm VAT 5% tương ứng với số tiền 833.333 VND).
2.2.2.4. Kiểm tra công nợ ngoài niên độ
Để thực hiện thủ tục này, kiểm toán viên cần thu thập Sổ quỹ, Sổ Cái TK 111 - Tiền mặt, Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Kiểm toán viên chọn mẫu các Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Hóa đơn mua hàng để thực hiện đối chiếu với Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Bước công việc này nhằm xem xét các khoản chi sau ngày khóa sổ có liên quan tới các khoản phải trả nhà cung cấp của niên độ kế toán đang được kiểm toán hay không, các khoản phải trả có bị bỏ sót hay không.
Tại Nhà máy ABC, việc gửi thư xác nhận đã cho kết quả phù hợp nên kiểm toán viên không thực hiện thủ tục này.
Tại Công ty XYZ, trong tổng thể 14 nhà cung cấp, kiểm toán viên đã chọn ra 5 nhà cung cấp có số dư lớn nhất và 3 nhà cung cấp mà việc gửi thư xác nhận đã không đem lại kết quả để kiểm tra. Kiểm toán viên kiểm tra các
nghiệp vụ thanh toán cho các nhà cung cấp nói trên trong tháng 01/2007 thông qua việc đối chiếu giữa Phiếu chi (hoặc Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi) với Hóa đơn, Bảng kê của người bán và đối chiếu với Hợp đồng mua bán hàng hóa, đồng thời đối chiếu với Sổ chi tiết TK 331. Tiến hành đối chiếu giữa Sổ chi tiết TK 331 với Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112. Các đối chiếu cho kết quả khớp đúng. Kiểm toán viên kết luận không có khoản phải trả nào chưa được ghi sổ.
2.2.2.5. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ
Ở Nhà máy ABC, mọi giao dịch thanh toán được thực hiện bằng đồng Việt Nam (VND) nên kiểm toán viên cũng không thực hiện thủ tục này khi tiến hành kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp.
Còn ở Công ty XYZ, có hoạt động xuất nhập khẩu, giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ (USD) nên kiểm toán viên đã tiến hành kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Tại Công ty XYZ, việc hạch toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp bằng ngoại tệ được hạch toán theo tỉ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ theo từng ngân hàng đơn vị có giao dịch. Khi kiểm tra các khoản mục có số dư bằng ngoại tệ, kiểm toán viên kết hợp đối chiếu các khoản bù trừ công nợ, sử dụng Biên bản đối chiếu công nợ, đối chiếu với chứng từ, kiểm tra việc hạch toán các khoản chênh lệch tỉ giá, kiểm tra việc đánh giá lại số dư cuối kỳ TK 331. Sau kiểm toán, kiểm toán viên kết luận các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được hạch toán phù hợp, số dư cuối kỳ được đánh giá đúng.
2.2.2.6. Tổng hợp kết quả kiểm toán
Ở bước này, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp kết quả thực hiện các bước trước để lập Trang tổng hợp và Trang kết luận kiểm toán.
Đối với Nhà máy ABC, do đơn vị đã ghi số dư TK 331 - Công ty CP TM&VT Việt Trung bằng số âm bên Có (theo Giấy làm việc N1/2) kiểm toán viên sẽ đề nghị phân loại lại số dư TK 331 tại ngày 31/12/2006 như sau:
Dư Nợ cuối kỳ: 8.050.000 VND Dư Có cuối kỳ: 92.503.288 VND
Còn dưới đây là Trang tổng hợp các nhận xét và kiến nghị của kiểm toán viên đối với Công ty XYZ:
Bảng 2.14: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
Thành viên INPACT quốc tế
Tên khách
hàng Công ty XYZ
Niên độ kế toán 31/12/2006 Tham chiếu N1/7
Khoản mục TK 331 Người thực hiện NDT
Bước công việc Tổng hợp kết quả kiểm toán Ngày thực hiện 20/03/2007 I. NHẬN XÉT CHUNG
1. Về chứng từ kế toán
Một số hóa đơn không hợp lệ, tổng số tiền là 17.500.000 VND (bao gồm VAT 833.333 VND)
2. Về sổ kế toán
Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết TK 331… tại thời điểm 31/12/2006 chưa được in ra đầy đủ, chưa đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ và chưa có đủ chữ ký của những người có liên quan.
3. Đối với công nợ phải trả
Công ty chỉ thực hiện đối chiếu công nợ với 5/14 nhà cung cấp (chiếm 50.4% tổng công nợ phải trả).
Qua gửi thư xác nhận công nợ đối với nhà cung cấp: thực hiện với 14/14 nhà cung cấp (100% công nợ phải trả), chúng tôi chỉ nhận được thư trả lời của 11/14 nhà cung cấp (chiếm 78,9% giá trị công nợ).
II. KIẾN NGHỊ
1. Chứng từ
Theo ý kiến chúng tôi, Công ty XYZ nên thực hiện chế độ chứng từ hóa đơn theo quy định, thực hiện ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố trên chứng từ.
2. Sổ kể toán
Theo ý kiến chúng tôi, Công ty XYZ nên in đầy đủ sổ sách kế toán, đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ và thu thập đủ chữ ký của những người có liên quan.
3. Đối chiếu công nợ
Theo ý kiến chúng tôi, Công ty nên chủ động thực hiện đối chiếu công nợ đối với các nhà cung cấp.
4. Bút toán điều chỉnh
Đối với khoản mua hàng của Công ty TNHH Thiên Minh theo hóa đơn số 24536 ngày 24/12/2006, cuối tháng 12/2006 hàng chưa về, kế toán không ghi nhận khoản phải trả này. Đề nghị Công ty điều chỉnh như sau:
Nợ TK 151 : 18.242.667 VND Nợ TK 1331 : 912.133 VND Có TK 331 : 19.154.800 VND
Sau đây là trang kết luận kiểm toán TK 331 tại Công ty XYZ: Bảng 2.15: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
Thành viên INPACT quốc tế
Tên khách
hàng Công ty XYZ
Niên độ kế toán 31/12/2006 Tham chiếu N1/S1
Khoản mục TK 331 Người thực hiện NDT
Bước công việc Kết luận kiểm toán Ngày thực hiện 20/03/2007
Kết luận kiểm toán
Công việc đã tiến hành
Công việc thực hiện đối với phần TK 331 đã tiến hành theo đúng chương trình kiểm toán từ N1/1 đến N1/7.
Các vấn đề phát sinh
1, Qua kiểm tra, chúng tôi nhận thấy có một số hóa đơn không hợp lệ với tổng số tiền là 17.500.000 VND (bao gồm VAT 833.333 VND).