** Khái niệm : Môi trường hoạt dộng của doanh nghiệp là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng như bên ngoài thường xuyên tác động ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp ** Việ
Trang 1CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN: QUẢN TRỊ HỌC
Câu 1: So sánh những điêm giống nhau và khác nhau giữa 3 trường phái quản trị
cổ điển?
Trường phái cổ điển bao gồm một số tác giả với những nghiên cứu về quản trị kinh doanh, dưới đây là một số tác giả điển hình và những tư tưởng chủ yếu của họ
*Giống nhau:
Các trường phái cổ điển đều có những đóng góp và hạn chế:
- Đóng góp:
+ Đặt nền tảng cho quản trị học hiện đại
+ Việc quản trị các cơ sở kinh doanh, các cơ sở sản xuất, và ngay cả các cơ quan chính quyền ở các nước phương Tây và nhiều nước khác trên thế giới đã được nâng cao một cách rõ rệt trong nhiều thập niên đầu của thế kỷ XX
- Hạn chế:
+ Xem con người là “Con người thuần lý kinh tế”
+ Tổ chức là một hệ thống khép kín, điều này là không thực tế
+ Các nguyên tắc quản trị Cổ điển (14 nguyên tắc quản trị của Fayol) nghi ngờ về giá trị thực tiễn
+ Lý thuyết xuất phát từ kinh nghiệm và thiếu cơ sở vững chắc của sự
nghiên cứu khoa học
* Khác nhau:
- Trường phái quản trị khoa học:
+ Phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hóa lao động + Nêu tầm quan trọng của tuyển chọn, huấn luyện nhân viên, đãi ngộ để tăng năng suất
+ Nhấn mạnh giá thành để tăng hiệu quả
+ Coi quản trị như là một đối tượng nghiên cứu khoa học
+ Chỉ áp dụng tốt trong môi trường ổn định
+ Đề cao bản chất kinh tế và duy lý con người
+ Cố áp dụng những nguyên tắc quản trị phổ quát cho mọi hoàn cảnh
- Trường phái quản trị hành chánh:
+ Cho rằng năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chưc được sắp đặt hợp lý
Trang 2+ Các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chưc ổn định, ít thay đổi quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý tới con người nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế
Câu 2: Có thể sử dụng những ý tưởng của trường phái quản trị nào để nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp
Câu 3: Nêu các đặc trưng cơ bản của lý thuyết : quản trị một cách khoa học, quản trị quá trình và quản trị sáng tạo Những gì có thể rút ra cho VN từ lý thuyết trên?
QT khoa học QT theo quá trình QT sáng tạo Trọng tâm Công nghệ Khách hàng Các thành viên
trg tổ chức
Kỹ năng Tieu chuẩn hóa
và chuyên môn hóa
Tri thức đa nghành
Ý tưởng sáng tạo
Cơ cấu tổ chức Kim tự tháp Cơ cấu mỏng Mạng lưới
Quyền lực Tập trung vào các
quản trị cấp cao
xử lý thông tin
Gia tăng truyền thông
Truyền thông tối
đa tự do hóa hoàn toàn
Mục tiêu chiến
lược
Có chọn lọc gia tăng sản lượng dịch vụ
Phát triển về quy
mô sản xuất
Tạo ra ý tưởng mới
Câu 4: Môi trường của 1 tổ chức là gì? Tại sao phân tích môi trường lại quan trọng đối với nhà quản trị và tổ chức?
** Khái niệm :
Môi trường hoạt dộng của doanh nghiệp là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng như bên ngoài thường xuyên tác động ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp
** Việc phân tích môi trường lại quan trọng đối với nhà quản trị và tổ chức vì:
Khi nhận ra tổ chức phụ thuộc vào một hay nhiều yếu tố môi trường, thì nhà quản trị không thụ động đối phó mà tìm chiến lược làm giảm bớt sự lệ thuộc đó
Các nhà quản trị dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào đều phải xét đến các yếu
tố môi trường xung quanh Trong khi họ có thể thay đổi chút ít hoặc không thể thay đổi các yếu tố này, thì họ không có sự lựa chọn nào khác mà phải phản ứng, thích nghi với chúng Họ phải xác định, ước lượng và phản ứng lại đối với các yếu tố bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến sự hoạt động của nó
Môi trường quản trị là sự vận động tổng hợp, tương tác lẫn nhau giữa các yếu tố
và lực lượng bên ngoài hệ thống quản trị nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp, hoặc gián tiếp đến hoạt động quản trị của một tổ chức.Tùy theo các góc độ tiếp cận
Trang 3khác nhau, người ta có thể phân môi trường quản trị ra thành nhiều loại: môi trường vĩ mô: có tác động trên bình diện rộng và lâu dài Đối với một doanh nghiệp: chẳng hạn, chúng tác động đến cả ngành sản xuất kinh doanh, và do đó cũng có tác động đến doanh nghiệp và chiến lược quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; môi trường vi mô bên ngoài tổ chức, tác động trên bình diện gần gủi và trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp và môi trường nội bộ, có ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên và rất quan trọng tới các hoạt động quản trị của chính ngay tổ chức đó Các yếu tố này sẽ giúp cho một tổ chức xác định rõ ưu nhược điểm của mình, đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm và phát huy ưu điểm đạt được một cách tối đa
Các môi trường luôn tác động qua lại lẫn nhau, tạo ra môi trường quản trị của một tổ chức.Tuy nhiên, nhà quản trị có thể làm giảm sự lệ thuộc của tổ chức vào môi trường bằng những chiến lược thích hợp
Quản trị gia phải nhận thức đầy đủ, chính xác các yếu tố môi trường để soạn thảo chiến lược và sách lược quản trị cho đúng đắn, giúp tổ chức tồn tại và phát triển
Câu 5 Quản trị có thể dùng những giải pháp j để tránh sự lệ thuộc vào nhà cung cấp? Những tổ chức cạh tranh? Chính quyền?
** Nhà cung cấp:
Các nhà cung cấp thường là cung cấp các yếu tố đầu vào của qtrinh hoat đọng của DN Số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn cung cấp; các yếu tố này đều có ảnh hưởng lớn đến kết quả, hiệu quả hoạt động của DN Để giảm bớt rủi ro từ yếu tố này, các DN phải tạo ra đc mqh gắn bó, tin cậy với những người cung ứng, các cơ quan cấp trên Mặt khác phải tìm ra nhiều nhà cung ứng khác nhau về một laoij nguồn lực Điều này sẽ giúp nhà qtri thực hiện quyền lựa chọn , và chống lại sức ép của các nhà cung cấp Thực tiễn đã chỉ ra nhiều DN có dc lợi thế cạnh tranh nhờ qhe tốt với các nhà cung cấp
** Những tổ chức cạnh tranh :
Trong xu thế hiện nay, khi kte thị trường phát triển mạnh, sự ptrien của khoa học
kỹ thuật ngày càng tăng thì sự cạnh tranh giữa các DN, các đơn vị ngày càng khốc liệt Để tồn tại và ptrien đòi hỏi các DN phải ý thức đc sự đe dọa của các đối thủ cạnh tranh và đưa ra những chính sách thích hợp nhằm giảm ddcj các rủi ro trong hoạt động: Các nguy cơ canh tranh gồm có 3 dạng:
+Cạnh tranh của các Dn hiện hữu trong ngành
+ Nguy cơ xâm nhập mới : thị phần và mức lời của các DN trong ngành có thể
bị chia sẻ vì sự xâm nhập của các đối thủ mới
+ Các sản phẩm thay thế
Để giành đc thắng lợi trong cạnh tranyh các nhà qtri cần phải hiểu và ý thức đc nguy cơ cạnh tranh xảy ra từ 3 dạng đối thủ cạnh tranh trên và hoạch định 1 chiến lược phù hợp để giảm thiểu nguy cơ của các dạng cạnh tranh này Muốn vậy các nhà qtri cần trả lời cho các ccaau hỏi sau đây:
+ Mục tiêu , chiến lược của đối thủ cạnh tranh là j?
+ Điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh là j?
Trang 4+ Điểm mạnh, điểm yếu của DN mình là j`?
Để làm sáng tỏ vấn đề này các nhà qtri cũng cần tjan và công sức để nghiên cứu đối thủ cạh tranh Ngoài ra để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của Dn mình nhà qtri cần tiếp cận khoa học, để tránh chủ quan khi đánh giá
** Chính quyền:
+ Luật pháp: Đưa ra những quy đinh cho phép hoặc không cho phép, hoặc đưa ra những ràng buộc đòi hỏi các DN tuân theo Vấn đề đặt ra đối với các DN là phải hiểu rõ tinh thần của Pluat và chấp hành tốt những qdinh của Pluat
+ yếu tố chính phủ có thể đưa ra những cơ hội hoặc là nguy cơ đối với các DN
Để tận dụng đc những cơ hôih và giảm thiểu các nguy cơ, DN phải nắm bắt cho
đc những quan điểm , những quy trình, những ưu tiên, những chương trình chỉ tiêu của chính phủ và cũng phải thiết lập một qhe tốt đẹp , thậm chí có thể thực hiện sự vận động hành lang khi cần thiết nhằm tạo ra một môi trường thuận lợi cho hoạt động của DN
+ Các xu hướng chính trị và đối ngoại tự nó cũng chứa đựng những tín hiệu và mầm móng cho sự thay dổi của môi trường kinh donah trong tương lai ko xa, Do vậy các nhà qtri cũng phải nhạy cảm với những thay đổi này
+ Những biến động phức tạp trong môi trường chính trị và pháp luật sẽ tạo ra những rủi ro lớn đối với các DN Một quóc gia thường xuyên có sự xung đột, nội chiến xảy ra liên miên, đường lối chính sách ko nhất quán sẽ là một trở ngại lớn đối với các DN
Câu 6 Yêu cấu của quyết định qtri ? Các dạng quyết định
** Yêu cầu của quyết định quản trị :
+ Có căn cứ rõ ràng: đây là một trong những yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất trong quá trình đề ra quyết định quản trị Cơ sở khoa học của các quyết định quản trị thể hiện:
o Phù hợp với yêu cầu quy luật, xu thế khách quan của thời đại không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của người ra quyết định
o Quyết định dựa trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học
o Quyết định phù hợp với mục tiêu, điều kiện hoàn cảnh cụ thể của tổ chức Là cơ sở đảm bảo quyết định mang tính khả thi
+ Đảm bảo tính thống nhất thể hiện:
o Đảm bảo tác động về một hướng, đó là mục tiêu của tổ chức
o Giữa chúng không có sự mâu thuẫn hoặc trái ngược nhau Vì vậy, những quyết định nào không còn phù hợp phải được thay thế bằng những quyết định mới, thỏa mãn với những điều kiện mới
+ Đúng thẩm quyền:
o Trong phạm vi quyền hạn của tổ chức hoặc cá nhân do cơ quan quản lý nhà nước quy định
o Nội dung của quyết định không trái với nội dung các văn bản pháp luật
o Đúng thủ tục và thể thức của một văn bản hành chính
Trang 5+ Kịp thời: tính kịp thời là một yêu cầu nghiêm ngặt của các quyết định quản trị vì sự không kịp thời của nó không tạo ra hiệu quả mà còn gây ra hậu quả to lớn cho tổ chức doanh nghiệp
+ cụ thể:cụ thể, một yêu cầu không thể thiếu được của tất cả các quyết định quản trị vì không I có thể thực hiện đc 1 quyết đinhmà trg đó không chỉ rõ thời gian th/ hiện, đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh…
+ Tính tối ưu: Một QĐ đc xây dưng dựa trên một phương án tối ưu cần thể hiện đc:
o Độ thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức cao nhất
o Phù hợp với những ràng buộc của quyết định
o Đạt đc sự đồng thuaajnowr mức nh` nhất của các thành viên trg tổ chức
** Các dạng quyết định:
+ Ra quyết định chuẩn: Các quyết định có tính hàng ngày Dựa vào quy trình
có sẵn, đã hình thành tiền tệ
+ Quyết định cấp thời: Đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực gần như tức thời
+ Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, ra kế hoạch
Câu 7 Nêu các nội dung của việc nâng cao hiệu quả của ra quyết định và thực hiện quyết định ?
** Nâng cao hiệu quả của quyết định qtri:
Việc ra quyết định gắn liền với trình đọ và nghệ thuật của nhà quản trị, muonsn
có một qđịnh hiệu quả nhà qtri cần 4 phẩm chất cá nhân quan trọng : kinh nghiệm khả năng xét đoán, óc sáng tạo và khả năng định lượng
+ Kinh nghiệm: Kinh nghiệm giữ một vai trò quan trọng trong việc quyết định Khi đối phó với một vấn đề, nhà quản trị rut ra từ kho kinh nghiệm của mình cá giải pháp đã thành công cũng như các giải pháp thất bại trong qkhu'.Nhà qtri có kinh nghiệm chẳng những giải quyết công việc dễ dàng, nhanh chóng mà còn hiệu quả Cần vận dụng kinh nghiệm nhưng không đc lệ thuộc quá đáng vào kinh nghiệm, muốn vậy phải đúc kết kinh nghiệm trên cả 2 phương diện thành công và thất bại, từ đó sdung hợp lý kinh nghiệm của mình vào thực tiễn
+ Khả năng xét đoán: Là khả năng đánh giá thông tin một cách thông minh và chính xác, bao gồm lương tri, sự chính chắn, lý luận và kinh nghiệm Nguời có khả năng xét đoán tốt có thể nhận đc những tin tưc quan trọng, định lượng và đánh giá chúng Xét đoán sáng suốt là vô cung quan trọng cho những trường hợp
có cấu trúc xấu, vì người qtri chỉ có thể khẳng định đc kết quả bằng sự xét đoán
vô số những tương tác, áp dụng những định lượng thỏa đáng cho những tiêu chuẩn, hiểu rx những bất trắc và có thể đơn giản hóa vấn đề mà không bóp méo những phần chủ yếu hay xa ròi bản chất của nó
+ Óc sáng tạo: là khả năng kết hợp hay liên kết những ý tuongr để đạt đc 1 một kết quả vừa mới lạ, vừa hữu hiệu Những nhà qtri dung óc sáng tạo của mình trong việc xác định những vấn đè và các giải phaps, làm cho các giải pháp phong phú và hình dug những kết quả cuối cùng Người có óc sáng tạo có thể hiểu và đánh giá các vấn đề một cách đầy đủ hơn Họ còn nhìn ra đc những vấn đề mà
Trang 6người khác không thấy Tuy nhiên giá trị rõ ràng nhất của óc sáng tạo lag phát hiện những khả năng lựa chọn Khi đi tìm khả năng này nhà qtri có thể nhờ vào kinh nghiệm, vào kiến thức, những j mà nguời khác đã làm trong trường hợp tương tự, hoặc dựa vào óc sáng tạo của mình mà ptrien những khả năng lựa chọn mới Chọn lựa một khả năng đã rõ ràng thì vấn đề trở nên đơn jan, nhưng về vấn
đề lâu dài phần lớn những vấn đề mà nhà qtri gặp đều có cáu trúc xấu nên tính sáng tạo luôn cần thiết Ngay cả khi vấn đề có cấu trúc tốt thì tính sáng tạo cũng không thừa vì nó làm cho các giải pháp của ta đa dạng và thích hợp
+ Khả năng định lượng : Phẩm chất này liên quan đến khả năng sdung những kiến thức toán học, nhưng phương pháp định lượng trong quản trị Đó là những
kỹ thuật giúp nhà qtri đạt đc những qđinh hiệu quả nhất Những kỹ thuật trên cung cấp những phương pháp khả quan để phân tích và đánh giá vấn đề Tuy nhiên kết quả của những kỹ thuật đóchỉ là cơ sở cho việc đánh giá và lựa chọn chúng, chúng là công cụ chứ tuyệt nhiên ko thể thay thế sự xét đoán cá nhân của nhà qtri đc
Ngoài ra để nâng cao hiệu quả của việc ra qđịnh cần :
+ Xác định đc mục tiêu
+ Đặt ra đc những tiêu chuẩn, tiêu chí trên khách quan và chủ quan
+ Đưa ra nhiều phương án
+ Nhà qtri cần có năng lực chuyên môn và nawg lực quản lý
** Nâng cao hiệu quả của việc thực hiện quyết định :
Tổ chức thực hiện qđịnh là 1 vấn đề rất quan trọng và là 1 qtrinh khó klhăn phức tạp, nếu việc qđịnh ra tốt but việc thực hiện quyết định kém thì kết quả cũng
ko đạt đc Trong qtrinh tổ chức thực hiện qđinh ta cần làm tốt các công việc sau: + Triển khai quyết định: Nhà quản trị cần triển khai cụ thể, rõ ràng các nội dung của qđịnh tới các nhóm và cá nhân có trách nhiệm thực thi, đảm bảo rằng các bộ phận liên quan thấu hiểu trách nhiệm và vị trí của mình trong hoạt động ,đồng thời đúng tjan Cần phải có ktra, đánh giá sự am hiểu nvu của các bộ phận, nếu có sự hiểu lầm hay chưa rõ nvu thì nhất thiết phải triển khai lại Chỉ khi các
bộ phận am hiểu nvu của mình thì họ mới có thái độ Đ đắntrong thực thi qđịnh + Bảo đảm các điều kiện vật chất: Trong thực hiện qđịnh luôn đòi hỏi phải có những lực lượng vật chất đủ để triển khai các giải pháp đã chọn Nếu các điều kiện vật chất hay tài lực ko đủ hay ko đúng thời hạn sẽ dẫn đến sự đình trệ trong hoạt động , là nguyên nhân quan trọng đưa đến sự phá sản của các qđịnh trong thực thi
+ Giữ vững thông tin phản hồi: Khi giữ vững thông tin phản hồi nhà quản trị
có thể phối hợp có hiệu quả và nhịp nhàng giữa các bộ phận, nhanh chóng giải quyết caccs trì trệ phát sinh có nguy cơ cản trở hoạt động và nhận diện những sai lệch để sửa chữa kịp thời
+ Tông kết và đanh giá kết quả: Nhanh chóng đánh giá các kết quả từ viecj thực hiện qđịnh để rút ra caccs kinh nghiệm và bài học, là cho các vòng qđịnh sau
có hieu quả hơn Nội dung này là cần thiết vì qđịnh luôn có nèn tảng và kế thừ,
do bản chất của qtri liên tục
Trang 7Câu 8 Nêu khái niệm và tác dụng của hoạch định quản trị?
** Hoạch định : Là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và
lựa chọn những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả nhữ mục tiêu đó All các nhà qtri từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định Hoạch định ko những đặt ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong qtrinh hoạt động của một tổ chức
** Tác dụng của hoạch định:
Hoạch định là cơ sở cho sự phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và nhóm người trong tổ chức Khi mọi người biết tổ chức đang vận động, và nguồi ta trộng đợigì ở họ để đạt mục tiêu, thì làm việc tập thể, hợp tác và phối hợp sẽ gia tăng Nhờ có sự dự đoán và biến dổi, mà hoạch đinh giúp ta tránh bớt bất trắc, nó cũng có thể vạch ra những tác động quản trị nhằm dối phố với biến đổi.Hoạch định giúp nhà quản trị và tổ chức những lợi ích chính:
+ Tạo ra tu duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị
+ Phối hợp mọi ổ lực của tơ chức trong qtrinh thực hiện mục tiêu
+ Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng phí
+ Tạo sự hợp tác và phối hợp giữ các cá nhân và bộ phân trong tổ chức + Tăng độ lanh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài
+ Phát triển các tiêu chuẩn ktra hữu hiệu
Câu 9 Trình bày các yêu cầu của mục tiêu ?
+ Chi tiêu cụ thể
+ Chuẩn mực đo lường
+ Thúc đẩy sự cam kết
+ Tác động động viên
Câu 10 Trình bày quy trình xây dựng ma trận SWOT Ý nghĩa của ma trận này ?
** Quy trình xây dựng ma trận SWOT:
1 Liệt kê các điểm mạnh bên trong tổ chức
2 Liệt kê các điểm yếu bên trong tổ chức
3 Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài tổ chức
4 Liệt kê cácđe dọa quan trọng bên ngoài tổ chức
5.Kết hợp các điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lước SO vào ô thích hợp
6 Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ họi bên ngoài và ghi kết quả cua chiến lược WO vào ô thích hợp
7 Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe dọa bên ngoài và ghi kết qur của chiến lược ST vào ô thích hợp
8 Kết hợp điểm yếu bên trong với nguy cơ bên ngoài và ghi ké quả của chiến lược WT vào ô thích hợp
( S: điểm mạnh ; O : cơ hội, T: đe dọa ; W: điểm yếu )
Mục đích kết hợp 4 bước cuối cùng là để đề ra các chiến lược khả thi có thể chọn lựa chứ ko phải lựa chọn hay quyết định chiến lược nào tốt nhất Do đó ko phải tất cả các chiến lược đc ptrien trong ma trận SWOT đều đc lựa chọn để thực hiện
Trang 8** Ý nghĩa của ma trận SWOT :
Mô hình phân tích SWOT là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra
quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ tổ chức kinh doanh nào Viết tắt của 4 chữ Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities
(cơ hội) và Threats (nguy cơ), SWOT cung cấp một công cụ phân tích chiến
lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng của một công ty hay của một đề án
kinh doanh SWOT phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm, được sử
dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ
Phân tích SWOT là việc đánh giá một cách chủ quan các dữ liệu được sắp xếp theo định dạng SWOT dưới một trật tự lô gíc dễ hiểu, dễ trình bày, dễ thảo luận
và đưa ra quyết định, có thể được sử dụng trong mọi quá trình ra quyết định Các mẫu SWOT cho phép kích thích suy nghĩ hơn là dựa trên các phản ứng theo thói quen hoặc theo bản năng Mẫu phân tích SWOT được trình bày dưới dạng một
ma trận 2 hàng 2 cột, chia làm 4 phần: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats
11 Theo ma trận phát triển Tham gia thị trường, QTri phải đầu tư vào đâu? Question Mark -> Stars -> Cash Cơ -> Dogs
Phải đầu tư vào ô Question Marks trước bởi vì nó đòi hỏi hoạt động kinh doanh của công ty hoạt động trong một thị trường với mức độ tăng trưởng cao nhưng lại
có phần tham gia vào thị trường thấp đòi hỏi rất nhiều tiền vốn vì công ty phải thêm vào các nhà máy, các trang bị và nhân công để đáp ứng với sự tăng trưởng nhanh của thị trường
12 Nôi dung cơ bản của hoạch định tác nghiệp ?
* Là qtrinh` ra quyết định ngắn hạn, chi tiết xác định nội dung công việc , người thực hiện, cách thức thực hiện, cách thức thực hiện dựa trên cơ sở sứ mạnh, mục tiêu
+ Triển khai ngân sách hàng năm cho phòng ban
+ Lựa chọn phương tiện cụ thể để thực hiên nod
+ Ra quyết định trên chương trình hành động
* Đặc điểm:
+ Thời gian: ngày, tuần, tháng, quý, năm
+ Khuôn khổ: hẹp, mang tính chiều sâu, cụ thể
+ Mục tiêu: chi tiết, rõ ràng
* Đầu ra của hoạch đinh tác nghiệp:
+ Sổ tay, cẩm nang
+ Quá trình hoạt động
+ Các hướng dẫn công việc, biểu mẫu
+ Những kế hoạch mang tính ngắn hạn
* Phân loại mục tiêu:
+ Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
+ Mục tiêu của công ty từ ngắn hạn đến dài hạn
* Hoạch đinh dự án:
Trang 9+ Xác đinh yêu cầu
+ Xác định quá trình cơ bản
+ Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án
+ Xây dưng dự án theo sơ dồ gant
* Hoạch định kế hoạch năm:
Nguồn thông tin từ kế hoạch năm bao gồm:
+ Từ chiến lược của công ty
+ Từ các dự án tham gia
+ Từ mục tiêu công ty và từ bộ phận do công ty giao
+ Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận
* Hoạch định kế hoạch tháng
Nguồn thông tin kế hoạch tháng
+ Các công việc kế hoạch năm
+ Các công việc tháng trước còn tồn lại
+ Các công việc phát sinh do công ty giao
* Tương tự với hoạch định tuần
13 Trình bày chức năng; nguyên tắc tổ chức có ý nghĩa ntn đối với DN ?
** Khái niệm tổ chức: là một trong những chức năng chung của qtri liên quan
đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp, tức là qhe hàng ngang và hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mqh về nvu, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó
** Chức năng của tổ chức : là một quá trình bao gồm nhiều nội dung có mối
liên hệ chặt chẽ và tác động lên nhau :
+ Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức ( cơ cấu tổ chức )
+ Xâu dựng các nguyên tắc và thủ tục hoạt động nhằm bảo đảm cho cơ cấu đó hoạt động hiệu quả
+ Chức năng của tổ chức cong bao gồm các hoạt động liên quan đến xác định quyền hạn trách nhiệm và xây dựng mqh giữa các đơn vị các bộ phận nhằm bảo đẩm cho tổ chức vận hành ổn định, chính xác và hiệu quả
** Ý nghĩa của chức năng tổ chức :
Công việc tổ chức có một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của 1 tổ chức, DN Có thể nói khi công tác tổ chức đc thực hiện tố khoa học thì mọi qtrinh qtri sẽ đc thực hiện thành công
+ Chức năng tổ chức đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ đc triển khai vào thực tế.Đồng thời, tổ chức còn tạo ra môi trường thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể trong qtrinh thực hiện nvu và chuyên môn của mình Chính tổ chức tốt tạo ra kỷ luật và trật tự trong hoạt động chung của con người
+ Khi thiếu 1 cơ cấu tổ chức hợp lý thì sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác qtri Nếu có 1 cơ cấu tổ chức hợp lý thì công việc thực thi sẽ có hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của tổ chức sẽ đc thực hiện
+ Tổ chức công việc tốt sẽ có tác động tích cực đến việc sdung các nguồn lực
1 cách có hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sót và lãng phí trong hoạt động qtri
Trang 10** Các nguyên tắc của tổ chức qtri và ý nghĩa của nó đối với DN :
+ Nguyên tắc gắn mục tiêu: Bao giờ bộ máy của DN cũng phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của DN, hay "mục tiêu nào thì cơ cấu đó"
+ Nguyên tắc thống nất chỉ huy: theo nguyên tắc này, mỗi tành viên trong tổ chức chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà qtri trực tiếp cua mình Nguyên tắc này bảo đảm có sự chỉ huy thông suốt và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp và các bộ phân trong tổ chức/
+ Nguyên tắc hiệu quả kinh tế: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên quan
ddiiemr chi phí để duy trì và vận hành bộ máy phải thấp nhất trong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất
+ Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong DN và phải có cân đối trong mô hình tooe chức DN nói nchung
+ Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy qtri phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay dổi môi trường bên ngoài và qtri cũng phải linh hoạt trng hoạt động
để có những qđịnh đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức
+ Nguyên tắc an toàn và tin cậy : Bộ máy qtri phải đảm bảo độ an toàn và tin cậy trong hoạt động bên trong và môi trường bên ngoài trong những giới hạn nhất định
14 Tại sao ngtac thống nhất chỉ huy lại quan trọng khi xây dựng cơ cấu tổ chức ? Trong thực tế tại sao đây là nguyên tắc khó thực hiện?
15 Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức
Thông thường khi thiết kế cơ cấu tổ chức chúng ta phải thực hiện 3 giai đoạn: phân tích, thiết kế và xây dựng
- Phân tích: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của cơ cấu
tổ chức Giai đoạn này tập trung vào phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và mô hình đáp ứng Nó xác định các chức năng cần thiết, làm rõ các nhiệm vụ và giới hạn công việc và quyền hạn của các chức năng đó Nếu cơ cấu xây dựng trên nền của các cơ cấu hoạt động có sẵn thì bước này sẽ phân tích những hạn chế và thiếu sót của cơ cấu cũ để đề ra cách thức cải tiến cho phù hợp Nói chung giai đoạn này tập rung giải quyết các vấn đề sau:
+ Mô hình cơ cấu tổ chức nào sẽ dấp ứng đc mục tiêu và chiến lược hoạt động của tổ chức ?
+ Quyền hạn, trách nhiệm và mqh giữa cacsbooj phận và các cấp đc thiết kế
ra sao? Hệ thống thông tin tổ chức ntn?
- Thiết kế : Giai đoạn này là chi tiết hóa các phân tích và tính toán các thông
số cần thiết cho các bộ phận Đồng thời gđoạn này cũng tiến hành xây dựng
nhưng quy chế, những nguyên tăc hoạt động và thiết lập những quy tắc ứng xử cho các bộ phận Giai đoan thiết kế tập trung tính toán số lượng các bộ phận và phân hệ, số lượng các phân viên ( định viên ), trình độ chuyên môn, khối lượng