THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU VÀ NĂNG LỰC CẠNH TRANH TRONG ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY TNHH BARAN

Cơ cấu nhân sự trong công ty TNHH Baran Giám đốc dự án 1 1 Phòng kinh doanh Bất động sản Viễn thông 3 3 Phòng hành chính nhân sự Trưởng phòng Nhân viên 1 3 Phòng tài chính kế toán Kế toá

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU VÀ NĂNG LỰC CẠNH TRANH TRONG ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY TNHH BARAN

2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Baran

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty trách nhiệm hữu hạn Baran (Việt Nam) là công ty con thuộctập đoàn Baran (Israel) và là một trong số các công ty đứng đầu trên lĩnh vựcviễn thông, được thành lập theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam năm

2000 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Hoạt động trong cácphạm vi được quy định trong giấy phép đầu tư số 389/GP-HN do UBNDThành phố Hà nội cấp ngày 30/6/2006 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 389/GCNDC1-HN cấp ngày 21/8/2006

Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: CÔNG TY TNHH BARAN

Tên giao dịch: BARAN (VIETNAM) LIMMITED

Tên viết tắt: BVL

Điện thoại: +(84) 8 3824 7738

Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 7, tòa nhà số 16, phố Ngô Tất Tố, phườngVăn Miếu, quần Đống Đa, Hà Nội

Tập đoàn Baran thành lập năm 1979 và hiện có hơn 1,800 nhân viênchuyên nghiệp trong các công ty trên toàn cầu và đã cung cấp dịch vụ chokhách hàng trên toàn cầu các dịch vụ chất lượng hoàn hảo, đạt doanh thu 400triệu đôla trong năm tài chính 2008 Với trên 2 thập kỷ kinh nghiệm, tập đoànBaran đã thành công trong việc bảo đảm dẫn đầu thị trường trong số các công

ty xây dựng tầm cỡ quốc tế, luôn có vị trí lão làng trong giới kinh doanh và cóvai trò đặc biệt xây dựng cơ sở hạ tầng cho ngành công nghiệp quốc tế Tậpđoàn Baran luôn nỗ lực mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn cầu để tìm đến

các khách hàng ở nhiều vùng lãnh thổ Baran cũng đã thành lập trụ sở chínhtại Atlanta (Mỹ), Đức (Châu Âu), Thái Lan (AP), Ukraina, Nga, Nam Phi(Châu Phi)

Công ty TNHH Baran (Việt Nam) là nhà cung cấp các giải pháp viễnthông hàng đầu đặc biệt là cung cấp nhanh các dự án giải pháp chìa khóa traotay và các giải pháp tổng thầu trong việc triển khai cơ sở hạ tầng các trạm thuphát sóng và các dự án liên quan đến viễn thông khác tại khu vực châu á TháiBình Dương

Công ty TNHH Baran (Việt Nam) tự hào vì đã thành công trong việcthực hiện những yêu cầu gấp về tiến độ trong những dự án viễn thông lớn.Một trong những điểm mạnh nhất trong dịch vụ của công ty đó là luôn camkết vì thành công của dự án và các giải pháp tiên tiến quản lý dự án cho phépcông ty đạt được chất lượng cao nhất với tiến độ tốt nhất Chuyên cung cấpcác giải pháp xây dựng hoàn thiện cho các dự án cơ sở hạ tầng lớn, các nhàmáy chế xuất, các hệ thống dịch vụ công nghệ tại Israel cũng như trên toànthế giới

Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH Baran [Việt Nam] đã tham gia xâydựng các trạm thu phát sóng điện thoại di động trong dự án CDMA 2000-1X

do HTC/Hutchison đầu tư vốn

Trong năm 2008, Baran đã tham gia xây dựng và hoàn thiện 60 trạmthu phát sóng trên toàn bộ lãnh thổ Việt Nam

Tại Miền Bắc, công ty đã xây dựng tại các địa điểm trên toàn Miền Bắc

ở các tỉnh Sơn La, Quảng Ninh, Phú Thọ, Yên Bái, Bắc Ninh, Hòa Bình, HàTây…

Miền Trung, công ty cũng đã từng xây dựng trạm thu phát sóng tại cáctỉnh Tây Nguyên như Đắk lắk, Lâm Đồng

Miền Nam, công ty đã và đang xây dựng trạm thu phát sóng từ BìnhDương, Trà Vinh, Long An, Hậu Giang, Kiên Giang , Bình Phước, Bạc Liêucho đến tận đất mũi Cà Mau tại những điểm tận cùng của đất nước như NămCăn, U Minh…

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh

- Thi công và thiết kế

Nghiên cứu tính khả thi và tìm địa điểm dựng trạm

TSS -Khảo sát kỹ thuật

Bản vẽ thiết kế (sơ bộ, thiết kế chi tiết, bản vẽ hoàn công )

Thiết kế mang di động

Xin giấy phép thi công

Các dịch vụ quản lý và cung cấp văn bản

Nghiệm thu

 Chuẩn bị địa điểm site (Xây dựng và xây lắp)

Dọn mặt bằng, thi công móng, đường vào trạm, nhà trạm, hang rào, đấunối điện

Cột tự đứng, các loại cột dây co và cột hình ống

Cung cấp nhà điều hành

Các loại trạm ngụy trang, trang trí và trạm phát song di động

Các kênh truyền dẫn

 Lắp đặt cơ sở hạ tầng viễn thông

Treo lắp – ăngten và giá đỡ ăng ten

Thiết bị cho phòng máy (lắp đặt và kiểm tra)

Ăng ten vi ba (lắp đặt và kiểm tra)

Hệ thống ăng ten trong tòa nhà (IBC)

 Điều hành và quản lý dự án

Quản lý dự án chìa khóa trao tay

Hỗ trợ tài chính

Kinh phí và tiến độ

Sơ đồ và báo cáo

Quản lý thầu phụ và các nhà cung cấp

 Thống kê và dự thầu

Cung cấp dịch vụ chuẩn bị hồ sơ đấu thầu

Dự trữ và đưa ra các giải pháp quản lý

Các định nghĩa vật liệu

Các thiết bị phục vụ lắp dựng

Quản lý kiểm kê

Phòng tổ chức thi công

Tổng giám đốc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Baran

 Cơ cấu nhân sự trong công ty

Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự trong công ty TNHH Baran

Giám đốc dự án

1 1 Phòng kinh doanh Bất động sản

Viễn thông

3 3 Phòng hành chính nhân sự Trưởng phòng

Nhân viên

1 3 Phòng tài chính kế toán Kế toán trưởng

Kế toán viên

1 3

Phòng tổ chức thi công Giám sát khu vực miền Bắc

Giám sát khu vực miền Nam

6 5

(Nguồn Phòng hành chính nhân sự vông ty TNHH Baran Việt Nam)

 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

- Tổng giám đốc công ty

+ Chức năng

Chịu trách nhiệm trước công ty mẹ về kết quả sản xuất kinh doanh củacông ty, chịu trách nhiệm pháp ly trước pháp luật về hoạt động kinh doanhcủa công ty

Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ theo đúng địnhhướng và mục tiêu chiến lược đã đề ra

Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện công trình, dự án; quản lý chấtlượng của các công trình, dự án Ban hành quy chế quản lý trong nội bộ công

ty, ra các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lýcủa công ty

Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng các công trình, dự án

và an toàn lao động Lập báo cáo về tình hình, tiến độ thực hiện các côngtrình, dự án, báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh cho TGĐ, đồng thời thựchiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ, báo cáo thực hiện nhiệm vụcho TGĐ và chịu sự giám sát của TGĐ

Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượngtriển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng đượctriển khai đúng kế hoạch, đồng thời theo dõi các thông tin phản hồi về thựchiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng.

+ Nhiệm vụ

Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiêncứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinh doanh,nhà cung cấp, các hướng phát triển công nghệ

Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình TGĐ phê duyệt: Lập kếhoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh trình TGĐ phê duyệt, kếhoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợinhuận, mức độ tăng trưởng Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quýcho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thểcho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiệncông việc của từng người

Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện

kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khaicác hợp đồng của bộ phận khác đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lậpbáo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liênquan như: công ty mẹ, chính quyền

Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, cung cấp thông tin

về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và các

bộ phận liên quan khác, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công,

tổ chức thi công nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng

Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lược, quản lý và điều hành công ty Hỗtrợ TGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở tại cũngnhư các hoạt động cộng đồng

Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinhdoanh, xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy được nănglực và chuyên môn của từng người.

- Phòng tài chính kế toán.

+ Chức năng phòng tài chính kế toán

Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp TGĐ trong côngtác sử dụng vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty Tổ chức bộmáy tài chính kế toán của công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn

bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán

kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phản ánh đầy đủchính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểuhiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và nhữngquy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính

+ Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phêduyệt Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toánchi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty vàđảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước

Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng

và đơn vị bạn Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho cáchoạt động cần thiết Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định Tiếnhành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến nghị cho TGĐ

để có các quyết định kinh doanh hợp lý

Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanhtoán, nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống,phương pháp quản lý trong lĩnh vực kế toán, các lĩnh vực khác có liên quan

- Phòng tổ chức thi công

Phân bổ nguồn nhân lực để thi công các hạng mục Triển khai các hạngmục công trình, theo đúng thông số kỹ thuật và tiến độ do phòng thiết kế đưa

ra Kiểm tra tiến trình và chất lượng công trình do thầu phụ thực hiện

Phối hợp chặt chẽ với phòng hỗ trợ dự án để giải quyết nhanh các vấn đềgiấy tờ, pháp ly phát sinh Đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng thiết kế nhằmđảm bảo các công trình thực hiện theo đúng tiến độ và tiêu chuẩn chất lượng

- Phòng kỹ thuật

+ Chức năng

Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ và an toàntrong các dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi triển khai dựán

+ Nhiệm vụ chính

Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, cung cấp toàn bộ thông số kỹthuật, bản vẽ chế tạo cho phòng tổ chức thi công; Lập kế hoạch thuê thầu phụ;Lập các quy trình kiểm tra tiến độ và chất lượng công trình; Thiết kế côngtrình theo yêu cầu của khách hàng, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành,lập quy trình thực hiện và kiểm tra chất lượng công trình

Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự

án theo đúng chuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợpđồng thầu phụ theo chỉ đạo của Giám đốc điều hành; Chịu trách nhiệm quản

lý và điều hành nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng môi trương làm việc lànhmạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người; Ngoài rathực hiện các công việc khác của TGĐ và Giám đốc điều hành

- Phòng hành chính nhân sự

+ Về mặt nhân sự

Trợ lý TGĐ trong các vấn đề về thực hiện các phương án quản lý, đàotạo bồi dưỡng, tuyển dụng nhân sự thực hiện đúng đắn các chế độ chính sáchđối với nhân viên, nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu ổn định và phát triển củaCông ty

Nhận xét cán bộ, thực hiện công tác xét tăng lương giúp TGĐ giảiquyết đúng đắn, hợp lý chính sách, lao động tiền lương cũng như các chế độchính sách khác đối với nhân viên

+ Về hành chính văn phòng

Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếpkhách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy

tờ giữa các bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài

Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, đồng thời quản lý và cấp phát chocác đơn vị Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng phẩm,bảo dưỡng và sửa chữa nếu cần thiết, tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ

Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các hoạtđộng thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát; Khuyến nghị tớiTGĐ về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ phận hành chính

Khảo sát thị trường Nộp đơn dự thầu Mua hồ sơ mời thầu

Lập hồ sơ dự thầu Tham gia đấu thầu

Hoàn thiện và kí hợp đồng

2.2 Thực trạng công tác đấu thầu tại Công ty TNHH Baran

2.2.1 Quy trình đấu thầu của Công ty TNHH Baran

Công ty TNHH Baran (Vietnam) là một đơn vị hạch toán độc lập, dovậy mà công ty tự tiến hành các biện pháp thăm dò thi trường và tìm kiếm

kí kết những hợp đồng làm ăn hiệu quả để duy trì và phát triển Trong đóđấu thầu là một phương thức tìm kiếm đối tác làm ăn có hiệu quả và nhanhchóng Việc chuẩn bị bộ hồ sơ dự thầu chủ yếu do phòng thiết kế thực hiệndưới sự chỉ đạo của tổng giám đốc và giám đốc dự án Thời gian từ khi tiếpnhận hồ sơ mời thầu đến khi tham gia dự thầu phụ thuộc vào bên mời thầu

do vậy một quy trình làm việc khép kín là vô cùng quan trọng Quy trìnhchuẩn bị hồ sơ tham gia dự thầu bao gồm khảo sát thị trường Nộp đơn dựthầu Mua hồ sơ mời thầu Lập hồ sơ dự thầu Tham gia đấu thầuHoàn thiện và kí hợp đồng

 Khảo sát thị trường

Đây là giai đoạn đầu tiên trong toàn bộ quy trình hoạt động của đấuthầu Phòng kinh doanh dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc thực hiện tìm kiếmthông tin, tranh thủ cơ hội và theo sát mục tiêu để tiếp cận một cách nhanhchóng và đầy đủ nhất mục tiêu mà mình quan tâm Thông tin đại chúng cũng

là một kênh thông tin quan trọng để tiếp cận được thông tin Ngoài ra, mỗi

nhân viên trong công ty cũng có vai trò quan trọng trong việc khảo sát thịtrường, nắm bắt thông tin và giành được các hợp đồng có giá trị.

Những thông tin thu thập được đòi hỏi được sàng lọc, phân tích để hỗtrợ cho quá trình ra quyết định Qúa trình sàng lọc và phân tích thông tin nàyđược thực hiện bởi đội ngũ nhân viên có kiến thức sau sát về ưu nhược điểmcủa công ty cũng như am hiểu về đấu thầu Đây là giai đoạn khởi đầu quantrọng mang lại cho công ty những đối tác làm ăn có hiệu quả

 Nộp đơn dự thầu

Với những gói thầu đấu thầu theo phương thức hạn chế thì nhà thầuphải tìm hiểu thông tin từ các nguồn khác ngoài các phương tiện thông tin đạichúng và nộp đơn dự thầu để qua vòng sơ tuyển Đối với loại hình đấu thầunày doanh nghiệp thường sẽ có lợi thế hơn do ít phải cạnh tranh với nhiều đốithủ Tuy nhiên quá trình cạnh tranh cũng diễn ra rất găy gắt vì các công tytham gia đều là những công ty đáp ứng đủ tiêu chuẩn của bên mời thầu

 Hồ sơ mời thầu

Bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu lập nhằm đưa ra những hướng dẫn

cụ thể hoặc các yêu cầu cho nhà thầu về gói thầu mà họ định tham gia Đây là

cơ sở để nhà thầu có thể làm hồ sơ dự thầu và cũng là cơ sở để đánh giá hồ sơ

dự thầu

Hằng năm công ty tiếp nhận khoảng 10 bộ hồ sơ dự mời thầu, những bộ

hồ sơ này luôn được nghiên cứu kỹ, làm cơ sở cho việc lập nên hồ sơ dự thầu

vì chỉ có làm đúng và đủ các yêu cầu mà bên mời thầu đưa ra thì mới có thểtham gia đấu thấu

 Lập hồ sơ dự thầu

Đây là quá trình đòi hỏi sự tham gia phối hợp của các phòng ban dưới

sự chỉ đạo của ban giám đốc, quá trình lập hồ sơ dự thầu gồm 4 bước:

- Lập hồ sơ pháp lý

- Lập hồ sơ năng lực kinh nghiệm

- Thiết kế tổ chức thi công

- Lập đơn giá dự thầu

 Tham gia đấu thầu

Đây là quá trình bao gồm: nộp hồ sơ dự thầu, tham dự buổi mở thầu vànghe thông báo kết quả Nếu công ty thắng thầu thì có thể chuyển sang giaiđoạn thứ 6 đó là hoàn thiện và kí kết hợp đồng

2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu tại Công ty TNHH Baran

 Vốn

Công ty TNHH Baran là công ty con thuộc tập đoàn Baran (Isarel), đượcthành lập vào ngày30/6/2006 theo giấy phép đầu tư số 389/GP-HN do UBNDThành phố Hà nội cấp và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 389/GCNDC1-HN cấpngày 21/8/2006 Với số vốn pháp định là 100.000 USD

Với nguồn vốn điều lệ khi thành lập là 6,5 tỷ đồng, nguồn vốn của công

ty thường xuyên được bổ xung bằng nhiều hình thức như do công ty mẹ góp

vốn, hoặc gia tăng nguồn vốn bằng lợi nhuân để lại, điều này góp phần vàoviệc mở rộng và phát triển công ty.

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm

(Nguồn Phòng kế toán công ty TNHH Baran Việt Nam)

Bảng 2.3 Chỉ tiêu bố trí cơ cấu vốn của công ty

(Nguồn Phòng kế toán công ty TNHH Baran Việt Nam)

Với tiềm lực tài chính và cơ cấu vốn hợp lý, đây là một điểm mạnh cósức thuyết phục các nhà đầu tư trong quá trình tham gia dự thầu, điều nàyđược khẳng định bằng số lượng các công trình mà công ty đã thực hiện

 Máy móc và công nghệ

Là công ty con của một tập đoàn đa quốc gia với hơn 1,800 nhân viênchuyên nghiệp trong các công ty trên toàn cầu và đã cung cấp dịch vụ chokhách hàng trên toàn cầu, có trên 2 thập kỷ kinh nghiệm, luôn dẫn đầu thịtrường trong số các công ty xây dựng tầm cỡ quốc tế, luôn có vị trí lão làng