Giới thiệu về dự án và quản lý dự án (Phần 1)

Trình bày khái niệm về dự án; sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ; sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức nang dự án; các loại dự án. Giới thiệu về quản lý dự án. Giới thiệu về nhà quản lý dự án.

Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN 1.1 Một số khái niệm dự án Dự án ? Là trình gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Mỗi dự án gồm đặc điểm sau : a Mỗi dự án phải có mục tiêu rõ ràng Thông thường người ta cố gắng lượng hoá mục tiêu thành tiêu cụ thể Mỗi dự án trình tạo kết cụ thể Nếu có kết cuối mà kết kết tiến trình kết không gọi dự án b Mỗi dự án có thời hạn định (thường < 3năm), nghóa phải có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Dự án xem chuỗi hoạt động thời Tổ chức dự án mang tính chất tạm thời, tạo dựng lên thời hạn định để đạt mục tiêu đề ra, sau tổ chức giải tán hay thay đổi cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu Nghóa dự án có chu kỳ hoạt động Chu kỳ hoạt động dự án gồm nhiều giai đoạn khác nhau: + Khởi đầu dự án + Triển khai dự án + Kết thúc dự án % hoàn thành dự án Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu http://www.ebook.edu.vn Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase) + Khái niệm (Conception): + Định nghóa dự án ? (Definition) + Thiết kế (Design) + Thẩm định (Appraisal) + Lựa chọn (Selection) + Bắt đầu triển khai Triển khai (Implementation phase) + Hoạch định (Planning) + Lập tiến độ (Scheduling) + Tổ chức công việc (Organizing) + Giám sát (Monitoring) + Kiểm soát (Controlling) Kết thúc (Termination phase) + Chuyển giao (Handover) + Đánh giá (Evaluation) Chu kỳ hoạt động dự án xảy theo tiến trình chậm - nhanh – chậm Nỗ lực thực dự án giai đoạn khác Mức nỗ lực DA (Level of Effort) Khái niệm Đỉnh (Peak) Lựa chọn HĐ, lập tiến độ, giám sát, kiểm soát Đánh giá Thời gian Có dự án không tồn qua giai đoạn khái niệm định nghóa Có dự án gần kết thúc chuyển sang dự án nên nỗ lực dự án giai đoạn cuối không không http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Chi phí dự án (Cost of project) Chi phí DA Thời gian Ở giai đoạn khởi đầu -> chi phí thấp Ở giai đoạn triển khai -> chi phí tăng Càng sau chi phí tăng + Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên nhiều + Theo thời gian tính chất bất định chi phí tăng dần lên c Mỗi dự án sử dụng nguồn lực nguồn lực bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Thế giới dự án giới mâu thuẫn Bất kỳ dự án tồn giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Mâu thuẫn đâu ra? + Giữa phận dự án + Giữa dự án tổ chức mẹ + Giữa dự án khách hàng d Mỗi dự án mang tính độc đáo (Unique) mục tiêu việc phương thức thực dự án Không có lặp lại hoàn toàn dự án 1.2 Sự khác biệt chương trình, dự án nhiệm vụ Chương trình (Program) kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án Đôi mặt thuật ngữ, chương trình dùng đồng nghóa với dự án Dự án (Project) trình gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Nhiệm vụ (Task) nỗ lực ngắn hạn vài tuần vài tháng thực tổ chức đó, đồng thời tổ chức kết hợp với nhiệm vụ khác để thực dự án http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Hệ thống (System) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án Chương trình Chương trình Dự án Dự án Nhiệm vụ Nhiệm vụ Chương trình i Dự án i Nhiệm vụ i Chương trình n (Program ) Dự án n (Project) Nhiệm vụ n (Task) 1.3 Sự khác biệt dự án phòng ban chức Dự án Có chu kỳ hoạt động rõ ràng Phòng ban chức Tồn lâu dài, từ năm sang năm khác Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài hàng năm) Tồn liên tục Thời điểm bắt đầu kết thúc theo ngày lịch Dự án kết thúc đột ngột không đạt mục tiêu Do tính độc đáo dự án, công việc không bị lặp lại Nỗ lực tổng hợp hoàn thành ràng buộc thời gian nguồn lực Việc dự báo thời gian hoàn thành chi phí gặp khó khăn Liên quan đến nhiều kỹ kỷ luật nhiều tổ chức thay đổi theo giai đoạn dự án Tỷ lệ loại chi phí thay đổi liên tục Bản chất động Thực công việc chức biết Công việc tối đa thực với ngân sách sàn / trần hàng năm (ceiling budget) Tương đối đơn giản Chỉ liên quan đến vài kỹ kỷ luật tổ chức Tương đối ổn định Bản chất ổn định 1.4 Các loại dự án a Dự án hợp đồng (Contractual project) - Sản xuất sản phẩm - Dịch vụ b Dự án nghiên cứu phát triển (R & D Project) c Dự án xây dựng (Contruction Project) d Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) e Dự án đào tạo quản lý (Management & Trainning Project) f Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) g Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công coäng (Public / Welfare / Development Project) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dự án trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) kiểm tra (Controlling) công việc nguồn lực để hoàn thành mục tiêu định 2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Thành Yêu cầu thành Mục tiêu Chi phí Ngân sách cho phép Thời hạn quy định Thời gian Một dự án thành công có đặc điểm sau : - Hoàn thành thời hạn quy định (Within Time) - Hoàn thành chi phí cho phép (Within Cost) - Đạt thành mong muốn (Design Performance) - Sử dụng nguồn lực giao cách : + Hiệu (Effective) + Hữu hiệu (Efficiency) 2.3 Những trở lực quản lý dự án (Obstacles in Project Management) - Độ phức tạp dự án - Yêu cầu đặc biệt khách hàng - Cấu trúc lại tổ chức - Rủi ro dự án - Thay đổi công nghệ - Kế hoạch giá cố định http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án 2.4 Các chức quản lý dự án a Chức hoạch định -> Xác định cần phải làm ? - Xác định mục tiêu - Định phương hướng chiến lược - Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu giới hạn nguồn lực phải phù hợp với môi trường hoạt động b Chức tổ chức -> Quyết định công việc tiến hành ? -> Là cách thức huy động xếp nguồn lực cách hợp lý để thực kế hoạch - Làm việc ? - Ai làm ? - Phối hợp công việc ? - Ai báo cáo cho ? - Chỗ cần định ? (Cụ thể hóa sơ đồ tổ chức) c Chức lãnh đạo - Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên - Chọn lựa kênh thông tin hiệu - Xử lý mâu thuẫn tổ chức -> Nhằm đạt mục tiêu đề tổ chức d Chức kiểm soát Nhằm đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch hướng đến mục tiêu Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM) PM : Là người chịu trách nhiệm việc QLDA 3.1 Vai trò trách nhiệm nhà QLDA (PM/s Role & Responsibility) a Vị trí nhà QLDA bối cảnh chung dự án Parent Organization (Tổ chức Mẹ) Project Team (Tổ Dự án) Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA) PM sống giới đầy mâu thuẫn: • Các dự án cạnh tranh nguồn lực • Mâu thuẫn thành viên dự án • Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu • Các nhà quản lý tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí -> Người quản lý giỏi phải giải nhiều mâu thuẫn b Vai trò nhà quản lý dự án • Quản lý mối quan hệ người người tổ chức DA • Phải trì cân chức : - Quản lý dự án - Kỹ thuật dự án • Đương đầu với rủi ro trình QLDA • Tồn với điều kiện ràng buộc dự án -> PM phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Vai trò nhà quản lý chức (Functional Manager) • Làm để hoàn thành nhiệm vụ (How) • Nhiệm vụ hoàn thành đâu ? (Where) -> Nhà quản lý chức cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề điều kiện giới hạn dự án http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án c Trách nhiệm nhà QLDA Cost Relations Time Quality PM phải giải mối liên hệ yếu tố : Chi phí, Thời gian Chất lượng 3.2 Các kỹ phẩm chất PM a Các kỹ (Required Skills) Kỹ quản lý thời gian & lập tiến độ Kỹ kỹ thuật Kỹ lập ngân sách Kỹ lãnh đạo Kỹ tiếp thị ký hợp đồng với khách hàng Kỹ thương lượng Kỹ quan hệ người quản lý nguồn lực Kỹ truyền đạt b Phẩm chất nhà QLDA • • • • Thật trực (Honesty & Integrity) Khả định (Decision Making Ability) Hiểu biết vấn đề người (Understanding of Personal Problem) Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Giới Thiệu Dự n Quản Lý Dự Án c Chọn lựa PM : • Generalist > Specialist Biết tổng quát > chuyên sâu • Synthesizer > Analyst Mang đầu óc tổng hợp > mang đầu óc phân tích • Facilatator > Supervisor Người làm cho việc dễ dàng ( sẵn sàng hợp tác) > Giám sát Tùy theo quy mô dự án mà tính chất thay đổi Yêu cầu Kỹ quan hệ người Kỹ chuyên môn / kỹ thuật Quy mô dự án Câu hỏi: Ai người thích hợp với quản lý dự án ? -> Trả lời : By Training, Experience & Educational Background -> Loại người + Industrial Engineer + Engineering Manager http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Haøo Thi