Tên dự án “Xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện cơ sở 2 Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy” Tổ chức tài trợ: Bộ công an Địa điểm thực hiện: Tại Thư viện cơ sở 2 Trường đại học Phòng cháy chữa cháy Lương Sơn – Hòa Bình. Tầng 4 và tầng 5 khu nhà hành chính Chịu trách nhiệm cho dự án: Hiệu trưởng. Thiếu tướng. Nguyễn Mạnh Hà Thời gian thực hiện: Từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2016 (6 tháng) Kinh phí: 15 tỉ VNĐ
Trang 1Học viên: Trần Thị Thủy
Lê Thu Hường
Đỗ Thị Mường
Nguyễn Thị Thu Hương
Nguyễn Thị Bích Ngọc
Khoa: Thông tin – Thư viện
BÀI GIỮA KỲ
Đề bài: Xây dựng dự án ở một thư viện bạn công tác
Bài làm
PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG CỦA DỰ ÁN
- Tên dự án “Xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện cơ sở 2 Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy”
- Tổ chức tài trợ: Bộ công an
- Địa điểm thực hiện: Tại Thư viện cơ sở 2 Trường đại học Phòng cháy chữa cháy Lương Sơn – Hòa Bình Tầng 4 và tầng 5 khu nhà hành chính
- Chịu trách nhiệm cho dự án: Hiệu trưởng Thiếu tướng Nguyễn Mạnh Hà
- Thời gian thực hiện: Từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2016 (6 tháng)
- Kinh phí: 15 tỉ VNĐ
Trang 2PHẦN 2: NỘI DUNG DỰ ÁN
1 Thực trạng cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin, nguồn lực thông tin và cơ cấu tổ chức
1.1 Cơ sở vật chất
Thư viện cơ sở 2 của Trường Đại học Phòng cháy chữa có diện tích 900m2
ở Tầng 4 và tầng 5 của khu tòa nhà hành chính Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy Hiện tại Tầng 4 của thư viện đang làm phòng đọc và phòng kho của thư viện Tầng 5 hiện tại đang bỏ trống Với diện tích ở hai tầng thư viện mới chỉ vận dụng
và sử dụng một tầng bỏ trống tầng là rất lãng phí Diện tích tầng 4 gồm cả cho mượn, phòng kho và phòng đọc rất chật hẹp
Cơ sở vật chất thì vô cùng thiếu thốn và lạc hậu Giá tài liệu thiếu,chỉ có 2 máy tính cho bạn đọc tra cứu và 2 máy tính cho cán bộ làm việc, máy in mới chỉ có
1 máy, chưa có máy scan, máy photocopy, máy in thẻ
1.2 Hạ tầng công nghệ thông tin
Thư viện cơ sở 2 của trường có tất cả là 4 máy tính Hiện tại thư viện đang
sử dụng phầm mềm Libol 5.5 trong quản lý và biên mục Phần mềm đã phát sinh rất nhiều lỗi trong biên mục cũng như trong quản lý và lưu thông
Thư viện chưa có mạng internet Bạn đọc chỉ có thể tra cứu tài liệu khi đến thư viện
1.3 Nguồn lực thông tin.
Tổng số tài liệu có trong thư viện khoảng: hơn 21.000 cuốn Trong đó chủ yếu là sách giáo trình Còn lại sách tham khảo, sách văn học, tư điển chiếm tỉ lệ rất ít Thư viện có khoảng 20 đầu báo, tạp chí
1.4 Cơ cấu tổ chức.
Đội ngủ cán bộ của thư viện cơ sở 2 trường đại học PCCC hiện nay mới chỉ có 4 người Trong quá trình làm việc có sự hỗ trợ và tằng cường người từ cơ sở 1
Xuất phát từ nhu cầu của bạn đọc và thực trạng còn nghèo nàn và lạc hậu của thư viện cơ sở 2 trường Đại học PCCC Nhóm 3 xin đưa dự an xây dựng thư viện điện
tử
2 Lập kế hoạch
2.1 Mục tiêu chung
Trang 3Với mục tiêu xây dựng thư viện cơ sở 2 của trường Đại học PCCC trở thành một thư viện hiện đại, tất cả tài liệu được số hóa, bạn đọc có thể tra cứu tìm kiếm tài liệu ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối mạng internet, bạn đọc có thể sử dụng tài liệu toàn văn thông qua các dịch vụ của thư viện, đáp ứng phục vụ tối đa nhu cầu tin của bạn đọc góp phần cho mục tiêu giáo dục và đào tạo chung của nhà trường
2.2 Mục tiêu cụ thể
Cải tạo tầng 4 và tầng 5 khu nhà hành chính nhằm mở rộng diện tích để bắt đầu xây dựng thư viện điện tử cho thư viện nâng cao chất lượng phục vụ và tìm kiếm thông tin cho cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường
Đến cuối năm 2016 cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị
hệ thống phần mềm, vốn tài liệu, số hóa tài liệu, CSDL, nội thất cho thư viện theo
mô hình thư viện điện tử nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng phục vụ bạn động, tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đáp ưng nhu cầu thông tin cho bạn đọc
Chi tiết kế hoạch dự án STT Nội dung Thời gian Nội dung Đối tượng Sản phẩm
1
Họp khởi
động dự
án
7/7/2016 Họp khởi động
dự án
Hiệu trưởng, ban giám đốc thư viện, cán
bộ thư viện, nhà tài trợ
Biên bản họp dự án
2 Khảo sát
dự án
11/7 đến 12/7/2016
Khảo sát cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực thông tin tại thư viện cơ sở 2 Lương Sơn – Hòa Bình
Hiệu trưởng, ban giám đốc thư viện, cán
bộ thư viện, nhà tài trợ
1, Biên bản khảo sát
2, Biên bản đặc tả yêu cầu người sử dụng tại cs2
3, Biên bản thiết
kế tổng thể cho thư viện điện tử
Trang 43 Thực thi
dự án
GĐ1
- GĐ 1:
1/8/ đến 1/9/2016
Cải tạo cở sở vật chất, tu sửa tầng
4 và tầng 5, ngăn các phòng
Phòng hậu cần cho triển khai thực hiện
Tầng 4 và tầng 5 tòa nhà hành chính được cải tạo phù hợp theo dự án
4
Thực thi
dự án
GĐ2
- GĐ 2:
1/9 đến 27/9/2016
Cài đặt hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm Libol 6.5 và lắp đặt các thiết bị đã được mua theo
dự án
infonnet, cán
bộ mạng máy tính, cán bộ thư viện
Thư viện được lắp đặt hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm libol 6.5 và
có kết nối mạng internet
5
Thực thi
dự án
GĐ3
27/9 đến 20/12/2016
Số hóa tài liệu
Cán bộ thư viện, Cán bộ mạng thông tin
6 Nghiệm
thu dự án
20/12 đến 30/12/2016
- Nghiệm thu dự
án lần, Đưa hệ thống vào hoạt động
Ban giám hiệu, giám đốc, cán
bộ thư viện
2.3 Giám sát dự án
- Trực tiếp trao đổi những vấn đề đột xuất để có những giải quyết định cụ thể tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án
- Kết thúc mỗi giai đoạn quản trị dự án họp kiểm điểm thực hiện giai đoạn và gửi báo cáo tổng kết giai đoạn lên lãnh đạo các bên
- Hàng tuần cán bộ dự án cập nhật tiến độ công việc và gửi mail tổng hợp cho các cán bộ có liên quan
- Quản trị dự án chỉ định người chịu trách nhiệm chính đối với công việc giữa các bộ phận có liên quan cùng phối hợp thực hiện
- QTDA báo cáo kế hoạch cho lãnh đạo nắm được kế hoạch của nhân viên mình, không điều động thực hiện các việc khác
Trang 5- Các công việc cần được xem xét và xác nhận, QTDA giữa các bộ phận có liên quan và công ty được tham gia dự án thống nhất thời hạn phân hồi kết quả và thông báo kịp thời cho các bên nếu thời hạn này không thể đáp ứng được
- Trường hợp đến thời hạn phân hồi nhưng công việc xem xét vẫn chưa hoàn thành, QTDA lập biên bản thỏa thuận thời hạn mới
PHẦN 3 KẾT LUẬN
Cải tạo và nâng cấp thư viện cơ sở 2 là một bước tiến quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của trường đặc biệt là đào tạo theo hình thức tín chỉ Nó đem lại cho Trường một hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, một hệ thống thư viện điện tử phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục của Nhà trường