Trình bày cách thức tổ chức dự án: Cấu trúc tổ chức (khái niệm về tổ chức, cấu trúc tổ chức, các loại cấu trúc tổ chức). Xây dựng và quản lý làm việc theo nhóm (tính hiệu quả của làm việc nhóm, thất bại của làm việc nhóm, cách xây dựng nhóm). Lãnh đạo.
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án CHƯƠNG TỔ CHỨC DỰ ÁN CẤU TRÚC TỔ CHỨC 1.1 Các khái niệm tổ chức cấu trúc tổ chức a) Tổ chức cấu trúc tổ chức - Tổ chức nhóm người xếp theo trật tự định để phối hợp hoạt động với để đạt đến mục tiêu tổ chức - Cấu trúc tổ chức kiểu mẫu đặt để phối hợp hoạt động người tổ chức b) Không có tổ chức tốt hay xấu mà có tổ chức thích hợp hay không thích hợp (No such thing as good or bad orginization, there are only appropriate or inappropriate ones) c) Trong moãi cấu trúc tổ chức, thành viên phải xác định rõ ràng + quyền hạn -> the authority = the power + bổn phận -> the responsibility = the obligation -> Trách nhiệm = quyền hạn + bổn phận (Accountability = Authority + Responsibility) 1.2 Các loại cấu trúc tổ chức Có loại : + Cấu trúc chức + Cấu trúc dự án + Cấu trúc ma trận a Cấu trúc chức Dự án chia làm nhiều phần phân công tới phận chức nhóm phận chức thích hợp Dự án tổng hợp nhà quản lý chức cấp cao Ưu điểm: - Sử dụng hiệu kinh nghiệm phương tiện chung - Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định kiểm soát - Tất hoạt động có lợi từ công nghệ đại - Tiên liệu trước hoạt động tương lai để phân bổ nguồn lực http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) - Tổ chức Dự Án Sử dụng hiệu yếu tố sản xuất Ổn định phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà Nhược điểm: - Không có quyền lực dự án tập trung Ỉ có trách nhiệm cho dự án tổng thể - Ít hoạch định viết báo cáo dự án - Ít quan tâm đến yêu cầu khách hàng - Việc thông tin liên lạc chức gặp khó khăn - Khó tổng hợp nhiệm vụ đa chức - Có khuynh hướng định theo nhóm chức có ưu Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Dư án Dư án Dư án n Dư án n b Cấu trúc dự án Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý nhóm / tổ gồm thành viên nòng cốt chọn từ phận chức khác sở làm việc toàn phần (full-time) Các nhà quản lý chức tham gia thức Ưu điểm: - Có kiểm soát chặt chẽ có quyền lực dự án - Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng - Khuyến khích cân đối thành quả, thời gian biểu chi phí - Tạo trung thành thành viên dự án - Có mối quan hệ tốt với đơn vị khác - Quan tâm đến yêu cầu khách hàng Nhược điểm: - Sử dụng nguồn lực không hiệu - Không chuẩn bị công việc tương lai - Ít có hội trao đổi kỹ thuật dự án - Ít ổn định nghề nghiệp cho thành viên tham gia dự án - Khó khăn việc cân đối công việc dự án giai đoạn bắt đầu kết thúc http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Quản lý Dự án Các phòng ban chức năng: Tài chính, Marketing, GĐ Dự án GĐ Dự án Tài Tài Kỹ thuật Kỹ thuật c Cấu trúc ma trận Cấu trúc kết hợp hai dạng cấu trúc chức dự án Ưu điểm: - Sử dụng hiệu nguồn lực - Tổng hợp dự án tốt - Luồng thông tin cải thiện - Đáp ứng thích nghi nhanh chóng - Duy trì kỷ luật làm việc tốt - Động lực cam kết cải thiện Nhược điểm: - Sự tranh chấp quyền lực - Gia tăng mâu thuẫn - Thời gian phản ứng lại chậm chạp - Khó khăn giám sát kiểm soát - Quản lý phí tăng cao - Trải qua nhiều căng thẳng (stress) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Phó GĐ QL dự án Dư án Dư án Dư án XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TEAM WORK) 2.1 Sự làm việc theo nhóm có hiệu a Thế làm việc theo nhóm - Làm việc theo nhóm (Team work) cá nhân làm việc với để hoàn thành nhiệm vụ cách tốt họ làm việc riêng rẽ Hiệu tổng hợp (Synergy): Theo lý thuyết hệ thống: Tối ưu tổng thể > tổng tối ưu cục b Sự làm việc theo nhóm có hiệu • Có thành phần làm việc theo nhóm có hiệu quả: - Kỹ thành viên nhóm - Cấu trúc tổ chức - Kiểu quản lý • yếu tố để xây dựng nhóm: - Chọn việc phối hợp người nhóm http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) - Tổ chức Dự Án Tổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ Chọn kiểu lãnh đạo c Các phẩm chất nghề nghiệp thành viên nhóm - Quan tâm chịu trách nhiệm công việc - Chịu kích thích môi trường làm việc - Cầu tiến nghề nghiệp - Lãnh đạo tổng quan + Kỹ kỹ thuật + Kỹ xử lý thông tin + Kỹ giao tiếp hiệu + Kỹ định d Lợi ích làm việc theo nhóm - Nâng cao thành - Xây dựng hiệu tổng hợp - Nâng cao khả sáng tạo - Làm giảm bớt căng thẳng mâu thuẫn - Giải vấn đề cách hiệu - Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh thần, quan tâm tin tưởng lẫn (khi làm việc chung hiểu công việc thông cảm lẫn nhau) - Đương đầu với thử thách e Các khó khăn làm việc theo nhóm - Tốn thời gian tốn công sức - Ra định chậm - Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ” - Hình thành bè phái (factionalism) f Giao tiếp hiệu yếu tố chủ yếu việc xây dựng nhóm - Biết lắng nghe + Thái độ: quan tâm, ý, tôn trọng + Dáng điệu: nghe mắt, không cắt ngang lời nói người khác + Tập trung: nội dung, cảm xúc - Giải mâu thuẫn (Confict Resolution) Quan điểm cũ - Tìm cách tránh mâu thuẫn Mâu thuẫn sai lầm quản lý Mâu thuẫn dấu hiệu xấu Mâu thuẫn cần phải loại bỏ Quan điểm Không thể trách mâu thuẫn Ỉ cần phải đương đầu với mâu thuẫn Mâu thuẫn nhiều nguyên nhân khác Mâu thuẫn xấu, tốt Mâu thuẫn cần phải quản lý kiểm soát - http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án g Các điều kiện để nhóm làm việc có hiệu - Thời gian: thành viên nhóm phải cam kết dành thời gian để hoàn thành nhiệm vụ (nếu người có tư tương dành khó khăn phía nhiệm vụ dễ dàng thành công) - Tình cảm (Feeling): thành viên nhóm phải quan tâm tới mục tiêu, cấu trúc công việc, tương lai người nhóm - Tập trung: Tất thành viên nhóm phải biết vấn đề (issue) nhóm đầu thành viên phải có thứ tự ưu tiên nhóm 2.2 Các thất bại làm việc theo nhóm - Mâu thuẫn nội (mâu thuẫn không giải được) - Các thành viên lo lắng nản lòng (có tâm trạng muốn thoát khỏi nhóm) - Các định tùy tiện người hay số người chấp nhận người khác 2.3 Xây dựng nhóm a Các vấn đề cần quan tâm - Thông tin hiệu thành viên nhóm - Cách giải vấn đề hiệu - Cách giải mâu thuẫn - Tính sáng tạo nhóm - Không khí làm việc tin cậy hỗ trợ - Phải rõ mục tiêu nhóm vai trò thành viên nhóm b Các biện pháp tổng quát - Mọi việc phải hoạch định thực cẩn thận Những vấn đề không rõ nên nhờ tư vấn / chuyên viên - Thu thập thông tin đầy đủ - Phải có trình tự đánh giá c Điều kiện để thành công - Được hỗ trợ từ nhà quản lý - Sự tự nguyện tham gia thành viên nhóm LÃNH ĐẠO (Leadership) 3.1 Lãnh đạo nguồn gốc quyền lực - Lãnh đạo: Là hành động động viên hay cưỡng ép người khác hoàn thành nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu tổ chức - Quyền lực: khả người ảnh hưởng tới hành vi người khác - Nguồn gốc quyền lực: + Quyền lực thức + Quyền lực tưởng thưởng + Quyền lực cưỡng (hình phạt) + Quyền lực chuyên môn http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án + Quyền lực tôn phục (uy tín) Ngoài thực tế có loại quyền lực khác: + Thông tin + Thuyết phục + Liên kết (mối quen biết với người có quyền lực lớn) 3.2 Lý thuyết lãnh đạo Có quan điểm: - Cổ điển - Hành vi - Phù hợp a Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển: người lãnh đạo sinh có vai trò lãnh đạo - Tính cánh lãnh đạo > < tính cách lãnh đạo - Tính cánh lãnh đạo có hiệu > < tính cách lãnh đạo không hiệu b Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi: muốn làm lãnh đạo phải huấn luyện - Các nhiệm vụ nhà lãnh đạo - Kiểu lãnh đạo a Lý thuyết lãnh đạo theo phù hợp: Việc lãnh đạo hiệu tùy thuộc vào yếu tố môi trường - Tính cách, kinh nghiệm người lãnh đạo nhân viên - Cấu trúc nhiệm vụ cần thực (cấu trúc tốt hay cấu trúc kém) - Vị trí công tác người lãnh đạo 3.3 Các kiểu lãnh đạo Quan tâm đến người D C B A D Quan tâm đến công việc Các kiểu lãnh đạo: http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) - Tổ chức Dự Án Quan tâm đến công việc (Task-oriented): Quan tâm nhiều đến mục tiêu công việc có xu hướng dẫn tới cách cư xử chuyên quyền, độc tài Quan tâm đến người (People relation-oriented): Quan tâm nhiều yếu tố người kiểu lãnh đạo dân chủ Độc tài (tập trung Mức độ tham gia cấp quyền lực) lãnh đạo trình định Mức độ tham gia người quyền trình định 2.1 Mô hình V Vroom Leadership Model (1973) - AI AII CI CII GII Authoritarian (độc đoán, chuyên quyền) Tự (phân quyền) Tập trung Consultative Group Phân quyền • AI : Người lãnh đạo tự định sử dụng thông tin sẵn có tay • AII : Người lãnh đạo trước định yêu cầu thuộc cấp cung cấp thông tin không thiết phải nói với người hỗ trợ cần thông tin để làm Sau người lãnh đạo tự định • CI : Người lãnh đạo gặp gỡ cá nhân cho họ biết rõ mục tiêu việc cần hỏi Sau người lãnh đạo tự định định bị ảnh hưởng người hỗ trợ • CII : Người định tập trung nhóm để hỏi cho biết rõ mục tiêu cần hỏi Sau người lãnh đạo tự định định bị ảnh hưởng người hỗ trợ • GII : Ra định tập thể Ba quy tắc để bảo vệ chất lượng định (3 rules to protect decision quality) 1) Quy tắc thông tin: Nếu: - chất lượng quan trọng - nhà lãnh đạo không đủ thông tin Thì: loại bỏ kiểu AI http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án 2) Quy tắc phù hợp mục tiêu: Nếu - chất lượng quan trọng - người nhân viên không rõ mục tiêu tổ chức Thì: không nên dùng GII 3) Quy tắc mà vấn đề cấu trúc: Nếu - chất lượng quan trọng - vấn đề cấu trúc - người lãnh đạo không đủ thông tin lấy thông tin đâu Thì: AI, AII, CI, CII bị loại bỏ Bốn quy tắc bảo vệ chấp nhận định 1) Quy tắc chấp nhận: Nếu - Người lãnh đạo nhân viên có chấp nhận thực định hay không - Người lãnh đạo định độc đoán có nhân viên chấp nhận hay không Thì: AI, AII bị loại bỏ 2) Quy tắc mâu thuẫn Nếu - Người lãnh đạo nhân viên có chấp nhận thực định hay không - Người lãnh đạo định độc đoán có nhân viên chấp nhận hay không - Quyết định gây mâu thuẫn nhân viên Thì: AI, AII, CI bị loại bỏ 3) Quy tắc công Nếu - Chất lượng không quan trọng - Sự chấp nhận quan trọng Thì: AI, AII, CI, CII bị loại bỏ 4) Quy tắc ưu tiên chấp nhận Nếu - Sự chấp nhận quan trọng - Không đảm bảo định độc đoán hay không - Tin tưởng vào nhân viên http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Tổ chức Dự Án Thì: AI, AII, CI, CII bị loại bỏ http://www.ebook.edu.vn 10 G.V Cao Haøo Thi