QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HP ĐỒNG GIA CÔNG 3.1 Giao dịch, nghiên cứu thị trường tiếp xúc với khách hàng Thị trường nơi trao đổi người mua người bán, bên đặt gia công bên nhận gia công Ý nghóa việc nghiên cứu thị trường giúp cho công ty hiểu biết thêm thị trường, đảm bảo cho phát triển theo định hướng đề Với thông tin xác, đầy đủ, kịp thời điều tiết khả hoạt động công ty Như phân tích, công ty may Việt Tiến thị trường xuất chia hai loại : thị trường hạn ngạch thị trường phi hạn ngạch Thị trường hạn ngạch gồm nước Mỹ ,EU, Đức, Canada, Nauy, Thổ Nhó Kỳ,… Phần lại thị trường phi hạn ngạch, chủ yếu Nhật Bản nước Châu Á.Về hợp đồng xuất công ty thuj75c theo hình thức gia công tuý hợp đồng mua nguyên phụ liệu vầ sản xuất theo mẫu khách hàng sau bán sản phẩm cho khách hàng theo điều kiện FOB (còn gọi hàng kinh doanh FOB) Là thành viên Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, Công ty May Việt Tiến thường xuyên nhận hỗ trợ thông tin thị trường Dệt May Tuy nhiên công ty may Việt Tiến chủ yếu tự khai thác hợp đồng trực tiếp với đối tác nước Khách hàng Công ty bao gồm khách hàng truyền thống khách hàng Với khách hàng truyền thống, trình tiếp xúc đơn giản nhanh chóng khách hàng mới, quen với yêu cầu họ nên việc tìm hiểu thị trường dễ dàng Khách hàng có nguồn gốc xuất xứ khác thường có hành vi tiếp xúc, tìm hiểu khác Ví dụ khách hàng Nhật xem xét sở vật chất, kỹ thuật công ty cách cẩn thận trước đưa thư hỏi giá Khách hàng Châu Âu thường đề cập vào trung tâm trình tiếp xúc: điều kiện, giá giao hàng, kiểm tra chất lượng,…,Đối với khách hàng Mỹ trước đặt đơn hàng công ty phải đánh giá công ty có hội đủ tiêu chuan sở vất chất,tài ,máy móc thiết bị ,môi trường điều kiện làm có thực theo luật hay không Công việc đánh gía thông qua công ty tư vấn nước có uy tín hội đủ tiêu chuan khách hàng tiến hành bước đàm phán, ký kết hợp đồng Thông thường đối tác nước trực tiếp gặp gỡ đàm phán với Việt Tiến trụ sở Công ty địa điểm khác nước Như vậy, Công ty có lợi định việc giảm chi phí ký kết hợp đồng lợi đàm phán Đối với khách hàng lâu năm, trình giao dịch qua đường bưu điện (gửi hàng mẫu) đặt hàng qua fax Sau khách hàng đưa yêu cầu cụ thể thông số kỹ thuật, mức độ cung cấp nguyên vật liệu điều kiện toán, giao hàng, nhiệm vụ Phòng Kế hoạch xem xét khả công ty có đủ lực thực đơn hàng hay không, tính toán chi phí thực hợp đồng để làm sở cho việc đàm phán đến ký kết hợp đồng Yêu cầu việc định giá tính xác thông tin, chi phí cần phản ảnh đầy đủ ước tính Công việc Phòng Kế hoạch, Phòng tài Kế toán Kỹ thuật Công nghệ phối hợp thực Cách thức triển khai theo sơ đồ : Phòng kinh doanh Lập kế hoạch kinh doanh Lập kế hoạch sản xuất Phòng Kế hoạch Điều Độ Phòng kế hoạch Lập điều sản xuất Điều Độ Lập kế hoạch nhu cầu vật tư Phòng kế hoạch điều độ (hàng gia công ) Phòng Kinh doanh ( Hàng tự doanh FOB) Lập kế hoạch nhu cầu công xuất Phòng Kế hoạch Điều Độ Kế hoạch có thực tế không Phòng Kế hoạch Điều Độ Phòng cung tiêu Xí nghiệp sản xuất Thực kế hoạch công xuất Thực kế hoạch vật tư Thực kế hoạch sản xuất 3.2 Đàm phán, ký kết hợp đồng 3.2.1 Hình thức đàm phán công ty Thường Công ty sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp ngành dệt may ngành đặc trưng, hợp đồng liên quan đến nhiều mặt hàng, nguyên vật liệu,kỹ thuật ,mẫu mã Do đó, bên cần phải gặp để thống tìm hiểu thật kỹ vấn đề có liên quan Công ty khách hàng thường gặp gỡ trực tiếp tổ chức giới thiệu Công ty, sở vật chất, khả thực để khách hàng đánh giá Việc đàm phán hai bên nhằm đem lại lợi ích cho hai bên Vì vậy, trước ký kết hợp đồng gia công phải đàm phán cho rõ ràng Trong trường hợp may gia công xuất khẩu, giá dịch vụ gia công phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Chất lượng hàng gia công, uy tín công ty, điều khoản nguyên phụ liệu điều khoản giao hàng, mối quan hệ Công ty đối tác, mức giá đối thủ cạnh tranh yếu tố định đến giá gia công Sau kiểm tra tất thông tin đơn giá điều khoản hợp đồng, Công ty tiến hành tổng hợp để định xem có nên ký kết hợp đồng hay không Nếu nhận thấy đảm bảo yêu cầu khách hàng mà Công ty có lời trình cho Tổng giám đốc duyệt chấp thuận cho ký hợp đồng Ngược lại, Công ty cảm thấy hợp đồng đáp ứng nhu cầu khách hàng không đảm bảo lợi ích cho công nhân Công ty việc đàm phán thực lại Trong số trường hợp, khách hàng yêu cầu Công ty đàm phán lại họ chưa hài lòng với kết đàm phán trước Với khách hàng người Châu Á Nhật Bản Công ty thường cử người khác qua đàm phán lại, với khách hàng Châu u thường cử người đàm phán trước qua thực lại trình đàm phán Khi hợp đồng gia công ký phải có trình chuyển giao nguyên phụ liệu cho Công ty, Công ty phải đưa định mức sử dụng nguyên phụ liệu sản xuất để bên đối tác cung cấp nguyên phụ liệu để Hải quan quản lý việc nhập nguyên phụ liệu xuất thành phẩm Sau gia công Công ty phải tiến hành lý nguyên phụ liệu thừa, tái xuất mua lại, mua lại phải nộp thuế theo quy định Hải quan Đối với hợp đồng phải ý đến điều kiện giao hàng, phương thức toán Đặc biệt hợp đồng gia công phải có điều khoản ngày giao nguyên phụ liệu, ngày phải trước ngày giao hàng tối thiểu 45 ngày Đối với hợp đồng xuất công ty phải làm thủ tục xuất cho lô hàng chứng từ toán Đây hợp đồng mang tính chất văn cụ thể hóa hợp đồng số lượng, đơn giá hàng hóa Hợp đồng gia công thường kèm theo phụ kiện hợp đồng có tỷ giá ngoại tệ, đồng tiền toán, toán với nhiều hình thức Sau thống điều khoản, xem hợp đồng ký hai bên tham khảo ký kết hợp đồng thức 3.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến kết nội dung đàm phán: - Pháp luật: Đây yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới thành công đàm phán Đó sở để điều chỉnh chủ thể nội dung điều khoản Phải nắm rõ hệ thống pháp luật, quy định xuất nhập khẩu, luật Hải quan, quy định tài đối tác để thực không gặp phải khó khăn rào cản pháp luật - Quyền lực thị trường: Nhìn chung, quyền lực thị trường khả người cung cấp người mua việc tham gia đến quan hệ cung – cầu thị trường nhân tố định Quyền lực thị trường phụ thuộc vào nhiều yếu tố Đối với người cung cấp lợi chi phí, quy mô doanh nghiệp, khác biệt sản phẩm (chất lượng, mẫu mã,…) Yếu tố ảnh hưởng tới tồn phát triển hàng hóa, cần nắm nhu cầu thị trường để định sản xuất phát triển sản phẩm - Ngôn ngữ: Trong giao dịch với đối tác nước ngoài, bất đồng ngôn ngữ trở ngại lớn cho bên tham gia đàm phán Do đó, nắm vững sử dụng thành thạo ngoại ngữ cần thiết người đàm phán - Thông tin: Trong giới thông tin không hoàn hảo, người mua cố gắng tìm thông tin nhà cung cấp có tiềm người bán cố gắng tăng cường uy tín, hình ảnh công ty để có vị trí đàm phán có lợi Muốn thành công trình đàm phán, người đàm phán phải biết nắm bắt thông tin cách kịp thời để tận dụng thời cách tốt Những thông tin bao gồm: • Thông tin hàng hóa • Thông tin thị trường • Thông tin đối tác • Thông tin công ty • Thông tin đối thủ cạnh tranh nước • Thông tin hạn ngạch thuế 3.2.3 Năng lực đoàn đàm phán ♦ Chuyên gia đàm phán: Cần có kiến thức chuyên môn khả toàn diện giao tiếp Người đàm phán cần có kiến thức ba lãnh vực: kinh tế, pháp luật kỹ thuật Ngoài ra, hiểu biết trị, văn hóa, xã hội quan trọng trình đàm phán ♦ Tổ chức đoàn đàm phán: Để không bị sức ép tâm lý, bên cần cử số người tương đương tiến hành đàm phán - Địa điểm đàm phán: Yếu tố quan trọng trình đàm phán, người đàm phán thường không muốn đến trụ sở đối tác để tiến hành đàm phán người đàm phán thường bị sức ép tâm lý nhiều hơn, đo thường phải nhượng thảo luận điều khoản hợp đồng - Quan hệ với đối tác: Tuy doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu lợi nhuận chủ yếu, chừng mực đó, mối quan hệ tin cậy lẫn đối tác kinh doanh tiền đề thuận lợi cho trình đàm phán, lý đối tác đàm phán có trình hiểu biết lâu dài thường thực công việc tìm hiểu đối tác, tiết kiệm thời gian chi phí tìm hiểu Khi phải cân nhắc, chọn lựa đối tác ký hợp đồng với điều khoản tương đối giống nhau, người đàm phán thường chọn đối tác có quan hệ kinh doanh trước diễn tốt đẹp - Đặc điểm hàng hóa: Những ưu điểm hàng hóa tạo ưu đàm phán nên phải hiểu rõ đặc tính sản phẩm đưa - Nguồn nguyên liệu - Hiệu kinh tế Phải thể lực mình, khả tiếp nhận xuất lô hàng Đặc biệt khách hàng thị trường có hạn ngạch phải nắm Công ty hạn ngạch cho sản phẩm mà khách hàng đặt hàng , có không gặp phải khó khăn trình thực hợp đồng 3.2.4 Một số ý kiến vấn đề soạn thảo, ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu: Căn theo hợp đồng gia công số 65/2004/SIG ngày 04-7-2003 Hợp đồng gia công thỏa thuận bên đặt gia công bên nhận gia công nước khác Trong quy định rõ quyền nghóa vụ hai bên: bên nhận gia công thực việc gia công giao hàng; bên đặt gia công giao nguyên phụ liệu, mẫu đối toán cho bên nhận gia công sau hoàn tất việc giao hàng Vì đặc tính nên hợp đồng gia công có điểm khác so với hợp đồng mua bán ngoại thương phải nêu rõ hợp đồng trước định đến ký kết - Trong điều khoản số lượng phải nêu đơn giá thực gia công sản phẩm (như hợp đồng 1USD/ĐVT) Từ quy tổng giá trị đơn hàng (1,000,000 USD) Phải có điều kiện giao hàng (FCA HO CHI MINH CITY, INCOTERMS 2000) Vải, phụ liệu, mẫu đối, tài liệu kỹ thuật bên đặt gia công cung cấp đồng trước ngày quy định (45 ngày) trước ngày giao hàng - Ngày giao hàng thành phẩm (04-7-2004) tùy thuộc vào vấn đề đến đồng số nguyên phụ liệu - Trong số trường hợp thêm điều khoản thuê, mượn, tặng máy móc, thiết bị để thực hợp đồng gia công Việc nhập máy móc, thiết bị phải tuân theo quy định Pháp luật Việt Nam - Về điều kiện kỹ thuật hợp đồng quy định bên đối tác đặt hàng phải cung cấp mẫu rập, sơ đồ, phương thức đóng gói, ký hiệu giao hàng định mức sử dụng nguyên vật liệu để thực đơn hàng Sản phẩm hoàn chỉnh phải giống với mẫu đối Trái với hợp đồng ngoại thương điều kiện kỹ thuật không nêu mà thỏa thuận hàng giao phải đạt chất lượng loại “A” - Khi giao hàng phải kèm theo chứng từ: (Vận đơn hoàn hảo, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) - Khi nhận số nguyên phụ liệu, hợp đồng phải có tiêu chuẩn chất lượng bảo đảm tránh đình trệ việc sản xuất Quy định chứng từ gửi hàng bên Công ty gửi kèm Số lượng hàng hóa mô tả kỹ vận đơn - Giải số nguyên liệu thừa - Thương lượng trả phí chi phí: (Đối với hàng áp dụng phương thức giao hàng lẻ, phép tối đa hai lần, số lần giao CFS nhiều phí bên đối tác chịu Trường hợp nguyên phụ liệu gởi đường hàng không theo yêu cầu khách hàng bên khách hàng phải chịu phí Đối với việc giao hàng CFS trách nhiệm chi phí lưu kho khách hàng chịu - Quy định nghóa vụ hai bên tham gia hợp đồng: • Đối với bên đặt gia công: Giao toàn phần nguyên phụ liệu vật tư gia công theo thỏa thuận hợp đồng gia công Nhận đưa khỏi Việt Nam toàn sản phẩm gia công, máy móc, thiết bị cho mượn Được quyền cử chuyên gia đến Việt Nam để hướng dẫn kỹ thuật sản xuất kiểm tra chất lượng sản phẩm theo thỏa thuận hợp đồng gia công Chịu trách nhiệm quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa, tên gọi xuất xứ hàng hóa (Bên đặt gia công phái chuyên viên kỹ thuật đế giải vấn đề kỹ thuật xảy suốt trình sản xuất, chịu trách nhiệm tên nhãn hiệu gắn hàng may mặc gia công ủy quyền cho công ty sử dụng nhãn hiệu để gia công hàng may mặc Việt Nam) Trường hợp nhãn hiệu hàng hóa tên gọi xuất xứ hàng hóa đăng ký Việt Nam phải có giấy chứng nhận Cục sở hữu công nghiệp Việt Nam Tuân thủ quy định Pháp luật Việt Nam có liên quan đến hợp đồng gia công điều khoản hợp đồng gia công ký kết • Đối với bên nhận gia công: Được miễn thuế nhập máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu, vật tư nhập để thực hợp đồng gia công Được cung cấp phần toàn nguyên phụ liệu để thực gia công, phải nộp thuế xuất theo quy định luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập phần nguyên phụ liệu nước chịu trách nhiệm 3.3 Tổ chức thực hợp đồng gia công xuất 3.3.1 Nội dung hợp đồng gia công xuất Một hợp đồng gia công thường có hình thức nội dung sau: HP ĐỒNG GIA CÔNG Số: Ngày: Bên A: Tên công ty: Địa chỉ: Điện thoại, fax, email: Người đại diện: Bên B: Tên công ty: Địa chỉ: Điện thoại, fax, email: Người đại diện: Bên A bên B đồng ý ký hợp đồng bao gồm điều khoản điều kiện sau: Nội dung: - Nhiệm vụ bên A - Nhiệm vụ bên B Sản phẩm - Mô tả - Số lượng - Đơn giá - Tổng trị giá - Điều kiện giao hàng - Điều kiện giao nguyên phụ liệu Các điều khoản giao hàng - Phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng - Địa điểm giao hàng Điều kiện kỹ thuật - Mẫu, tài liệu kỹ thuật, phương pháp ký hiệu giao hàng - Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu Chứng từ giao hàng - Thời hạn giao chứng từ - Thành phần chứng từ - Chi tiết làm chứng từ Thanh toán - Phương thức toán - Thời hạn toán - Địa điểm toán Nguyên phụ liệu - Thời hạn giao nguyên phụ liệu - Trách nhiệm bảo quản nguyên phụ liệu - Chất lượng nguyên phụ liệu - Trách nhiệm thông báo việc vận chuyển nguyên phụ liệu - Bộ chứng thư gửi hàng - Giải nguyên vật liệu thừa sau gia công Phí chi phí - Trách nhiệm hai bên việc chịu chi phí nằm nội dung hợp đồng Khiếu nại - Xác định quan giám định chất lượng - Xác định thời hạn thiết lập khiếu nại 10 Nghóa vụ hai bên 11 Trọng tài 12 Tu chỉnh hay sửa đổi bổ sung 13 Điều khoản chung ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A (Xem hợp đồng tham khảo phần phụ lục) 3.3.2 Nhập nguyên phụ liệu Để thực việc sản xuất xuất khẩu, đòi hỏi phải có lượng nguyên phụ liệu để tiến hành sản xuất, số nguyên phụ liệu bên đặt gia công cung cấp bên nhận gia công có nhiệm vụ làm thủ tục nhập để nhận số hàng Nếu nguyên phụ liệu nước không đủ để đáp ứng nhu cầu theo yêu cầu khách hàng Công ty phải mua nguyên phụ liệu nước tiến hành thủ tục nhập nhập phía đối tác Quá trình đòi hỏi Công ty phải đáp ứng quy định chặt chẽ thủ tục nhập nguyên liệu gia công, theo quy định pháp luật xuất nhập khẩu, số nguyên liệu miễn thuế nhập Thủ tục gồm chứng từ để nhập: - Phiếu tiếp nhận: 02 - Hợp đồng gốc ký - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 gốc, 01 - Quy cách đóng gói (Packing List): 01 gốc, 01 - Vận đơn gốc (Bill of Lading) - Bộ tờ khai Hải quan - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) - Lệnh giao hàng (D/O) Hợp đồng sau ký duyệt, nhân viên phòng Kế hoạch Điều độ kèm Bộ chứng từ đến khai báo với Hải quan xin đăng ký Nhận Bộ chứng từ bên đặt gia công chuyển đến, Công ty tiến hành kiểm tra Bộ chứng từ, kiểm tra hàng hóa ghi vận đơn, Packing List Invoice Phòng Kế hoạch Điều độ vào vận đơn, invoice, packing list để lập tờ khai Hải quan (khi lập tờ khai Hải quan phải đối chiếu chứng từ hai bên, có khác biệt phải thông báo cho bên đối tác để chỉnh sửa) Dùng vận đơn gốc lấy lệnh giao hàng hãng tàu Nộp chứng từ cho Hải quan, kê khai, nộp lệ phí Hải quan Sau hoàn thành thủ tục chuyển tiếp nhiệm vụ sang cho Phòng Cung tiêu tiến hành kiểm hóa nhận hàng có mặt nhân viên kiểm hóa Thanh toán chi phí cho cảng, kho, phí bốc xếp, thuế nhập tiến hành nhận hàng Nhân viên Phòng kế hoạch điều độ vào tờ khai Hải quan nguyên phụ liệu nhập khẩu, định mức sử dụng tỷ lệ hao hụt số nguyên phụ liệu nhận để sản xuất lô hàng, sau tiến hành lý kê khai với Hải quan 3.3.3 Tổ chức sản xuất Việc sản xuất thực xí nghiệp trực thuộc Công ty Sau nguyên phụ liệu nhập vào kho Công ty, trình tổ chức sản xuất bao gồm việc phân chia hợp đồng gia công cho đơn vị, tổ chức cung ứng nguyên vật liệu cho đơn vị sản xuất Phòng Kế hoạch: - Lập lệnh điều động vật tư, phiếu xuất kho - Lập định mức quy định cho sản phẩm - Lập bảng màu (tài liệu kỹ thuật) - Làm sản phẩm mẫu (Phối hợp Phòng may mẫu) Căn vào định mức chung Phòng kỹ thuật công nghệ, phận điều độ Phòng Kế hoạch tiến hành phân chia nguyên phụ liệu phân bổ cho xí nghiệp Trong trình sản xuất, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch điều độ, Phòng QA phối hợp theo sát tình hình sản xuất chuyền Phòng Kế hoạch điều độ: Theo dõi số nguyên phụ liệu vải cấp, thiếu Phòng tiến hành giải xin cấp bổ sung, ngược lại số nguyên phụ liệu thừa phải thu hồi.Đồng thời ,theo dõi tiến độ sản xuất xí nghiệp sản xuất ,điều tiết sản xuất xí nghiệp công ty ,để tối ưu hoá lực sản xuất Phòng QA: Bám sát sản phẩm may chuyền nhằm hạn chế tối đa sản phẩm bị lỗi, hoạt động tích cực đợt chuyền bắt đầu bước sang may chủng loại hàng Cùng với Trưởng Phòng kỹ thuật kỹ thuật chuyền hướng dẫn công nhân thực công đoạn đạt yêu cầu Phòng kinh doanh: Đối với hàng theo hợp đồng FOB (mua nguyên phụ liệu sản xuất theo yêu cầu mẫu mã khách hàng sau bán thành phẩm sản xuất cho bên đặt hàng ) Tìm nhà cung cấp nguyên phụ liệu ,làm chiết tính giá thành ,theo dõi tình hình cung cấp nguyên phụ liệu có kịp thời cho sản xuất hay không,cử người lên xí nghiệp xem xét suốt công đoạn tổ hoàn thành Quan trọng cách thức đóng gói có với Packing List đưa hay không Sản phẩm hoàn thành sau đóng gói theo yêu cầu khách hàng, vào lịch giao hàng để tiến hành giao sản phẩm Tốt sản phẩm hoàn thành phải thực trước ngày trước giao hàng chuyển giao tới kho thành phẩm Công ty Hàng ngày, cán mặt hàng xí nghiệp phải báo cáo kế hoạch giao hàng ngày kế hoạch giao hàng hàng tuần cho Phòng Kế hoạch Các xí nghiệp xuất hàng phải lập Packing List chuyển giao cho Phòng Kế hoạch để vào L/C lập chứng từ toán 3.3.4 Thủ tục xuất Phòng Kế hoạch vào hợp đồng, phụ kiện lập hóa đơn thương mại, packing list, chi tiết Bill, kết hợp số chứng từ khác để làm thủ tục Hải quan Hồ sơ Hải quan gồm: - Hợp đồng phụ kiện: 01 tiếng Anh, 02 dịch sang tiếng Việt - Tờ khai nhập khẩn nguyên phụ liệu sản xuất lô hàng - Tờ khai xuất khẩu: 02 - Packing list: 02 - Bảng kê nguyên phụ liệu - Phiếu tiếp nhận hồ sơ: 02 Phòng Kế hoạch điều độ cử người Công ty đến đăng ký Hải quan, tiến hành kiểm hóa hàng xuất Sau hoàn thành thủ tục lệ phí Hải quan làm thủ tục giấy phép chứng từ kèm theo 3.3.5 Giao hàng Sản phẩm sau đóng gói nhập kho thành phẩm chờ xuất đến ngày giao hàng, hàng giao cảng sân bay tùy theo phương thức vận chuyển quy định tờ khai Trước giao hàng, quan giám định chất lượng, người đại diện cho bên đối tác kiểm tra chất lượng hàng hóa gia công xuất khẩu, thường kiểm tra số kiện mà không cần kiểm hết toàn lô hàng khách hàng quen thuộc nên Công ty tin tưởng đối tác, lần kiểm gọi kiểm sau thực trước ngày giao hàng Chỉ sản phẩm hoàn chỉnh theo yêu cầu khách hàng kỹ thuật tiêu chuẩn đóng gói kiện xuất Nếu sai bị lỗi, hàng thu hồi lại để sửa chữa, không, đối tác có quyền từ chối nhận lô hàng (thường trường hợp xảy Công ty) Sau chuẩn bị hàng đầy đủ, nhân viên Phòng Kế hoạch liên hệ với hãng tàu để đặt Booking Note thực công việc nhận container rỗng kho Công ty Vì xuất theo điều kiện FOB FCA, trách nhiệm Công ty chấm dứt hàng qua khỏi lan can tàu Do đó, nhân viên giao hàng Công ty phải có mặt trường để theo dõi, giám sát, nắm bắt số lượng hàng xếp vào tàu với giám sát nhân viên Hải quan cửa khẩu, nhân viên cảng, nhân viên tàu Nếu có sai sót nhân viên giao hàng Công ty có hướng giải kịp thời, để đảm bảo cho lô hàng xuất cách an toàn Khi hàng giao xuống tàu nhân viên Công ty làm bảng tổng kết giao nhận toán lệ phí với cảng 3.3.6 Lập chứng từ toán Căn vào Phòng Kế hoạch điều độ để lập chứng từ cho khách hàng Bộ chứng từ toán thường gồm: - Phiếu xuất trình toán hàng xuất - Hối phiếu - Hóa đơn thương mại - Vận đơn - Packing list - Giấy chứng nhận trọng lượng, khối lượng - Giấy phép xuất - Giấy chứng nhận xuất xứ C/O Các loại C/O Công ty thường dùng: - Form A: Xuất vào Nhật nước khối EU - Form B: Hàng xuất vào Mỹ số nước Châu Á - Form T: Hàng vào EU Hồ sơ xin cấp C/O: - Đơn xin cấp C/O - Các tờ C/O điền đầy đủ thông tin - Tờ khai xuất khẩu: 01 chính, 01 - Hoá đơn thương mại - Bảng báo cáo nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất - Giấy phép xuất 3.3.7 Thanh toán – Có hai phương thức toán: - Thanh toán cách mở L/C - Thanh toán cách chuyển tiền TTR 3.3.8 Thanh lý hợp đồng Đây xem nơi kết thúc hợp đồng Nhân viên phận lý Phòng Kế hoạch điều độ có nhiệm vụ lý toàn số nguyên phụ liệu nhập với Tổng Cục Hải quan Sau hoàn tất xong hợp đồng, nhân viên lý đến kê khai với Hải quan số sử dụng nguyên phụ liệu sai khấu trừ định mức sử dụng cho lô hàng Người Hải quan nhân viên đưa chứng từ để đối chiếu giải Có hai trường hợp sau: - Nếu số nhập số xuất, tức Công ty mua thêm vào số nguyên phụ liệu tận dụng định mức thụ để sử dụng sản xuất, nhân viên lý phải giải trình với Hải quan - Nếu số nhập lớn số xuất giải cách: • Làm công văn chuyển nguyên phụ liệu thừa sang hợp đồng • Tái xuất số nguyên phụ liệu thừa • Không tái xuất mà để sử dụng Việt Nam Công ty phải đóng thuế nhập thuế giá trị gia tăng cho số nguyên phụ liệu 3.3 Phân tích số lượng hợp đồng ký kết thực Để thấy rõ tình hình thực hợp đồng công ty, cần phân tích số lượng hợp đồng kí kết thực năm 2003: Bảng phân tích số lượng hợp đồng kí kết thực Số HĐ % thực HĐ Ký kết 264 Thực 256 96,97% Hủy HĐ (Nguồn: Tài liệu công ty Việt Tiến) Trong năm 2003 công ty có quan hệ làm ăn với 62 khách hàng kí kết 264 hợp đồng Nhưng có 256 hợp đồng thực hiện, đạt 96,97% tổng số hợp đồng mà công ty kí kết Như vậy, có hợp đồng không thực khách hàng muốn hủy hợp đồng này, nguyên nhân khách hàng không tìm đối tác mua hàng họ, không tìm đầu nên họ không muốn thực hợp đồng Và lí khác, nguyên phụ liệu họ cung cấp trễ hợp đồng gia công nên thời hạn giao hàng bị dời lại, tính thời vụ sản phẩm may mặc, phải tung thị trường vào vào thời điểm, sợ không kịp nên buộc lòng họ phải hủy hợp đồng Nếu tính chi tiết khách hàng Mỹ chiếm tỷ trọng hủy bỏ hợp đồng cao Nguyên nhân khách hàng Mỹ lo ngại chiến tranh Iraq yêu cầu không giao hàng dẫn tới hủy bỏ hợp đồng Còn đơn hàng ký hợp đồng dừng lại chưa dám ký Mỹ ký áp dụng hạn ngạch dệt may với Việt Nam Đến tháng cuối năm 2003, tình hình giảm xuống, giúp cho tình hình kinh doanh khả quan hơn, số lượng hợp đồng ký kết vào tháng cuối năm tăng mạnh đặc biệt thị trường Mỹ Như vậy, tình hình ký kết thực hợp đồng tăng điều qua năm, công ty ngày nhận nhiều mặt hàng có mặt hầu hết thị trường Tuy nhiên không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng chưa chủ động tìm khách hàng thị trường Do công ty hoàn toàn bị động việc mở rộng thị trường 3.4 Một số thuận lợi khó khăn công ty may Việt Tiến 3.4.1 Thuận lợi: Công ty may Việt Tiến công ty hoạt động kinh doanh hiệu việc kinh doanh xuất nhập hàng may mặc nhờ yếu tố sau: - Công ty may Việt Tiến thành lập lâu đời, có uy tín cao địa bàn hoạt động sôi nổi, có nhiều khách hàng nước, giúp công ty có nhiều hội kinh doanh - Năng lực sản xuất công ty lớn,có thể nhận đơn hàng lớn,sản xuất đa chủng loại sản phẩm - Tình hình tài công ty lành mạnh - Công ty hỗ trợ ngân hàng lớn, đồng thời công ty có mối quan hệ tốt với ngành hữu quan hoạt động xuất nhập khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông hàng hoá tiền tệ nhanh chóng - Công ty nhanh chóng hòa nhập với kinh tế khu vực giới - Các bước tổ chức thực hợp đồng xuất nhập tương đối chặt chẽ, nhân viên phụ trách hợp đồng, đặc biệt nhân viên giao nhận tương đối thành thạo thủ tục giao nhận hàng nên tiến độ thực hợp đồng nhanh chóng - Trong trình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty nhận quan tâm lãnh đạo Bộ Thương Mại đạo sát ban ngành nên hoạt động công ty ngày phát triển có hiệu 4.3.2 Những khó khăn Bên cạnh thuận lợi trên, công ty gặp không khó khăn: - Sự hòa nhập thương mại quốc tế Việt Nam tạo hội đe dọa cho công ty Điều tạo cạnh tranh ngày gay gắt hoạt động tìm kiếm đầu (khách hàng) đầu vào (nguồn hàng, nguồn vốn) Sự cạnh tranh mạnh mẽ thị trường nước có khả xuất nhiều đối thủ đối thủ tiềm ẩn tương lai - Công ty chưa có kế hoạch nghiên cứu thị trường, lựa chọn khách hàng, nhà cung cấp, lựa chọn sản phẩm cách hoàn chỉnh mà thường giao dịch với đối tác, bạn hàng quen biết với công ty hay qua trung gian - Mặc dù cán công ty thạo nghiệp vụ chuyên môn, số cán hạn chế ngoại ngữ, tin học Công ty cần bồi dưỡng thêm khả ngoại ngữ tin học cho toàn thể cán công ty Điều tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập nói chung việc đàm phán, ký kết hợp đồng với nước nói riêng - Phương pháp thu thập thông tin hạn chế Các thông tin đầu vào, đầu ra, giá mặt hàng nhìn chung ít, đơn giản - Công ty gặp cạnh tranh mạnh mẽ từ nguồn hàng Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc… đối thủ mạnh kỹ thuật sản xuất đa dạng đại - Đơn giá gia công giảm chất lượng sản phẩm yêu cầu ngày cao - Việt Nam chưa gia nhập tổ chức thương mại giới (WTO ) ,chưa thành viên tổ chức đa sợi (M.F.A),mà tổ chức dự kiến bỏ hạn ngạch ngành hàng dệt may vào đầu năm 2005,cho nên xuất sang Mỹ EU ngành dệt may tương lai gặp khó khăn mà thành viên tổ chức M.F.A thực tự hoá mậu địc lónh vực này.Điều công ty gặp phải khó khăn tìm kiếm đối tác ,đơn hàng để sản xuất KẾT LUẬN CHƯƠNG Hoạt động kinh doanh xuất nhập nói chung trình đàm phán, ký kết hợp đồng thực gia công xuất đòi hỏi lực chuyên môn cao để không bị đối tác o ép quyền lợi, đòi hỏi phải có mối quan hệ rộng, nước mà nước khu vực giới Công ty may Việt Tiến nỗ lực lên để xứng đáng cờ đầu ngành may mặc Việt Nam.Chính mà bình chọn Hiệp họi dệt may Việt Nam Thời báo kinh tế Sài goon tổ chức : Việt Tiến đạt danh hiệu doanh nghiệp tiêu biểu toàn ngành dệt may 2004 Tuy nhiên, xu toàn cầu hóa diễn sôi động khắp hành tinh, quốc gia giới dần chuyển sang kinh tế thị trường Để hòa nhập với xu chung đó, Việt Nam tích cực chuẩn bị để gia nhập WTO (Tổ Chức Thương Mại Thế Giới) Vào WTO,chúng ta có điều kiện để hội nhập kinh tế toàn cầu.Đối với ngành dệt may tháo bỏ hàng rào hạn ngach nhập vào thị trường EU thị trường Mỹ Và để hòa vào xu chung đó, công ty cần xây dựng chiến lược lâu dài để đưa hoạt động kinh doanh xuất nhập công ty ngày lên Cho đến nay, hoạt động gia công xuất hoạt động chủ lực công ty, công ty cần phải có nỗ lực để hoàn thiện trình tìm hiểu, đàm phán, ký kết thực hợp đồng để gia tăng lợi nhuận từ hoạt động gia công xuất ... lượng hợp đồng ký kết thực Để thấy rõ tình hình thực hợp đồng công ty, cần phân tích số lượng hợp đồng kí kết thực năm 2003: Bảng phân tích số lượng hợp đồng kí kết thực Số HĐ % thực HĐ Ký kết. .. đồng gia công số 65/2004/SIG ngày 04-7-2003 Hợp đồng gia công thỏa thuận bên đặt gia công bên nhận gia công nước khác Trong quy định rõ quy? ??n nghóa vụ hai bên: bên nhận gia công thực việc gia công. .. để thực gia công, phải nộp thuế xuất theo quy định luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập phần nguyên phụ liệu nước chịu trách nhiệm 3.3 Tổ chức thực hợp đồng gia công xuất 3.3.1 Nội dung hợp đồng gia