Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào trung tâm thông tin lưu trữ địa chất tổng cục địa chất và khoáng sản

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRƢƠNG THỊ HUYỀN NGỌC XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng HÀ NỘI - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn đề tài nghiên cứu riêng Trong luận văn có tham khảo số cơng trình nghiên cứu tác giả khác sử dụng số thông tin văn quan Nhà nước song có thích cụ thể Các kết nghiên cứu nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Hà Nội, ngày… tháng… năm 20… Tác giả Trƣơng Thị Huyền Ngọc MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Mục lục PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 11 1.1 Tài liệu địa chất 11 1.1.1 Sơ lược hình thành tài liệu địa chất 11 1.1.2 Các loại tài liệu địa chất 15 1.1.3 Đặc điểm tài liệu địa chất 22 1.2 Cơ quan lƣu trữ địa chất 28 1.2.1 Sơ lược hình thành Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 28 1.2.2 Chức Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 30 1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 31 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 33 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN, LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 36 2.1 Nguồn thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Thông tin, Lƣu trữ Địa chất 36 2.1.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất 36 2.1.2 Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất 37 2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lƣu trữ Địa chất 39 2.2.1 Quy định Nhà nước công tác thu thập, bổ sung tài liệu 39 2.2.2 Quy định ngành chủ quản công tác thu thập, bổ sung tài liệu 41 2.3 Tổ chức thu thập 44 2.4 Kết thu thập 46 CHƢƠNG XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 51 3.1 Sự cần thiết phải xây dựng quy trình Thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 51 3.2 Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 53 3.2.1 Cơ sở pháp lý 53 3.2.2 Cơ sở thực tiễn 55 3.3 Lựa chọn chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình 55 3.3.1 Nghiên cứu hướng dẫn biên soạn quy trình tham khảo số quy trình ban hành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 55 3.3.2 Viết dự thảo quy trình 59 3.4 Xây dựng quy trình Thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 60 3.5 Những điều kiện để áp dụng quy trình thu thập tài liệu Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 77 3.5.1 Sự thống mặt đạo cấp lãnh đạo Trung tâm 78 3.5.2 Nhận thức cán Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất (thuộc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất) 79 3.5.3 Điều kiện nhân lực 80 3.5.4 Điều kiện sở vật chất 82 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC 91 PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc chứa đựng thông tin khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác Đồng thời ghi lại kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng Đây thơng tin có tính xác cao chính, gốc tài liệu có giá trị Do người ta sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ vào lĩnh vực đời sống xã hội như: trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học Đất nước ta khơng ngừng phát triển, nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đạt thành tự đáng kể Các quan từ trung ương đến địa phương dần kiện toàn mặt tổ chức, đổi phương thức làm việc Hệ tất yếu trình này, tài liệu hình thành không ngừng tăng lên khối lượng, đa dạng loại hình phong phú nội dung Bởi vậy, khơng có đạo chung cơng tác lưu trữ hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ lưu trữ nhiều tài liệu có giá trị việc tổ chức sử dụng tài liệu không đáp ứng nhu cầu thực tế xã hội Nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ, từ sớm, nhà nước ta có chủ trương, biện pháp quản lý để thu thập vào bảo quản tạo điều kiện cho việc tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ Trong năm qua, Đảng Nhà nước có nhiều văn cụ thể đạo chung cơng tác lưu trữ có đạo, hướng dẫn cụ thể cho việc thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Tuy nhiên, văn đạo dừng lại chủ yếu đối tượng tài liệu hành chính, ngồi khối lượng lớn tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu chuyên môn khác chưa quan tâm thích đáng Tài liệu địa chất thuộc nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật, hình thành trình thực thi chức năng, nhiệm vụ đồn địa chất việc điều tra, thăm dị tài nguyên, khoáng sản Lưu trữ cố định chuyên ngành tài liệu địa chất thiết lập Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất Khống sản (thuộc Bộ Tài ngun Mơi trường) Trong năm qua, đạo Nhà nước, quan chủ quản cấp trên, Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất tiến hành thu thập bổ sung tài liệu bảo quản khối lượng tài liệu lớn từ trước năm 1945 Bên cạnh ưu điểm, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung tâm thơng tin lưu trữ Địa chất cịn bộc lộ hạn chế chưa chủ động công tác thu thập báo cáo địa chất (thụ động chờ quan, đơn vị, cá nhân có tài liệu mang đến nộp), tiến hành thu thập tài liệu hình thành từ hoạt động địa chất điểu chỉnh Luật số 60/2010/QH12 Quốc hội khoáng sản; … chưa xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm sở, cho việc thực nghiệp vụ lưu trữ Từ thực trạng này, chọn vấn đề: "Xây dựng quy trình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất - Tổng cục Địa chất Khoáng sảnt" làm luận văn thạc sĩ chun ngành Lưu trữ học Thơng qua đề tài này, chúng tơi mong muốn đóng góp vài ý kiến để cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm tốt góp phần tạo thuận lợi cho cơng việc chung Trung tâm việc quản lý khối tài sản quý quốc gia, dân tộc Phạm vi đối tượng nghiên cứu * Phạm vi nghiên cứu Theo quy định Tổng cục Địa chất Khống sản, Trung tâm Thơng tin Lư trữ Địa chất có nhiệm vụ kiểm tra, thu nhận, lưu trữ, bảo quản cung cấp liệu địa chất khoáng sản theo quy định Dữ liệu địa chất hiểu báo cáo địa chất; mẫu vật liệu địa chất, khoáng sản lại (trừ báo cáo địa chất) Phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn giới hạn việc thu thập báo cáo địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất * Đối tượng nghiên cứu Do hạn chế mặt thời gian quy mô luận văn, đề tài sâu nghiên cứu tất quy trình nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu báo cáo địa chất Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Đề tài dừng lại việc nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập báo cáo địa chất vào Trung tâm Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu Đề tài luận văn khoa học hướng tới mục tiêu nghiên cứu xây dựng quy trình bao gồm bước việc thực nghiệp vụ thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu trên, phạm vi luận văn khoa học chúng tơi xác định nhiệm vụ mà đề tài hướng tới là: - Giới thiệu kiến thức tổng quan tài liệu địa chất; - Nghiên cứu nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất Khoáng sản; - Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất Khoáng sản; - Xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ địa chất 4.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu, thấy thu thập bổ sung tài liệu vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu * Trước hết lý luận chung nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đề cập đến giáo trình ngành Lưu trữ học "Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ" nhóm tác giả Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm; "Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan" - Dương Văn Khảm; "Giáo trình Lưu trữ" - Trường Cao đẳng Nội vụ Tiếp đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành tập trung nghiên cứu giải khái cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu Các đề tài là: "Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam"- Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm; "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh" - Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm; Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cịn có luận văn thạc sĩ Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng giải pháp"; luận văn thạc sỹ Nguyễn Kim Dung với đề tài: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Giao thông vận tải - Thực trạng giải pháp" Một số khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây"- Trịnh Ngọc Hùng Khóa luận tốt nghiệp năm 1998; "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" - Trần Quang Hồng - Khóa luận tốt nghiệp năm 1998; "Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" - Nguyễn Thị Thùy Dương - Khóa Luận tốt nghiệp năm 2003; "Thu thập quản lý tài liệu phông lưu trữ cá nhân Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thực trạng kiến nghị" - Nguyễn Thị Thùy Linh - khóa luận tốt nghiệp năm 2008; "Cơ sở lý luận thực tiễn xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương" - Đào Đức Thuận - Báo cáo khoa học lần thứ IV khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng năm 2000; * Các vấn đề liên quan đến loại hình tài liệu khoa học công nghệ Trước hết đề tài nghiên cứu đề cập đến vấn đề tài liệu khoa học kỹ thuật như: “Tổ chức lưu trữ tài liệu chun mơn hình thành từ hoạt động Bộ Tài nguyên Môi trường” (đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2005); “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại tài liệu khoa học công nghệ” (đề tài cấp Đại học Quốc gia Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2013);… Các nghiên cứu tạp chí chuyên ngành sách báo khác như: " Một số ý kiến bước đầu công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật Bộ quan Trung ương" - Nguyễn Xuân Nung, Tạp chí Văn thư lưu trữ, năm 1968, số trang 20-21; "Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ địa chất cơng trình" - Bảo Chánh, Tạp chí Văn thư lưu trữ, năm 1975, số 4, trang 20 - 24; "Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lưu trữ địa chất" - Trần Hồng Hải, Kỷ yếu hội thảo khoa học "Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", H 2009, trang 85 – 89; “Vấn đề quản lý tài liệu kỹ thuật hình thành từ hoạt động Bộ Tài nguyên Môi trường” – Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 2008; “Vấn đề cấp bách phân loại tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ Việt Nam”- Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, năm 2010, số Nhìn chung, với vấn đề, khía cạnh mà đề tài nghiên cứu, viết báo, tạp chí lưu trữ đề cập tương đối nhiều chi tiết Tuy nhiên đề tài, viết chủ yếu tập trung số vấn đề mang tính lý luận hay nêu thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan số quan đặc biệt chủ yếu tập trung vào loại hình tài liệu hành Một số viết tạp chí Văn thư lưu trữ bước đầu đề cập đến tài liệu khoa học công nghệ tài liệu lưu trữ địa chất nhiên dừng lại vấn đề chung thành phần, nội dung, ý nghĩa hay bàn phương pháp quản lý loại hình tài liệu Với đề tài mình, sở kế thừa kết nghiên cứu đề tài trước, chúng tơi muốn đưa tranh tồn cảnh thực trạng công tác thu thập, bố sung tài liệu quan cụ thể tài liệu mang tính chất đặc thù (tài liệu địa chất) Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất - Tổng cục Địa chất Khống sản, qua đề xuất quy trình thu thập bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm Phương pháp nghiên cứu Đề thực đề tài này, phương pháp luận Chủ nghĩa Mác Lênin sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc sưu tầm, hệ thống nguồn tư liệu tham khảo - Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng sử dụng phương pháp để trao đổi, vấn cán lãnh đạo phòng Thu thập xử lý liệu địa chất, lãnh đạo Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; khảo sát quan sát trình thực nghiệp vụ thu thập tài liệu Trung tâm để xây dựng quy trình thu thập tài liệu mang tính khả thi cao - Phương pháp thu thập xử lý thông tin: Chúng tiên hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác như: sách, tạp chí, internet… sau chọn lọc, phân loại xử lý thơng tin liên quan đến mục đích nghiên cứu đề tài việc sử dụng thông tin khai thác tài liệu lưu trữ sau Bên cạnh đó, cơng việc cán thu thập tài liệu có đặc thù riêng (khơng cầu kỳ ăn mặc, làm việc tiếp xúc với tài liệu phịng khu riêng biệt…) nên khơng phải làm Thực tế địi hỏi thân cán Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất phải người có tâm huyết, trách nhiệm với nghề đồng thời phải chủ động cơng việc 3.5.4 Điều kiện sở vật chất Hiện Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất xây dựng hai kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ địa chất (một kho bảo hiểm kho phục vụ khai thác sử dụng) Tuy nhiên diện tích dành cho việc tiếp nhận tài liệu làm thủ tục để chuyển tài liệu vào kho chưa có Trên thực tế tài liệu tiếp nhận bảo quản tạm thời phòng làm việc cán Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất với diện tích chật điều kiện ảnh hưởng lớn đến đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ công việc kiểm tra tài liệu cán lưu trữ Trung tâm Với đặc điểm số lượng tài liệu Báo cáo địa chất tương đối lớn, điều kiện phòng kho lưu trữ Trung tâm tiến hành tiếp nhận tài liệu thực công việc kiểm tra tài liệu gặp nhiều khó khăn, đặc biệt thời điểm tiếp nhận nhiều báo cáo Để áp dụng quy trình thu thập tài liệu quy trình thực phát huy hết lợi ích Trung tâm Thơng tin Lưu trữ Địa chất cần phải đầu tư xây dựng thêm kho lưu trữ chuyên dụng Kho chuyên phục vụ cho việc tiếp nhận tài liệu từ quan, tổ chức, cá nhân sau phục vụ cho việc kiểm tra tài liệu cán cán Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất triển khai thực công việc nghiệp vụ sau để đưa tài liệu lên kho lưu trữ để bảo quản tổ chức khai thác sử dụng Cùng với việc đầu tư xây dựng bố trí thêm kho lưu trữ phục vụ cơng tác thu thập tài liệu Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất cần phải bổ 82 sung trang thiết bị để bảo quản tài liệu như: giá đựng tài liệu cặp, hộp… Theo khảo sát chúng tơi phịng Thu thập xử lý liệu địa chất Trung tâm, tài liệu tiến hành thu thập đề trực tiếp xuống sàn phòng làm việc chồng đống lên Điều gây khó khăn cho việc tiến hành kiểm tra tài liệu ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu lưu trữ địa chất sau Như vậy, điều kiện sở vật chất điều kiện quan trọng cần thiết địi hỏi Trung tâm Thơng tin Lưu trữ Địa chất phải quan tâm trang bị để phục vụ tốt công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu hiệu 83 Tiểu kết chƣơng Nội dung chương tập trung chủ yếu vào việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung Tâm Thông tin Lưu trữ địa chất, cụ thể sau: -Sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất; - Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thôn tin Lưu trữ địa chất; - Lựa chọn chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình; - Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin lưu trữ địa chất; - Phân tích yếu tố đảm bảo việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu Với nội dung chung đạt mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đặt cho để tài 84 KẾT LUẬN Thực tế cho thấy, công tác lưu trữ đóng vai trị quan trọng q trình hoạt động quan, tổ chức nói riêng hay tồn xã hội nói chung Trong loại tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ cụ thể tài liệu địa chất có giá trị thực tiễn cao Loại hình tài liệu sử dụng thường xuyên trình xây dựng, phát triển mặt đời sống xã hội Nhà nước tập trung quản lý thống để nâng cao khả đáp ứng nhu cầu tất yếu xã hội nhiệm vụ đặt Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất việc thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thứ nhất, để thực mục tiêu luận văn tiến hành khảo sát hoạt động địa chất Liên đoàn địa chất trực thuộc Tổng cục Địa chất Khoáng sản Từ kết chúng tơi có kiến thức tổng quan loại tài liệu hình thành trình thực hoạt động địa chất như: hình thành tài liệu; loại tài liệu; đặc điểm tài liệu,… Thứ hai, Khảo sát tình hình thu thập tài liệu Trung tâm Thơng tin Lưu trữ Địa chất từ có nhìn khái quát tình hình tổ chức, thu thập tài liệu Trung tâm văn quy định nhà nước, ngành chủ quản nghiệp vụ Trên sở chúng tơi nhận thấy tồn tại, bất cập việc thực nghiệp vụ thu thập tài liệu quan sở thực tế quan trọng để tiến hành nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu Thứ ba, tiến hành bước để xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Tóm lại, việc nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất nhiệm vụ cần triển khai thực 85 Chúng hy vọng rằng, vấn đề nêu luận văn nguồn tư liệu tham khảo cho việc nghiên cứu, xây dựng quy trình thu thập tài liệu Trung tâm thời gian tới Tuy đạt số kết định luận văn số hạn chế số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu Chúng hy vọng tiếp tục nhận góp ý, đóng góp q thầy cơ, bạn bè đồng nghiệp để hồn chỉnh luận văn 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; 2, Báo cáo tổng kết công tác năm 2011 Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; 3, Báo cáo tổng kết công tác năm 2012 Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; 4, Báo cáo tổng kết công tác năm 2013 Trung tâm Thông tin Lưu giữ Địa chất; 5, Báo cáo tổng kết 35 năm xây dựng phát triển (15/7/1978 – 15/7/2013) Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; 6, Bảo Chánh: Vài nét hình thành tài liệu kỹ thuật, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 2/1975, tr26-27; 7, Bảo Chánh: Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ Địa chất cơng trình, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 4/1975, tr20-24; 8, Công văn số 319/VTLNN-NVTW ngày 01 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp 9, Công văn số 881/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình chỉnh lý gốc tài liệu Mộc 10, Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, H.1990; 11, Nguyễn Hữu Danh: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính, Thực trạng giải pháp - Luận văn Thạc sĩ, H.2009; Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 87 12, Nguyễn Cảnh Đương: Một số biện pháp việc thu thập tài liệu (n/c) khoa học, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3/1978, tr10-13; 13, Trần Hồng Hải, Thành phần: Nội dung giá trị tài liệu lưu trữ địa chất, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nghiên cứu khoa học Xã hội Nhân văn”, H.2009, tr85-89; 14, Nguyễn Mai Hương: Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật Trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng, Luận văn Thạc sĩ, H.2008; Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; 15, Luật khoáng sản năm 2006, www.chinhphu.vn 16, Luật lưu trữ 2011, www.chinhphu.vn 17, Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2008 Chính phủ Về việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng liệu tài nguyên môi trường 18, Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết số điều Luật lưu trữ 19, Võ Công Nghiệp, Bùi Học, Nguyễn Thị Thanh Thuỷ: 150 Thuật ngữ địa chất y học thông dụng, Tạp chí Địa chất, số 309, tháng 11-12/2008; 20, Nguyễn Xuân Nung: Một số ý kiến bước đầu Công tác lưu trữ tài liệukỹ thuật Bộ quan Trung ương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 3/1968, tr20-21; 21, Nguyễn Xuân Nung: Tìm hiểu vấn đề công tác lưu trữ kỹ thuật số ngành làm công tác điều tra bản, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2/1976, tr13-15; 22, PGS,TS Nguyễn Minh Phương, TS Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh Đương: Tập giảng lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, H.2005; 88 23, Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN Bộ Công nghiệp ngày 28 tháng năm 2002 việc ban hành Quy định giao nộp báo cáo địa chất cung cấp tài liệu địa chất khoáng sản; 24, Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC Cục Địa chất Khoáng sản Việt Nam ngày 17 tháng năm 2003 việc ban hành Quy định chi tiết quy cách tài liệu thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất; 25, Quyết định số 242/QĐ-VTLTNN ngày 19 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình biên mục hiệu đính phiếu mơ tả tài liệu Địa bạ 26, Quyết định số 341/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 10 năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình chỉnh lý khối tài liệu Sổ 27, Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 28, Quyết định số 66/QĐ-ĐCKS Tổng cục Địa chất Khoáng sản ngày 22 tháng năm 2011 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; 29, TCVN ISO 9000:2000; 30, TCVN ISO 9000:2007 - Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng; 31, TCVN ISO 9000:2008 32, Nguyễn Phú Thành: Bàn tài liệu Khoa học kỹ thuật tài liệu Khoa học công nghệ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2008, tr18 – 20; 33, Thông tư số 04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng năm 2006 Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp 89 34,Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT Bộ Tài nguyên Môi trường ngày 05 tháng năm 2013 Quy định việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản cung cấp liệu địa chất, khoáng sản; 35, Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ Nhà nước ấn hành, H.1992; 36, Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển học, Nhà xuất Đà Nẵng,2014 37, www.idm.gov.vn 38, Khảo sát tài liệu Liên đoàn địa chất Intergeo; 39, Khảo sát tài liệu Liên đoàn địa chất Tây bắc; 40, Khảo sát tài liệu Liên đoàn địa chất Vật lý; 41, Khảo sát tài liệu Liên đoàn địa chất Xạ hiếm; 42, Khảo sát tài liệu Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất 90 PHỤ LỤC Biểu mẫu: Giấy tiếp nhận tài liệu Biểu mẫu biên kiểm tra tài liệu Biểu mẫu: Giấy xác nhận giao nộp liệu địa chất, khoáng sản Biểu mẫu: Bảng thống kê danh mục liệu nộp lưu trữ địa chất Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT Bộ Tài nguyên Môi trường ngày 05 tháng năm 2013 Quy định việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản cung cấp liệu địa chất, khoáng sản Ảnh giới thiệu Lưu trữ địa chất 91 TỔNG CỤC ĐỊACHẤT VÀ KHOÁNG SẢN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM THƠNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /TN– TTLTĐC Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY TIẾP NHẬN TÀI LIỆU Họ tên: Đơn vị: Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất, Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất Đã tiếp nhận báo cáo: (Tên báo cáo viết theo định phê duyệt) Do (tên đơn vị)… thành lập, (họ tên tác giả chủ biên) ….chủ biên, phê duyệt theo hồ sơ (Quyết định) số… /…… ngày … tháng ….năm …của ……………………………, Người nộp báo cáo: Họ tên chức vụ người nộp Người nhận báo cáo: Họ tên chức vụ người nhận Thời gian giao nộp tài liệu: Thời gian trả kết kiểm tra tài liệu PHÒNG THU THẬP VÀ NGƢỜI NỘP NGƢỜI NHẬN XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊA CHẤT Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên 92 TỔNG CỤC ĐỊACHẤT VÀ KHỐNG SẢN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /TN– TTLTĐC Hà Nội, ngày tháng năm BIÊN BẢN KIỂM TRA TÀI LIỆU LẦN THỨ Họ tên: Đơn vị: Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất, Trung tâm Thông tin Lưu trữ địa chất Đã tiến hành kiểm tra báo cáo: (Tên báo cáo viết theo định phê duyệt) Do (tên đơn vị)… thành lập, (họ tên tác giả chủ biên) ….chủ biên, phê duyệt theo hồ sơ (Quyết định) số… /…… ngày … tháng ….năm …của …… Kết kiểm tra sau: NGƢỜI KIỂM TRA PHÒNG THU THẬP VÀ LÃNH ĐẠO TRUNG TÂM Ký ghi rõ họ tên XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊA CHẤT Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên 93 TỔNG CỤC ĐỊACHẤT VÀ KHỐNG SẢN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /CN – TTLTĐC Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY XÁC NHẬN GIAO NỘP DỮ LIỆU VỀ ĐỊA CHẤT, KHOÁNG SẢN Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất chứng nhận: Báo cáo: (Tên báo cáo viết theo định phê duyệt) Do (tên đơn vị)… thành lập, (họ tên tác giả chủ biên) ….chủ biên, phê duyệt theo hồ sơ (Quyết định) số… /…… ngày … tháng ….năm …của ……………………………, nộp vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Người nộp báo cáo: Họ tên người nộp, chức vụ Người nhận báo cáo: Họ tên người nhận, chức vụ Báo cáo mang ký hiệu lưu trữ (ký hiệu báo cáo/số bảo quản) gồm tài liệu bảng thống kê kèm Chứng nhận thành lập 04 bộ: Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất giữ 02 bộ, đơn vị giao nộp báo cáo giữ 02 NGƢỜI NỘP NGƢỜI NHẬN PHÒNG LTĐC GIÁM ĐỐC Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên Đóng dấu 94 BẢNG THỐNG KÊ DANH MỤC DỮ LIỆU NỘP VÀO BÁO CÁO ĐỊA CHẤT (Kèm theo Giấy xác nhận giao nộp liệu địa chất, khống sản vào Trung tâm Thơng tin Lưu trữ Địa chất số: /CN – TTLTĐC ngày tháng năm) Số TT Thuyết minh 55 Số Số lƣợng vẽ 2 Hồ sơ phê duyệt trữ lượng khoáng sản 43 Phụ lục 126 Bản đồ tài liệu thực tế địa chất tờ E - 48 - 42A (Phu Đen Đinh), tỷ lệ 1:50.000 Bản đồ tài liệu thực tế địa chất tờ E - 48 -42B (Bản Thái Sơn), tỷ lệ 1:50.000 Bản đồ tài liệu thực tế địa chất tờ E - 48 -42D (Lanphila), tỷ lệ 1:50.000 Bản đồ địa chất khoáng sản tờ E - 48 - 42A (Phu Đen Đinh), tỷ lệ 1:50.000 Bản đồ địa chất khoáng sản tờ E - 48 - 42B (Bản Thái Sơn), tỷ lệ 1:50.000 Bản đồ địa chất khoáng sản tờ E - 48 – 42D (Lanphila), tỷ lệ 1:50.000 ……………………………………… Số trang Tên tài liệu Số hiệu vẽ 01 02 03 04 05 06 ………………………………………… 12 Đĩa CD – Rom (bộ đĩa) Ghi chú: Văn có đóng dấu treo Trung tâm Thơng tin Lưu trữ Địa chất 95 Hình ảnh: Kho lưu trữ tài liệu địa chất 96 ... thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thu? ??c Tổng cục Địa chất Khoáng sản; - Xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin. .. thu thập, bổ sung vào Trung tâm Thông tin, Lƣu trữ Địa chất 2.1.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Việc xác định nguồn thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu. .. thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Chƣơng 3: Xây dựng quy trình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ địa chất: Trên sở kết khảo