Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN MỞ ĐẦU ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRƢƠNG THỊ HUYỀN NGỌC XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRƢƠNG THỊ HUYỀN NGỌC XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng HÀ NỘI - 2014 z LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn đề tài nghiên cứu riêng Trong luận văn có tham khảo số cơng trình nghiên cứu tác giả khác sử dụng số thông tin văn quan Nhà nước song có thích cụ thể Các kết nghiên cứu nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Hà Nội, ngày… tháng… năm 20… Tác giả Trƣơng Thị Huyền Ngọc z MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Mục lục PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 11 1.1 Tài liệu địa chất 11 1.1.1 Sơ lược hình thành tài liệu địa chất 11 1.1.2 Các loại tài liệu địa chất 15 1.1.3 Đặc điểm tài liệu địa chất 22 1.2 Cơ quan lƣu trữ địa chất 28 1.2.1 Sơ lược hình thành Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 28 1.2.2 Chức Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 30 1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 31 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin, Lưu trữ địa chất 33 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN, LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 36 2.1 Nguồn thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Thông tin, Lƣu trữ Địa chất 36 2.1.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất 36 2.1.2 Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất 37 2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lƣu trữ Địa chất 39 2.2.1 Quy định Nhà nước công tác thu thập, bổ sung tài liệu 39 2.2.2 Quy định ngành chủ quản công tác thu thập, bổ sung tài liệu 41 2.3 Tổ chức thu thập 44 2.4 Kết thu thập 46 z CHƢƠNG XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 51 3.1 Sự cần thiết phải xây dựng quy trình Thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 51 3.2 Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thơng tin Lƣu trữ Địa chất 53 3.2.1 Cơ sở pháp lý 53 3.2.2 Cơ sở thực tiễn 55 3.3 Lựa chọn chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình 55 3.3.1 Nghiên cứu hướng dẫn biên soạn quy trình tham khảo số quy trình ban hành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 55 3.3.2 Viết dự thảo quy trình 59 3.4 Xây dựng quy trình Thu thập tài liệu Địa chất vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 60 3.5 Những điều kiện để áp dụng quy trình thu thập tài liệu Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 77 3.5.1 Sự thống mặt đạo cấp lãnh đạo Trung tâm 78 3.5.2 Nhận thức cán Phòng Thu thập xử lý liệu địa chất (thuộc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất) 79 3.5.3 Điều kiện nhân lực 80 3.5.4 Điều kiện sở vật chất 82 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC 91 z PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc chứa đựng thơng tin q khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác Đồng thời ghi lại kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng Đây thơng tin có tính xác cao chính, gốc tài liệu có giá trị Do người ta sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ vào lĩnh vực đời sống xã hội như: trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học Đất nước ta không ngừng phát triển, nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đạt thành tự đáng kể Các quan từ trung ương đến địa phương dần kiện toàn mặt tổ chức, đổi phương thức làm việc Hệ tất yếu trình này, tài liệu hình thành khơng ngừng tăng lên khối lượng, đa dạng loại hình phong phú nội dung Bởi vậy, khơng có đạo chung công tác lưu trữ hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ lưu trữ nhiều tài liệu có giá trị việc tổ chức sử dụng tài liệu không đáp ứng nhu cầu thực tế xã hội Nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ, từ sớm, nhà nước ta có chủ trương, biện pháp quản lý để thu thập vào bảo quản tạo điều kiện cho việc tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ Trong năm qua, Đảng Nhà nước có nhiều văn cụ thể đạo chung công tác lưu trữ có đạo, hướng dẫn cụ thể cho việc thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Tuy nhiên, văn đạo dừng lại chủ yếu đối tượng tài liệu hành chính, ngồi cịn khối lượng lớn tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu chuyên môn khác chưa quan tâm thích đáng z Tài liệu địa chất thuộc nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật, hình thành trình thực thi chức năng, nhiệm vụ đoàn địa chất việc điều tra, thăm dị tài ngun, khống sản Lưu trữ cố định chuyên ngành tài liệu địa chất thiết lập Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất Khoáng sản (thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường) Trong năm qua, đạo Nhà nước, quan chủ quản cấp trên, Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất tiến hành thu thập bổ sung tài liệu bảo quản khối lượng tài liệu lớn từ trước năm 1945 Bên cạnh ưu điểm, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất bộc lộ hạn chế chưa chủ động công tác thu thập báo cáo địa chất (thụ động chờ quan, đơn vị, cá nhân có tài liệu mang đến nộp), tiến hành thu thập tài liệu hình thành từ hoạt động địa chất điểu chỉnh Luật số 60/2010/QH12 Quốc hội khoáng sản; … chưa xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm sở, cho việc thực nghiệp vụ lưu trữ Từ thực trạng này, chọn vấn đề: "Xây dựng quy trình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất - Tổng cục Địa chất Khoáng sảnt" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Thơng qua đề tài này, chúng tơi mong muốn đóng góp vài ý kiến để công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm tốt góp phần tạo thuận lợi cho công việc chung Trung tâm việc quản lý khối tài sản quý quốc gia, dân tộc Phạm vi đối tượng nghiên cứu * Phạm vi nghiên cứu Theo quy định Tổng cục Địa chất Khống sản, Trung tâm Thơng tin Lư trữ Địa chất có nhiệm vụ kiểm tra, thu nhận, lưu trữ, bảo quản z cung cấp liệu địa chất khoáng sản theo quy định Dữ liệu địa chất hiểu báo cáo địa chất; mẫu vật liệu địa chất, khống sản cịn lại (trừ báo cáo địa chất) Phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn giới hạn việc thu thập báo cáo địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất * Đối tượng nghiên cứu Do hạn chế mặt thời gian quy mô luận văn, đề tài sâu nghiên cứu tất quy trình nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu báo cáo địa chất Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Đề tài dừng lại việc nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập báo cáo địa chất vào Trung tâm Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu Đề tài luận văn khoa học hướng tới mục tiêu nghiên cứu xây dựng quy trình bao gồm bước việc thực nghiệp vụ thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu trên, phạm vi luận văn khoa học chúng tơi xác định nhiệm vụ mà đề tài hướng tới là: - Giới thiệu kiến thức tổng quan tài liệu địa chất; - Nghiên cứu nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất Khống sản; - Khảo sát thực trạng cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thuộc Tổng cục Địa chất Khống sản; - Xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ địa chất z 4.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu, thấy thu thập bổ sung tài liệu vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu * Trước hết lý luận chung nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đề cập đến giáo trình ngành Lưu trữ học "Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ" nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm; "Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan" - Dương Văn Khảm; "Giáo trình Lưu trữ" - Trường Cao đẳng Nội vụ Tiếp đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành tập trung nghiên cứu giải khái cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu Các đề tài là: "Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam"- Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm; "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh" - Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm; Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cịn có luận văn thạc sĩ Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng giải pháp"; luận văn thạc sỹ Nguyễn Kim Dung với đề tài: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Giao thông vận tải - Thực trạng giải pháp" Một số khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây"- Trịnh Ngọc Hùng Khóa luận tốt nghiệp năm 1998; "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" - Trần Quang Hồng - Khóa luận tốt nghiệp năm 1998; "Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" - Nguyễn Thị Thùy Dương - Khóa Luận tốt nghiệp năm 2003; z "Thu thập quản lý tài liệu phông lưu trữ cá nhân Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thực trạng kiến nghị" - Nguyễn Thị Thùy Linh - khóa luận tốt nghiệp năm 2008; "Cơ sở lý luận thực tiễn xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương" - Đào Đức Thuận - Báo cáo khoa học lần thứ IV khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng năm 2000; * Các vấn đề liên quan đến loại hình tài liệu khoa học công nghệ Trước hết đề tài nghiên cứu đề cập đến vấn đề tài liệu khoa học kỹ thuật như: “Tổ chức lưu trữ tài liệu chun mơn hình thành từ hoạt động Bộ Tài nguyên Môi trường” (đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2005); “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại tài liệu khoa học công nghệ” (đề tài cấp Đại học Quốc gia Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2013);… Các nghiên cứu tạp chí chuyên ngành sách báo khác như: " Một số ý kiến bước đầu công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật Bộ quan Trung ương" - Nguyễn Xuân Nung, Tạp chí Văn thư lưu trữ, năm 1968, số trang 20-21; "Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ địa chất cơng trình" - Bảo Chánh, Tạp chí Văn thư lưu trữ, năm 1975, số 4, trang 20 - 24; "Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lưu trữ địa chất" - Trần Hồng Hải, Kỷ yếu hội thảo khoa học "Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", H 2009, trang 85 – 89; “Vấn đề quản lý tài liệu kỹ thuật hình thành từ hoạt động Bộ Tài nguyên Môi trường” – Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 2008; “Vấn đề cấp bách phân loại tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ Việt Nam”- Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, năm 2010, số z Nhìn chung, với vấn đề, khía cạnh mà đề tài nghiên cứu, viết báo, tạp chí lưu trữ đề cập tương đối nhiều chi tiết Tuy nhiên đề tài, viết chủ yếu tập trung số vấn đề mang tính lý luận hay nêu thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan số quan đặc biệt chủ yếu tập trung vào loại hình tài liệu hành Một số viết tạp chí Văn thư lưu trữ bước đầu đề cập đến tài liệu khoa học công nghệ tài liệu lưu trữ địa chất nhiên dừng lại vấn đề chung thành phần, nội dung, ý nghĩa hay bàn phương pháp quản lý loại hình tài liệu Với đề tài mình, sở kế thừa kết nghiên cứu đề tài trước, chúng tơi muốn đưa tranh tồn cảnh thực trạng công tác thu thập, bố sung tài liệu quan cụ thể tài liệu mang tính chất đặc thù (tài liệu địa chất) Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất - Tổng cục Địa chất Khống sản, qua đề xuất quy trình thu thập bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm Phương pháp nghiên cứu Đề thực đề tài này, phương pháp luận Chủ nghĩa Mác Lênin sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc sưu tầm, hệ thống nguồn tư liệu tham khảo - Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng sử dụng phương pháp để trao đổi, vấn cán lãnh đạo phòng Thu thập xử lý liệu địa chất, lãnh đạo Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất; khảo sát quan sát trình thực nghiệp vụ thu thập tài liệu Trung tâm để xây dựng quy trình thu thập tài liệu mang tính khả thi cao - Phương pháp thu thập xử lý thông tin: Chúng tiên hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác như: sách, tạp chí, internet… sau chọn lọc, phân loại xử lý thơng tin liên quan đến mục đích nghiên cứu đề tài z ... tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin lưu trữ Địa chất thu? ??c Tổng cục Địa chất Khống sản; - Xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu địa chất vào Trung tâm thông tin. .. thành Trung tâm, chức nhiệm vụ thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất Chƣơng 3: Xây dựng quy trình thu thập tài liệu địa chất vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ. .. phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Thông tin, Lƣu trữ Địa chất 36 2.1.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất 36 2.1.2 Thành phần tài liệu thu thập,