Quảnt trị hành vi tổ chức làm việc nhóm hiệu quả

Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh Trường Đại Học Kinh Tế Khoa Quản Tri Kinh Doanh  TIỂU LUẬN LÀM VIỆC NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ GVHD : Th.s NGUYỄN VĂN THỤY Nhóm : Lớp : QTKD Khoá: VB2_K 11 Tp.HCM, tháng 10 năm 2008 MỤC LỤC Trang Phần I: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN …3 1.1 Khái niệm nhóm …3 1.2 Taïi nên làm việc nhóm…………………………………………………………………………………………………… 1.3 Các giai đoạn phát triển nhóm ……………………………………………………………………………………6 1.4 Phân loại nhóm …………………………………………………………………………………………………………… …………….7 Phần II: LÀM VIỆC NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ 2.1 Xây dựng nhóm cho hiệu .10 2.2 KỸ NĂNG GIAO TẾP TRONG NHÓM ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 17 2.3 TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP NHÓM NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUA Û 21 2.4 GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN/ XUNG ĐỘT TRONG NHOÙM 25 2.5 .RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM 27 2.6 KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN PHÊ BÌNH TRONG NHÓM 28 2.7 CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM 29 Phaàn III: THỰC TRẠNG LÀM VIỆC NHÓM Ở VIỆT NAM 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 Phaàn CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I KHÁI NIỆM NHĨM Định nghĩa: Nhóm tập họp cá nhân thõa yêu cầu sau: - Có từ thành viên trở lên - Có thời gian làm việc chung định - Cùng chia hay thực chung nhiệm vụ hay kế hoạch để đạt đến mục tiêu nhóm kỳ vọng - Hoạt động theo quy định chung nhóm Vai trị hiệu nhóm - Hoạt động nhóm mang lại hiệu mà cá nhân làm hay làm mà hiệu khơng cao - Hoạt động nhóm cho phép cá nhân nhỏ lẻ vượt qua qua cản trở cá nhân, xã hội để /hoàn thành kết quả/mục tiêu cao Đồng thời kéo theo kéo theo phát triển cho thành viên khác tham gia nhóm - Việc hợp tác mộtt nhóm nhỏ thành viên quan, cơng ty, hay xã hội tạo tiền đề để phát triển tốt nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng Vì nhóm phát triển sau học hỏi kinh nghiệm từ nhóm ban đầu Ghi : Số thành viên tốtt hoạt động kinh tế xã hội thông thường 4- 15 người - Nhóm q thành viên khơng phát huy đượcc hiệu nhóm khơng có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực cơng việc - Nhóm q đơng khó đạt thống cao hoạt động, nhóm có nhiều người khác có ý kiến, quan điểm khác II TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC NHĨM? - Hiểu lợii ích nhóm làm việc nhóm - Những thuận lợi khó khăn làm việc nhóm Tại phải làm việc nhóm Lợi ích nhóm - Tận dụng khiếu, kỹ năng, khả thành viên thành sức mạnh tập thể - Ảnh hưởng cảu nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt - Nhìn/xem xét/giải vấn đề sâu/rộng tồn diện hơn, có nhiều thành viên khác nhau, có kinh nghiệm kiến thức khác - Nhiều thành viên giúp đỡ cá nhân nhóm khắc phục khó khăn gặp phải 1.1 Tình Một nhóm người đứng xếp hàng gần nhau, quay mặt phía, tay Người chồng qua vai người - Lần 1: Nhóm cử người nhóm trưởng để hơ lệnh “ bước lên trước bước”, tất nhóm viên nghe làm theo mệnh lwjnh nhóm trưởng Kết quả: Cả hàng tiến trước bước - Lần 2: nhóm làm lần 1, nhuưng lần u cầu thành viên nhóm “cố tình khơng bước”, nhóm viên khác ‘kéo” theo Khi nghe lệnh “bước lên bước” từ nhóm trưởng Cả nhóm bước (trừ thành viên) Kết quả: Cả nhóm trước bước, có thành viên khơng bước (bị thành viên khác “lôi” đi) Kết luận: Lần 1: Nhóm đồng lịng, hiệu cao Lần 2: có người người khơng đồng lịng, nhóm tiến lên được, kéo theo thành viên không đồng lòng - Tập thể “kéo” vài cá nhân yếu, để phát triển đạt mục tiêu - Cá nhân phải phục tùng tập thể Những thuận lợi làm việc nhóm - Chia sẽ/học hỏi kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống kinh nghiệm xã hội - Nhóm nơi hỗ trợ để giải vấn đề khó khăn cá nhân, giúp cá nhân phát triển đồng thời đạt tốt mục tiêu chung nhóm - Thái độ, cảm xúc, hành vi cá nhân thay đổi theo chiều hướng tốt bối cảnh nhóm u cầu cơng việc vai trị thành viên Sau thời gian tham gia hoạt động nhóm, thành viên cảm thấy họ tự “ lớn lên” nhìêu mặt, kinh nghiệm, kiến thức, hay kỹ Ví dụ: Phát biểu trước đám đơng khơng cịn run, học cách quản lý thời gian - Trong nhóm, thành viên ngưới giúp đỡ tiềm “một thiên tài nằm ủ” Mỗi người nhân tài, môi trường hoạt động nhóm nhóm thích hợp với cá nhân, tạo động lực tốt cho cá nhân hoạt động, suy nghĩ làm việc Kết tốt nhiều so với cá nhân - Môi trường nhóm thích hợp yếu tố quan trọng tạo “hưng phấn” công việc suy nghĩ cho thành viên Những bất lợi làm việc nhóm - Nhóm cần có tổ chức chặt chẽ cá nhân như: đóng quỹ, xây dựng nội quy, trang thiết bị, thời gian làm việc chung… Nên cá nhân cảm thấy bị ràng buộc số hồn cảnh.Ví dụ: + Họp nhóm lúc 7g30 tối, vào thời điểm bạn muốn xem chương trình thời đài truyền hình Việt nam, chương trình mà bạn thích + Phải đóng quỹ hoạt động, tốn tiền, cá nhân phải hy sinh lợi ích, ham muốn sở thích cá nhân nhóm Trong thảo luận phân chia cơng việc có số cá nhân phải “hy sinh” phần cá nhân lợi ích kinh tế, xã hội hay ham muốn thực mục tiêu chung nhóm Ví dụ: + Bạn muốn ăn vịt nấu chao vào buổi liên hoan cuối tuần, đa phần thành viên đề nghị ăn lẩu hải sản Bạn phải chấp nhận ăn lẩu hải sản mà không ăn sở trường vịt nấu chao + Cơng ty phân cơng nhóm cơng tác tất huyện tỉnh An Giang xe gắn máy Khơng chịu huyện An Phú, phải qua phà xa Nhưng bạn bốc thăm trúng huyện An Phú, bạn phải huyện An Phú, xa bạn khác – Một số cá nhân miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, nhóm có phân chia bè phái tiêu cực Trong thực tế, nhũng nhóm quản lý khơng tốt, hình thành bè phái nhóm, nhóm làm việc liên quan đến kinh tế, tiền bạc, hay chức vụ… Khi biểu quyết, ý kiến chấp thuận cho nhóm ý kiến nhóm có đơng thành viên bè phái Nên định đưa gọi định nhóm, thực chất định số đơng người nhóm mà thơi - Các vấn đề riêng tư cá nhân thường tiết lộ nhóm, gây nên chuyện không hay quan hệ, xử lẫn nhóm Do hiểu thơng tin lẫn khơng rõ, cân đối, nên số thành viên thường tiết lộ số thông tin cá nhân không cần thiết cho nhóm viên, khơng ngờ nhóm viên lại dùng thơng tin vào mục đích khơng lành mạnh –Một số cá nhân thiệt thòi họ“q hiền” hay nhóm trưởng khơng có quan tâm hết thành viên hay nhóm q đơng thành viên Trong thực tế, có cá nhân có địa vị xã hội thấp cá nhân khác, hay tính hiền, nói, hay có tính dễ dàng chấp nhận “ tơi vậy”… Họ thường không dám đưa ý kiến hay không đưa ý kiến Ghi : -Có nhiều dạng nhóm khác -Mỗi nhóm có thuận lợi khó khăn riêng -Nhóm khác mục tiêu có hoạt động khác III CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM Bước tiền đề Giai đoạn III Bình thýờng hóa Giai đoạn Hình thành Giai đoạn IV Vận hành Giai đoạn Xung đột Giai đoạn V Thoái trào 1) Giai đoạn thành lập: Giai đoạn tìm hiểu, tham dị - Giai đoạn thành viên nhóm biết hay làm việc với Những thông tin mà người biết người thường không đầy đủ, trình cập nhật - Đây giai đoạn thành viên nhóm thăm dị , đánh giá khả nhau.Các thành viên thường tìm thơng tin cá nhân khác so sánh với thân , từ tìm phương thức hoạt động cụ thể Chú ý : Đây giai đoạn thành viên cần giải thích rõ ràng quy định, nội quy nhóm tình hình khác nhóm 2) Giai đoạn “bão táp “ giai đoạn cạnh tranh xác định cá nhân nhóm - Đây giai đoạn thành viên nhóm tìm cách để thể khả tốt nhất, trội với thành viên - Đây giai đoạn dễ phát sinh bè phái, nhóm nhỏ nhóm hay số cá nhân sử dụng “ nhiều cách thức” khác để đạt ý đồ mục đích mà cá nhân mong muốn - Nếu cạnh tranh mang tính chun mơn nhóm phát triển tốt , sau cạnh tranh nhóm phân công thành viên “đúng người, việc” Ví dụ: Có người muốn dạy mơn “kỹ giao tiếp “ người trình bày ý tưởng đề cương giảng dạy cho thành viên khác đánh giá , cuối nhóm chọn người tốt để dạy môn giao tiếp - Nếu cạnh tranh mang tính cá nhân, khơng lành mạnh , nhóm xuất mâu thuẫn gây nên tư tưởng bất mãn nhóm Ví dụ: Nhóm thưởng chuyến du lịch Thái Lan ngày Một số cá nhân bắt đầu mang quà cáp hay tìm cách tiếp cận nhóm trưởng để xin xuất du lịch xuất du lịch dành cho cá nhân khác xuất sắc 3) Giai đoạn ổn định : Giai đoạn chấp nhận khác biệt nhau, môi trường thay đổi - Các thành viên tìm hiểu mức độ sâu , hiểu cá tính khả -Cá nhân xuất sắc tìm cách vươn lên để khẳng định nhóm khả năng, kỹ , hay kinh nghiệm nhằm định đích cho phát triển chung nhóm - Cá nhân yếu tự rút lui tranh chấp khẳng định vị thế, họ tìm cho hướng mới, lĩnh vực nhóm - Giai đoạn phải thay đổi phương pháp để đạt mục tiêu cho phù hợp với tình hình mới, có nhiều thành viên thể khả cách làm hay giúp nhóm đạt mục tiêu dễ phương pháp trước 4) Giai đoạn trưởng thành : Giai đoạn chia lãnh đạo trách nhiệm - Từng cá nhân nhóm có chỗ đứng thích hợp Hiểu sâu sắc hơn, quen dần với công việc, phối hợp nhịp nhàng , nên kết công việc giải nhanh , gọn , hiệu cao - Có hình thành thứ bậc, ngơi vị nhóm - Các thành viên học hỏi nhiều kinh nghiệm từ thực tiễn công việc hay từ kinh nghiệmcủa thành viên 5) Giai đoạn kết thúc : Khi mục tiêu nhóm đạt - Cả nhóm vượt qua khó khăn để đạt mục tiêu đề IV PHÂN LOẠI NHÓM Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực cơng việc có tính thi đua, có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề chun mơn để giải vấn đề điều hành đề án riêng họ Các nhóm khơng thức: Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu, như: - Các nhóm thực theo dự án theo thời vụ, - Các nhóm linh động bàn thảo chiến lýợc hay cần dàn xếp vụ việc, - Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho đề án cần nhiều sáng tạo, - Những lực lýợng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn So sánh nhóm thức khơng thức  Nhóm thức cần huấn luyện khả lãnh đạo mặt như: quy tắc công ty quy trình phải tuân theo, thực báo cáo, ghi chép tiến độ, kết đạt sở thông lệ  Cũng thế, nhóm khơng thức tn theo quy trình thất thường Những ý kiến giải pháp phát sinh sở tùy thời quy trình lý nghiêm ngặt  Tuy nhiên, cần nhớ là, dù thức hay khơng thức, việc lãnh đạo nhóm ln phải hướng thành có phối hợp nhóm với Phần LÀM VIỆC NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ I XÂY ĐỰNG NHÓM NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUẢ 10 5.2.Các yếu tố để tiến hành họp nhóm hiệu 20 21 5.3 Cách ứng xử người có tính cách khác buổi họp 5.3 Người trầm lặng: 5.3.2 Người nói nhiều: 5.3 Nhà thông thái 22 5.3.4 Người thích đùa : 5.3.5 Người hay phủ định: Đối với người này, bạn nên: 5.3.6 Người hay công kích: 5.3.7 Người tích cực: IV GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN/ XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 23 24 25 V RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM 26 VI KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN PHÊ BÌNH TRONG NHÓM 27 VII CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM 28 29 Phần 30 THỰC TRẠNG LÀM VIỆC NHÓM Ở VIỆT NAM I THỰC TRẠNG Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” nói đến nhiều “nghe nói” chưa thực theo nghĩa Họ thành cơng dự án làm việc theo nhóm hỗ trợ nhiều thành viên, nhiều phận chuyên biệt II NGUYÊN NHÂN Quá nể nang mối quan hệ.: neân ngại phê bình, ngại từ chối… sợ lịng người khác Người phương Tây có tơi cao lại sẵn sàng hồn thành cơng việc cần nhiều người Còn người Việt trẻ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt thành viên đội, tỏ coi trọng bạn bè nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Đơi có cãi vặt theo kiểu cơng tư lẵn lộn Cịn sếp, tranh luận với sếp coi biểu không tôn trọng, dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng mối quan hệ tốt thành viên quan trọng việc cơng trình bị chậm tiến độ Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu châu Mỹ ln tách biệt cơng việc tình cảm cịn ngược lại, thích làm vừa lịng người khác cách luôn tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến không đồng ý chẳng hiểu Điều làm cho nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy làm làm Những người khác ngồi chơi xơi nước Ai hài lịng cịn cơng việc khơng hồn thành Nếu sếp đưa ý kiến trở thành khn vàng thước ngọc, thành viên việc tỏ ý tán thành mà chẳng dám phản đối Nếu bạn làm việc mà có bạn đưa ý kiến giống bạn biển Bạn chọn với 10 người khác hay với 10 hình nộm biết gật gù đồng ý Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác “Cha chung không khóc”: làm làm hết mình, mà việc tập thể làm đến đâu hay đến đấy, đùn đẩy cho người khác nhiều tốt Chính thảo luận khơng dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghĩ việc người khác khơng phải Khi đóng vai im lặng đồng ý, đầu thành viên thường tạo cho ý kiến khác, đắn hơn, dáng suốt khơng nói Trong kỳ dọn dẹp cơng sở cuối năm, cơng việc đươc tun bố”tồn cơng ty dọn dẹp phịng làm việc” sau 31 tuần phòng đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi Cuối sếp định người chịu trách nhiệm thơi cơng việc buổi OK Vì sao? Đơn giản có người, họ buộc phải làm đùn cho khác! Cịn với nhóm, nhóm gặp thất bại, tất nhiên, khơng phải ý kiến mình, có nói đâu? Ý tưởng cất đầu mà! Rất nhiều lý để giải thích thất bại, lý dẫn đến điều khơng phải chịu trach nhiệm! Một nguyên nhân điều phân cơng việc cho người, thiếu lòng tự tin tâm lý sợ sai Khơng ý đến cơng việc nhóm Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kì khác Một số thành viên nhómvho giỏi nên bàn luận nhóm nhỏ_những_người_giỏi đưa ý kiến vào mà khơng cho người khác tham gia Chỉ vài hơm chia rẽ nhóm Khi đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến khơng tốt nên khơng chịu nói cho đề tài chán nên không tốn thời gian Thế là, phải bàn luận kỹ để giải vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với Cho đến thời gian cịn 5-10 phút tất bắt đầu quay sang, đùn đẩy phát biểu Và lúc có người lên thuyết trình, tiếp tục bàn chuyện riêng Các vấn đề khaùc :      Đặt vấn đề tình cảm, giai tầng xã hội lên cao q: thành viên nhóm "hợp" nhóm hoạt động tốt Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: người có lý do, tìm cách để tránh việc, công việc tất đổ dồn lên vài người Dành hết việc không tin tưởng người khác Khả lãnh đạo nhóm chưa tốt Thiếu cộng tác: Người Việt Nam thường nhìn thấy trích điểm yếu người khác thay giúp họ làm tốt Mắc bệnh ngơi Có người tự cho la số la trung tâm, vẻ coi thường người khác nhóm Nhưng cho họ thực cơng việc cần có hợp tác lại thất bại 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO: Stude,http://www.hope.ac.uk http://www.wikipedia.org http://www.bham.wednet.edu/ 33 34 ... Phần II: LÀM VI? ??C NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ 2.1 Xây dựng nhóm cho hiệu .10 2.2 KỸ NĂNG GIAO TẾP TRONG NHÓM ĐỂ LÀM VI? ??C HIỆU QUẢ 17 2.3 TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP NHÓM NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUA... đạo nhóm người trực tiếp huy nhóm, ln phải suy nghĩ phương cách để xây dựng nhóm làm vi? ??c cho đem lại kết tốt đẹp cho Sự khác hai nhóm làm vi? ??c hiệu tương tự khả lãnh đạo - Để nhóm làm vi? ??c hiệu. .. cảnh: Để thành vi? ?n nhóm hiểu họ có mặt nhóm Vạch rõ cho họ thấy kế hoạch làm vi? ??c nhóm giúp cho tổ chức đạt mục tiêu đề ra, tầm quan trọng vi? ??c làm nhóm để hoàn thành mục tiêu chung Làm cho họ