Kế hoạch tổ chức làm việc nhóm hiệu quả tại công ty MTV khai thác dầu khí PVA

QUẢN LÝ TỔ CHỨC VÀ HÀNH VI NHÂN SỰKế hoạch tổ chức làm việc nhóm hiệu quả tại công ty MTV khai thác dầu khí PVA Bài Làm Công Ty chúng tôi là Cty TNHH một Thành viên quản lý và khai thác

QUẢN LÝ TỔ CHỨC VÀ HÀNH VI NHÂN SỰ

Kế hoạch tổ chức làm việc nhóm hiệu quả tại công ty MTV

khai thác dầu khí PVA

Bài Làm

Công Ty chúng tôi là Cty TNHH một Thành viên quản lý và khai thác tài sản Dầu Khí (PVA) Công việc cụ thể của chúng tôi là quản lý, vận hành và cung cấp các dịch vụ nhưng không giới hạn cho 03 tòa nhà như : dịch vụ an ninh, dịch

vụ chăm sóc cây cảnh, dịch bảo trì, bảo dưởng các thiết bị của tòa nhà, dịch vụ suất ăn, dịch vụ làm sạch….v.vv, cho tất cả các khách hàng đang làm việc trong tòa nhà hay các khách đến giao dịch tòa nhà

Tất cả các dịch vụ được phân chia thành nhóm làm việc có mục đích và các nhóm này liên kết với nhau tạo thành dạng chuỗi cung ứng cho tất cả các khách hàng trong tòa nhà với tiêu chí là dịch vụ được duy trì ở chất lượng cao và liên tục Mỗi nhóm có từ 8 đến 10 người, trong tòa nhà có 4 đến 5 nhóm hoạt động đồng thời nhưng độc lập Cho nên các cá nhân trong nhóm làm việc theo kiểu tự quản, họ tự phân công trách nhiệm với nhau một cách hài hòa, nhịp nhàng, đồng

bộ và ăn ý

Mặc khác, trên thực tế do tình hình kinh tế thay đổi, do những yếu tố ngoại

vi tác động cho nên có sự thay đổi liên tục về nhân sự đã tác động lên việc quản

lý các nhóm làm việc Chúng ta biết rằng, khi trong nhóm có sự thay đổi tăng hoặc giãm về số lượng người làm việc trong nhóm thì sẽ có sự thay đổi về hành

vi cá nhân, thay đổi cách bố trí công việc, thay đổi về trách nhiệm… , cho nên khi có sự thay đổi về nhân viên làm viêc thì nhóm làm việc tự quản của tòa nhà sẽ

bị thay đổi ít/ nhiều theo Và đó chính là mối quan tâm của Ban Giám đốc CTy chúng tôi, cũng chính là quan tâm đến chất lượng dịch vụ của tòa nhà

Cho nên hành vi cá nhân, xây dựng nhóm làm việc tự quản, lãnh đạo trong môi trường tổ chức, văn hóa tổ chức … Là những vấn đề Cty chúng tôi luôn theo dõi và quan tâm hay cụ thể hơn nó sẽ tác động trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của Cty chúng tôi

Như chúng ta đã biết, người lãnh đạo phải có phong cách lãnh đạo Phong cách lãnh đạo là kiểu hoạt động đặc thù của người lãnh đạo hình thành trên cơ sở kết hợp chặt chẻ và tác động qua lại biện chứng giữa yếu tố tâm lý chủ quan của

người lãnh đạo và yếu tố môi trường xã hội trong hệ thống quản lý Phong cách lãnh đạo không chỉ thể hiện về mặt khoa học tổ chức lãnh đạo quản lý mà còn thể hiện tài năng, chí hướng, nghệ thuật điều khiển, tác động người khác của người lãnh đạo

Trước đây – khi Giám Đốc kỹ thuật cũ còn làm, thì tòa nhà chúng tôi có rất nhiều vấn đề kỹ thuật xảy ra trong ngày, không ai quản lý, không ai theo dỏi, có ghi chép nhưng chưa khoa học hay các nhân viên kỹ thuật của các tòa nhà thông tin với nhau chủ yếu bằng điện thoại (dù việc lớn hay nhỏ) điều này dẩn đến các nhân viên hay gây gổ nhau về thông tin (không có cơ sở xác định là đã có giao việc hay chưa? Hay đã có bàn giao cụ thể như thế nào?) Khi Giám Đốc mới về sau 2 hai tuần thì đã phát hiện ra là tất cả mọi người chủ yếu làm việc qua miệng như vậy thì không thể kiểm soát tiến độ hoàn thành, chất lượng v.vv Anh ta đã mạnh dạn đề xuất hình thành thông tin qua hệ thống mạng (sử dụng mail giao tiếp) Tiếp theo là anh soạn một số quy định gởi và nhận mail (văn hóa mail) Thoạt đầu thì mọi người rất ể oải thực hiện, nhưng anh ta không nản, bền chí theo sát, hổ trợ hướng dẩn cụ thể cùng với mọi người Sau hai tháng thực hiện thì tất các các nhân viên đều nhận thấy hiệu quả giao tiếp qua mail Tất cả mọi thông tin liên quan đến công việc mọi người đều biết và hiểu được tiến trình thực hiện các công việc một cách chính xác và qua đó thì GĐ kỹ thuật cũng hiểu được tình trạng kỹ thuật tòa nhà đang trong tình trạng nào! Và khi nào thì anh ta hổ trợ, khi nào không?

Chúng ta thấy rằng Giám đốc này đã làm được một việc là hình thành nên mạng lưới thông tin qua lại với nhau giữa các nhóm, giữa các tòa nhà với nhau và như vậy thì mọi người sẽ thông tin giữa ca trước và ca sau, giữa nhóm này với nhóm khác, kiểm soát thông tin về khách hàng phàn nàn, kiểm soát thông tin tình trạng hệ thống, thiết bị của tòa nhà …, để từ đó anh ta có giải pháp hợp lý Như vậy là anh ta đã thành công nhất định ban đầu trong việc lãnh đạo và quản lý mà

kế bên đó anh ta còn thể hiện tài năng, chí hướng, nghệ thuật điều khiển, tác động lên các nhân viên của mình bằng sự khéo léo, bền bỉ để mọi người thực hiện theo

kế hoạch của anh ta

Tuy nhiên, giữa người lãnh đạo và người quản lý có sư khác biệt Sự khác biệt lớn nhất là nằm ở chổ cách thức họ khuyến khích người lao động, sự khác biệt này cũng điều chỉnh những hành động của họ Trên thực tế có rất nhiều người

có thể được coi là vừa là người lãnh đạo vừa là người quản lý Công việc của họ

là quản lý, nhưng họ hiểu ra rằng họ có thể dùng tiền mua nhiều thứ trừ “ trái tim” của những người lao động, càng khó hơn để tập hợp những trái tim này vượt qua một chặng đường dài và nhiều gian khổ thì khi đó họ lựa chọn cách làm của một nhà lãnh đạo

Trong Công ty chúng tôi thì Giám Đốc là nhà lãnh đạo, người cao nhất quản lý mọi hoạt động của Công ty bao gồm luôn các tòa nhà, còn Tổng quản lý

là người quản lý chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các nhân viên làm việc trong Tòa nhà Cho nên xét vế mức độ hình thái thì lãnh đạo không có người đi theo họ (không có cấp dưới – ít nhất là không có khi họ thực hiện công việc lãnh đạo)

Bảng tóm tắt một số đặc trưng so sánh giữa một nhà lãnh đạo và một nhà quản lý Những tiêu chí chỉ ở mức độ tượng trưng và mô tả hai thái cực của một vấn đề

Tập trung Lãnh đạo con người Quản lý công việc

Mức độ cụ thể Định hướng Lên kế hoạch cụ thể

Mức độ năng

Thuyết phục "Bán" ý tưởng

"Bảo" người khác làm theo

Phong cách chuyển đổi tâm lý con người Áp đặt tâm lý con người Trao đổi Niềm hăng say làm việc Tiền - công việc

Rủi ro Chấp nhận- tìm kiếm rủi ro Tối thiểu hóa rủi ro

Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc

(Trích www.tailieu.vn lãnh đạo và quản lý là gì?)

Văn hóa doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nnghiệp Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn (trích www.tailieu.vn văn hóa doanh nghiệp, yếu tố vàng của thành công)

Văn hóa doanh nghiệp là một những động lưc chính thúc đây nhân viên tận tâm và gắn bó với Công ty Nó cũng tạo ra một việc thu hút chất xám về cho Cty

khi văn hóa Công ty đã đem cho các nhân viên sự quan tâm đến đời sống của từng nhân viên, những giá trị tinh thần được tôn vinh cho các nhân viên qua thưởng hằng quý, hằng năm Qua đó nhân viên được thấy sự tôn trọng, sự khẳng định, sự định hướng rõ ràng chiến lược phát triển của Công ty Quỹ đào tạo của Cty luôn được chú trọng Luôn ưu tiên cho lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân lực

về trí thức Ngoài ra, nhưng sáng kiến trong lao động luôn được khích lệ và thưởng xứng đáng

Tổ chức hằng năm ngày thành lập Cty, tạo điều kiện cho những nhân viên xuất sắc đi xuất ngoại du lịch kết hợp bồi dưởng…., để mọi người trong Cty hiểu, tôn trọng và ý thức phát huy những giá trị văn hóa của Cty, qua đó thấy được tinh thần đoàn kết, trách nhiệm cao cả của họ đối với Cty của mình Các hoạt động vui chơi, thể thao, giải trí … luôn được duy trì, điều này sẽ góp phần giãm bớt căng thẳng cho nhân viên và tăng cường kết hợp làm viêc các thành viên trong nhóm với nhau Các hoạt động giao lưu ngoài trời giúp người lao động và các bộ phận thấy gần gũi hơn với lãnh đạo Công ty để từ đó Công ty sẽ nhận lại những phản hồi mang tính xây dựng, gắn bó cao

Trong Công ty có các cấp độ quản lý khác nhau cho nên sẽ có quyền lực khác nhau và khi có quyền lực thì ắt sẽ có xung đột Có khi Giám đốc cùng một chức vụ nhưng ở hai tòa nhà khác nhau vẫn có quyền lực khác nhau Người lãnh đạo hiệu quả nên sử dụng 3 dạng quyền lực tích cực sau : Quyền lực uy tín cá nhân, quyền lực từ năng lực chuyên môn và uyền lực từ sự khâm phục, ngưỡng

mộ của người khác

Quyền lực từ năng lực chuyên môn rất quan trong đối với nhà lãnh đạo Kỹ

sư trưởng tòa nhà chúng tôi đã không có đủ năng lưc chuyên môn cho nên khi anh ta quản lý đội ngũ kỹ thuật của tòa nhà gây ra rất nhiều phức tạp cho tòa nhà Anh ta không thể dẩn dắt và định hướng cho các nhân viên kỹ thuật, anh ta không thể chỉ đạo hợp lý và điều phối hiệu quả hoạt động của nhóm để mang lại một kết quả tốt và điều này anh ta đã không tạo được niềm tin là kỹ sư trưởng có khả năng định hướng chính xác, chỉ đạo hợp lý ……và từ đó mọi người không đánh giá anh ta là một chuyên gia đích thực, thật sự có tài Và như vậy rất khó khăn cho anh ta khi anh ta thuyết phục nhân viên trong nhóm làm một việc gì đó và càng khó hơn khi muốn truyền cảm hứng cho nhân viên

Chúng ta biết rằng xung đột là hiện tượng xảy ra tự nhiên hằng ngày giữa các cá nhân khi làm việc với nhau, xung đột xuất phát từ : bất đồng về quan điểm, hiểu nhầm, giá trị bản thân bị kiểm chứng, cạnh tranh nguồn lực, thiếu hợp tác, khác biệt về giá trị mục tiêu, khác biệt về dân tôc, màu da… v.vv Xung đột là điều không thể hoàn toàn tránh khỏi, thậm chí là cần thiết vì nó đóng vai trò là động lực của cạnh tranh và tiến bộ Xung đột không hoàn toàn tiêu cực, ngược lại

nó mang đến những ý nghĩa Xung đột có những khía cạnh tích cự hay tiêu cực Khi đó cái cần quan tâm hơn là nhận diện xung đột, xác định những nguyên nhân trực tiếp làm phát sinh ra nó để từ đó có thể chủ động điều chỉnh nó

Trong Công ty chúng tôi, nhất là công ty làm về dịch vụ thì hành vi cá nhân rất quan trọng khi đã có xung đột (chưa biết tích cực hay tiêu cực) thì điều đầu tiên là chất lượng dịch vụ của ngày hôm đó bị kém Vì chưa giải quyết vấn đề dứt

điểm cho nên điều tệ hại này sẽ xảy ra trong một thời gian dài Cho nên trách nhiệm của nhà lãnh dạo là phải nhận diện xung đột và phải giải quyết dứt điểm bằng những kỹ năng mềm (đối với xung đột tiêu cực) như : phân tích đúng nguyên nhân xung đột, xác định đúng bản chất của xung đột là tiêu cực, tìm hiểu hoàn cảnh tạo ra xung đột, tìm hiểu thêm một số thông tin ngoài để khách quan và làm rõ thêm vấn đề Lúc đó lãnh đạo chủ động tiếp xúc riêng, tìm hiều hoàn cảnh,

lý do xung đột, sau đó phân tích cho họ hiểu là họ đúng phần nào, sai phần nào, hiểu nhầm phần nào (tương tự người kia cũng vậy)

Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc là một việc làm rất quan trọng của Công ty chúng tôi Động viên khuyến khích chính là liều thuốc kích thích họ

về mặt tinh thần Và “tiền” cũng không phải là phương tiện duy nhất để động viên nhân viên làm việc hăng say và hiệu quả hơn

Khi chúng tôi muốn động viên khuyến khích một cá nhân thì thì phải xác định chính xác đối tượng, khuyến khích họ cái gì? Dành thời gian nói chuyện với các nhân viên và cho họ biết Công ty đang mong muốn điều gì ở họ, lãnh đạo tỏ

ra sẳn sàng gặp gở, giúp đở nhân viên nào đó cãm thấy khó khăn trong công việc 3

Thông tin mà Công ty chúng tôi phản ánh phải đảm bảo rõ ràng và chính xác, nếu không sẽ gây ra tư tưởng ỉ lại, ganh tỵ giữa các nhân viên Chúng tôi luôn khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên, thể hiện cho nhân viên thấy tầm quan trọng của họ trong Công ty, từ đó khẳng định trách nhiệm và nghĩa

vụ của họ Chúng tôi luôn chứng tỏ cho họ thấy Công ty là một tập thể đồng nhất

và đoàn kết mà mỗi thành viên trong đó đều sẳn sàng gánh chịu hậu quả mình gây

ra Thành công của Công ty hôm nay chính là nhờ vào sự thành công của từng cá nhân và ngược lại Vì đặc thù của nghành cung cấp dịch vụ cho nên mỗi một nhân viên làm việc được liên kết theo dạng chuỗi, cho nên khi các cá nhân làm việc tốt, thành công thì kết quả cuối cùng là chất lượng dịch vụ được duy trì và mức độ hài lòng của khách ở thang điểm cao

Ngoài ra khi động viên khuyến khích đối với tập thể thì Công ty phải thực hiện đơn giản, rõ ràng, chính xác, mang tính thực tế, hợp lý so với tại thời điểm

Công ty chúng tôi là công ty chuyên về quản lý và cung cấp các dịch vụ cho tòa nhà, nên chất lượng công việc được theo sát và nó thể hiện kết quả hằng

ngày Cho nên tất cả các nhân viên làm việc trong tòa nhà phải luôn làm việc liên tục và đầy trách nhiệm Việc quản lý nhân viên, quản trị hành vi cá nhân, quản lý các nhóm làm việc tự quản, nhịp nhàng là trách nhiệm của lãnh đạo Cty Người lãnh đạo phải biết tận tâm, luôn theo sát công việc, biết tạo ra một môi trường văn hóa doanh nghiệp sao cho mỗi một nhân viên phải biết cách làm việc độc lập, chủ động và luôn làm việc bằng “trái tim” hơn là làm theo “quán tính”

Cty phải luôn chú trọng đến việc xây dựng nhóm làm việc tự quản, trên thực tế các nhóm này chỉ ổn định và làm việc với hiệu suất cao nhất trong khoảng

6 tháng, sau đó sẽ có sự thay đổi về nhân sự, mà khi có sự thay đổi về nhân sự thì nhóm làm việc với hiệu quả sẽ thấp đi so với lúc trước, vì có người mới thay vào thì nhóm lại phải xắp xếp lại, phân công lại, nhưng điều đầu tiên nhóm sẽ có mâu thuẩn giữa người mới và củ, nhóm bị phân chia … và phải qua một khoảng thời gian nhất định thì nhóm mới hiểu nhau, chia sẽ công việc … Sau đó nhóm mới làm việc hiệu quả tăng dần Cho nên cứ theo chu trình như vậy thì việc duy trì dịch vụ cho tòa nhà là điều không dể dàng và nó cứ thay đổi thường xuyên Mặc khác trong tòa nhà có rất nhiều nhóm cho nên có lúc tòa nhà có hơn 10 nhân viên nghĩ việc (do yếu tố khách quan) thì sự ổn định và duy trì dịch vụ cho tòa nhà càng trở nên khó khăn hơn

Nhóm làm việc tự quản rất quan trọng trong tòa nhà, vì trên thực tế thì tòa nhà có rất nhiều tầng, rất rộng cho nên khi một nhóm làm việc thì rất khó xác định hay quản lý chính xác các công việc họ đã làm và đang làm Hơn nửa họ luôn di chuyển từ tầng này đến tầng khác, từ chổ này sang chổ khác cho quản lý

họ rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian Cho nên tôi sẽ phát triển nhóm tự quản làm việc hiệu quả bằng cách là xây dựng nên những bộ quy trình, quy định cho từng các vị trí, cho các tầng, cho các nhân viên trưởng nhóm, hình thành nên các biểu mẫu để kiễm soát các công việc, giao quyền tự quản cho họ để họ tự xắp xếp, phân công các thành viên trong nhóm sao cho hiệu suất lao động cao nhất và chất lượng nhất

Như vậy, thì khi có sự thay đổi nhân sự trong nhóm thì người cũ sẽ hướng dẩn người mới thực hiện thông qua bộ quy trình, quy định, biểu mẫu thì lúc đó tòa nhà mới duy trì được các dịch vụ trong trong tòa nhà

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1/ Griss – MBA – Quản Trị Hành Vi Tổ Chức

2/ Tài liệu dịch – www.tailieu.vn – lãnh đạo và quản lý là gì? 3/ www.tailieu.vn – động viên khuyến khích