Đổi mới mô hình làm việc theo cá nhân nhóm hiệu quả xây dựn văn hóa doanh nghiệp

Đổi mơ hình làm việc theo cá nhân nhóm hiệu xây dựn văn hóa doanh nghiệp BÀI LÀM: I Tổng quan môn học quản trị hành vi tổ chức Hành vi tổ chức – môn học mẻ, nghiên cứu kỹ nó, bạn thấy, môn học cần thiết cho tất làm việc tổ chức Mơn học giúp bạn giải thích thái độ, hành vi cư xử cá nhân, cá nhân tổ chức, nhóm tồn tổ chức mà bạn thành viên Nó giúp bạn đưa giải pháp đắn để giải xung đột, đưa biện pháp tạo động lực cho người lao động, đồng thời xây dựng văn hóa riêng cho tổ chức bạn Hành vi hành động, cử chỉ, thái độ, thói quen người, bao gồm hành vi vơ thức hành vi có ý thức Hành vi tổ chức hành vi cá nhân diển tổ chức, bao gồm: hành vi thái độ cá nhân, tương tác hành vi thái độ cá nhân với tổ chức Hành vi tổ chức khoa học nghiên cứu ảnh hưởng Cá nhân, Nhóm Cấu trúc đến hành vi tổ chức với mục đích áp dụng kiến thức vào việc nâng cao hiệu tổ chức Quản trị hành vi tổ chức mơn học nghiên cứu cách có hệ thống hành vi thái độ người tổ chức tương tác hành vi người với tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức Lý nghiên cứu hành vi tổ chức: - Thứ nhất: Môn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Hành vi cá nhân tổ chức, từ dự đốn hành vi cá nhân tổ chức, đưa biện pháp cải biến hành vi không mong đợi tổ chức Ngồi đưa biện pháp tạo động lực lao động dựa sở nghiên cứu cách hệ thống toàn diện Hành vi cá nhân - Thứ hai, môn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Hành vi nhóm, xung đột xảy ra, từ dự báo xung đột, đưa cách giải xung đột, xây dựng nhóm làm việc hiệu - Thứ ba, môn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Văn hóa tổ chức, từ nghiên cứu sâu để xây dựng kiến tạo văn hóa cho doanh nghiệp Nghiên cứu Hành vi tổ chức, bạn sẽ: - Nâng cao hiệu công tác quản lý - Phát huy vai trò người tổ chức - Khai thác cách tối ưu nguồn nhân lực - Phát huy tính sáng tạo người II Cơ sở hành vi cá nhân hành vi nhóm Hành vi cá nhân hành vi nhóm Theo nghiên cứu học giả hành vi tổ chức chia thành nhóm: biến cấp độ cá nhân, cấp độ nhóm làm việc cấp độ tổ chức Các biến cấp độ cá nhân bao gồm: - Đặc tính tiểu sử (tuổi, giới tính, tình trạng gia đình, thâm niên) - Khả người - Tính cách người - Quan niệm giá trị cá nhân - Thái độ cá nhân - Nhu cầu động viên người Các biến cấp độ nhóm: - Cơ cấu nhóm - Truyền thơng nhóm - Phong cách lãnh đạo - Quyền lực mâu thuẫn nhóm Các biến cấp độ tổ chức: - Cơ cấu tổ chức - Văn hóa tổ chức - Chính sách nhân tổ chức Xung đột cá nhân nhóm Xung đột q trình bên nhận quyền lợi đối lập bị ảnh hưởng tiêu cực bên khác Một thống kê nhà nghiên cứu Mỹ cho thấy, nhà quản lý trung bình dùng 21% thời gian tuần để giải mâu thuẫn xung đột DN Như vậy, giải xung đột mâu thuẫn cho ổn thỏa công việc mà nhà quản lý cần tâm để thúc đẩy DN làm việc tốt Người ta nhận thấy mâu thuẫn điều tránh Sự tiềm ẩn xung đột tìm thấy nơi Xung đột mâu thuẫn tổ chức xảy nhiều cấp độ từ nhỏ tới lớn Ý nghĩa xung đột: - Mức độ xung đột cao tạo kiểm soát tổ chức, suất giảm thù hằn gia tăng người - Năng lượng lẽ dành cho cơng việc lại dành cho xung đột mâu thuẫn - Với mức độ cao mâu thuẫn xung đột, giận có xu hướng tập trung lên cá nhân thay tranh cãi giải Từ thấy phối hợp biến lòng tin bị đe dọa Cơng ty bị tàn phá chuyện - Ngồi nhược điểm đây, xung đột có chức thúc đẩy phát triển tổ chức Các nguyên nhân chủ yếu: - Hầu hết xung đột mâu thuẫn cá nhân đụng độ tính cách giao tiếp khơng hiệu giá trị khác biệt - Có thể xảy người ta khơng thích nhau, niềm tin không tồn khác suy nghĩ viễn cảnh - Họ mâu thuẫn ganh đua chức vụ hay quyền lợi Giận trung tâm xung đột cá nhân Phân loại xung đột theo phận: - Mẫu thuẫn phận - Giữa Giám đốc CNV - Giữa xếp nhân viên - Giữa nhân viên - Nhân viên cũ – nhân viên - Mâu thuẫn nội nhân viên - Xung đột nhóm: ngun nhân thơng thường xung đột nhóm DN mà nguồn lực khan hiếm, cần phải có thêm nguồn lực nhu cầu mở xung đột Phân loại xung đột theo tính chất: - Xung đột có lợi: Còn xung đột mâu thuẫn có lợi DN xuất phát từ bất đồng lực Khi có q xung đột mâu thuẫn bất lợi, người ta trở nên tự mãn Khi có chẳng có chút sáng tạo Là nhà quản lý, bạn cần phải biết phân biệt xung đột mâu thuẫn cá nhân, nhóm, tổ chức cá nhân - Xung đột có hại: Theo chuyên gia, xung đột mâu thuẫn có hại tình cảm liên quan đến việc khơng hợp mang tính tàn phá Ðây chất dẫn tới nhiều khả thất bại giải xung đột III Dự án mô hình đổi quản lý cá nhân nhóm Công ty cổ phần Diana Giới thiệu công ty cổ phần Diana Công ty Diana công ty hàng đầu lĩnh vực sản xuất sản phẩm chăm sóc phụ nữ trẻ em Việt Nam - chuyên sản xuất mặt hàng từ giấy bột giấy BVS Diana, tã giấy cho trẻ em Bobby, tã giấy cho người lớn Caryn & khăn giấy ướt Care Với phương châm "Đưa tiến giới đến với phụ nữ Việt Nam", từ có mặt Việt Nam, Diana ln đầu việc áp dụng công nghệ lĩnh vực vào sản xuất nước, tạo sản phẩm có chất lượng cao với mức giá phù hợp với người tiêu dùng Việt Nam Công nghệ sản xuất Băng vệ sinh Tã trẻ em Diana dây chuyền đại bậc Italy Việt Nam Từ năm 1999 sản phẩm Diana ln bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao Diana công ty sản xuất BVS Việt Nam cấp chứng quốc tế ISO 9001:2000 (do tổ chức SGS-Vương quốc Anh cấp) sản phẩm Hội sản phụ khoa khuyên dùng Cho đến nay, thị phần Công ty thị trường Băng vệ sinh tã trẻ em có mức tăng trung bình 30% năm Sản phẩm tã người lớn Caryn đời từ năm 2008 chiếm lĩnh thị trường Hệ thống phân phối công ty đặt 61 tỉnh thành phố nước đội ngũ nhân viên động nhiều kinh nghiệm Sản phẩm băng vệ sinh Diana tã giấy Bobby có mặt thị trường Quốc tế Thái Lan, Malaysia, Philipin, Campuchia Là công ty quan tâm đến phát triển thịnh vượng chung cộng đồng, Diana có đóng góp tích cực hoạt động xã hội hoạt động từ thiện ủng hộ đồng bào lũ lụt, trẻ em tàn tật , hoạt động tài trợ khuyến khích cá nhân, tập thể có thành tích tốt đặc biệt phát triển phụ nữ, hỗ trợ tạo điều kiện cho cá nhân có hồn cảnh khó khăn vươn lên Diana mãi người bạn tin cậy với người tiêu dùng nhân tố đóng góp tích cực cho thịnh vượng kinh tế đất nước Những vấn đề tồn quản trị hành vi tổ chức công ty cổ phần Diana Cơng ty cổ phần Diana thức hoạt động 14 năm thị trường với nhiều kinh nghiệm dày dạn quản lý Tổ chức hoạt động dựa hệ thống quy trình chuẩn hóa Tuy nhiên, quy mô công ty ngày mở rộng nên hệ thống quy trình dường khơng phù hợp Nhân công ty chưa đến 100 người vào năm 1997 số lên đến 1000 tính đến cuối năm 2010 Do đó, mẫu thuẫn phát sinh cá nhân cá nhân, cá nhân nhóm nội nhóm ngày nhiều Những mẫu thuẫn phát sinh nguyên nhân sau: - Xung đột quyền lợi nhóm phận - Xung đột quyền lợi cá nhân nhóm - Xung đột trách nhiệm nhóm cá nhân nhóm Giải pháp đề xuất  Giải mâu thuẫn nội nhóm Mâu thuẫn nội nhóm điều khơng thể tránh khỏi Và điều tốt, cần thiết cho cộng tác sáng tạo, lý tồn nhóm Nếu khơng có khác biệt quan điểm, khơng có tranh luận vấn đề quan trọng không tổng hợp ý kiến “Như William Wrigley Jr nói, hai người cơng việc ln thuận tình, hai người khơng cần thiết nữa”, Paul Hennessey, phó giám đốc điều hành marketing, nghiên cứu thị trường phát triển tập đoàn BayGroup International, chuyên tư vấn đào tạo Larkspur, California phát biểu Thiết lập quy tắc Một số yếu tố để giải mâu thuẫn nhóm thiết lập số quy tắc từ trước “Đây kinh nghiệm mâu thuẫn dẫn đến khơn ngoan, đơi điều đúng”, Stever Robbins, Hiệu trưởng trường Cambridge, Massachusetts nói Thay vào đó, đặt số nguyên tắc giúp làm việc thông qua bất đồng ý kiến hay Quy tắc quan trọng nhất: Mâu thuẫn nên giải cách cởi mở “Cho họ lựa chọn: đương đầu với mâu thuẫn giải nó, bỏ qua nó”, Howard Guttman, Giám đốc cơng ty Guttman Development Strategies, Inc (Ledgewood, N.J) chia sẻ quan điểm “Chỉ có lựa chọn chấp nhận Cần cấm việc vận động hành lang xung quanh máy bán nước tự động gửi bom thư” Vì bỏ qua dễ dàng giải cho xong, nên hầu hết trường hợp, mâu thuẫn cần đưa cách trực tiếp “Khi tơi nhận thấy vấn đề gì, tơi đặt bàn trình bày trực tiếp”, Morris R Shechtman, ngun chủ tịch tập đồn Shechtman Group (Kalispell, Mont.) nói “Bạn muốn có mơi trường phong phú phản hồi, nơi mà thành viên nhóm có trách nhiệm nói điều khiến họ phiền lòng” Và phản hồi gây tức giận, đừng cố gắng vội vã làm dịu thứ xuống “Hãy sống chung với căng thẳng”, Hennessey nói “Trong cơng việc chúng ta, nhóm trưởng nhóm tốt ln “treo đó” căng thẳng để tiếp tục tìm lựa chọn sáng tạo Rất giải pháp cải tiến xuất hiện” Để tránh cho việc không trở thành vấn đề cá nhân, bạn dàn xếp thành viên nhóm cho họ tập trung vào vấn đề tập trung vào “Viết vấn đề lên bảng xếp người nhóm theo hình bán nguyệt quanh bảng cho họ liên kết để chống lại mâu thuẫn” Mọi nhóm độc đáo cá nhân đưa vài quy tắc giải mâu thuẫn Jeff Weiss, cộng Boston, thuộc Vantage Partners LLC Massachusetts khuyên nhóm nên vận động trí não trước bắt đầu với kịch xấu đối sách để giải chúng Một số kịch bao gồm: Một định phải đưa khơng có thời gian cho nhóm họp lại với để thảo luận: Ai lên tiếng? Một mình, hay sau tư vấn cho khác nhóm? Một khủng hoẳng có ảnh hưởng đến cơng việc bên hay nhiều thành viên nhóm: Liệu nhóm có tiến lên phía trước với cơng việc nhóm mà khơng cần thành viên/những thành viên hay không? Ai quyêt đinh cho trường hợp này? Xây dựng mối liên kết lòng tin Những quy tắc rạch ròi khơng giúp nhóm đối mặt với bất ngờ mà xây dựng nên niềm tin “Tơi thấy nhóm yêu cầu thành viên tuyên bố họ tin tưởng lẫn Điều khi xảy ra”, ơng Weiss nói Khi người nhóm hiểu người giao quyền hợp pháp để định cho nhóm trường hợp nào, người khơng cảm thấy hay khơng ý nảy sinh hồn cảnh bất thường Cũng dễ dàng giải mâu thuẫn thành viên nhóm biết mức độ cá nhân Yêu cầu người dành phút để cập nhật thông tin cá nhân nghề nghiệp lúc bắt đầu buổi họp “Việc xây dựng mối quan hệ trước buổi họp vào vấn đề có hiệu đáng ngạc nhiên việc truyền đạt thơng tin tiếp sau đó”, Shechtman nói Hãy bám vào thực tế Một cách tốt để giữ cho mâu thuẫn trở nên hữu ích khơng ảnh hưởng tình cảm cá nhân tập trung vào thực tế việc “Lý mâu thuẫn nảy sinh người có liệu lại giải thích cách khác nhau; hay họ có liệu khác từ đầu”, ơng Robbins nói Do giúp thành viên nhóm mâu thuẫn tìm hiểu vấn đề xảy Thường người cho họ hiểu vị trí Đừng vào giả định mà nên diễn giải người nói Bài tập đơn giản xóa tan nhận thức sai lệch khiến đối tác đàm luận cởi mở với câu chuyện phía bên kia, Hennessey chia sẻ quan điểm Lãnh đạo cách làm gương Thực hành cách bộc lộ tất Trong tranh luận hay thảo luận, thành viên nhóm bộc lộ tất tranh luận họ làm sáng tỏ họ lại có thái độ Thái độ cần hoan nghênh “Những người lãnh đạo nhóm hiệu người khơng rõ ràng - khơng biết điều họ Họ thuộc thể loại thích nhân vật hoang đường”, Shechtman nói “Để khiến người tin tưởng bạn, bạn phải rõ ràng Phải lên tiếng trước để có phản hồi giải mâu thuẫn điều bắt đầu với việc tự bộc lộ” Hãy xem mâu thuẫn cách học hỏi kinh nghiệm Khi thứ trở nên rắc rối, nhìn vào tình cách học hỏi kinh nghiệm hội để đổ lỗi cho Tấm gương bạn ảnh hưởng tới thành viên nhóm để họ cư xử giống “Khuyến khích người khám phá nguyên nhân thất bại thay đổi lần Tìm cách điều trị gây khó khăn Nếu bạn đặt hướng giải quyết, bạn nói với người Thậm chí người người khác sai, thực tế điều để học hỏi mà thôi”, Robbins nhấn mạnh Hãy nghe nhiều nói Shechtman cho “tỉ lệ nghe - nói lãnh đạo nhóm nên 90;10” Thay định, tạo điều kiện cho chúng Khi bạn phát biểu, trình bày lại lập luận ý kiến thành viên nhóm, khuyến khích người có ý kiến bất đồng làm tương tự Bài tập giúp không quán giả thuyết hay diễn giải mà biến bất đồng thành mâu thuẫn cá nhân Làm trung gian hòa giải tranh luận biến thành vấn đề cá nhân Khi mâu thuẫn thành viên nhóm trở thành mâu thuẫn cá nhân, đến lúc bạn phải vào “Với tư cách trưởng nhóm, tơi tạo điều kiện cho trao đổi nhiều thời gian để đến giải Tôi dành thời gian cho bên điều gây khó khăn cho họ, cho họ thấy góc khác vấn đề”, Weiss phát biểu Nếu điều khơng có tác dụng lựa chọn tốt tìm người hòa giải - từ phận khác - người khơng có lợi ích kết tranh luận Guttman cho điều mà bạn thực nên nhắm tới thái độ tự quản Một thành viên nhóm học cách tự giải khó khăn, họ giải xung đột cách hiệu thái độ xây dựng để cuối họ đóng góp cho cơng việc sáng tạo nhóm  Giải mẫu thuẫn cá nhân nhóm Trong số trường hợp, hành vi thành viên gây khó khăn cho nhóm cho thành viên khác Hành vi biểu nhiều hình thức Hãy xem vài ví dụ sau: - Jason khơng thích Ernestine việc xảy trước họ tuyển chọn vào nhóm Anh biểu lộ phản ứng cách không đồng ý với đề xuất mà Ernestine đưa họp Sự chống đối gay gắt Jason khiến Ernestine trở nên thụ động họp sau Cơ phát biểu - John có thâm niên làm quản lý cho cơng ty lâu năm Harold - trưởng nhóm thức Anh có chức vụ cao Harold, dù hai người làm việc hai phòng khác Khơng biết chủ ý hay thói quen gánh vác trách nhiệm, John hành động thể cấp thành viên khác Anh cố kiểm 10 sốt họp nhóm cách nhấn mạnh thay đổi chương trình họp chi phối tranh luận John chí giành chỗ ngồi đầu bàn họp Thỉnh thoảng, anh lại gọi thành viên nhóm đến để dẫn cách mà anh muốn người làm theo để giải phần việc họ - Cynthia nhiệt tình tham gia vào nhóm di dời văn phòng, muốn có khơng gian rộng cho phận hỗ trợ bán hàng cô vốn bị chia cắt vào phòng tách biệt Kế hoạch chuyển sang tòa nhà văn phòng cơng ty hội tốt để thay đổi tình trạng Đáng tiếc Cynthia không hành động với tinh thần làm việc theo nhóm Thay vào đó, sử dụng tư cách thành viên để đấu tranh quyền lợi riêng phòng Gần đây, vi phạm quy tắc làm việc nhóm qua mặt thành viên khác cách đến gặp trực tiếp tổng giám đốc cơng ty để than phiền nhóm khơng cho cần Mỗi cá nhân ví dụ có mâu thuẫn với nhóm mình, mâu thuẫn rõ ràng có tác động tiêu cực đến cơng việc Mỗi cá nhân cần phải xử lý sớm tốt Có hai phương pháp xử lý cá nhân gây mâu thuẫn: thông qua trao đổi cởi mở thành viên nhóm thơng qua hình thức giao tiếp cá nhân Đối với phương pháp trao đổi nhóm, thành viên góp ý tất thành viên khác nhóm, cách cư xử mà họ thích, cách cư xử gây khó khăn cho họ, nhóm cần từ thành viên để tất đến thành cơng Sau đó, thành viên nhóm cam kết thay đổi hành vi Phương pháp đòi hỏi thời gian niềm tin nhóm, kỹ tạo điều kiện để nhóm làm việc hiệu Đối với phương pháp giao tiếp cá nhân, người trung gian hòa giải hay thành viên nhóm có vai trò giúp đỡ, trì mối quan hệ nhóm gặp riêng cá nhân có hành vi gây mâu thuẫn Trong lần gặp gỡ này, người trung gian hòa giải - Mơ tả cụ thể hành vi có vấn đề 11 - Nêu tác động hành vi tới thành viên khác tới tiến trình hoạt động nhóm - Đề xuất cách cư xử thay - Mô tả hậu quả, hành vi tái diễn Dù sử dụng phương pháp nào, bạn phải dành thời gian kiểm tra hỗ trợ nỗ lực thay đổi hành vi cá nhân Chia sẻ thơng tin Một thất bại lớn thường gặp tổ chức thất bại việc chia sẻ thông tin Một thành viên nắm thơng tin giúp đồng nghiệp làm việc hiệu hơn, lại khơng chia sẻ điều biết Một phòng ban có liệu mà kết hợp với liệu phòng khác khám phá vấn đề Tuy nhiên, bất cẩn, hệ thống thông tin tách biệt đơn giản mong muốn độc quyền kiểm sốt thơng tin, liệu khơng chia sẻ, mà lại cất riêng lúc đến với người cần sử dụng chúng Trong số trường hợp khác, thông tin bị từ chối cách cố ý, phòng ban chống mục tiêu nhóm, nhìn nhận liệu độc quyền tổ chức Khi bạn quan sát quy trình nhóm, tỉnh táo trước chất lượng lẫn số lượng thơng tin chia sẻ Hãy tự hỏi số câu sau: - Các thành viên nhóm có tự nguyện chia sẻ thơng tin liên quan cho khơng? - Có điều bị che giấu khơng? - Thơng tin nhận có giá trị kịp thời không? - Các phận khác tổ chức có cung cấp thơng tin mà nhóm cần để thực công việc không? Câu trả lời "Không" cho câu hỏi gợi ý để nhóm trưởng nhóm phải có hành động phù hợp 12 Một vấn đề thường xảy với việc chia sẻ thông tin tổ chức ảnh hưởng không nhỏ đến dự án nhóm tình trạng độc chiếm thơng tin Đây hành động trì sở liệu riêng biệt phận khác tổ chức Ví dụ, phòng kinh doanh marketing có sở liệu khách hàng mà phận sản xuất giao nhận truy cập Tương tự vậy, nhóm dự án khơng thể tiếp cận thông tin từ sở liệu Việc sở liệu bị độc chiếm thường kết thời lạc hậu cơng nghệ thông tin trước Nếu chúng tồn cơng ty bạn, nhóm phải tìm cách tiếp cận thơng tin mà nhóm cần, cách tuyển thành viên từ phận nắm giữ thông tin Việc cải cách hệ thống cơng nghệ thơng tin cơng ty khơng phải điều bạn làm nên làm, trừ điều nằm phạm vi tuyên bố nhóm bạn IV Kết luận Hành vi tổ chức môn học cần thiết cho tất làm việc tổ chức Mơn học giúp bạn giải thích thái độ, hành vi cư xử cá nhân, cá nhân tổ chức, nhóm tồn tổ chức mà bạn thành viên Nó giúp bạn đưa giải pháp đắn để giải xung đột, đưa biện pháp tạo động lực cho người lao động, đồng thời xây dựng văn hóa riêng cho tổ chức bạn 13 ... Tính cách người - Quan niệm giá trị cá nhân - Thái độ cá nhân - Nhu cầu động viên người Các biến cấp độ nhóm: - Cơ cấu nhóm - Truyền thơng nhóm - Phong cách lãnh đạo - Quyền lực mâu thuẫn nhóm Các... thái độ tự quản Một thành viên nhóm học cách tự giải khó khăn, họ giải xung đột cách hiệu thái độ xây dựng để cuối họ đóng góp cho cơng việc sáng tạo nhóm  Giải mẫu thuẫn cá nhân nhóm Trong... sinh nguyên nhân sau: - Xung đột quyền lợi nhóm phận - Xung đột quyền lợi cá nhân nhóm - Xung đột trách nhiệm nhóm cá nhân nhóm Giải pháp đề xuất  Giải mâu thuẫn nội nhóm Mâu thuẫn nội nhóm điều