DỰ án đổi mới CÔNG tác xây DỰNG văn hóa DOANH NGHIỆP và TRUYỀN THÔNG nội bộ

QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC ĐỀ BÀI Bạn phát triển dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? BÀI LÀM DỰ ÁN ĐỔI MỚI CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN HĨA DOANH NGHIỆP VÀ TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ I ĐẶT VẤN ĐỀ Thế giới thay đổi với tốc độ chóng mặt, thay đổi diễn quanh ta quy luật tất yếu phát triển sứ mệnh nhà quản lý phải nắm bắt thay đổi điều chỉnh theo hướng có lợi cho tổ chức Peter Drucker nói: “người thành cơng người đón đầu thay đổi” Khơng nằm ngồi quy luật đó, với mục đích phù hợp với phát triển xu hướng _ thay đổi xã hội, việc thay đổi lĩnh vực hành vi tổ chức có ý nghĩa vơ quan trọng Tuy nhiên thay đổi lãng phí khơng nhìn nhận thực cách, khơng đốn chờ đợi đường phía trước cần phải có kế hoach để chuẩn bị điều kiện cho trình thực thay đổi công ty Một công ty muốn thành cơng phải có dự án tốt, nhân viên tích cực tham gia đổi mới, có trách nhiệm với hệ tương lai Là nhân viên Công ty Cổ phần truyền thông trực tuyến VTC, tơi nhận thấy rõ vai trị quan trọng từ việc tổ chức doanh nghiệp, cấu trúc doanh nghiệp quy trình làm việc đơn vị Với 580 người nhân viên cấu trúc theo mô hình gồm phịng ban: phịng Giám đốc điều hành, Kinh doanh, Thơng tin, Phịng IT, Phịng kế tốn, Phịng hành Với phịng ban, nhiệm vụ trách nhiệm khác với quy trình làm việc tơi nhận thấy cần phải có thay đổi hành vi tổ chức công việc văn hóa doanh nghiệp, điều thể rõ kết làm việc, hiệu cơng viêc có chênh lệch lớn phịng Do vậy, người lãnh đạo có tầm nhìn phải người dám thay đổi thay đổi hành vi tổ chức đơn vị để người tham gia Trong tổ chức, hành vi làm tác động vào tổ chức làm ảnh hưởng hay nhiều hoạt động tổ chức Từ phong cách lãnh đạo người quản lý, văn hóa doanh nghiệp tổ chức, cạnh tranh quyền lực _ _ xung đột cách thức làm việc nhân viên, tất làm ảnh hưởng tới việc quản trị hành vi doanh nghiệp II SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐỔI MỚI Những tồn - Văn hóa doanh nghiệp chưa định hướng rõ ràng + Chưa định hướng nét tính cách chung tồn thể CBNV nên chưa tạo sắc văn hóa VTC Online + Chưa có định hướng stlyle chung cho sản phẩm dịch vụ VTC để nhận dạng nhìn thấy - Truyền thơng nội chưa quan tâm mức: + Website nội bộ: Đã cập nhật đầy đủ tình hình hoạt động Công ty, chủ yếu thông tin chiều, tính tương tác Diễn đàn ko có nhiều trao đổi + Chưa có Bản tin nội bộ: Trong doanh nghiệp có tới 500 CBNV, cần có tin nội bộ, mục đích tin truyền tải định hướng chiến lược tập đòan truyền nhiệt huyết từ lãnh đạo xuống nhân viên Cung cấp cho CBNV đầy đủ thơng tin tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống Công ty, để người hiểu rõ tổ chức làm, tăng chia sẻ, gắn bó, hình thành tình u cơng ty Là tiếng nói CBNV để phán ánh điểm tồn Công ty nhằm tạo môi trường dân chủ, tôn trọng lẫn nhau, nỗ lực phát triển chung Cơng ty _ _ + Chưa có mơ hình sinh hoạt mang tính chia sẻ giao lưu lãnh đạo với nhau, lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhau… Hậu o CBNV thiếu hiểu biết người, sản phẩm dịch vụ công ty, nên không phát huy hết mạnh tiềm ẩn đội ngũ o Văn hóa doanh nghiệp chưa có sắc, chưa tạo động lực thúc đẩy CBNV phát huy sáng tạo, táo bạo cơng việc o Tình trạng nhân đến xảy thường xuyên, gây nên tâm lý bất ổn, không thúc đẩy ham muốn gắn bó lâu dài, máu thịt với doanh nghiệp nên CBNV thiếu tinh thần doanh nghiệp, thờ với vận mệnh doanh nghiệp Sự cần thiết - Công ty đủ lớn, cần trọng truyền thông nội để thông tin thống suốt, định hướng chiến lược cty đến thành viên lãnh đạo nắm thông tin cần thiết - Đây thời điểm tốt để định hướng văn hóa doanh nghiệp việc cần bắt đầu chưa hình thành thói quen khơng mong muốn - Cần xây dựng mơ hình hoạt động cộng đồng ngồi cơng ty để gắn kết thành viên, chia sẻ kinh nghiệm, xây dựng thương hiệu, phát triển kinh doanh _ _ CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khái niệm Văn hóa DN “Cái cịn lại tất khác bị quên – văn hóa” E Herriot “VHDN giá trị mà hệ thành viên DN tạo dựng nên ảnh hưởng đến cách hành xử thành viên DN đó”- PGS, TS Dương Thị Liễu – ĐH Kinh tế QD Văn hố doanh nghiệp tồn giá trị văn hoá gây dựng nên suốt trình tồn phát triển doanh nghiệp, trở thành giá trị, quan niệm tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động doanh nghiệp chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ hành vi thành viên doanh nghiệp việc theo đuổi thực mục đích Cũng văn hố nói chung, văn hố doanh nghiệp có đặc trưng cụ thể riêng biệt Trước hết, văn hoá doanh nghiệp sản phẩm người làm doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững Nó xác lập hệ thống giá trị người làm doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao ứng xử theo giá trị Văn hố doanh nghiệp cịn góp phần tạo nên khác biệt doanh nghiệp coi truyền thống riêng doanh nghiệp Như công ty tôi, văn hóa mà theo tơi tồn từ thành lập doanh nghiệp tới có giá trị to lớn ảnh hưởng tới văn hóa nhân viên, việc đến cơng ty, nhân viên khách phải bỏ dép _ _ xếp ngăn nắp vào tủ, tất hoạt động công ty gọn gàng Đó nét riêng để thấy rõ ý thức cá nhân làm việc Cấu trúc Văn hóa Doanh nghiệp Văn hóa DN chia làm tầng: - Tầng bề nổi, bao gồm cách trí nơi làm việc, logo, trang phục nhân viên - Tầng (bề chìm) gồm giá trị chia sẻ, chấp nhận tuyên bố chiến lược kinh doanh, mục tiêu, quy tắc, triết lý kinh doanh, quy chuẩn đạo đức - Tầng tầng sâu gồm quan niệm chung giá trị tảng, cốt lõi doanh nghiệp… - VHDN gồm thành phần: o Lễ nghi hoạt động thường ngày o Những câu chuyện huyền thoại o Các biểu tượng o Cấu trúc quyền lực o Cấu trúc tổ chức o Hệ thống quản lý - Đẩy mạnh văn hóa DN _ _ o Lãnh đạo nhà sáng lập o Lực lượng lao động ổn định o Giải thưởng thường xun mang tính văn hóa o Lựa chọn xã hội hóa o Quản lý hệ thống văn hóa - Lợi ích tổ chức có văn hóa mạnh o Điểu khiển tổ chức o Tạo keo dính tổ chức o Nâng cao ý thức hoạt động KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG I Xây dựng phát triển văn hóa doanh nghiệp Mục tiêu: - Xác định nét tính cách văn hóa VTC Online người, phong cách làm việc, hệ thống quản lý … mà cơng ty hình thành mong muốn hướng tới truyền thông rộng rãi để hình thành tính cách văn hóa VTC Online - Xác định phong cách dịch vụ, đặc tính sản phẩm VTC Online nét văn hóa riêng, từ xây dựng phát triển thương hiệu công ty Hành động _ _ - Mời chuyên gia văn hóa nghiên cứu đặc điểm, định hướng công ty để xây dựng hệ thống chuẩn mực cho văn hóa VTC Online - Ban hành văn mang tính triết lý cho cơng ty : Tầm nhìn, chiến lược, gia quy… - Ban hành hệ thống tài liệu tầng quy định, quy chuẩn đạo đức, cấu trúc hệ thống, nghi lễ định kỳ… - Tạo dựng hoạt động bề như: May đồng phục, tạo biểu tượng, xác định phong cách làm việc, trang trí văn phịng, hoạt động văn hóa, phong trào… - Tổ chức hoạt động, kiện để thúc đẩy phát triển văn hóa theo định hướng xác định - Truyền thông thường xuyên phương tiện truyền thông nội để CBNV hiểu hướng tới II Truyền thông nội Mục tiêu: - Xây dựng kênh truyền thông nội hấp dẫn, đảm bảo tối thiểu 50% CBNV theo dõi thường xuyên - Truyền tải định hướng chiến lược tập đòan, truyền nhiệt huyết từ lãnh đạo xuống nhân viên nhằm thúc đẩy tinh thần tiên phong, sáng tạo, táo bạo đam mê thành công _ _ - Cung cấp cho CBNV đầy đủ thơng tin tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống Công ty, để người hiểu rõ tổ chức làm, tăng chia sẻ, gắn bó, hình thành tình u cơng ty - Là tiếng nói CBNV để phán ánh điểm tồn Công ty nhằm tạo môi trường dân chủ, tôn trọng lẫn nhau, nỗ lực phát triển chung Công ty - Tổ chức hoạt động tập thể hấp dẫn, tăng giao lưu, gắn kết, nâng cao đời sống tinh thần CBNV Xây dựng kênh truyền thông 2.1 Onlife News: - Phát hành điện tử qua hệ thống Email website VTC trước mắt hàng tuần 2.2 Onlife Paper: - Báo in, phát hành hàng tháng, đăng tải viết chuyên sâu, gương mặt điển hình, tháng tập trung vào chủ đề bật Công ty 2.3 Online Claim: - Hệ thống phàn nàn nội - CBNV coi khách hàng đối tượng phục vụ phận chức năng, vậy, họ có quyền phàn nàn chất lượng dịch vụ ko tốt _ _ - Sử dụng hệ thống KMS Microsoft chỉnh sửa để thành hệ thống ghi nhận lại phàn nàn theo dõi trình xử lý phàn nàn phận/ cá nhân có liên quan 2.4 Onlife web: - Hệ thống văn bản/ định/ tài liệu/ hướng dẫn công ty… - Chia sẻ thông tin công việc - Diễn đàn trao đổi - Đăng tải, lưu giữ tất tin Onlife News Online Paper - Đăng tải Clip, Phóng ảnh, blog cá nhân 2.5 Truyền thông khác: - Bảng tin tầng - Chiếu Clip Cơng ty hình Led tầng - Trưng bày giải thưởng, thành tựu VTC Online - Các hình ảnh/biểu tượng nhiều điểm Cty Tổ chức Event nội bộ: Cần thiết phải xây dựng hệ thống events định kỳ Lễ hội nơi thể rõ văn hóa đời sống, văn hóa cư xử, văn minh tổ chức lễ hội mang lại giá trị tinh thần thân thiết, tạo nên nhung nhớ xao động, vậy, cần có hoạt động/ lễ hội mang tính định kỳ để thành truyền thống Công ty _ 10 _ Tổ chức mơ hình CLB: Là CLB dành cho lãnh đạo, CLB nghề nghiệp sở thích - Đây nơi để người giao lưu sau làm việc, tăng hiểu biết, chia sẻ lẫn Xuất ấn phẩm Online: Số tay nhân viên, sử ký… CHƯƠNG TRÌNH THÁNG CUỐI NĂM S TT Kinh Sản phẩm/sự kiện Thời điểm bắt đầu T NỘI BỘ T T 10 T 11 dự kiến T 12 phí S L D TT G (tr) OnNews (hàng tuần) 0th Onlife (hàng tháng) 0th 0 52 Thống keywords cho tính cách Cty 00 On Comer (Chào đón nhân viên hàng tháng) On music (Sinh hoạt văn hóa hàng tháng) rd 35 50 00 _ 11 _ On Sport (Ngày hội thể thao) 10 On Sumup (Tổng kết cuối năm) 00 00 Leader Club (hàng tháng) th 5 0 On Led (Chiếu Clip hình Led thang máy) Bảng tin Trong tháng trước mắt, khởi động hoạt động thời gian sau tiếp tục trì khởi động hoạt động III NHÂN SỰ THỰC HIỆN - Lãnh đạo phải người gương mẫu tiên phong việc định hướng VHDN vai trò lãnh đạo nhà sáng lập quan trọng - Phải có đội ngũ chuyên trách gồm người để thực trì hoạt động xây dựng VHDN truyền thơng nội - Các lãnh đạo cấp trung cần tích cực hỗ trợ tham gia nhiệt tình Mỗi đơn vị phòng ban cần cam kết cử người kiêm nhiệm thực nhiệm vụ - Xây dựng đội ngũ CTV từ tất phòng ban, đơn vị, nơi phải có người tham gia mạng lưới VHDN Truyền thông nội _ 12 _ - Cần có đầu tư tài thích đáng cho hoạt động doanh nghiệp Nếu thực tốt theo kế hoạch trên, chăn, văn hóa DN công tác truyền thông DN đẩy mạnh, tạo nên tập thể đoàn kết, chia sẻ thúc đẩy phát triển DN Tóm lại, thấy kinh tế giới dần vượt qua khỏi ngày tháng “sống sợ hãi bão suy thối kinh tế” dù vậy, bão suy thoái kinh tế chưa chấm dứt hẳn phải đối đầu với nhiều bất ổn từ nội kinh tế, từ lạm phát, biến động tỷ giá đến tín dụng thắt chặt, chí giá dầu, giá nguyên vật liêu thay đổi bất thường Sự thay đổi buộc doanh nghiệp phải tự cứu lấy mình, phải thay đổi phải hành động Một thay đổi làm sớm nội doanh nghiệp, quản trị hành vi tổ chức Có làm triệt để vấn đề bên trong, doanh nghiệp mở rộng khả cạnh tranh bên ngồi Có điều đó, điều quan trọng hoạch định bước dài hạn với tầm nhìn xa trơng rộng Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức – Đại học GRIGGS _ 13 _ - Bài giảng Quản trị hành vi tổ chức Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Quốc tế - Tài liệu hướng dẫn học tập hành vi tổ chức biên soạn Thạc sỹ Tạ Thị Hồng Hạnh - Tài liệu nội Công ty Cổ phần truyền thông trực tuyến VTC http://uhyvietnam.com.vn _ 14 ... theo định hướng xác định - Truyền thông thường xuyên phương tiện truyền thông nội để CBNV hiểu hướng tới II Truyền thông nội Mục tiêu: - Xây dựng kênh truyền thông nội hấp dẫn, đảm bảo tối thiểu... người làm doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao ứng xử theo giá trị Văn hố doanh nghiệp cịn góp phần tạo nên khác biệt doanh nghiệp coi truyền thống riêng doanh nghiệp Như công ty tôi, văn hóa mà... hội hóa o Quản lý hệ thống văn hóa - Lợi ích tổ chức có văn hóa mạnh o Điểu khiển tổ chức o Tạo keo dính tổ chức o Nâng cao ý thức hoạt động KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG I Xây dựng phát triển văn hóa doanh