Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng công ty cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu thiên ân (TAMAX)

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH Mã số sinh viên : 1405QTVB010 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI- 2018 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH Mã số sinh viên : 1405QTVB010 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI- 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Những nội dung đề tài Khoá luận tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn Ths Đặng Văn Phong; Các nội dung nghiên cứu Khoá luận tốt nghiệp trung thực; Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Đỗ Quyết Định LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài Khố luận tốt nghiệp mình, ngồi nỗ lực phấn đấu thân, tơi nhận nhiều giúp đỡ từ phía thầy nhà trường Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Đặc biệt em xin trân thành cảm ơn đến thầy Đặng Văn Phong Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn hỗ trợ em suốt q trình thực đề tài Tơi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bạn bè, người thân động viên khích lệ tơi thời gian thực tập thực đề tài Khoá luận tốt nghiệp Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Đỗ Quyết Định DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Kí hiệu Nghĩa CTCP Công ty cổ phần VT-LT Văn thư – Lưu trữ VP Văn phòng VB Văn XD Xây dựng XNK Xuất nhập TM Tham mưu TH Tổng hợp CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng .7 1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp 1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 10 1.2 Vai trị cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng hoạt động quan, tổ chức 11 1.3 Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp 13 1.4 Nguyên tắc tham mưu, tổng hợp 14 1.5 Các nội dung tham mưu, tổng hợp văn phòng 15 1.5.1 Tham mưu, tổng hợp tổ chức máy nhân 15 1.5.2 Tham mưu, tổng hợp cơng tác hành 16 1.5.3 Tổ chức thực tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 19 1.5.4 Tham mưu, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng 20 1.5.5 Tham mưu, tổng hợp công tác hậu cần 21 1.5.6 Tham mưu, tổng hợp số hoạt động đặc thù 23 * Tiểu kết chương .24 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 25 2.1 Khái quát Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 25 2.1.1 Khái quát chung Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 25 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phịng Hành Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 27 2.2 Thực trạng cơng tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 29 2.2.1 Hình thức tham mưu, tổng hợp phịng Hành Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 29 2.2.2 Tổ chức bồi dưỡng cán làm công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân .30 2.2.3 Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 32 2.2.4 Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 48 2.3 Nhận xét chung cơng tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 49 2.3.1 Ưu điểm 50 2.3.2 Hạn chế 53 * Tiểu kết chương .56 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC 57 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức máy, nhân .57 3.1.1 Tổ chức máy 57 3.1.2 Tổ chức nhân 58 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 59 3.2.1 Nội quy, quy chế Công ty .60 3.2.2 Nội quy, quy chế công tác tham mưu, tổng hợp 61 3.3 Nhóm giải pháp sở vật chất, ứng dụng CNTT công tác Hành – văn phịng 61 3.3.1 Về sở vật chất, trang thiết bị 61 3.3.2 Ứng dụng CNTT cơng tác Hành – văn phòng 62 3.3.3 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động văn phòng 63 3.4 Nhóm giải pháp đặc thù 63 3.5 Nhóm giải pháp khác 65 * Tiểu kết chương .65 PHẦN KẾT LUẬN 66 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC .69 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Trình độ nhân phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân .31 Bảng 2.2 Thống kê kế hoạch công tác Công ty ban hành 36 từ năm 2014 đến 2017 Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 36 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Quy trình tham mưu phịng Hành cho Ban giám đốc Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 30 Sơ đồ 2.2 Mơ hình dự kiến cấu tổ chức phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân .34 Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hội họp Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 44 Phụ lục Trang bị cho lễ tân Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Khu vực gửi xe Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Người lao động hoàn tất thủ tục chuẩn bị xuất cảnh Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Bảng đánh giá xếp loại cá nhân Bảng đánh giá xếp loại Trưởng phòng Họ tên Chức vụ : Phòng : Stt Đánh giá, xếp loại Thang điểm Hoàn thành xuất sắc A Hoàn thành tốt B Hoàn thành nhiệm vụ C Chưa hoàn thành nhiệm vụ D Cá nhân xếp loại Trưởng phịng xếp loại (Nguồn : Phịng Hành chính) Phụ lục 10 Phiếu khảo sát đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT Đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (Khảo sát 30 cán bộ, cơng nhân viên bất kỳ) Anh(chị) tích  đáp án I THƠNG TIN CHUNG Giới tính: Nam  Nữ  Tuổi: Từ 20 đến 30 tuổi  Từ 30 đến 40 tuổi  Từ 40 đến 50 tuổi  Trên 50 tuổi  Anh ( chị) làm việc phòng : Phòng Xuất lao động  Phòng Tuyển dụng lao động  Phịng Đào tạo  Phịng Tài kế tốn  Phịng Hành  Phịng Nhân  Phịng Pháp chế  Phòng Đài loan  II NỘI DUNG Anh(chị) đánh giá tầm quan trọng công tác tham mưu, tổng hợp: Rất quan trọng Quan trọng Không quan trọng    Anh(chị) đánh giá nguyên tắc đảm bảo quy định hành Pháp luật Nhà nước chủ trương Đảng công tác tham mưu, tổng hợp: Đảm bảo Chưa đảm bảo   Anh(chị) đánh giá nguyên tắc đảm bảo tính khách quan, trung thực, xác cơng tác tham mưu, tổng hợp: Đảm bảo  Chưa đảm bảo  Anh(chị) đánh giá nguyên tắc Đảm bảo tính thực tiễn tính khả thi cơng tác tham mưu, tổng hợp: Đảm bảo  Chưa đảm bảo  Anh(chị) đánh giá công tác tham mưu sở vật chất, trang thiết bị Cơng ty: Hài lịng  Tương đối hài lịng  Chưa hài lòng  Anh(chị) đánh giá công tác tham mưu tổ chức máy tổ chức nhân Công ty: Hài lòng  Tương đối hài lòng  Chưa hài lòng  Anh(chị) đánh giá chất lượng chương trình, kế hoạch Cơng ty: Cao  Trung bình  Th ấp  Anh(chị) đánh giá số lượng nội quy, quy chế Công ty: Đầy đủ  Chưa đầy đủ  Anh(chị) đánh giá chất lượng thông tin phịng Hành cung cấp: 10 Cao  Trung bình  Th ấp  Anh(chị) đánh giá kịp thời thơng tin phịng Hành cung cấp: 11 Kịp thời  Đôi chưa kịp thời  Anh(chị) đánh giá số lượng phầm mềm hỗ trợ cần thiết cho hoạt động Công ty: Đầy đủ  Chưa đầy đủ  Phụ lục 11 Bảng tổng hợp phiếu khảo sát đánh giá chung cơng tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Tỷ lệ % Thực trạng cơng tác TM, TH phịng Hành Đánh giá Rất quan trọng 70% Đảm bảo 100% Chưa đảm bảo 0% Hài lòng 10% Hài lòng 70% Tương đối hài lòng 60% Tương đối hài lòng 30% Đảm bảo tính khách quan, trung thực, xác Đảm bảo tính thực tiễn tính khả thi Đảm bảo 75% Chưa đảm bảo 25% Đảm bảo 80% Chưa đảm bảo 20% Chất lượng chương trình, kế hoạch Chất lượng thông tin 9.Sự kịp thời thông tin 10.Số lượng nội quy, quy chế 11.Phần mềm hỗ trợ Cao 50% Cao 90% Kịp thời 50% Đầy đủ 60% Đầy đủ 0% Trung bình 50% Trung bình 20% Đơi chưa kịp thời 50% Chưa đầy đủ 40% Chưa đầy đủ 100% Tầm quan trọng công tác TM, TH Đánh giá cán bộ, công nhân công ty Đảm bảo quy định hành Pháp luật Nhà nước chủ trương Đảng Cơ sở vật chất, trang thiết bị Tổ chức máy tổ chức nhân Đánh giá Quan trọng 30% Đánh giá Khơng quan trọng 0% Chưa hài lịng 30% Chưa hài lòng 0% Thấp 0% Thấp 0% Phụ lục 12 Một số trang thiết bị phòng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục 13 Sơ đồ ngang Gantt ... trạng công tác tham mưu, tổng hợp Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng. .. ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân tác giả đưa giải pháp nâng cao hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phịng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân. .. tổng hợp phịng Hành Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 2.2.1 Hình thức tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Vai