Chương 8: Quản trị vật tư Chương 8: QUẢN TRỊ VẬT TƯ Mục tiêu: Sau học xong chương này, sinh viên có thể: - Hiểu khái niệm trong quản trị vật tư - Hiểu quy trình nghiệp vụ cung ứng v ật tư - Vận dụng quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư - Phân tích vai trị thơng tin quản trị vật tư 8.1 Các khái niệm: Logistics q trình tối ưu hóa vị trí, chu chuyển nguồn tài nguyên từ điểm dây chuyền cung ứng tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt hoạt động kinh tế Trong nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào vật tư có vai trị đặc biệt quan trọng, phần chiếm tỷ trọng cao thường nhắc đến yếu tố đầu vào Vật tư bao gồm: Ngun, nhiên, vật liệu (vật liệu thơ), máy móc, thiết bị , bán thành phẩm…Quản trị vật tư có vai trị định tồn q trình Logistcs Mặc dù quản trị vật tư không tác động trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng, chất lượng quản trị vật tư có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng, qua tác động mạnh mẽ đến người tiêu dùng cuối Thực tế cho thấy, quản trị khơng có hiệu lực hiệu luồng vật tư đầu vào trình sản xuất cho sản phẩm đáp ứng nhu cầu chất lượng, giá thời hạn giao hàng Cùng với phát triển kinh tế giới, quan niệm vật tư quản trị vật tư mở rộng hồn thiện, vai trị quản trị vật tư khẳng định vững Những điều trình bày chương cho thấy rõ điều 8.2 Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật t Mua hành vi thương mại, đồng thời hoạt động doanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực định dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,…cho sản xuất, cung ứng hàng hóa cho khách hàng kinh doanh thương mại Mua hàng chức bản, thiếu tổ chức Mua hàng gồm n hững hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị…để phục vụ cho hoạt động tổ chức Mua hệ thống mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu dự trữ bán hàng với tổng chi phí thấp Giáo trình Logistics Trang 155 Chương 8: Quản trị vật tư Mua có vai trị quan trọng: - Mua đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng yêu cầu vật tư nguyên liệu trình sản xuất, đáp ứng u cầu hàng hóa bán kinh doanh thương mại Quá trình sản xuất sản phẩm có chất lượng liên tục phụ thuộc vào việc cu ng ứng vật tư, nguyên liệu…,do phụ thuộc vào quản trị dự trữ mua Việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng kinh doanh thương mại có đảm bảo thỏa mãn nhu cầu khách hàng hay không phụ thuộc lớn vào việc trì dự trữ, lúc đó, mua đảm bảo thực định dự trữ doanh nghiệp - Mua đảm bảo giảm chi phí, tăng hiệu sử dụng vốn, tăng hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Chi phí mua giá trị sản phẩm mua chiếm tỷ trọng lớn tổng trị giá sản phẩm (hàng hóa) bán Chính vậy, cần giảm tỷ lệ nhỏ chi phí mua đảm bảo nâng cao hiệu lớn cho kinh doanh: tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn mua dự trữ, tăng tỷ lệ lợi nhuận vốn đầu tư Ảnh hưởng mua gọi “Hiệu ứng đòn bẩy” Như dịch vụ mua kết nối then chốt thành viên luồng cung ứng Mua tốt cho phép tối ưu hóa giá trị cho bên mua bán , tối đa hóa giá trị cho chuỗi cung ứng 8.3 Quản trị vật tư nội tổ chức Mua vật tư doanh nghiệp phải thực mục tiêu sau: - Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: Mua thực định dự trữ, đó, mua phải đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý vật tư, nguyên liệu, hàng hóa số lượng, chất lượng thời gian - Mục tiêu chi phí: Trong trường hợp định, mục tiêu mua nhằm giảm giá thành sản xuất hà ng hóa dịch vụ, tạo điều kiện để giảm giá bán, tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp - Mục tiêu phát triển mối quan hệ: Để kinh doanh, doanh nghiệp phải thiết lập nhiều mối quan hệ (marketing mối quan hệ - relation marketing) Trong mối quan hệ quan hệ khách hàng quan hệ với nguồn cung ứng coi then chốt Mua tạo mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng tại, phát tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm năng…do đảm bảo việc mua ổn định, giảm chi phí Giáo trình Logistics Trang 156 Chương 8: Quản trị vật tư Quản trị mua bao gồm nhiều nội dung: Xác định số lượng, cấu tổng giá trị mua, nghiên cứu chọn nguồn cung ứng, định sách mua, thiết kế triển khai trình nghiệp vụ mua, kiểm soát mua,… 8.4 Quản trị nguồn cung cấp Nhà cung ứng hãn g cá nhân cung cấp nguồn lực mà doanh nghiệp cần đến để sản xuất hàng hóa dịch vụ: tư liệu sản xuất, hàng hóa, sức lao động,… Chọn nhà cung ứng có tầm quan trọng lớn hoạt động logistics kinh doanh doanh nghiệp - Nhà cung ứng đ ảm bảo cung cấp vật tư, nguyên liệu, hàng hóa …với số lượng đầy đủ, chất lượng ổn định, xác,…đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh với chi phí thấp - Chọn nhà cung ứng tạo nên mối quan hệ chiến lược, thực marketing mối quan hệ - Chọn nhà cung ứng tốt tăng cường khả cạnh tranh doanh nghiệp, tạo tiền đề cho phát triển bền vững doanh nghiệp Theo giáo sư Wibur England thì: “ Một nhà cung cấp đáng tin cậy người trung thực công quan hệ với khách hàng, nhân viên với thân Họ có đầy đủ trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp cơng nghệ tốt để cung cấp vật tư hàng hóa đủ số lượng, chất lượng, kịp thời hạn với giá hợp lý Nhà cung cấp tin cậy có tình hình t ài lành mạnh, sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, khơng ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hoàn thiện Cuối cùng, nhà cung cấp hiểu quyền lợi đáp ứng nhiều phục vụ khách hàng tốt nhất” Như vậy, nhà cung ứng tài sản vô giá, nhân tố chiến lược môi trường vi mô: 3C+1S (Customer, Competator, Company, Supplier) 8.4.1 Quá trình lựa chọn nhà cung ứng Quá trình nghiên cứu chọn nhà cung ứng theo sơ đồ hình 8.1 8.4.1.1 Giai đoạn thu thập thông tin Nguồn liệu bao gồm sơ cấp thứ cấp Trước hết cần thu thập thông tin thứ cấp: Các báo cáo tình hình mua phân tích nguồn cung ứng doanh nghiệp, thơng tin ấn phẩm (niên giám, tin thương mại, báo, tạp chí,…), thơng qua thơng tin xúc tiến nhà cung ứng Giáo trình Logistics Trang 157 Chương 8: Quản trị vật tư Quan hệ lâu dài Có Tập hợp thông tin Tiếp xúc, đề nghị Đánh giá Thử nghiệm Đạt u cầu? Khơng Làm lại Hình 8.1: Q trình lựa chọn nhà cung ứng Tất nhiên thơng tin thứ cấp cũ khơng xác, khơng có Do đó, cần phải có liệu sơ cấp thông qua ều tra khảo sát trực tiếp nhà cung ứng Tùy thuộc vào tiêu chuẩn cần để đánh giá nhà cung ứng mà tiến hành thu thập liệu cần thiết 8.4.1.2 Giai đoạn đánh giá, lựa chọn Trước hết, cần phân loại nhà cung ứng theo tiêu thức bản, theo thành phần kinh tế, theo vị trí kênh phân phối, theo trình độ cơng nghệ,…Mỗi loại nhà cung ứng theo cách phân loại cho đặc điểm định để đánh giá, lựa chọn Tiếp theo, cần đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chuẩ n xác định Các tiêu chuẩn khác tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp, đặc điểm nhà cung ứng theo cách phân loại, bao gồm tiêu chuẩn sức mạnh marketing – chất lượng, giá cả; sức mạnh tài – lực vốn kinh doanh, qui mô,…; sức mạnh logistics - độ tin cậy việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,… Để thuận tiện cho việc xếp loại nhà cung ứng, sử dụng mơ hình lượng hóa đánh giá nhà cung ứng: n Dk d i qi i 1 Dk: Tổng số điểm đánh giá nhà cung ứng k di: Điểm đánh giá tiêu chuẩn i nhà cung ứng k (0 di10) qi: Độ quan trọng tiêu chuẩn i (0 qi1, qi=1) n: Số tiêu chuẩn đánh giá Theo mơ hình này, xếp loại sơ nhà cung ứng theo điểm đánh giá từ cao đến thấp Giáo trình Logistics Trang 158 Chương 8: Quản trị vật tư 8.4.1.3 Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị Là giai đoạn q trình đó, doanh nghiệp cử cán mua thăm nguồn hàng để đưa đề nghị Những đề nghị có tính ngun tắc thiết lập mối quan hệ mua, bán doanh nghiệp nguồn cung ứng sản phẩm mua, giá cả, cách thức đặt hàng cung ứng, thủ tục hình thức tốn Trên sở thơng tin sau tiếp xúc với nhà cung ứng, kết hợp với thông tin thông qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn cung ứng theo thứ tự ưu tiên để tiến hành mối quan hệ mua 8.4.1.4 Giai đoạn thử nghiệm Sau giai đoạn tiếp xúc, đề nghị xếp loại nhà cung ứng có nhiều tiềm nhất, chưa phải nhà cung ứ ng thức quan hệ lâu dài có tính chiến lược, phải trải qua giai đoạn thử nghiệm Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra thời gian định nhà cung ứng có đảm bảo đạt tiêu chuẩn thông qua thương vụ mua bán hay không Nếu nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn đảm bảo độ tin cậy cao, xếp nhà cung ứng vào quan hệ đối tác lâu dài Nếu nhà cung ứng qua thời gian thử nghiệm không đạt tiêu chuẩn đặt ra, cần chọn tiến hành thử nghiệm nhà cung ứng danh sách nhà cung ứng tiềm 8.4.2 Quá trình nghiệp vụ mua Là tập hợp cơng tác liên hệ có tính chu kỳ nhằm thực thương vụ mua Ngoài việc lựa chọn nguồn cung ứng, sách mua thiết kế triển khai trình nghiệp vụ mua ảnh hưởng lớn đến kết mua Tùy thuộc vào định dự trữ, đặc điểm nguồn cung ứng, sản phẩm mua, yêu cầu trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng mà q trình nghiệp vụ mua khác nhau, diễn theo trình thể hình Quyết định mua Xác định nhà cung ứng Đánh giá sau mua Nhập hàng mua Đặt hàng, ký hợp đồng mua Hình 8.2: Quá trình nghiệp vụ mua Giáo trình Logistics Trang 159 Chương 8: Quản trị vật tư 8.4.2.1 Quyết định mua Giai đoạn trình nghiệp vụ mua định mua, có nghĩa mua, mua bao nhiêu, cách thức mua Mua tiến hành có định đặt hàng bổ sung dự trữ tùy thuộc vào mơ hình kiểm tra dự trữ áp dụng, địi hỏi đáp ứng lơ hàng cung ứng trực tiếp cho khách hàng, phải khai thác hội thị trường (mua mặt hàng mới, mua để tận dụng biến động giá thị trường) Tùy thuộc vào biến động giá mua thị trường mà đưa định thời điểm mua: - Mua tức thời: Mua để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ thời gian (vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, hàng hóa để cung ứng cho khách hàng) trường hợp giá mua thị trường ổn định có xu hướng giảm; - Mua trước: Mua để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ thời gian dài trườ ng hợp giá mua thị trường tăng nhanh; mua trước có lợi giá thấp, khơng có lợi làm tăng dự trữ Vì để định có nên mua trước hay không mua trước bao lâu, cần so sánh tổng chi phí bao gồm giá trị mua chi phí dự trữ phương án Cần phải hiểu rằng, mua trước khác chất với mua đầu Trong giai đoạn định mua, đồng thời phải xác định đặc điểm lô hàng mua: loại sản phẩm cần mua, số lượng, chất lượng, thời gian nhập hàng, giá cả,…nhằm tiến hành đặt hàng thương lượng với nhà cung ứng Cần xác định phương thức mua: Mua lại không điều chỉnh, mua lại có điều chỉnh mua Mua lại khơng điều chỉnh tiến hành nhà cung ứng có quan hệ mua theo mối liên kết chặt chẽ Là phương thức mua khơng có vấn đề lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng Phương thức thường thực hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Những nguồn hàng cung ứng (gọi người cung ứng - insuppliers) thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để trì mối quan hệ Phương thức mua thường áp dụng hệ thống kênh tiếp thị dọc Mua lại có điều chỉnh phương thức mua lại cần thương lượng, điều chỉnh để đến thống người mua bán hàng hóa, giá cả, cách thức cung ứng, trường hợp tình mơi trường thay đối định mua bán Giáo trình Logistics Trang 160 Chương 8: Quản trị vật tư bên không phù hợp Nếu khơng đến thống nhất, phải chuyển nguồn cung ứng (người cung ứng - out-suppliers) Mua phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua trường hợp doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm không triển khai phương thức mua có điều chỉnh xuất nguồn hàng với đề nghị hấp dẫn Lúc phải xác định lại nguồn hàng cần thiết phải nghiên cứu phân tích lựa chọn nguồn hàng 8.4.2.2 Xác định nhà cung ứng Mỗi thương vụ phải xác định nhà cung ứng tùy thuộc vào nhiều yếu tố Những để xác định nhà cung ứng: - Căn vào phương thức mua: Trường hợp mua lại khơng điều chỉnh mua lại có điều chỉnh bên đến thống vấn đề mua khơng cần xác định nhà cung ứng Trường hợp mua mua lại có đ iều chỉnh không đạt thỏa thuận bên cần phải xác định lại nhà cung ứng - Căn vào danh sách xếp loại nhà cung ứng: theo danh sách xếp loại ưu tiên nghiên cứu để chọn nhà cung ứng “thay thế” nhà cung ứng - Căn kết đánh giá nhà cung ứng sau lần mua trước: Sau thương vụ có đánh giá nhà cung ứng Những nhà cung ứng không đạt yêu cầu doanh nghiệp cần phải thay thế, phải xác định lại nhà cung ứng - Căn vào xuất nhà cung ứng hấp dẫn: Trường hợp cần phải tiến hành nghiên cứu, đánh giá nhà cung ứng cách cẩn thận 8.4.2.3 Đặt hàng, ký hợp đồng mua Đặt hàng, ký hợp đồng mua nhằm tạo nên hình thức pháp lý quan hệ mua bán Có thể có cách tiến hành: Cách 1: Người mua lập đơn hàng Giao dịch phương tiện thông tin Nhà cung ứng chấp nhận đơn hàng/ký hợp đồng Cách thường áp dụng phương thức mua lại không điều chỉnh mua lại có điều chỉnh trường hợp nhà cung ứng chấp nhận thay đổi bên mua Cách đơn giản theo đó, người mua việc lập đơn hàng sử dụng phương tiện chuyển phát đơn hàng cho bên mua (fax, email,…) Giáo trình Logistics Trang 161 Chương 8: Quản trị vật tư Cách 2: Người mua lập đơn hàng dự thảo hợp đồng Hai bên trực tiếp gặp đàm phán Hai bên ký thống đơn đặt hàng ký hợp đồng Cách thường áp dụng với phương thức mua với nguồn hàng mới, phương thức mua lại có điều chỉnh trường hợp nhà cung ứng bên mua c ần gặp để thương lượng trường hợp thay nhà cung ứng Để đàm phán đạt kết quả, cần tuân thủ qui trình hợp lý sau: o Giai đoạn chuẩn bị o Giai đoạn tiếp xúc o Giai đoạn đàm phán o Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng o Giai đoạn rút kinh nghiệm Những thông tin cần có đơn hàng hợp đồng mua bán: o Tên địa công ty đặt hàng o Số, ký mã hiệu đơn đặt hàng o Thời gian lập đơn đặt hàng o Tên địa nhà cung cấp o Tên, chất lượng, qui cách loại vật tư cần mua o Số lượng vật tư cần mua o Giá o Thời gian, địa điểm giao hàng o Thanh toán… o Ký tên Mỗi điều khoản đơn hàng hợp đồng phải tính toán cẩn thận theo cách tiếp cận phương án kinh doanh 8.4.2.4 Nhập hàng Là trình thực đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán đưa hàng hóa vào sở logistics (kho, cửa hàng bán lẻ) Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhận hàng hóa vận chuyển Giao nhận hàng hóa q trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa nguồn hàng doanh nghiệp Q trình giao nhận kho nhà cung ứng sở logistics bên mua Trong trường hợp giao nhận kho nhà cung ứng, bên Giáo trình Logistics Trang 162 Chương 8: Quản trị vật tư mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa Nội dung giao nhận hàng hóa bao gồm tiếp nhận số lượng chất lượng hàng hóa, làm chứng từ nhập hàng Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa, tiết kiệm chi phí cho người mua bán Nhưng trường hợp định, bên mua phải tự vận chuyển hàng hóa (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận tải chun dụng nhà cung ứng khơng có khả tổ chức vận chuyển hàng hóa) Trong trường hợp này, bên mua phải có phương án vận chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp Về mặt tác nghiệp quan hệ kinh tế, sau giao nhận kết thúc lần mua hàng Nhưng theo góc độ quản trị, sau giao nhận hàng hóa, cần phải tiến hành đánh giá trình nghiệp vụ mua nhằm cung cấp thông tin để điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết tốt 8.4.2.5 Đánh giá sau mua Là việc đo lường kết sau mua theo tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân thương vụ không đáp ứng yêu cầu Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua: - Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua số lượng, cấu, chất lượng - Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực đơn hàng hợp đồng, tính xác thời gian địa điểm giao nhận - Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí q trình mua So sánh kết thực với tiêu chuẩn Nếu thực chưa tốt tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp Ngun nhân bên bán mua 8.5 Hệ thống thông tin quản trị vậ t tư 8.5.1 Các hệ thống MRP, gồm: MRP I – Materials Requirement Planning – Kế hoạch hóa nhu cầu vật tư MRP II – Manufacturing Resourse Planning – Kế hoạch hóa nguồn lực đầu vào sản xuất 8.5.2 Tiếp tục phát triển hệ thống MRP: người ta kết nối đầu vào đầu cho đời hệ thống DRP, gồm: DRP I – Distribution Requirements Planning – Kế hoach hóa phân phối nhu cầu DRP I hệ thống áp dụng nguyên tắc MRP cho trình phân phối, nhằm đáp ứng nhu cầu đặc biệt phân phối DRP hệ thống động lập kế hoạch dự trữ hàng hóa cho giai Giáo trình Logistics Trang 163 Chương 8: Quản trị vật tư đoạn DRP II - Distribution Resource Planning – Kế hoạch hóa phân phối nguồn lực DRP II nối tiếp DRP I, sử dụng để phân phối tất nguồn lực đầu vào, khơng riêng vật tư Tóm tắt chương Chương tập trung giải nội dung hoạt động logistics hỗ trợ bao gồm hoạt động mua, hoạt động kho, trình chu chuyển bao bì hệ thống t hông tin logistics Hoạt động mua hoạt động quan trọng giá trị sản phẩm mua chiếm từ 40% đến 60% doanh thu, nhiều định mua ảnh hưởng đến hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cung ứng kênh phân phối Chương đề cập chủ yếu tới nội dung hoạch định nguồn hàng, định mua cách thức để định Câu hỏi ơn tập chương Trình bày hiểu biết Anh/Chị khái niệm quản trị vật tư khái niệm có liên quan ( mua hàng, thu mua, cung ứng, quản trị cung ứng, quản trị vật tư)? Quy trình nghiệp vụ cung ứng? Trình bày vắn tắt cơng việc cần làm trình thực nghiệp vụ cung ứng? Nhu cầu vật tư ý nghĩa việc xác định nhu cầu vật tư? Các để xác định nhu cầu vật tư? Trình bày nội dung quản trị vật tư nội tổ chức? Những cơng việc cần làm q trình đàm phán hợp đồng cung ứng? Những điểm cần lưu ý? Nội dung hợp đồng cung ứng? Trình bày vắn tắt công việc cần làm để tổ chức thực hợp đồng cung ứng? Giáo trình Logistics Trang 164 ... Mục tiêu phát tri? ??n mối quan hệ: Để kinh doanh, doanh nghiệp phải thiết lập nhiều mối quan hệ (marketing mối quan hệ - relation marketing) Trong mối quan hệ quan hệ khách hàng quan hệ với nguồn... Mua tạo mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng tại, phát tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm năng…do đảm bảo việc mua ổn định, giảm chi phí Giáo trình Logistics Trang 156 Chương 8: Quản trị... Chọn nhà cung ứng tạo nên mối quan hệ chiến lược, thực marketing mối quan hệ - Chọn nhà cung ứng tốt tăng cường khả cạnh tranh doanh nghiệp, tạo tiền đề cho phát tri? ??n bền vững doanh nghiệp Theo