LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kỳ thời đại nào thơng tin cũng luơn tồn tại và được sử dụng hàng ngày Thơng tin ngày càng trở nên quan trọng nhất là đối với xã hội phát triển, nĩ đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng Việc nắm bắt khai thác và sử lý thơng tin nhanh, chính xác là con đường dẫn đến thành cơng và tin học đã cung cấp cho chúng ta những cơng cụ và phương pháp giải quyết các yêu cầu đĩ
Tin học hố các cơng tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính là một trong những lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học Việc áp dụng tin học vào quản lý khơng những làm tăng đáng kể năng xuất lao động mà cịn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống tin quản lý chặt chẽ và cĩ cơ sở khoa học
Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BI MOI DNT là một đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị điện lạnh điện máy chất lượng cao, trong nền kinh tế
thị trường việc nắm bắt thu thập và xử lý thơng tin nhanh chĩng, chính xấc để kịp
thời đưa ra những quyết định đúng đắn là một yêu cầu đối với cơng ty
Trang 2Lời mở đầu
Chương I: Mục đích và yêu cầu của hệ thống 1 Mục đích của hệ thống _
2 Yêu cầu của hệ thống
Chương II: Phan tich va thiét kéhé thong, -
1 Định nghĩa hệ thống thơng tin 2 Mơ hình hệ thống thơng tin
Phần I: Phân tích hệ thống quản lý hiện tại của Cơng ty,
I: Tổng quan về hệ thống _
1I: Các chức năng chính của hệ thốn
V: Yêu cầu xây dung hé thong thong tinméi, —= 10 Phần II: Phân tích hệ thống hiện tại của Cơng Ty TNHH thương mại và thiết bị mớii DÌNÏTỦ - - < SH TH TT TH Ti HH TH cư 11
I: Téng quan vé hé thong MOi ——¬ĐS8 re 11
II: Chttc nang chinh cua hé thong ——— ¬7Ï]Ư][Eee 11
II: Phương thức hoạt động của chức năng chính -22s2222222z:+ 11
IV: Thiét ké hé thong thongtin, —— — — =5 12
Sơ đồ phân cấp chức năng „14
A: Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh 15
AI: Biểu đồ phân cấp chức năng mức dưới nh =- 16
1: Chức năng mua vật tư .22222222222222222222222222222222222222222222225522 16 2: Chức năng bán vật tW, .-cscc°222E222E222222222222222222222222222222zzzrz 17 3: Chức năng tra CỨU VCCEECEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEtttrrtrtrrrrrrrrrrrrrrr 18
4: Chức năng quản lý kho, 19
5: Chức năng quản lý nợ đọng
6: Chức năng báo cáo
A2: Biểu đồ luồng dữ liệu, EEES222222222222311211222222222215112322221222222225555 21
A3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khungcnh —- 23
A4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dỉh_ — — — << “— ~5- 24
A5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Trang 3
Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu
1: Các mơ hình thực thể
II: Mơ hình thực thể liên kết
II: Thiết kế hệ thống cơ sở dữ lu 38
Chương IV: Giới thiệu về ngơn ngữ VB và hệ quản trịAccs =——- 41
1: Giới thiệu về ngơn ngữ VB
II: Hệ quản trị Access Chương V: Thiết kế Form
1: Form tạo người sử dụng
: Form chính
: Form phiếu nhập kho : Form phiếu xuất kho, : Form phiếu tồn kho
: Form tra cứu nhà cung cấp 53
: Form tra cứu khách hàng 53
: Form tra cứu vật tư
— c : Form Phiếu thu nợ
¬ — : Form phiếu trả nợ 12: Form phiếu giao hàng,
13: Form hố đơn thanhtốn ccc cccccceeeeeseeestsetsussessseeseee 56
14: Form bán Vật tư 22s S222222222222222222551122222215212222221532122222523222222555 -e- 56
15: Form mua Vat tut cc ceceeecsesseccceceseeeestessnsscceseeceeseestuesssceeeeeeeeeeeennee 57
16: Form khách hàng _ „ : Form nhà cung cấ 18:
19: Form báo cáo xuấtkhoa ccc ceccecescseeseeseteeteetsetsenseeeee 59
20: Form báo cáo nhập kho 222sS222222222222222222122222252321222225232222222522 - 59
Trang 4CrUONG |
MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HE THONG
1 Mục đích của hệ thống
Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về phần cứng cũng như phan mềm, sự ứng dụng của máy vi tính trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến
Hệ thống quản lý Vật tư được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho cơng tác quản lý của Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT được dễ
dàng hơn Chương trình sẽ giúp cho các cán bộ của các phịng ban cũng như nhân viên trong Cơng ty tiết kiệm được thời gian cơng sức trong việc tổng hợp các số liệu hố đơn chứng từ, rút ngắn thời gian lập báo cáo, nhanh chĩng đáp ứng được đầy đủ các thơng tin chỉ tiết về tất cả các loại hàng đến khách hàng
Hệ thống thơng tin quản lý vật tư thơng qua máy tính sẽ được triển khai tại phịng kinh doanh của Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MĨI DNT, dữ liệu sẽ được cập nhật đầy đủ đồng bộ tại tất cả các phịng ban trong Cơng ty
Sử dụng hệ thống tin quản lý sẽ thu được những lợi điểm sau: + Nhập dữ liệu một cách dễ dàng
+ Sử dụng dữ liệu nhiều lần
+ Đáp ứng nhiều loại dữ liệu tổng hợp
+ Đưa ra các báo cáo thống kê một cách nhanh chĩng và chính xác 2 Yêu cầu của hệ thơng:
+ Yêu cầu của một đơn vị:
Mỗi đơn vị cĩ một yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng Hệ thống tin quản lý
phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đĩ Nhà quản lý đơn vị phải là nhà đề đạt và quyết định đưa ra các ứng dụng tin học vào cơng tác quản lý
Như vậy một hệ thống tin quản lý cần phải nắm được các chiến lược phát triển
chung của đơn vị quản lý, khơng để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như quản
lý làm sai lệch thơng tin tập hợp
Trong quá trình phát triển của hệ thống phải được kiểm chứng tính đúng đắn,
Trang 5+Yêu cầu của người sử dụng:
Một hệ thống cĩ tính thực tế cao thì nĩ dễ vận hành và thâm nhập vào cơng việc một cách dễ dàng Khi thiết kế một hệ thống cần phải tuân theo các quy tắc
sau:
- Yêu cầu về truy nhập dữ liệu: Hệ thống phải cĩ khả năng truy cập dữ liệu mau chĩng, thuận lợi, chuẩn xác Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu
- Yêu cầu về hệ thống thơng tin: Hệ thống phải được bảo trì, cĩ tính mở dễ
phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải cĩ khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ
liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi
- Yêu cầu về giao diện: Giao diện người dùng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện đẹp mắt và khơng cầu kỳ Phải cĩ tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bầy, khả năng trợ giúp kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng Các thơng báo lỗi phải đày đủ, dự kiến mọi khả năng sai xĩt của người sử dụng
- Yêu cầu về đối thoại và giải đáp: Hệ thống phải cĩ khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đĩ nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của người quản lý Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa hệ thống
Trang 6CHƯƠNG lì
PHAN TICH VA THIET KE HE THONG -'1+
1 Định nghĩa hệ thống thơng tin
Hệ thống thơng tin là một tập hợp con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động cập nhật, lưu trữ và phân phối thơng tin trong một ràng buộc gọi là mơi trường
Nĩ được thể hiện bằng con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học khơng tin học Đầu vào của hệ thống thơng tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nĩ cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước Kết quả chuyển đến được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu
2 Mơ hình của hệ thống thơng tin
Nguồn
Cập nhật Xử lý và lưu trữ Thơng tin đưa ra
Kho dữ liệu
Như vậy, hệ thống thơng tin đều cĩ 4 bộ phận: + Bộ phận đưa dữ liệu vào
+ Bộ phận xử lý + Kho dữ liệu
Trang 7Phan I Phan tich hệ thống quan ly vat tư hiện tại của Cơng ty
I Tổng quan về hệ thống quản lý hiện tại của Cơng ty
Hệ thống tổ chức hoạt động của Cơng ty được tổ chức theo mơ hình sau:
Phịng giám đốc Phịng Kĩ thuật bảo hành
Hiện tại hệ thống quản lý vật tư của Cơng ty chủ yếu dựa vào phương thức lưu trữ mọi thơng tin trên giấy tờ, Xử ký thủ cơng các thơng tin vào ra Cách quản lý này cĩ nhược điểm, cồng kềnh, rất khĩ khăn trong việc truy cập và tìm kiếm thơng tin, báo cáo
Kính doanh Phịng trợ giúp khách hàng Phịng kế tốn
Il Các chức năng chính của hệ thống:
Hoạt động chủ yếu của cơng ty là kinh doanh một số mặt hàng về Điện lạnh-Điện máy, cung cấp cho thị trường trong và ngồi nước Chính vì vậy các chức năng chính của hệ thống quản lý vật tư của Cơng ty bao gồm:
1.Mua vat tu 2.Bán vật tư 3.Quản lý tồn kho 4.Quản lý cơng nợ
5.Quản lý xuất nhập hàng hố
Ill Phương thức hoạt động của các chức năng chính: 1.Chức năng mua vat tu:
Trang 8+ Mua những vật tư mà Cơng ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hang, trường hợp này Cơng ty thường mua vật tư ở những đơn vị cung cấp quen thuộc của Cơng ty
+Mua những vật tư theo yêu cầu đột xuất trong trường hợp khách hàng yêu cầu những vật tư đặc biệt mà Cơng ty khơng cĩ sắn trong kho Trường hợp này, người phụ trách tìm trong hồ sơ xem cĩ đơn vị nào cung cấp vật tư đĩ khơng? Nếu tìm được thì lựa chọn trong các đơn vị đĩ một đơn vị nào cung cấp tốt nhất (Theo tiêu chuẩn về chất lượng vật tư về số lượng theo yêu cầu, thái độ phục vụ và giá cả hợp lí) sau đĩ, lập dự trù mua vật tư duyệt mua và cuối cùng là liên hệ với đơn vị cung cấp và lập hợp đồng mua vật tư
2.Bán vật tư:
Mỗi khi cĩ khách yêu cầu mua một vật tư nào đĩ thì bộ phận bán vật tư sẽ kiểm tra xem trong kho cĩ cịn vật tư đĩ với số lượng đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng khơng Nếu khơng đủ thì thoả thuận lại số lượng bán Sau đĩ thoả thuận với khách về giá cả, số lượng, phương thức thanh tốn, số tiền nợ (nếu cĩ nợ ), thời hạn thanh tốn ,bước cuối cùng là lập phiếu bán vật tư cho khách
3.Chức năng quản lý kho: Chức năng này cĩ nhiệm vụ sau:
-Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thơng tin về các vật tư được nhập kho
-Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thơng tin về các vật tư được xuất kho
Để làm được vấn đề này, bộ phận quản lý kho sẽ phải quản lý tất cả các thơng tin về tất cả các vật tư hiện đang tồn kho, bao gồm các thơng tin về chủng loại, quy cách, giá cả, số lượng tồn kho
Mỗi khi cĩ hoạt đơng mua bán vật tư thì các thơng tin trên được cập nhật 4.Quản lý nợ đọng:
Trang 9IV Cách phân loại: (Các loại vật tư gồm cĩ)
Cơng Ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT
DANH MỤC VẬT TƯ STT | Ma VT Tén vat tu DVT | Don gid(VND) 1 MYD BA |May lam nong lanh | Cái | 189000
nuoc uong
2 YLRO4 4|May lam N am|Cái |632000
loaidung
3 X33 May lam NL loai dung | Cái | 932000 4 JY200 Binh loc nuoc gom su | Cái | 800000
(vang)
5 Jyl Gom loc Cái | 1030000
6 JY2 Loi loc Cái | 32000
7 LK_011 Bong đen lo vi song Cái | 62000 8 LK_006_ | Chíp lam lanh Cái | 62000
9 LK_017 Pin loc Cái | 32000
10 |LK_005_ | Quat gio Cái | 532000
1I |LK_ 002 Role (bau dun) Cái | 52000 12 |LK 015 Voi nong lanh Cái | 632000
13 |KC 9 Noi da nang Cái | 60000
14 |EG9025P | Lo vi song Cái | 800000 15_|VOIJY Voi binh loc may JY |Cái | 22000
16 |NAP_KC | Nap noi Cái | 56000
17 |LK_003 Chemostar Cái | 450000
18 |IC Binh loc nuoc de ban | Cái | 279000
(NP)
19 | DAILGC_| Dai GC Cái | 89000
21 |DEGC De GC Cái | 632000
2I |LK_004 Nhua mat truoc Cái | 34000
22_|LK_002_ | Cong tac Cái | 27000
23 |THAN K | Than noi KC9 Cái | 80000 24 |THAN_T | Than tren GC Cái | 65000
25_ |LK 007 |Machdientu Cái | 90000
26 |LK 013 Van 1 chieu Cái | 890000
27 |LK 015 Vo ton than may Cal | 89000 28 | LK_008 Voi nang lanh Cái | 122000 29_ |LK 014 | Ong nhua mem Cái | 109000
Kế tốn trưởng
(Ký họ tên) Ngày tháng năm
Trang 10V Yéu cau xây dựng hệ thống mới:
Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ em thấy nĩ bộc lộ những nhược
điểm yếu kém làm hạn chế hiệu qủa sản xuất kinh doanh, cụ thể là:
-Lượng thơng tin cần xử lý lớn nên phải cĩ nhiều người làm việc này, tốn nhiều thời gian và đơi khi cơng việc tiến hành khơng chính xác, kém hiệu quả
-Chưa cĩ được một chiến lược kinh doanh thích hợp, phù hợp với tình hình phát triển của thị trường, nhất là thị trường vật tư xây dựng
-Việc lưu trữ, tìm kiếm thơng tin tốn nhiều thời gian và cơng sức do phải làm việc thủ cơng, nhất là việc kết xuất các thơng tin thống kê
-Trước tình hình đĩ, việc xây dựng hệ thống thơng tin mới với sự hỗ trợ của máy tính là một yêu cầu hết sức bức bách đảm bảo cho Cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả trong cơ chế thị trường hiện nay
Bên cạnh việc duy trì các hoạt động của hệ thống cũ, hệ thống mới phải thoả mãn các yêu cầu sau:
s* Quản lý chặt chế các thơng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty
s% Cho phép xem các thơng tin cụ thể và các thơng tin thống kê về các hoạt động của Cơng ty một cách nhanh chĩng và chính xác
Trang 11Phần II Phân tích và thiết kế hệ thống của Cơng ty TNHH thương
mại và thiết bị mới DNT
I Tổng quan về hệ thống thơng tin mới:
Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ
thống cũ thực tế để đuổi kịp tình hình phát triển của thị trường Cơng ty cần cĩ
một hệ thống mới làm việc cĩ hiệu qủa hơn với sự trợ giúp của máy tính, đáp ứng được các yêu cầu của cơng tác quản lý Ngồi ra, hệ thống mới cĩ thể trợ giúp quyết định cho người bán vật tư người mua vật tư, người quản lý, ban giám đốc Cho phép xem các thơng tin thống kê, tự động in các phiếu nợ, in báo cáo bán hàng, báo cáo xuất nhập, tồn kho trong tuần, trong tháng
II Chức năng chính của hệ thống thơng tin mới:
Để đáp ứng được các yêu cầu được đặt ra ở trên, hệ thống thơng tin mới gồm cĩ các chức năng chính là: e Mua vat tu e Ban vat tu e Tra cứu e quản lý kho e Quan ly ng đọng e Bao cdo
TIL Phương thức hoạt động của các chức năng chính của hệ thống mới: 1 Mua vật tư:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu của bộ phận bán vật tư dựa vào các phiếu chào hàng của các đơn vị cung cấp đồng thời kết hợp với thơng tin chung của thị trường, bộ phận mua vật tư thiết lập bản dự trù thơng qua kiểm duyệt của ban giám đốc, sau đĩ liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua vat tu va cap nhat thong tin mua vat tu
2 Ban vat tu:
Khi khách cĩ yêu cầu mua vật tư bộ phận bán vật tư lần lượt duyệt các vật
Trang 12a Loại vật tư đĩ Cơng ty khơng cĩ và hệ thống lưu trữ thơng tin chào hàng khơng cĩ thơng tin gì liên quan đến các vật tư này Trường hợp này phải từ chối bán các vật tư đĩ
b Cơng ty cĩ đủ số lượng vật tư và quy cách như yêu cầu của khách hàng Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả
c Cơng ty hiện khơng cĩ vật tư này nhưng hệ thống thơng tin chào hàng cĩ các thơng tin liên quan đến các vật tư này, qua đĩ bộ phận tiếp thị cĩ thể trao đổi với khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận, bộ phận bán vật tư sẽ đề nghị với bộ phận mua vật tư liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng (bằng phương tiện ngồi hệ thống như máy mĩc các thiết bị), nếu đặt hàng được thì tiệp tục thoả thuận về giá cả và số lượng Hệ thống sẽ trợ giúp các thơng tin về giá cả (dựa theo các thơng tin trong máy) Sau đĩ nếu người bán và khách mua thoả thuận được giá cả và số lượng thì bộ phận mua vật tư nên liên hệ lại với nhà cung cấp để khẳng định việc đặt hàng Sở dĩ ở đây phải sử dụng các phương tiện ngồi hệ thống vì độ tin cậy vào phiếu chào hàng của nhà cung cấp khơng cao
d Cơng ty khơng cĩ đủ số lượng của vật tư theo yêu cầu của khách Trường hợp này cĩ thể bán hết số lượng vật tư cịn lại trong kho rồi sau đĩ tiếp tục thoả thuận với khách hàng về số lượng vật tư cịn lại như trong trường hợp C
3.Quản lý kho:
Chức năng này hoạt động theo phương thức tương tự hệ thống cũ 4.Tra cứu:
Cho phép người quản lý cĩ thể tra cứu những thơng tin về khách hàng, người cung cấp vật tư
5.Quản lý nợ đọng:
Trong mục này, hệ thống cung cấp các chức năng để quản lý việc thu nợ Chức năng thu nợ sẽ cập nhật thơng tin khi cĩ khách hàng đến thanh tốn nợ cho Cơng ty, chức năng trả nợ sẽ cập nhật thơng tin khi Cơng ty thanh tốn nợ mua vật tư cho đơn vị cung cấp Chức năng địi nợ sẽ ¡in ra các phiếu địi nợ đối với khách hàng nợ quá hạn với thời hạn thanh tốn
6.Báo cáo:
Trang 13IV Thiết kế hệ thống thơng tin mới:
Trước hết ta phải xác định các luồng thơng tin vào ra của hệ thống từ đĩ sẽ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống mới
Cĩ nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin và chức năng, ở đây ta áp dụng phương pháp phân tích chức năng từ trên xuống
+ Luồng thơng tin vào:
- Các thơng tin về khách hàng - Thơng tin về các nhà cung cấp - Thơng tin về vật tư
+ Luồng thơng tin ra:
- Báo cáo về khách hàng: - Báo cáo xuất nhập — tồn kho - Báo cáo cơng nợ
Trang 15A-BIEU DO PHAN CAP CHUC NANG MUC ĐỈNH Quan ly vat tu Mua vật tư Bán vật tư "Tra cứu QL kho QL no dong Báo cáo
Mơ tả chức năng:
s* Mua vật tu:
+ Mơ tả: quản lý việc mua vật tư
+ Thơng tin vào: các thơng tin cơ bản về loại vật tư cần mua: mua vat tu, tên vật tư, số lượng giá cả nhà cung cấp
vật tư
+ Thơng tin ra: hố đơn mua vật tư s* Bán vật tư:
+ Mơ tả: các thơng tin cơ bản về các yêu cầu của khách hàng + Thơng tin vào: các thơng tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng + Thơng tin ra: thơng tin về giá cả vật tư
+ Các sự kiện: thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả s* Quản lý kho:
+ Mơ tả: quản lý thơng tin về số lượng xuất nhập, vật tư tồn trong kho + Thơng tin ra: hố đơn nhập, xuất, kiểm tra
+ Thơng tin ra: báo cáo xuất, nhập, tồn kho s* Tra cứu:
+ Mơ tả: Các thơng tin tìm kiếm và tổng hợp cho việc quản lý kinh doanh
+ Thơng tin vào: Các thơng tin về vật tư
+ Thơng tin ra: Thơng tin cần tra cứu
** Quan ly nợ đọng:
+ Mơ tả: Quản lý thơng tin về nợ đọng của cơng ty
Trang 16+ Thơng tin ra: Báo cáo về tài chính cơng nợ liên quan đến việc kinh doanh của Cơng ty
s* Báo cáo:
+ Mơ tả: Thống kê tất cả các bảng liên kết với nhau
A.1.BIEU ĐỒ PHAN CAP CHỨC NĂNG MỨC DƯỚI ĐỈNH
1 Chức năng mua Vật tư:
Mua vật tư Vật tư N.Cung cấp Nhập kho a Vật tư:
+ Mơ tả: Thơng tin chung về các vật tư cần mua
+ Thơng tin vào: Các thơng tin cơ bản về tên vật tư chủng loại +Thơng tin ra: Thơng tin về chất lượng, giá cả, hãng sản xuất + Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả
Cĩ thể thêm các vật tư vào
b Nhà cung cấp:
+ Mơ tả: cung cấp thơng tin về các nhà cung cấp vật tư + Thơng tin vào: các thơng tin về loại vât tư
Trang 172 Chức năng bán vật tư: Bán vật tư
Vật tư Xuất kho Khách hàng
s* Vật tư:
+ Mơ tả: thơng tin chung về các vệt tư cần bán + Thơng tin vào: các thơng tin về việc bán vật tư
+ Thơng tin ra: thơng tin về số lượng vật tư, ngày bán, chủng loại
+ Các sự kiện: kiểm tra trước khi xuất kho
s* Chức năng xuất kho:
+ Mơ tả: quản lý thơng tin về việc xuất vật tư của cơng ty + Thơng tin vào: các hố đơn bán vật tư cho khách hàng
+ Thơng tin ra: thơng tin về loại vật tư được xuất, phiếu xuất kho + Các sự kiện: thay đổi về số lượng, giá cả, hãng sản xuất
s* Chức năng khách hàng:
+ Mơ tả: cho biết thơng tin các khách hàng của cơng ty + Thơng tin vào: các thơng tin cần tra cứu về khách hàng
+ Thơng tin ra: thơng tin về khách hàng khơng thanh tốn nợ đúng thời hạn
Trang 183 Chức năng tra cứu: hạn "Tra cứu Vật tư Nhà cung cấp Khách hàng s* Chức năng vật tư:
+ Mơ tả: Cho biết thơng tin về các loại vật tư trong kho + Thơng tin vào: Các yêu cầu cần tra cứu về vật tư + Thơng tin ra: Báo cáo kết quả về loại vật tư cần xem + Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, nơi sản xuất, giá cả
s* Chức năng nhà cung cấp:
+ Mơ tả: Chobiết thơng tin về các nhà cung cấp vật tư + Thơng tin vào: Các thơng tin về một vật tư, yêu cầu tra cứu
+ Thơng tin ra: Thơng tin về tên, địa chỉ, điện thoại, của nhà cung cấp s* Chức năng khách hàng:
+ Mơ tả: Cho biết thơng tin các khách hàng của cơng ty + Thơng tin vào: Các thơng tin cần tra cứu về khách hàng
+ Thơng tin ra: Thơng tin về khách hàng khơng thanh tốn nợ đúng thời
Trang 194 Chức năng quản lý kho: Quản lý kho
Nhập kho Xuất kho Tồn kho
s* Chức năng nhập kho:
+ Mơ tả: Quản lý việc nhập vật tư của Cơng ty + Thơng tin vào: Các thơng tin mua vật tư
+ Thơng tin ra: Các hố đơn nhập vật tư gồm các loại vật tư, số lượng,
+ Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư
s* Chức năng xuất kho:
+ Mơ tả: Quản lý việc bán, xuất vật tư của Cơng ty cho khách hàng + Thơng tin vào: Các thơng tin bán vật tư, đơn mua vật tư
+ Thơng tin ra: Các hố đơn xuất vật tư gồm các loại vật tư, số lượng đơn
+ Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư, chủng loại, giá cả s* Chức năng tơn kho:
+ Mơ tả: Quản lý việc /nhập /xuất/tồn vật tư
+ Thơng tin ra: Các thơng tin loại vật tư, số lượng tồn
Trang 205 Chức nang quản lý nợ đọng: QL.No đọng
Thu nợ Trả nợ Trợ giúp Quay về
s* Chức năng thu nợ
+Mơ tả: Cho biết thơng tin các khách hàng cịn nợ của Cơng ty + Thơng tin vào: Các yêu cầu cần biết những khách hàng của Cơng ty + Thơng tin ra: Báo cáo kết quả về những khách hàng cịn nợ
+ Các sự kiện: Cĩ thể chỉ xem những khách nợ, cĩ thể xem tồn bộ
khách hàng cung cấp vật tư của cơng ty s* Chức năng trả nợ:
e_ Mơ tả: Cho biết thơng tin về các nhà cung cấp mà cơng ty cịn nợ e_ Thơng tin vào: Các yêu cầu cần biết những đơn vị cung cấp cho cơng ty e Thơng tin ra: Báo cáo kết quả về những nhà cung cấp mà cơng ty cịn nợ e Các sự kiện: Cĩ thể chỉ xem những nhà cung cấp nhà cung cấp mà cơng ty
cịn nợ cĩ thể xem tồn bộ các nhà cung cấp s* Chức năng trợ giúp:
e_ Mơ tả: Cho những thơng tin cần thiết giúp bạn sử dụng chương trình hiệu quả hơn
s* Chức năng quay về:
Trang 216 Chức năng báo cáo: BÁO CÁO
Xuất nhập kho Tồn kho Thu nợ Tra no
Chức năng xuất/nhập kho: In báo cáo về xuất, nhập kho, kèm theo hố đơn nhập, xuất
Chức năng tồn kho: In báo cáo về các vật tư tồn kho sau một thời gian nhất định nào đĩ
Chức năng thu nợ: In báo cáo về các khách hàng cịn nợ quá hạn của cơng
ty
Chức năng trả nợ: In báo cáo về cơng nợ của cơng ty với các nhà cung cấp Các sự kiện: Ta cĩ thể xem báo cáo trước khi in ra giấy
A2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮLIỆU
BĐLDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý, các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đĩ
Chức năng: là nhiệm vụ xử lý thơng tin, được biểu diễn bằng hình trịn hoặc elip
Luồng dữ liệu: là thơng tin vào hay ra một chức năng
Biểu diễn:
Kho dữ liệu: là thơng tin được tích động lại để dùng về sau
Trang 22Tác nhân ngồi: là người hay tổ chức thuộc mơi trường của hệ thống và cĩ giao tiếp thơng tin với hệ thống
Biểu diễn:
Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con trong hệ thống nhưng được miêu tả ở một trạng thái khác của hệ thống
Biểu diễn:
e Phân mức:
ò_ Mức khung cảnh (mức 0): chỉ cĩ một chức năng với các luồng vào và ra
o Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân rã thành nhiều chức năng con
6 Mức dưới đỉnh: giải thích một chức năng tương ứng của mức đỉnh
Trong hệ thống quản lý vật tư của Cơng ty ta cĩ biểu đồ sau:
A3 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH
Tra ng
Khách hàng
Yêu cầu mua êu cầu mua, trả nợ
Quản lý Kinh doanh
Phiếu thu nợ + hố đơn bán
Nhà cung cấp
Trang 24
A.5 BIỂU ĐỒ LUỒNG DU LIEU MUC DƯỚI ĐỈNH
Cơng ty:
Chức năng 1: Mua vật tư
NCC Người cung cấp |————— Giao Vt Dang ky NCC Ding Nec Tra tién Tép tra ng Tép mua vat tu Chức năng 2: Bán vật tư Khách nợ Khách hàng Tép thu ng
Hoa don ban ——_
Trang 25Chức năng 3: Quản lý kho:
Tép mua vat tu Tép ban vat tu
Nhập vat tu ban Tép kho Chức năng 4: Quản lý nợ đọng
Kháchhàng [— — Nha cung cap
Tép bán vật tư Tép mua vat tu
Tép thu ng Tép tra ng
Trang 26B TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU
Từ sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữ liệu, sự vận chuyển thơng tin giữa các chức năng, ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu hệ thống
Ta chọn mơ hình quan hệ vì nĩ cĩ tính độc lập cao, hình thức biểu diễn tốn học tốt
Trong phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, ta để cập các vấn
dé sau:
Xác định các thuộc tính của các đối tượng cần quản lý
e_ Chuẩn hố các thực thể
e_ Xác định mối liên hệ giữa các thực thể e _ Xây dựng mơ hình thực thể kết hợp
Với bài tốn quản lý kinh doanh, hệ thống sử dụng các chứng từ cĩ cấu trúc sau: 1 Phiếu mua vật tư (đơn mua vat tu):
Dùng để lưu trữ thơng tin về ciệc Cơng ty mua vật tư của nhà cung cấp nào đĩ Các thơng tin lưu trữ bao gồm các thơng tin chung và các dịng mua vật tư chỉ tiết
PHIẾU MUA VẬT TƯ KIÊM PHIẾU NHẬP KHO
° Số phiếu ° Ngày mua ° Tén đơn vị bán ° Địa chỉ đơn vị bán ° Tén vat tu ° Loại vật tư ° Nơi sản xuất ° Số lượng ° Đơn giá ° Tổng số tiền ° Số tiền đặt trước ° Số tiên nợ
° Thời gian thanh tốn 2 Phiếu bán vật tư:
Trang 27PHIẾU BÁN VẬT TƯKIÊM PHIẾU XUẤT KHO ° Số phiếu ° Ngày bán ° 'Tên khách hàng ° Địa chỉ khách hàng ° Tén vat tu ° Loại vật tư ° Nơi sản xuất ° Số lượng ° Don giá ° Số tiền đặt trước ° Thời hạn thanh tốn 3 Phiếu thu nợ:
Dùng để lưu trữ thơng tin về việc Cơng ty thu nợ của một khách hàng đã mua vật tư của Cơng ty theo một phiếu mua vật tư nào đĩ
PHIẾU THU NỢ
Số phiếu Ngày mua Tén don vi
Dia chi don vi ban Tén vat tu Loai vat tu Nơi sản xuất Số lượng Don gia Tổng số tiền Số tiền đặt trước Số tiền nợ
Thời hạn thanh tốn 4 Phiếu trả nợ:
Dùng để lưu trữ thơng tin về việc Cơng ty trả nợ cho một nhà cung cấp đã bán vật tư cho Cơng ty theo một phiếu mua vật tư nào đĩ
PHIẾU TRẢ NỢ
e_ Số phiếu trả nợ e Ngay tra e Tén don vi ban e Dia chi don vi ban e Số phiếu mua
Trang 28Mã số 02 VT
Số:
Nợ
Cĩ
PHIEU XUAT KHO
Don vi Dia chi Ngày tháng năm
Họ tên người nhận hàng: _ Địa chỉ
Lý do xuất kho Xuất kho tại: _
Tên nhãn hiệu quy cách, | Mã | Số lượng Don gia | Thanh
STT | phẩm chất vật tư sản phẩm | số | Yêu Thực tiên
hàng hố cầu xuất
A_|B C 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cong
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Xuất ngày .tháng
Trang 29Mã số 02 VT Số: Nợ Cĩ PHIEU NHẠP KHO Don vi
Dia chi Ngày tháng năm
Họ tên người nhận hàng „Địa chỉ
Lý do nhập kho: Nhập kho tại:
Tên nhãn hiệu quy cách, | Mã | Số lượng Don gid | Thanh
STT | phém chất vật tư sản phẩm | số | Yêu Thực tiền
hàng hố cầu nhập A B Cc 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cong
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận
Trang 30Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT
PHIEU GIAO HANG
Tén Cong ty mua hàng _ Dia chi Mã số thuế
STT | Tênhàng DV |SL_ | Don gia Thanh tién
/ Tinh KF `C Œœ ¬Ì Ca ta > CĨ) b) Cộng tiền hàng Triết khấu Tong cong Bằng chữ: Người bán hàng
Đã thanh tốn Thu kho
STT | Diễn giải Ngày thanh tốn Ký tên xác nhận
Trang 31
CHUONG I
a
PHAN TÍCH HE THONG VE DU LIED D
I Các mơ hình thực thể:
Dựa trên các kiểu thực thể trên, áp dụng cá quy tắc chuẩn hố thực thể, kết họp với yêu cầu của người sử dụng hệ thống mới, ta thu được các kiểu thực thể chuẩn hố sau:
1.Nhà cung cấp
Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thơng tin về một đơn vị cung cấp
nào đĩ
SNS
LK
v
NHA CUNG CAP Mã số nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Số tel Số fax 2 Khách hàng:
Kiểu thực thể này để lưu trữ thơng tin về một khách hàng nào đĩ
SSN NN v Khách hàng Mã khách hàng 'Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Số tel Số fax 3 Mua vật tư:
Kiểu thực thể này được dùng để lưư trữ các thơng tin chung về việc cơng
Trang 32MUA VAT TU v Ngay mua Số tiền nợ Mã số mua Mã nhà cung cấp ¬ KN
Thời hạn thanh tốn + Don mua vat tu:
Kiểu thực thể này được dùng để lưư trữ các thơng tin chỉ tiết về một loại
vật tư của phiếu mua vật tư xác định qua số phiếu bán
ĐƠN MUA VẬT TƯ
Mã số mua
_ Mã số vật tư
v Số lượng
w Đơn giá 5 Bán vật tư:
Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ thơng tin về việc Cơng ty bán vật
tư theo một số phiếu bán vật tư cho một khách hàng nào đĩ
BÁN VẬT TƯ Mã số bán Mã khách hàng Ngày bán Số tiên nợ SSN KN
Thời hạn thanh tốn 6 Đơn bán vật tư:
Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ thơng tin chỉ tiết về một loại vật tư
của phiếu bán vật tư xác định qua mã số phiếu
ĐƠN BÁN VẬT TƯ
* Mã số bán
Trang 337 Thu nợ:
Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ các thơng tin về một khách hàng
trả nợ của phiếu bán xác định qua mã số phiếu bán
THU NỢ
w Mã số bán
wx Ngày thu
Y Sotra
8 Trả nợ:
Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ các thơng tin về việc cơng ty trả nợ
của phiếu mua vật tư xác định qua mã số phiếu mua
TRẢ NỢ
Mã số mua « Ngày trả Y S6 tién tra
9 Tồn kho:
Kiểu thực thể này được cùng để lưu trữ các thơng tin tồn kho của Cơng ty
về một loại vật tư nào đĩ được xác định qua mã số vật tư TỒN KHO
w Mã số vật
* Số lượng vật tư tồn kho
v Số lượng vật tư tồn kho tối thiểu v_ Giá nhập trung bình
10 Vật tư:
Kiểu thưc thể này được dùng để lưu trữ các thơng tin về một loại vật tư nào
VẬT TƯ
Trang 34Ma nha ce Tên nhà cc Địa chỉ Ma tra Ma mua Ngày trả Nhà cung cấp Mã Kh Mã thu Mã bán Ngày thu Tên KH Địa chỉ Khách hàng
Mua vật tư Trả nợ 4 Thung Ban vat tu
Don mua vat tu ——] Vật tư [—— Don ban vat tu
F† Mã mua
Mã bán
Mã vật tư -
Mã vật
| | Don gia Tơn kho tư
—| Số lượng cự Mã vật tư Mã vật tư Đơn giá 6á
Tên vật
tu SL xuat
Loai vat SL nhap
tu `
SL ton
Trang 35So d6 quan hé trong Access
Peace wetter
‘a @, | 8° Be ) ORR eee
| Imuavattu
Trang 36IH Thiết kế cấu trúc cơ sở đữ liệu:
Từ các mối quan hệ giữa các thực thể, và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu như sau:
1 Bảng nhà cung cấp:
STT Tên trường, Kiểu |Độrộng | Nội dung
1 MANHACC Text 10 Mã số nhà cung cấp
2 TENNCC TEXT |30 Tên nhà cung cấp
3 DIENTHOAIT N 10 Số điện thoại nhà cung
cấp
4 FAX N 10 Số fax nhà cung cấp
2 Bảng Khách hàng:
STT Tên trường Kiểu Độ rộng | Nội dung
1 MAKH TEXT 15 Mã Số khách hàng
2 TENKHACH TEXT |25 'Tên khách hàng
3 DIACHI TEXT |30 Địa chỉ khách hàng
4 DIENTHOAI N 10 Điện thoại khách hàng
5 SOFAX N 10 Số fax khách hàng
3 Bảng vật tư:
STT "Tên trường Kiểu Độ rộng | Nội dung
1 MAVT TEXT 15 Mã vật tư
2 TENVATTU TEXT | 25 Tên vật tư
3 LOAIVATTU TEXT | 30 Loai vat tu
Trang 374 Bang mua vat tu:
STT Tên trong Kiéu Độ rộng | Nội dung
1 MAMUA N 10 Mã số mua vật tư
2 MANHACC TEXT l5 Mã nhà cung cấp
3 NGAYMUA D Sortdate | Ngay mua vat tu
4 SOTIENNO N Double Số tiền nợ
5 THTOAN D Sortdate | Thời hạn thanh tốn
5.Bảng đơn mua vat tư:
STT Tên trong Kiểu Độ rộng | Nội dung
1 MAMUA N 10 Mã số mua vat tu
2 MAVATTU TEXT | 15 Ma vat tu
3 SOLUONG N Double Số lượng
4 DONGIA N Double Đơn giá
6 Bảng bán vật tư:
STT Tên trong Kiểu Độ rộng | Nội dung
1 MABAN N 10 Ma ban
2 MAKHACH TEXT 15 Mã khách
3 NGAYBAN D Sortdate | Ngày bán
4 SOTIENNO N Double Số tiền nợ
5 THTOAN D Sortdate | Thời hạn thanh tốn
7.Bảng đơn bán vật tư:
STT Tên trờng Kiểu Độ rộng | Noi dung
1 MABAN N 10 Mã số bán
2 MAVATTU TEXT | 15 Ma vat tu
3 SOLUONG N Double Số lượng vật tư bán
4 DONGIA N Double Don gid
Trang 388 Bảng tồn kho:
STT Tên trong Kiểu Độ rộng | Noi dung
1 MAVATTU TEXT | 10 Mã vật tư
2 SOLUONGNHAP N Double Số lượng nhap
3 SOLUONGXUAT N Double So luong xuat
4 SOLUONGTON N Double So luong ton
9 Bang tra ng:
STT Tén trong Kiéu Độ rộng | Noi dung
1 MATRA N 10 Mã số trả nợ
2 MAMUA N 10 Mã số mua
3 NGAYTRA N Sort Date | Ngay tra
4 SOTIEN N Double Số tiên
10 Bảng thu nợ:
STT Tên trong Kiểu Độ rộng | Nội dung
1 MATHU N 10 Mã số thu
2 MABAN N 10 Mã số bán
3 NGAYTHU D Sort Date | Ngày thu nợ
Trang 39CHƯƠNG IV
I GIỚI THIỆU VỀ NGƠN NGỮLẬP TRÌNH VISUAL BASIC: * Project! - Microsoft Visual Basic [design]
File Edit View Project Format Debug Run Query Diagram Tools Add-Ins Window Help |
»-eh-”ØœM Nĩi © S > ) wo SBKFBBWPRAD 7ï 2olss 725190x6195
` =_= = : = = aa o ; |
‘BA = S39 Forms a
„ 6 Á A tổ” rmbanwatbu (mainfrom [abt ImỊ TRUONG DAI HOC BACH KHOA HA 1S temangrting (emdeng! we KHOA TOAN TIN UNG 5° frmdonbanvattu (frmdor Eã = HIẾU 1) frmdonmuavattu (frmdo
Epa 4 8) frmhoadonthanhtoan (fr
5 frmhuongdansudung (fr
oon ĐĨ AN TOT NGHIỆP Se : É tổ” frmkkhachhang (khachhz =
B CHUGNG TRINH QUAN xÝ var ©: tear (rman 8° frmnhapkho (frmnhapkt
fj = OLE) PROJECT 15 frmphieugiaohang (frmr
FE &" 3X 8° Trmphieuthuno (frmphie = : 8° Trmphieutrano (frmphie!
ø 8 Version a frmquangeso (frmquanc
Đi vẽ frmSplash (frmSplash.fr
Bị 18 ¬ tử frmtaonguoidungmoi (Fi
A4 EE m 0% SV thực hiện : Nguyên Quý Dương 5° Frmthonatinchuongtrint Sổ” rmtonkho (frmbaocaott EBs o GV hướng đàn : Phạm Thanh Liêm 5S frmtraquukhachhang 8° frmtracuunhaaungcap (fr (t
fap Fae) tổ frmtraquuvattu (frmtrac
` 8° frmvattu (frmvattu.frm)
om kr Sổ" frmxuatkho (frmxuatkhi
Bf pe 8 inhoadonban (inhoadon! ~ tổ” Inhoadonmua (Inhoador bet he M— 18° inohieuthuno finohieuth *
DataReport < >
Microsoft visual basic: 1a sản phẩm phần mềm của hãng Microsoft, là ngơn ngữ lập trình trực quan (tức lập trình bằng mắt) Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0 cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên Internet Visual basic là chương trình 32 bit chỉ chạy trên mơi trờng windows 95 trở lên
Giới thiệu qua mơi trường làm việc của Visual Basic, các khai niệm cơ bản, và tập viết một chương trình Visual Basic đơn giản Ngồi ra cịn giới thiệu về tính năng mới của VB
Đây là mơn học đợc ứng dụng một cách tốt nhất trong việc thiết kế và nĩ cũng là một phần mềm đơn giản, giễ hiểu và phổ biến Mơn này liên quan trực tiếp tới quá trình thiết kế một cách tuần tự nhất
Trang 40bién dich cdc file tro gitip “VB va ActiveX’’, thậm chí cịn các trình ứng dung của
internet “Online VB’’ Dé khẳng định thế mạnh của VB, chúng ta sẽ điểm qua
một số tính năng của chúng:
+ Cơng cụ điều khiển (controls): các điều khiển tạo lên sức sống cho ứng dụng Chúng giúp cho ứng dụng hiển thị dữ liệu và tương tác với người sử dụng
Khi đa điều khiển vào ứng dụng khả năng lập trình của chúng ta cĩ thể tận dụng
khả năng lập trình của điều khiển ActiveX là sản phẩm (compnemt) và các điều
khiển (control) cĩ thể thêm vào những chương trình lớn
+ Chương trình (program): VB tự nĩ là một trình ứng dụng Bạn tải và thực hiện hệ thống VB y như bạn thực hiện các chương trình khác, bạn sẽ sử dụng điều
này để chạy chương trình VB để tạo các chương trình khác VB chính là một cơng
cụ rất tuyệt vời, các lập trình viên sử dụng nĩ để viết, kiểm tra và chạy các chương trình ứng dụng của Windows
+ Trình ứng dụng (application): Là tập hợp một hoặc nhiều file để biên dịch một chương trình khả thi Ngày nay, ngơn ngữ lập trình nh VB khác xa so với các ngơn ngữ lập trình cách đây vài năm Trước các mơi trờng Windows, ngơn ngữ lập trình chỉ là một cơng cụ dựa trên văn bản đựơc sử dụng để viết các chương trình Ngày nay, lập trình viên cần cĩ nhiều ngơn ngữ hơn, cần cĩ cơng cụ phát
triển đồ họa để cĩ thể làm việc trong hệ thống của Windows và tạo các trình ứng
dụng để khai thác tất cả các hoạt động về đồ họa, đa phương tiện, trực tuyến, đa xử lý và Windows cung ứng, VB chính là cơng cụ ấy Bằng nhiều ngơn ngữ VB cho phép người lập trình viết các trình ứng dụng tương tác về mọi phương diện của các hệ điều hành Windows ngày nay
+ Câu lệnh truy vấn SQL: Cho ta khả năng lấy về một mẩu tin từ các bảng cơ sở dữ liệu, đối chiếu các dữ liệu cĩ quan hệ với nhau trong nhiều bảng và thao tác với các cấu trúc cơ sở dữ liệu Các câu truy vấn SQL cịn được dùng khi thao tác với các cơ sở dữ liệu trong chương trình, thơng qua sử dụng mơ hình đối tợng
ADO, DAO, hay RDO, SQL là giải pháp chuẩn để thao tác với cơ sở dữ liệu theo
nhiều dạng khác nhau trong hệ thống cơ sở đữ liệu quan hệ bao gồm Microsoft access và SQL server