tiểu luận môn logistics thực trạng và giải pháp tối ưu hóa kho thường cho công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ tràng an

LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, thuật ngữ “Logistics” bắt đầu sử dụng rộng rãi Việt Nam Trên giới Logistics xuất từ lâu ghi nhận chức kinh tế chủ yếu, công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho doanh nghiệp khu vực sản xuất dịch vụ Logistics hoạt động đơn lẻ mà chuỗi hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại, thực cách khoa ọc có hệ thống qua bước nghiên cứu, hoạch định, tổ chức, quản lí, thực hiện, kiểm tra, kiểm sốt hoàn thiện Logistics liên quan đến nhiều hoạt động khác tổ chức, từ xây dựng chiến lược đến hoạt động chi tiết, cụ thể để thực chiến lược Thực tế cho thấy, doanh nghiệp Việt Nam nay, đặc biệt công ty vừa nhỏ cịn gặp nhiều khó khăn bất cập việc xây dựng, quản lí vận hành logistics Với mong muốn vận dụng kiến thức chuyên môn học trường Đại học Ngoại thương để giúp doanh nghiệp giải vấn đề thực tế, chúng em tiến hành thực tế công ty Tràng An định chọn “Dịch vụ kho bãi” chủ đề nghiên cứu Trong tiểu luận “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU HÓA KHO THƯỜNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ TRÀNG AN”, chúng em vấn đề cụ thể công ty Tràng An, so sánh với doanh nghiệp khác đưa giải pháp khắc phục cho doanh nghiệp I Tổng quan vai trò kho hàng lĩnh vực y tế Cùng với tăng trưởng kinh tế tốc độ gia tăng việc lưu thơng hàng hóa, nhà kho ngày sử dụng nơi ‘trung chuyển’ nơi ‘giao hàng’ trước Các tổ chức ngày tích cực thu thập, cập nhật thông tin, tổ chức tốt hoạt động logistics để giảm, tiến tới lưu kho, mua hàng với số lượng thích hợp, sử dụng nhà kho địa điểm để gom, tách, ghép đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, để phục vụ tốt nhu cầu khách hàng sở tiết kiệm chi phí vận tải dịch vụ khác Đối với kinh tế nói chung Kho phận khơng thể thiếu chuỗi logistics Để phục vụ cho nhu cầu đời sống xã hội trái đất đâu có kho, từ kho đại, chun mơn hố cao cơng ty logistics, công ty giao nhận - kho vận, cảng biển, sân bay, đến kho riêng tập đồn, cơng ty, xí nghiệp sản xuất, kho chứa dụng cụ làm vườn… Kho hàng logistics hỗ trợ cho luồng trung chuyển giao dịch kinh tế Nền kinh tế phát triển nhịp nhàng, đồng dây chuyền logistics có kho hoạt động liên tục, nhịp nhàng Đối với lĩnh vực y tế Dịch vụ logistics y tế logistics dược phẩm, vật tư y tế phẫu thuật, thiết bị y tế sản phẩm khác cần thiết để hỗ trợ bác sĩ, y tá, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ chăm sóc nha khoa khác Bởi khách hàng cuối dịch vụ logistics người chịu trách nhiệm sống sức khoẻ bệnh nhân, logistics y tế độc đáo chỗ tìm cách tối ưu hóa hiệu suất Các chức logistics y tế phần quan trọng hệ thống chăm sóc sức khoẻ: sau nhân viên chi phí, vật tư y tế yếu tố đắt việc chăm sóc sức khoẻ Vai trò kho hàng logistics y tế vơ to lớn vai trị ngành y tế xã hội Sự phát triển công nghệ giúp ngành y ngày lớn mạnh với nhiều chủng loại sản phẩm Khi lượng sản phẩm ngày lớn, việc đảm bảo chất lượng chúng hành trình trước đến tay nhà thuốc hay bênh viện điều vô thiết II Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Tràng An Tổng quan Công ty Cổ phẩn sản xuất dịch vụ Tràng An Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Tràng An, nằm lô 06-9B, Khu TTCN Hoàng Mai, Hà Nội, thành lập năm 1996 với loại hình kinh doanh Cơng ty Dịch vụ Cơng ty có sở, sở khu Cơng nghiệp Hồng Mai, Quận Hồng Mai sở Phường Định Công, Quận Hồng Mai Hiện tại, cơng ty có khoảng 20 nhân viên Thực trạng quản lý kho thường công ty Tràng An II.1 Cơ sở hạ tầng Nhà kho Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tràng An nằm Khu Cơng nghiệp Hồng Mai, Hà Nội đảm bảo điều kiện thơng thống, thuận tiện giao thơng Kho hàng gồm có tầng, tận dụng từ tịa nhà văn phịng cũ cơng ty mua lại Tại nhà kho có thang máy, nhiên, chất lượng thang máy không tốt tần suất sử dụng không nhiều Nhà kho công ty bao gồm phòng quản lý giấy tờ tầng 1, khu vực lại sử dụng để làm khu vực chứa dược phẩm, khơng có phịng chun dụng Tuy khu vực bên ngồi có diện tích hẹp bên kho hàng, công ty tối đa hóa sử dụng khơng gian cịn trống để thuận tiện cho việc lưu trữ hàng hóa Nguyên tắc bảo quản dược phẩm, thiết bị y tế phải bảo quản nguyên liệu, dược phẩm theo điều kiện phù hợp ghi nhãn Với điều kiện bảo quản đặc biệt đòi hỏi nhiệt độ độ ẩm cụ thể tùy theo đối tượng, cần phải sử dụng kho lạnh, kho mát, kho có máy điều hịa khơng khí hay kho có máy khử độ ẩm Điều kiện bảo quản thường khô mát, nhiệt độ 15-25°C (có thể lên đến 30°C ), tránh ánh sáng trực tiếp hay nguồn gây nhiễm (mùi) Độ ẩm không 60% Các thiết bị theo dõi nhiệt độ độ ẩm phải kiểm định trước dùng kiểm tra lại định kỳ Đồng thời, phải lưu hồ sơ theo dõi nhiệt độ độ ẩm năm sau nguyên liệu hay dược phẩm hết hạn dùng Nhìn chung, cơng ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tràng An đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, nhiên có thiếu hụt sở vật chất kho hàng Kho hàng Công ty chưa lắp đặt thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, khơng có hệ thống điều hịa khơng khí, quạt thơng gió, dẫn tới tình trạng không nắm bắt nhiệt độ độ ẩm kho hàng để có biện pháp phịng tránh kịp thời Kho hàng khơng đủ điều kiện để bảo vệ hàng hóa khỏi điều kiện tự nhiên mưa, nắng, độ ẩm cao, Hàng hóa số khu vực có tình trạng để gần cửa sổ khơng che chắn, tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời bị nước mưa phả vào làm ẩm hàng hoá Bên cạnh đó, kho hàng chưa lắp đặt hệ thống phịng cháy chữa cháy, tạo khơng an tồn cho người hàng hóa Ngồi ra, kho hàng Công ty gần bãi rác, gây ảnh hưởng mùi đến hàng hóa xếp tầng kho Ngoài điều kiện kho hàng, sở vật chất kho trang bị thêm palét xe nâng hàng để thuận tiện cho việc di chuyển xếp hàng Tuy nhiên, thực trạng dù hàng hóa phân theo phịng khu vực chưa có kệ hàng nên đơi xảy tình trạng lẫn lộn khu vực hàng hóa II.2 Hệ thống quản lý Phịng quản lý cơng ty nằm tầng gần lối vào, trang bị với bàn ghế, thiết bị máy tính đơn giản, chủ yếu sử dụng sổ sách giấy tờ để kiểm kê hàng hóa Hiện nay, nhiều cơng ty Logistics trang bị cho cơng ty hệ thống quản lý tiên tiến, cố gắng phát huy hết công dụng hệ thống cải thiện hiệu hoạt động kho, tăng suất lao động, giảm thiểu công việc quản lý hành chính, phịng ngừa sai phạm, sử dụng hiệu không gian tồn trữ, ngăn ngừa giảm thiểu mát hàng hóa, tiêu chuẩn hóa hoạt động, Tuy Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tràng An có sử dụng hệ thống để quản lý kho hệ thống quản lý kho công ty chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý kho chưa đáp ứng hầu hết nhu cầu thực tế kho mà phải thực giấy tờ nhiều II.3 Hàng hoá II.3.1 Sắp xếp hàng hóa kho Hàng hóa sau chuyển từ container vào kho tầng để tiến hành bàn giao kiểm kê Sau chuyển lên tầng 2, xếp theo sơ đồ phòng riêng biệt Hình 1: Sơ đồ kho tầng công ty Trường An Tuy nhiên quan sát thực tế, nhóm nhận thấy hàng hóa phịng chứa Hemosol chưa xếp sơ đồ Cụ thể: - Thứ nhất, số kiện hàng sau nhập vào kho không xếp theo trật tự, theo lô, theo hạn dùng Khi xếp hàng lên pallets để đóng gói công chọn lọc lại, không ý bị xếp nhầm - Thứ hai, số kiện hàng bị hư hỏng lấy ra, vị trí xếp chưa hợp lí: để gần cửa vào, số kiện để mặt đất, số lại đặt kiện hàng nguyên khác, dễ gây nhầm lẫn bốc dỡ lây lan hỏng hóc trường hợp hư hỏng nhiệt độ, độ ẩm, nước mưa … gây II.3.2 Bảo quản Trên thực tế, hàng hóa kho bảo quản thơ sơ, khơng có bạt che, đồng thời diện tích kho cịn hạn chế, ngun nhân kho khơng phù hợp nên nhiều kiện hàng phải để gần cửa sổ, ánh sáng mặt trời chiếu vào làm thay đổi nhiệt độ, độ ẩm dễ có nguy bị ngấm nước mưa II.3.3 Quy trình dán tem cảnh báo tem phụ Từ kiện hàng xếp sau nhập kho, nhân viên tiến hành dán tem Đối với mặt hàng kho vào ngày quan sát, ta dán loại tem: tem cảnh báo tem phụ Quá trình hồn tồn làm thủ cơng tay Trong lúc dán có xảy số sơ suất nhỏ cần ý: Một số tem bị dán lệch, dán chưa mặt, dán ngược chiều II.3.4 Quy trình xếp hàng vào pallet Hàng sau dán đầy đủ tem xếp lên pallets theo quy chuẩn định 12 thùng hàng/lớp/pallet Không xếp lớp/pallet Các thùng hàng xếp vừa khít với diện tích pallet phải lộ ngồi mặt có dán tem phụ (tem chứa thông tin) để phục vụ q trình kiểm tra hàng hóa II.3.5 Cách xử lý hàng hỏng Hàng hố bị hỏng nhiều ngun nhân, bị hỏng q trình bốc hàng nơi đi, hỏng trình vận chuyển, sở vật chất container không đủ để bảo quản hàng hố Trên thực tế, cơng ty Tràng An, nhận hàng để nhập kho, người giám sát phải kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá Khi mở container cịn niêm phong, kẹp chì đầy đủ, người giám sát phát hàng hố bị hỏng từ chối tiếp nhận hàng hố Hàng hố bị hỏng chủ hàng người chuyên chở Lúc này, nhân viên tiếp nhận hàng hoá cơng ty lập biên mơ tả tình trạng hàng hoá, chứng kiến người chuyên chở người giám định (nếu có), xác nhận lỗi khơng phải cơng ty Tràng An Bên cạnh đó, q trình nhập kho lưu trữ hàng hố, bảo quản cơng ty Tràng An, có xảy tượng hàng hoá bị hỏng Việc phát hàng hoá hỏng, người nhân viên phụ trách giữ nguyên trạng, chụp ảnh hàng bị hỏng Sau thùng hàng bị hỏng di chuyển sang khu vực khác, cụ thể cửa vào nhà kho bên trái, để tránh gây ảnh hưởng đến thùng hàng khác Tiếp theo người nhân viên xác định mức độ hỏng hóc thùng hàng Nếu thùng hàng bên ngồi bị ẩm ướt không gây thiệt hại đến hàng hố bên có cách giải nhập hàng lẻ cho bệnh viện cần Nếu hàng hoá bên bị hỏng toàn bộ, lập biên để làm việc với công ty bảo hiểm chủ hàng II.3.6 Thiết bị kho - Pallet: Pallet mới, chắn Số lượng pallet lớn Tuy nhiên gặp tình trạng khơng đủ pallet loại để xếp hàng Nguyên nhân thiếu pallet; nhân viên bốc dỡ khơng nắm vị trí cất trữ pallet - Camera: K ho phòng trang bị camera Màn hình theo dõi đặt phịng bảo vệ Tuy nhiên số lượng camera phòng hạn chế - Thang máy: Kho có thang máy, cũ Nhóm chưa quan sát kiểm tra trực tiếp nên chưa thể đưa đánh giá cụ thể - Thiết bị nâng đỡ: Có xe di chuyển để nâng đỡ pallet II.4 Nhân Hệ thống nhân công ty Tràng An có khoảng 20 nhân viên, bao gồm: - Giám sát kho - Nhân viên kho - Nhân viên hành - Cơng nhân bốc vác - Bảo vệ Thực tế quy mô hoạt động công ty Tràng An cịn nhỏ lẻ, cơng việc chưa có nhiều nên khơng thực chun mơn hố Người giám sát kho thực công việc giám sát, quản lý hệ thống hàng hoá xuất nhập xếp kho Các nhân viên kho chịu trách nhiệm xếp hàng hoá, làm hàng vận chuyển hàng hoá kho Nhân viên hành quản lý giấy tờ, đơn hàng, biên giao nhân hàng hoá giấy tờ khác Bảo vệ kho trực 24/24h, đảm bảo an toàn cho kho giải vấn đề phát sinh III Mơ hình kho thường lĩnh vực bảo quản dược phẩm thiết bị vật tư y tế Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á 1.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (Dong A Pharma) nhà cung cấp dịch vụ phát triển thị trường lĩnh vực Chăm sóc sức khỏe Cơng ty cung cấp dịch vụ Logistics, Sales, Marketing dịch vụ khác theo u cầu Lĩnh vực cơng ty Dược phẩm Đông Á Dược phẩm, Thiết bị y tế Thực phẩm chức 1.2 Mơ hình kho thường công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á 1.2.1 Cơ sở hạ tầng Hiện nay, Cụm Công nghiệp Từ Liêm, Hà Nội, công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đơng Á có 03 kho hàng tiêu chuẩn GSP với tổng diện tích 3.010m2, sức chứa 2.890 pallet Độ ẩm kho trì 70%, nhiệt độ < 25 độ C với kho thường; kho có lắp đặt thiết bị để kiểm tra định kì nhiệt độ độ ẩm Tầng kho cao 9m, giá chứa hàng cao tầng; có đầy đủ xe nâng phục vụ việc xếp dỡ hàng hóa Nhà kho có hệ thống sàn nâng thủy lực (dock leveler) đại; hệ thống mái lắp vật liệu cách nhiệt, giúp nhiệt độ đạt chuẩn GSP Bên cạnh đó, nhà kho lắp đặt hệ thống phun sương tự động, phòng cháy chữa cháy đại An ninh đảm bảo tuyệt camera bảo vệ túc trực 24/24h Khu vực bên kho có diện tích lớn, thuận tiện cho việc vào phương tiện giới (xe hàng, xe cứu hỏa) Ngồi ra, cơng ty cịn sở hữu kho GSP Tp Hồ Chí Minh (diện tích 1.400 m2, sức chứa 1.404 pallet); kho GSP KCN Hòa Khánh - Đà Nẵng (diện tích 3516m2, sức chứa 3900 pallets) Hình 2:Toàn cảnh bên kho GSP Dược phẩm Đơng Á Hình 3: Tồn cảnh bên nhà kho Dược phẩm Đông Á 10 Hình 4:Thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm kho Dược phẩm Đông Á Hình 5: Nhân viên kho dỡ hàng xe nâng kho Dược phẩm Đông Á 11 1.2.2 Hệ thống quản lý Công ty sử dụng phần mềm quản lý FAST (trên tảng SAP), dễ dàng việc quản lý tồn kho lập kế hoạch hàng hóa 1.2.3 Hệ thống nhân Nhân viên Logistics (kho, giao hàng, phân phối) công ty Dược phẩm Đông Á gồm 48 người (theo số liệu năm 2014), tất đào tạo quy trình xuất nhập hàng hóa quy trình phịng cháy chữa cháy Cơng Ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) 2.1 Giới thiệu chung Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) công ty nhập phân phối dược phẩm thiết bị y tế có trụ sở Số Hàng Bài, Hồn Kiếm, Hà Nội chi nhánh Nhóm CN1 Đường CN13 – KCN Tân Bình – Phường Sơn Kỳ - Quận Tân Phú - TPHCM 2.2 Mơ hình kho thường công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) 2.2.1 Cơ sở hạ tầng Tại nhóm CN1 Đường CN13 – KCN Tân Bình – Phường Sơn Kỳ - Quận Tân Phú TPHCM, Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) có kho bảo quản với quy mô 1.100 m2, bao gồm hạng mục: Kho thường, kho mát (8ºC-15 ºC), Kho lạnh ((2ºC-8ºC) với trang thiết bị đồng bộ, đại, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP- Good Storage Practices) Tổ chức Y tế giới (WHO – World Health Organization).Tại kho, thông số nhiệt độ, độ ẩm,… theo dõi quản lý theo thời gian thực theo dõi, quản lý trực tiếp thơng qua hình thức: Trực quan (đèn cảnh báo, Chng cảnh báo), Emai cảnh báo, gửi tin nhắn tới 05 số điện thoại tùy chọn 12 Hình 6: Mặt ngồi cơng ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội Hình 7: Trong kho công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội 13 Hình 8: Các giá kệ xếp kho 2.2.2 Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý kho có khả lưu trữ số liệu, thơng tin tới năm trích xuất file (dạng file exels) Đặc biệt, số liệu phân tích biểu đồ nhiệt độ, độ ẩm lập theo thời gian thực Tại thời điểm nào, người quản lý theo dõi, cài đặt thơng qua mạng Internet (Máy tính, Máy tính bảng, Smartphone) thông qua nhắn tin điện thoại Công ty TNHH DKSH Việt Nam 3.1 Giới thiệu chung DKSH nhà cung cấp Dịch vụ Phát triển Thị trường giúp cho công ty muốn phát triển kinh doanh Việt Nam Có trụ sở Tầng 10, Tịa nhà CEO, Lơ HH2-1, KDC Mới Mễ Trì Hạ, Phạm Hùng, Quận Từ Liêm, Hà Nội, mạng lưới công ty bao gồm 19 địa điểm kinh doanh, gồm có văn phịng, trung tâm phân phối trạm trung chuyển 5.300 nhân viên Lĩnh vực hoạt động công ty bao gồm cung cấp dịch vụ 14 kho bãi, vận chuyển dịch vụ tiếp thị sản phẩm dinh dưỡng, sản phẩm chăm sóc sức khoẻ người, dược phẩm, hoá chất, thuốc thú y, 3.2 Mơ hình kho thường Cơng ty TNHH DKSH Việt Nam 3.2.1 Cơ sở hạ tầng Trung tâm điều phối Công ty TNHH DKSH Việt Nam xây dựng khu công nghiệp Thạch Thất (Quốc Oai, Hà Nội) với tổng diện tích 12.000m2 tổng giá trị đầu tư triệu USD Nằm vị trí chiến lược thuận tiện cho việc vận chuyển hàng nhanh chóng tồn miền Bắc, với hiệu hoạt động thuộc mức cao lĩnh vực kho vận phân phối, TTĐP phục vụ cho 5.500 bệnh viện, phòng khám, hiệu thuốc 20.000 cửa hàng bán lẻ nhà sản xuất tồn miền Bắc Việt Nam TTĐP lưu trữ 7.000 pallet cao tầng, tăng khả lưu trữ DKSH miền Bắc Việt Nam lên 50% Trong giai đoạn đầu tiên, 5.000 pallet đưa vào sử dụng 2.000 pallet lại vận hành giai đoạn thứ hai 3.2.2 Hệ thống quản lý Trung tâm tòa nhà "thông minh" trang bị Hệ thống BAS (Building Automation System) giám sát thông số quan trọng thiết bị xây dựng, độ ẩm, nhiệt độ phịng, thơng gió, hệ thống điện dự phịng Hơn nữa, TTĐP có hệ thống lưu trữ đặc dụng thiết bị xử lý vật liệu đại bao gồm hệ thống xe nâng, hệ thống kệ sâu hai lớp, hệ thống nâng san bằng, hệ thống giá đỡ hai tầng,… 3.2.3 Hệ thống nhân Cơ cấu tổ chức kho công ty DKSH bao gồm Giám đốc kho vận, Giám đốc phận hàng dược, Điều hành hoạt động kho vận, Giám sát phận kế hoạch, Trưởng nhóm kiểm soát liệu tồn kho, Giám sát phận hàng hư hỏng Mỗi phận đảm nhận nhiệm vụ riêng Bộ phận Điều hành hoạt động kho vận chịu trách nhiệm Nhập hàng, Đóng gói & dán nhãn, Di dời & soạn hàng, Xuất hàng, Kiểm soát hàng tồn Bộ phận Giám sát phận kế hoạch chịu trách nhiệm lên kế hoạch chuyển hàng, vận chuyển, kiểm soát hàng khuyến báo giá Bộ phận Kiểm soát liệu tồn kho kiểm soát hàng tồn cập nhật vào hệ thống quản lý tồn kho (WMS) Bộ phận giám sát hàng hư hỏng chịu trách nhiệm quản lý hàng hư hỏng xếp tiến trình huỷ hàng Nhìn chung, 15 cấu tổ chức cơng ty DKSH hồn thiện chặt chẽ, chun mơn hố đến phận, phân bổ rõ trách nhiệm phận sâu cá nhân IV Đề xuất phương án tối ưu hóa kho thường cho cơng Cổ phần Sản xuất dịch vụ Tràng An Tiêu chuẩn GSP 1.1 Khái niệm “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh: Good Storage Practices, viết tắt: GSP) biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm tất giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển phân phối thuốc để đảm bảo cho thuốc có chất lượng định đến tay người tiêu dùng Theo định số 2701/2001/QĐ-BYT vào ngày 29/01/2001 ban hành nguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc GSP áp dụng cho nhà sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, buôn bán, tồn trữ thuốc.Bảo quản thuốc: việc cất giữ an tồn thuốc, bao bì đóng gói, bao gồm việc đưa vào sử dụng trì đầy đủ hệ thống hồ sơ tài liệu phù hợp, kể giấy biên nhận phiếu xuất 1.2 Một số tiêu chuẩn GSP 1.2.1 Nhân Theo qui mô đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công việc giao làm việc khu vực kho Mọi nhân viên phải thường xuyên đào tạo “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, kỹ chuyên môn phải qui định rõ trách nhiệm, công việc người văn 1.2.2 Nhà kho Nhà kho phải thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa tu cách hệ thống cho bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh ảnh hưởng bất lợi có, như: thay đổi nhiệt độ độ ẩm, chất thải mùi, động vật, sâu bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng định 16 1.2.2.1 Địa điểm Kho phải xây dựng nơi cao ráo, an tồn, phải có hệ thống cống rãnh nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh ảnh hưởng nước ngầm, mưa lớn, lũ lụt Kho phải có địa xác định, nằm nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển, bảo vệ 1.2.2.2 - Thiết kế, xây dựng Kho phải đủ rộng, cần thiết, cần phải có phân cách khu vực cho bảo đảm việc bảo quản cách ly loại thuốc, lô hàng theo u cầu - Tuỳ theo mục đích, qui mơ kho (kho nhà sản xuất, kho nhà phân phối, kho khoa dược bệnh viện ) cần phải có khu vực xác định, xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp 1.2.3 Các điều kiện bảo quản kho Về nguyên tắc điều kiện bảo quản phải điều kiện ghi nhãn thuốc Theo qui định Tổ chức Y tế giới, điều kiện bảo quản bình thường bảo quản điều kiện khơ, thống, nhiệt độ từ 15-250C tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ lên đến 300C Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên vào dấu hiệu ô nhiễm khác Nếu nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, bảo quản điều kiện bình thường Đối với kho nhiệt độ phịng: Nhiệt độ khoảng 15-25 0C, khoảng thời gian nhiệt độ lên đến 300C 1.2.4 Vệ sinh Khu vực bảo quản phải sạch, khơng có bụi rác tích tụ khơng có trùng sâu bọ Phải có văn qui định chương trình vệ sinh, xác định rõ tần số phương pháp vệ sinh nhà xưởng, kho Tất thủ kho, công nhân làm việc khu vực kho phải kiểm tra sức khoẻ định kỳ Người mắc bệnh đường hô hấp, có vết thương hở khơng làm việc khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc (nguyên liệu, thành phẩm ) hở 17 Nơi rửa tay, phịng vệ sinh phải thơng gió tốt bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc) Công nhân làm việc khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp Đề xuất phương án tối ưu hóa kho thường cho cơng ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Tràng An 2.1 Quy trình nhập lưu trữ hàng hố 2.1.1 Lập sơ đồ kho Sau nhận thông báo việc có container hàng chuyển đến kho, trưởng kho người nắm loại hàng, lô hàng số lượng hàng nhập vào chuyến Từ trưởng kho phác thảo sơ đồ kho cho việc xếp hàng nhập Dựa điều kiện sở vật chất kho, phịng chứa khơng có đủ diện tích để xếp hàng thơng thống theo chuẩn điều kiện GSP Tuy nhiên, hàng nhập kho xếp lô theo khối Những kiện hàng lô xếp sát tạo thành khối 3x3 4x4 tùy thuộc vào số lượng Trong trường hợp số kiện hàng lẻ nên xếp kiện hàng cạnh kiểu lô để thuận tiện cho việc dán tem xếp pallet trước xuất 2.1.2 Tổng quan quy trình lên hàng Mục đích: Đảm bảo đặt hàng theo quy định, tăng suất xếp hàng, tạo điều kiện thuận lợi tiết kiệm thời gian cho việc xuất hàng sau Phạm vi: Hàng hóa đưa đến kho thường cơng ty Tràng An Trách nhiệm: Trưởng kho, giám sát kho, nhân viên kiểm kê Chứng từ liên quan: Phiếu nhập kho Quy trình: - Xếp hàng từ container vào tầng kho hàng, kiểm kê hàng hóa; dán tem phụ bên ngồi bao bì Xếp kiện hàng dán tem lên tầng kho, xếp theo vị trí xếp trước 18 2.1.2.1 Quy trình xếp hàng từ container vào tầng kho Thông thường theo tiêu chuẩn GSP, cửa kho cần có kích thước phù hợp cho việc sử dụng loại loại xe chuyên dùng cho xuất nhập hàng hóa Hiện công ty Tràng An nhà kho tận dụng từ quan văn phịng cũ cửa kho khơng đủ cao với khoảng sân phía trước trở ngại khiến container trực tiếp tiến vào Vì container phải đứng từ ngồi để cơng nhân xếp hàng thực cơng việc Bên cạnh đó, tính chất cơng việc nhiều có trọng lượng đáng kể, công ty Tràng An cần thuê công nhân bốc vác để hoàn thành việc đưa hàng vào kho Về tổng quan, hàng container xếp theo pallet, sau chuyển vào kho dỡ để dán tem xếp lộn xộn công đoạn xếp lại hàng vào pallet chuẩn bị xuất sau dán tem vất vả Chính để tăng hiệu cho việc xếp hàng cần có hai người quản lý khâu này: người Người giám sát người Nhân viên kiểm kê Người giám sát có trách nhiệm đạo cơng nhân bốc xếp hàng hóa từ container vào kho theo thứ tự lô hàng loại hàng Nhân viên kiểm kê có trách nhiệm lập phiếu nhập kho, sau quan sát q trình đưa hàng vào kho để kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa Trong q trình có phát vấn đề số lượng chất lượng hàng nhân viên kiểm kê cần chụp ảnh lập biên bản, xác định nguyên nhân để truy cứu trách nhiệm địi bồi thường Về quy trình nhập hàng, trường hợp hàng xếp nguyên container, trước tiên cần dỡ pallet xuống cách cắt bọc nilong bên dỡ kiện hàng Việc đem hàng vào kho phải diễn đạo chặt chẽ người giám sát để đảm bảo theo trật tự loại hàng lô hàng, đồng thời để nhân viên kiểm kê dễ kiểm sốt tình hình Sau dỡ pallet hàng, nhân công xếp hàng đứng container bóc dỡ pallet chuyển xuống cho người nhân công dưới, sau chuyển vào kho Tại kho tầng lúc cịn có hai nhân viên kho dán tem phụ cho kiện hàng Những kiện hàng công nhân bốc vác khác chuyển tiếp lên tầng để lưu trữ 19 2.1.2.2 Quy trình xếp hàng từ tầng vào tầng kho Sau hàng hoá vận chuyển từ container vào tầng dán tem phụ, có cơng nhân bốc vác chuyển từ tầng lên tầng Theo sơ đồ kho chuẩn bị từ trước, người cơng nhân xếp hàng hố vào vị trí quy đinh Nếu trường hợp hàng hố bị lẻ, người cơng nhân xếp hàng vào vị trí gần với nơi quy định trước báo cáo lại với người giám sát tầng Khu vực kho hàng tầng có người giám sát Công việc người rõ cho công nhân bốc vác hàng đặt vị trí Họ phải quan sát cơng nhân bốc vác có thực theo dẫn khơng Trong q trình giám sát, người giám sát cần phải nhận hàng hố có vấn đề khơng Nếu hàng hố gặp vấn đề thùng hàng bị méo, bị ẩm hay hàng bị hỏng, mà vấn đề phát sinh hàng đưa từ tầng lên tầng 2, người giám sát phải chịu trách nhiệm cho phát sinh 2.1.3 Trách nhiệm người chuyên chở nhân viên kho hàng hoá Trách nhiệm nhà kho Tràng An bên vận chuyển (đưa hàng đến container) phân định dựa hợp đồng kí kết hai bên Để tránh tranh chấp sau hai bên nên quy định chặt chẽ hợp đồng trách nhiệm bên tuân thủ thỏa thuận 2.1.3.1 Người chun chở Người chun chở hàng hố hồn thành trách nhiệm tồn hàng hố dỡ hết khỏi container công nhân xếp dỡ cơng ty Tràng An th 2.1.3.2 Nhân viên kho Tồn sơ suất xảy trình dỡ hàng từ container vào kho hàng tầng trước nhân công xếp hàng đưa kiện hàng dán tem lên tầng thuộc hai người quản lí tầng 1, Người giám sát Người kiểm kê Toàn sơ suất xảy q trình hàng hố cơng nhân bốc vác đưa từ tầng lên tầng đặt vào vị trí quy định thuộc người giám sát tầng 20 2.1.4 Quy trình soạn đóng gói hàng hố Theo quy trình soạn đóng gói hàng hố nhân viên kho, hàng hoá dán tem phụ tem cảnh báo, xếp vào pallet theo quy định chuẩn quốc tế cuối quấn ni lông xung quanh pallet hàng Tuy nhiên để tăng hiệu cho việc soạn đóng gói hàng hố, tem phụ dán hàng hoá nhập vào kho tầng Ở quy trình này, có hai người dán tem cảnh báo cho tất thùng hàng thuộc lơ hàng cần đóng gói ngày hơm Tiếp theo có hai người nhân viên vận chuyển hàng dán tem cảnh báo từ khu vực tập trung hàng đến pallet Ở pallet có hai người nhận hàng xếp vào pallet theo tiêu chuẩn quốc tế (Một pallet có 48 thùng hàng chia làm lớp, lớp gồm 12 thùng) Cuối có hai nhân viên ghi số lô hàng, date hàng dán lên thùng pallet hàng, quấn ni lông quanh pallet hàng di chuyển pallet hàng khu vực hàng lang tầng Người nhân viên có nhiệm vụ sử dụng thang máy chuyển hàng từ tầng xuống tầng hàng cần xuất 2.2 Đào tạo nhân viên Theo tiêu chuẩn GSP, kho hàng cần có đủ số lượng nhân viên cho vị tí tất nhân viên kho hàng phải có hiểu biết rõ cơng việc Dựa thực trạng nhân cơng ty Tràng An, chúng em có đề xuất sau: - Quản lý kho giám sát kho phải trang bị kiến thức phẩm đào tạo nghiệp vụ vận hành kho hàng - Quy định rõ trách nhiệm nhân viên kho hàng - Tất nhân viên cần có trách nhiệm với cơng việc, trung thực, cẩn thận, tuân thủ quy định kho 2.3 Cơ sở vật chất Dựa vào tiêu chuẩn GSP nêu trên, công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tràng An đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, nhiên có thiếu hụt sở vật chất kho hàng cần cải thiện sớm 21 Theo tiêu chuẩn GSP, nhà kho phải đủ rộng cần phải có phân cách khu vực để đảm bảo việc bảo quản loại hàng hóa Đồng thời cần phải thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa tu cách hệ thống cho bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh ảnh hưởng bất lợi có Như vậy, tình trạng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Tràng An, nhóm chúng em có đề xuất sau: - Cần lắp đặt hệ thống thông gió, cửa sổ thơng gió nên che chắn lưới đặt cao để phòng tránh loại côn trùng, chuột bọ khỏi vướng kệ - Nhà kho cần trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ để nắm bắt nhiệt độ kho hàng, phòng tránh bất lợi xảy cho hàng hóa kho Cơng suất thiết kế phải đủ với phần thể tích kho sử dụng để lưu trữ hàng nhiệt độ định để bảo quản hàng hóa - Nhà kho cần lắp đặt hệ thống hút ẩm hệ thống kiểm tra độ ẩm để biết độ ẩm kho hàng, trường hợp kho hàng ẩm quá, ảnh hưởng đến kho hàng nên có biện pháp xử lý kịp thời Công suất thiết kế phải phụ thuộc vào thể tích kho nhiệt độ định - Nên trang bị thêm hệ thống Phòng cháy chữa cháy Một nhà kho đạt tiêu chuẩn cần có đủ trang thiết vị, hướng dẫn cần thiết cho cơng tác phịng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát Hệ thống nước vịi nước chữa cháy, bình khí chữa cháy, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động Quan trọng lắp đặt hệ thống Phòng cháy chữa cháy để dập tắt lửa, hỏa hoạn nguy hiểm, hạn chế ảnh hưởng đến người - Nhà kho nên lắp đặt thêm hệ thống Camera quan sát 24/24, đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp, cần phải phòng ngừa, ngăn chặn người khơng có phận vào kho - Về tình trạng xếp hàng công ty chưa hợp lý, chúng em nghĩ nhà kho nên trang bị thêm kệ palet, thiết kế thành đôi kệ với khoảng cách đôi kệ đủ cho xe nâng di chuyển xoay trở, tận dụng tối đa không gian kho 22 2.4 Cơ sở liệu Các công ty kinh doanh phân phối ngày phát triển mức độ phức tạp vận hành quản lý kho hàng ngày cao Trên thực tế, dù công ty nhỏ hay cơng ty lớn phần mềm quản lý đóng vai trị to lớn việc vận hành quản lý kho hàng Tuy Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tràng An có sử dụng hệ thống để quản lý kho hệ thống quản lý kho cơng ty chưa hồn thiện, phần mềm quản lý kho chưa đáp ứng hầu hết nhu cầu thực tế kho mà phải thực giấy tờ nhiều Như vậy, công ty nên cải thiện phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa cơng đoạn hạn chế giấy tờ Hiện có nhiều phần mềm quản lý hệ thống thiết kế để phù hợp với nhu cầu tăng trưởng thay đổi dịch vụ tương lai công ty Dù Công ty nhà kinh doanh nhỏ hay nhà phân phối lớp phần mêm tiên tiến đáp ứng nhu cầu Cơng ty nhanh nhất, xác việc đưa định quan trọng 23 KẾT LUẬN Khi ngành Logistics Việt Nam ngày phát triển, doanh nghiệp đứng trước nhiều hội thách thức Cùng với áp lực cạnh tranh đến từ cơng ty nước ngồi, doanh nghiệp nước cần nhanh chóng thay đổi nâng cấp để khơng đứng vững ngành, mà mở rộng phát triển để cung cấp dịch vụ chất lượng tới khách hàng Thông qua nghiên cứu này, nhóm hi vọng đóng góp phần đổi công ty, đồng thời tảng cho nghiên cứu chuyên sâu tương lai 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường đại học Ngoại thương, GS, TS Hồng Văn Châu, 2009, Giáo trình Logistics vận tải quốc tế Website Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (Dong A Pharma), https://dap.vn/, truy cập nhày 5/3/2018 Website Công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO), http://hapharco.com.vn/, truy cập nhày 5/3/2018 Website Công ty TNHH DKSH Việt Nam, http://dksh.com/vn-vi/home/dkshvietnam, truy cập nhày 5/3/2018 Bộ Y tế, 2001, Quyết định số: 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001, nguyên tắc, “Thực hành tốt bảo quản thuốc” 25 ... hay bênh viện điều vô thiết II Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Tràng An Tổng quan Công ty Cổ phẩn sản xuất dịch vụ Tràng An Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Tràng An, nằm lơ 06-9B, Khu TTCN Hồng... thuốc) Công nhân làm việc khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp Đề xuất phương án tối ưu hóa kho thường cho công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Tràng An 2.1 Quy trình nhập lưu trữ... chức công ty DKSH hồn thiện chặt chẽ, chun mơn hố đến phận, phân bổ rõ trách nhiệm phận sâu cá nhân IV Đề xuất phương án tối ưu hóa kho thường cho công Cổ phần Sản xuất dịch vụ Tràng An Tiêu chuẩn