CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ

Đề cương ôn thi dành cho học sinh, sinh viên ôn tập môn học phần Công tác văn thư lưu trữ gồm 38 trang, có 2 tín chỉ. Đầy đủ về môn học có những câu hỏi liên quan đến văn thư, lưu tữ, quản lý con dấu, quản lý văn bản đi, văn bản đến ....vv

ĐỀ CƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Câu 1: Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư  Khái niệm Theo Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ quy định cơng tác văn thư: Công tác văn thư quy định nghị định bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo nhà nước, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức)  Nội dung công tác văn thư + Soạn thảo văn bản: Xác định mục đích, giới hạn, giải văn bản; xác định nội dung; xác định tên loại; Thu thập xử lý thông tin; Soạn thảo; duyệt; kí ban hành văn + Quản lý giải văn bản: Quản lý văn đi: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; Ghi số, ngày, tháng, năm; trình ký; đăng ký văn bản; chuyển giao văn bản; lưu văn Quản lý giải văn đền: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hồ sơ; bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng đến; đăng ký văn đển; chuyển giao văn đến; giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến + Quản lý sử dụng dấu: Quản lý loại dấu quan, tổ chức; sử dụng dấu quy định hành nhà nước quan  Yêu cầu Nhanh chóng; Chính xác nội dung khâu nghiệp vụ; bí mật (quan trọng nhất); đại Câu 2: Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư hoạt động quản lý  Khái niệm Theo Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ quy định công tác văn thư: Công tác văn thư quy định nghị định bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo nhà nước, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức)  Vị trí Cơng tác văn thư hoạt động máy nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác văn thư nội dung thiếu nội dung quan trọng hoạt động quan; gắn liền với hoạt động quan,được xem phận quản lý nhà nước quan Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, tổ chức Mọi người quan liên quan đến công tác văn thư Công tác văn thư tồn tại, song hành nhà nước, phát sinh, phát triển diệt vong nhà nước, mắt xích quan trọng máy hoạt động quản lý  Ý nghĩa Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn thông tin văn để phục vụ hoạt động quản lý Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan tổ chức doanh nghiệp Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin cho văn bản, tài liệu Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán nhân viên, cơng việc giải nhanh chóng, xác, suất chất lượng, hạn chế việc quan liêu giấy tờ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan tổ chức, hoạt động cá nhân Đảm bảo giữ giàn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo tiển đề thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Câu 3: Trình bày hệ thống quan quản lý công tác văn thư lưu trữ VN Hệ thống quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ VN Cục Văn thư lưu trữ nhà nước quan trực thuộc Bộ Nội Vụ Đây quan thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Quốc gia VN theo quy định pháp luật Tại Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chình phủ thành lập Phịng Văn thư- Lưu trữ thuộc văn phịng có chức giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý văn thư lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Bộ, quan ngang Bộ Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW thành lập chi Cục Văn thư-Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội Vụ quan có chức tham mưu, quản lý nhà nước cơng tác cơng tác lưu trữ Cấp huyện; Phịng Nội vụ bố trí cơng chức chun trách giúp trưởng phịng Nơi vụ tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp huyện quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ huyện Cấp xã bố trí cơng chức kiêm nhiệm làm văn thư lưu trữ Câu 4: Liệt kê nội dung quản lý công tác văn thư- lưu trữ  Nội dung quản lý công tác văn thư: Xây dựng ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin công tác văn thư Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư  Nội dung quản lý công tác lưu trữ: Xây dựng đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ BNV thực công việc này) Xây dựng ban hành, tổ chức thực văn quy phạm pháp luật lưu trữ (QH thông qua Luật, NĐ CP, Thơng tư Bộ hướng dẫn) Chính phủ quản lý thống chuyện môn nghiệp vụ lưu trữ (cơ quan quản lý cấp TW ban hành hướng dẫn để quan cấp thực hiện) Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ (do TW lưu trữ) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức văn thư lưu trữ quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ (Bộ GD-ĐT giao cho trường) Thanh tra BNV: tra, kiểm tra giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ) Hợp tác quốc tế lưu trữ (chủ trương CP) Câu 5: Phân biệt khác tài liệu lưu trữ với nguồn tư liệu khác  Giống Cùng hình thành trinh hoạt động quan, tổ chức Cùng chứa đựng thông tin khứ  Khác Tài liệu lưu trữ Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tư liệu khác Tư liệu nguồn thông tin rút từ học viết tay, in ấn từ đồ vật công cụ sản xuất, cơng trình kiến trúc, đồ dùng cá nhân, phim ảnh, băng hình thơng tin sống động từ ng Có tính xác cao Có giá trị pháp lý cao Do nhà nước quản lý thống Có độ xác khơng cao Các văn đời thường xem vật chứng có ý nghĩa nhìn nhận, đánh giá kiện, người giá trị pháp lý khơng cao Khơng nhà nước quản lý Câu 6: Phân tích khái niệm, đặc điểm loại hình tài liệu lưu trữ  Khái niệm Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân; gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu hóng kê; âm bản, dương phim, phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ghi âm, hồi ký; tài liệu điện tử, tài liệu viết tay, thảo tác phẩm văn học vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ; gồm gốc, chính, trường hợp khơng cịn chính, gốc thay hợp pháp  Đặc điểm + Chứa đựng thông tin khứ: Phản ánh thành tựu lao động sáng tạo VN qua thời kỳ lịch sử, ghi lại kiện, tượng, biến cố dân tộc, phản ánh cống hiến to lớn vị anh hùng dân tộc, nhà khoa học suốt trình hình thành phát triển + Có tính xác cao (bản gốc, chính, hợp pháp) Tài liệu lưu trữ gốc, thường lập đồng thời với kiện, tượng, nguồn liệu trực tiếp phản ánh hoạt động quan tổ chức nói riêng phạm vi nước nói chung Có đầy đủ yếu tố thể thức theo quy định Tuy nhiên trường hợp khơng có gốc, dùng hợp pháp để thay Những tài liệu sinh trình hoạt động điều kiện đặc biệt cần phải có xem xét cách linh động xác định giá trị tài liệu chúng Xét góc độ thơng tin, tài liệu lưu trữ thơng tin cấp phản ánh xác, trung thực kiện, tượng diễn +Do nhà nước quản lý thống Là sản phẩm trình hoạt động, sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Nội dung tài liệu lưu trữ phản ánh phương diện đời sống xã hội chứa đựng nhiều thơng tin có giá trị Nếu bị hư hỏng mát, khó để khơi phục  Các loại hình + Tài liệu hành chính: hình thành hoạt động quản lý nhà nước quan Mối thời kỳ lịch sử mà có tên gọi khác nhau: Trước 1945: chiếu, chỉ, tấu, sớ ; sau 1945 HP, luật, NĐ, QĐ, TT Nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực.Vật ghi tin chủ yếu giấy + Tài liệu khoa học kĩ thuật công nghệ: tài liệu phản ánh tư tưởng khoa học công nghệ , thực thực tiễn chương trình xây dựng bản, địa chất, trắc địa, đồ Thể loại vẽ, thiết kế, tính toán Vật ghi tin: giấy ảnh, băng đĩa + Tài liệu lưu trữ điện tử: tạo lập dạng thông điệp, liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Thể loại đĩa CD, DVD, băng kĩ thuật số Vật liệu ghi tin băng từ +Tài liệu nghe nhìn: Là tài liệu hình ảnh, âm đc ghi ảnh phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi hình Vật ghi tin: giấy ảnh, băng đĩa Câu 7: Phân tích ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ phương tiện trị, kinh tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ; gồm gốc, chính, trường hợp khơng cịn chính, gốc thay hợp pháp  Về trị: Tài liệu lưu trữ hình thành giai cấp nắm quyền sử dụng làm công cụ bảo vệ quyền lợi giai cấp chống lại giai cấp đối địch Dưới chế độ thực dân, đế quốc tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ cho sách bóc lột nhân dân, đàn áp phong trào cách mạng vơ vét tài nguyên thiên nhiên nước thuộc địa Các nước giới sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải đấu tranh chống lại đơn âm mưu xâm lược Giai cấp vô sản lãnh tụ sử dụng liệu lưu trữ để làm chứng vạch trần tội ác giai cấp tư sản, thức tính nhân dân lao động Làm chứng tố cáo âm mưu thủ đoạn kẻ thù, tố cáo tội ác chiến tranh Pháp Mĩ Ngày tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, làm chứng để bảo vệc chủ quyền biên giới lãnh thổ, bảo vệ chế độ XHCN, bảo vệ độc lập chủ quyền quốc gia đấu tranh chống lại lực thù địch nước Vd : lập hồ sơ nhà đất , đồ  Kinh tế Sử dụng tài liệu lưu trữ để điều tra, khảo sát tài nguyên thiên làm sở cho việc lập kế hoạch, phát triển kinh tế- văn hoá vùng nước Nhờ có tài liệu lưu trà mà rút ngắn thời gian thiết kế, khảo sát, thi các cơng trình xây dựng, giao thơng Đế quản lí, sửa chữa các cổng trinh bị hư hỏng kịp thời Là kho thông tin công nghệ, kinh nghiệm, bí sản xuất, kinh doanh giúp doanh nghiệp áp dụng nhiều công nghệ đại , kinh nghiệm quản lí để đẩy mạnh sản xuất VD  văn hóa Là chứng tích văn hóa vật chất tinh thần phản chiếu giá trị văn hóa dân tộc Phục vụ nghiên cứu văn hóa quốc gia, vùng miền, dân tộc làm sáng tạo giá trị văn hóa truyền thống, chứng thuyết phục giới công nhận xếp hạng nhiều di sản có giá trị Việt Nam Giới thiệu văn hóa Việt Nam với nước, thúc đẩy giao lưu văn hóa Để xác định bối cảnh lịch sử, xã hội thiết kế trang phục , đạo cụ Là cử giải chế độ, sách cho người có cơng, đối tượng xã hội đặc biệt Để xây dựng chiến lược kế hoạch phát triển giáo dục Để tuyên truyền giáo dục thể hệ trẻ tơn trọng hi sinh đóng góp cha anh Để lại cho xã hội nhiều văn tự có giá trị việc lưu trữ lại văn tự tiêu chi định giá trình độ văn minh dân tộc giới Tài liệu lưu trữ bảo quản từ hệ nảy sang hệ khác, nguồn thông tin quan trọng, phong phú để xây dựng văn hoá tiên tiến đậm đà sắc dân tộc VD :  NCKH Để tổng kết tổng kết quy luật vận động tự nhiên, xã hội tư duy, tổng kết tượng tự nhiên xã hội Tham khảo quy trình NCKH Tổng kết cơng trình NCKH , đặc biệt cơng trình NCKH có tính kể thừa phát huy Là sở cho phát minh sáng chế Nguồn sử liệu quan trọng, xác để xác minh kiện lịch sử khôi phục lại thật lịch sử VD : Câu 8: Phân tích nội dung công tác lưu trữ Một số văn quy phạm pháp luật hành công tác văn thư lưu trữ Công tác lưu trữ hoạt động nhà nước bao gồm vấn đề lí luận thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ , bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý nghiên cứu  Cơng tác lưu trữ có hai nội dung bản: Hoạt động quản lý: Ban hành văn tổ văn phạm pháp luật lưu trữ; Xây dựng, đạo việc thực quy hoạch kế hoạch phát triển lưu trữ; Quản lý, thống tài liệu lưu trữ quốc gia; Quản lý, thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ; Tổ chức đạo NCKH ứng dụng thành tựu NCKH hoạt động lưu trữ; Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại tố cáo; Hợp tác quốc tế lưu trữ Hoạt động nghiệp vụ: Phân loại tài liệu; Thu thập bổ sung tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Xác định công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Bảo quản, tu bổ phục chế tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Thống kê công tác lưu trữ; Trong hoạt động quản lý  Một số văn quy phạm pháp luật nội dung công tác văn thư, lưu trữ Luật Lưu trữ 2011 Nghị định số 01 2013 /NĐ - CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Nghị định số 110/2004 /NĐ - CP ngảy 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư Thơng tư số 07/ 2012 /TT- BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư số 09/2011/T - BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Câu 9: Trình bày khái niệm văn đến, nguyên tắc quản lý giải  Khái niệm Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức  Nguyên tắc quản lý giải văn đến Nhanh chóng ; Kịp thời ; Bí mật ; Tập trung ; Đảm bảo quy trình Tất văn đến phải qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống Văn đến dù hình thức phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Những đóng dấu "hoả tốc", "thượng khẩn", "khẩn" phải làm thủ tục phân phối sau nhận Việc gửi nhận, phân phối "mật"," tối mật ","tuyệt mật" phải theo pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Đảm bảo nguyên tắc kịp thời, xác thống nhất, vb đến phải xử lý giải ngay, không bị lẫn lộn, không gây nên chậm trễ tốn thời gian , công sức Trách nhiệm tổ chức quản lý giải đến thuộc thủ trưởng quan, Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) quan Câu 10: Trình bày khái niệm văn đi, nguyên tắc quản lý văn  Khái niệm Theo Thơng tư 07/2012/TT-BNV văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành  Nguyên tắc quản lý Văn quan thực chất công cụ điều chỉnh, quản lý trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì cậy, việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, xác, nhanh chóng, bí mật theo quy trình nhà nước quy định + Tập trung thống nhất: Tất văn trước phát hành quản lý tập trung văn phịng phịng hành quan, tổ chức người phận đảm nhiệm Quy định nhằm đảm bảm cho việc tổ chức, ban hành văn xác, tiết kiệm + Nhanh chóng kịp thời : Tất khâu nghiệp vụ qui trình quản lý văn xử lý thời gian ngắn đáp ứng yêu cầu quản lý giải công việc đảm bảo tiến độ Ủy ban nhân dân cấp phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật công tác đăng ký, quản lý dấu Tổ chức thực quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu +Trách nhiệm quan có thẩm quyền định thành lập cấp giấy đăng ký hoạt động cấp giấy phép hoạt động công nhận hoạt động quan, tổ chức, chức danh nhà nước Cơ quan có thẩm quyền định thành lập cấp giấy đăng ký hoạt động cấp giấy phép hoạt động công nhận hoạt động cho phép sử dụng dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải tuân thủ quy định pháp luật Cơ quan có thẩm quyền định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ; định thay đổi tổ chức, đổi tên; định thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động; định tạm đình chỉ, đình hoạt động định phải ghi rõ thời hạn quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải giao nộp dấu cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời gửi định cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu biết để thu hồi dấu theo quy định Phối hợp với quan đăng ký mẫu dấu quy định Điều 12 Nghị định việc kiểm tra, tra, giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm công tác quản lý sử dụng dấu +Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dấu Đăng ký mẫu dấu thông báo mẫu dấu cho quan, tổ chức có liên quan biết trước sử dụng Chấp hành việc kiểm tra, tra, hướng dẫn quan đăng ký mẫu dấu Giao nộp dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thuộc trường hợp bị thu hồi theo quy định pháp luật Con dấu phải quản lý chặt chẽ trụ sở quan, tổ chức; chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang dấu trụ sở để sử dụng giải cơng việc Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị dấu, thời hạn 02 ngày kể từ phát dấu phải thông báo văn cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy dấu Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động bị tạm đình chỉ, đình hoạt động phải nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định Con dấu sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng có thay đổi tổ chức, đổi tên phải thực thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký mẫu dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị phải thực thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trường hợp bị hỏng phải thực thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký mẫu dấu Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cần phải giữ lại dấu hết giá trị sử dụng để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn gửi Bộ Nội vụ để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, định Việc in mẫu dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác phải quy định văn quy phạm pháp luật lĩnh vực Câu 20: Vẽ sơ đồ giải thích hệ thống tổ chức mạng lưới kho lưu trữ nước ta Mạng lưới kho lưu trữ quốc gia VN gồm kho Lưu trữ Đảng Đảng CSVN quản lý kho lưu trữ nhà nước nhà nước quản lý Hệ thống kho lưu trữ quốc gia: Được thành lập tất quan phạm vi toàn quốc Hệ thống kho lưu trữ lịch sử: Cấp TW thành lập 04 tài liệu lưu trữ quốc gia, cấp tỉnh, thành lập tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi Cục Văn thư - Lưu trữ Kho lưu trữ Đảng thực theo nguyên tắc thống từ TW đến địa phương TW có cục lưu trữ văn phịng trung ương đảng giúp chánh văn phòng TW Đảng thực quản lí cơng tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ Đảng tổ chức trị xã hội Phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy đặt văn phịng tỉnh ủy, có chức giúp chánh văn phòng tham mưu cho tỉnh ủy Kho lưu trữ huyện, quận, thị thành đặt văn phòng huyện ủy, giúp huyện ủy trực tiếp đạo công tác văn thư lưu trữ quản lí khu vực lưu trữ huyện ủy Kho lưu trữ nhà nước: Bộ Nội vụ Cục Văn thư lưu trữ nhà nước thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư lưu trữ quốc gia thuộc phông lưu trữ quốc gia VN Chi cục văn thư lưu thư quốc gia thuộc sở Nội Vụ , giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND, thành phố trực thuộc TW quản lý nhà nước văn thư lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lí tài liệu lưu trữ tỉnh theo quy định pháp luật Phòng Nội vụ huyện, quận, thị xã tham mưu cho UBND cấp huyện quản lí nhà nước văn thư lưu trữ huyện Câu 21: Phân tích khái niệm, thành phần phơng lưu trữ quốc gia VN theo quy định pháp luật Phông lưu trữ quốc gia VN thành lập theo QĐ 168/HĐBT ngày 2/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) Theo Luật lưu trữ ngày 11/11/2011: Phơng lưu trữ toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân VD: Phông lưu trữ trường DDHNVHN toàn tài liệu lưu trữ trường hình thành trình hoạt động bảo quản kho lưu trữ trường Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước VN, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị -xã hội, kỹ thuật ghi tên vật mang -Thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: + Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội +Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Câu 22: Vẽ sơ đồ cấu tổ chức Trường ĐH NV HN Xác đình nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ trường - Sơ đồ cấu tổ chức Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội TLLTQG trung tâm lưu trữ quốc gia TTLTTL trung tâm lưu trữ tài liệu TTLTLS trung tâm lưu trữ lịch sử Phông lưu trữ quan khối tài liệu hoàn chỉnh tương đối hoản chinh phản ảnh trình hình thành phát triển quan, tổ chức trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Thời gian Phông lưu trữ quan tính quan, tổ chức thành lập đến ngừng hoạt động giải thể Phông lưu trữ quan phải đáp ứng yêu cầu phòng lưu trữ, tức ngồi yếu tố phơng lưu trữ Vì vậy, quan, tổ chức muốn thành lập phông lưu trữ cẩn đáp ứng yêu cầu sau: + Cơ quan tổ chức phải hoạt động độc lập, tức có văn quan có thẩm quyền cho phép thành lập hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư dấu riêng (có tư cách phấp nhận) + Tài liệu hình thành trình hình thành phát triển quan, tổ chức phải phản ảnh hồn chỉnh tương đổi hồn chỉnh q trình hình thành phát triển quan - Xác định nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ bao gồm: + Đối với lưu trữ quan trường, nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu tài liệu hình ảnh hình thành trình hoạt động đơn vị chức Những tài liệu giải xong công việc kết thúc Những đơn vị chức chủ yếu trường nguồn thu vào lưu trữ trường Ngồi cịn có tài liệu cũ để lại đơn vị cá nhân có liên quan quan Như vậy, nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan trường tài liệu quan đơn vị trường khối phòng, khoa, trung tâm Bao gồm: + Các Khoa : Khoa Hành Chính Học; Khoa Tổ chức quản trị Nhân lực; Khoa Văn thư Lưu trữ; Khoa Nhà nước Pháp luật; Khoa Quản trị Văn phịng; Khoa Văn hóa Thơng tin Xã hội; Khoa Khoa học trị; Khoa Tổ chức Xây dựng quyền; Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng + Các Trung tâm : Trung tâm Tin học- Ngoại ngữ; Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phịng Nghề; Trung tâm thơng tin Thư viện; Ban quản lý kí túc xã; Tạp chí khoa học Nội vụ + Các phòng : Phòng Quản lý Đào tạo; Phòng Tổ chức Cán bộ; Phòng Hành tổng hợp; Phịng Quản lý thiết bị; Phịng Cơng tác sinh viên; Phịng Khảo thí đảm bảo chất lượng; Phòng Quản lý khoa học Sau đại học; Phòng hợp tác quốc tế Thành phần tài liệu nộp lưu : Là toàn tài liệu giấy tờ, phim ảnh có giá trị giải cơng việc ngày thực nhiệm vụ, chức trách, chức giao phó Khoa, Phịng, Trung tâm trực thuộc trường Các tài liệu phải gốc, hợp pháp VD: Trong nhiệm vụ Phòng Quản lý Khoa học Sau đại học có phần nhiệm vụ tập hợp, triển khai nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên sinh viên năm Đề tài “ Quản lý nhà nước làng nghề truyền thống UBND phường Vạn Phúc quận Hà Đông thành phố Hà Nội” Câu 23: Trình bày khái niệm lưu trữ lịch sử, lưu trữ quan Cho biết nhiệm vụ lưu trữ quan việc thu thập tài liệu vào lưu trữ - Theo Luật lưu trữ 01/2011/QH13 Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác VD: Hệ thống lưu trữ lịch sử VN gồm hệ thống trung tâm lưu trữ quốc gia kho lưu trữ chuyên dụng thuộc chi cục văn thư lưu trữ tỉnh, thành phố Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ quan tổ chức tất quan dạng phận VD: Lưu trữ trường ĐHNVHN - Nhiệm vụ lưu trữ quan việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Quy định diều 10, Luật lưu trữ 01/2011/QH13 Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Câu 24: Tư vấn cho hiệu trưởng Tr ĐH NV HN viêc lưạ chọn kho lưu trữ trang thiết bị quan tài liệu lưu trữ trường Câu 25: Phân tích ý nghĩa mục đích tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân - Ý nghĩa, mục đích Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ công việc quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ, nhằm sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ Biến thông tin khứ chứa đựng tài liệu lưu trữ thành tư liệu bổ ích phục vụ cho nghiệp trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật nghiên cứu lịch sử Biến giá trị tiềm có tài liệu lưu trữ thành cải vật chất xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần cho nhân dân Là cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân tăng cường vai trò lưu trữ xã hội Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ, tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần Câu 26: Phân tích khái niêm phơng lưu trữ quan điện kiện thành lập phông lưu trữ quan Liên hệ với Tr ĐH NV HN - Phông lưu trữ quan Phông lưu trữ quan tồn tài liệu lưu trữ hình thành trinh hoạt động quan, tổ chức lựa chọn bảo quản kho lưu trữ VD: phông lưu trữ trường ĐHNVHN gồm tồn tài liệu lưu trữ trường hình thành trình hoạt động, lựa chọn bảo quản kho lưu trữ trường - Điền kiện thành lập phơng lưu trữ quan Cơ quan phải quan hoạt động độc lập Cơ quan thành lập văn quan cấp có thẩm quyền quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Đây điều kiện quan trọng để khẳng định tính pháp lý quan Cơ quan phải có tổ chức biên chế riêng cấp phân bố (có đơn vị quan đó, người) Có tài khoản riêng (là quan có độc lập giao dịch tốn với quan tài quan khác) Có văn thư dấu riêng - Liên hệ: Trường ĐHNVHN thành lập theo : QĐ số 2016/ QĐ - TTg ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Trường ĐHNVHN QĐ số 347/ QĐ - BNV ngày 19/4/2012 BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường ĐHNVHN Khoản 5, Đ2, QĐ số 347/ QĐ - BNV quy định Trường ĐHNVHN đc phép tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ Đ3, QĐ số 347 /QĐ - BNV quy định trường ĐHNVHN có tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng Chủ tài khoản Hiệu trưởng Trường ĐHNVHN Trường ĐHNHN độc lập việc thu chi theo quy định pháp luật, có tư cách pháp nhân Trường ĐHNVHN đơn vị nghiệp công lập trực thuộc BNV , trường có dấu riêng, CATPHN cấp Hiệu trưởng người chịu trách nhiệm quản lý dấu giao cho cán văn thư bảo quản, sử dụng mục đích, yêu cầu  Như vậy, Trường ĐHNVHN đủ điều kiện thành lập phơng lưu trữ quan Câu 27: Phân tích điều kiện áp dụng phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ quan, vận dụng với phông lưu trữ Tr ĐH NV HN Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ quan liệt kê nhóm hồ sơ , tài liệu (bao gồm nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ), làm sở cho việc phân loại tài liệu Để phân loại tài liệu phông lưu trữ thường áp dụng bốn phương án: Phương án thời gian- cấu tổ chức Điều Áp dụng với kiện quan có cấu áp tổ chức rõ ràng, dụng không ổn định, quan hoạt động thực tiễn Vận Tài liệu dụng phông trước hết chia theo thời gian, sau thời gian tài liệu chia theo cấu tổ chức Phương án cấu Phương án thời tổ chức- thời gian gian- mặt hoạt động Phương án mặt ho động- thời gian Áp dụng với quan có cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, ngừng hoạt động Áp dụng với quan có cấu tổ chức khơng rõ ràng, ln thay đổi, quan hoạt động Áp dụng với nhữn quan có cấu chức khơng rõ ràng ln thay đổi, quan ngừng hoạ động Tài liệu phông trước hết chia theo cấu tổ chức, sau cấu tổ chức tài liệu chia theo thời gian Tài liệu phông trước hết chia theo thời gian, sau thời gian tài liệu chia theo mặt hoạt động Tài liệu phôn trước hết chia theo mặt hoạt động, sau mặt hoạ động tài liệu chia theo thời gian Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ quan Trường ĐHNVHN ( giai đoạn 2005 - 2011) Phương án phân loại : Áp dụng phương án cấu tổ chức- thời gian: Bước 1: Căn vào cấu tổ chức Trường ĐHNVHN (giai đoạn 2005 2011) tài liệu phân chỉa thành nhóm sau: + Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng + Hội đồng Khoa học Đào tạo Hội đồng tư vấn khác + Phòng chức (6 phịng): Đào tạo, Hành Tổ chức, Kế hoạch Tài chính, Quản lý khoa học cơng nghệ Hợp tác quốc tế, Công tác học sinh sinh viên, Quản tri; +Khoa chuyên môn (7 khoa) : Văn thư Lưu trữ, Văn hố thơng tin Xã hội, Quản trị phịng, Quản lý nhân lực, Hành học, Lý luận trị, Đào tạo chức + Trung tâm (3 trung tâm): Tin học ngoại ngữ, Đào tạo nghề, Thông tin thư viện + Cơ sở đào tạo TP Đà Nẵng Bước Tài liệu trog nhà phân dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động) Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng: Năm 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 , 2011 2020 Hội đồng Khoa học Đào tạo Hội đồng tư vấn khác: Năm 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011…2020 Phòng chức (6 phòng Đào tạo, Hành Tổ chức , kế hoạch Tài , Quản lý khoa học công nghệ Hợp tác quốc tế , Công tác học sinh sinh viên, quản trị Bước : Tài liệu nhỏm phân chia theo cấp độ dựa vào đặc trưng phân loại thứ yếu : đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên lại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu Bước 4: Tài liệu lại tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ dựa vào đặc trưng nhóm tài liệu cụ thể Cử tài liệu phân chia đến cấp độ nhỏ hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng số lượng tài liệu phịng nhóm tài liệu, Câu 28: Sơ đồ hóa q trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Cho quan cụ thể Xác định văn hồ sơ tiêu hủy - Quá trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Theo khoản 4, điều 28 Luật lưu trữ 2011 hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: +Quyết định thành lập Hội đồng +Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu thẩm tra xác định giá trị tài liệu + Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết gái trị + Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền + Quyết định thuỷ tài liệu tiết giá trị + Biên bàn giao tài liệu hủy huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Câu 29: Sơ đồ hóa q trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Phân tích yêu cầu việc chỉnh lý VD Quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành thực theo cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 - Các yêu cầu việc chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu việc phân loại việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, nhân Tùy theo điều kiện cụ thể quan, tổ chức, (kinh phí, thời gian, trình độ cán bộ, sở vật chất) tình hình khối tài liệu đưa chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực chỉnh lý hồn số cơng đoạn quy trình chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ) Do chình lý tài liệu chỉnh lại, nâng cấp hồ sơ, tài liệu, , sau hồn chỉnh q trình chỉnh lý tài liệu phải đạt yêu cầu sau (theo điều 15 , luật lưu trữ): Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, Được xác định thời hạn bảo quản Hồ sơ hồn thiện hệ thống hố Có mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu danh mục tài liệu hết giá tr Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chinh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Câu 30: Nêu khái niệm Hội đồng xác định giá trị tài liệu soạn thảo quy định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu cho quan cụ thể - Hội đồng xác định giá trị tài liệu Theo luật lưu trữ năm 2011 , Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan , tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản , lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan , lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trà lịch loại tài liệu hết giá trị ... tiển đề thuận lợi cho công tác lưu trữ Câu 3: Trình bày hệ thống quan quản lý công tác văn thư lưu trữ VN Hệ thống quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ VN Cục Văn thư lưu trữ nhà nước quan trực... nhà nước công tác văn thư lưu trữ huyện Cấp xã bố trí cơng chức kiêm nhiệm làm văn thư lưu trữ Câu 4: Liệt kê nội dung quản lý công tác văn thư- lưu trữ  Nội dung quản lý công tác văn thư: Xây... trực tiếp đạo công tác văn thư lưu trữ quản lí khu vực lưu trữ huyện ủy Kho lưu trữ nhà nước: Bộ Nội vụ Cục Văn thư lưu trữ nhà nước thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư lưu trữ quốc gia